HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

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1 1 HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Falta de Plan Operativo Anual (Hallazgo de Control Interno No.1) Se estableció que la municipalidad de Guastatoya no cumplió con elaborar el Plan Operativo Anual de los períodos 2004 y 2005, en donde se deben conocer las metas y objetivos de las actividades municipales en beneficios de sus habitantes. El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 4.2, establece que: La máxima autoridad de cada ente público, debe promover la elaboración técnica y objetiva de los planes operativos anuales. Incumplimiento de las autoridades municipales, en relación a la elaboración del Plan Operativo Anual. Esto provoca que no se tengan bien definidos las metas y objetivos de una manera técnica para beneficio de los habitantes del municipio. Que el Alcalde Municipal gire las instrucciones a las unidades de trabajo para que se fortalezca el Plan Operativo Anual, el que debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas una semana después de haber sido aprobado el presupuesto, tal como lo establece la norma descrita en el segundo párrafo, para efectos de evaluación de la calidad del gasto y su impacto en las gestión pública. En la auditoría gubernamental efectuada por la Contraloría General de Cuentas en el año 2005 (Of. CGC- MPG ), se estableció la ausencia del mismo, habiéndose recomendado su elaboración para el período 2006, en concordancia con el anteproyecto de presupuesto. Derivado de lo anterior, en oficio sin número, de fecha 6 de febrero del 2006, dirigido a la Licda. Isabel Much Santos, Subdirectora de Auditora de Municipalidades de la Contraloría General de Cuentas, se remitió el Plan Operativo Anual correspondiente al período 2006 (POA 2006), conforme lo requerido en Oficio OF-CD , de fecha 17 de enero de 2006 y Memorandum Circular No. CD , de fecha 29 de diciembre de mismos no llenan los requisitos para tomarse como válidos, en lo que respecta a los años 2004 y 2005, por lo que se confirma el hallazgo. Sanción económica de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q10, para cada uno.

2 2 Incumplimiento a registrar en el inventario las obras recepcionadas y liquidadas. (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que las obras ya recepcionadas y liquidadas de los años 2,004, 2,005 y 2,006, no fueron ingresadas en el inventario correspondiente. El numeral 3.9 del Módulo de Tesorería, del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, establece que: todos los bienes tangibles propiedad de la municipalidad que conforman su activo fijo deben de registrarse en el libro de inventarios incluyendo obras ya recepcionadas y liquidadas. No se están aplicando como corresponde las normativas que se establecen en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, por parte de las autoridades municipales. Por tal situación no se puede tener la certeza de todos lo bienes de la municipalidad, por no llevar un control de todas las obras que ya pertenecen a la municipalidad. Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Tesorero Municipal para que de inmediato cumpla con lo establecido en el numeral 3.9 del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, para llevar un mejor control de los bienes de la municipalidad. Este Despacho ha instruido al señor Tesorero para que delegue la responsabilidad al encargado de inventarios, por ser ámbito de su respectiva competencia, para que, de forma inmediata se regularice el registro de las obras recepcionadas y liquidadas correspondientes a los años 2004, 2005 y 2006, en el Inventario correspondiente; instruyendo además, que en lo sucesivo se cumpla con dicho registro de forma permanente. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q4, para cada uno.

3 3 Carencia de un área física de almacén y controles de bienes y suministros. (Hallazgo de Control Interno No.3) Se comprobó que no existe un área de almacén donde se lleve control de los bienes y suministros, ya que sólo documentos maneja el encargado, pese a que sí utilizan los formularios de recepción de bienes y servicios, y solicitud de entrega de bienes, autorizados por la Contraloría General de Cuentas. El numeral romano IV, Módulo de Almacén del Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM-, establece lo referente a los procedimientos para el control del Almacén y de Bienes y Suministros, y el punto establece: Es el espacio físico en el cual se almacenan y se encuentran bajo custodia, materiales, útiles de escritorio, equipo, vehículos, maquinaria, mobiliario y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que ser objeto de control y resguardo por medio del Almacén Municipal. El encargado del almacén y las autoridades municipales no han cumplido con la normativa establecida en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, que es obligatorio en vista de que lo aprobó el Concejo Municipal. Falta de controles internos para el resguardo de los b iens y suministros. El Alcalde Municipal y Encargado del Almacén, deben habilitar un área de almacén, para que el uso de los formularios, reportes y demás controles que especifica el manual de administración financiera, sea objetivo, manejando los bienes y suministros. Es oportuno aclarar, que los controles a que se refiere el hallazgo, si existen ya que solo se llevan en documentos y los materiales no ingresan físicamente al Almacén, por lo que se giró las instrucciones pertinentes para que le den ingreso y egreso a los materiales y bienes físicamente utilizados, utilizando los formularios: SOLICITUD/ENTREGA DE BIENES y RECEPCIÓN DE BIENES/SERVICIOS, autorizados por la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas de El Progreso. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Encargado del Almacén, por la cantidad de Q4, para cada uno.

4 4 Deficiencias en los registros de activos fijos (Hallazgo de Control Interno No.4) Se comprobó que el libro de inventarios y tarjetas de responsabilidad, carecen de información real, en virtud que no se encuentran actualizados, así también el mobiliario y equipo no se encuentra codificado. El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, en el Modulo de Tesorería, numeral 3.9 establece: Libro utilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la Municipalidad que conforman su activo fijo, en él se anotarán todos los ingresos y bajas de bienes que se autoricen. Falta de interés de las autoridades municipales en cumplir con registros de control. Riesgo de perdida o menoscabo en los activos fijos de la Municipalidad, al no llevar un adecuado control de los mismos. El Alcalde Municipal y Tesorero actualmente Director de la MAFIM, deben cumplir en lo referente a la actualización del libro de Inventarios y de las tarjetas de responsabilidad, y el registro de todos los bienes inventaríales, así como asignación e identificación de las personas responsables de los mismos. Es competencia del Auxiliar de Contabilidad como encargado de Activos Fijos, a quien de forma inmediata se le ordena que codifique los bienes y le de cumplimiento en lo relativo a las tarjetas de responsabilidad. Sanción económica de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgáanica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 21, para el Alcalde, Tesorero Municipal y Encargado del Inventario, por la cantidad de Q4, para cada uno.

5 5 HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO Falta de Presentación del Informe de Gestión Presupuestaria (Hallazgo de Cumplimiento No.1) Al momento de requerirles copia del Informe de la ejecución física y financiera de su Gestión Presupuestaria, al Acalde y al Tesorero de la municipalidad, se estableció que no cumplieron con la presentación de dicho informe ante el Ministerio de Finanzas Públicas, Congreso de la Repùblica y a la Contraloría General de Cuentas El Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de Presupuesto, Artículo 47 establece: Para fines de consolidación de cuentas e información que debe efectuar el Organismo Ejecutivo, las municipalidades remitirán, al Ministerio de Finanzas Públicas, al Congreso de la República y a la Contraloría General de Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo la información de la ejecución física y financiera de su gestión presupuestaria, en la oportunidad y con el contenido que señale el Reglamento. En cuanto a la inversión pública, se informara además, a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia de la Republica. Y según el Articulo 29 del Acuerdo Gubernativo Numero Reglamento de la Ley Orgánica de Presupuesto, establece: El Informe de su Gestión Presupuestaria del ejercicio fiscal anterior, a mas tardar el 31 de marzo de cada año. Este informe deberá contener como mínimo lo siguiente: a) Ejecución física y financiera de los proyectos y obras ejecutadas en el año, y b) Ejecución financiera de los ingresos. La falta de cumplimiento por parte de las autoridades en la presentación de este informe a las instancias correspondientes. Esto ha provocado que no se puedan realizar comparaciones de lo programado con lo realizado de una manera física y financiera de los proyectos que se realizaron por el periodo del 01 de enero de 2004 al 31 de diciembre de Que el Alcalde Municipal, gire las instrucciones al Tesorero para que de una manera inmediata se cumpla con los requisitos que exige el Articulo 47 del Decreto Ley Orgánica de Presupuesto y el Articulo 29 del Acuerdo Gubernativo Número Reglamento de la Ley Orgánica de Presupuesto, en relación a la presentación del Informe de Ejecución Física y Financiera de su Gestión Presupuestaria de los proyectos ejecutados por año La Municipalidad de Guastatoya, en cumplimiento de lo establecido en el artículo legal y reglamentario citados, ha cumplido con remitir oportunamente al Ministerio de Finanzas Públicas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados, para fines de consolidación de cuentas e información que debe efectuar el Organismo Ejecutivo; no así, la información de la ejecución física y financiera de su gestión presupuestaria, en la oportunidad que señala el Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto. En relación a tal omisión, este Despacho ha instruido al señor Tesorero Municipal, por ser ámbito de su competencia, para que se regularice tal situación y en lo sucesivo se presente la citada información ante el Ministerio de Finanzas Públicas, a efecto de dar cumplimiento a las referidas normas legal y reglamentaria.

6 6 de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2, para cada uno.

7 7 Incumplimiento en traslado de información del Inventario a la Contraloría General de Cuentas (Hallazgo de Cumplimiento No.2) La Tesorería de la Municipalidad de Guastatoya, no cumplió con enviar a la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas, copia del inventario de bienes correspondientes a los periodos de 2004, 2005 y 2006 El Decreto , del Congreso de la República, Código Municipal, Articulo 53 literal r) establece: son obligaciones del Alcalde Municipal, enviar copia autorizada a la Contraloría General de Cuentas del inventario de los bienes del municipio dentro de los primeros quince (15) días calendario del mes de enero de cada año. Falta de controles internos adecuados que se requieren para que dicha información se envié a la Contraloría General de Cuentas en forma oportuna. Esto lo que provoca es que no se tenga un control eficiente en el área de activos fijos de los bienes de la municipalidad por parte de las autoridades municipales. Que el Alcalde Municipal cumpla de inmediato con enviar copia del inventario de los bienes de la municipalidad a la Contraloría General de Cuentas, tal y como lo establece el Articulo 53 literal r) del Decreto Código Municipal, que se refiere a la obligaciones del Alcalde Municipal. Los inventarios correspondientes a los años 2004, 2005 y 2006, se han trabajado en un programa (Archivo de Excel), que es de uso generalizado en la mayoría de municipalidades de la región; sin embargo, se ha omitido remitirlos a la Contraloría General de Cuentas, por desconocimiento; razón por la cual, este Despacho, con base a lo establecido en el artículo 53, literal r) del Decreto del Congreso de la República, acordó instruir al Tesorero Municipal, para que se procediera, de ser posible, a remitir copia autorizada del inventario de los bienes del municipio correspondiente a los años 2004, 2005 y 2006, así como en los sucesivos años, con la periodicidad a que se refiere el citado artículo legal. mismos no llenan los requisitos para tomarse como validos, por lo que se confirma el hallazgo. de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q2, para cada uno.

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