Entorno de trabajo de Project

Transcripción

1 1. LA CINTA DE OPCIONES A ntes de empezar a estudiar los temas relacionados con la administración de proyectos, debemos conocer el entorno en el que vamos a trabajar, es decir, el aspecto y funcionamiento de Microsoft Project. Microsoft Project presenta una interfaz parecida a la de las aplicaciones de Office tan populares como Word o Excel. Aunque actualmente Project no forma parte de ninguna edición de Office, ya que debe ser adquirido por separado, se trata de una aplicación muy relacionada con esta suite informática. De hecho, podrá iniciar esta aplicación desde la carpeta Microsoft Office del menú Inicio de Windows. La relación de Project con Office queda patente cuando comprobamos que Project incluye la Cinta de opciones en la parte superior de la ventana. La Cinta de opciones está compuesta por distintas fichas o pestañas, organizadas según lo que se necesite hacer en cada momento. Cada una de esas fichas presenta una serie de grupos, que a su vez, incluyen los comandos más utilizados. De esta forma es más sencillo encontrar lo que necesitamos, sin necesidad de "bucear" por los distintos menús o barras de herramientas. Por ejemplo, en la figura siguiente puede ver que está seleccionada la ficha Tarea, donde encontramos varios grupos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 En Microsoft Project 2010 es la primera vez que aparece esta cinta, sustituyendo a las barras de menús y de herramientas que se utilizaban en las versiones anteriores. Los grupos que podemos encontrar en esta ficha son: Ver, Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades y Edición. Puede comprobarlo gracias al nombre que aparece en la parte inferior de cada grupo. Dentro de los grupos encontramos los distintos comandos a utilizar. Por ejemplo, en el grupo Fuente aparece una lista para establecer el tipo de letra que queremos utilizar, los botones para aplicar negrita, cursiva o subrayado, etc. Además, en ocasiones encontramos este icono junto al nombre de un grupo de comandos. Si pulsamos en él, accederemos a un cuadro de diálogo con más opciones. Fíjese en lo que ocurre si lo hacemos con el grupo Fuente. Es importante entender esta distribución, ya que cuando se indique que tiene que ejecutar un determinado comando, se hará estableciendo su ubicación en la Cinta de opciones. Por ejemplo, si necesitamos acceder a las "propiedades del proyecto", indicaremos: 1. Pulse en la ficha Proyecto de la Cinta de opciones. 2. En el grupo Propiedades, pulse en Información del proyecto. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Es posible minimizar la Cinta de opciones para disponer de más espacio en la ventana de Project. Para ello, se utiliza el botón que aparece en la esquina superior derecha. Al utilizar este botón, solo se muestra el nombre de cada una de las fichas. Si pulsa en una de ellas, se desplegará para acceder a los distintos grupos y comandos. Cuando esté minimizada la Cinta de opciones, puede pulsar en este otro botón para mostrarla como aparece al principio. Por otra parte, se puede utilizar el teclado para acceder a los comandos de las distintas fichas en lo que se conoce como "sugerencias de teclas". Para ello, pulse la tecla Alt y Project mostrará dichas sugerencias. Por ejemplo, en la figura anterior vemos que para acceder a la ficha Recurso, podemos utilizar la tecla U. Si la pulsamos Si quiere ocultar las sugerencias de teclas, pulse de nuevo Alt. se nos mostrarán las sugerencias de teclas para acceder a los distintos comandos de esta ficha. Por ejemplo, para acceder al comando Asignar recursos del grupo Asignaciones, simplemente pulsaríamos la tecla G. Si está acostumbrado a trabajar con alguna versión anterior de Project, seguramente le costará un poco adaptarse a la nueva distribución de comandos mediante la Cinta de opciones. No se preocupe por ello, ya que comprobará, en muy poco tiempo, que esta distribución es mucho más intuitiva. 2. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO C ontinuamos describiendo otros elementos de la interfaz de usuario de Project. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 La primera ficha que encontramos en la Cinta de opciones es Archivo, que aparece con un color distinto al resto (en este caso es el color verde). La ficha Archivo se muestra resaltada con un color distinto en cada aplicación de Microsoft Office. Esta ficha sustituye en gran medida al menú Archivo tradicional de las aplicaciones de Office, donde encontramos los comandos habituales para el trabajo con los archivos. La ficha Archivo nos permite acceder a lo que se conoce como la vista Backstage. A través de esta vista puede crear un proyecto nuevo, abrir uno existente, guardar los cambios, etc. La vista Backstage está dividida en dos secciones: en el panel de la izquierda se muestran las tareas que se pueden realizar con el archivo del proyecto; mientras que en el panel de la derecha aparecen las opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. Así pues, en el apartado Reciente encontrará los proyectos que ha abierto últimamente. Es una forma rápida de abrir uno de esos proyectos sin necesidad de acceder a su ubicación. Desde el apartado Nuevo podemos encontrar las opciones disponibles a la hora de crear un proyecto, ya sea en blanco o utilizando algunas de las plantillas de Office.com. Normalmente utilizará los comandos Guardar y Guardar como, pero si requiere de algo más, puede encontrarlo en el apartado Guardar y enviar de esta vista. Por ejemplo, puede enviar un proyecto mediante correo electrónico (como archivo adjunto) o convertirlo en un archivo PDF. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 La vista Backstage también permite acceder a la ayuda de la aplicación o a las opciones para personalizar Project en función de nuestras preferencias. Las opciones de configuración de Project aparecen en este cuadro de diálogo divididas en varias categorías. Como bien se indica, en la categoría General tenemos opciones generales, por lo que los cambios efectuados aquí afectarán a todos los proyectos que se creen a partir de ese momento. Por ejemplo, tenemos la posibilidad de establecer el formato de las fechas; en la categoría Mostrar podremos establecer el tipo de calendario, el símbolo de moneda a aplicar, el número de decimales, etc. Si cambia una opción sin tener ningún proyecto abierto, entonces se establecerá para todos los proyectos nuevos. Mientras que en la categoría Programación encontramos una de las grandes novedades de Project 2010, que es la posibilidad de crear tareas programadas manualmente, es decir, que seremos nosotros los que estableceremos la fecha de inicio o fin de dichas tareas. Aunque esto puede ser adecuado para ciertas tareas (sobre todo en la fase inicial del proyecto, cuando no se conoce con seguridad muchas fechas), normalmente preferirá utilizar el motor de cálculo de Project para planificar las fechas de las tareas en función de otros detalles. Pues bien, la configuración inicial de Project establece las nuevas tareas como programadas manualmente, pero es muy sencillo cambiar este detalle aquí a través de la opción Nuevas tareas creadas. Además, puede indicarlo para este proyecto o para todos los proyectos nuevos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Aunque la mayoría de los valores que aparecen por defecto son los más adecuados, volveremos a este cuadro de diálogo siempre que lo necesitemos. Finalmente, cabe destacar la barra de herramientas de Acceso rápido, situada en la esquina superior izquierda de la ventana de Project, que inicialmente tiene este aspecto. En esta barra aparecen los comandos que se utilizan con más frecuencia, como el botón para Guardar el proyecto o los botones para deshacer o rehacer alguna acción. Lo interesante de esta barra es que podemos añadir otros botones o comandos para acceder a ellos rápidamente. Para ello, debe utilizar el menú que aparece al pulsar en este otro botón. Mediante este menú se pueden añadir otros comandos directamente, como el comando Abrir; o elegir la opción Más comandos si no aparece el comando deseado. En este último caso, accederemos a un nuevo cuadro de diálogo donde los comandos aparecen ordenados alfabéticamente para que sea fácil encontrar aquel que se desea añadir. Además, también podemos cambiar la posición de los botones en la barra. Si lo que desea es eliminar alguno de esos botones, utilice el comando Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido del menú contextual de dicho botón. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Otra forma de añadir comandos de la Cinta de opciones en la barra de Acceso rápido es pulsar con el botón derecho del ratón en el comando deseado y elegir la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. A medida que trabaje con Project, todo esto lo hará con mayor facilidad. 3. LAS VISTAS P roject permite mostrar la información del proyecto desde distintos puntos de vista, de forma que obtenemos lo que necesitamos en cada momento. Ahora vamos a ver rápidamente algunas de las vistas más importantes de Project, para lo que utilizaremos un proyecto antiguo, en el que se ha introducido información. La vista predeterminada de Project es el Diagrama de Gantt, que es la que puede ver en la página siguiente. En la parte izquierda de esta vista encontramos la lista de tareas del proyecto; y, en la parte derecha, su representación gráfica, donde podemos ver las tareas a lo largo de la programación temporal y sus dependencias o prelaciones. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Puede cambiar de vista a través del botón del grupo Ver de la ficha Tarea o de la ficha Vista. Pulsando en dicho botón, accederá a un menú con la lista de vistas disponibles: La vista Calendario para mostrar las tareas programadas en una semana o un intervalo de semanas concreto. La vista Diagrama de red da una idea del flujo de tareas que representa la programación. Así, podemos ver la secuencia de dichas tareas, mostrando las dependencias que existen entre ellas. En la esquina inferior derecha de la ventana de Project aparece un controlador de zoom, que permite ampliar o reducir la vista que está viendo en ese momento. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 Puede deslizar el controlador hacia la izquierda para reducir la vista, o hacia la derecha par ampliarla. En la vista Gantt de seguimiento se muestra la misma información que teníamos en la vista Diagrama de Gantt, pero complementada con la información de seguimiento que se ha introducido hasta ese momento. Así pues, podremos ver el porcentaje de realización de las tareas e incluso las fechas de los hitos o momentos importantes del proyecto. La vista Hoja de recursos es otra vista importante. En ella aparecen los recursos definidos en el proyecto: personas que trabajan en él, materiales utilizados, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 A través del Gráfico de recursos podrá conocer durante cuánto tiempo están siendo utilizados los recursos y si hay alguna sobreasignación; es decir, cuando se utiliza un recurso por encima de su capacidad. Las vistas que aparecen a través del botón del grupo Ver son las más utilizadas. Sin embargo, Project viene con muchas más vistas, a las que podrá acceder si elige Más vistas en el mismo menú del botón. Adicionalmente, puede mostrar la Barra de vistas en la parte izquierda de la ventana. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en el nombre de la vista actual y elija Barra de vistas en el menú que aparece. En la figura de la página siguiente puede ver el aspecto de esta nueva barra, que facilita el acceso a las distintas vistas disponibles. Así pues, lo único que tendrá que hacer es pulsar en el botón correspondiente. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 A lo largo del curso iremos utilizando las distintas vistas de Project, pero siempre con el propósito de obtener la información que necesitemos en cada momento. 4. LA ESCALA TEMPORAL E n muchas de las vistas de Project nos encontraremos con la escala temporal, que muestra las fechas exactas en las que se realiza la programación. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 Por defecto, la escala temporal se divide en dos secciones. En la parte superior vemos períodos semanales del mes al que se refiere la programación y en la parte inferior encontraremos los días de cada una de esas semanas. Podemos modificar esta organización a través del comando Escala temporal de su menú contextual. Como puede ver, este cuadro de diálogo se divide en cuatro fichas: las tres primeras representan los distintos niveles de la escala temporal, mientras que la última permite aplicar el formato específico a los días que están marcados como no laborables en el calendario del proyecto. Por ejemplo, vemos que en el nivel intermedio de la escala temporal se muestran las semanas, pero podríamos mostrar los meses si lo indicamos así en el campo Unidades. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

13 Con el campo Contador podremos indicar cada cuántas unidades se muestra en la escala. Por ejemplo, si tenemos como unidades de la escala a los meses y especificamos un contador de 2, entonces la escala mostrará cada dos meses del año de programación. Por defecto, el nivel superior no se muestra en la escala temporal, ya que se asume que es suficiente con los niveles intermedio e inferior. Podemos cambiar esto a través de la lista Mostrar. Obsérvelo en la figura siguiente. Ahora podremos especificar qué intervalos de tiempo se mostrarán en el nivel superior de la escala. Como puede ver, se ha seleccionado el intervalo de los meses. También puede mostrar la escala temporal con separadores de escalas o sin ellos. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 13

14 Finalmente, en la ficha Período no laborable podremos indicar el formato de los períodos no laborables. Inicialmente, se muestran en el Diagrama de Gantt como barras verticales de color gris. Relacionado con esto, podemos mostrar la llamada Escala de tiempo, que es un elemento nuevo de Project Aparece por defecto para los nuevos proyectos, aunque para los antiguos, tendrá que activar la opción en la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles. La utilidad que se le da a la Escala de tiempo es informativa, es decir, sirve para comprobar la evolución o progreso de las tareas que queremos controlar de una forma más concreta. Así pues, podremos añadir una tarea en la Escala de tiempo y comprobar si se ejecuta tal como estaba programada. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra correspondiente a la tarea y elija Agregar a escala de tiempo. 14 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

15 Se puede utilizar la Escala de tiempo para comunicar el estado del proyecto, ya que es fácil copiarla y pegarla en otros documentos de Office (o incluso en un mensaje de correo electrónico). 5. EL SISTEMA DE AYUDA F inalizamos la presentación del entorno de trabajo de Project estudiando su sistema de ayuda. Project viene con un completo conjunto de páginas de ayuda que le proporciona información acerca de la labor que esté realizando y no sabe completar o de cualquier asunto de la aplicación de su interés. Para ello, debe pulsar en el botón Ayuda situado en la esquina superior derecha de la ventana o bien utilizar la tecla F1. En la página inicial de la ayuda aparece una serie de temas en forma de enlaces que dan acceso a información básica sobre el uso de la aplicación e incluso también sobre la administración de proyectos en general. A medida que pulsa en uno de esos temas, accederá a ayuda adicional. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 15

16 Esta es una buena forma de obtener una visión general sobre el uso de la aplicación, ya que la ayuda está estructurada de forma que da respuesta a las preguntas más frecuentes. Por ejemplo, si usted es un usuario que ha trabajado en una versión anterior de Project, tal vez le resulte difícil encontrar algún comando que utilizaba frecuentemente, en la nueva interfaz de Project. Pues bien, si pulsa en Introducción a Project y después en Guías interactivas de asignación de comandos, accederá a una nueva página de ayuda donde dispone del enlace Iniciar la guía de Project. Utilice dicho enlace y accederá a una guía interactiva en la que puede indicar el comando que está buscando de una versión anterior de Project y se le mostrará dónde se encuentra en la interfaz de usuario de Project Por otra parte, puede obtener el listado de todos los temas de la ayuda mediante el botón Tabla de contenido de la barra de herramientas de la ventana principal de la ayuda. Esta es la forma clásica de la ayuda de las aplicaciones Office. Así pues, encontramos que cada tema de ayuda queda representado como un libro, que, a su vez, puede contener otros subtemas o ayuda inmediata. 16 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

17 Pero la forma más rápida de obtener información de la ayuda es realizar una pregunta directamente en el campo de búsqueda de la parte superior de la ventana. El resultado de la búsqueda se muestra en el panel de la derecha, donde encontramos enlaces a cada una de las páginas de ayuda relacionadas con la consulta que ha realizado. Cuando encuentra los pasos concretos para realizar una tarea, es útil disponer de la ayuda visible en pantalla, aunque volvamos a la ventana de Project. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 17

18 Esto ocurre por defecto, ya que el último botón de la barra de herramientas está activado como Mantener visible. Si pulsa en dicho botón, entonces cambia a este otro icono, por lo que la ventana de ayuda actúa como cualquier otra, es decir, que no se muestra siempre por encima. Finalmente, el resto de botones de esta barra de herramientas son los botones habituales para navegar por el contenido de la ayuda, imprimirla o cambiar el tamaño de la letra. Además, por defecto se utiliza la ayuda en línea, es decir, la disponible en el sitio web Office.com. Esta normalmente es la mejor opción, ya que accedemos a toda la ayuda disponible y actualizada. Sin embargo, se requiere de una conexión a Internet. Si no es así, se puede acceder a la ayuda instalada en el equipo. Para ello, indíquelo en la parte inferior derecha de la ventana, donde pone Conectado a Office.com. Aquí puede elegir entre acceder al contenido almacenado en el equipo o el contenido online disponible en Office.com. Adicionalmente, durante el trabajo con la aplicación encontrará que algunas opciones presentan un icono como este. Esto quiere decir que si mantiene el puntero del ratón encima del icono, obtendrá información adicional sobre la opción correspondiente. Y si no encuentra la información necesaria, puede acudir al sitio web Microsoft Answers ( donde otras personas que utilizan Project pueden plantear y resolver dudas. En este sitio web puede encontrar lo que está buscando y cuya información no ha podido obtener de la ayuda del producto. Además, puede publicar sus propias preguntas. Seguro que puede obtener ayuda de alguna persona que está o ha estado en su misma situación; o ayudar a otra que tiene un problema para el que conoce la solución. 18 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO