Guía de Usuario. Sistema de Control de Correspondencia SCC

Transcripción

1 Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicación Guía de Usuario Sistema de Control de Correspondencia SCC Octubre, 2011

2 Tabla de contenido Ingreso al Sistema... 3 Teclas utilizadas en sistema... 5 Roles de usuario... 6 Correspondencia enviada... 7 Correspondencia Recibida Cargar documentos en versión PDF en el Sistema Asignación de documentos Consultas de documentos en pantalla Expedientes Pantalla control correspondencia recibida con plazo Proceso de Administración de Sistemas de la Información 2

3 Ingreso al Sistema El sistema se encuentra en versión Web por lo que se accesa vía Intranet Sistemas Institucionales Sistema de Control de Correspondencia (SCC) Acceso Username : Primera letra del nombre y dos apellidos todo junto Password : Clave del SIRH (Sistema solicitud de vacaciones) Database : SIRH Si posee problemas al ingresar hacer un caso en Service Desk cambios indicando el problema. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 3

4 Pantalla principal Proceso de Administración de Sistemas de la Información 4

5 Teclas utilizadas en sistema Permite insertar un espacio más en cualquier pantalla. Guarda cualquier aplicación nueva que realice. Para activar una consulta del documento que buscamos. Genera la consulta realizada con los filtros indicados. Nos lleva al último ingreso. Nos lleva al primer ingreso. Nos lleva a la línea anterior. Nos lleva a la línea posterior. Limpia pantalla. Permite salir de la pantalla en que estamos. Permite generar pantallas de consultas o lista predeterminadas según corresponda. Despliega pantalla para cargar documentos en PDF al sistema y para visualizar la bitácora de correspondencia recibida. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 5

6 Roles de usuario Usuario de Registro y Archivo (Asistentes u otro que la jefatura designe) 1. Supervisar el ingreso de información al sistema, vigilando plazo y demás información (Correspondencia recibida). 2. Ingresar al sistema la información de unidades que no usen el SCC 3. Registrar los oficios que se envían para solicitar su respectivo consecutivo 4. Escanear o convertir, cargar al sistema y dar enviar a la correspondencia enviada a unidades que usan el SCC 5. Crear expedientes (si jefatura le otorgo los derechos) 6. Supervisar el vencimiento de los documentos en pantalla de Correspondencia a vencer 7. Dar como archivado a los documentos al finalizar todo el proceso del mismo y archivarlos físicamente 8. Generar reportes Usuario jefatura, derecho total al sistema menos registrar información y archivar opcional: 1. Solicitar números de ingreso de información de la correspondencia a enviar a otras oficinas Revisar, asignar y dar observaciones a la correspondencia recibida desde el sistema 2. Supervisar el vencimiento de los documentos en pantalla de Correspondencia a vencer 3. Crea expedientes según sea necesario 4. Generar reportes Usuario normal, (todos los funcionarios) realiza las siguientes funciones 1. Solicita números e ingresa información de la correspondencia a otras oficinas (Correspondencia enviada) 2. Visualiza la información ingresada y la pone en estado de atendida a la que le fue asignada (Correspondencia recibida) 3. Clasifica la documentación tanto ingresada o enviada en el expediente correspondiente. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 6

7 Correspondencia enviada 1. Registrar la información de los documentos que serán enviados a otras oficinas Se posiciona en la parte de abajo de la pantalla para ingresar los datos. Se da clic a la techa para poder ingresar un campo más de información y se comienza a ingresar los datos requeridos Seleccionar el tipo de documento que va a crear, según las opciones existentes. existentes Se da clic en la tecla adjunta a Tipo para escoger en la pantalla que despliega el tipo de consecutivo a utilizar. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 7

8 Se ingresa la información solicitada: Cons.: (lo ingresa el sistema automático al darle guardar) Expediente: si corresponde a alguno ya creado se escoge de la lista / F. Vence: si se le establece plazo de respuesta al documento / Asunto: De que trata el documento (puede detallar lo necesario) / Enviado por: Nombre de persona que firma el documento NO quien lo hace / Usuario y Fecha: son automáticas se da. Se ingresa la información solicitada: Correspondencia Recibida: (ver la pantalla siguiente), Tramite / Atendido: Se da clic en el cuadrito si el documento que se está creando atiende el ingreso, si no se pone nada queda en tramite / Dirigido a: Dependencias: se da para escoger la dependencia o dependencias a las que va dirigido el documento / Funcionario: Despliega el nombre de la persona o persona con derecho jefatura de cada dependencia, para escoger / Externo: Se anota el nombre de las dependencias las que se envía el documento que no están dentro de la lista / CE: se da clic si es copia a la dependencia que ingresando / Enviar: se da clic en el momento que el oficio este cargado al sistema, listo para enviar, tanto al original como a las copias / Enviado: Se pone automático(si o NO) después de salvar los cambio. Importante: La lista de dependencias y funcionarios son de los usuarios del SCC, los que no están se anotan como externos así mismo los que corresponden a otras instituciones o empresas que no sean el INA. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 8

9 IMPORTANTE, si el documento que se está creando corresponde a una respuesta o seguimiento de un documento ingresado, se debe ASOCIAR en el cuadro de correspondencia recibida. a. Se posiciona en el Correspondencia Recibida y se da clic en icono adjunto. b. Se despliega una pantalla de información de la correspondencia reciba, se escoge el año, se anota el número de Id Recibido o Número de Documento y se da clic en todos los oficios, se corrobora que la información sea la que corresponde al documento de referencia y se da ok. Este paso pone automáticamente el documento recibo en estado de atendido. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 9

10 Correspondencia Recibida 1. Registra la información de los documentos que ingresan a la oficina Se posiciona en parte de abajo de la pantalla para ingresar los datos. Se da la techa + para poder ingresar un campo más de información y se comienza a ingresar los datos requeridos. Se ingresa la información solicitada: Número de documentos: Siglas y número de identificación del documento / Asunto: Detalle del tema que trata el documento (Tiene más de 300 caracteres para que sea amplio) / Enviado por: Nombre de la oficina que lo envía / Expediente: Si corresponde a alguno ya creado, se selecciona de la lista / F. Recepción: Si el documento es ingresado al sistema en una fecha diferente a la que se recibió el documento en la oficina, se registra la fecha de ingreso /F. Vence: Si el documento contiene un plazo de respuesta se ingresa, la jefatura puede cambiarlo al asignar el documento / Ref.: Indica los oficios con los que se respondió el documento ingresado (se pone automático al ligar en Correspondencia enviada) / CC: Si el documento es copia se da check / Asignado a y Observaciones Jefatura: Son exclusivos de la jefatura / Observaciones: Anota comentarios la persona a la se le asignó el documento. Se ingresará manualmente solo los documentos de las Unidades u Procesos que no usen el SCC para enviar la documentación. Para ver los documentos cargados en PDF en esta pantalla solo se da doble clic en Número de documento y al aparecer la pantalla de Carga y Administración de Documentos dar clic en Proceso de Administración de Sistemas de la Información 10

11 Proceso de Administración de Sistemas de la Información 11

12 Bitac. Se da click para ver el detalle del seguimiento del documento. 2. Estado de los documentos y sus aplicaciones Este estado es el primero que se da al ingresar el documento de manera automática. Este estado lo designa la jefatura para delegar a un funcionario o área el seguimiento del documento ingresado. Este estado lo escoge el funcionario que hace un documento dándolo como temporal mientras finaliza el proceso de trámite del documento al que hace referencia. Se da cuando el funcionario a quien se le asignó el documento ejecuta la acción indicada por la jefatura. Cuando el documento ya va a ser archivado físicamente. Cuando en un documento ingresado se cometió un error y es necesaria su anulación, para lo cual se debe de anotar una justificación. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 12

13 Cargar documentos en versión PDF en el Sistema (Correspondencia Recibida y Enviada) En correspondencia enviada se da clic y aparece la pantalla Carga y Administración de Documentos. En correspondencia recibida solo se da doble clip sobre el consecutivo del documento. Se da clic en cargar archi y aparece la pantalla Ruta del documento escaneado en PDF Proceso de Administración de Sistemas de la Información 13

14 Se da clic en y aparece la pantalla de Archivos para el scc por lo que se busca el documento que se va a cargar en la carpeta en donde se tenga y se da abrir y luego guardar doc. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 14

15 Asignación de documentos (Derechos solo las jefaturas o persona designada) 1. Al ingresar aparecerá solo la correspondencia en estado recibido, para que la jefatura o persona designada, procesa a asignar a funcionario ó Unidad Proceso correspondiente, los documentos aparence en orden del más viejo al más nuevo. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 15

16 Se coloca en el documento que desea revisar y da doble clic sobre Número de Documento para que lo despliegue en digital y poder leer y decidir a quién asignarlo. Documento digitalizado (PDF) y cargado al sistema. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 16

17 Se cambia el estado del documento según corresponda y se escoge al funcionario o Unidad- Proceso al que se vaya asignar él documento. Se ponen las observaciones indicando lo que se desea se haga con el documento. Se da para que los cambios se registren, y al salir los documentos se van eliminando. Vista completa del asunto del documento marcado. Total de documentos pendientes de revisar. IMPORTANTE: Una vez asignado, es recomendable indicar a los colaboradores de forma verbal o vía correo que ya se realizó la asignación para que procedan a revisar en el sistema los documentos asignados a cada uno y realizar las labores pertinentes. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 17

18 Consultas de documentos en pantalla Sirven para buscar en correspondencia recibida o enviada un documento utilizando cualquier parámetro y para localizar más fácilmente los documentos asignados a cada persona o Unidad Proceso. Se ingresa a la pantalla en donde se desea buscar el documentos (recibos enviados), se coloca el cursor en parte de abajo en donde está toda la información ingresada y se presiona. Al limpiarse la pantalla se ingresan los valores que se tengan para la búsqueda (se recomienda usar el símbolo de % antes y después de la palabra a consultar para evitar se omita algo que haga la consulta más limitada). Parámetros de consulta utilizados. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 18

19 Se presiona para generar la consulta, la cual traerá todos los documentos que contenga la o las palabras que se indicaron como parámetros de consulta, sea que este solo, de forma completa o con varios nombres o palabras. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 19

20 Creación Expedientes Se escoge la Unidad en donde se va crear el expediente. Se anota el nombre del expediente (opción alfanumérica). Se anota una descripción de lo que contendrá el expediente. Se da clic a y puede crear otro. Utilización El campo de expediente aparece en las pantallas de Correspondencia Recibida, Correspondencia Enviada, Documentos por vencer, Asignación de Correspondencia y en los reportes, para que la información tanto enviada como recibida pueda ligarse al expediente correspondiente, para lo que se da clic a para desplazar la pantalla con la lista de los expedientes existentes, se selecciona uno y se da OK. Proceso de Administración de Sistemas de la Información 20

21 Pantalla control correspondencia recibida con plazo Esta pantalla me indica todo el detalle del documento ingresado y asignado que tiene plazo de cumplimiento (puede ser un plazo original del documento o un plazo asignado por la jefatura). Se visualiza la fecha de vencimiento (F. Vence.) y los días que le faltan o de vencido el documento (Días) Proceso de Administración de Sistemas de la Información 21