ALERTRAN 4 MODULO COBRADORES

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Asunción Maestre Vera
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1 ALERTRAN 4 MODULO COBRADORES

2 Código: Versión: 1.0 Fecha: 17/02/2005 Confidencial ALERTRAN 4 ALERCE Edita: ALERCE Registro de la Propiedad Intelectual 1398 de Reservados todos los derechos. No está permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Si dicha reproducción fuera autorizada y realizada, el usuario se compromete a devolver este material al finalizar la correspondiente 2

No está permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier

3 licencia de uso, una vez requerida por ALERCE y sin ningún cargo para ésta. ALERTRAN 4 3

4 ÍNDICE DE CONTENIDOS ÍNDICE DE CONTENIDOS COBRADORES PROCESOS Asignación de cobros Control de Cobros CONSULTAS Cobros/Facturas LISTADOS Inventario de Cobros Cobros de Ventanilla Facturas Cobrador Reimpresión Hoja de Cobro MANTENIMIENTOS Cobradores Cobros

.. 10 9.3.2. Cobros de Ventanilla... 11 9.3.3. Facturas Cobrador... 12 9.3.4. Reimpresión Hoja de Cobro.

5 9. COBRADORES 9.1. PROCESOS ASIGNACIÓN DE COBROS Nos permite asignar al cobrador que seleccionemos aquellos cobros de Clientes Varios (999999) que no hayamos cobrado en el momento de la recogida o entrega y las facturas de Clientes codificados con forma de pago Cobrador. Accedemos desde Cobradores Procesos Asignación de cobros. Introducimos el código del Cobrador (Solo nos permite seleccionar cobradores de la propia plaza) al que vamos a confeccionar la Hoja de Cobros, la FECHA de la misma (adopta por defecto la del sistema), y el número de Hoja a confeccionar (nueva), o bien el número de una ya existente, pendiente de controlar, para añadirle o desasignar alguno de los cobros asignados. A partir de las consultas de la cartera de cobros, ya sean expediciones o facturas, se marcan y seleccionan los efectos a entregar al cobrador, Se pueden desasignar mediante el botón Marcar/Des. Con el botón Imprimir podemos obtener el listado de facturas y expediciones que vemos en el grid, es decir, la Hoja de Cobros. Con el botón Albarán podemos imprimir los albaranes de las expediciones a cobrar. Asignación de Cobros 5

1. ASIGNACIÓN DE COBROS Nos permite asignar al cobrador que seleccionemos aquellos cobros de Clientes Varios (999999) que no hayamos cobrado en el momento de la recogida o entrega y las facturas de

6 Asignación de Cobros _ II 6

7 CONTROL DE COBROS ALERTRAN 4 Nos permite controlar los cobros realizados por un cobrador, en relación a una determinada Hoja de Cobros. Accedemos desde Cobradores Procesos Control de cobros. Introducimos el código del Cobrador que vamos a controlar, la Hoja de Cobros, y el número de Hoja a controlar (bien por el número de la misma, bien mediante la selección de una de las que estén pendientes de controlar para el cobrador seleccionado): aparecerá la lista de todos los efectos a controlar Control de Cobros En el campo Forma Cobro de la cabecera, se selecciona Efectivo y se marcan (doble clic con el ratón o utilizando la botonera de Marcar/Desmarcar) todos los efectos que hayan sido cobradas en metálico, estableciéndose así el tipo de cobro (total) 1 y la forma de cobro (Efectivo en este caso). En el supuesto de que con un Talón o Pagaré se liquiden varios efectos a cobrar, se selecciona en el campo Forma de Cobro de la cabecera Talón ó Pagaré y se graban los datos del mismo (información de los documentos aportados: Banco, Nº de Cuenta, Vencimiento sólo para Pagaré ), marcando (doble clic con el ratón o utilizando la botonera de Marcar/Desmarcar) acto seguido los efectos cobrados con el mismo; de esta manera se establece el tipo de cobro (total) 3 y la forma de cobro (Talón o Pagaré en función de la selección realizada). Alternativamente, se puede utilizar la botonera de Situación +/-1 para cambiar la situación (Pendiente de Asignar Asignada a Cobrador Incobrable Cobrada Pasado Cargo 2 ) de los efectos a cobrar de manera individual (siempre y cuando no hayan sido marcados utilizando el otro método ). En cualquier caso, la forma de cobro se puede modificar a voluntad (en el 1 En la versión actual (v1.10), sólo se permiten cobros totales. 2 Sólo para el caso de expediciones/cobros (no para facturas). 7

pendientes de controlar para el cobrador seleccionado): aparecerá la lista de todos los efectos a controlar Control de Cobros En el campo Forma Cobro de la cabecera, se selecciona Efectivo y se

8 caso de que se seleccione Talón o Pagaré, se habilita una zona específica para que el usuario pueda introducir la información, relativa al Talón o al Pagaré, pertinente). Con el botón Procesar se procede a actualizar la situación de todos los efectos y se da la Hoja por controlada, debiendo introducir le importe total cobrado para certificar la corrección de los datos introducidos. Si quedasen efectos por cobrar, el programa propone que estos se integren en una nueva Hoja de Cobros o en la última ya existente. Acto seguido y automáticamente se obtiene el listado de la Hoja Controlada. 8

Con el botón Procesar se procede a actualizar la situación de todos los efectos y se da la Hoja por controlada, debiendo introducir le importe total

9 9.2. CONSULTAS COBROS/FACTURAS ALERTRAN 4 En esta consulta obtenemos, seleccionando por Situación, Cobrador y por un rango de Fechas, el listado de las expediciones y facturas que cumplan las condiciones de la selección. Accedemos desde Cobradores Consultas Cobros/Facturas. Cobros/Facturas Plaza: Código de la plaza en la que nos encontramos. Situación: Situación en la que se encuentran las facturas. Cobrador: Código y nombre del cobrador. Fecha Desde/ Hasta: Rango de fachas desde/ hasta. Serie: Serie de facturación. Factura/ Exp: Número de factura/ expedición. Cliente: Código del cliente. Nombre: Nombre del cliente. Dirección: Dirección del cliente. Total: Importe total a cobrar. Pendiente: Importe pendiente de cobrar. Tipo cobro: Tipo de cobro. Forma cobro: Forma de cobro. Nº documento: Número de identificación del documento. Banco: Código y número de cuenta del banco. Vencimiento: Fecha de vencimiento. 9

selección. Accedemos desde Cobradores Consultas Cobros/Facturas. Cobros/Facturas Plaza: Código de la plaza en la que nos encontramos. Situación: Situación en la que se encuentran las facturas.

10 9.3. LISTADOS INVENTARIO DE COBROS ALERTRAN 4 Este programa nos permite obtener, por pantalla o por impresora, el Inventario de Cobros, pudiéndose aprovechar su emisión para limpiar la cartera de efectos ya cobrados. Se recomienda la obtención y borrado de forma regular de los efectos cobrados con una antigüedad de seis meses. Accedemos desde Cobradores Listados Inventario de Cobros. Inventario de Cobros Listado del Inventario de Cobros 10

de Cobros, pudiéndose aprovechar su emisión para limpiar la cartera de efectos ya cobrados.

11 COBROS DE VENTANILLA Este programa nos permite obtener, por pantalla y por impresora, un listado de los Cobros de Ventanilla. Accedemos desde Cobradores Listados Cobros de Ventanilla. Cobros de Ventanilla 11

12 FACTURAS COBRADOR Nos permite obtener, por pantalla y por impresora, filtrando por Fecha, Situación y Cobrador, la emisión de Facturas de Cobrador. Accedemos desde Cobradores Listados Facturas Cobrador. Facturas Cobrador Listado de Facturas Cobrador 12

13 REIMPRESIÓN HOJA DE COBRO Se obtiene un listado de una hoja de cobro que ya ha sido controlada. Accedemos desde Cobradores Listados Reimpresión Hoja de Cobro. Reimpresión Hoja de Cobro 13

14 9.4. MANTENIMIENTOS COBRADORES Este programa nos permite la introducción de los datos identificativos de los cobradores en la tabla Cobradores. Es muy importante especificar su actividad como Cobrador. Accedemos desde Cobradores Mantenimientos Cobradores. Mantenimiento de Cobradores/Datos Generales Código Repartidor: Código asignado al repartidor / recogedor (campo obligatorio) Nombre Repartidor: Nombre repartidor /recogedor Dirección Repartidor: Domicilio del repartidor / recogedor Población Repartidor: Población del repartidor / recogedor Identificación G.S.M: Número identificación G.S.M Teléfono: Teléfono del repartidor / recogedor NIF Repartidor: NIF del repartidor / recogedor Propio / Ajeno: Indicamos si el repartidor / recogedor trabaja por cuenta propia o ajena. Actividad: Seleccionamos cobrador Sector: Multiselección Sector / Actividad Código Jefe de Trafico: Código Jefe de Trafico 14

Mantenimiento de Cobradores/Datos Generales Código Repartidor: Código asignado al repartidor / recogedor (campo obligatorio) Nombre Repartidor: Nombre repartidor /recogedor Dirección Repartidor:

15 En esta pestaña indicamos los datos para la liquidación de cobradores. Mantenimiento de Cobradores/Recogidas_Repartos Tipo Kilo Liquidación: Tipo Kilo Liquidación en recogidas / reparto. Ver tabla Fijo Día: Importe fijo de recogidas / repartos diarios Fijo Período: Importe fijo de recogidas / repartos por período. Mínimo Diario. Importe mínimo de recogidas / repartos diarios Máximo Diario: Importe máximo de recogidas / repartos diarios Mínimo Período: Importe mínimo de recogidas / repartos por período Máximo Período: Importe máximo de recogidas / repartos por período Tipo Cálculo Liquidación. Tipo cálculo liquidación en recogidas / reparto. Ver tabla Código Contable: Código en contabilidad de este repartidor Porcentaje Seguro: % a aplicar sobre el seguro Mínimo Kilómetros: Mínimo kilómetros exigido para ese repartidor/recogedor Conversión Metro Volumen: Tarifa de conversión de volumen a kilos a aplicar a este repartidor Tarifa Recogida: Indicamos el numero de tarifa de recogida Tarifa Reparto: Indicamos el numero de tarifa de reparto Tipo Liquidación: Indicamos si la liquidación es conjunta o separada. Ver tabla 15

Importe mínimo de recogidas / repartos diarios Máximo Diario: Importe máximo de recogidas / repartos diarios Mínimo Período: Importe mínimo de recogidas / repartos por período Máximo Período: Importe

16 En esta pestaña indicamos los datos de proveedor al que pertenece el cobrador. Mantenimiento de Cobradores/Proveedor En esta pestaña indicamos los datos generales del vehículo habitual del cobrador. Mantenimiento de Cobradores/Vehículo 16

17 COBROS ALERTRAN 4 Este programa nos permite la introducción, modificación o baja de forma manual de expediciones pendientes de cobro, procedentes de otras plazas o de la misma plaza pero no tratadas por el sistema. Se accede desde Cobradores Mantenimientos Cobros. Mantenimiento de Cobros 17

o baja de forma manual de expediciones pendientes de cobro, procedentes de

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