Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Logística

Transcripción

1 Página 1 de 24 Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Logística Cuernavaca, Mor. a 03 de Octubre de 2013

2 Página 2 de 24 CONTENIDO: Página I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3 II. INTRODUCCIÓN 4 III. OBJETIVO 5 IV. MARCO JURÍDICO 6 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 7 VI. ORGANIGRAMA 8 VII. ESTRUCTURA ORGANICA 9 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 10 IX. POLÍTICAS 15 X. PROCEDIMIENTOS Logística de eventos 16 XI. DIRECTORIO 22 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 23 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 24

3 Página 3 de 24 I. HOJA DE AUTORIZACIÓN AUTORIZÓ Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 188 fracción XII y Art. 194 fracción XI del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos; publicado el 26 de diciembre de 2012 en el Periódico Oficial Tierra y Libertad, número 5053, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Logística, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal. Jorge Morales Barud Presidente Municipal REVISÓ Javier Hernández Díaz Secretario Particular APROBÓ María de la Luz Fernández Lugo Secretaría de Administración ELABORÓ Carlos Eduardo Aguilar Fernández Director de Logística Fecha de Autorización Vo. Bo. Director General de Informática y Desarrollo Administrativo VERSIÓN (año) No. de paginas 03/Oct./13 Roberto Rodolfo Soto Tapia

4 Página 4 de 24 II. INTRODUCCIÓN La dirección de logística es un área de suma importancia para el desarrollo de las actividades públicas del presidente municipal, es por eso que es necesario establecer y fundamentar las actividades a realizar para poder llevar a cabo un trabajo de excelencia. Este documento define lo anterior, contando con el organigrama de la dirección, la estructura orgánica, los perfiles de puesto del personal, los procedimientos detallados de las actividades, etc.

5 Página 5 de 24 III. OBJETIVO El presente Manual tiene como propósito definir la estructura orgánica, formal y funcional de la Dirección de Logística, así como facilitar las funciones del personal adscrito a la dependencia. Además, se describen las funciones principales que se atienden dentro del Ayuntamiento. Establecer las bases con las cuales se guiara el personal de la dependencia para el cumplimiento de las actividades cotidianas.

6 Página 6 de 24 IV. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Ley Estatal de Planeación. 6. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios. 7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 8. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 9. Ley de la Comisión Estatal de Derechos Humanos de Morelos. 10. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 11. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 13. Plan Municipal de Desarrollo Condiciones Generales de trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. 15. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Logística. 16. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.

7 Página 7 de 24 V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES MISIÓN Realizar diferentes actividades que permitan al Presidente Municipal una correcta y puntual asistencia a los eventos del Ayuntamiento o externos a los que sea invitado, garantizando se lleve a cabo de manera correcta y oportuna. VISIÓN Ser una Dirección eficaz, llevando a cabo las tareas encomendadas de modo responsable para la satisfacción del Presidente Municipal y la ciudadanía. VALORES Responsabilidad Amabilidad Respeto Puntualidad Trabajo en equipo Calidad Compromiso

8 Página 8 de 24 VI.-ORGANIGRAMA Director de Logística Jefe de Departamento de Apoyo Logístico y Avanzada ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA DE AUTORIZACIÓN: 03 de Octubre de 2013 CARLOS EDUARDO AGUILAR FERNANDEZ DIRECTOR DE LOGISTICA JAVIER HERNANDEZ DIAZ SECRETARIO PARTICULAR JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL

9 Página 9 de 24 VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA Categoría Plaza P u e s t o Nombre Subtotal Total CF02002 Director de Logística Carlos Eduardo Aguilar Fernández 1 CF03002 Jefe de Departamento de Apoyo Logístico y Avanzada Julio Cesar Rebón Gutiérrez 1 2 TOTAL 2

10 Página 10 de 24 VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Director de Logística JEFE INMEDIATO Secretario Particular PERSONAL A SU CARGO Jefe de Departamento FUNCIONES PRINCIPALES I. Apoyar al Secretario Particular en la planeación de las actividades que realizará el Presidente Municipal; así como, la logística de las mismas; II. Ubicar los lugares en los que se llevan a cabo los eventos a los que asiste el Presidente Municipal, así como elaborar los planos o croquis necesarios para orientación; III. Determinar necesidades para los recorridos y eventos del Presidente Municipal; IV. Organizar y supervisar la logística, montajes especiales, instalación de sonidos, espacios para vehículos, etc. en actos a los que asiste el Presidente Municipal, ya sean dentro o fuera de las instalaciones y dependencias del Ayuntamiento; V. Coordinar con las Unidades Administrativas correspondientes, todas aquellas funciones a efectuar, que garanticen la seguridad e integridad física del Presidente municipal; VI. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades que tengan encomendadas en la unidad administrativa a su cargo, con base en las políticas públicas y prioridades establecidas para el logro de los objetivos y metas del Gobierno Municipal; VII. Custodiar y conservar los expedientes, documentación e información que por razón de su cargo o comisión están bajo su resguardo, o a los cuales tenga acceso, ya sea que se encuentren en trámite o estén concluidos; VIII. Utilizar la información a la que tenga acceso por su función exclusivamente para los fines a que estén destinados; IX. Tratar de manera respetuosa, cordial y eficiente al público en general y cuidar que las relaciones humanas del personal a su cargo, se caractericen por las mismas cualidades;

11 Página 11 de 24 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Director de Logística JEFE INMEDIATO Secretario Particular PERSONAL A SU CARGO Jefe de Departamento FUNCIONES PRINCIPALES X. Distribuir equitativamente la carga de trabajo, promoviendo la productividad del personal a su cargo; XI. Rendir informes del estado que guarda la unidad administrativa a su cargo o cuando se discuta algún asunto relacionado con sus actividades; XII. Participar en la elaboración del informe de gobierno, facilitando información y datos que le sean requeridos; XIII. Ejercer el presupuesto de egresos autorizado, en apego a los programas y metas establecidos; así como, a la calendarización del gasto, siguiendo criterios de austeridad, disciplina y transparencia; XIV. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

12 Página 12 de 24 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Director de Logística ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocimiento geográfico del Municipio Cuernavaca Licencia de conducir Negociación y solución de conflictos Entorno Windows y Office básico Actitud de servicio EXPERIENCIA LABORAL 2 años CONDICIONES DE TRABAJO Trabajo de campo Oficina ACTITUD / PERSONALIDAD Rapidez Decisión Puntualidad Respeto Compromiso Trabajo en equipo Coordinación Organización NIVEL DE RESPONSABILIDAD Alto ESFUERZO Mental - Físico

13 Página 13 de 24 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO Jefe de Departamento de apoyo Logístico y Avanzada JEFE INMEDIATO Director de Logística PERSONAL A SU CARGO Ninguno FUNCIONES PRINCIPALES I. Organizar, planear y coordinar los eventos públicos en donde participe el Presidente Municipal; II. Organizar y supervisar la logística, en cuanto a montajes e instalación de sonidos en eventos a los que asiste el Presidente Municipal; III. Coadyuvar con la organización de los preparativos correspondientes para las sesiones de Cabildo; IV. Planear, organizar, dirigir y evaluar las actividades que tengan encomendadas la Secretaría Particular, con base en las políticas públicas y prioridades establecidas para el logro de los objetivos; V. Utilizar la información a que tenga acceso por su función, exclusivamente para los fines a que estén destinados; VI. Atender de manera respetuosa, cordial y eficiente al público en general; y, VII. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Presidente Municipal o su superior jerárquico.

14 Página 14 de 24 PERFIL DEL PUESTO PUESTO Jefe de Departamento de apoyo Logístico y Avanzada ESCOLARIDAD Licenciatura CONOCIMIENTOS ESPECIALES Conocimiento geográfico del Municipio Cuernavaca Licencia de conducir Actitud de servicio EXPERIENCIA LABORAL 1 año CONDICIONES DE TRABAJO Trabajo de campo Oficina ACTITUD / PERSONALIDAD Rapidez Decisión Puntualidad Respeto Compromiso Trabajo en equipo Coordinación Organización NIVEL DE RESPONSABILIDAD Medio-Alto ESFUERZO Mental Físico

15 Página 15 de 24 IX. POLÍTICAS 1. Respetar y cumplir el presente Manual, así como hacerlo saber a quién no lo conozca. 2. Cumplir y respetar los horarios de trabajo. 3. Portar una vestimenta formal que represente de buena manera al Presidente Municipal y al Ayuntamiento. 4. Mostrar una actitud de respeto y cordialidad en todo momento. 5. Atender de buena manera a la ciudadanía que solicite los servicios del Ayuntamiento de Cuernavaca. 6. Dar correcto seguimiento y atención a las peticiones de la ciudadanía.

16 Clave: PR-PM-DL-01 Página 16 de 24 X.- PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS 1.- Propósito: Elaborar la adecuada planeación y supervisión de giras, eventos y actividades a las que asiste el Presidente Municipal; así como asistir en labores de avanzada de las diversas actividades. 2.- Alcance: Aplica a todas las Dependencias y/o Unidades Administrativas del Ayuntamiento, que intervienen en los diversos eventos de la Presidencia Municipal, así como organismos externos y la ciudadanía en general. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad del Secretario Particular, la revisión de este procedimiento. Es responsabilidad del Director de Logística la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo: 6.1 Diagrama de Flujo. 6.2 Descripción de Actividades. 6.3 Registro de Calidad y Anexos.

17 Clave: PR-PM-DL-01 Página 17 de 24 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DIRECTOR DE LOGÍSTICA INICIO 15 minutos Actividad 1 Consultar la Agenda y Confirmar la asistencia del Presidente Municipal 1 Agenda 1 hora Actividad 2 2 Ubicar y visitar el lugar del evento, revisar las instalaciones y alrededores 30 minutos Actividad 3 Verificar que las instalaciones sean aptas y se encuentren completas y listas para 3 el evento 15 minutos Actividad 4 Confirmar la asistencia de las personalidades que acompañan al Presidente Municipal en 4 el evento 15 minutos Actividad 5 Verificar que todas las instalaciones se encuentren completas y óptimas 5 para el evento 6

18 Clave: PR-PM-DL-01 Página 18 de 24 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD DIRECTOR DE LOGÍSTICA. 15 minutos Actividad 6 Designar un lugar de estacionamiento para el vehículo oficial 6 5 minutos Actividad 7 Revisar el asiento que ocupara el Presidente Municipal, así como el que utilizaran sus acompañantes 7 en el presídium 5 minutos Actividad 8 Realizar el último recorrido previo al evento para cerciorarse que todo esté en orden para la llegada del Presidente 8 Actividad 9 9 Recibir al Presidente Municipal FIN

19 Clave: PR-PM-DL-01 Página 19 de 24 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo (clave) 1 Director de Logística (DL) Consultar la Agenda y Confirmar la asistencia del Presidente Municipal Agenda 2 DL Ubicar y visitar el lugar del evento, revisar las instalaciones y alrededores 3 DL Verificar que las instalaciones sean aptas y se encuentren completas y listas para el evento 4 DL Confirmar la asistencia de las personalidades que acompañan al Presidente Municipal en el evento 5 DL Verificar que todas las instalaciones se encuentren completas y óptimas para el evento 6 DL Designar un lugar de estacionamiento para el vehículo oficial

20 Clave: PR-PM-DL-01 Página 20 de 24 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE LOGÍSTICA DE EVENTOS Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo (clave) 7 DL Revisar el asiento que ocupara el Presidente Municipal, así como el que utilizaran sus acompañantes en el presídium 8 DL Realizar un último recorrido previo al evento para cerciorarse que todo esté en orden para la llegada del presidente Recibir al Presidente Municipal 9 DL Con esta actividad termina el procedimiento

21 Clave: PR-PM-DL-01 Página 21 de 24 REGISTRO DE CALIDAD No Documentos (Clave) Ninguno Responsabilidad de su Custodia Tiempo de retención ANEXOS Anexo No Documento Clave 1 Agenda S/C

22 Página 22 de 24 XI. DIRECTORIO Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial Eduardo Aguilar Fernández Director de Logística Julio Cesar Rebón Gutiérrez Jefe de departamento de Apoyo Logístico y Avanzada Nextel 52*16351*124 Motolinia N 2 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro Motolinia N 2 esq. Nezahualcóyotl Col. Centro

23 Página 23 de 24 XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION 12 de Marzo de de Octubre de 2013 PARTICIPANTES Carlos Eduardo Aguilar Fernández PUESTO Director de Logística Julio Cesar Rebón Gutiérrez Jefe de Departamento de Apoyo Logístico y Avanzada Ricardo Díaz Vázquez Director de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Ricardo Díaz Vázquez Titular de la Dirección de Modernización Administrativa Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor Designado de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Julio Cesar Rebón Gutiérrez Jefe de Departamento Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

24 Página 24 de 24 XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN / POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ÁREA: Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia Puesto Nombre Y Firma Vo Bo de la Dirección General de Informática y Desarrollo Administrativo Todos Elaboración del Manual versión /Oct./13 Director de Logística Roberto Rodolfo Soto Tapia Carlos Eduardo Aguilar Fernández