Instructivo. Sistema Aliados

Transcripción

1 Instructivo Sistema Aliados

2 ESQUEMA Como ingresar al sistema Aliados?...4 Como Cambiar su clave?...7 Olvido su clave?...8 Opciones del Sistema...11 Inscripción...12 Actualización...15 Actualizar Datos del Proveedor de Servicio...15 Actualizar Datos del Personal...17 Actualizar Datos del Vehículo...19 Consulta...20 Consultar Proveedor de Servicio...21 Consultar Personal del Proveedor de Servicio...24 Consultar Solicitud Actualización de Datos...32 Reporte...37 Facturas Próximas a Pago...37 COMO SALIR DEL SISTEMA ALIADOS?...51

3 Introducción El presente instructivo tiene como objetivo servir de guía a los usuarios del sistema Aliados en el uso y aplicación de las opciones explicadas aquí, al momento de usar el sistema es una fuente de apoyo, mostrándole los pasos a seguir para la adecuada operación del mismo, así como también la manera como está estructurado, las distintas funciones de cada procedimiento y la información que es posible obtener a través de la ejecución de cada uno de los procedimientos del sistema.

4 Como ingresar al sistema Aliados? Este servicio funciona vía Internet a través de la pagina WEB de Enelven entrar al área de proveedores en la opción de información general Usted podrá crear una usuario de acceso al sistema, en caso de que lo tenga que ingresar al sistema Aliados Pagina Web de Enelven

5 Crear una cuenta para acceder al sistema: esta opción genera un correo electrónico al buzón especificado en su inscripción con la información necesaria (usuario y clave de acceso) para ingresar al Sistema Aliados. a) aparecerá el contrato para uso del sistema, si acepta pase al punto b. b) cargue la información necesaria, se muestra en la siguiente pantalla: Pantalla Registro de Usuario del Sistema Aliados Los datos que son obligatorios están indicados con un (*) en color rojo, en la parte de registrar datos de la empresa Usted debe especificar Número de Rif, Número de Nit y Número de SAP, presionar el botón Agregar. En caso que los datos sean correctos se incluirá en la lista inferior y el Sistema mostrara la información de la Razón Social y la Sigla. Usted podrá ingresar tantas empresas o cooperativas como sean necesarias siguiendo lo pasos anteriormente mencionados. Luego debe ingresar el código dado en el campo Imagen con y presione el botón

6 Si ya tiene un usuario para acceder al Sistema presione click en el logo del sistema y aparecerá la siguiente pantalla: Pantalla Inicial del Sistema Aliados Desde este punto usted debe presionar el botón pantalla de confirmación de datos del usuario. para ingresar a la

7 Pantalla Confirmación de Datos del Usuario Llene la información de cada uno de los campos así: Sociedad: Usted debe seleccionar 80-PDS Usuario: Identificación que fue asignado como usuario de Aliados cuando realizó el registro a través de la página y fue enviado a la dirección de correo especificada. Clave: palabra clave secreta que lo identifica en el sistema. Si es la primera vez que ingresa, será la asignada por el sistema y deberá cambiarla al entrar al mismo. Como Cambiar su clave? Si quiere cambiar su clave de acceso al sistema, luego de llenar los campos y entrar al menú, partimos de la pantalla del Menú Principal del Sistema Aliados, a través de la siguiente ruta: SISTEMA o Aparecerá la siguiente pantalla: CAMBIO DE CLAVE

8 Pantalla Cambio de Clave Llena la información de cada uno de los campos así: Usuario Código del usuario que inicia la sesión Password Nuevo Palabra clave secreta que lo identificara de ahora en adelante en el sistema Confirmar Password Nuevo Escriba la misma palabra que ingreso en el campo anterior Para crear su clave de acceso recuerde: o Utilice la palabra o secuencia de caracteres validos que pueda recordar fácilmente, pues sin esta clave no podrá acceder al sistema. o Puede usar 8 o más caracteres. o Para iniciar su clave de acceso no puede emplear caracteres especiales tales como interrogación ( ), admiración ( ), o espacios en blanco Luego de incluir los datos, seleccione el botón La nueva clave ingresada debe ser utilizada para los futuros ingresos al sistema Aliados hasta que nuevamente sea cambiada, a continuación se desplegara el menú dentro del sistema. Olvido su clave? En caso de que no recuerde su usuario y clave de acceso al sistema haga click en la pregunta Olvido su clave?

9 Pantalla Autenticación del Sistema Se mostrará la siguiente pantalla: Pantalla Olvido su clave? Indicar dirección de correo electrónico con el cual se registro el usuario del Sistema Aliados, presione Aceptar y el sistema mostrara la siguiente pantalla

10 Pantalla Olvido su clave?: Pregunta Secreta En esta pantalla Usted debe indicar la respuesta a su pregunta secreta, en caso de no recordar su respuesta presione Olvido la respuesta?, de lo contrario si su respuesta es correcta se le solicita el cambio de la clave como se muestra en la pantalla siguiente Pantalla Cambio de Clave Si usted no recordar la respuesta, presionar Olvido la respuesta?, en este caso se solicita de nuevo su dirección de correo, en caso de que esta coincida con la especificada en su inscripción se reenvía de nuevo su clave de acceso al Sistema Aliados

11 Pantalla Olvido la respuesta? Opciones del Sistema Pantalla Menú Principal Las opciones del menú de Aliados son: Inscripción: Con esta opción puede acceder a realizar la inscripción de su empresa como Proveedor Provisional de la Corporación Enelven, Enelco y Procedatos.

12 Actualización: Con esta opción pueden acceder a los procesos de Solicitud de actualización de datos de su empresa referente a datos del Proveedor, Personal o Vehículos. Consultar: Con esta opción puede acceder a los procesos de Consulta de Proveedores de Servicio, Personal o Vehículos (solo si su código SAP asignado comienza con el número 4, 8 ó 10). Todos los proveedores pueden consultar el estado de su solicitud de actualización de datos, procesos de pagos, facturas y retenciones sin importar el número asignado por SAP. Reporte: Con esta opción puede acceder a los reportes de: Facturas Próximas a Pagos, Facturas no Procesadas, Pagos, Retenciones ISRL, Retenciones Varias, toda la información que se presenta es relacionada a su empresa, no podrá consultar información de otros proveedores. Sistema: Con esta opción puede acceder a cambiar su clave de acceso al sistema en el momento que lo desee y a Salir del sistema. Inscripción La opción Solicitud de Inscripción, usted puede registrar los datos de otra empresa o cooperativa para que sea considerada en los procesos Licitatorios que emprenda la Corporación: se mostrará la siguiente pantalla: Pantalla Solicitud de Inscripción Usted debe seleccionar el tipo de empresa y el número de Rif, presiona el botón Buscar, si la empresa ya esta registrada le muestra los datos, en caso contrario se mostrara la siguiente pantalla:

13 Pantalla Solicitud Inscripción: Pestaña Datos Básicos Se mostrara la pantalla con las cuatro pestañas que contienen los datos requeridos para su inscripción. En la pantalla de Datos Básicos, Usted registrará la fecha de registro de su empresa, capital social, número de RNC en caso de que lo tenga, la cantidad de empleados de su empresa, la dirección de correo electrónico, el nivel de contratación que posee su empresa, alguna observación que considere importante de mencionar, y todas las categorías, subcategorías y actividades que ofrece su empresa y sea afín con la Corporación Enelven, Enelco y Procedatos. Pantalla Solicitud de Inscripción. Pestaña Dirección En la pestaña de Dirección tal como se muestra en la pantalla se debe especificar si la dirección a determinar pertenece a una sucursal o sede del proveedor de servicio, se valida que se haya ingresado la calle, número y región, ya que todas las direcciones son del país VE Venezuela. Así mismo, puede incluir la cantidad

14 de tipo de comunicaciones que Usted considere necesaria (Teléfono, Celular, Fax, entre otros). Pantalla Solicitud de Inscripción. Pestaña Datos Representante Legal En la pestaña de Representante Legal usted debe indicar la fecha y lugar de nacimiento, fecha de ingreso a su empresa, grado de instrucción y estado civil del representante legal de su empresa. Pantalla Solicitud de Inscripción. Pestaña Dirección Representante Legal En la pestaña de Dirección del Representante Legal se llena todo lo referente a la dirección del mismo, así como, los medios de comunicación por los cuales podemos ubicar al representante legal de la empresa.

15 Actualización Actualizar Datos del Proveedor de Servicio La opción Actualización Datos del Proveedor de Servicio, usted puede solicitar la actualización de algunos de los datos de la empresa, se mostrará la siguiente pantalla: Pantalla Actualización Proveedor: Pestaña Datos Solicitud Datos de la solicitud donde se debe especificar: la fecha de la solicitud, cédula de identidad del solicitante, el nombre y cualquier observación referida a su solicitud.

16 Pantalla Actualización Datos Proveedores. Pestaña Datos Básicos En la pantalla de Datos Básicos Usted puede solicitar una actualización de los siguientes datos: capital social, fecha de registro, cantidad empleados, dirección , actividad que desee incluir o eliminar de los servicios que presta, y cualquier observación que desee Pantalla Actualización Datos Proveedores. Pestaña Teléfono En la pestaña de teléfono puede indicar todos los medios de comunicación que desee incluir para contactarlo en su empresa.

17 Pantalla Actualización Datos Proveedores. Pestaña Datos Banco En la pestaña de Datos Bancarios puede indicar los datos bancarios donde desea se haga la transferencia de sus pagos. Actualizar Datos del Personal Solicitud de Actualización de Datos del Personal, especificar criterios de búsqueda cedula o pasaporte, nombre de la persona, Rif del proveedor o razón social, y presionar el botón Buscar si el criterio se cumple para mas de una persona, se mostrara una lista. Pantalla de Solicitud Actualización de Datos del Personal Una vez seleccionada la persona de la empresa para la cual se desea reportar un cambio en sus datos se muestra, cuatro pestañas Solicitud, Datos Básicos, Teléfono y Estado de la persona, Datos de la solicitud donde se debe especificar: la fecha de la solicitud, cédula de identidad del solicitante, el nombre y cualquier observación referida a su solicitud.

18 Pantalla Actualización de Datos del Personal. Pestaña Solicitud En la pantalla de actualización de teléfono Usted puede especificar algún medio de comunicación o actualizar el existente si no desea realizar mas cambio presionar el botón Aceptar Pantalla Actualización de Datos del Personal. Pestaña Teléfono En la pantalla de actualización de Estado Usted puede especificar el estado actual de la persona, Activo, Retirado, Inactivo, entre otros, si no desea realizar mas cambio presionar el botón Aceptar

19 Pantalla de Solicitud Actualización de Datos del Personal. Pestaña Estado Actualizar Datos del Vehículo Solicitud de Actualización de Datos del Vehículo, especificar por lo menos un criterio de búsqueda: número del Rif del proveedor, número Sap, Siglas, Razón social, Placa/Permiso, Marca, Modelo o Tipo de Vehículo, y presionar el botón Buscar si el criterio se cumple para mas de una persona, se mostrara una lista Pantalla de Actualización Datos del Vehiculo. Criterios de Búsqueda Datos de la solicitud donde se debe especificar: la fecha de la solicitud, cédula de identidad del solicitante, el nombre y cualquier observación referida a su solicitud.

20 Pantalla de Actualización Datos del Vehiculo. Pestaña Solicitud En la pantalla de actualización de Estado Usted puede especificar el estado actual del vehiculo, Activo, Descartado, Inactivo, entre otros, si no desea realizar mas cambio presionar el botón Aceptar Pantalla de Actualización Datos del Vehiculo. Pestaña Estado Consulta En el menú principal la opción consulta, Usted puede visualizar los datos referente a su empresa, personal, vehículo y el estado de las solicitudes de actualización de datos realizada a través del sistema

21 Pantalla Menú Principal. Opción Consulta Consultar Proveedor de Servicio Al seleccionar dentro del menú de Consultar Proveedor se mostrará la lista de empresa y/o cooperativas que Usted registró al momento de crear el usuario de acceso al sistema Aliados. Usted debe seleccionar una colocando el curso encima de la empresa que desea consultar y luego presiona el botón Buscar Pantalla Consultar Proveedor Servicio Luego de seleccionar la empresa que desea consultar se mostrara los datos generales número del Rif, número del Nit, Número Sap, Razón Social, Siglas, así como 5 pestañas referidas a Datos Básicos, Dirección, Banco, Documento,

22 Historia que refiere los diferentes estados por lo cual ha pasado la empresa dentro de la corporación Pantalla Consulta Proveedor Servicio. Pestaña Datos Básicos En la pantalla de datos Básicos, Usted puede consultar Estado Actual, fecha registro mercantil de la empresa, cantidad de empleados, capital social, dirección , número de RNC, nivel de contratación y categoría, subcategoría y actividades de los servicios que presta la empresa Pantalla Consulta Proveedor Servicio. Pestaña Dirección

23 En la pantalla de dirección Usted podrá consultar las direcciones de su empresa, tanto de la sede como de las sucursales siempre y cuando hayan sido suministradas al registro de contratista de la Corporación Pantalla Consulta Proveedor Servicio. Pestaña Banco En la pestaña de Banco usted podrá visualizar los datos asociados a las cuentas bancarias que usted ingreso al momento de la inscripción, para la realización de la transferencia de sus pagos de los trabajos realizados en la corporación Pantalla Consultar Proveedor de Servicio. Pestaña Documento

24 En la pantalla Documento Usted podrá visualizar la lista de documentos exigidos por la corporación de acuerdo con el tipo de empresa y los servicios que suministra, se muestra el estado del documento, Rojo: Vencido, Verde: Vigente, Amarillo: próximo a vencerse, la fecha de vencimiento del documento, si tiene asociado prorroga y cuantos días son posible para solicitar prorroga. Pantalla Consulta Proveedor Servicio. Pestaña Historia En esta pestaña se muestra la fecha y el estado por lo cual a pasado la empresa dentro de la corporación Consultar Personal del Proveedor de Servicio Pantalla Consultar Personal del Proveedor de Servicio. Criterio de Búsqueda

25 En la opción Consultar Personal se muestra los criterios de búsqueda para seleccionar una persona asociada a su empresa que se encuentre registrada en el registro de contratistas de la corporación, debe indicar al menos un criterio de los siguientes: Tipo ID y Numero ID se refiere al número de pasaporte o cédula de la persona, el nombre ó apellido, el numero de Rif y razón social, presione el botón Buscar, si el criterio especificado cumple para mas de una persona muestra la lista para su selección. Pantalla Consulta de Personal del Proveedor de Servicio En esta pantalla presiona doble click en la información de la persona que desea consultar los datos.

26 Pantalla Consultar Personal del Proveedor de Servicio. Pestaña Datos Básicos En esta pantalla Usted podrá consultar los datos de la persona referente a fecha y lugar de nacimiento, estado civil, grado de instrucción, relación laboral actual, responsabilidad actual y los datos de Rif y razón social de la empresa para la cual esta prestando servicio. Pantalla Consultar Personal del Proveedor de Servicio. Pestaña Dirección

27 En la pantalla de dirección Usted podrá consultar la dirección de la persona de su empresa, así como, los medios de comunicación para su contacto Pantalla Consultar Personal del Proveedor de Servicio. Pestaña Documento En la pantalla Documento Usted podrá visualizar la lista de documentos exigidos por la corporación para los empleados de la contratista con el fin de garantizar el r cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales, se muestra el estado del documento, Rojo: Vencido, Verde: Vigente, Amarillo: próximo a vencerse, la fecha de vencimiento del documento, si tiene asociado prorroga y cuantos días son posible para solicitar prorroga

28 Pantalla Consulta Personal del Proveedor Servicio. Pestaña Historia En esta pestaña se muestra la fecha y el estado por el cual a pasado el personal de la empresa dentro de la corporación, así como, los datos básicos de la empresa Consultar Vehículo del Proveedor de Servicio Pantalla Consulta Personal del Proveedor Servicio. Pestaña Historia

29 En esta pestaña se muestra la fecha y el estado por lo cual a pasado el personal de la empresa dentro de la corporación, así como, los datos básicos de la empresa Pantalla Consultar Vehiculo del Proveedor de Servicio En la opción Consultar Vehículo se muestra los criterios de búsqueda para seleccionar un vehiculo asociado a su empresa que se encuentre incluido en el registro de contratistas de la Corporación, debe indicar al menos un criterio de los siguientes: número de Rif, número Sap, siglas, razón social, Placa/Permiso, marca, modelo o tipo de vehiculo, luego presione el botón Buscar, si el criterio especificado cumple para mas de un vehiculo muestra la lista para su selección.

30 Pantalla Consultar Vehiculo del Proveedor de Servicio En esta pantalla presiona doble click en la información del vehiculo que desea consultar los datos. Pantalla Consultar Vehiculo Proveedor Servicio. Pestaña Datos Básicos

31 En esta pantalla Usted podrá consultar los datos básicos del vehiculo referente a número de Placa/Permiso, nombre del propietario, color, serial motor, marca, modelo, año, tipo de vehiculo, tipo de uso, estado actual del vehiculo, nombre del proveedor de servicio y cualquier observación referente al vehiculo. Pantalla Consultar Vehiculo del Proveedor de Servicio. Pestaña Documento En la pantalla Documento Usted podrá visualizar la lista de documentos exigidos para los vehículos de la contratista que son utilizados en los trabajos que son desarrollados para la corporación, se muestra el estado del documento, Rojo: Vencido, Verde: Vigente, Amarillo: próximo a vencerse, la fecha de vencimiento del documento, si tiene asociado prorroga y cuantos días son posible para solicitar prorroga

32 Pantalla Consultar Vehiculo del Proveedor de Servicio. Pestaña Historia En esta pestaña se muestra la fecha, el estado y el número de placa del vehiculo, este ultimo se presenta porque el mismo vehiculo puede tener un cambio de placa, también se presentan los datos básicos de la empresa Consultar Solicitud Actualización de Datos Pantalla Consulta Actualización de Datos

33 En la opción Consultar Actualización de Datos Usted puede comprobar el estado de la solicitud de actualización de datos realizada en el sistema sobre los Datos de a empresa, Datos de la Persona y Datos de Vehiculo. En esta opción Usted puede indicar alguno de los criterios de búsqueda tales como, número de la solicitud, fecha desde y hasta cuando se realiza la solicitud, el tipo de solicitud: Proveedor, Persona, Vehiculo, estado solicitud o la cédula del solicitante y presione el botón Buscar, si el criterio seleccionado cumple para mas de una solicitud se mostrara la lista como se muestra en la pantalla siguiente Pantalla Consulta Actualización de Datos En esta pantalla se muestra la lista de solicitudes de actualización de datos generadas en el sistema por el proveedor, seleccione la información y presione doble click.

34 Pantalla Consulta Actualización de Datos. Pestaña Datos Solicitud En esta pestaña Usted puede visualizar los datos referentes a la solicitud, tales como, tipo y estado solicitud, la cedula y el nombre del solicitante. Pantalla Consulta Actualización de Datos. Pestaña Información General

35 En esta pestaña Usted puede visualizar la información general del Proveedor, Personal o Vehiculo, de acuerdo al tipo de solicitud, en esta pantalla se muestra la información general del proveedor. Pantalla Consulta Actualización de Datos. Pestaña Datos Básicos En esta pantalla se puede visualizar los cambios solicitados con respecto a los datos básicos del proveedor, personal o vehiculo de acuerdo al tipo de solicitud Pantalla Consulta Actualización de Datos. Pestaña Teléfono

36 En esta pantalla se puede visualizar los cambios solicitados referidos a los teléfonos, esto aplica solo al tipo de solicitud de Proveedor o Personal Pantalla Consulta Solicitud Actualización de Datos. Pestaña Datos Banco En esta pantalla se puede visualizar los cambios solicitados para los datos bancarios esto solo aplica para el tipo de solicitud Proveedor. Si desea imprimir la solicitud presione el botón Imprimir con lo cual se mostrara la siguiente pantalla:

37 Pantalla de Impresión de Solicitud de Cambio de Datos Esta pantalla muestra un resumen de la solicitud de cambio para que se pueda imprimir, se realiza de la siguiente manera seleccionar del menú del explorador archivo, opción imprimir para ello debe estar conectada una impresora. Reporte Facturas Próximas a Pago Dentro del área de Reportes se encuentra el reporte de Facturas Próximas a Pago donde Usted debe indicar número de Rif y compañía referida a la corporación Enelven, Enelven área de Distribución o área de Generación, Procedatos o Enelco para la cual presto el servicio, en ella se indicaran las facturas que serán canceladas durante la semana. Nota: La información de todas las facturas emitidas antes del 30/09/05 por su empresa, están ubicadas en el sistema ALIADOS en la opción de consulta o reportes dentro del área donde usted prestó servicios ó en el área de Enelven distribuidora, en vista de que a partir del 01/10/05 se unificó la contabilización interna definitiva de procesos de facturas y pagos por las siguientes empresas: Enelven distribuidora, Enelco y Procedatos. Por lo antes expuesto debe validar en cualquier área la ubicación de la información requerida.

38 Pantalla Solicitud de Reporte de Facturas Próximas a Pago

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45 Pantalla Reporte de Facturas Próximas a Pago Facturas no Procesadas En el área de reportes se encuentran las Facturas no Procesadas, en donde Usted debe indicar el numero de Rif de su empresa y la compañía relacionada a la corporación donde presto el servicio, presione el botón Buscar y se genera el reporte que se indica

46 Pantalla Reporte Facturas no Procesadas Pantalla Solicitud de Reporte de Facturas No Procesadas Pagos En el reporte de Pagos Usted debe indicar el número de Rif, las compañías referidas a la corporación, el mes y el año donde se efectuó el pago, luego se muestran las líneas de pagos efectuados, para visualizar el detalle presione doble click sobre la línea que desea obtener detalle

47 Pantalla Solicitud de Reporte de Pagos Realizados al Proveedor de Servicio Pantalla de Pagos Efectuados al Proveedor de Servicio Luego de presionar doble click sobre la línea de detalle se muestra el siguiente reporte

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49 Pantalla de Vale de Pago Retenciones ISLR Para visualizar las retenciones del impuesto sobre la renta seleccione la opción de Reporte Retenciones ISLR, donde Usted indica el numero de Rif, la compañías referidas a la corporación y el año, luego presione el botón Buscar Pantalla Solicitud de Reporte de Retenciones ISRL Se muestra el siguiente reporte:

50 Pantalla de Reporte de Retenciones ISRL Retenciones Varias También puede visualizar los reportes referentes a Retenciones Varias efectuadas por diferentes conceptos, impuestos municipales, timbre fiscal, fiel cumplimiento, entre otras, debe indicar el numero de Rif, la compañía referida a la corporación, el mes y año de la retención y seleccionar el tipo de retención. Presione el botón Buscar Pantalla Solicitud de Reporte de Retenciones Varias

51 Una vez seleccionado se muestra el siguiente reporte: Pantalla Reporte de Retenciones Varias Agradecemos su atención y para cualquier información adicional requerida para la utilización del sistema ALIADOS favor comunicarse según las siguientes instrucciones: Área de Registro de Proveedores, llamar al número telefónico o dirigirse a esta Área en horario de atención los días Martes o Jueves de 7:30 a 11:30 AM y de 1:00 a 5:00 PM. Área de Pagos, llamar al Número telefónico o dirigirse a esta Área en horario de atención los días Lunes de 8:00 a 11:00 AM y de 1:30 a 4PM. COMO SALIR DEL SISTEMA ALIADOS? Para salir del Sistema Aliados el usuario debe partir de la pantalla del Menú Principal del Sistema Aliados, a través de la siguiente ruta: SISTEMA SALIR

52 Pantalla menú Principal Opción Sistema Luego aparecerá la pantalla: Pantalla Opción Salir El usuario debe presionar el botón para aceptar la operación de salir del sistema y luego confirmar la operación presionando el botón : Pantalla Opción Salir