MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE SOLICITUDES INSTRUCTIVO PARA ENVIO DE CORREO MASIVO POR PARTE DEL POSTMASTER

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1 INSTRUCTIVO 1. OBJETIVO: Describir el procedimiento para el envió de correo electrónico por parte del Postmaster de la Universidad Nacional de Colombia. 2. ALCANCE: Desde la solicitud de envió de mensajes de correo electrónico de acuerdo a la aprobación por parte de la Secretaria General, secretaria de sede o quien haga sus veces y/o la Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones, dirigido a las siguientes vinculaciones: estudiantes, docentes, administrativos, institucionales, contratistas, dependencias y pensionados de la Universidad Nacional de Colombia y finaliza con el envió de correo masivo. 3. RESPONSABLE: Postmaster nivel nacional, sede o de Facultad 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS: Condiciones de uso del correo electrónico 5. DISPOSICIONES GENERALES: NA. Los envíos de correo masivo de realiza teniendo en cuenta lo establecido por la Secretaria General de la Universidad Nacional en la circular para divulgación y publicación de información Circular 003 de El Postmaster responsable de cada sede o Facultad se encarga de enviar los correos masivos de acuerdo a la aprobación de la secretaria general en caso nacional, secretaria de sede en caso de cada una de las sedes y decanaturas o secretarias en el caso de las Facultades Se sugiere enviar un correo masivo por temática. Se sugiere evitar el envió de documentos adjuntos en los correos masivos, se recomienda colocar el link de acceso a la información que se requiera divulgar. Se recomienda el envió de mensajes en formato HTML o texto plano, 6. DEFINICIONES: NA Página 1 de 5

2 7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD 1. El usuario realiza la solicitud de acuerdo al procedimiento de atención de solicitudes, es decir a través de la mesa de ayuda de la sede o nivel nacional, según el caso. La solicitud debe tener los datos del mensaje correspondientes. 2. Después de realizada la solicitud, se asigna el ticket correspondiente y se asigna a la secretaria general si es nacional, secretaria de sede o quien haga sus veces en la sedes 3. La secretaria general o de sede revisa la solicitud y emite la respectiva aprobación, se procede a la actividad En caso que no se apruebe la solicitud se devuelve el tramite y se le envía un correo al usuario informando sobre la devolución y las causas 5. Se asigna al Postmaster nacional o de sede, para que realice la atención y tramite de la solicitud. 6. Revisa las listas de correo y envía el correo masivo, de acuerdo a la información de la solicitud 7. se reporta la solución de la atención a la mesa de ayuda, a través del service desk y se continúa con el procedimiento de Aseguramiento de la calidad del servicio. RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD Usuario solicitante. Secretaria general, secretaria de sede o quien haga sus veces Postmaster FLUJOGRAMA Página 2 de 5

3 TENER EN CUENTA Para seleccionar el(los) grupo(s) a quienes se les debe reenviar el mensaje: GENERAL SEDES Bogotá Medellín Arauca estudiantes@unal.edu.co docentes@unal.edu.co administrativos@unal.edu.co institucionales@unal.edu.co contratistas@unal.edu.co dependencias@unal.edu.co pensionados@unal.edu.co estudiante_bog@unal.edu.co docente_bog@unal.edu.co administrativo_bog@unal.edu.co institucional_bog@unal.edu.co contratista_bog@unal.edu.co dependencia_bog@unal.edu.co pensionado_bog@unal.edu.co estudiante_med@unal.edu.co docente_med@unal.edu.co administrativo_med@unal.edu.co institucional_med@unal.edu.co contratista_med@unal.edu.co dependencia_med@unal.edu.co pensionado_med@unal.edu.co estudiante_ara@unal.edu.co Página 3 de 5

4 Manizales San Andrés Leticia Si tiene explicito un asunto se copia en el debido campo, de no ser así, se redacta un asunto que puede ser un breve detalle del mensaje. Página 4 de 5

5 Se edita el mensaje recibido, dejando únicamente la parte que se deba enviar Se le adjunta un texto (firma). A continuación se presenta la referencia de la firma Favor no responder este mensaje, esta cuenta solo realiza actividades de reenvío para la comunidad Universitaria. --- Cordialmente, PostMaster UNAL -Preenvíos- Grupo de Soporte de Servicios Telemáticos y Sistemas Operativos Dirección Nacional de Informática Y Comunicaciones Vicerrectoría General Universidad Nacional de Colombia ELABORO Andes Murillo REVISÓ Ing. German Franco APROBÓ Pedro Agustín Pérez CARGO Postmaster Nacional CARGO Coordinador del Área de Servidores y Servicios CARGO Director Nacional de Informatica y Comunicaciones FECHA 22-Julio-2009 FECHA 22-Julio-2009 FECHA 22-Agosto-2009 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO: CAMBIO DE FORMATO Y CLASIFICACIÓN Página 5 de 5

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