MANUAL DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DE ARGOS EN COLOMBIA

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1 MANUAL DE CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS DE ARGOS EN COLOMBIA

2 CONTENIDO Página PARTE I- DISPOSICIONES GENERALES 6 1. INTRODUCCIÓN 7 2. ALCANCE 7 3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN 7 4. DISPOSICIONES LABORALES 7 5. MANEJO AMBIENTAL 8 PARTE II - PROCESO DE CONTRATACIÓN DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD PRESUPUESTO ATRIBUCIONES ÁREA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN SEGÚN LA CUANTÍA DEL NEGOCIO PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTÍA Etapa Precontractual: Selección del Proveedor Invitación a cotizar Evaluación de las Propuestas Adjudicación Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato Introducción a la Administración de Contratos Procedimiento de Administración de Contratos Etapa de Ejecución Contractual Interventoría del Contrato Modificaciones Contractuales Evaluación del Desempeño PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTÍA Etapa Precontractual: Selección del Proveedor Invitación a cotizar Evaluación de las Propuestas Adjudicación 18 2

3 Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato Introducción a la Administración de Contratos Procedimiento de Administración de Contratos Etapa de Ejecución Contractual Interventoría del Contrato Modificaciones Contractuales Evaluación del Desempeño PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA Etapa Precontractual: Selección del Proveedor Invitación a cotizar Evaluación de las Propuestas Adjudicación Etapa de Formalización Contractual Etapa de Ejecución Contractual Interventoría del Contrato Evaluación del Desempeño PROCEDIMIENTO DE MÍNIMA CUANTÍA Etapa Precontractual: Selección del Proveedor Invitación a cotizar Evaluación de la Propuesta Adjudicación Etapa de Formalización Contractual Compras Especiales 22 PARTE III REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO Impuestos Estipulación de la Moneda del Contrato Proveedores del Exterior Anticipos Pólizas y Garantías ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO CONTENIDO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS Elementos Esenciales del Negocio Confidencialidad 27 3

4 3.3. Cesión y subcontratación Vigencia y Renovación de los Contratos Cláusula de Auditoría Modificación a los Contratos Condiciones de Terminación Contactos de las Partes Resolución de Conflictos Cláusula de Responsabilidad CONTRATOS SOBRE INMUEBLES SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON PERSONAL EXTRANJERO 30 PARTE IV PROHIBICIONES, OBLIGATORIEDAD Y VIGENCIA DEL MANUAL PROHIBICIONES OBLIGATORIEDAD VIGENCIAS Y DEROGATORIAS DEL PRESENTE MANUAL 32 ANEXO 1 - DEFINICIONES 33 ANEXO 2 - ATRIBUCIONES 37 ANEXO 3 - SUMINISTRO DE SERVICIOS EN LAS INSTALACIONES DE ARGOS 41 ANEXO 4 - FLUJOGRAMA PROCESOS DE CONTRATACIÓN 44 4

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6 6 PARTE I DISPOSICIONES GENERALES

7 1. INTRODUCCIÓN El presente Manual contiene las normas y políticas de obligatorio cumplimiento en los procesos de contratación de bienes y servicios de Cementos ARGOS S.A, Inversiones ARGOS S.A. y sus empresas subordinadas. Las disposiciones en él contenidas son un reflejo y se constituyen en la materialización de los Principios Corporativos en materia de Contratación adoptados por todas las compañías del Grupo Empresarial ARGOS a nivel internacional, los cuales deberán ser observados por todas aquellas personas que den aplicación al Manual. 2. ALCANCE El Manual con sus políticas y procedimientos de contratación, se aplicará en todos los procesos de contratación de bienes y servicios que se adelanten con Proveedores en Colombia o cuyo destinatario sea una de las compañías colombianas del Grupo Empresarial ARGOS. Para efectos de este Manual el término Proveedores se entenderá de manera genérica, comprendiendo a aquellos que presten sus servicios o suministren bienes en las instalaciones de ARGOS (Contratistas) o los que lo realizan por fuera de las mismas. 3. COMITÉ DE CONTRATACIÓN Estará conformado por los Vicepresidentes de Asuntos Corporativos, Gestión Humana y Organizacional, Finanzas Corporativas y Regional Colombia y se encargará de resolver las situaciones no contempladas en el Manual, así como de autorizar excepciones a sus procedimientos y reglas. 4. DISPOSICIONES LABORALES Los Proveedores que celebren contratos o negocios jurídicos con las compañías del Grupo ARGOS y que para el efecto empleen personal, observarán las disposiciones establecidas en materia laboral en el documento de Principios Corporativos de Contratación, adoptado por ARGOS. Para el efecto, en todos los contratos que se suscriban se establecerá en materia laboral lo siguiente: a). Si los trabajos se realizan en las instalaciones de ARGOS, el Proveedor está obligado a cumplir los reglamentos establecidos por ARGOS, y las normas que se establezcan en los reglamentos Internos de Trabajo y de Higiene y Seguridad Industrial de ARGOS. b). Si los trabajos se realizan en las instalaciones del Proveedor, ARGOS podrá verificar que exista y se cumpla con el Reglamento Interno de Trabajo y el de Higiene y Seguridad Industrial del Proveedor. c). En caso de ser requerido, el Proveedor deberá demostrar que al personal empleado para la ejecución del contrato celebrado con ARGOS, le ha efectuado el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones a que hubiese lugar. En caso de que se verifique el no cumplimiento por parte del Proveedor de sus obligaciones laborales, ARGOS podrá retener de los pagos derivados del contrato, las sumas necesarias para el cumplimiento. 7

8 d). ARGOS realizará de manera periódica auditorías laborales integrales, internas y externas, en las cuales se realizará entre otros, la verificación del cumplimiento de los estándares del RUC. e). Los contratistas que presten sus servicios en las instalaciones de Argos en un porcentaje equivalente al 70% calculado sobre el 100% del tiempo laborable en Argos y que tengan más de 10 trabajadores vinculados, o esten ejecutando una actividad de alto riesgo, entendiendo por actividad de alto riesgo aquella que se encuentre catalogada como nivel 5 dentro de la normatividad de riesgos profesionales colombiana, deberán cumplir con el RUC en un porcentaje equivalente al 80%. 5. MANEJO AMBIENTAL Los Proveedores deberán cumplir con la Política de Sostenibilidad y con el Código de Buen Gobierno en materia ambiental de ARGOS, mediante la aplicación de los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión Ambiental (SGA), con los Planes de Manejo Ambiental (PMA) o Planes de Gestión Ambiental (PGA) y el Plan de manejo de residuos (PMIR) y demás documentos requeridos por ARGOS. Deben además, informar de eventualidades o formular las inquietudes al Interventor del Contrato. La Política de Sostenibilidad en materia ambiental de ARGOS se deberá difundir a los Proveedores como guía general para el desarrollo de las actividades específicas, y para asegurar su cumplimiento, se deberán realizar las siguientes actividades: 1. El Interventor del Contrato por parte de ARGOS, deberá coordinar una reunión inicial con el Proveedor para la difusión y explicación de la Política de sostenibilidad, los requisitos del SGA y del PMA o PGA, PMIR relacionados con el trabajo a realizar. 2. El Interventor del Contrato de ARGOS debe asegurarse que todos los trabajadores vinculados por el Proveedor reciban la instrucción inicial sobre la política, requisitos del sistema de gestión ambiental SGA o con los Planes de Manejo Ambiental PMA o de Gestión Ambiental PGA y que conozcan la importancia del cumplimiento de las normas ambientales relacionadas con el Contrato. 3. El Proveedor deberá involucrar la ejecución de las medidas ambientales en los procedimientos de preparación para el desarrollo de sus actividades diarias. 4. El Proveedor deberá llevar los indicadores ambientales establecidos en las fichas de manejo de los PGA, PMA, de los SGA o de normas específicas, si estas así lo exigen y tenerlos a disposición de ARGOS cuando le sean requeridos. 5. Los Proveedores deberán tramitar y mantener vigentes los permisos o autorizaciones ambientales que le sean aplicables. 6. Los Proveedores deberán realizar el control de los aspectos e impactos ambientales generados en el desarrollo de sus actividades. 7. Los Proveedores deberán cumplir lo requisitos legales ambientales para el desarrollo de sus actividades. 8. Los Proveedores deberán informar de manera inmediata al interventor del contrato cualquier situación ambiental no prevista o contingencia ambiental, con miras a que se le de un manejo adecuado. 8

9 9. El Proveedor antes de iniciar trabajos debe efectuar difusión en su personal del control de los aspectos e impactos ambientales asociados a su labor y conservar las evidencias respectivas. 10. El Proveedor deberá tener disponible y actualizada en el sitio de ejecución de actividades la información ambiental asociada a sus actividades para eventuales seguimientos por parte de ARGOS (información como licencias, permisos, registros de capacitaciones y demás registros requeridos por ARGOS). 11. Si durante la ejecución de los trabajos y/o actividades surge algún tipo de duda relacionada con la afectación de los recursos naturales, se deberá detener la actividad de inmediato, la duda o la falta de conocimiento no serán utilizadas como excusa para incumplir las obligaciones en materia ambiental. En este caso se consultará con el profesional de Gestión Ambiental y al Interventor del contrato. 12. Cuando quiera que el Proveedor producto del desarrollo de su labor genere contaminación o daño ambiental, éste será responsable económicamente por las actividades de recuperación, por los daños y perjuicios generados a ARGOS tanto desde el punto de vista operativo como desde el punto de vista legal. Las dudas que se presenten por parte de los Proveedores y por parte de los Interventores en materia ambiental, deberán ser consultadas con el Profesional de Gestión Ambiental. 9

10 PARTE II PROCESO DE CONTRATACIÓN 10

11 1. DEFINICIÓN DE LA NECESIDAD Consiste en la identificación del bien o servicio que ARGOS requiere, en términos de cantidad, calidad y demás especificaciones, por parte del Área Contratante. El Área Contratante será responsable por la idoneidad técnica y económica del bien o servicio contratado y por las especificaciones definidas para la adquisición de los mismos. 2. PRESUPUESTO El Área Contratante verificará la disponibilidad presupuestal para la adquisición del bien o servicio, de acuerdo con el presupuesto de gastos del área o de acuerdo con el presupuesto del proyecto, según el caso. El presupuesto definido para cada área anualmente no es acumulable para el período siguiente, es decir, en el caso en que el presupuesto de un área no se utilicen completamente en un año, la diferencia no utilizada no se sumará al presupuesto del año siguiente. 3. ATRIBUCIONES El Área Contratante, además de la disponibilidad presupuestal antes mencionada, deberá sujetarse a las atribuciones definidas en el Anexo 2 Atribuciones del presente Manual. Así mismo, deberá tenerse en cuenta lo siguiente: Las Atribuciones están limitadas atendiendo la órbita de acción y los procesos a cargo del titular de la atribución. Las Atribuciones no podrán ser delegadas, salvo en casos excepcionales tales como vacaciones, incapacidades, licencias o inexistencia de la posición en la estructura organizacional. En dichos casos, la delegación deberá hacerse a personas del mismo nivel o superior al de quien delega. En todos los casos quien delega la atribución, como quien la asume, serán responsables por la decisión. La persona que recibe la delegación deberá contar con un usuario y clave independientes en el sistema a través de los cuales realizará la operación. Ninguna negociación de bienes o servicios debe ser fraccionada para efectos de sustraerse de las reglas de competencia o Atribuciones acá establecidas. Las inquietudes que se presenten respecto a las Atribuciones deberán ser consultadas con la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. 4. ÁREA ENCARGADA DE LA NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN El Área de Compras será la responsable de participar, negociar y apoyar a las diferentes áreas de AR- GOS en la negociación y contratación de todas las adquisiciones de bienes y servicios, salvo que se trate de lo siguiente: i). Contrataciones relacionadas con personal que pueda tener implicaciones laborales, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional. 11

12 ii). Adquisiciones y enajenaciones de títulos mineros, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Recursos Estratégicos y/o Vicepresidencia Regional Colombia. iii). Negociaciones de bienes inmuebles, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas y/o la Vicepresidencia de Gestión Humana y Organizacional y/o la Vicepresidencia de Inversiones Forestales y/o Vicepresidencia de Recursos Estratégicos. iv). Negociaciones de servicios financieros, las cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas. v). Servicios de asesoría y consultoría de las Vicepresidencias Corporativas, los cuales estarán a cargo de dichas Vicepresidencias. vi). Los servicios de asesoría y consultoría de la Vicepresidencia Regional Colombia y/o de la Vicepresidencia Regional Caribe que por su confidencialidad, se considere conveniente sean manejados directamente por dichas Vicepresidencias. En estos casos deberán contar con la aprobación previa del Vicepresidente respectivo. vii). Servicios de transporte relacionados con el negocio, los cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia. viii). Servicios de Mercadeo, los cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia. ix). Compra de materias primas y contratación de servicios de mantenimiento del negocio industrial, los cuales estarán a cargo de la Vicepresidencia Regional Colombia. 5. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN SEGÚN LA CUANTÍA DEL NEGOCIO Para la contratación de bienes y servicios, el Área Contratante o el Área de Compras según el caso, seguirán los procedimientos establecidos a continuación, dependiendo de la cuantía estimada del negocio incluyendo los impuestos aplicables, calculada con base en el plazo estimado de la negociación. A Continuación se presenta un resumen con los principales aspectos de cada procedimiento de contratación: 12

13 5.1. PROCEDIMIENTO DE SUPERIOR CUANTÍA Se regirán por el procedimiento de superior cuantía aquellas negociaciones que sean iguales o superiores a SMLMV Etapa Precontractual: Selección Del Proveedor Invitación a cotizar El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, debe adelantar un Proceso de Licitación Privada, con base en lo definido a continuación: 1. Se debe convocar un Comité de Expertos, grupo de personas conocedoras del objeto del contrato (profesionales, técnicos, directores, etc.) a elección del Área Contratante o del Área de Compras, según sea el caso, con el fin de preseleccionar los proponentes a invitar. El Comité de Expertos define los criterios de preselección de los proponentes y el peso de cada criterio en la evaluación de las propuestas. La preselección se hará con base en sondeos hechos en el mercado. Será considerado como un aspecto positivo para la preselección, el hecho de que el proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80%. 2. El Proceso de Licitación deberá tener como mínimo tres (3) proponentes como invitados. 3. La carta de invitación siempre deberá indicar la facultad discrecional de ARGOS para terminar el Proceso de Licitación Privada en cualquier momento. La carta de invitación al Proceso de Licitación Privada deberá presentarse en el formato que para ello disponga ARGOS. 4. Todo Proceso de Licitación Privada deberá estar estructurado a través de pliego de condiciones, en el cual se detalle: - El objeto a contratar y su alcance - Las necesidades y requerimientos de la Compañía - Cronograma del proceso de invitación - Factores de ponderación para evaluación - Garantías de cumplimiento y/o pólizas de seguros - Minuta del contrato a suscribir - Facultad de terminación anticipada por parte de ARGOS; (a) Cuando no se presenten propuestas o se presente una sola que no cumpla con los requisitos definidos; y (b) Cuando ninguna de las propuestas se ajuste a los requerimientos formales o técnicos estipulados en el pliego de condiciones. - El compromiso de confidencialidad que deberá asumir el participante en el proceso, respecto a la información entregada por ARGOS. - La posibilidad para el Proponente de presentar su oferta por medios digitales. - Los requerimientos que debe cumplir el Proponente adjudicatario en materia de salud ocupacional. 13

14 El Pliego de Condiciones deberá ser redactado por el Área Contratante en el formato dispuesto por ARGOS y presentado posteriormente al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos para su aprobación final. 5. Cualquier cambio que se haga al pliego de condiciones deberá informarse oportunamente a los proponentes invitados Evaluación de las Propuestas Una vez recibidas las propuestas de acuerdo con el pliego de condiciones, el Área Contratante o de Compras según el caso, deberá convocar un Comité Ocasional de Contratación, conformado por representantes de la Vicepresidencia Finanzas Corporativas, un abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos según sea la especialidad, un representante del Área de Compras y un representante del Área Contratante, el cual se encargará de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condiciones, de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se haya efectuado, y de seleccionar el Proveedor Adjudicación El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, será el Proponente Adjudicatario. No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relación contractual con el Proponente Adjudicatario, este no será considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto de licitación), ni podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del mismo Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato Todos los negocios de Superior Cuantía deberán formalizarse mediante la suscripción de un contrato, previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarán sometidos al procedimiento de Administración de Contratos. Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podrá autorizar a solicitud del Área Contratante, la realización de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos casos, esas compraventas quedarán reguladas por los Términos y Condiciones de la orden de compra Introducción a la Administración de Contratos El procedimiento de Administración de Contratos conlleva la existencia de un rol en ARGOS, denominado Administrador de Contratos, el cual es asumido por varios funcionarios de la Organización, con las funciones y responsabilidades que se señalan más adelante. El Administrador de Contratos puede pertenecer a diferentes áreas según se explica a continuación: Área de Compras: El Administrador será un funcionario del Área de Compras cuando esta gerencia sea la encargada de negociar los bienes y servicios para la Organización de acuerdo con éste Manual. 14

15 Área Contratante: Para las demás negociaciones, es decir, aquellas que son manejadas por las áreas de manera independiente, según este Manual, el Administrador de Contratos será un funcionario designado por el Área Contratante Procedimiento de Administración de Contratos Aprobación del Área Contratante: El Administrador de Contratos deberá obtener por parte del Área Contratante el visto bueno de los documentos de negociación. Tal visto bueno se otorgará en cada una de las páginas del documento. Aprobación de los términos legales: El Administrador de Contratos solicitará al Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, la aprobación de los términos legales de los Contratos. Por regla general se utilizarán los modelos de contrato definidos por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, sin que ello obste para que los abogados de tal Vicepresidencia puedan autorizar la utilización de otros modelos. Firma del representante legal de ARGOS y del Proveedor: Obtenida la aprobación antes mencionada, el Administrador deberá gestionar la firma del contrato por parte del representante legal de ARGOS y por parte del representante legal del Proveedor. Entrega de Contratos al Proveedor: Una de las versiones firmadas del contrato deberá ser entregada por el Administrador, al Proveedor. Registro del Proveedor: El Administrador de Contratos será el encargado de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Método ARGOS. Adicionalmente, el Proveedor deberá firmar la autorización para consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores. Expedición de pólizas y garantías: El Administrador deberá solicitar al Proveedor la expedición de las pólizas y/o garantías que se hayan pactado en el respectivo Contrato, de acuerdo con las directrices establecidas en este Manual y las que para el efecto señale la Gerencia de Compras. Cualquier duda que tenga el Administrador de Contratos relacionada con la expedición de las pólizas, deberá consultarla al Área de Compras. Custodia y archivo: Una vez se haya firmado el Contrato, el Administrador deberá enviarlo al Centro de Administración de Documentos (CAD), para su custodia y archivo. Recibidos por el CAD los documentos, éste enviará una copia digitalizada de los mismos al Administrador, quien tendrá la responsabilidad de ingresarlos al Repositorio, detallando en el sistema los atributos y datos básicos del Contrato, previamente definidos por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. 15

16 Envío de copias digitalizadas al Abogado: El Administrador deberá enviar vía correo electrónico una copia digitalizada de los documentos definitivos de la contratación (incluidos anexos del contrato y pólizas) al Abogado. Generación de Consecutivo: El CAD generará un consecutivo numérico para cada Contrato de la Organización, lo cual facilitará la consulta posterior por parte de los interesados en los mismos. Igualmente, el CAD contará con un software de consulta en el que se permitirá acceder a los diferentes contratos por los temas previamente definidos por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. Impuestos y registros especiales del contrato: El Administrador deberá informar al Área de Impuestos sobre las negociaciones de las que sea responsable, de manera que esta defina cuáles son los impuestos generados por el Contrato. Igualmente, en los casos en que el Contrato requiera un registro especial ante cualquier entidad (v.gr registro ante Ministerio de Comercio), el Administrador será el encargado de realizar tal registro con el acompañamiento del Área de Compras. La Gerencia Legal Tributaria, Aduanera y Cambiaria y la Vicepresidencia de Finanzas Corporativas brindarán la asesoría necesaria al Administrador en estos temas. Entrega de información al Interventor: Antes del inicio de la ejecución del Contrato, el Administrador enviará al Interventor designado por ARGOS para el Contrato, copia del mismo con sus respectivos anexos y pólizas, con el fin de permitirle conocer los términos contractuales. Inventario de los Contratos: El Administrador deberá tener un inventario actualizado de los Contratos que tiene a su cargo, con los siguientes atributos: partes del Contrato, objeto, valor, pólizas identificando fecha de vencimiento de las mismas, fecha de inicio y fecha de finalización Etapa de Ejecución Contractual Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato, se adelantarán las gestiones definidas a continuación por parte del Área Contratante: Cuando la naturaleza o complejidad del contrato de obra lo amerite, el Área Contratante podrá recomendar la contratación de una firma de interventoría externa Interventoría del Contrato Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del contrato, en los siguientes aspectos: Completa ejecución de las prestaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique) Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS Aspectos económicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar 16

17 Requerimientos de salud ocupacional Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos Modificaciones Contractuales El Área Contratante será la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos en los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificación, prórroga o renovación del Contrato. La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación favorable del Área Contratante, con el mismo Proveedor, siempre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos, en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratación. El Administrador deberá realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de conformidad con las reglas establecidas en el presente Manual. En el mismo sentido, el Administrador deberá velar por la renovación de las pólizas o garantías inicialmente pactadas Evaluación del Desempeño Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los Proveedores sujetos a evaluación. Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha Gerencia PROCEDIMIENTO DE MAYOR CUANTÍA Se regirán por el procedimiento de mayor cuantía aquellas negociaciones que sean menores a SMMLV y mayores o iguales a 400 SMMLV Etapa Precontractual: Selección Del Proveedor Invitación a cotizar En las negociaciones de Mayor Cuantía se deben solicitar como mínimo tres (3) cotizaciones, las cuales deben ser homogéneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser comparables entre sí. Será considerado como un aspecto positivo para la selección, el hecho de que el Proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80%. 17

18 Evaluación de las Propuestas Una vez recibidas las propuestas el Área Contratante o el Área de Compras las evaluará según el caso, a través del Método de Expertos, de conformidad con lo establecido por el Área de Compras. El Comité de expertos se encargará de discutir y analizar las distintas propuestas recibidas, sus condiciones, así como de revisar los resultados del informe de visita a los proponentes, en caso de que se haya efectuado. El Comité de expertos determina los factores a evaluar y su ponderación, califica los factores definidos generando un cuadro comparativo, recomienda basado en las evaluaciones, el proveedor a seleccionar y presenta la evaluación de las propuestas a la respectiva instancia en la Organización que avala la decisión. En todos los casos se deben considerar como factores de evaluación de las propuestas el precio y la calidad del bien o servicio ofrecido, los cuales deben tener en el proceso de ponderación un peso mínimo del quince por ciento (15%) Adjudicación El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, será el Proponente Adjudicatario. No obstante lo anterior, hasta tanto no se formalice la relación contractual con el Proponente Adjudicatario, este no será considerado como Proveedor de ARGOS (en el bien o servicio objeto del proceso de contratación), ni podrá iniciarse ninguna prestación de servicio o suministro de bienes por parte del mismo Etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato Todos los negocios de Mayor Cuantía deberán formalizarse mediante la suscripción de un contrato, previamente aprobado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos y estarán sometidos al procedimiento de Administración de Contratos. Sin embargo, cuando se trate de la compra de materias primas o bienes que la Organización compra de manera masiva y reiterada, la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos podrá autorizar a solicitud del Área Contratante, la realización de la compraventa sin necesidad de suscribir contrato, y en dichos casos, esas compraventas quedarán reguladas por los Términos y Condiciones de la orden de compra Introducción a la Administración de Contratos Se seguirán las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuantía contenidas en el numeral Procedimiento de Administración de Contratos Se seguirán las reglas definidas para el Procedimiento de Superior Cuantía contenidas en el numeral

19 Etapa de Ejecución Contractual Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual y Administración del Contrato, se adelantarán las gestiones definidas a continuación por parte del Área Contratante Interventoría del Contrato Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del contrato, en los siguientes aspectos: Completa ejecución de las obligaciones a cargo del Proveedor (ANS, en los casos en que aplique) Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS Aspectos económicos del contrato, tales como: pagos, anticipos y cuentas por pagar Requerimientos de salud ocupacional Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos Modificaciones Contractuales El Área Contratante será la encargada de informarle al Administrador del Contrato aquellos eventos en los cuales se haga necesario llevar a cabo una modificación, prórroga o renovación del Contrato. La renovación de contratos puede llevarse a cabo, previa calificación favorable del Área Contratante, con el mismo Proveedor, siempre que las prórrogas no sean superiores a tres (3) años consecutivos, en cuyo caso debe iniciarse nuevamente el proceso de contratación. El Administrador deberá realizar el mismo procedimiento que se hace para un Contrato nuevo, de conformidad con las reglas establecidas en el presente Manual. En el mismo sentido, el Administrador deberá velar por la renovación de las pólizas o garantías inicialmente pactadas Evaluación del Desempeño Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los proveedores sujetos a evaluación. Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha Área PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTÍA Se regirán por el procedimiento de menor cuantía aquellas negociaciones que sean menores a 400 SMMLV y mayores o iguales a 10 SMMLV. 19

20 Etapa Precontractual: Selección Del Proveedor Invitación a cotizar En las negociaciones de Menor Cuantía se deben solicitar como mínimo dos (2) cotizaciones, las cuales deben ser homogéneas en cuanto al bien o servicio ofrecido, de manera que puedan ser comparables entre sí. Será considerado como un aspecto positivo para la selección, el hecho de que el Proponente haga parte del RUC y tenga una calificación superior al 80% Evaluación de las Propuestas Una vez recibidas las propuestas el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberá documentar el proceso de evaluación realizado respecto a las propuestas recibidas, así como evaluar la solvencia económica y la capacidad financiera del Proponente para responder por las obligaciones de su propuesta Adjudicación El Proponente mejor calificado de acuerdo con el procedimiento establecido en el numeral anterior, será el Proponente Adjudicatario Etapa de Formalización Contractual Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Menor cuantía no requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado Términos y Condiciones. Este documento se anexa a todas las órdenes de compra emitidas por ARGOS. No obstante lo anterior, si el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, consideran importante la celebración de un contrato escrito atendiendo la naturaleza del negocio, podrán dirigir una solicitud en dicho sentido a la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, quien analizará en conjunto con el Área Contratante o el Área de Compras según el caso, la conveniencia de suscribir el contrato. En este último caso, se seguirá el Procedimiento de Formalización Contractual y Administración de Contratos establecido para los procedimientos de superior y mayor cuantía del presente Manual. El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberán asegurarse de la efectiva recepción por parte del Proveedor del documento de Términos y Condiciones. El Área Contratante será la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Método ARGOS, No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores y que hayan firmado la autorización para la consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. 20

21 Etapa de Ejecución Contractual Una vez agotada la etapa de Formalización Contractual, se adelantarán las gestiones definidas a continuación por parte del Área Contratante Interventoría del Contrato Consiste en la supervisión por parte del Área Contratante de la correcta ejecución por parte del Proveedor, de las obligaciones asumidas en virtud de la celebración del negocio, en los siguientes aspectos: Completa ejecución de las obligaciones a cargo del Proveedor Adecuada facturación según el procedimiento establecido por ARGOS Aspectos económicos, tales como: pagos y cuentas por pagar Requerimientos de salud ocupacional Cumplimiento de normas laborales por parte del Proveedor Adecuada resolución de conflictos con el Proveedor. Para el efecto deberá apoyarse en el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos Evaluación del Desempeño Una vez finalizado el plazo contractual y cumplidas por parte de ARGOS y del Proveedor la totalidad de las obligaciones contractuales, se procederá por parte del Área Contratante a evaluar el desempeño de los Proveedores sujetos a evaluación. Los Proveedores cuyo desempeño se evalúa serán los catalogados como críticos en la base de datos de los proveedores críticos definida por el Área de Compras, de conformidad con el procedimiento definido por dicha Área PROCEDIMIENTO DE MÍNIMA CUANTÍA Se regirán por el procedimiento de mínima cuantía aquellas negociaciones que sean menores a 10 SMMLV Etapa Precontractual: Selección Del Proveedor Invitación a cotizar En las negociaciones de Mínima Cuantía será suficiente la solicitud de una (1) cotización Evaluación de la Propuesta Una vez recibida la propuesta, el Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberá documentar el proceso de evaluación realizado Adjudicación El Proponente invitado será el adjudicatario si su propuesta es considerada conveniente por ARGOS en la evaluación efectuada a la misma. 21

22 5.4.2 Etapa de Formalización Contractual Las negociaciones de bienes o servicios de ARGOS cuyo valor corresponda a la Mínima cuantía no requieren contrato escrito y se regulan en el documento denominado Términos y Condiciones. Este documento se anexa a todas las órdenes de compra emitidas por ARGOS. El Área Contratante o el Área de Compras, según el caso, deberán asegurarse de la efectiva recepción por parte del Proveedor del documento de Términos y Condiciones. El Área Contratante será la encargada de velar que el Proveedor diligencie el formato establecido para su registro en ARGOS, el cual se encuentra en el Método ARGOS. No se debe realizar ningún desembolso a Proveedores que no hayan realizado su vinculación formal a través del registro de proveedores y que hayan firmado la autorización para la consulta y reporte a centrales de información financiera y consulta a las listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo. 5.5 Compras Especiales Para los siguientes casos se permitirá la solicitud de una sola cotización: i). Los trabajos o servicios que por su especialidad o por sus calidades, sólo determinada persona pueda ejecutar, o la adquisición de bienes que solamente un Proveedor pueda suministrar, como por ejemplo, los contratos con un representante exclusivo de determinada marca, previa autorización del Gerente de Compras o vicepresidente respectivo. ii). La adquisición de un bien para prueba, ensayo o proyecto piloto. iii). La ocurrencia de siniestros, calamidades, desastres, fuerza mayor y caso fortuito. iv). Cuando se hayan solicitado varias cotizaciones y se reciba respuesta de solo una de ellas. En estos casos deberá dejarse constancia de la solicitud inicial de las cotizaciones. v). Los contratos entre compañías vinculadas. vi). La adquisición de bienes inmuebles. 22

23 PARTE III REGLAS ESPECIALES DE CONTRATACIÓN 23

24 1. ASPECTOS FINANCIEROS DEL CONTRATO 1.1. Impuestos Las negociaciones con Proveedores, nacionales y extranjeros, están sujetas a impuestos, generalmente IVA, Retenciones, Industria y Comercio, Timbre; por lo tanto, es indispensable que al momento de la negociación se analicen las condiciones para que cada parte pague los impuestos que le correspondan. ARGOS cuenta con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios como área que podrá brindar asesoría en estos aspectos durante la negociación. Por política, ARGOS no debe asumir más del 50% del Impuesto de Timbre en los contratos que se celebren y que causen dicho impuesto. Cuando se suscriban contratos (licencia de uso, asistencia técnica, servicios técnicos, entre otros) con Proveedores del exterior, los gravámenes correspondientes a Impuesto sobre la Renta deben ser asumidos en su totalidad por el Proveedor de acuerdo con la legislación Colombiana. ARGOS debe actuar como agente retenedor y expedir el certificado de retención en la fuente para los efectos pertinentes. La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo de los impuestos, y por lo tanto es una obligación de ARGOS realizarla, por lo que no es negociable con el Proveedor la posibilidad de retenerle los impuestos que se causen en Colombia Estipulación de la Moneda del Contrato En los contratos, ofertas mercantiles, u órdenes de compra que celebre ARGOS con residentes en Colombia, debe pactarse el pago en pesos colombianos, de acuerdo con lo establecido en la legislación colombiana, donde se prohíbe a los residentes colombianos pagar en moneda extranjera sus operaciones, salvo que correspondan a excepciones expresamente autorizadas. Sólo puede pactarse pago de contratos, ofertas mercantiles u órdenes de compra con obligaciones en divisas, cuando se celebren con un Proveedor del exterior en los términos que establezcan las normas aplicables. Lo anterior no obsta para que, si el Proveedor residente tiene a su vez un Proveedor del exterior que le factura en dólares, sea posible realizar la operación con ARGOS utilizando dicha divisa como referente ( cláusula valuativa ). Los pagos que se pacten en divisas y se paguen en pesos colombianos se calcularán según la tasa representativa del mercado vigente para el día anterior a la fecha de pago Proveedores del Exterior Para la celebración de negociaciones con residentes en el exterior, se debe solicitar asesoría de la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, así como a la Gerencia Legal Colombia, según el caso, con el fin de buscar para ARGOS la obtención de beneficios tributarios y/o evitar riesgos cambiarios y mayores costos para ARGOS. No obstante lo anterior, a continuación se dan algunas pautas para tener en cuenta en la contratación con Proveedores del exterior: 24

25 Mecanismos para eliminar o atenuar la doble imposición internacional: Es importante tener presente al momento de negociar un contrato de prestación de servicios celebrado con Proveedores del exterior, que estos están sujetos a una retención por impuesto de renta en Colombia; pero que estos Proveedores del exterior, frecuentemente pueden usar esa retención como un descuento del pago de sus impuestos en su país de origen. Por ello desde el principio de la negociación se debe advertir al Proveedor de la retención en la fuente, consultando previamente la tarifa con la Gerencia Jurídica de Asuntos Tributarios, Aduaneros y Cambiarios, para que de esta forma, el Proveedor sepa a ciencia cierta cuánto va a recibir por el servicio y en consecuencia, pueda cotizar conforme esta previsión. Otros aspectos importantes de los pagos por servicios del exterior: No es obligatoria la expedición de facturas. Aunque es deseable que el Proveedor expida factura siempre por los servicios prestados, la factura no es, desde el punto de vista tributario, necesaria para el soporte de gastos por contratos celebrados con extranjeros sin residencia o domicilio en el país Anticipos Por regla general, en los contratos que celebre Argos no se pactará el pago de anticipo al Proveedor. Sin embargo, atendiendo la naturaleza del contrato se podrá pactar pago anticipado por un monto que no excederá el 40% del valor del respectivo contrato. En todos los casos en los que se pacte el pago de anticipo, el Proveedor deberá constituir una póliza de buen manejo e inversión del anticipo por un valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo Pólizas y Garantías El Área Contratante debe informar al proveedor, desde el inicio de la negociación, sobre las pólizas y garantías que se deben otorgar a favor de ARGOS. El Proveedor podrá contratar las garantías con las aseguradoras del mercado aprobadas por ARGOS, las cuales pueden consultarse con la Área de Compras. Sin embargo, se dará preferencia a las garantías que se obtengan a través de los Convenios que haya suscrito ARGOS para la expedición de pólizas de sus Proveedores con compañías aseguradoras o intermediarios de seguros. El Área Contratante debe revisar que las pólizas que entregue el Proveedor cumplan con las coberturas correspondientes de acuerdo con el presente Manual respecto a objeto, valores y vigencias. Además, solicitará constancia de pago de las primas por parte del Proveedor. Las pólizas y garantías que se indican en el presente Manual son las mínimas requeridas, pero el Área Contratante podrá solicitar garantías adicionales o aumentar los porcentajes y vigencias de las establecidas, de conformidad con el análisis de riesgo realizado al negocio. En toda contratación que supere los 400 SMMLV, es decir, las de Superior y Mayor Cuantía, o en aquellas en las que el Área Contratante lo considere necesario según el riesgo asociado al contrato, se deben exigir las pólizas y garantías mínimas relacionadas a continuación: 25

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27 2. ACUERDOS DE NIVELES DE SERVICIO En los contratos de prestación de servicios cuyo valor sea igual o superior a SMLMV ARGOS deberá pactar un Acuerdo de Niveles de Servicio (ANS) con el Proveedor. En los contratos de prestación de servicios inferiores a dicho monto, estos podrán pactarse cuando el Área Contratante lo estime conveniente. En los Acuerdos de Niveles de Servicio, se incluirá a criterio del Área Contratante aspectos como los siguientes: Tipo de informes que deben ser presentados por el Proveedor y fechas de entrega Indicadores que permitan medir la calidad del servicio Cronograma para el desarrollo de actividades o del proyecto a ejecutar Disponibilidades asociadas a la prestación del servicio Los anteriores aspectos deberán tener asociadas unas penalidades en caso de incumplimiento, las cuales serán definidas por el Área Contratante en conjunto con el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. 3. CONTENIDO MÍNIMO DE LOS CONTRATOS Todos los Contratos que celebre ARGOS por escrito deberán ser aprobados por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. Por regla general los Contratos se harán en las minutas establecidas y aprobadas por la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos, sin perjuicio de que en casos concretos, se utilicen otras minutas o se hagan modificaciones a las existentes. Los contratos en ARGOS se sujetarán a lo siguiente: 3.1. Elementos Esenciales del Negocio: Los contratos deberán señalar de manera clara la identificación de las partes, el objeto del mismo, su valor (en caso de ser aplicable), la forma de pago y su vigencia Confidencialidad: En las negociaciones que por su objeto impliquen suministro o entrega de información confidencial de ARGOS a un Proveedor, el Proveedor debe suscribir un compromiso de Confidencialidad, el cual podrá estar contenido en un documento independiente, o en una cláusula dentro del Contrato. El formato de documento de confidencialidad deberá ser suministrado por el Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. No se debe suministrar dicha información confidencial hasta tanto no esté formalizado el acuerdo. Se entenderá por información confidencial cualquier información relativa a los negocios y operaciones de ARGOS que no sea de conocimiento público. 27

28 3.3. Cesión y subcontratación: En todo contrato debe consagrarse la cláusula de prohibición de cesión, en virtud de la cual, el Proveedor no puede ceder el contrato en todo o en parte, o hacerse sustituir por terceros en ejercicio o cumplimiento de las obligaciones que por el mismo contrae, sin el previo y expreso consentimiento de ARGOS. Sin embargo, debe dejarse claramente expresado que ARGOS si podrá ceder el contrato siempre y cuando lo haga a sus Compañías subordinadas o pertenecientes a su Grupo Empresarial. Igualmente, se debe consagrar en todos los contratos, que el Proveedor no puede subcontratar sin autorización previa y escrita de ARGOS Vigencia y Renovación de los Contratos: Los contratos deben tener una vigencia determinada o al menos determinable, en caso contrario deberá contarse con la aprobación del Abogado de la Vicepresidencia de Asuntos Corporativos. En ningún caso se pactarán prórrogas automáticas o cláusulas de renovación automática. Por regla general, los contratos de prestación de servicios no deberán superar los 3 años de vigencia, una vez transcurrido dicho plazo, el servicio deberá ser cotizado nuevamente por diferentes proponentes, de acuerdo a las reglas de selección de Proveedores mencionadas en la Parte 2 de éste Manual Cláusula de Auditoria: En todos los contratos y demás documentos legales que vinculen a ARGOS, deberá establecerse a su favor la posibilidad de realizar auditorias con la finalidad de verificar la protección de todos los derechos que se pretenden proteger mediante la puesta en práctica del presente Manual, el RUC y otros registros sobre el cumplimiento de las obligaciones laborales, bajo el siguiente texto: ARGOS podrá en cualquier tiempo realizar visitas a las instalaciones del Contratista para efectuar evaluaciones del servicio contratado y en especial respecto a la seguridad industrial de los procesos relacionados con los servicios prestados por el Contratista. Las revisiones de los auditores autorizados por ARGOS podrán efectuarse en las instalaciones del Contratista y/o en el sitio en el que se preste el servicio contratado, en horas hábiles de trabajo. La auditoria podrá estar acompañada por un funcionario de el Contratista, quien le prestará su mayor colaboración para realizar la labor encomendada. En caso de no requerirse la visita, ARGOS podrá solicitar por escrito la información objeto de la evaluación, siempre que esté relacionada con el servicio contratado. ARGOS tendrá derecho a revisar cualquier suma facturada en relación con el servicio contratado, hasta dos (2) años después de la terminación del mismo. Para tal fin, el Contratista se obligará a poner disposición de los auditores de ARGOS todos los documentos relacionados. El Contratista atenderá oportunamente las observaciones, requerimientos de control y reclamos justificados que hiciere ARGOS como resultados de tales revisiones. Si el Contratista rehúsa facilitar el acceso a los auditores de ARGOS, o rehúsa atender reclamos razonables, cualquier suma en discusión no será reconocida si se debiere a la falencia observada, sin perjuicio de las demás consecuencias derivadas de la relación contractual. 28