LA INFORMACIÓN EXÓGENA Y LA FIRMA ELECTRÓNICA

Transcripción

1 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 15 Capítulo 3 LA INFORMACIÓN EXÓGENA Y LA FIRMA ELECTRÓNICA La firma electrónica, es la entrada a los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, para sus clientes y usuarios, permitiéndoles el acceso a un ambiente privado y poder utilizar entre otras opciones, la Presentación de información por Envío de Archivos, para cumplir con la obligación de suministrar información. El MUISCA, es algo más que un proyecto informático, es un modelo de gestión de ingresos y recursos, integral e integrados que obliga a agilizar y simplificar los procedimientos usados hasta ahora y que la implantación del mismo supone una reingeniería organizativa y de procesos que redunda en beneficios de la administración en múltiples aspectos que inciden, tanto en la detección y reducción del fraude fiscal, como en la modernización y racionalización de los procesos administrativos y disminución del gasto burocrático. El desarrollo de la política de fortalecimiento del servicio la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, pone a disposición de los clientes la firma electrónica, con el fin de facilitarle el cumplimiento de las obligaciones fiscales formales. El mecanismo de firma electrónica dispuesto por la U.A.E.DIAN, facilita la presentación electrónica de declaraciones o información, como quiera que sustituye para todos los efectos la firma autógrafa de la persona natural que cumple a nombre propio o de terceros la obligación de presentar la declaración o la información a través de los servicios informáticos electrónicos. Con este mecanismo, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores, obligados a informar, usuarios aduaneros y en general los clientes de la DIAN, pueden realizar los trámites autorizados sin efectuar desplazamientos, optimizando su tiempo y recursos con la ventaja de presentar la información y formularios habilitados con seguridad y confianza toda vez que el uso del mismo permite garantizar la identidad del firmante y la integridad del texto o mensaje enviado. Con lo anterior, también la entidad enmarca sus procesos dentro de los lineamientos de la Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites) referida a la simplificación de trámites ante las autoridades públicas. A QUIENES LES INTERESA: La firma electrónica aplica exclusivamente para la utilización de los servicios informáticos electrónicos que ponga a disposición de los clientes la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y le permite al suscriptor utilizar los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, para la presentación virtual de formularios y presentación de información por envío de archivos.

2 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 16 DESTINATARIOS DEL SERVICIO: Los servicios informáticos electrónicos de la DIAN están disponibles para los obligados, según lo establece la Resolución de 2011, que amplio las firmas electrónicas a otros contribuyentes y responsables de declarar, al igual que a los obligados a suministrar información en formatos o archivos.xml. La DIAN asigna la firma electrónica, a las personas naturales que actúen a nombre propio y/o de terceros a quienes representan o por las cuales actúen. Los destinatarios de este mecanismo, serán los suscriptores que deban presentar a nombre propio o en representación de los obligados a que hace referencia el artículo 1º de la Resolución de 09 de diciembre de 2011, en concordancia con la Resolución de 03 de noviembre de 2016, las declaraciones tributarias señaladas en los Decretos de plazos, al igual que los obligados a presentar información exógena por envío de archivos a que se refieren las resoluciones de obligados a suministrar información periódicamente; además, se podrán presentar utilizando el mecanismo que se menciona, la información por envío de archivos en materia aduanera, cambiaria, precios de transferencia y obligados a suministrar información, por controles técnicos a la actividad productora de renta del artículo del Estatuto Tributario y por relevancia tributaria. Igualmente, los suscriptores que actúan a nombre del declarante de la Declaración para la Finalización de los Sistemas Especiales de Importación Exportación o del intermediario de tráfico postal y envíos urgentes para la Declaración Consolidada de Pagos. CÓMO SE UTILIZA: Agotado el procedimiento de emisión y activación de la firma electrónica prevista en la Resolución de 03 de noviembre de 2016, el suscriptor podrá utilizar los servicios de presentación virtual de formularios y presentación de información por envío de archivos, firmando electrónicamente los formularios autorizados o documentos inherentes al respectivo servicio. Utilizando la firma electrónica, en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el usuario desde su computador puede acceder al portal de la DIAN y seleccionar el respectivo servicio, por ejemplo "Presentación virtual de documentos" o "Presentación de información por envío de archivos". NORMAS RELACIONADAS:

3 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 17 Decreto No de 2005 de diciembre de 2005, modificatorio del Decreto 408 de 2001, que reglamenta la declaración electrónica prevista en el artículo del Estatuto Tributario. Resolución No de diciembre 27 de 2005, reglamentaria de los mecanismos para la utilización de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN. Resolución No de diciembre 28 de 2005, por la cual se señalan algunos contribuyentes, responsables y agentes de retención que deben presentar las declaraciones y diligenciar los recibos de pago de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y de las retenciones en la fuente, a través de los servicios informáticos electrónicos. Resolución de 2005, modifica la Resolución 4240 que contempla la asignación de clave electrónica confidencial podrá asignarse mediante el mecanismo de firma y certificación digital. Resolución de 30 de diciembre de 2005 de la Superintendencia de Industria y Comercio, por la cual se autoriza a la U.A.E. DIAN como una entidad de certificación cerrada. Resolución de febrero 1 de 2006, Por la cual se establecen medidas de transición para el cumplimiento del deber formal de declarar a través de los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Resolución de enero 30 de 2006, Por la cual se modifica parcialmente la resolución de Resolución 1336 de 16 de febrero de 2010, por la cual se señalan los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros que deben presentar en forma virtual las declaraciones y diligenciar los recibos de pago de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de los Servicios Informáticos Electrónicos. Esta Resolución de 16 de febrero de 2010, va a perdió su vigencia desde el y fue reemplazada por la Resolución de 09 de diciembre de Debido al gran número de resoluciones reglamentarias, donde no era claro, quien estaba obligado a declarar o informar utilizando el mecanismo digital y así cumplir obligaciones formales, con la firma digital, la U.A.E. DIAN, el 09 de diciembre de 2011, expidió la Resolución 12761, donde se señalan los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros que deben presentar en forma virtual las declaraciones y diligenciar los recibos de pago de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales a través de los Servicios Informáticos Electrónicos.

4 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 18 Es importante aclarar, que con la expedición de la Resolución de 2011, modificada parcialmente Resolución de 28 de febrero de 2012, se liga la obligación de suministrar información exógena en forma virtual con la obligación de presentar declaraciones tributarias a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN y se unifica los obligados a tener firma digital derogando todas las resoluciones anteriores sobre este tema, por eso a continuación se incluye las citadas resoluciones, que están y estarán vigentes en el futuro y así tener certeza de los obligados a cumplir obligaciones formarles en forma virtual respaldados con firmas digitales y evitar que le den declaraciones como no presentadas. RESOLUCIÓN DE 09 DE DICIEMBRE DE 2011 Por la cual se señalan los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros y demás obligados, que deben presentar las declaraciones y diligenciar los recibos de pago a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales EL DIRECTOR GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES En uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren el numeral 12 del artículo 6 del Decreto 4048 de 2008 y el artículo del Estatuto Tributario, y CONSIDERANDO Que corresponde al Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales señalar las personas jurídicas, naturales y las asimiladas de unas y otras, que deben presentar en forma virtual las declaraciones y diligenciar los recibos de pago a través de los servicios informáticos electrónicos, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital. RESUELVE ARTÍCULO 1. Obligados a presentar declaraciones en forma virtual a través de los Servicios Informáticos Electrónicos. Deben presentar declaraciones y diligenciar los recibos de pago, en forma virtual a través de los Servicios Informáticos

5 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 19 Electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los contribuyentes, responsables, agentes de retención y usuarios aduaneros señalados a continuación: 1. Los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y demás declarantes calificados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como Grandes Contribuyentes, 2. Las entidades no contribuyentes señaladas en los artículos 23-1 y 23-2 del Estatuto Tributario, 3. Los usuarios aduaneros clasificados con alguna de las siguientes calidades, a excepción de las personas naturales inscritas en el Registro Único Tributario como importadoras: a) Aeropuerto de servicio público o privado b) Agencias de Aduanas c) Agente de carga internacional d) Agente marítimo e) Almacén General de Depósito f) Comercializadora Internacional (C.I.) g)depósito público o privado habilitado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales con carácter permanente h)exportador i) Importador j) Intermediario de tráfico postal y envíos urgentes k) Operador de transporte multimodal l) Operador Económico Autorizado m) Titular de puertos y muelles de servicio público o privado n) Transportador Aéreo, Marítimo o Terrestre de los Regímenes de Importación y/o Exportación ñ) Transportista nacional operaciones de tránsito aduanero o) Usuarios de zonas francas permanentes y permanentes especiales p) Usuario aduanero permanente q) Usuario altamente exportador r) Usuarios de programas especiales de exportación PEX s) Usuarios sistemas especiales importación exportación, y t) Los demás usuarios aduaneros que para actuar requieran autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 4. Los Notarios, 5. Los Consorcios y Uniones Temporales, 6. Los intermediarios del mercado cambiario, los concesionarios de servicios de correos que presten servicios financieros de correos y los titulares de cuentas

6 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 20 corrientes de compensación que deban presentar la información cambiaria y de endeudamiento externo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, 7. Los obligados a facturar que opten por expedir factura electrónica, 8. Los funcionarios de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN que deban cumplir con el deber de declarar, 9. Los autorizados y concesionados para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas a nivel nacional, 10. Los solicitantes para operar juegos promocionales y rifas, que tengan la calidad de juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, 11. Los obligados a suministrar información exógena de acuerdo con las resoluciones proferidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 12. Las personas jurídicas obligadas a presentar la declaración de retención en la fuente, 13. Los obligados a presentar declaraciones informativas, individual y consolidada de precios de transferencia, 14. Los representantes, revisores fiscales y contadores de los obligados a presentar las declaraciones de manera virtual señalados en los numerales anteriores. Parágrafo 1. Los contribuyentes, responsables, agentes de retención, usuarios aduaneros y demás obligados señalados en la presente Resolución deberán presentar las declaraciones a través de los Servicios Informáticos Electrónicos, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, independientemente que con posterioridad pierdan la calidad o condición por la cual fueron obligados. El pago se podrá realizar electrónicamente a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN, o con recibos litográficos ante las entidades autorizadas para recaudar.. Parágrafo 2. Las personas naturales residentes en el exterior que no se encuentren señaladas en el presente artículo, podrán presentar sus declaraciones, a través de los Servicios Informáticos Electrónicos haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital. ARTÍCULO 2. Inicio de la obligación. Los nuevos obligados señalados en el artículo 1 de la presente Resolución, deberán presentar en lo sucesivo sus declaraciones a través de los Servicios Informáticos Electrónicos de la Dirección de

7 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 21 Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital, a partir del primero (1º) de marzo de Quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución están obligados a presentar sus declaraciones de manera virtual, deben continuar haciéndolo de esta forma. ARTÍCULO 3. Inicio de la obligación para los contribuyentes, responsables, agentes de retención, usuarios aduaneros y demás obligados que la adquieran con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución. Quienes adquieran la obligación con posterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente resolución, deberán presentar sus declaraciones a través de los servicios informáticos electrónicos, haciendo uso del mecanismo de firma respaldado con certificado digital emitido por la DIAN, a partir de las obligaciones que surjan el mes siguiente a: 1. La calificación como Gran Contribuyente, 2. La inscripción en el Registro Único Tributario de aquellas entidades no contribuyentes, señaladas en los artículos 23-1 o 23-2 del Estatuto Tributario, 3. La adquisición de cualquiera de las calidades de usuario aduanero, contempladas en el numeral 3 del artículo 1 de la presente Resolución, 4. La fecha de posesión como Notario, 5. La inscripción en el Registro Único Tributario del Consorcio o Unión Temporal, 6. El vencimiento del plazo para la presentación de la información cambiaria y de endeudamiento externo a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, 7. La adopción del sistema de factura electrónica, 8. La fecha de posesión como funcionario de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 9. La fecha que señale el contrato de concesión como inicio para operar los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional, 10. La fecha límite de plazo, para cumplir con la obligación de suministrar información exógena, de acuerdo a las resoluciones que profiere la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 11. El período en el cual practique retención en la fuente, 12. La fecha en que nace la obligación de aplicar el régimen de precios de transferencia, 13. La fecha de la inscripción o actualización del Registro Único Tributario en calidad de representante legal, revisor fiscal o contador. Parágrafo. Los solicitantes de juegos promocionales y rifas, explotados por entidades públicas del nivel nacional, deberán gestionar la expedición del mecanismo de firma respaldado con certificado digital y presentar las declaraciones, una vez el ente autorizador les indique la fecha en que deben declarar y pagar los derechos de explotación y gastos de administración.

8 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 22 ARTÍCULO 4. Procedimiento previo a la presentación de las declaraciones a través de los Servicios Informáticos Electrónicos. Los nuevos obligados a presentar las declaraciones a través de los servicios informáticos electrónicos haciendo uso del mecanismo de firma digital emitido por la DIAN, deberán realizar en forma previa el siguiente procedimiento: a. Las personas naturales y jurídicas, y sus asimiladas, deben actualizar el Registro Único Tributario, incluyendo al representante legal, al revisor fiscal o contador público, a quienes se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital. b. El representante legal, el revisor fiscal y el contador público, deberán inscribir o actualizar su Registro Único Tributario incluyendo la responsabilidad 22: Obligados a cumplir deberes formales por terceros, e informar su correo electrónico para que la Entidad le envíe los códigos de autorización y puedan descargar el mecanismo digital, en el evento que la emisión o renovación haya sido de manera presencial. c. Solicitar la emisión o renovación del Mecanismo de Firma con Certificado Digital, si no lo poseen, ante las Direcciones Seccionales de Impuestos o de Impuestos y Aduanas, personalmente o a través de apoderado debidamente facultado o por interpuesta persona con autorización autenticada, indicando expresamente el nombre de la persona a quien se le hará entrega del mecanismo de firma digital. d. Las personas naturales que se encuentren residenciadas en el exterior que opten por presentar sus declaraciones de manera virtual, podrán solicitar la emisión del mecanismo digital a través del correo electrónico al buzón rutextranjeros@dian.gov.co habilitado para tal efecto y por medio de éste se enviará el documento formalizado. Parágrafo. El mecanismo para firma respaldado con certificado digital, se asigna a la persona natural que a nombre propio o en representación del contribuyente, responsable, o declarante, deba cumplir con el deber formal de declarar, quien para tales efectos tiene la calidad de suscriptor, en las condiciones y con los procedimientos señalados en la Resolución de diciembre 27 de 2005, o la que la modifique o sustituya, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. ARTÍCULO 5. Para efectos de lo dispuesto en la presente Resolución, el obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual, deberá prever con suficiente antelación el adecuado funcionamiento de los medios requeridos para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones. En ningún caso constituirán causales de justificación de la extemporaneidad en la presentación de las declaraciones:

9 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 23 Los daños en los sistemas, conexiones y/o equipos informáticos del declarante. Los daños en el mecanismo de firma con certificado digital. El olvido de las claves asociadas al mismo, por quienes deben cumplir el deber formal de declarar. El no agotar los procedimientos previos a la presentación de la declaración, como el trámite de Inscripción o actualización en el Registro Único Tributario y/o de la activación del mecanismo de firma digital o asignación de un nuevo mecanismo de firma amparado con certificado digital, u obtención de la clave secreta por quienes deben cumplir con la obligación de declarar en forma virtual o la solicitud de cambio o asignación con una antelación inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento. ARTICULO 6. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial las Resoluciones 1336 del 16 de febrero de 2010, del 24 de diciembre de 2010 y 4047 de abril 6 de PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en Bogotá D. C., a los nueve días del mes de diciembre de 2011 JUAN RICARDO ORTEGA LÓPEZ Director General Con la expedición de la Resolución de 3 de noviembre de 2016 se cambia la firma digital por la firma electrónica. Es importante tener en cuenta que la firma electrónica exigida por parte de la reglamentación vigente para suministrar información a la DIAN, es la del Representante Legal en el caso de las Personas Jurídicas o asimiladas y la de las Personas Naturales que actúan a nombre propio, lo cual es ratificado por las Resoluciones de 29 de octubre de 2015 y de 30 de diciembre de A continuación se detallan los obligados a informar en medios electrónicos, a la U.A.E. D.I.A.N., donde se encontrará la normatividad vigente de los artículos 623, 623-1, 623-2, sic, 624, 625 y 628, 627, 629, 631, 631-1, 260, 684-2, del Estatuto Tributario y el artículo 58 de la Ley 863 de 2003, con sus resoluciones reglamentarias,

10 LA INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA DIAN 24 la Resolución de 31 de octubre de 2014, con sus Títulos para cada sujeto pasivo de la obligación de informar, para el año gravable 2014, la Resolución de 31 de octubre de 2014, modificada con las Resoluciones de 2014, de 2015 y de 29 de octubre de 2015 con sus Títulos para los obligados a informar, por el año gravable 2015 y la Resolución de 29 de octubre de 2015, modificada con la Resolución de 30 de diciembre de 2016, para el año gravable 2016.