Guía práctica para implementar un Sistema de Gestión en su empresa

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1 Guía práctica para implementar un Sistema de Gestión en su empresa 23 DE SEPTIEMBRE DE 2013 ING. ROCÍO GUTIÉRREZ DÁVILA

2 Qué es un Sistema de Gestión? sistema conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan sistema de gestión sistema (3.2.1) para establecer la política, los objetivos y para lograr dichos objetivos. NOTA: Un sistema de gestión de una organización (3.3.1) podría incluir diferentes sistemas de gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad (3.2.3), un sistema de gestión financiera o un sistema de gestión ambiental.

3 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? Un SG es una forma de trabajo en la que se requiere la mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de la organización; esto le permite a la empresa aprovechar y desarrollar su potencial. Un SG formaliza una estructura operacional de trabajo, documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales; apoyados de los siguientes elementos: 1. Estrategias; 2. Estructura organizacional; 3. Recursos; 4. Procesos y 5. Documentos (internos y externos)

4 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? 1.Estrategias - Políticas, objetivos y lineamientos del SG aplicable a la organización. - Alineadas a los resultados que la organización desee obtener.

5 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? 2. Estructura Organizacional - Definir y establecer una estructura de responsabilidades, autoridades y de flujo de la comunicación dentro de la organización. DG STAFF Gerencia de Operaciones Gerencia de Ventas Gerencia de Administración y Finanzas

6 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? Definir asignaciones claras del personal, Equipo y/o maquinarias necesarias para la producción o 3. Recursos prestación del servicio, Determinar el ambiente de trabajo y Identificar y asignar el recurso financiero necesario para apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SG.

7 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? - Determinar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos para la realización del producto / 4. Procesos servicio. - Alineados al logro de los objetivos - Definir las actividades de seguimiento y control para la operación eficaz de los procesos.

8 Qué es un Sistema de Gestión (SG)? 5. Documentos (internos y externos) - Manual del SG; - Procedimientos, - Mapeos de proceso, - Planes de control, - Instrucciones de trabajo, - Registros y - Normas - Leyes - Reglamentos

9 Por qué son necesarios los Sistemas de Gestión? Rentabilidad Globalización Porque permiten a la organización, aprovechar y desarrollar su potencial para enfrentar los retos y desafíos del mercado actual. Crecimiento Tecnología Competitividad Capacidad de adaptación Velocidad de los cambios

10 La implementación eficaz de un sistema de gestión puede ayudar a la organización a: Reducir costos Mejorar la eficacia operativa Aumentar la satisfacción de clientes y partes interesadas Lograr mejoras continuas Proteger la marca y la reputación Potenciar la innovación Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros Eliminar las barreras al comercio Aportar claridad al mercado

11 La implementación eficaz de un sistema de gestión permite a la organización actualizar: 1. Estrategias, 2. Operaciones, 3. Calidad del producto y 4. Mejorar el nivel del servicio.

12 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 1. Decisión y compromiso de la alta dirección para implementar el SG Contratación de consultoría de un consultor externo Capacitación en la(s) norma(s) del sistema de gestión. 2. Autoevaluación o Diagnostico externo 3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organización Nombramiento del líder o Coordinador del SG 4. Planeación del Proyecto Integración del comité de trabajo 5. Inicio del Proyecto Capacitación al equipo auditor. 6. Implementación y medición del SG 7. Auditoría interna del SG Selección y capacitación del equipo auditor Contratación del organismo de 3ªparte. 8. Revisión del SG 9. Auditoría de certificación del SG

13 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 1. Decisión y compromiso de la alta dirección para implementar el SG Estar convencido de las ventajas de tener una herramienta administrativa que ayude al negocio a mejorar continuamente. Estar informado de que es un sistema de gestión y los retos que conlleva implementarlo en su organización.

14 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 2. Autoevaluación o Diagnostico externo Determinar el estado que tiene la organización vs. el sistema de gestión que se desea implementar (calidad, ambiental, seguridad en los alimentos, seguridad en la información, seguridad y salud en el trabajo, etc.)

15 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organización Productos y servicios cumplen con los requerimientos del cliente ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad Identifica y controla los riesgos de seguridad alimentaria ISO Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria Identifica y controla su impacto y comportamiento ambiental. ISO Sistema de Gestión Ambiental Ayuda a prevenir y controlar los riesgos en el lugar de trabajo. ISO Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo ISO Sistema de Gestión de seguridad de la Información Identifica riesgos, amenazas y vulnerabilidad es en el manejo de la información. ISO Gestión de la energía El uso eficiente de la energía ayuda a: - ahorrar dinero y - -conservar los recursos y - hacer frente al cambio climático

16 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 4. Planeación del Proyecto: Objetivo del proyecto, Alcance Duración Recursos Quién, Qué, Cómo, Cuándo, Dónde?

17 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 5. Inicio del proyecto Programa de concientización- Compromiso y liderazgo de la dirección: Qué resultados hemos obtenido? Porqué es necesario implementar un SG? Qué sistema vamos a implementar? Qué necesitamos? Qué nos toca hacer? Cuál es la meta? Lo podemos lograr? Cómo nos mantendremos informados?

18 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 5. Inicio del proyecto Programa de desarrollo y validación de los documentos del SG Política, objetivos e indicadores de los procesos. Identificar los procesos Estructura organizacional, responsabilidades, autoridad y comunicación Desarrollar los documentos y registros Difundir los documentos del SG

19 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 6. Implementación y medición del SG Monitoreo de la aplicación de los procedimientos, Medición de los objetivos e indicadores de los procesos, Generar acciones correctivas y preventivas

20 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 7. Auditoría interna del SG Planear las auditorías internas, Evaluación objetiva e imparcial, Identificar las áreas de oportunidad del SG, Implementar acciones preventivas y correctivas

21 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 8. Revisión del SG Información relacionada al desempeño del SG Análisis de los resultados Mejora continua del SG.

22 Qué necesitamos para implementar un Sistema de Gestión (SG)? 9. Auditoría de certificación del SG Cotización y selección del organismo de certificación Revisión documental Auditoria de certificación Auditoria de mantenimiento Recertificación

23 Conclusiones El sistema de gestión es una herramienta administrativa que debe ser parte de las estrategias de la dirección para ayudar a su negocio a: Enfrentar los retos del mercado actual. Asegurar que las operaciones comerciales sean lo más eficientes posible, Aumentar la productividad y Mejorar continuamente.

24 Gracias por su atención Ing. Rocío Gutiérrez Dávila

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