PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS. GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

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1 1 OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración de documentos, su codificación, aprobación, emisión, revisión, actualización, optimización, modificación, control de cambios, distribución, anulación, manejo e identificación de documentos obsoletos o que han perdido vigencia, implementados en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán, garantizando la utilización de documentos vigentes por parte de los colaboradores de la Institución 2 ALCANCE Aplica para la elaboración y control de todos los documentos implementados para asegurar la operación eficaz de los procesos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán 3 DEFINICIONES a Actualización: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del Sistema de Gestión de la Calidad, originados en una optimización de una actividad o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentación b Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una Institución En la Fundación Universitaria de Popayán y para las actuaciones relacionadas con la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, entiéndase por Alta Dirección c Adopción: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en funcionamiento de nuevos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, que lo requieran d Anulación: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestión de la Calidad un documento obsoleto e Aprobación: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación de las actividades contenidas en el documento revisado previamente Página 1 de 16

2 f Caracterización del Proceso: Documento que describe las características del proceso, incluyendo sus entradas, salidas, normatividad que lo rige y recursos necesarios para su aplicación entre otros g Creación: Elaboración de un documento del Sistema de Gestión de la Calidad por primera vez h Codificación: Identificación de algunos documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, definidos en este procedimiento i Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o modificaciones realizadas a los documentos del Sistema j Distribución: Entrega oficial de los documentos a las diferentes áreas o personas responsables k Documento: Información y su medio de soporte El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una continuación de éstos l Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su eliminación pierde su vigencia m Elaboración: Documentar una caracterización de proceso, procedimiento, instructivo o formato del Sistema de Gestión de la Calidad n o Expedición: Acción formal de las directivas de la Institución para oficializar un documento o Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad p Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar información específica para llevar a cabo una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos, cuyo contenido aplica habitualmente en un solo proceso de la Institución Siempre está identificado por un código q Líder de Proceso: Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso, cuyas funciones y responsabilidades serán las de coordinación de la operatividad Página 2 de 16

3 del mismo, aplicación de políticas y objetivos estratégicos de la Institución, cumplimiento de la normatividad interna y externa pertinente al proceso y la promoción de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos Los Líderes de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades necesarias para el eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y responsabilidad De igual manera, son quienes implementan y revisan el cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentación de las auditorias de Calidad r Manual del Sistema de Gestión de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución El manual puede variar en cuanto a detalle y forma, para adecuarse al tamaño y complejidad de la Institución s Modificación: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos o formatos), que correspondan a la implementación de nuevas actividades o controles exigidos por cambios de normatividad interna o externa, que afectan a un proceso t Optimización: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se realice de manera más eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener el mismo resultado, o con los mismos tiempos y costos realizar más operaciones o servicio u Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Es recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo v Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados w Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos X Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas y objetivos de la Institución, que buscan dar conformidad con los requisitos propios ó de organismos externos regulatorios Página 3 de 16

4 y Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido z Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento Cada vez que se realice una modificación en el documento cambia dicho número Ejemplo: 01, 02, 03 4 ASPECTOS GENERALES 41 Elaboración de documentos 411 Estructura Documental: Para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestión, de acuerdo con la norma NTC- ISO 9001: 2008 adoptado por la Fundación Universitaria de Popayán, se establece la siguiente estructura documental: MANUAL DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS MANUAL DE FUNCIONES REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Página 4 de 16

5 412 Estructura de los documentos: a Encabezado: El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad tales como Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y formatos De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es Arial Se utilizan a discreción los tamaños de la letra, según las necesidades de diseño y presentación El encabezado se contiene los siguientes aspectos: 2 NOMBRE DEL DOCUMENTO 4 CODIGO PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Código: GESTIÓN DE LA CALIDAD Versión: XX 1 LOGO 3 NOMBRE DEL PROCESO 5 VERSION 1 Logo: El Logotipo la Fundación Universitaria de Popayán a utilizar en los documentos es el autorizado por la Institución 2 Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se está elaborando (Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, Caracterización de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc) que relaciona el contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar Página 5 de 16

6 3 Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual corresponde el documento que se está elaborando 4 Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de correo electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos 5 Código: La codificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se elaboran, creando una estructura jerárquica que permite parametrizar y asignar un código para cada tipo de documento 6 La codificación se establecerá de acuerdo al siguiente esquema: SIGLA DEL PROCESO - SIGLA TIPO DOCUMENTO - CONSECUTIVO Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en la siguiente tabla: Nombre del Proceso Direccionamiento y Planeación Estratégica Comunicación Institucional Gestión de Calidad Docencia Extensión Sigla del Proceso DE COM GC Gestión de la Educación Superior GES GES-D (Los formatos de la Coordinación Académica se les adiciona CGA antes de FO) GES-E Sigla Tipo de Documento MAN: Manual CP: Caracterizaciones de Proceso PR: Procedimiento IT: Instructivo DS: Documento de Soporte FO: Formato Número Consecutivo 01 N Página 6 de 16

7 Internalización y Bilingüismo GES-IB Investigación y Generación de Conocimiento Gestión De Calidad Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión de Bienestar institucional Gestión de Bienes y Servicios Gestión de recursos educativos Gestión de educación Virtual Gestión financiera Gestión de Admisiones y mercadeo Gestión de Talento Humano GES-IC GC GRT GB GS GRE GEV GF GAM GL Ejemplos: DE-CP-001 Caracterización de Direccionamiento y Planeación Estratégica del Direccionamiento y Planeación Estratégica 7 Versión: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00 El número de versión se registra en el encabezado como se indica en la figura La versión del documento se actualiza conforme a la aprobación de los cambios, simultáneamente con la fecha de vigencia b Contenido: Página 7 de 16

8 Para la edición de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, el contenido es flexible en cuanto a la utilización de Diagramas de Flujo, Texto, imágenes ó una combinación de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la documentación El contenido del documento depende de su tipo, como se explica a continuación: 1 Manual del Sistema de Gestión de la Calidad : Este documento presenta un contenido abierto, se deben incluir los siguientes aspectos: Alcance del Sistema de Gestión Exclusiones de la Norma NTC-ISO 9001: 2008 Relación de todos los documentos internos (manuales, procedimientos, instructivos, políticas, reglamentos, etc) que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán y su ubicación Una descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad 2 Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado Estos documentos establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas, objetivos y proyectos de la Institución, que buscan dar conformidad con los requisitos propios ó de entes externos regulatorios Ejemplo: el plan estratégico de la Institución 3 Caracterización de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales 4 Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodología para llevar a cabo una actividad o un proceso, definiendo los siguientes aspectos: quién hace, qué hace, cómo y cuándo lo hace 5 Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o instrucciones que se deben tener en cuenta para llevar a cabo una actividad, sin necesidad de establecer el paso a paso Los Instructivos pueden ser elaborados para explicar el detalle de actividades combinadas (manuales e interactuando con una herramienta tecnológica), a nivel interno de la Página 8 de 16

9 Fundación Universitaria de Popayán, o para explicar a los clientes ciertas actividades que lo requieran Interno: En el caso que los instructivos sean definidos para detallar internamente ciertas actividades de la Fundación Universitaria de Popayán Externo: En el caso que los instructivos sean definidos para explicar a clientes ciertas actividades, la estructura del documento es abierta 6 Formato: El contenido de los documentos es abierto Los formatos tienen una estructura diseñada para cada necesidad, de acuerdo al proceso en que se requiera Los formatos tiene encabezado similar a los documentos del Sistema de Gestión, estos documentos en particular no cuentan con pie de página Nota: Todos los documentos deberán ser redactados en lenguaje sencillo y asequible al ciudadano común, garantizando la comprensión por todos los administrativos de la Institución, docentes de la Institución y los colaboradores en general El profesional encargado de la documentación del sistema de Gestión de Calidad será el encargado de asignar los códigos y versiones para así garantizar la consulta de éstos en medio magnéticos, a todos los colaboradores de la Institución c Pie de Página: Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas que elaboran, revisan y aprueban los documentos Esta característica solo aplica a los siguientes documentos: Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y otros manuales (Los formatos no tienen establecido pie de página) El pie de página contiene los siguientes aspectos: Elaboró: Revisó: Fecha: Fecha: Fecha: Página 9 de 16

10 Elaboró: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que puede ser diferente a quien lo digita ó elabora, el cargo y la fecha Revisó: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicación del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha Registra el nombre de la persona cuya jerarquía en el proceso ó en la Institución, lo faculta para aprobar el contenido del documento emisión: Fecha en la que el documento empieza a formar parte del sistema de gestión de la calidad (fecha de vigencia) Número de páginas: cantidad de páginas que contiene el documento 42 Control de documentos 421 Elaboración, Actualización, Revisión y Aprobación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad La Fundación Universitaria de Popayán con el fin de garantizar la vigencia de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y asegurar una eficaz y eficiente administración de los mismos, ha establecido la implementación de controles a cargo de responsables en cada una de las instancias de elaboración, revisión y aprobación, tal como se ilustra en el siguiente cuadro Para tal efecto, el Líder de cada Proceso es responsable revisar la documentación de su Proceso Cuadro de elaboración, revisión y aprobación de documentos TIPO DE ELABORA REVISA APRUEBA DOCUMENTO Vicerrector Manual de Calidad Sistema de Gestión de Líder de proceso Administrativo Calidad Caracterizaciones de Vicerrector Sistema de Gestión de Líder de proceso Procesos Administrativo Calidad Otros manuales Líder de proceso Vicerrector Página 10 de 16

11 Procedimientos Instructivos Formatos Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Sistema de Gestión de Calidad Líder de proceso Líder de proceso Líder de proceso Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo La sección de Calidad y mejoramiento institucional es quien administra y quien realiza las copias de seguridad; a efectuarse cada mes, de la red de procesos y procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo cual ningún documento puede ser manejado de manera independiente, sin la revisión y el control de dicha sección En consecuencia, cualquier cambio que se efectúe debe ser evaluado previamente por la sección de Calidad, a través de una primera revisión después de su elaboración, momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del documento, redacción y presentación, teniendo en cuenta los estándares definidos en la Institución De igual forma, en el caso que se encuentren cambios que afecten la adecuada operación de los procesos de la institución o de su imagen corporativa, podrá solicitar el concepto técnico, jurídico o de una instancia superior, para dirimir, aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisión La sección de Calidad, en su calidad de administrador del sistema, realiza un seguimiento permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, el cumplimiento de los plazos definidos en la parametrización de tiempos para cada una de estas actividades De igual forma participa en este procedimiento, realizando la revisión del borrador y asesoría para ajustes, así como en la publicación del documento, una vez cumplidos los requisitos normativos de la Fundación Universitaria de Popayán para tal efecto Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se elaboran en la Fundación Universitaria de Popayán deben ser revisados y aprobados antes de su divulgación Los niveles de revisión y aprobación de los diferentes documentos se definen a continuación: Página 11 de 16

12 421 El Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, el Procedimiento para la Elaboración y Control de documentos y, demás Manuales de Procedimientos y procesos son revisados por líder de proceso, aprobados por el Vicerrector Administrativo 422 Revisión y Actualización de documentos El Líder de cada proceso es responsable de la revisión periódica de los documentos para comprobar su vigencia y aplicabilidad En caso de encontrarlos desactualizados, ordena la modificación, dando así inicio al procedimiento de elaboración, revisión y aprobación de documentos por parte de las personas que ocupan los mismos cargos o desarrollan los roles establecidos en el cuadro 423 Distribución de Documentos Los documentos son administrados por la sección de Calidad en la pagina web de calidad Desde esta herramienta se actualizará la Información que pueden consultar todos los colaboradores de la Institución en internet, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de todos los administrativos y colaboradores que ejerzan funciones en la Fundación Universitaria de Popayán Esta herramienta busca eliminar las impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas En consecuencia, todo documento impreso será considerado Documento no Controlado 424 Seguimiento y control de cambios El control de los cambios hechos a los documentos será diligenciado por el responsable de la actualización o modificación de los mismos, por la sección de Calidad quien hará el seguimiento y control de dichos cambios, para asegurarse que hayan sido realizados, teniendo en cuenta su conveniencia dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, como vehículo de optimización de los procesos Página 12 de 16

13 En la sección de Calidad, se registra el historial de cambios que ha sufrido el documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la versión y la descripción del mismo FORMATO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS Código: GC-FO-003 GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 00 Código Nombre del documento l cambio Versión Descripción 427 Control de documentos Obsoletos y de documentos externos Los documentos obsoletos se marcaran con el sello DOCUMENTO OBSOLETO y permanecerán en la página del Sistema de gestión de Calidad En cuanto a los registros en formatos obsoletos, permanecerán en el proceso, pero marcados con el sello de documento obsoleto La responsabilidad sobre la distribución y control de vigencias de los Documentos Externos tales como Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre otros, que afecten desde el punto de vista legal el cumplimiento del objeto y funciones de la Institución es responsabilidad de cada Proceso, los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporación de un Documento externo, por medio de correo electrónico notifican al Sistema de Gestión de Calidad, para la incorporación en el Listado Maestro de Documentos Externos, Estos documentos externos no requieren aprobación para su aplicación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Fundación Universitaria de Popayán DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Elaboración y Control de los Documentos Página 13 de 16

14 No ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO Elaboración del Se elabora, actualiza o documento nuevo o modifica el documento en la SGC Documento en 1 actualización y/o Sección de Calidad, bajo el Elaboración modificación de uno rol de la persona que existente elabora documentos 2 Revisión preliminar del Proceso Se verifica el documento en lo correspondiente a posibles afectaciones del proceso, a su estructura, estándar de redacción y presentación Si hay observaciones de ajuste, se envía el documento para los ajustes al documentador del SGC, si no hay observaciones, se envía con el visto bueno respectivo Líder de Proceso Documento en Elaboración 3 4 Ajustes según observaciones del Proceso Verificación de ajustes al documento Con base en las notas hechas por el Proceso, se ajusta el documento y lo libera nuevamente para revisión de dicho Proceso Se hace la revisión de los cambios o ajustes en el documento Si encuentra inconsistencias, lo devuelve De lo contrario, libera el documento con su respectiva aprobación SGC Líder de Proceso Documento en Elaboración Documento en Elaboración Página 14 de 16

15 Si el documento se encuentra ajustado a las necesidades del proceso, imparte su aprobación 5 Aprobación del documento Si el documento no es aprobado por alguna razón, se realizan las observaciones para nuevos ajustes o modificaciones y se devuelve a quien lo elaboró, quien debe realizar los ajustes y volver a liberar el documento para nueva revisión Representante de la Dirección (comité de Calidad Según el caso) Documento Aprobado 6 7 Monitoreo para actualización del Manual de Calidad Elaboración informe actualización Manual del SGC A través del seguimiento permanente de elaboración de documentos, se establece si se han creado nuevos procesos o procedimientos, o si se ha clasificado como obsoleto uno de los existentes, en cuyo caso es necesario realizar una actualización del Manual de Calidad, y continúa con las siguientes actividades Se prepara informe para el Vicerrector Administrativo de la Institución, detallando los cambios necesarios en la documentación del Sistema, que implican una actualización del Manual del SGC, el cual se adjunta como soporte para aprobar dicha actualización SGC SGC Documento en Elaboración Informe de actualización Página 15 de 16

16 8 Revisión Realiza la revisión del informe para el Sr Rector y si lo encuentra completo y correcto, lo firma De lo contrario lo devuelve al Profesional con observaciones de ajuste Coordinador del SGC Informe de actualización 9 Aprobación 10 Actualización del Manual del SGC Verificar la conveniencia de la actualización de los documentos Una vez se haya aprobado el documento se aprueba la adopción de la nueva versión del Manual del SGC, se realiza la incorporación o eliminación del documento que da lugar a la actualización de dicho Manual Vicerrector Administrativo SGC Documentos Aprobados Manual de Calidad magnético 11 Divulgar documentos Divulgar y capacitar a los funcionarios sobre los documentos en los cuales el área tenga participación, y dejar constancia de esta actividad Grupo de Calidad Institucional Registro de Asistencia Página 16 de 16

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