Archivo General del Estado de Puebla. AGEP. BIENVENIDOS

Transcripción

1 AGEP. BIENVENIDOS

2 Conceptos generales para la elaboración el Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones

3 SENSIBILIZACIÓN. RESPONDA LO PRIMERO QUE RECUERDE O IMAGINE AL ESCUCHAR LAS SIGUIENTES EXPRESIONES: ARCHIVO.

4 De las siguientes fotografías para usted, cual es un Archivo?

5 Un archivo no es el lugar donde se acumulan sin orden, papeles, muebles, cajas, escobas, envases, botellas, plásticos y toda clase de objetos inservibles. Entonces: Que es un archivo?

6 Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades. (ART.5 FRACC.IV DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA )

7 TIPOS DE ARCHIVO Archivo General del Estado de Puebla. Archivo de trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico

8 SENSIBILIZACIÓN. RECUERDE RESPONDA LO PRIMERO QUE PIENSE O IMAGINE AL ESCUCHAR LAS PALABRAS : PERSONAL DE ARCHIVO.

9 QUE SE PIENSA DEL PERSONAL QUE LABORA EN UN ARCHIVO?

10 No se piensa que las personas laboren Profesionalmente, unidas y con ética.

11 SENSIBILIZACIÓN. POR ÚLTIMO RESPONDA LO PRIMERO QUE PIENSE : QUE SE HACE EN UN ARCHIVO?.

12 Que se hace en un archivo? De manera general se administra toda la documentación (información) de una dependencia, organismo, entidad, etc. Entre otras actividades la organiza, conserva, controla, presta para su consulta, difunde, etc. Además debe normar, asesorar, capacitar y supervisar en materia de administración de archivos. Y para qué? Entre otras razones, para fortalecer la vida institucional, cultural e histórica del Estado, la identidad y el desarrollo de éste y de sus habitantes.

13 Conceptos generales para la elaboración el Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones

14 Qué es el: CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR FUNCIONES? Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. (ART.5 FRACC. XVII DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE PUEBLA )

15 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA POR FUNCIONES. Para que sirve? Para organizar y clasificar la documentación de acuerdo a las atribuciones y funciones. VENTAJAS Las ventajas del Cuadro General de Clasificación Archivística entre otras son: Organizar y con ello preservar, controlar y localizar los documentos de archivo de manera rápida y eficaz. Unificar la organización y el lenguaje archivístico de intercambio de información, facilita el control de gestión y la realización de los Instrumentos Archivísticos. Catálogo de disposición Documental, Guía simple e Inventarios.

16 COMO SE ELABORA UN: CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA POR FUNCIONES?

17 Para elaborar el Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones se conformará un Grupo Multidisciplinario designado por el titular del sujeto obligado denominado Unidad Coordinadora de Archivos (UCA). Deberá ser un grupo integrado por personas seleccionadas de entre su personal de áreas estratégicas, con perfil profesional, (administrador, abogado, informático, contador, archivista, etc.) a quienes deberán otorgarles el apoyo y la capacidad necesaria para la toma de decisiones en materia de administración de archivos.

18 La mencionada Unidad Coordinadora de Archivos deberá estar conformado por un mínimo de tres elementos y el máximo que sus posibilidades les permita, para eficientar y optimizar los trabajos archivísticos. Dentro de los cuales se designará a un titular de la UCA.

19 Deberán conocer perfectamente: La legislación, normatividad, funciones, actividades, procesos, responsabilidades, estructura orgánica, etc., de sus áreas para que, como grupo identifiquen todas las funciones y actividades del: Sujeto Obligado, así como la documentación que de esto se genera, recibe, gestiona, etc., y realicen ( Basados en el Ciclo Vital del Documento) análisis, determinaciones y acciones para una correcta administración de archivos conforme a la ley. Iniciando con la elaboración de Los instrumentos archivísticos.

20 Una vez integrada la UCA los primeros trabajos a realizar son, la elaboración de los INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS UCA 1. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA. Nos sirve para organizar y clasificar la documentación de acuerdo a las atribuciones y funciones 2. GUÍA SIMPLE. Permite identificar y a la vez explicar el contenido y contexto de archivo a fin de hacerlos Accesibles al público. 3. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. Indica los valores documentales y de acceso, así como los plazos de conservación 4. INVENTARIOS. Nos apoyan para saber específicamente que y donde localizar rápidamente los expediente s. Son de 3 tipos A) General B) De transferencia. C) Baja.

21 1er. Trabajo de la UCA CLASIFICACIÓN JERARQUIZACIÓN CODIFICACIÓN (De toda la documentación). Revisión y autorización de Autoridades Cuadro General de Clasificación Archivística

22 COMO ORGANIZA USTED SU DOCUMENTACIÓN? Orgánica? o sea, Por organigrama? No organizar en base al organigrama

23 Por tema, como en las bibliotecas. No organizar como en la biblioteca *

24 ESTRUCTURA ORGÁNICA SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN MATERIA SI, POR : ATRIBUCIONES FUNCIONES

25 Archivo General del Estado de Puebla. PARA ELLO DEBERAN RECONCOCER UN Documento: Es todo registro de información independientemente del soporte físico en que esté.

26 Archivo General del Estado de Puebla. Que contiene el documento? Información = Conocimiento que es comunicado

27 DOCUMENTO DE ARCHIVO. El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentre. Art. 5. Frac. XXI LAEP

28 De comprobación inmediata Su generación se debe a trámites complementarios no principales, muy simples. Son comprobación inmediata de un acto administrativo generalmente secundario. No son documentos en relación a un asunto. No son patrimonio documental. OTRO TIPO DE DOCUMENTOS De apoyo informativo Se caracterizan por tener información de apoyo para realizar las tareas asignadas. Son integrados artificialmente por temas. No son documentos originales, son reprografías copias, fotocopias y/o son de publicación periódica y en forma masiva.

29 Documentos del mismo asunto deberán integrarse en el mismo expediente

30 LOS DOCUMENTOS FORMAN EXPEDIENTES

31 LOS EXPEDIENTES DEL MISMO TIPO FORMAN UNA SERIE DOCUMENTAL

32 Y SERIES DE UNA MISMA FUNCION FORMAN UNA: SECCIÓN DOCUMENTAL

33 Y LAS SECCIONES CONFORMAN UN: Archivo General del Estado de Puebla. Sección Sección Sección Sección Sección Sección Serie SerieSerie Serie Serie Serie Serie SerieSerie SerieSerie SerieSerie Serie Serie SerieSerie SerieSerie SerieSerie Serie E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. doc. doc. doc. doc. doc. doc. do c. do c. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. Fondo Fondo Serie Serie

34 FONDO Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último. Art. 5. Frac. XXI LAEP

35 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES Funciones comunes = Secciones comunes. Atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administración pública y que sirven de apoyo para realizar las funciones para las que ha sido creado el organismo Funciones sustantivas = Secciones sustantivas. Atribuciones y funciones especificas de cada dependencia o entidad que la hacen diferente de entre sus similares y que constituyen la razón de ser del organismo.

36 Codificación CÓDIGO FUNCIONES COMUNES SECCIONES 1C 2C 3C 4C 5C 6C 7C 8C 9C 10C 11C 12C LEGISLACIÓN ASUNTOS JURÍDICOS PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN RECURSOS HUMANOS RECURSOS FIMANCIEROS RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA SERVICIOS GENERALES TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN SOCIAL CONTROL DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS ACCESO A LA INFORMACIÓN

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38 Para ubicar correctamente la documentación debemos considerar: Valores primarios Valores secundarios

39 Cuales son los: Valores Primarios. (En archivo de trámite y concentración) Aquel que contiene el documento a partir de su creación o recepción ; y son administrativo y puede ser legal, jurídico, contable o fiscal. Valores Secundarios. (En archivo histórico) Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y son testimonio, evidencia e información.

40 Para el cuadro de funciones sustantivas 1º A partir de la lectura, investigación y análisis PÁRRAFO POR PÁRRAFO de la ley, reglamento y toda la normatividad que corresponda a la dependencia entidad u organismo : Preguntarse Que cantidad de documentos se generan? 2.-º Ya agrupada la documentación, Que nivel archivístico conforma? Sección ( que es una función), Serie ( que es una actividad ), Expediente ( que son documentos un mismo asunto) 3º Y preguntarse, estos documentos son de una función sustantiva ( = sección sustantiva), o de una función común ( = sección común)?

41 FONDO. Archivo General del Estado de Puebla. CÓDIGO SECCIÓN SERIE

42 Codificación. Esta debe efectuarse una vez realizada la organización intelectual, colocando un número en orden ascendente de acuerdo a la importancia de la sección iniciando con el # 1, después el # 2, etc. Colocando después del número una letra C a las funciones comunes, 1C y S a las funciones sustantivas, 1S. Autorización e implementación. Posterior a la codificación y con la autorización de las autoridades de la dependencia, organismo o entidad se inicia con la difusión e implementación del CGCAF.

43 Después del trabajo intelectual: Tareas importantes : 1. La clasificación archivística, consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad. 2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con una unidad de orden establecida para cada caso. (Sistemas de ordenamiento Numérico, cronológico, cromático, etc.) Para organizar un archivo e implementar el CGCAF.

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46 12 secciones comunes 9 secciones sustantivas 21 secciones 363 series

47 RESPIRATORIAS

48 Auditoria Superior de la Federación Archivo General del Estado de Puebla.

49 Repaso: Recuerde los siguientes términos: DOCUMENTO EXPEDIENTE VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS Cuadro General de Clasificación Archivística por Funciones Ciclo Vital del Documento Funciones ( secciones) comunes y sustantivas FONDO,SECCIÓN,SERIE.

50 PARA ANALIZAR Tiene la misma percepción que al iniciar el curso, de los trabajos archivísticos así como del personal que ahí labora?. En escala de uno a diez. Cuál considera que sea la importancia del archivo en su institución? Porqué? Que considera que sea lo más urgente a resolver en su archivo? Si lo desea, expóngalo. Comente 3 ventajas y/o desventajas de un archivo y sus posibles aplicaciones y/ soluciones.

51 Buen día y muchas gracias