ANUNCIO DE VACANTE Asistente Archivista Oficina UNESCO Multipaís en San José

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1 8 de mayo de 2015 Ref.: VACANTE 003/2015 ANUNCIO DE VACANTE Asistente Archivista Oficina UNESCO Multipaís en San José Tenemos el agrado de invitar a todas las personas interesadas, y que reúnan los requisitos estipulados en los términos de referencia que se anexan, a presentar su candidatura al puesto de Asistente Archivista, abierto a convocatoria por nuestra Oficina. Los interesados deberán entregar: Carta de motivación en español e inglés Curriculum Vitae actualizado. Formulario UNESCO 250 de Curriculum Vitae, disponible en completado en idioma inglés. Fotocopias simples de los diplomas de estudios obtenidos que sean relevantes a las competencias requeridas para el puesto, acta de nacimiento, comprobante de domicilio, y copia de cédula y pasaporte. Al menos 3 cartas de recomendación de previos empleadores. Toda las solicitudes, acompañadas de la documentación anteriormente detallada, deberán ser enviadas vía correo electrónico a la dirección indicando en el asunto del mensaje VACANTE 003/2015. La fecha de cierre de la convocatoria es el viernes 22 de mayo de 2015 a la 1:00 PM. Después de esta fecha no se aceptaran más aplicaciones.

2 UNESCO Anuncio de Vacante Se convoca a la presentación de candidaturas internas y externas con el fin de cubrir la siguiente vacante: Título: Asistente Archivista Categoría y Nivel: Contrato de Servicios (junio-diciembre 2015) Ubicación: Oficina UNESCO Multipaís en San José Deberes y responsabilidades: Bajo la autoridad del Director de la Oficina Multipaís de la UNESCO en San José, el candidato/a seleccionado/a para este puesto deberá realizarlas siguientes tareas: TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO DE ARCHIVO A. Antecedente: Mediante esta convocatoria de servicio abierta a aplicaciones individuales o empresariales se realizará el ordenamiento de los archivos, tanto impresos en papel como en soporte digital, que constituyen memoria institucional de la Oficina de UNESCO San José. B. Objeto del Servicio: El presente proceso de selección tiene por objeto la contratación del servicio de ordenamiento, digitación, etiquetado (tagging) y ubicación de los documentos de los archivos de la Oficina de UNESCO San José, provenientes de la implementación de sus actividades y proyectos. La finalidad es optimizar y modernizar los archivos, mejorando y fortaleciendo la gestión institucional. El servicio deberá estar alineado con las regulaciones de gestión de la información establecidas en el Manual Administrativo de UNESCO ítem 9, así como en una serie de documentos que contiene lineamientos específicos para la gestión de documentos. Una copia de esta documentación se le facilitarán al contratista, para su estudio y análisis, previo al inicio del servicio.

3 C. Lugar de Ejecución del Servicio: El servicio se realizará en los locales de la Oficina de UNESCO San José sito en Paseo Colón. D. Descripción General del servicio: El contratista trabajará con documentos almacenados en cajas, archivadores de palanca, en expedientes, en paquetes u otros medios de almacenamiento. Los documentos institucionales del servicio solicitado se considerarán como series documentales y entre ellos los siguientes: expedientes de programas y proyectos, contrataciones, órdenes de viajes, órdenes de compra, reservas de fondos,, órdenes de pago, Memorandos y otras correspondencia interna y externa, informes técnicos, etc. Tomando en cuenta los siguientes aspectos: 1. Diseño y Generación de base de datos, 2. Clasificación de documentos 3. Ordenamiento de documentos 4. Rotulación de documentos 5. Inventario de documentos 6. Codificación de documentos 7. Reubicación física de documentos 8. Anexado de documentos 1. Clasificación de documentos Se clasificarán los archivos por series documentales propias del Oficina de UNESCO San José, basado en la sintaxis y nomenclatura propias de UNESCO como Organización y que se encuentran recogidas en el documento Correspondence Management System (CMS) 2. Ordenamiento de documentos Se ordenarán los documentos de manera correlativa, alfabética, numérica, alfanumérica y cronológica, según sea necesario. 3. Rotulación de documentos Se realizará un rotulo a manera de carátula para cada documento donde se describirá de manera resumida su información para poder ubicarlos. 4. Inventario de documentos Todos los documentos serán descritos e inventariados detallando sus características y ubicación física correspondiente. 5. Codificación de documentos Se asignará un código a cada tipo de documentos para poder llevar el control de sus movimientos. 6. Reubicación física de los archivos Se reubicará, según lo requiera Oficina de UNESCO San José, la documentación integrante de los archivos. Esto no implica levantamiento de un peso suprior a los 3 Kg cada vez. 7. Generación de Base de Datos Toda la información inventariada será registrada en una base de datos, y será accesible desde el espacio compartido en SharePoint, bloqueando la que sea de carácter confidencial. 8. Anexado de documentos Los documentos sueltos y prestados serán ubicados y anexados en sus respectivos expedientes o files. 9. Transferencia de documentos al archivo Se realizará un trabajo de selección documental donde se determinarán los valores y periodos de retención de documentos para así detectar aquellos que por su antigüedad ya no son consultados y tienen que ser transferidos a la siguiente etapa de archivos: depuración. La retención de cada categoría de documentos deberá cumplir estrictamente lo establecido en el Manual Administrativo de UNESCO AM 3.3 y 3.9, los cuales serán facilitados al contratista.

4 E. Descripción Específica del servicio: El servicio solicitado comprende las siguientes actividades: Realizar la organización documental, mediante la clasificación de series documentales, ordenación cronológica, numérica, alfabética de la documentación archivada por el Equipo Comercial. Realizar la descripción documental, utilizando instrumentos de gestión como los inventarios de series documentales, catálogos e índices del archivo de gestión. Elaborar inventarios de series documentales, inventarios de transferencias al archivo e inventarios electrónicos. En el caso de inventarios de eliminación de documentos, se requiere presentar el proyecto de eliminación con las muestra de las series documentales a eliminarse. Verificar, integrar, depurar la documentación y conservación de los mismos, contenida en los medios de almacenamiento: cajas, files, etc. Paralelo a todas las actividades de organización de archivos el contratista, deberá durante el periodo de ejecución del trabajo, brindar los servicios archivísticos de búsqueda de documentos y control de los préstamos y devoluciones del área usuaria competente. Los tipos de documentos pueden ser textuales (impresos), iconográficos (fotografías, diapositivas, etc), sonoros (discos compactos), electrónicos (disquetes, CD_ROM, base de datos, etc.). Virtuales (webs, blogs, etc.), entre otros. La cantidad estimada de documentos objeto del servicio de organización, registro, foliación y digitalización de archivos expresada representa un volumen estimado de 10 m3. F. Uso de Instalaciones y/o Recursos de UNESCO: Las labores serán efectuadas en las oficinas del Oficina de UNESCO San José de lunes a jueves de 8 AM a 5 PM y los viernes de 8 AM a 1:30 PM. En caso que el profesional requiera un horario especial para ingresar deberá comunicarlo anticipadamente para solicitar los permisos correspondientes. Proporcionar local adecuado para la ejecución del presente servicio. G. Confidencialidad: 1. El CONTRATISTA se compromete a mantener en reserva y no revelar a terceros la información que le sea suministrada. 2. El CONTRATISTA es responsable de la custodia de los documentos que se le entreguen para el cumplimiento de sus labores, los mismos que por ningún motivo pueden salir de las instalaciones de Oficina de UNESCO San José. 3. El Contratista no podrá desmembrar, sustraer ni retirar de las instalaciones de Oficina de UNESCO San José ningún documento. H. Entregables: Clasificación, ordenamiento, etiquetado e inventariado de las totalidad de los archivos entregados al CONTRATISTA. EL CONTRATISTA deberá entregar, un informe cada treinta (30) días, dando cuenta de las actividades efectuadas de acuerdo a las prioridades establecidas por el supervisor que Oficina de UNESCO San José determine. EL CONTRATISTA deberá entregar el Inventario de los documentos registrados en la base de datos disponible en SharePoint. EL CONTRATISTA deberá entregar el avance mensual y final del Inventario de documentos propuestos para eliminación producto del ordenamiento.

5 I. Personal requerido: Para el desarrollo del servicio se requiere una (01) persona que realicen el servicio en las Oficina de UNESCO San José. J. Perfil: Título técnico profesional en Archivo, Ciencias de la Información o equivalente, también relevante Secretaria Ejecutivas con énfasis en análisis de información y gestión documental. Experiencia: La experiencia deberá ser acreditada mediante la presentación de copias simples de certificados y/o constancias que acrediten una experiencia mínima de cinco (05) años en ejecución de servicios de organización documental en instituciones públicas y/o privadas. Evidencia de portafolio de trabajos anteriores y al mínimo tres cartas de referencia. Conocimiento de idioma inglés. Conocimiento avanzado de base de datos, Microsoft Office y SharePoint. K. Responsabilidad del CONTRATISTA: El CONTRATISTA es responsable por la calidad ofrecida por los servicios ofertados en el plazo establecido en el la contratación, y asegurar la capacitación del personal interno que se designe por parte de UNESCO San Jose para continuar actualizando los archivos, asegurando de esta forma la sostenibilidad del proceso. L. Tiempo y pago: La contratación ser realizará por un periodo de 4 meses, y la remuneración mensual será por la suma neta básica de 539, (incluye cargos sociales pensión y seguro médico- y aguinaldo), de acuerdo a la escala local vigente de PNUD de Contratos de Servicio para Costa Ricacolones mensuales. Condiciones de la contratación 1.1 Los honorarios pactados incluyen cualquier gasto por desplazamiento, logística, alimentación, gastos bancarios, etc. incurridos durante la Contratación. 1.2 La parte contratante no reconocerá cargos adicionales por concepto de tasas impositivas, seguro, pensiones, aguinaldo y demás gravámenes. 1.3 La contratación se formalizará mediante Contrato establecido por UNESCO en su marco contractual, con términos y condiciones específicas de la modalidad contractual 1.4 UNESCO se reservará el derecho de convocar a una entrevista y/o examen escrito como partes del proceso de selección. Así como verificar referencias de recomendación. 1.5 Para candidatos externos el reclutamiento estará sujeto a certificación médica de aptitud para trabajar.

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