REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN

Transcripción

1 Página: 1/5 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: JAVIER ARRANZ LAPRIDA

2 Página: 2/5 1. OBJETO El propósito de este procedimiento es identificar la documentación de aplicación a la sistemática para el control de los documentos y registros de los que está constituido el sistema integrado de gestión adoptado por HOTEL - RESTAURANTE, S.L. 2. ALCANCE Este procedimiento afecta a toda la documentación relacionada con el sistema de gestión de calidad y ambiental implantado en la empresa. 3. REFERENCIAS El Manual de calidad ha sido elaborado de acuerdo a lo especificado en la norma: UNE-EN ISO 9001:2008 UNE EN ISO 14001:2004 Capítulo 5 del Manual de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. 4. PROCEDIMIENTO 4.1. Control de los documentos Elaboración, Revisión y Aprobación de documentos Las responsabilidades para la elaboración, revisión y aprobación de los distintos documentos del Sistema de Calidad de HOTEL - RESTAURANTE, S.L. son descritas en el siguiente cuadro: Elaboración Revisión Aprobación Manual Integrado de Gestión Procedimientos Integrados de Gestión Instrucciones de Trabajo Planes de emergencias

3 Página: 3/5 Desde el índice de los procedimientos integrados de gestión, instrucciones de trabajo, planes de emergencia y manual de calidad, se controla la fecha y edición actual de cada uno de los documentos Distribución Todos los documentos del sistema se encontrarán en poder del Responsable de Calidad y y estarán a disposición de toda persona perteneciente a HOTEL - RESTAURANTE, S.L. que desee hacer cualquier consulta, pero siempre bajo la supervisión de éste. Los documentos aprobados que requieran ser distribuidos, se remiten, junto con la relación de destinatarios, al Responsable de Calidad y, que debe asegurarse que llegan a las personas que los precisan, para desarrollar correctamente las actividades. Para los documentos emitidos, el Responsable de Calidad y cumplimenta una lista de Control de Distribución de documentos en la que indica el nombre del destinatario, la fecha de envío y la edición del documento Modificación Alternativamente, cualquier persona de la empresa puede sugerir modificaciones a un documento, para lo cual justificarán las razones que aconsejan el cambio. Las nuevas ediciones de documentos que deban modificarse se someten al mismo proceso de revisión, aprobación y distribución que el documento original. Las modificaciones que se realicen en el Manual de Integrado, Procedimientos Integrados de C y MA o Instrucciones de trabajo se identificarán sobre la nueva edición del documento con el cambio del formato en el párrafo nuevo o modificado. Esta modificación se identificará en color azul, negrito cursiva y subrayado el nuevo párrafo. Las copias obsoletas, serán archivadas (mínimo 3 años) en una carpeta de documentos obsoletos. El Responsable de Calidad y distribuye la nueva edición a todos los destinatarios del documento incluidos en la lista de Control de distribución de documentos de la edición previa. Los destinatarios del documento modificado devuelven el ejemplar de la edición obsoleta, al recibir el nuevo, al Responsable de Calidad y para su destrucción.

4 Página: 4/ Control de la Documentación Externa El Responsable de Calidad y es el encargado de mantener archivada, controlar y distribuir la documentación externa (Reglamentos, Normas Aplicables, etc.). La distribución de esta documentación se realiza por difusión interna y de forma controlada. Se mantendrá actualizada una lista de documentación externa en vigor, donde se recogerá el título del documento, la persona que lo posee y el año de edición del documento y el lugar donde se encuentran y que será revisada por el Responsable de Calidad y Archivo El Responsable de Calidad y archiva el original de cada documento del Sistema, junto con la lista de Control de distribución de documentos del mismo. Así mismo, mantiene en archivo los originales de las ediciones obsoletas de los documentos (con indicación clara de esta circunstancia sobre los mismos). El tiempo mínimo de conservación de los Registros debe ser de tres años, salvo modificación de la Ley Vigente Control de los registros Todos los registros generados en la organización, serán archivados adecuadamente por el personal de la empresa, en carpetas destinadas a la conservación temporal de estos registros. Estas carpetas estarán claramente identificadas para no crear confusiones. Es responsabilidad de todo el personal de la empresa, la correcta manipulación y archivo de estos registros, cuando estos se encuentren en los lugares de trabajo. Si existiesen registros o documentos en soporte informáticos les hará copia de seguridad para la conservación temporal de los mismos, según lo establecido en el Procedimiento Integrado de Gestión 13. En el anexo III se puede observar una lista de Control de Registros donde se identifican los distintos registros de aplicación al sistema y una serie de datos como son: Identificación (codificación del registro). Almacenamiento (archivo: en papel, soporte informático, etc.). Protección (medidas adoptadas para evitar el deterioro o pérdida del registro). Recuperación (medidas a adoptar en el caso de registro con riesgo de pérdida).

5 Página: 5/5 Tiempo de retención (periodo de conservación, mínimo tres años para los registros de calidad). Disposición de los registros (personal autorizado para acceder a estos registros) Codificación de los registros Aquellos registros que tengan una frecuencia definida de realización (registros de inspección, revisiones del sistema, ) quedan codificados por su fecha. Los registros que no tienen frecuencia definida de realización (informes de no conformidad, informes de acciones correctivas, auditorias, ) llevan una codificación específica definida en los procedimientos aplicables a cada uno de ellos. 5. REGISTROS ANEXO I: CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. ANEXO II: LISTA DE DOCUMENTOS EXTERNOS EN VIGOR. ANEXO III: CONTROL DE REGISTROS.