COPEG 4. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

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1 4.1 Requisitos Generales COPEG ha establecido, documentado, implementado y mantiene un Sistema de Gestión de Calidad con el objetivo de mejorar continuamente la eficacia del sistema y de sus procesos basados en los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008. COPEG ha identificado tres procesos necesarios aplicables a la organización que son: PROCESOS ESTRATÉGICOS (Proceso para las Actividades de Gestión) Planificación Estratégica Planificación Financiera Responsabilidad de la Dirección PROCESOS CENTRALES SISTEMA DE VIGILANCIA DE ENFERMEDADES TRANSFRONTERIZAS Operaciones de Campo Control de Movilización de Animales CENTRO DE DISPERSIÓN PROCESOS DE APOYO Identificación de GBG LADIVES Epidemiología Divulgación Técnica Educación Sanitaria Gestión de Recursos Compras Comunicación Mantenimiento Vehicular Seguridad Interna Medición y Análisis de Resultados Mejora Continua PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 1 de 8

2 Determinando la secuencia e interacción de estos procesos a través del mapa de procesos presentado en el Anexo No.2 de este manual. La alta dirección de COPEG aplica la siguiente metodología para asegurar que sus procesos son eficaces: A- Asegurando la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de esto procesos. B- Determinando los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces. C- Realizando el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos. D- Implementando las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. Lo anterior se detallada en el Anexo 3 y está descrita en los Planes Anuales de Trabajo y Manuales Operativos de cada Proceso. En los casos en que COPEG opte por contratar externamente cualquier servicio que afecte la calidad del servicio con los requisitos, serán controlados (ver sección 7.4). 4.2 Documentación del sistema de calidad Generalidades El personal de COPEG bajo la dirección de los Directores Generales han elaborado un sistema documentado basado en: Declaración documentada de una Política de Calidad y de Objetivos de Calidad. Un Manual de Calidad que incluye los procedimientos documentados requeridos por la Norma Internacional ISO 9001:2008. Manuales Operativos e Instructivos de los diferentes procesos de COPEG Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001:2008. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 2 de 8

3 4.2.2 Manual de Calidad COPEG bajo el mando y orientación de los Directores Generales han documentado y desarrollado este Manual de Calidad donde se detalla el cumplimiento con cada requisito de la Norma Internacional ISO 9001:2008, exceptuando aquellos que no aplican a nuestra organización. El Manual de Calidad incluye: El alcance del sistema de gestión de calidad incluyendo los detalles y la justificación de cada exclusión. Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad o referencia a los mismos incorporados en este manual. Procedimiento para el Control de Documentos Procedimiento para el Control de Registros. Procedimiento para Auditorías Internas Procedimientos para el Servicio o Producto No Conforme Procedimiento para Acciones Correctivas Procedimientos para Acciones Preventivas La descripción de la interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad se puede observar en el Mapa de Proceso (Ver Anexo 2) Control de los Documentos Esta sección del Manual tiene como objetivo definir y mantener una metodología para la revisión, aprobación y control de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, incluyendo los documentos externos Procedimiento Se han definido los siguientes controles necesarios para: A- Aprobación y control de documentos: El Departamento de Gestión de Calidad junto con los responsables de los procesos son los encargados de revisar, aprobar, controlar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 3 de 8

4 Los documentos serán revisados por los responsables de los procesos con el apoyo de Coordinador de Gestión de Calidad. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se integran principalmente por: Manual de Calidad Manuales Operativos e Instructivos Documentos de fuentes externas Planes Anuales de Trabajo Listados Maestros: Procedimientos y Formatos B- Revisión y Actualización de documentos Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son revisados y actualizados cuando sea necesario por los Responsables de Procesos (Gerentes, Jefes de Departamentos o Secciones) y aprobado por la autoridad correspondiente; el Departamento de Gestión de Calidad, se asegura de la actualización y vigencia de mismos, como se indica en la Tabla de aprobación de documentos del Anexo No. 5 C- Cambios a los documentos Los cambios a los documentos del Sistema de Gestión de Calidad podrán realizarse de la siguiente manera: Manual de Calidad y Reglamentos Manuales Operativos, Instructivos y Formatos Cambios menores (reorganización, aclaración, ortografía y redacción Resueltos de Directores Generales, automáticamente. Formato de Reporte de Solicitud de Ingreso o Cambio Departamento de Gestión de Calidad y el Comité de Calidad Todo Reporte de Solicitud de Ingreso o Cambio de documentos del Sistema de Calidad deberá ser revisado por el Director o Responsable del Proceso, el Coordinador de Gestión de Calidad y aprobado por la autoridad del proceso donde el cambio se efectuó, de acuerdo a la tabla establecida en el Anexo 5. Para aquellos cambios en los que se requiere consultar con las partes involucradas, el Responsable del Proceso podrá convocar a reuniones de discusión y análisis, de manera que se establezcan los cambios o nuevos procedimientos si es el caso. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 4 de 8

5 Es responsabilidad de cada Gerente, Jefes de Departamentos o Secciones (Responsable del Proceso) asegurar que los documentos bajo su responsabilidad, estén actualizados y se mantengan las versiones vigentes de los mismos. Se podrán realizar cambios menores, es decir cambios de forma, más no de fondo, a los Manuales de Procedimientos, Formatos y demás documentos de calidad, como por ejemplo: redacción, orden, etc., y aprobados por el Gerente o Jefe de Área sin que los mismos afecten las disposiciones establecidas y aprobadas por el Director del Área. Este punto no aplica para los siguientes documentos (Reglamento Interno y Mappap). Los cambios o modificaciones que se realizan al texto de los documentos son registrados al final de cada manual en su respectivo Historial de Modificaciones y de inmediato se eleva al siguiente número de revisión. Adicional, para asegurar el control de cambios a los documentos se establecen los siguientes listados maestros: Listado Maestro de Procedimientos Listado Maestro de Formatos Adicional, COPEG mantiene como herramienta de consulta, la publicación de los siguientes documentos de Calidad a través de la página web de la Comisión: Manual de Calidad Políticas o Reglamentaciones Manuales Operativos e Instructivos Documentos Externos Los cuales serán controlados por el Departamento de Gestión de Calidad, asegurando su actualización una vez se revisen y aprueben la modificación de los documentos arriba mencionados como lo indica el punto C- Cambios a los documentos Los documentos se mantendrán protegidos para asegurar que la información no sea alterada sin autorización. El Departamento de Sistema de Información y Telecomunicaciones se asegura de mantener los controles respectivos para la seguridad de la información y los archivos de respaldo. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 5 de 8

6 D- Disponibilidad de los documentos: El Departamento de Gestión de Calidad con el apoyo de los Responsables de Procesos y Directores de área son los garantes que las versiones vigentes de los documentos se encuentran disponibles y accesibles en todo momento ya sea a través de la WEB o en copia controladas según sitio o lugar. E- Identificación de los documentos Todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad permanecerán en todo momento legibles, sin manchas, sin tachones o escrituras a mano. Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se identifican a través de abreviaturas del nombre del departamento, sección, o proceso, ejemplo: PG-Procedimientos Generales PA-Procedimientos Administrativos PO-Procedimientos de Operaciones de Campo F- Documentos externos: Los documentos de origen externo son aquellos identificados por COPEG como necesarios para la planificación, operación y realización de las actividades diarias y que son emitidos por otras instituciones como por ejemplo: Leyes de la República Normas adoptadas por la República, etc. Decretos, etc. Los documentos externos están identificados y controlados en las secciones y direcciones establecidas con el propósito de proveer información de referencia / consulta de aspectos técnicos, legal para la realización del servicio. G- Documentos obsoletos Todo documento obsoleto será destruido para prevenir el uso no intencionado del mismo, en caso que se mantenga por cualquier razón algún documento, se aplicará una identificación de Documento obsoleto. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 6 de 8

7 Referencia: Norma Internacional ISO 9001:2008, requisito Control de los registros: Esta sección del Manual tiene como objetivo definir la manera de controlar los Registros de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad, de manera que estén disponibles y legibles para evidenciar la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad. Los registros permanecen en todos momentos legibles, fácilmente identificables y recuperables Procedimiento COPEG ha definido los siguientes controles necesarios para: A- Identificación: Los registros de calidad están identificados a través del título del documento. B- Almacenamiento Cada departamento almacena los registros en su área en archivadores, cajas de cartón o cualquier empaque que garantice su conservación. Toda caja debe ser almacenada con su debida identificación. Los respaldos electrónicos serán almacenados y controlados por el Departamento de Sistema de Información y Telecomunicaciones a través del servidor. C- Protección Todos los registros están debidamente archivados en cartapacios y reposan en cajas rotuladas o en archivadores de cada sección, de igual manera los almacenados en el almacén son aquellos registros de vieja data y son conservados en módulos diseñados para protegerlos de daños o pérdidas. D- Recuperación Todos los registros permanecen protegidos y están al alcance de todo funcionario autorizado que en algún momento necesite de alguna información o lo utilice como evidencia para demostrar que la actividad se llevó a cabo. PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 7 de 8

8 E- Tiempo de retención El período de retención de los registros de calidad en cada sección es de (3) años mínimo. G- Disposición de los registros Los registros de calidad obsoletos son desechados o destruidos. Los registros oficiales hay que mantenerlos en un término establecido por la ley la cual establece que todos los documentos deben ser desechados posteriores a un término de 5 años. Para ciertos documentos oficiales, COPEG mantiene una Tabla de Vida de Documentos establecida, en la cual se establece el tiempo de retención y sus respectivos controles. Se incluye como registros de calidad, entre otros: Registros de Revisiones Gerenciales (véase 5.6.1) Educación, formación, habilidades y experiencia (véase e ) Evidencia de que los procesos de realización y el servicio resultante cumplen los requisitos (Véase 7.1 d) Resultado de la revisión de los requisitos relacionados con el servicio y de las acciones originadas por la misma (véase 7.2.2) Resultado de las evaluaciones del proveedor y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas (véase 7.4.1) Resultado de las auditorias internas y de las actividades de seguimiento (véase 8.2.2) Naturaleza de las no conformidades del servicio y de cualquier acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.(véase 8.3) Resultado de la acción correctiva (véase 8.5.2) Resultado de la acción preventiva (véase 8.5.3) Registro Electrónicos (archivos de respaldo) Referencia: Norma Internacional ISO 9001:2008, requisito PG-MC-04 Revisión:06 Aprobado por: Directores Generales Página 8 de 8

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