Tramitación de facturas electrónicas a través de la Oficina Internet Empresas

Transcripción

1 Tramitación de s electrónicas a través de la Oficina Internet Empresas VERSION: 2.0XXXXXX FECHA: Octubre 2016

2 Qué es la electrónica? Una electrónica es, ante todo, una, es decir, tiene los mismos efectos legales que una en papel. Recordemos que una es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una electrónica es una que se expide y recibe en formato electrónico. Entre las principales ventajas están: Reducción de costes (procesos de impresión, gastos en papel, mensajería y almacenamiento). Mejora en los tiempos de entrega. Ahorro de tiempo en las gestiones de empresa (mejoras en procesos administrativos). 2

3 Introducción Para utilizar el servicio de electrónica y poder emitir s, es necesario tener contratado el módulo básico de O.I.E. Las s pueden ser subidas al sistema por medio del servicio de importación o tramitando un alta de forma. Hay que desplazarse a la pestaña de En borrador y elegir la opción deseada: 3

4 Introducción Proceso de emisión de s Facturas Generales Proveedor Cliente Seguimiento Factoring Importación de s 4

5 cliente seguimiento Al entrar en alta de, se accede al formulario donde se van completando los campos que nos vamos encontrando: Fecha, nº de, datos de emisor, receptor, concepto a r, importe, etc Clasificamos la información a completar en distintos apartados: cliente de la 5

6 1 cliente seguimiento Fecha de creación: Aparece por defecto la fecha de creación de la. Puede modificarse. Identificador de : El nº de es la suma de los dos campos. Puede dejarse la serie en blanco. El número es campo obligatorio*. Factura de abono: Debe marcarse si la es de abono al cliente. Fecha de devengo: Si la tiene que llevar una fecha diferente a la de creación, habrá que indicarla aquí. 6

7 2 cliente seguimiento Los datos del (emisor de la ) vienen cumplimentados por defecto por lo que no es necesario introducirlos. Para visualizarlos se debe pulsar sobre mostrar/ocultar. Comprobar que los datos son correctos. Todos los campos son requeridos como obligatorios salvo los datos de contacto y el campo referencia de contrato. (Este último, si necesario para Bankia y, de no estar cumplimentado la sería rechazada) 7

8 3 cliente cliente seguimiento Al pulsar sobre mostrar/ocultar cliente vemos todos los campos vacíos. Se puede completar la información mente o pulsar sobre seleccione para elegir un destinatario de la agenda personal. Se recomienda escoger esta segunda opción, para que toda la información se vuelque a la de forma automática. Todos los campos son requeridos como obligatorios salvo los datos de contacto y el campo referencia de contrato* (Este último campo es necesario cumplimentarlo en Proveedor, no en clientes.) 8

9 3 cliente (FACe) cliente seguimiento Si el receptor de nuestra es la administración pública puede enviar sus s a FACe, (Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado) indicando los códigos DIR3, obligatorios para su tramitación, en los campos habilitados para ello. - Oficina Contable - Órgano Gestor - Unidad Tramitadora 9

10 3 cliente (Bankia) cliente seguimiento Si es una dirigida a Bankia, bastará con pulsar seleccione donde deberemos escoger Directorio Bankia y a continuación elegir entre el listado de entidades el CIF y el Departamento destinatarios de la. Seleccionada la opción correspondiente, los datos se trasladarán de forma automática a la. 10

11 4 de cliente Seguimiento Para introducir los conceptos a r e importes, hay que pulsar sobre nuevo elemento que aparece en la misma línea de detalle de la. Código según vendedor/comprador: Código interno con el que se identifica el producto o servicio. Descripción: Introducir la descripción del producto.* Cantidad: Nº de unidades del concepto do.* Precio (de lote): Importe bruto unitario.* Unidades por lote: Nº de lotes de los elementos indicados en cantidad.* * Campos requeridos como obligatorios 11

12 4 de cliente Seguimiento Descuento/ Cargos (A nivel de línea) Se indican los descuentos y cargos que se aplicarán a la nueva línea. Para añadir un nuevo descuento o cargo a la línea habrá que pulsar sobre el botón Nuevo Elemento. Tasas - Tipo de Impuesto: Indica el tipo de impuesto aplicable a la línea de entre un conjunto de posibles opciones - Porcentaje: Indica el porcentaje a aplicar al total de la línea para el cálculo de dicha tasa. Si el receptor de su es Bankia, no deben incluirse descuentos, ya que no son admitidos. 12

13 4 de cliente Seguimiento Descuentos/ Cargos globales antes de tasas Se incluyen los Descuentos/ Cargos que son aplicables al conjunto de líneas de la y que se aplican antes de tasas. Para añadir un nuevo descuento o cargo a la línea habrá que pulsar sobre el botón Nuevo Elemento. Pagos a cuenta, gastos reembolsables y otros En este apartado se incluyen todos los incrementos o decrementos sobre el total de la, y que son aplicables después del cálculo de tasas (No son porcentuales sino cantidades fijas). 13

14 4 de cliente seguimiento Una vez incorporadas todas las líneas de, en este apartado se muestra el resumen de los importes. Verificar que es correcto. 14

15 5 cliente seguimiento Deberá seleccionar el tipo de acordado con el receptor, el más frecuente es Transferencia, como en el ejemplo, pero se puede escoger entre las opciones marcadas en la imagen. Después de seleccionar la forma de, pulsando en nuevo vencimiento; podremos incorporar los datos necesarios para el abono de la como el vencimiento y la cuenta bancaria. 15

16 6 cliente Seguimiento Una vez completados los datos del formulario se podrá solicitar el alta de la nueva pulsando en Aceptar y la quedará guardada en borrador, lista para su emisión. Creada la, desde la pestaña de borrador puede ser editada a través del icono y añadir un archivo adjunto, si se desea, como se puede ver en la imágenes. 16

17 7 Seguimiento cliente seguimiento Seleccionamos la s/s que se desean enviar y a continuación se pulsa Emitir. 17

18 7 Seguimiento cliente seguimiento A continuación se detallan las s seleccionadas para la emisión. Y después se muestra el resultado de la operación. 18

19 7 Seguimiento cliente seguimiento Una vez emitida, la pasa a la pestaña emitidas, donde estarán todas las enviadas. Desde esta pestaña se puede ver el estado de cada una de las s registradas y comprobar su estado. Ver histórico de la emitida. A través de esta opción pueden verse los cambios de estado que ha tenido la desde su creación. Ver detalle de una emitida Se pueden consultar los datos de la misma y las líneas que la forman (Los datos de una emitida no son modificables) 19

20 7 Seguimiento cliente seguimiento ESTADOS DE FACTURA Los estados más comunes en los que puede encontrarse una son los siguientes: Sin emitir Pendiente de emisión Pendiente de leer Error en emisión Leída Aceptada Rechazada Emitido cobro Emitido Pagada Rectificada Registrada En trámite Si el receptor de la es la Administración Pública los estados que pueden darse son : Registrada Registrada en RCF (Registro contable de s) Contabilizada En trámite de Pagada Rechazada Gestión de incidencia 20

21 7 Seguimiento cliente seguimiento Desde la pestaña emitidas puede descargarse la /s deseadas en los formatos disponibles, como se muestra en la imagen. Basta con seleccionarlas, escoger formato de descarga y pulsar en descargar. 21

22 Factoring Para utilizar el servicio de factoring, es necesario: Tener contratado el módulo general de O.I.E. Enviar la en formato electrónico desde el servicio de electrónica de Bankia indicando la fecha de vencimiento, (periodo a financiar) y como forma de seleccionar trasferencia al nº cta. de Bankia ES Tener contratado en Bankia un expediente de Factoring. Para solicitar el servicio hay que acceder a electrónica de Bankia y desplazarse a la pestaña Emitidas. Una vez aquí pulsar sobre Factoring : 22

23 Proceso de solicitud Si tiene expediente de Factoring, se muestra el listado de s emitidas para poder seleccionar todas sobre las que desee solicitar anticipo, (Factoring): 23

24 Proceso de solicitud Una vez marcadas las s, debemos seleccionar el expediente con el que deseamos realizar la solicitud de anticipo de las s y a continuación pulsamos sobre el botón Aceptar. 24

25 Proceso de solicitud La imagen que aparece muestra un pequeño resumen de la solicitud enviada, indicando el nº de s e importe seleccionado. Para seguir debemos pulsar sobre el botón continuar. 25

26 Proceso de solicitud El proceso finaliza al aceptar las condiciones y firmar el envío de la solicitud. Para ello debemos informar de la clave de firma y pulsar Aceptar. 26

27 Importar s Importación El servicio de importación está disponible para todos aquellos clientes que tengan su generada en formato XML y quieran importarla directamente en el sistema de OIE. Proceso Importación: Elegir formato pulsando sobre el desplegable. (UBL 1.0, FE3.2) Si desea conservar su nº de marque la casilla de identificador fiscal. Si desea importar la firmada electrónicamente debe indicarlo seleccionando si. Por último, seleccionar el fichero la a importar y pulsar sobre aceptar. 27

28 Aviso Legal Bankia advierte que el presente documento tiene carácter informativo. La información contenida en esta guía no puede ser considerada como definitiva dado que está sujeta a modificaciones y cambios, y su entrega no supondrá en ningún caso vinculación alguna. Bankia no se obliga a revisar públicamente el contenido de esta guía, ni de ningún otro, en el caso de que los acontecimientos no se correspondan con lo aquí expuesto o en el caso de que los mismos conduzcan a cambios en la estrategia e intenciones manifestadas. El cliente se compromete a estudiar la operación por sí mismo y llegar a sus propias conclusiones en relación con los aspectos legales y fiscales. El cliente que finalmente contrate el producto en las condiciones que se fijen en el correspondiente contrato, asumirá todos los riesgos que conlleva. La distribución del presente documento en otras jurisdicciones puede estar prohibida o sujeta restricciones por lo que los poseedores del mismo serán los únicos responsables de tener conocimiento de dichas limitaciones y cumplirlas, así como el uso indebido de este documento. Mediante la lectura o descarga de esta guía, usted manifiesta ser consciente de las mencionadas limitaciones. 28

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