Guía para administradores. GoToMeeting GoToWebinar GoToTraining OpenVoice.

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2 Contenidos Introducción al Centro de administración corporativa... 1 Añadir usuarios... 3 Añadir usuarios a su cuenta... 3 Crear una nueva plantilla de correo de bienvenida... 6 Administrar grupos... 9 Añadir grupos o subgrupos... 9 Eliminar grupos o subgrupos... 9 Administrar usuarios Administrar puestos Usuarios de grupo Eliminar usuarios Detalles del usuario Reasignar reuniones Crear informes Crear informes Informes de cuenta Informes de GoToMeeting Informes de GoToWebinar Informes de GoToTraining Configuración de usuario Aplicar una configuración personalizada para usuarios y grupos Administrar configuración predeterminada de producto para nuevos usuarios Habilitar audio de Integrated Toll-Free Habilitar números gratuitos para los usuarios existentes Habilitar números gratuitos de forma predeterminada para nuevos usuarios Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. i

3 Introducción al Centro de administración corporativa El Centro de administración corporativa es donde los administradores de cuentas corporativas pueden añadir y administrar usuarios, crear informes y supervisar ajustes predeterminados y personalizados. Como administrador de cuentas corporativas de GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining y/u OpenVoice, puede iniciar sesión para invitar y administrar organizadores, gestores de grupo y administradores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 1

5 Añadir usuarios Puede añadir usuarios a su cuenta y asignarles un rol de organizador y/o de administrador de cuentas. El nombre y el apellido del usuario no pueden exceder los 32 caracteres. La dirección de correo electrónico no puede superar los 128 caracteres. Añadir usuarios a su cuenta 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Añadir usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Añadir usuarios, introduzca el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico del usuario. Los usuarios inician sesión en GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice con la dirección de correo electrónico que usted les proporciona. Haga clic en Añadir otro usuario para añadir un nuevo usuario cada vez. Para añadir varios usuarios a la vez, haga clic en Añadir varios usuarios e indique el nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico de los usuarios en el campo de texto correspondiente. Debe separar los usuarios con una coma o un punto y coma. También puede presionar Entrar Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 3

7 4. Seleccione un rol o varios roles para el usuario. Debe seleccionar al menos un rol para los usuarios antes de poder añadirlos. Puede asignar el rol de organizador, el de administrador de cuentas (con privilegios de cuenta completos o un gestor para grupos) o los dos. Si convierte al usuario en administrador, también lo convierte en un gestor de grupos que podrá administrar grupos específicos con los siguientes privilegios que usted puede habilitar o inhabilitar: Añadir y eliminar usuarios Administrar puestos 2013 Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 5

8 Administrar configuración de organizador Añadir y eliminar grupos Crear informes 5. Por defecto, los nuevos usuarios reciben el correo de bienvenida predeterminado, pero usted también puede crear nuevas plantillas y guardarlas para utilizarlas más adelante. 6. Seleccione un idioma principal para el usuario. El correo de bienvenida se enviará en el idioma que elija para el usuario. 7. Con el menú desplegable "Seleccionar grupo", puede seleccionar un grupo para el usuario (opcional). Si no selecciona ningún grupo, el usuario no pertenecerá a ninguno por defecto. Consulte Administrar grupos para más información. 8. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Los nuevos usuarios reciben un correo de bienvenida con un enlace para configurar la contraseña de su cuenta. Debe finalizar este paso necesario antes de poder comenzar a utilizar GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice. Crear una nueva plantilla de correo de bienvenida Todos los usuarios recién añadidos reciben de forma predeterminada un correo de bienvenida, pero usted puede personalizarlo y almacenarlo como plantilla para utilizarla más adelante. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Añadir usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Añadir usuarios, seleccione Crear nueva plantilla del menú desplegable "Enviar este correo". 4. En el cuadro "Crear nueva plantilla", introduzca el título y el asunto de la nueva plantilla del correo de bienvenida y escriba el mensaje que desee. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. 6. Cuando vuelva a la página Añadir usuarios, puede seleccionar su plantilla guardada del menú desplegable "Enviar este correo". Puede hacer clic en Vista previa, Editar o Eliminar, junto a la plantilla que seleccione del menú desplegable Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 6

11 Administrar grupos Añadir grupos o subgrupos Puede añadir grupos y subgrupos a su cuenta para agrupar a miembros y administrarlos mejor. La creación de grupos y subgrupos le permite aplicar la misma configuración y las mismas personalizaciones de un modo sencillo a todos los usuarios del grupo. También puede crear informes para grupos de usuarios. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar grupos en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar grupos, seleccione Añadir grupo. 4. En el cuadro "Añadir grupo", introduzca un nombre de grupo. Tiene la opción de elegir un subgrupo para el grupo (de forma predeterminada, el grupo primario no forma parte de ningún subgrupo). A continuación, haga clic en Guardar. 5. Cuando vuelva a la página Administrar grupos, su grupo o subgrupo recién añadido aparecerá en la lista, junto al número de miembros del grupo. Para editar el nombre del grupo o subgrupo, haga clic en el nombre del grupo. Para administrar la configuración del grupo o subgrupo, haga clic en el icono Configuración que está junto al grupo. Para eliminar el grupo o subgrupo, haga clic en el icono Eliminar que está junto al grupo. Si elimina un grupo primario, todos los subgrupos de dicho grupo primario también se eliminan. Eliminar grupos o subgrupos Puede eliminar grupos y subgrupos para que los miembros ya no estén en ningún grupo. Cuando elimine un grupo o un subgrupo, sus miembros no pertenecerán a ningún grupo. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar grupos en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar grupos, seleccione el icono Eliminar que está junto al grupo que desee eliminar. Cuando elimine el grupo o el subgrupo, sus miembros ya no pertenecerán a ningún grupo Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 9

13 Administrar usuarios En la página Administrar usuarios, puede buscar usuarios si introduce parte de su nombre o de su dirección de correo electrónico, o puede filtrar los usuarios al seleccionar el menú desplegable "Filtro para" para ordenar y ver a todos los usuarios, administradores, gestores de grupos, usuarios sin grupo, grupos y puestos de GoToMeeting/GoToWebinar/GoToTraining/OpenVoice de su cuenta. También puede agrupar a usuarios, exportar los detalles de los usuarios en Excel, eliminar usuarios y administrar puestos. Administrar puestos La columna Producto indica si los usuarios están habilitados o suspendidos en GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining u OpenVoice. Los organizadores habilitados pueden organizar sesiones, mientras que los suspendidos no pueden. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar usuarios, seleccione la casilla de verificación que hay junto a los nombres de los usuarios. 4. Seleccione el menú desplegable "Administrar puestos". Puede seleccionar una de las opciones de "Cambiar puesto a" Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 11

14 5. Después de elegir una opción, haga clic en Efectuar cambios. En la página Administrar usuarios, puede volver a enviar un correo de invitación (predeterminado o personalizado) si hace clic en Volver a invitar. Si ha seleccionado Inhabilitar todos los puestos, inhabilitará todos los roles de producto del usuario cuando haga clic en Efectuar cambios. Si el usuario tiene sesiones programadas, puede hacer clic en reasignar sus sesiones para asignarlas a otro organizador (opcional). Si no reasigna las sesiones programadas del usuario y solo inhabilita el puesto, el historial del organizador se almacena durante un año, así que si luego decide volver a habilitar al usuario suspendido, su historial de sesiones permanece intacto Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 12

15 Usuarios de grupo Puede agrupar a múltiples usuarios para administrar mejor un subconjunto de usuarios de su cuenta. También puede crear informes para grupos de usuarios y obtener información más detallada acerca de un subconjunto de usuarios de su cuenta. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar usuarios, seleccione la casilla de verificación que hay junto a los nombres de los usuarios Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 13

17 Si desea asignar un gestor de grupos a un grupo o a varios grupos específicos, vaya a la página Detalles del usuario de un gestor y seleccione la opción "Gestor para grupos especificados con privilegios limitados". Entonces podrá habilitar o inhabilitar privilegios del gestor de grupos Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 15

19 Eliminar usuarios Aquí puede eliminar usuarios de su cuenta en la página Administrar usuarios. Si elimina un usuario, tendrá que enviarle otra invitación si desea que vuelva a organizar sesiones. Si un usuario tiene sesiones programadas, puede reasignar sus sesiones a otro organizador. Si elimina usuarios, su historial de sesiones no permanece intacto. Si desea mantenerlo intacto, puede inhabilitarles el puesto y suspenderlos para que sus datos queden almacenados un año en caso de que, más tarde, decida volver a habilitarlos. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Administrar usuarios, seleccione la casilla de verificación que hay junto a los nombres de los usuarios. Solo puede eliminar un máximo de 10 usuarios cada vez en cada página. 4. Seleccione Eliminar usuarios. Si el usuario tiene sesiones programadas, puede hacer clic en reasignar sus sesiones para asignarlas a otro organizador Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 17

20 5. En la página Reasignar reuniones, seleccione el menú desplegable "Reasignar a" para elegir a otro organizador. Aquí tiene más información sobre reasignar reuniones. 6. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Si desea volver a añadir el usuario a su cuenta, deberá añadirlo como un nuevo usuario. Detalles del usuario Aquí podrá ver información de los usuarios, elegir grupos y asignar roles de organizador y/o administrador de cuentas para cualquier usuario de la cuenta. También puede añadir más administradores de cuentas y gestores de grupo para utilizar el Centro de administración. Los administradores de cuentas tienen la capacidad de administrar usuarios de la cuenta y añadir nuevos, al igual que usted. Puede asignar a cualquier usuario el rol de administrador de cuentas y/o de organizador desde la página Detalles del usuario. Los usuarios pueden ser administradores de cuentas sin ser organizadores activos. Los usuarios pueden tener cualquiera de los siguientes estados: Habilitado: usuarios que han activado su cuenta creando una contraseña. Suspendido: usuarios que antes tenían un puesto activo y/o un rol de administrador pero ya no. Invitado: usuarios que se han añadido a la cuenta pero que aún no han creado ninguna contraseña. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda y haga clic en el nombre de uno de los usuarios. 3. En la página Detalles del usuario, puede editar el nombre del usuario y ver su dirección de correo electrónico y la información de su uso (última sesión, próxima sesión programada, sesiones recurrentes programadas). También puede cambiar su grupo o su rol en la página Detalles del usuario. 4. Haga clic en Guardar si ha efectuado algún cambio Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 18

22 Reasignar reuniones Puede reasignar reuniones de los usuarios a otro organizador activo de su cuenta cuando lo desee, especialmente si el usuario se ha eliminado, suspendido o ya no se encuentra activo. Aunque usted no puede reasignar ningún seminario web ni ningún curso, un coorganizador los puede iniciar. 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Administrar usuarios en el menú de navegación de la izquierda y haga clic en el nombre de uno de los usuarios. 3. En la página Detalles del usuario, haga clic en Reasignar reuniones Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 20

23 4. En la página Reasignar reuniones, seleccione el menú desplegable "Reasignar a" para elegir otro organizador. Repita este paso para cada reunión si desea reasignarlas a otro organizador. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 21

24 Crear informes Puede crear informes para ver los datos de sus organizadores y de sesiones pasadas (se almacenan durante un año a partir de la fecha de inicio de la sesión). Si el organizador acaba de finalizar una sesión, puede tardar hasta 15 minutos en aparecer en los informes Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 22

26 3. En la página Crear informes, elija uno de los siguientes tipos de informe: Informes de cuenta Informe de actividad. Contiene un resumen del uso de los productos de cada organizador. Informe de estado de usuario. Contiene el rol o los roles actuales de los usuarios de su cuenta. Informes de GoToMeeting Informe de historial de reuniones. Contiene información detallada acerca de las sesiones de cada organizador y de sus asistentes Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 24

27 Informe de reuniones programadas. Contiene las sesiones programadas por los organizadores de su cuenta. Informe de asistentes. Contiene información detallada acerca de los asistentes de las sesiones de sus organizadores. Informes de GoToWebinar Informe de inscritos en seminario web. Contiene información detallada acerca de los inscritos y de los asistentes de los seminarios web de sus organizadores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 25

28 Informe de inscritos en la grabación de seminarios web. Contiene información detallada acerca de los inscritos en las grabaciones de sus organizadores. Informes de GoToTraining Informe de sesiones de cursos programadas. Contiene las sesiones de cursos programadas por los organizadores de su cuenta Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 26

29 Informe del historial de cursos y de los asistentes. Contiene información detallada acerca de las sesiones de cursos de cada organizador y de sus asistentes. Informes de OpenVoice Informe del historial de facturación. Contiene información detallada acerca del uso de OpenVoice por tipo de llamada Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 27

30 Informe de tarifas y números de teléfono. Muestra las tarifas de facturación y los números de teléfono por tipo de llamada. Informe de uso. Contiene información detallada acerca del uso de OpenVoice en las conferencias de sus organizadores Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 28

31 Informes de sala de conferencias. Contiene información detallada acerca de las salas de conferencia y de los organizadores de OpenVoice. 4. Elija un intervalo de fechas durante el año pasado o entre fechas específicas. 5. Seleccione usuarios o grupos. Puede filtrar el siguiente contenido: 2013 Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 29

32 Todos los usuarios, usuarios específicos o varios usuarios Todos los administradores, administradores específicos o varios administradores Todos los gestores, gestores específicos o varios gestores Usuarios sin grupo Grupos Puestos (es decir, de GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining, OpenVoice) 6. A continuación, haga clic en Excel o en HTML para ver la información de su cuenta y de los usuarios Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 30

33 Configuración de usuario Los administradores de cuentas pueden crear una configuración personalizada para los usuarios, la cual reemplaza la configuración predeterminada de los nuevos usuarios. Aquí puede cambiar la configuración de producto para todos los usuarios, administradores, gestores de grupo, grupos y usuarios sin grupo de su cuenta, además de poder hacerlo por puestos. Puede personalizar diversas configuraciones para usuarios y grupos y, también, administrar la configuración predeterminada para los nuevos usuarios de su cuenta. Aplicar una configuración personalizada para usuarios y grupos 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Configuración de usuario en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Configuración de usuario, utilice el menú desplegable "Filtro para" para elegir a todos los usuarios, a un grupo de usuarios o a un usuario en concreto para administrar su configuración. También puede introducir parte del nombre o de la dirección de correo electrónico del usuario en el campo de búsqueda. 4. La configuración existente para los usuarios se muestra en sus resultados filtrados. Puede utilizar el menú desplegable "Mostrar funciones" para mostrar hasta 4 funciones o ajustes a la vez. 5. Para cambiar el ajuste para los usuarios o grupos seleccionados, seleccione un ajuste o una función y, a continuación, elija una de las siguientes opciones cuando se le solicite: Activado: el organizador puede cambiar esta función. Desactivado: el organizador puede cambiar esta función (solo está disponible para la configuración de audio). Inhabilitado: el organizador no puede utilizar esta función. Configuración de GoToMeeting Configuración de GoToWebinar Configuración de GoToTraining Configuración de OpenVoice VoIP VoIP VoIP Larga distancia Larga distancia Larga distancia Larga distancia Números gratuitos Proporcionar mi propio audio Proporcionar mi propio audio Proporcionar mi propio audio Entrar en modo de solo escucha Mostrar lista de asistentes Chat y ronda de preguntas Cámaras web La conferencia continúa Dar el control del mouse Cámaras web Grabación Chat Código de seguridad Grabación Código de cobro del cliente Cámaras web Avisar a los participantes por nombre Anunciar llegada Anunciar salida Enviar informe de asistentes por correo Enviar enlace de grabación por correo 6. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. La configuración personalizada reemplaza la configuración predeterminada Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 31

35 Administrar configuración predeterminada de producto para nuevos usuarios 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Configuración de administrador en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Configuración de administrador, seleccione Editar en el apartado Configuración predeterminada de producto. Esta configuración establece los ajustes predeterminados para todos los nuevos usuarios que se añadan a su cuenta en un futuro Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 33

36 4. Todos los ajustes están habilitados de forma predeterminada. En la página Configuración predeterminada de producto, puede cambiar la configuración predeterminada para los nuevos usuarios. Para ello, seleccione un ajuste y elija una de las siguientes opciones cuando se le solicite: Activado: el organizador puede cambiar esta función. Desactivado: el organizador puede cambiar esta función (solo está disponible para la configuración de audio). Inhabilitado: el organizador no puede utilizar esta función Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 34

37 Configuración de GoToMeeting VoIP - Micrófono y altavoces necesarios Larga distancia Configuración de GoToWebinar VoIP - Micrófono y altavoces necesarios Números de larga distancia Configuración de GoToTraining VoIP - Micrófono y altavoces necesarios Números de larga distancia Configuración de OpenVoice Números de larga distancia Números gratuitos Números preferidos Ofrecer su propio servicio de llamadas de conferencia en los seminarios web Ofrecer su propio servicio de llamadas de conferencia en los cursos Los participantes entran silenciados Ofrecer su propio servicio de llamadas de conferencia en las reuniones Permitir el chat y la ronda de preguntas en los seminarios web La conferencia puede continuar después de que el organizador se marche Grabar reuniones Dar control del teclado y del mouse a los asistentes Grabar conferencias Código de seguridad para todas las conferencias Mostrar la lista de asistentes durante la reunión Código de cobro del cliente Chatear durante las reuniones Compartir la cámara web en las reuniones Administrar participantes que llaman antes de que la conferencia empiece Límite de asistentes Avisar a los participantes por nombre al unirse Anunciar la llegada de cada participante Anunciar la salida de cada participante Enviar automáticamente el informe de asistentes al organizador Enviar automáticamente el enlace de la grabación al organizador 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. Si hay algún usuario con varios productos, debe realizar los cambios en cada producto en las pestañas GoToMeeting, GoToWebinar, GoToTraining u OpenVoice Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 35

38 Habilitar audio de Integrated Toll-Free Aquí puede habilitar el servicio de audio de Integrated Toll-Free para usuarios concretos o para todos los usuarios, administradores, grupos y usuarios sin grupo de su cuenta. Cuando habilite el audio integrado, los usuarios podrán programar sesiones con números gratuitos internacionales. Habilitar números gratuitos para los usuarios existentes 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Configuración de usuario en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Configuración de usuario, utilice el menú desplegable "Filtro para" para elegir a todos los usuarios, a un grupo de usuarios o a un usuario en concreto para administrar su configuración. También puede introducir parte del nombre o de la dirección de correo electrónico del usuario en el campo de búsqueda. 4. La configuración existente para los usuarios se muestra en sus resultados filtrados. Seleccione Números gratuitos > Activado: el organizador puede cambiar esta función > Guardar Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 36

39 6. A continuación, seleccione el enlace Países para elegir los países para los que desea ofrecer números gratuitos y haga clic en Guardar. La configuración personalizada reemplaza la configuración predeterminada Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 37

40 Para los números gratuitos de GoToMeeting, también puede seleccionar el icono con forma de estrella que hay junto a cada país para convertirlo en el número preferido. Los participantes verán el número preferido primero. Habilitar números gratuitos de forma predeterminada para nuevos usuarios 1. Inicie sesión en el Centro de administración. 2. Seleccione Configuración de administrador en el menú de navegación de la izquierda. 3. En la página Configuración de administrador, seleccione Editar en el apartado Configuración predeterminada de producto. Esta configuración establece los ajustes predeterminados para todos los nuevos usuarios que se añadan a su cuenta en un futuro. 4. Seleccione Números gratuitos > Activado: el organizador puede cambiar esta función > Guardar. 5. A continuación, seleccione el enlace Países para elegir los países para los que desea ofrecer números gratuitos y haga clic en Guardar. La configuración predeterminada para los nuevos usuarios incluirá números gratuitos. Para los números gratuitos y de larga distancia de GoToMeeting, también puede seleccionar el icono con forma de estrella que hay junto a cada país para convertirlo en el número preferido. Puede seleccionar un número de larga distancia preferido y/o un número gratuito preferido. Si se habilitan un número de larga distancia y un número gratuito para una reunión, el número gratuito preferido será el primero que aparezca en la lista Citrix Online UK Ltd. Todos los derechos reservados. 38