CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REGIONAL DE ANTOFAGASTA. Informe Final Hospital Regional de Antofagasta

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA REGIONAL DE ANTOFAGASTA Informe Final Hospital Regional de Antofagasta Fecha : 31 de diciembre de 2010 N Informe : 41 / 2010

2 C.E /2010 REMITE INFORME FINAL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS INGRESOS DE OPERACIÓN GENERADOS POR EL HOSPITAL DR. LEONARDO GUZMÁN DE ANTOFAGASTA. ANTOFAGASTA, N La Contralor Regional de Antofagasta, cumple con remitir a Ud., debidamente aprobado, el informe final N 41 de 2010, con el resultado del examen practicado a la materia señalada en el epígrafe. Saluda atentamente a Ud., VIRGINIA GODOY CORTES Contralora Regional Antofagasta Contraloría General de la República AL SEÑOR DIRECTOR DEL HOSPITAL REGIONAL DE ANTOFAGASTA PRESENTE Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofaga ta@contraloria.cl

3 C.E /2010 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS INGRESOS DE OPERACIÓN GENERADOS POR EL HOSPITAL DR. LEONARDO GUZMÁN DE ANTOFAGASTA. ANTOFAGASTA, N ' La Contralor Regional de Antofagasta, cumple con remitir a Ud., debidamente aprobado, una copia del informe final N 41 de 2010, con el resultado del examen practicado a la materia señalada en el epígrafe, para su conocimiento y fines pertinentes. Saluda atentamente a Ud., VIRGINIA GODOY CORTES Contralora Regional Antofagasta Contraloría General de la República AL SEÑOR DIRECTOR DEL SERVICIO DE SALUD ANTOFAGASTA PRESENTE Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloriati

4 C.E /2010 REMITE COPIA DEL INFORME FINAL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS INGRESOS DE OPERACIÓN GENERADOS POR EL HOSPITAL DR. LEONARDO GUZMÁN DE ANTOFAGASTA. ANTOFAGASTA, N La Contralor Regional de Antofagasta, cumple con remitir a Ud., debidamente aprobado, una copia del informe final N 41 de 2010, con el resultado del examen practicado a la materia señalada en el epígrafe, para su conocimiento y fines pertinentes. Saluda atentamente a Ud., VIRGINIA GODOY CORTES Contra/ora Regional Antofagasta Con habría General de la República A LA SEÑORA JEFA DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA HOSPITAL REGIONAL DE ANTOFAGASTA PRESENTE Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloriati

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORME FINAL SOBRE EXAMEN DE CUENTAS A LOS INGRESOS DE OPERACIÓN GENERADOS POR EL HOSPITAL DR. LEONARDO GUZMÁN DE ANTOFAGASTA ANTOFAGASTA, 3 1 D I C 2010 En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría Regional y conforme con las facultades establecidas en la ley N , sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se practicó una auditoría en el Hospital Leonardo Guzmán de Antofagasta sobre los ingresos de operación generados por la entidad durante el primer semestre del año 2010, sin perjuicio del examen practicado a operaciones de años anteriores. OBJETIVO La auditoría tuvo como finalidad verificar la correcta percepción, contabilización y depósito de los ingresos operacionales obtenidos por el establecimiento asistencial por concepto de prestaciones médico asistenciales y por los convenios suscritos con terceros, de conformidad con la normativa legal vigente. METODOLOGÍA El examen se efectuó sobre la base de los principios, normas y procedimientos de control aprobados por este Organismo Fiscalizador e incluyó, por lo tanto. una evaluación del sistema de control interno implementado por la administración para el área en estudio, pruebas selectivas de los registros del Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE, la revisión de la documentación de sustento de los ingresos y la aplicación de otros medios técnicos que se consideraron necesarios según las circunstancias. Además, el trabajo se efectuó aplicando la Metodología de Auditoría de la Contraloría General de la República (MAC). o R IA <Z- \1-\- CONT A 14/t0FAG N ALA SEÑORA VIRGINIA GODOY CORTÉS ARIA <'cj. CONTRALOR REGIONAL DE ANTOFAGASTA '7 JEFE li'`contraloría GENERAL DE LA REPÚBLICA CONT?PRESENTE EXTE N MGS <- 4/7ÓFAGP'iV Washington 2675, Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

6 UNIVERSO Y MUESTRA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 2 Durante el período sometido a examen, el Hospital Regional de Antofagasta Dr. Leonardo Guzmán, generó recursos ascendentes a S por concepto de venta de servicios, de los cuales se examinó una muestra selectiva de $ , representativa del 31.65%. Adicionalmente, se examinaron ingresos relativos a las facturaciones correspondientes a prestaciones otorgadas por accidentes de tránsito, cubiertas por el seguro obligatorio de accidentes personales (SOAP), por un monto de S , equivalentes al 4,82% de los ingresos de operación del año 2009, los que ascendieron a S expone en anexo N 1. El detalle de las muestras analizadas, se ANTECEDENTES GENERALES El Hospital Regional Leonardo Guzmán de Antofagasta, es un centro asistencial público, que brinda atenciones de consulta de especialidades, de urgencia y de hospitalización quirúrgica y médica. La ley N , que modifica el decreto ley N 2.763, de 1979, del Ministerio de Salud, con la finalidad de establecer una nueva concepción de la Autoridad Sanitaria. distintas modalidades de gestión y fortalecer la participación ciudadana, le otorgó la calidad de establecimiento de Autogestión en Red. que en lo esencial implica la entrega de mayores atribuciones para el hospital respecto de la administración de sus recursos, y la obligación de cumplir con un conjunto de metas sobre equilibrio financiero presupuestario y gestión coordinada de acciones de salud con el resto de los establecimientos que forman parte de la red asistencial adscrita al área de influencia del Servicio de Salud Antofagasta. Mediante oficio N 2.613, de 2010, se remitió a ese servicio, con carácter confidencial, el preinforme de observaciones N 41 que contenía todas las observaciones establecidas al término de la visita, con la finalidad que la autoridad tomara conocimiento de ellas y formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran. Al respecto, mediante ordinario N 2.441, de 16 de diciembre de esa entidad solicitó mayor plazo para responder el preinforme de observaciones. el cual fue ampliado hasta el 27 de diciembre. Finalmente, el servicio dio respuesta a este Organismo de Control. mediante ordinario reservado N 17 de 2010, cuyos antecedentes y argumentos fueron considerados para la emisión del presente informe. RESULTADO DEL TRABAJO siguiente: Del examen practicado, se determinó lo I. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Evaluación de riesgos de procesos. Washington 2675, Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

7 3 El Hospital Dr. Leonardo Guzmán de Antofagasta cuenta con una unidad de auditoría interna. que durante el año en curso, efectuó dos exámenes relacionados con la materia en estudio. En efecto, en abril del presente año emitió el informe N 005, sobre auditoría al funcionamiento de control interno del área de recaudación, que entre otros, recomendó crear un "Manual de Organización Interna" con las técnicas de control y supervisión, sugirió además, la realización de arqueos sorpresivos de los valores recaudados, consolidar las recaudaciones diarias en un formulario global y regularizar las pólizas de fidelidad funcionaria para las personas que administraban fondos. Asimismo. en julio de 2010, las unidades de auditoría interna del Servicio de Salud Antofagasta y del Hospital Regional, emitieron en conjunto, los informes consolidados N s 018 y 006, respectivamente, sobre auditoría a los sistemas de control interno administrativos financieros de las áreas de recaudación y abastecimiento. En estos, en lo que interesa, señalaron debilidades de control interno como la inexistencia de fondos fijos para el manejo de sencillo en las cajas recaudadoras, reiteraron la falta de pólizas para algunos funcionarios que realizan actividades de recaudación y recomendaron implementar un sistema de verificación de cheques para minimizar la probabilidad de no cobro de los mismos, entre otras medidas. Sin embargo, a la fecha de la visita, no se habían efectuado los seguimientos a las observaciones formuladas sobre las materias aludidas precedentemente. De igual forma, la Administración del Hospital no había documentado una evaluación de riesgos de los procesos del recinto médico, ni definido una matriz de control. Al respecto, la ausencia de dicho proceso de evaluación, no permite mantener controles detectivos y preventivos que permitan mitigar la probabilidad de ocurrencia de errores relacionados con el registro, integridad, validez, presentación y valuación de la información que alimentan los estados financieros. Como respuesta a esta observación. el servicio informó que dentro de las acciones programadas del plan anual de auditoría 2011 de ese establecimiento, se considera desarrollar las actividades de seguimiento a las efectuadas en el período anterior, y de acuerdo a los requerimientos del Director del establecimiento. En relación a las debilidades detectadas por la unidad de auditoría interna, señaló que se mantiene un fondo fijo asignado mediante resolución exenta N 3.628, del 1 de julio de 2010, a todos los recaudadores que administran fondos. y las pólizas de fidelidad funcionaria de todos estos servidores fueron solicitadas al Jefe de Personal, según consta en memorando N 268, de 20 de diciembre de 2010, de la Jefa de Recaudación y Cobranzas. Respecto de la verificación de cheques indicó que actualmente se mantiene vigente un convenio con la empresa ORSAN Ltda., el que fue formalizado mediante resolución exenta N 153, de 15 de enero de 1997, que acompañó. Advirtió finalmente, que en relación con la evaluación de riesgos se procederá a implantar como práctica habitual a los dueños e los procesos críticos del centro hospitalario, el levantamiento de matrices de Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

8 4 riesgos o actualización de las ya existentes y el tratamiento de los riesgos tanto en el ámbito clínico como administrativo. Al respecto, este Organismo de Control verificará la ejecución de estas medidas administrativas en futuras fiscalizaciones. 2. Ingreso de pacientes. Sobre el procedimiento de atención a pacientes en la Unidad de Urgencia del recinto hospitalario, éste se efectúa a través de una sección (Ventanilla) habilitada para tal efecto, en la que, previa presentación de la cédula de identidad del paciente, es verificada su calidad previsional en la página electrónica del Fondo Nacional de Salud (FONASA), emitiéndose el formulario denominado "Dato de Atención de Urgencia" (DAU), documento necesario para realizar ulteriormente la prestación médica. Luego de la admisión, se otorga la atención médica, de la que derivan las anotaciones pertinentes en el DAU. Con este documento, el paciente se dirige a recaudación para pagar o pactar - por medio de pagaré -, según su previsión, el tramo y disponibilidad de dinero, los valores que deriven de la prestación. Sobre el particular, se observó que finalizada la atención médica del paciente, el paramédico junto con éste, acuden a la oficina de digitación, sección donde se ingresaron todas las prestaciones realizadas. entre otras, exámenes, insumos y medicamentos, entregándole dos copias del formulario DAU ya valorizado a la persona que se atendió. Posteriormente, el paciente debe dirigirse a pagar a la caja de la Unidad de Urgencia, ubicada físicamente al lado de su acceso principal, momento en el cual, según validación efectuada a la fecha de la visita. noviembre de 2010, se detectó que algunas personas atendidas se retiran del centro hospitalario sin efectuar el pago por la prestación. De lo observado precedentemente se citaron los siguientes casos a modo de ejemplo: FECHA INGRESO N FOLIO PREVISIÓN SEGÚN SISTEMA NOMBRE MONTO SEGÚN PROGRAMA S MONTO COBRADO S CAJA BOLETA SERVICIO N Particular Damaris Garrido Jara _950 No Registrado No Registrado Fonasa C Jackeline Fuentes Cepeda No Registrado No Registrado Fonasa C Glenda Arrieta Silva No Registrado No Registrado Fonasa D Claudio Araya Araya No Registrado No Registrado Fonasa D Guillermo Díaz Carmona No Registrado No Registrado Fonasa C Nancy Tapia Contreras No Registrado No Registrado Particular Lorenzo Reyes Morales No Registrado No Registrado TOTAL Lo anterior, denotaba la falta de un procedimiento que aminorara el riesgo de fugas en esta etapa del proceso del pago. En cuanto a esta observación el servicio indicó, que la jefatura actual de la Sección de Recaudación y Cobranzas contempla la incorporación de un procedimiento de control que permita disminuir las falencias s'a RF detectadas, sin embargo no acompañó detalle del mismo. JEFE -7; CONTR EXT Washington 2675, Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1 F G

9 5 Por otra parte, en relación a los casos citados, la entidad precisó que tres (3) de ellos no fueron regularizados en el sistema computacional, uno corresponde al tramo previsional A, por lo que no procede efectuar pago alguno y otros dos (2) fueron pagados en el transcurso del mes de mayo de 2010, adjuntándose como respaldo un pantallazo del Ingreso de Prestaciones, antecedente que resulta insuficiente para acreditar el ingreso por el pago de asistencias médicas. Respecto del caso correspondiente al folio N 113 no aportó antecedentes. Sobre esta materia, este Organismo de Control realizará el seguimiento correspondiente, para verificar la efectiva implementación de las medidas anunciadas por la autoridad para atender la debilidad de control interno expuesta. 3. Valorización de las cuentas de pacientes. Durante la visita se practicó una evaluación sobre la aplicación del Arancel Modalidad Institucional (MAI) emitido por el Fondo Nacional de Salud (FONASA), que fija los valores a cobrar por las prestaciones. aprobado por resolución exenta N 39, de 25 de enero de 2010, de la Subsecretaría de Salud Pública. Al respecto, en visita efectuada a los lugares habilitados para recaudar fondos, como por ejemplo la Caja Central y Caja de Urgencia, se comprobó que estas unidades trabajaban con una aplicación computacional del establecimiento que incluye la versión actualizada del señalado arancel, para consultar automáticamente los valores de las prestaciones del año 2010, según el ítem o código de cada una de ellas. Efectuadas algunas pruebas de validación. no se constataron diferencias en el cobro de los aranceles. Sin perjuicio de lo anterior, las citadas unidades recaudadores no disponían de la versión MAI 2010 en soporte de papel, ante eventuales situaciones de falla en la aplicación computacional, constatándose que la versión disponible para estos efectos, correspondía al MAI del período 2009, lo que pudo ocasionar errores en el proceso de valorización de las prestaciones médicas otorgadas. Asimismo. se advirtieron anotaciones ilegibles en algunos de los formularios de atención de urgencia, DAU, lo que impidió verificar la correcta valorización de las prestaciones otorgadas. A modo de ejemplo se citaron los siguientes casos: N DAU Fecha Nombre Paciente Jacqueline Fuentes Cepeda Violeta Rivera Ossandón Jorge Corona Calabacero Oscar Díaz Luza María González Reyes Sobre el particular, el servicio señaló que a fin de dar cumplimiento a lo observado, se darán instrucciones a los funcionarios mediante circulares a fin de mejorar esta debilidad de control. p R1,4 A% JEFE 5 CONTR E Conforme con lo recientemente expuesto, las validaciones pertinentes se efectuarán en futuras fiscalizaciones que practique esta Entidad de Control. Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

10 6 4. Políticas de garantías por ingreso Con el objetivo de garantizar las prestaciones médicas de los usuarios que se internan, sean estos institucionales o particulares, se les solicita un anticipo en cheque o dinero efectivo, cuyo valor o porcentaje, no está fijado formalmente. situación que dejó de manifiesto una falta de criterio uniforme que establezca la base para corroborar el cobro, dado que en la actualidad se recaudan diferentes valores, sin especificar sobre qué base está calculado dicho monto. A su vez, los valores percibidos por estas garantías. forman parte de la recaudación diaria, depositándolos al día hábil siguiente en la cuenta corriente bancaria del recinto, imputándolos a la cuenta de pasivo N "Anticipo por pagar hospitalización". Luego de realizada la prestación médica, ésta se valoriza, y si resulta mayor al monto anticipado, éste se considera como abono, cobrando al paciente la diferencia. En caso contrario, se realizan los reintegros pertinentes, para finalizar con el registro contable según corresponda. Sobre la materia. se constató que al momento de recibir las garantías por hospitalización, estas no se registraban en cuentas de orden, con el objeto de reflejar contablemente la responsabilidad por su recepción. Sobre el particular, la Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, contenida en Oficio N' , de 2005, de este Organismo de Control, establece que las operaciones que constituyan eventuales responsabilidades o derechos por compromisos y garantías que no afectan la estructura patrimonial, deben reflejarse en las cuentas o registros especiales habilitados para estos efectos. Cabe mencionar que el sistema SIGFE no considera el registro de este tipo de operaciones, sin embargo, no se advirtió que el establecimiento médico tenga establecido un registro extracontable que permita declarar, controlar e informar de dichos movimientos para dar cumplimiento a la normativa vigente (aplica Normativa Contable contenida en Oficio N , de 2006, de la Contraloría General de la República). Para esta observación, el hospital adjuntó la resolución exenta N 7.282, de 23 de diciembre de 2010, que actualiza las políticas del plan de desarrollo estratégico , de ese centro hospitalario. e incluye las políticas de procedimiento de recaudación de ingresos de operación y otros ingresos. Asimismo, señaló respecto de las garantías por hospitalización, que atendida su naturaleza y mientras no se liquiden los programas médicos respectivos, ellas constituyen derechos de terceros, y por tanto son contabilizados en la cuenta de Fondos de Terceros N "Anticipo por pagar hospitalización". Agrega que en dicha cuenta se registra en forma individualizada por paciente, por tanto existe un control de los montos de terceros ingresados y a liquidar. Al respecto, los antecedentes aportados permiten concluir que la cuenta nivel 2 N Anticipo por pagar hospitalización", contenida en la cuenta nivel 1 N "Anticipos de Clientes", es suficiente para garantizar la información y control respecto de los anticipos por prestaciones a los usuarios. No obstante. esa entidad deberá implementar un registro de apoyo extracontable para dar cumplimiento al oficio N , de de la Contraloría General de la República, cuya implementación será materia de eguimiento de parte de esta Entidad de Control. JEFE z o ECON 1/110FAGtx9 Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria,c1

11 7 5. Sección de Recaudación y Cobranzas Manual de Procedimientos. Se verificó que la sección de cobranzas no contaba con un manual de procedimientos y políticas de cobro actualizado, sancionado mediante acto administrativo. que describa las distintas actividades que debe ejecutar la citada unidad administrativa, precisando la responsabilidad y participación que recae sobre cada integrante de la misma. y los criterios o lineamientos generales que deben adoptarse para el desarrollo de sus funciones. Sobre esta materia, en la fiscalización se constató que el manual vigente data del año 2005, documento que actualmente no se aplica y no está formalizado mediante el acto administrativo pertinente. Respecto de esta observación, el establecimiento acompañó copia de la resolución exenta N de 22 de diciembre de 2010, por lo que aprobó un Manual de Organización y Procedimientos de la Unidad de Finanzas. Sin embargo. no adjuntó copia del señalado manual, lo que impide levantar la observación. Finalmente, esta Entidad de Control procederá a verificar, en próximas visitas inspectivas su efectiva aplicación Separación de funciones. No existía una adecuada segregación de funciones en la sección de cobranzas, considerando que esta unidad tiene a su cargo las funciones de devengo o registro contable de los deudores por cobrar, el cobro de pagarés, custodia de los mismos y recaudación. Dicha situación representa una debilidad de control interno. dado que el desarrollo de todas esas actividades en una sola sección, no permite prevenir o reducir el riesgo potencial de errores, irregularidades y especialmente de fraude. Al respecto. la entidad examinada indicó en su respuesta, que a partir del mes de diciembre de 2010, el procedimiento de devengo de licencias médicas y pagarés. se traspasó a la Unidad de Contabilidad. Al respecto, este Organismo de Control verificará la ejecución de esta medida administrativa en futuras fiscalizaciones Cobranzas de pagarés y facturas. El hospital contaba con un sistema manual de pagarés correlativos para aquellos pacientes institucionales y particulares que no disponen de medios económicos al momento de pagar la prestación médica, sistema aplicable tanto para los casos de urgencia, como para los de hospitalización, fijando un plazo de 30 días para que quienes se encuentren en dicha situación, regularizaran el pago íntegro o fraccionado por los servicios utilizados. A la fecha de la visita se practicó un análisis sobre las cuentas pendientes de cobro al 31 de agosto de 2010, constatando que /17RIA79,,estas ascendían a un total de $ de las cuales $ se ncontraban documentadas con pagarés, mientras que $ estaban JEFE o CO umentadas con facturas. según se observó en preinforme de acuerdo al siguiente o crey3 d ro : OF A Gc. svy i,",:v Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

12 8 PAGARÉS FACTURAS Año Monto $ Abonos $ Saldo $ Año Monto $ 1900; Sin fecha determinada Sin Fecha TOTAL TOTAL RIA JEFE /6.z CONTR EXT En lo referido al proceso de cobro de estos saldos, la actual Jefa de Recaudación informó a este Organismo de Control, mediante memorando N 240, de 4 de noviembre de 2010, que desconoce la existencia de gestiones de cobranzas realizadas por las jefaturas anteriores. Sobre el mismo tema, el jefe de la Unidad de Finanzas indicó. mediante memorando N 869, de 27 de octubre 2010, que la Sección de Recaudación y Cobranzas a la fecha de la visita, no había efectuado ninguna gestión de cobro tendiente a recuperar los valores adeudados, ni se estableció una política formal y uniforme para la determinación de la provisión de los valores incobrables, basada en la antigüedad de los compromisos impagos o en la capacidad económica del deudor. Analizados los montos cobrados, se observó que la morosidad acumulada de las cuentas por cobrar ocasionada por la falta de gestión de cobros ascendía al 53,23%, situación que dejó de manifiesto que la Sección de Recaudación y Cobranzas, no dio cumplimiento eficiente a las obligaciones propias de la unidad. Por otra parte, se constataron diferencias entre los registros de deudores de las secciones de contabilidad y recaudación y cobranzas, equivalentes a S , según el siguiente detalle: AÑO REGISTRO DIFERENCIA COBRANZAS CONTABILIDAD Facturas y Pagarés Facturas y Pagarés S S Años anteriores Sin Fecha TOTAL Lo anterior, impidió contar con información confiable que permitiera tener una seguridad razonable acerca de la integridad y Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.cl

13 9 razonabilidad del saldo de la cuenta contable, "Cuentas por cobrar recuperación de préstamos", que asciende a $ al 31 de agosto 2010, el que incluye pagarés y facturas por cobrar. Para este punto, el centro hospitalario comunicó que actualmente se utiliza un nuevo sistema automatizado de emisión y control de los pagarés. que permite mantener un registro más confiable y llevar el ordenamiento de ellos en forma correlativa. Agregó también, respecto de las cuentas pendientes de cobro, que se han implementado medidas que dicen relación con el análisis de la información disponible. la reestructuración del proceso de cobro respecto de pagarés y facturas, actualización de las políticas de cobro consignado en observación N 4 precedente y el inicio de un proceso de licitación en el Portal de Mercado Público. para la contratación de servicios de gestión de cobranzas y recaudación de cuentas por cobrar. Sin embargo, el servicio no acompañó antecedentes suficientes que permitan explicar la falta de análisis integral y la significativa diferencia observada entre los registros de las secciones de Contabilidad y Recaudación y Cobranzas. Al respecto, la entidad deberá adoptar las medidas que permitan regularizar esta diferencia, cuya efectiva implementación, junto las medidas anunciadas, será verificada por este Organismo de Control en ulteriores fiscalizaciones Clasificación de deudores incobrables. Analizada la antigüedad de los montos morosos señalados en el punto anterior, se constató que no se efectuaron y agotaron, a la fecha del análisis. todos los medios e instancias de cobro que permitan a la administración del hospital recuperar los valores adeudados por terceros. Además, no se había adoptado el procedimiento contable sobre castigo de deudores (L-07), contemplado en el Manual de Procedimientos Contables para el Sector Público, contenido en el dictamen N del año 2006, de esta Entidad Fiscalizadora, para depurar los saldos de la cuenta contable "Cuentas por cobrar recuperación de préstamos". Sobre la materia, cabe tener presente que el articulo 19 de la ley N sobre Normas Complementarias de Administración Financiera, Personal y de Incidencia Presupuestaria, faculta a las instituciones, organismos descentralizados y a las empresas del Estado, previa autorización de los Ministerios del ramo y de Hacienda, para que castiguen los créditos incobrables, siempre que se hayan contabilizado oportunamente y se encuentren prudencialmente agotados los medios de cobro. El inciso segundo de dicho precepto indica que en la misma forma. los demás servicios e instituciones del Estado podrán castigar las deudas que se estimen incobrables, siempre que hubieren sido oportunamente registradas y correspondan a ingresos propios o actividades especiales debidamente \p RIA,9<z, alificadas. JEFE qz. 8 CONT E Washington Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1 1/1/0 FA G P`9/11-

14 10 El centro hospitalario en su respuesta manifestó, que mediante análisis y estratificación de la antigüedad de la deuda. se identificó el total de los deudores morosos. Asimismo informó que continuó con la tramitación en DICOM de dichas deudas, con la finalidad de agotar los medios para el castigo de la incobrabilidad de las deudas provenientes de los períodos comprendidos entre los años 1994 al Sobre esta materia. el servicio no acompañó antecedentes sobre la adopción de los procedimientos contables aplicables en la especie, los que deberá implementar en cumplimiento de la normativa específica respectiva. Su efectiva aplicación, así como de las medidas anunciadas por la entidad, serán verificadas en un posterior seguimiento a efectuar por esta Entidad de Control. Finalmente respecto de los numerales 5.3 y 5.4 expuestos precedentemente, esa entidad deberá instruir el procedimiento disciplinario de rigor, destinado a determinar la eventual responsabilidad de los funcionarios de la Sección de Recaudación y Cobranzas y de las jefaturas correspondientes, relativas a la falta de análisis, control y gestión de cobro de los valores adeudados, y la falta de supervisión sobre la adecuada ejecución de dichos procesos. La autoridad de ese servicio, se servirá informar oportunamente a esta Entidad de Control, sobre el inicio y resultado de dicho procedimiento Custodia de pagarés y facturas por cobrar. El examen practicado permitió verificar que la custodia de estos documentos no era ejercida de manera eficiente por la sección de cobranzas, debido a la falta de orden que presentaban las instalaciones utilizadas para dicha finalidad, lo que había provocado incluso el extravío de los mismos. De la revisión practicada sobre la materia. se constató que 541 pagarés y 425 facturas, no fueron habidas físicamente en la sección de cobranzas, cuyo saldo por cobrar asciende a $ y $ , respectivamente, desconociéndose si las cuentas generadas por las correspondientes atenciones médicas originaron la emisión de garantías, o si las deudas se encontraban pagadas o permanecían pendientes de cobro. El detalle de los pagarés y facturas no encontrados por el servicio se incluyó en los anexos N 2 y 3 del preinforme de observaciones. Sobre el particular, al no existir un sistema cronológico y ordenado de archivos de los pagarés y sus respaldos. aumenta el riesgo de pérdida o extravío de dicha documentación. En relación con lo anterior, no fue posible determinar si las operaciones correspondientes a la documentación no encontrada se encontraban registradas en la contabilidad de la entidad hospitalaria. Al respecto, el servicio respondió que está en proceso el ordenamiento de los pagarés antiguos. toda vez que se implementó un sistema de archivo, registro manual y correlativo de control de tales documentos \...0R!A JEFE w CON E La entidad indicó igualmente en su respuesta que respecto de la documentación faltante, se instruyó el inicio de un sumario administrativo, mediante resolución exenta N 7.298, de 24 de diciembre 2010, para determinar eventuales responsabilidades administrativas, cuya copia adjuntó. u ri 7.. Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.ci

15 11 Las medidas adoptadas por el Hospital Regional para esta observación, serán verificadas en un futuro programa de seguimiento que practicará este Organismo de Control Digitación de los pagarés. El Sistema de Cobranzas del Hospital Regional emite el informe denominado "Pagarés con saldos", documento que entrega el listado de pagarés con montos pendientes de cobro, los que en muchos casos presentaban, según se advirtió, como fecha de emisión el registro "01/01/1900", lo que no permitió, determinar la antigüedad de tales partidas o si éstas fueron o no devengadas para su cobro posterior. En su respuesta, el servicio aludió que dicho registro se debe a una falla en el ingreso de la información, por omisión de la fecha real del documento que respalda la operación, solicitando a la Unidad de Informática, la regularización de la situación una vez identificadas las fechas exactas de los pagarés. El cumplimiento y aplicación de la medida anunciada será verificada por esta Contraloría en futuras visitas inspectivas que se practiquen en esa entidad Póliza de fidelidad funcionaria. Se verificó que los siguientes funcionarios que realizan labores de recaudación, no mantenían póliza de fidelidad funcionaria: R U T Nombre Adriana Olivares Espinoza Rosa Cortes Vega Cecilia Godoy /3- JEFE o CONTROL EXT GN Lo anterior, implica una vulneración de lo dispuesto en el artículo 68 de la ley N , sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República. y el artículo 56 del decreto ley N 1.263, de 1975, sobre Administración Financiera del Estado. Al respecto, el primero de los preceptos citados establece que "todo funcionario que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos o bienes del Estado, de cualquiera naturaleza, deberá rendir caución para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones". Respecto de esta observación, el establecimiento esgrimió los mismos argumentos planteados en la observación N 1.1 esto es, que fueron solicitadas en memorando N 268 de diciembre de 2010, dirigido al Jefe de Personal. Sobre el particular, la entidad deberá regularizar la situación a la brevedad posible, para lo cual deberá tramitar ante este Órgano de Control las propuestas de fianzas correspondientes, aspecto que será verificado en futuras validaciones. Sin perjuicio de lo anterior, la autoridad respectiva berá incoar un procedimiento disciplinario para determinar las responsabilidades Washington 2675, Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta@contralona.c1

16 12 administrativas respectivas derivadas del incumplimiento normativo expuesto, de cuyo resultado deberá informar oportunamente a esta Entidad de Control. \pria f, k JEFE CON 5.8. Timbre de recaudación. Sobre este punto, se comprobó que la Unidad de Admisión del recinto hospitalario consideraba dentro de sus procedimientos, la utilización de un timbre de recaudación, con el objeto de rubricar la documentación de atenciones médicas de los usuarios con previsión tipo A y B de FONASA. La utilización del señalado timbre, evidencia el pago o autorización de la prestación médica a un paciente, dependiendo de su clasificación previsional, labor que corresponde determinar previamente a la sección de recaudación y cobranzas. En efecto. el Manual de Procedimientos de Finanzas del centro hospitalario, en su apartado "Atención de público", dispone que la determinación de la situación financiera del deudor, es una actividad propia de la sección de cobranzas. La situación descrita denota la falta de control en la asignación de los timbres de recaudación y su uso en otras unidades, lo que eventualmente podría originar la entrega de prestaciones médicas sin el correspondiente pago, y por ende, generar un detrimento en el patrimonio de la entidad. El Hospital Regional expuso en sus descargos, que efectivamente la Unidad de Admisión mantenía timbres antiguos de recaudación, por tal motivo. una vez verificada la situación fueron retirados inmediatamente. Asimismo, reiteró a los recaudadores que es su responsabilidad el resguardo y uso del timbre, solicitándoles que de modo permanente estamparan su firma personalizada en cada documento emitido, sin acompañar documentación de sustento, Las medias anunciadas y su adecuada implementación serán verificadas por este Organismo de Control en próximas visitas inspectivas. 6. Financiero - contable Sistema de archivo de documentos contables. La Unidad de Finanzas no contaba con un sistema cronológico y ordenado de archivo de la documentación de respaldo de sus operaciones, situación que no le permite disminuir el riesgo de pérdida o extravío de antecedentes. Sobre el particular, a la fecha de la visita se observó que el sistema de archivo de la documentación de soporte de los comprobantes de ingresos y egresos, entre otros documentos, se mantenían en "Paquetes atados con hilo", los que no se encontraban ordenados de manera cronológica. Esto, sumado al alto volumen de documentación manejada por esa unidad, y al escaso espacio físico para su custodia. dificultó el acceso a la, documentación en forma expedita y oportuna para su fiscalización. 72: Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloriacl

17 13 Sobre esta materia la entidad sostiene, que ante la cantidad de movimientos que generan no cuentan con la infraestructura adecuada para la custodia de la documentación. No obstante, agregó que solicitó la habilitación de una bodega que actualmente no se encuentra en condiciones óptimas para su uso. Asimismo, informó que se evaluará la factibilidad, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria, de la implementación de un nuevo sistema de archivo y que durante el año 2010 se implementó un nuevo formato que separa la numeración correlativa de los comprobantes de ingreso respecto de los egresos, en relación al orden cronológico en que estos se generaban. Al tenor de lo expuesto, las medidas informadas por esa entidad de salud serán verificadas en posteriores fiscalizaciones a practicar por parte de esta Contraloría Regional Registro SICOM. operar Se advirtió durante la visita efectuada, que el Hospital estaba aplicando un convenio de DICOM (ex SICOM), el que no había sido formalizado por la autoridad del establecimiento mediante resolución, ni fue sometido a conocimiento del asesor jurídico de la institución para preparar el acto administrativo respectivo, según lo confirmó este último funcionario mediante correo electrónico de 16 de noviembre de Sobre la materia, se constató que la Sección de Recaudación y Cobranzas, emite a los pacientes afiliados a instituciones de salud previsional, que se atienden en forma particular y a los beneficiarios tramos previsionales C y D de FONASA, el documento denominado "mandato Sicom", por las prestaciones médicas otorgadas por un monto inferior a $ Los pacientes, luego de haber recibido las prestaciones médicas, pasan por las cajas recaudadoras para la emisión del programa médico valorizado por la atención otorgada. Del valor total, en ocasiones los pacientes no efectúan pago alguno y en otros casos se efectúan abonos por la atención otorgada. Por lo tanto, sobre el saldo de la cuenta se emite el mandato Sicom, que es enviado a la sección de recaudación y cobranzas, para realizar su gestión de cobro, y de no materializarse el pago respectivo, se envían los antecedentes al sistema DICOM. Al respecto, la Sección de Recaudación y Cobranzas no disponía de algún registro acumulado a la fecha de la visita, del monto total por cobrar, o si existían procesos de cobro respecto de los mandatos emitidos a pacientes, lo que implica que la entidad tenía a esa fecha una subvaluación de sus cuentas por cobrar, exhibidas en sus estados financieros. La situación descrita dejó de manifiesto una falta de análisis y control de los recursos, al no haber valorizado ni cobrado las prestaciones bajo este procedimiento, y por ende, no haberlas ingresado a la contabilidad, en consideración a que no existe algún documento formal que respalde el respectivo registro. El servicio señaló que se mantendrá un control correlativo de los convenios SICOM que se están emitiendo. Mencionó además que no posee un registro histórico de los mandatos, debido a que al asumir la nueva jefatura de la Sección de Recaudación y Cobranzas no fue entregado.`nyormalmente el cargo respectivo por parte de la jefatura saliente, con el objeto de JEFE ner en antecedente los controles, registros mantenidos y documentos en custodia. o CON EXT Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraioria.c1 OFAGPV

18 14 Sobre la materia, este Organismo de Control estima que los argumentos expuestos resultan insuficientes y no permiten desvirtuar la presente observación. En consecuencia, la autoridad respectiva deberá disponer la instrucción de un proceso disciplinario de rigor destinado a investigar la eventual responsabilidad administrativa de los funcionarios involucrados en la falta de análisis, control, registro y gestión de cobro relacionados con los mandatos emitidos, y deberá informar de su resultado a esta Entidad de Control una vez concluido Recuperación de licencias médicas. El procedimiento de registro contable de las licencias médicas considera en una primera instancia, el reconocimiento contable de la cuenta por cobrar, y el envío de los cobros a las instituciones previsionales correspondientes. lo que es realizado por la Sección de Cobranzas. Posteriormente, la misma sección recepciona los cheques de reembolso con la nómina de funcionarios liquidados por la institución de salud pertinente y envía dichos documentos a la caja central de la Dirección de Finanzas para su contabilización y posterior cobro. Sobre el particular, durante el período auditado se constató que la Sección de Cobranzas no mantenía un registro actualizado en el Sistema de Información de Recursos Humanos. SIRH, sobre los movimientos de licencias médicas que fueron cobradas y reembolsadas, en incumplimiento de lo dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Unidad de Finanzas, aprobado por resolución exenta N 233, de 20 de febrero de 2007, el que señala en su letra r), que "... mensualmente se debe efectuar un resumen de las licencias rebajadas para su posterior cuadre con el mayor Ingresos de Caja". Al respecto, se comprobó la falta de cuadraturas entre la Sección de Cobranzas y la de Contabilidad, detectándose una diferencia en los montos informados por recuperación de licencias médicas, equivalente a $ entre lo señalado en el sistema SIRH y lo contabilizado en el sistema SIGFE, según el siguiente cuadro: Período Cobranza SIRH Contabilidad, SIGFE Diferencia Informe Recuperación Monto Recuperado $ $ $ al Igualmente, la Sección de Contabilidad no reflejaba a una fecha de corte. el total de la cuenta por cobrar por licencias médicas, debido a que no se le envía oportunamente la información para registrar el devengo de la cuenta, por lo que no se tiene la seguridad razonable por parte de este Organismo Contralor, respecto de la integridad de la información relacionada con los cobros de licencias. Adicionalmente, se constató que existía documentación del período 2008 y 2009, sobre reembolsos percibidos, que no había sido rebajada del sistema mencionado en párrafo anterior, según el siguiente detalle: / ) JEFE z CONT > r- \ EXT -7,1. 41 ''OFAGP;,' Washington Piso 2. Antofagasta - Fono antofagasta contraloria.c1

19 15 Fecha Id Comprobante Contable Monto S Devengo N TOTAL Lo anterior, refleja la falta de análisis y control en el procedimiento periódico de cruce de información, en relación con los ingresos por licencias médicas, desde su generación hasta la contabilización del ingreso. En su oficio de respuesta, el Servicio manifestó, que se ha regularizado en el sistema SIRH el registro de toda la recuperación por licencias médicas de los años 2009 y 2010, y que se encuentra en proceso la información relacionada con el período Destacó también que se efectúo una circularización a todas las instituciones previsionales, por lo que, a su juicio.que las gestiones indicadas precedentemente permitirán conciliar los saldos mantenidos en el sistema SIRH y lo registrado en SIGFE. Del análisis de los conceptos expuestos y la documentación entregada por la entidad. conducente a subsanar esta observación, este Organismo de Control verificará en futuras visitas la implementación efectiva de los procedimientos informados. Sin perjuicio de lo anterior. esa entidad deberá instruir un sumario administrativo para determinar la eventual responsabilidad de los funcionarios involucrados en los hechos descritos, derivada de la falta de control sobre los procesos de cobro y reembolso de licencias médicas, en incumplimiento de lo dispuesto en el Manual de Procedimientos de la Unidad de Finanzas. \pria Q-'1" JEFE 7 CON-- E 4\2'52.FAGN 6.4. Análisis de cuentas. Durante el desarrollo de la fiscalización. se observó que la Unidad de Finanzas no preparó análisis de cuentas para los activos y pasivos. y no tenía establecida una política formal de preparación periódica de éstos, que permitiera identificar errores u omisiones que se puedan regularizar oportunamente, contribuyendo a mantener una información ordenada y oportuna para la toma de decisiones. Por otra parte. se evidenció la falta de archivos extracontables para el control de los saldos de las cuentas, que contengan un dato común que permita efectuar pareos con el objeto de determinar diferencias entre la información generada por las secciones de cobranzas y de contabilidad, con el fin de disminuir los riesgos de falta de oportunidad, integridad de la información y mayores costos asociados Al respecto, el servicio informó en su respuesta que a partir de junio de 2010 comenzaron a reestructurar los análisis de 'Nashington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

20 ) CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 16 cuentas, y que actualmente se preparan mensualmente. No obstante, no acompañó antecedentes que permitieran acreditar lo señalado por lo que las medidas anunciadas por la entidad para subsanar esta situación, serán objeto de seguimiento a efectuar por este Organismo de Control Libros legales. En relación con esta materia, se constató que el hospital no mantenía el libro de ventas y servicios y el libro de boletas de honorarios por prestación de servicios, según lo dispone el articulo 59, del D.L. N 825, Ley de Impuesto a las Ventas y Servicios y N 73, 74 y 77. del D. L. N' 824, de 1974, Ley de Impuesto a la Renta. Al respecto el servicio señaló que se va a evaluar la posibilidad de formular para el período 2011, el Libro Compra-Venta. Respecto del Libro de Honorarios indica que se mantiene un control extracontable, que detalla todos los antecedentes para el pago de impuesto de segunda categoría. Sobre la materia, es preciso indicar que las medidas de control anunciadas por el servicio deben ser concordantes con la obligación legal establecida, lo que debe ser regularizado a la brevedad, y su efectivo cumplimiento será verificado por este Organismo de Control en futuras visitas de fiscalización. \P RIA 7. Convenios suscritos Uso de instalaciones. En virtud de convenios celebrados por el Servicio de Salud Antofagasta y distintas entidades privadas, los alumnos de éstas pueden hacer uso de las instalaciones de los campos clínicos del hospital. Tales convenios consideran una retribución en servicios de capacitación y beneficios para el personal del recinto hospitalario según el siguiente detalle: Fecha del convenio Universidad del Mar - Sede Antofagasta Corporación Universidad Pedro de Valdivia Institución Monto retribución Forma de retribución Vigencia 525 UF durante su vigencia Servicios de capacitación, becas y descuentos para estudios del personal del hospital $ durante su vigencia Fundación CEDUC - UCN 19 UF total de alumnos primer año - 25 UF segundo año - Pago anual Universidad de Antofagasta S pagadera en 8 cuotas Servicios de capacitación, becas, cursos, etc. Retribución en dinero. Retribución en dinero y servicios de capacitación Universidad Santo Tomás UF durante su vigencia Servicios de capacitación, becas y descuentos para estudios del personal del hospital 3 años 3 años 5 años 10 años 10 años 9--\"' o, En la cláusula décimo primera de los CONT JEFE \ > convenios celebrados, sobre compromisos que asume el Servicio de Salud!--- E rite z 1,1, c., <1- -j:_._% ' FAG. P`- '/Vashington 2675, Piso 2 Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1

21 17 Antofagasta y los hospitales, se señala en su letra d), que deben monitorear periódicamente el cumplimiento de lo establecido en los convenios vigentes. Sobre este último punto, la Unidad de Finanzas informó en memorando N 886, de 4 de noviembre de 2010, que no disponían de los antecedentes de las operaciones convenidas, por lo tanto, no se había efectuado una evaluación y análisis de los valores de retribución convenidos con las entidades privadas, como asimismo, la aplicación de otros medios técnicos para efectuar la contabilización por el uso de las instalaciones hospitalarias. En otro orden de cosas, se advirtió que respecto de los convenios señalados anteriormente, no existían resoluciones que formalizaran su aprobación, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 3 de la ley N , que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración de Estado. En relación con este punto, esa entidad señaló que los convenios suscritos y vigentes con las universidades, fueron celebrados por el Servicio de Salud y se encuentran formalizados, acompañando la documentación que avala lo informado. Por otra parte, el servicio no informó la adopción de medidas respecto al monitoreo periódico del cumplimiento de lo establecido en los convenios vigentes. Al respecto, el centro hospitalario deberá implementar procedimientos de control que permitan asegurar el cumplimiento de lo previsto en los citados convenios, y exigir la retribución por las prestaciones otorgadas a las Universidades, cuya efectiva implementación será materia de seguimiento de parte de esta Entidad de Control Convenios con profesionales y entidades particulares. A la fecha de la fiscalización, el Hospital Dr. Leonardo Guzmán contaba con 141 convenios con profesionales y entidades privadas, para la utilización de las instalaciones del recinto hospitalario, cuya individualización consta en nómina proporcionada por el Departamento Jurídico del centro hospitalario, según se detalla en anexo N 4 y 5, respectivamente. Sobre el control aplicado al análisis y validación de los montos de los citados convenios, el Jefe de la Unidad de Finanzas del Servicio señaló a este Organismo Fiscalizador, mediante memorando N 886, de 4 de noviembre del presente año, que los valores a cobrar son informados a esa unidad por la oficina de recaudación, dependiente actualmente de la Sección de Cobranzas, la que entregó información sólo hasta abril del año en curso, por lo que posteriormente, puntualizó, no se realizó ningún otro cobro sobre estos convenios. Lo anterior, revela que no existen procedimientos y controles definidos al respecto, evidenciando deficiencias en los procesos de los cobros en la ejecución de los convenios, no apreciándose la disposición de las medidas pertinentes, a fin de regularizar las situaciones anteriormente descritas. En sus descargos el servicio acotó, respecto a los convenios con profesionales y entidades particulares, que a raíz de la modificación de la Norma Técnica N 2 (resolución N 368 de 2010) que regula los Washington 2675, Piso 2, Antofagasta - Fono antofagasta@contraloria.c1