Estructuras Administrativas

Transcripción

1 Estructuras Administrativas

2 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 1 Sesión No. 10 Nombre: Descripción y especificación de puestos Objetivo: El estudiante aplicará un cuestionario a profesionales para así crear la descripción y especificación de un puesto en específico. Contextualización En la sesión 8 vimos que una parte integral que conforman los manuales de organización es la descripción y especificación de puestos, ya que en ellos se detallan las responsabilidades de cada colaborador así como las actividades que les corresponde realizar. Debido a esta división del trabajo y a la especialización de funciones, la determinación de las necesidades básicas de recursos humanos de la organización empresarial se establece a través de un esquema de descripción y especificación de puestos; esto es, mediante un ejercicio de análisis de puestos, el cual debe entenderse como un proceso que permite determinar las conductas, tareas y funciones que comprende cada uno de ellos, así como las aptitudes, habilidades, conocimientos y competencias que son importantes para un desempeño exitoso de los mismos.

3 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 2 Se debe tener claro que la descripción y análisis de puestos es la plataforma que sirve de punto de partida a varias actividades básicas de la administración, como es la elaboración de manuales. De tal forma que se convierte en un proceso base y sistemático formado por un conjunto de fases perfectamente definidas, en cada una de las cuales se llevan a cabo una serie de acciones previamente determinadas, donde eliminar alguna, o realizarla incorrectamente tendría como consecuencia una disminución de la fiabilidad de los datos obtenidos.

4 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 3 Introducción al Tema El análisis de puestos se constituye entonces como un ejercicio de valoración de las funciones y actividades que se deben llevar a cabo en un puesto en particular y permite establecer sus requerimientos con lo que las organizaciones contribuyen a alcanzar un clima óptimo. La técnica del análisis de puestos es, por tanto, un instrumento de utilidad primordial para las empresas, ya que representa ventajas para: La selección de personal La capacitación y entretenimiento La seguridad e higiene Los incentivos Las estructuras salariales Los diseños de puestos

5 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 4 Explicación Antes de saltar a la explicación del tema es importante definir el concepto de puesto de trabajo, según el autor Álvaro De Ansorena en su libro 15 pasos para la selección de personal con éxito, define dicho concepto como: Un conjunto de acciones organizadas y propositivas que realiza un empleado o colaborador de una empresa en una determinada posición de su estructura de relaciones internas y externas, con el fin de aportar un valor agregado a dicha empresa, mediante la consecución de una serie de áreas de resultados específicos, siguiendo reglas, procedimientos y metodologías generalmente ya establecidas dentro de una determinada orientación estratégica. La descripción y especificación de puestos debe ser considerada como una necesidad dentro de las empresas, ya que para organizar eficazmente el trabajo es indispensable conocer con toda precisión lo que cada trabajador hace, lo que se requiere para hacerlo bien y en su momento lleva la detección adecuada de necesidades de capacitación. De acuerdo a las características tan especiales que toda organización tiene, se ha observado que la técnica del análisis de puestos satisface las siguientes necesidades: Necesidad legal El análisis de puestos permite definir claramente las partes que conforman una relación de trabajo: la organización (patrón) y, por otro lado, el trabajador.

6 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 5 Necesidad social El análisis de puestos regula y propicia que las relaciones que se dan dentro de la organización sean armoniosas y objetivas, ya que las relaciones que se dan entre los recursos humanos van a tener una importante repercusión para la empresa. No hay objeción al decir que toda organización requiere Necesidad de productividad de un desarrollo constante; por tal motivo, es preocupación de la alta dirección contar con recursos humanos capaces de desempeñar en forma eficiente y productiva los diferentes puestos de trabajo. Para desarrollar las descripciones y especificaciones de puestos se recomienda llevar a cabo los siguientes pasos: 1 Recabar información: Entrevistar a la persona que desempeña en forma más eficiente el puesto, según los requerimientos de la organización. Hay que buscar toda la información sobre las actividades que se efectúan en el puesto por medio de entrevistas, observaciones directas, cuestionarios o mediante la combinación. de estos medios. Separar los elementos y objetivos que constituyen el 2 trabajo Identificar claramente las perspectivas de trabajo en la organización y los intereses y objetivos del trabajador.

7 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 6 3 Ordenar los datos en forma lógica y por escrito Ordenar por escrito en forma clara y precisa los datos obtenidos en los apartados especialmente ideados para llevar a cabo un análisis de puestos. 4 Realizar un informe final Elaborar un reporte final con los datos obtenidos en el análisis de puestos. 5 Archivar los resultados de cada análisis de puestos Clasificar los resultados obtenidos para su uso óptimo en bases de datos. Los resultados obtenidos a través del análisis de puestos y la descripción y especificación que se haga de los mismos facilitarán el desarrollo de actividades como reclutamiento y selección de personal; valuación de puestos; evaluación del desempeño; detección de necesidades de capacitación; calificación de méritos; higiene y seguridad; planeación de recursos humanos; elaboración de programas motivacionales y promoción de puestos.

8 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 7 Conclusión A manera de conclusión encuentro útil el mencionar los beneficios del análisis de puestos a nivel empresa, supervisores, departamento de personal y personal. Una buena descripción y especificación de puestos le permite a la empresa identificar posibles lagunas en la organización del trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones; establecer y repartir mejor las cargas de trabajo, así como fijar responsabilidades de ejecución de las labores de una forma más efectiva. En lo que respecta a los supervisores, una buena estructura de puestos les ayuda a tener un conocimiento preciso y completo de las operaciones encomendadas a su vigilancia, lo que les permite planear y distribuir mejor el trabajo; explicar al trabajador la labor que desarrolla; además puede buscar al trabajador más apto para alguna labor imprevista, opinar sobre ascensos, cambios de métodos, entre otros. Al trabajador por su parte le hace conocer con precisión lo que debe hacer; le señala con claridad sus responsabilidades; le ayuda a saber si está laborando bien y le impide que en sus funciones invada el campo de otros. Finalmente, con una adecuada descripción y especificación de puestos el departamento de recursos humanos sabe cuáles son los requisitos que deben investigarse al seleccionar el personal; tiene la capacidad de colocar al trabajador en el puesto que resulte más conforme con sus aptitudes; puede calificar adecuadamente los méritos de los trabajadores y facilita la conducción de entrevistas y el establecimiento de los sistemas de quejas.

9 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 8 Para aprender más Descripción de puestos Te recomiendo leer este trabajo elaborado por alumnos de la Universidad de las Américas, Puebla, en donde se lleva a cabo el desarrollo de una descripción y especificación de puestos; dicho trabajo incluye todo el proceso necesario, comenzando con la recolección de datos e información hasta la elaboración del reporte final.

10 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 9 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión: Considerando el organigrama desarrollado en las sesiones anteriores, elije uno de los puestos indicados. A partir de éste, diseña un cuestionario de 10 a 15 preguntas el cual te permitirá desarrollar una descripción y especificación de puestos. Contacta por alguna red social a dos profesionales que ocupen un puesto similar y aplícale el cuestionario. Finalmente, integra las respuestas en un solo documento, creando así tu propia descripción y especificación de puesto. Recuerda que esta actividad te ayudará a entender a cabalidad la forma correcta de comenzar una descripción y especificación de puestos, concepto clave para el éxito de cualquier empresa.

11 ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS 10 Bibliografía De Ansorena, A. (1996). 15 pasos para la selección de personal con éxito. Barcelona: Ed. Paidós. Fonseca, F (2005). Propuesta de una nueva estructura organizacional y manual de descripción de puestos para la empresa Complejo Agrícola de Morelos Colección de Tesis digitales. Universidad de las Américas Puebla. Valenzuela, B. (2004). Análisis de Puestos de Trabajo. Hermosillo, Sonora, México: Mora-Cantúa