1. Introducción Objetivos El MUISCA Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado... 4

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2 CONTENIDO 1. Introducción Objetivos El MUISCA Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos Solicitud de inscripción RUT

3 1. Introducción La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de su proceso de redireccionamiento hacia el servicio, ha diseñado e implementado manuales que facilitan a las organizaciones y personas los medios para la ejecución de los procesos del Registro Único Tributario RUT, reduciendo tiempos y optimizando recursos, así como familiarizando a la ciudadanía con los Servicios Informáticos Electrónicos, puestos a disposición por la DIAN a través del modelo de gestión MUISCA. Diagrama proceso RUT -3-

4 2. Objetivos El manual Solicitud inscripción del Registro Único Tributario RUT ha sido diseñado para que los clientes estén en la capacidad de: Conocer y utilizar adecuadamente el Registro Único Tributario RUT Facilitar la ejecución del proceso para solicitud de inscripción en el Registro Único Tributario RUT. 3. El MUISCA Modelo Único de Ingresos, Servicio y Control Automatizado Es el modelo de gestión de ingresos y recursos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que busca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad. Su implantación supone una ingeniería organizativa y de procesos, que tiene como objetivo principal generar beneficios para la administración tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando en aquellos aspectos que inciden en la detección y reducción del fraude, la modernización tecnológica y el mejoramiento del servicio. Modelo: Representa la nueva forma de gestionar. Único: Integra las personas, las áreas, los conceptos, los datos y la gestión. Ingresos: Responde por el recaudo. Servicio: Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos. Control: Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestión. Automatizado: Aprovecha la tecnología para potenciar la gestión. Las características más destacadas del MUISCA son su integralidad, su unicidad y su adaptabilidad al cambio. -4-

5 4. Ingreso a los Servicios Informáticos Electrónicos La dirección para ingresar a los Servicios Informáticos Electrónicos es: Preparación preliminar Para hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos, es necesario realizar un proceso de verificación del sistema. Para ello, una vez dentro del portal de la DIAN, se debe seleccionar la opción de Servicios Informáticos Electrónicos, luego pulse la opción Verificar requisitos. La verificación que debe visualizarse es la siguiente: -5-

6 Verificado que el equipo cuente con los requerimientos mínimos para trabajar los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, aparecen dos vistos buenos, de lo contrario se indica qué requerimiento hace falta. Una vez se termine la verificación, y si ésta indica que se cumplen todos los requisitos, es necesario cerrar todas las ventanas del navegador y volver a ingresar. Este proceso se debe realizar periódicamente en los computadores que se utilicen para hacer uso de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN. Si la verificación arroja la falta de los tres o alguno de los requerimientos, es necesario configurar el equipo para que cumpla las especificaciones, y así poder continuar. Si el servicio que se quiere utilizar no requiere el uso del mecanismo digital, no es necesario que el computador tenga la Máquina Virtual de Java. Navegación Los servicios informáticos electrónicos ofrecidos por la DIAN a través del MUISCA han sido diseñados bajo un mismo estándar, pensando en una identidad institucional y en la familiarización con los mismos, por parte de los usuarios. En general, los interesados podrán encontrar ventanas de contexto y específicas del servicio. -6-

7 Pantallas de Contexto: En cada una de ellas se puede identificar la siguiente estructura básica: Identificación del usuario (parte superior) Pie (parte inferior) Menú (parte izquierda) y Contenido (parte central y derecha) Identificación del usuario: es el área destinada a la individualización del usuario que accede a los servicios y a la presentación del menú temático del portal de la entidad Pie: es el área a la cual los usuarios deben prestar especial atención. Esta área se establece de acuerdo con el rol usado para iniciar sesión ante el portal de la DIAN, de manera que los servicios informáticos generan y publican las alarmas o tareas correspondientes. Para mayor información consultar la cartilla de Inducción a los servicios electrónicos de la DIAN. Menú: en esta área se presentan el conjunto de servicios informáticos electrónicos disponibles para el usuario. Este responde a una estructura de árbol que se va armando dependiendo de los trámites a los cuales el interesado autenticado tiene acceso. Es también conocido como el menú de servicios MUISCA. Contenido: es el área en la cual se presentan las diferentes pantallas sobre las cuales debe interactuar el usuario en el ejercicio de sus funciones. También se emplea para presentar las opciones anidadas del menú con estructura de árbol junto con un texto informativo del contenido de dicha opción. -7-

8 5. Solicitud de inscripción RUT Una vez verificados los requerimientos mínimos, ingrese por la opción Solicitud Inscripción RUT para acceder al formulario del Registro Único Tributario. Seleccione el tipo de inscripción realizar de acuerdo con las opciones presentadas. -8-

9 Persona Jurídica o Natural Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Personas jurídicas que poseen registro mercantil con NIT asignado. Personas jurídicas y naturales, que no requieren registro mercantil. Uniones temporales, consorcios y demás entes. Por esta vía, se pueden diligenciar todas las hojas del formulario. Persona Natural Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Personas naturales como asalariados, rentistas de capital y trabajadores independientes, que declaren únicamente el impuesto sobre la renta. En este caso, se puede diligenciar únicamente la hoja 1 (Datos de identificación, ubicación y clasificación) y la Hoja 3 (Datos de Representación). Cámara de Comercio Esta opción se debe seleccionar cuando se trate de la inscripción de: Comerciantes que aún no cuentan con el NIT y que requieren el registro mercantil. Se permite diligenciar únicamente la primera hoja del formulario. Seleccionada la opción pulse el botón Continuar. -9-

10 Para continuar el proceso de inscripción tenga en cuenta: 1. Si la persona jurídica o natural que se va a inscribir ya tiene NIT, pero aún no se ha inscrito en el RUT, se debe ingresar el mismo número en el campo NIT y pulsar el botón de Continuar. 2. Si la persona jurídica o natural no cuenta con NIT y no se ha guardado un borrador de inscripción previamente, se pulsa el botón continuar. 3. Si ya se ha guardado un borrador de inscripción, en el campo Formulario se incluye el número de este y se pulsa el botón continuar. Se puede navegar por páginas o secciones pulsando el botón ubicado en la margen superior izquierda, sin haber diligenciado las casillas obligatorias de acuerdo con el tipo de cliente. De esta forma no se puede generar el número de formulario. Por páginas se puede seleccionar la hoja a diligenciar y por secciones escoger una sección específica. -10-

11 La barra flotante ubicada en la parte inferior izquierda permite seleccionar la acción que se requiera ejecutar así. -11-

12 Borrador: Una vez diligenciado el documento, se selecciona esta opción para guardar temporalmente la información registrada en el formulario. Al momento de guardar, se muestra automáticamente el número de formulario asignado. Esta acción es necesaria para continuar con el proceso de inscripción. Enviar: permite remitir la información de solicitud de inscripción a la DIAN. El cliente siempre debe acercarse para formalizar la inscripción con el formulario impreso o el número de este. PDF: se puede generar el formulario de inscripción en formato PDF, e imprimirlo con la leyenda "EN TRAMITE DOCUMENTO SIN COSTO". Salir: se cierra la sesión, por lo tanto la información registrada debe ser guardada antes, para evitar perderla. Diligenciamiento de casillas Al ubicar el cursor sobre cada casilla se presenta la opción de Ayuda. Haciendo clic sobre ésta se pueden visualizar las condiciones y requerimientos para su diligenciamiento, además de seleccionar o digitar su contenido. La ayuda permite realizar búsquedas de contenidos por código o por nombre dependiendo del campo que se diligencie. -12-

13 El procedimiento para diligenciar el contenido de cada casilla es el mismo. En algunos casos la información debe ser digitada por el usuario, como es el caso del documento de identificación. Ejemplo: Para seleccionar el tipo de contribuyente se despliega la ventana de ayuda, se pulsa el vínculo Elija un valor para tipo de contribuyente y se selecciona la opción requerida. A continuación se presentan algunas particularidades en el diligenciamiento de la primera hoja del formulario de inscripción. Si se trata de la inscripción de una Persona Jurídica, las casillas 25 a 34 se deshabilitaran y únicamente se diligencia el formulario a partir de la casilla 35 (razón social). Para personas naturales o sucesiones ilíquidas ocurrirá lo contrario. Número de Identificación Una vez seleccionado el tipo de documento se registra el número de identificación y se presiona la ayuda de esta casilla. Inmediatamente se presenta la ventana de información de Persona Fuente Confiable, que se utiliza para mostrar al usuario la información relacionada con nombres y apellidos que figuran en la Registraduría Nacional, asociados al número del documento digitado. De esta forma, y si el usuario está de acuerdo, se debe seleccionar una de las opciones de nombres y apellidos, o en caso contrario presionar el vínculo Nuevo Cliente para activar los campos respectivos (Apellidos, Nombres) e incluir la información. -13-

14 Fecha expedición Para ingresar la Fecha de expedición o cualquier otra fecha del formulario, se da doble clic en la casilla correspondiente para que se presente la ventana de edición de fechas. A través de ésta se puede seleccionar el año, mes y día en que fue expedido el documento de identificación. -14-

15 Lugar de expedición Cuando el documento de identificación haya sido expedido en Colombia, automáticamente se registra el código y nombre en la casilla País. Si el documento de identificación fue expedido en lugar diferente a Colombia, pulsando la ayuda, se diligencia el lugar de expedición. La búsqueda de lugares se puede realizar por el código o por parte de su nombre. En la ventana de ayuda, en el campo Buscar se escribe el parámetro y se oprime Buscar. Enseguida se presenta el resultado de la búsqueda y la posibilidad de seleccionar la opción respectiva. Para las casillas 29 Departamento y 30 Ciudad/Municipio, se realiza el mismo procedimiento. Si el documento de identificación fue expedido en un país diferente a Colombia, esta última casilla no se diligencia. Razón Social Si la inscripción es para una persona jurídica, sobre la casilla 35 Razón social se despliega la pestaña de ayuda y se pulsa la opción Elija un valor para persona fuente confiable. En el evento de no mostrarse información o no estar de acuerdo con lo presentado, se pulsa el vínculo Nuevo cliente y se habilita la casilla para su diligenciamiento. -15-

16 Nombre Comercial y Sigla Cuando se realizan actividades mercantiles y se tiene nombre comercial y/o sigla, estas se deben registrar en las casillas 36 y 37 respectivamente. Ubicación En la sección Ubicación se registra la información correspondiente a las casillas 38 País, 39 Departamento y 40 Ciudad/municipio, para cada una se despliega la pestaña de ayuda y se pulsa la opción respectiva. Las dos últimas casillas estarán deshabilitadas al seleccionar un país diferente Colombia, siempre y cuando la inscripción sea para persona natural residente en el exterior. Para registrar la dirección, se pulsa doble clic en la casilla 41 Dirección y se muestra la ventana Generador de Direcciones. Si en la casilla 38 País, se selecciona una opción diferente a Colombia, se permite ingresar la dirección sin activar dicho generador. -16-

17 El Generador de Direcciones es la herramienta que la DIAN ha diseñado para hacer más sencilla la inclusión de direcciones y reducir la probabilidad de error. Cada dirección reportada por los usuarios es convertida por la DIAN en un código que permite ser gestionado posteriormente. Tal como lo muestra la siguiente imagen, se debe ir construyendo la dirección en el orden debido. Por ejemplo: para informar la dirección kilómetro 3 vereda la miranda, se debe oprimir primero el botón Kilómetro, luego el dígito 3 y en seguida el botón Vereda. Mientras se van oprimiendo las diferentes nomenclaturas, en la parte superior (Dirección) se presenta la dirección como es incluida por el usuario, y en la parte inferior como es codificada por la DIAN. -17-

18 Para el nombre de la vereda o de cualquier otra nomenclatura, el generador va presentando la opción de digitarlo. Es necesario, cuando se selecciona una nomenclatura, definir si tiene nombre o no para poder continuar. Finalizada la inclusión de la dirección se pulsa el botón Dirección completa, y automáticamente se registra la información en la casilla Dirección. -18-

19 Responsabilidades Para la casilla 53 Responsabilidades se despliega la pestaña de ayuda en cada uno de los ítems y se pulsa la opción Elija un valor para Responsabilidades. De este modo se despliega el listado de responsabilidades para que se seleccione la opción respectiva. En el evento de tener la responsabilidad 10 de Usuario Aduanero, se habilita la casilla 54 Código, para registrar la calidad respectiva. Registrada la información de la primera hoja, la inscripción se guarda pulsando la opción de Borrador. Automáticamente se asigna un número de formulario. -19-

20 Para avanzar a las siguientes páginas se debe utilizar el botón de navegación de la barra flotante. Enviar la Solicitud de Inscripción Diligenciada la información necesaria en la solicitud de inscripción, se pulsa el botón Borrador para visualizar nuevamente el número de formulario asignado. Para que la información ingrese al a la base de datos de la DIAN, se pulsa el botón Enviar. Se debe confirmar el envío; si se pulsa la opción SI la información registrada queda enviada y no podrá ser modificada. En caso contrario podrá realizar cualquier otro cambio hasta que la solicitud sea enviada. -20-

21 Si se acepta el envío de la inscripción, aparece mensaje informando que el documento ha sido enviado con éxito. Se puede generar la solicitud de inscripción en formato PDF pulsando el botón PDF. Se debe crear y confirmar una contraseña para posteriormente ver el documento. Esta contraseña es obligatoria para generar el documento en formato PDF, y su conformación es libre para el usuario. -21-

22 En la imagen siguiente, se define si el formulario desea ser guardado en el PC o visualizado directamente. La solicitud de inscripción en formato PDF se genera con la leyenda en marca de agua: EN TRAMITE DOCUMENTO SIN COSTO. -22-

23 -23-

24 Si se trata de una solicitud de inscripción tipo Cámara de Comercio, el formulario generado tendrá la leyenda PARA TRAMITE EN CAMARA. Para salir de la solicitud de inscripción se pulsa el botón Salir. -24-

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