Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento específico de capacitación

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1 Manual de Procedimientos e Instructivos Procedimiento Control de cambios: La versión 5 introdujo los siguientes cambios respecto de la v4 Tipo de cambio Punto Observaciones Incorporaciones 5.3 Prestación del servicio en condiciones de excepcionalidad. Determina situaciones para aplicar concesiones en las actividades. 5.1 Se realizó un nuevo gráfico del proceso. Modificaciones Derogaciones SP2 SP5 SP6 SP7 5.3 Anexos V y VI Se clarificó la metodología adoptada para la selección docente. Se incorpora como subproceso la Programación y Difusión. Se ajustó la redacción para la comunicación al CTC. Se definieron las condiciones de finalización de la actividad. Validación. Al estar excluido el requisito en el Sistema de Gestión de la Calidad resulta improcedente su descripción en este procedimiento. Fichas de proceso y subproceso. Se eliminan porque se utilizaron para dar origen al procedimiento, pero ahora la información queda duplicada. Revisó: Liliana González Aprobó: Alberto Bonifacio PE 01 Página: 1 de 15

2 1. Objeto Describir el diseño y la prestación del servicio de capacitación y establecer la metodología para la gestión del proceso en condiciones controladas. Establecer los registros a obtener para la planificación, producción y prestación del servicio. 2. Alcance Todas las actividades del proceso para la prestación del servicio de capacitación. 3. Definiciones y abreviaturas Para el propósito de este documento, son aplicables para los términos de calidad las definiciones dadas en la Norma ISO 9000:2005, Sistemas de gestión de la calidad Fundamentos y vocabulario. No obstante, se reseñan a continuación las principales definiciones y abreviaturas propias del Sistema Nacional de y las más utilizadas referidas al sistema de gestión de la calidad, que pueden ser de utilidad en la interpretación de este documento. CTC: Coordinador Técnico de. Es el responsable de la capacitación en el organismo. Puede aparecer mencionado también como Responsable de capacitación o Responsable de personal. Documento: Información y su medio de soporte. DSNC: Dirección del Sistema Nacional de. INAP: Instituto Nacional de la Administración Pública. Información: Datos que poseen significado. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SAI: Sistema de Acreditación INAP. SGC: Sistema de gestión de la calidad. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. SNC: Sistema Nacional de. Usuario: Destinatario del proceso. Equivale al Cliente utilizado en la ISO 9001:2008, definido en ISO 9000:2005 como: Organización o persona que recibe un producto. 4. Referencias normativas Los documentos de referencia siguientes son de utilidad para la aplicación de este documento. - Resolución SGP 02/ Disposición INAP N 28/ Disposición INAP N 10/ Disposición INAP N 32 /2002 PE 01 Página: 2 de 15

3 - ISO 9001: Manual de la Calidad del Sistema Nacional de. 5. Descripción 5.1 Producción y prestación del servicio Mapa del proceso de capacitación El propósito es brindar una capacitación que responda a las necesidades de los usuarios y esté alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Las actividades a acreditar deben estar incluidas en el Plan Anual de del INAP. Las actividades nuevas que se organicen o promuevan fuera de lo previsto en el Plan deberán estar respaldadas por Disposición complementaria. El proceso comienza con la definición de la actividad y allí se obtiene información del Plan de del INAP y de los intereses de los destinatarios, principalmente en los Planes Estratégicos y de Actividades de los organismos, actividades diagnósticas de las propias coordinaciones de la DSNC, evaluaciones a las actividades que se realizaron previamente, reuniones con los representantes de los organismos y solicitudes puntuales de capacitación. Esta información permite elaborar la propuesta de capacitación para la que, en primer término, de corresponder según el programa, se realiza la selección del docente que llevará adelante la actividad. La producción de la actividad de capacitación incluye el diseño de la misma, para lo que se realizan reuniones con el docente y/o el usuario con el propósito de acordar los lineamientos e identificar los requisitos que permitan asegurar el buen desempeño de la actividad. El diseño de la actividad de capacitación se elabora en base a un documento que es común para todas las actividades. La evaluación del diseño es realizada por un Comité que produce un dictamen para que la Dirección efectúe la aprobación definitiva, que queda registrada con una Disposición. PE 01 Página: 3 de 15

4 Luego de aprobado el diseño comienza la difusión para proceder a la inscripción. En forma simultánea, se procede a verificar la disponibilidad de los recursos planificados. Terminado el subproceso de inscripción, se desarrolla el dictado de la capacitación. Finalmente, con las actas correspondientes se procede a la certificación de la actividad y la asignación de los créditos de capacitación a los cursantes aprobados. A continuación se describen los subprocesos: SP1. Definición de actividad La definición de las actividades de capacitación se realiza a partir de: a) Plan de capacitación del INAP, lineamientos específicos de la Dirección, Planes Estratégicos y de Actividades de de las jurisdicciones. El responsable de programa analizará los contenidos y registrará los datos y criterios seleccionados para la definición de la actividad. b) Acciones de vinculación. Contactos realizados por el responsable de programa con las jurisdicciones. Se deberá mantener registro de las actividades. c) Actividades diagnósticas: Son aquellas realizadas para detectar necesidades en las jurisdicciones. Cada responsable de programa establecerá la modalidad para las mismas, debiendo registrar su resultado. d) Solicitudes: Son los pedidos que llegan desde las jurisdicciones con demandas específicas. Debe llevarse registro de las solicitudes y de las respuestas. El responsable de programa realizará una evaluación en base a los registros obtenidos y registrará la definición de las actividades de capacitación, en el campo Origen que se encuentra en el SAI. SP2. Selección de perfiles docentes En el caso que para el proceso corresponda la selección del docente, se procederá a: a. Relevar entre los docentes inscriptos en el Registro de Prestadores, con una búsqueda que se efectuará por los campos de competencia. b. Relevar entre las instituciones académicas y profesionales la disponibilidad de un docente con el perfil requerido. Si se ha realizado lo explicado en b y se resuelve de este modo la selección del docente, en el caso en que el seleccionado no se encuentre inscripto se lo invitará a incorporarse al Registro de Prestadores. La inscripción se realiza según lo establecido en la Disposición INAP N 32 /2002. El comité de evaluación creado por la Disposición INAP N 10/2009, cuyos integrantes son designados por el Director del INAP, es el responsable de la inscripción definitiva de los PE 01 Página: 4 de 15

5 docentes prestadores. El funcionamiento de la comisión está establecido por un reglamento que se documenta en el IN 02. El responsable de programa evalúa y selecciona el docente y solicita las horas cátedra. Realiza el seguimiento a través de una planilla que le permite obtener registros. SP3. Producción de actividades de capacitación (Producción del diseño) La producción de actividades de capacitación tiene como objetivo lograr un diseño de la actividad que responda a las demandas de los usuarios. Además de los requisitos identificados en la definición de la actividad, este subproceso busca asegurar el cumplimiento de aquellos que no han sido especificados en los planes y/o solicitudes pero que se consideran esenciales para el buen desempeño de la capacitación. Así los coordinadores o responsables de programa mantendrán reuniones con los docentes y/o usuarios en todas las oportunidades que consideren necesario, hasta verificar que se comprenden estos requisitos y hay acuerdo con los lineamientos y resultados esperados de la capacitación. El Diseño de la actividad se realiza sobre un documento controlado (IN 01). Se carga el diseño de la actividad en el SAI con todos los campos completos y prestador/es asignados. Se informan vía electrónica, los códigos de los diseños ingresados a la Secretaría Técnica del Comité Evaluador de proyectos de capacitación. Plazo: no menos de 50 (cincuenta) días antes del inicio de la primera comisión. La Secretaría Técnica del Comité Evaluador de proyectos de capacitación imprime los diseños y los presenta ante el Comité. SP4. Aprobación de diseño El Comité de Evaluación de Diseños está integrado por el Responsable del Programa de Formación Continua; el Responsable del Programa de Innovación en la y por el Responsable del Programa de Formación de Formadores. La designación se realiza por disposición del Director Nacional del INAP. El Comité evalúa la consistencia interna de los diseños presentados, la secuencia didáctica de los aprendizajes planteados y las metodologías/herramientas de evaluación planteadas en los diseños. Esto último tendrá que reflejar los resultados de aprendizaje del proceso educativo y los indicadores utilizados para medir dichos resultados. Para esto utiliza la matriz que se describe en el IN 03. El Comité evalúa los diseños de las actividades, simultáneamente la Secretaría Técnica del Comité Evaluador de proyectos de capacitación inicia la apertura del Expediente en el Departamento de Coordinación Técnica. El Comité vuelca los resultados de la evaluación en el Dictamen SAI y envía por sistema la solicitud de aprobación al rol Coordinador INAP del SAI (correspondiente al Director del Sistema Nacional de ). PE 01 Página: 5 de 15

6 La Secretaría Técnica deriva el expediente que contiene los diseños impresos y los dictámenes firmados por los integrantes del Comité presentes a la Dirección del Sistema Nacional de. El rol Coordinador INAP vuelca el resultado de su evaluación en SAI (Modelo del Anexo IV) y firma los dictámenes del expediente. La Dirección del Sistema Nacional de deriva el expediente al Departamento de Coordinación Técnica quien confecciona el acto administrativo (Disposición DSNC). El Director del Sistema Nacional firma la Disposición de acreditación y la envía para su protocolización. Una vez asignado el número a la Disposición, la División distribuye las copias autenticadas a la Dirección del Sistema Nacional de y a la Coordinación de actividades de capacitación La Coordinación de Actividades de ingresa el número de Disposición en SAI y lo vincula con las actividades acreditadas. SP5. Programación y difusión de las comisiones Programación Cada Programa/Proyecto responsable organiza la ejecución de las actividades acreditadas en comisiones en función de: a) la información surgida de los Planes Anuales de aprobados a las Jurisdicciones del Sistema; b) la planificación realizada en el marco de los proyectos de Modernización del Estado por las oficinas Nacionales de la Secretaría de la Gestión Pública y solicitada por nota de los Directores Nacionales respectivos; c) las solicitudes presentadas por organismos externos o jurisdicciones del Sistema mediante nota al Director Nacional del INAP donde se especifique la cantidad de personal a capacitar y la fuente de financiamiento y d) toda otra información obtenida en el SP 1. El responsable de la actividad abre la comisión en el SAI. El responsable de la actividad gestiona la documentación para la designación del docente (en caso de afectar presupuesto INAP) y la remite a la Dirección del Sistema Nacional de para el inicio del trámite. El responsable envía la información de las comisiones organizadas a la Dirección del Sistema para la programación. La información se obtiene del SAI en formato planilla de cálculo y contiene las siguientes columnas: nombre de la actividad, Disposición aprobatoria, código de la comisión, créditos, docentes, sede, provincia, domicilio, fecha de inicio y fecha de finalización, tipo de comisión (abierta o cerrada, en este último caso consignar jurisdicción/organismo). Con la incorporación de columnas con los siguientes datos: horas/cátedra - período de designación contacto (responsable de la gestión del curso). Dicha planilla debe ser enviada por correo electrónico a la DSNC. Plazo: no menor de 30 días antes del inicio de la comisión. (Ver Anexo I). Difusión PE 01 Página: 6 de 15

7 El responsable envía la información para la difusión de las actividades a la DSNC por correo electrónico según modelo Anexo II. Plazo: no menos de 30 días antes del inicio de la comisión. La DSNC envía la difusión a las contrapartes del Sistema indicadas en la comunicación electrónica: Coordinadores Técnicos de, Responsables de y RRHH u otra contraparte institucional Infraestructura El coordinador o responsable de programa INAP realizará las solicitudes de acuerdo a los requerimientos de infraestructura (aulas, equipamiento, material didáctico, etc) que se hayan determinado. Verificará su disponibilidad en los plazos planificados. SP6. Inscripción e ingreso El Responsable de del organismo recibe la difusión de las distintas actividades promovidas por el INAP para su distribución. El personal de las jurisdicciones accede al formulario de inscripción web disponible en la comunicación de difusión, y lo completa forma electrónica (Modelo del Anexo III). El Responsable de capacitación del organismo remite la nómina de inscriptos o interviene a través del SAI en la preselección de los aspirantes a cubrir las vacantes en las comisiones. El coordinador o responsable de programa INAP verifica la adecuación al perfil para la selección definitiva de los participantes, y según corresponda confirma al CTC mediante el SAI. En el caso que los inscriptos superen las vacantes el INAP podrá abrir o no nuevas comisiones de acuerdo a la disponibilidad de recursos. En el caso de los cursos de modalidad virtual el administrador de la plataforma arma los grupos de participantes en función de la cantidad de tutores prevista, y los sube al entorno virtual del curso. Cuando exista preinscripción o una instancia de preselección de postulantes a la actividad, cada programa determinará la metodología a aplicar observando conservar los documentos y/o registros que evidencien la totalidad de los preinscriptos. SP7. Dictado Desarrollo de la actividad Los responsables asignados supervisan la ejecución de las comisiones. El docente recibe el acta donde figuran los inscriptos, los materiales didácticos que fueran necesarios y el diseño de la actividad. El docente es el responsable del dictado de las clases, del seguimiento de la condición de cada alumno y de verificar la asistencia. Una vez finalizada la comisión, el/los docente/s de deben asentar la condición de finalización de cada uno de los participantes en el SAI. Plazo: no más de 20 días luego de la fecha de finalización de la comisión. El/los docente/s deben emitir el acta del SAI, firmarla y entregarla al responsable de las actividades. PE 01 Página: 7 de 15

8 Condiciones de finalización de la actividad: Aprobado: cuando cumplió con los requisitos de asistencia y de evaluación; Libre: cuando comenzó la actividad pero no la continuó; Ausente: cuando no participó en la actividad. Se considerará ausente en los cursos con modalidad virtual cuando el participante nunca haya ingresado a la plataforma. Desaprobado: cuando cumplió el requisito de asistencia y no aprobó la evaluación. Para los cursos que se implementan en la plataforma e-learning, durante su desarrollo se realiza un seguimiento activo de: el funcionamiento del entorno, la fijación del cronograma de actividades, el intercambio en los foros, la atención de Mesa de Ayuda y, en general, se atienden los pedidos de tutores y coordinadores en relación con la implementación del curso. SP8. Certificación El responsable de las actividades entrega el acta al responsable de certificaciones (Coordinación de actividades de capacitación). El responsable de certificaciones emite del SAI las notificaciones de créditos obtenidos por los participantes de la comisión en condición de Aprobados. El responsable de certificaciones deriva las notificaciones para la firma de la autoridad competente (firma registrada en el Ministerio del Interior) El responsable de certificaciones entrega las notificaciones a las contrapartes de Sistema y archiva una copia firmada. Se verifica en el sistema la información del acta remitida por el docente y se imprimen las certificaciones (que pueden ser individuales o grupales) de los créditos obtenidos para los agentes aprobados. Con ese documento la jurisdicción realiza la carga de los créditos. Certificación de la ejecución La Coordinación de actividades de capacitación informa mensualmente, durante los primeros cinco días hábiles del mes, a la DSNC la ejecución de las comisiones que finalizaron el mes anterior. Dicha información se obtiene del SAI y debe incluir todas las comisiones en estado abierta, cerrada o certificada. 5.2 Requisitos del servicio Los requisitos relacionados con el servicio se determinan a partir de: - Las necesidades de los usuarios que se detectan por intermedio de las acciones de vinculación, actividades diagnósticas y las solicitudes recibidas. Se obtienen registros en el subproceso de definición de actividad. - Los no establecidos por los usuarios pero necesarios para la adecuada prestación del servicio y el cumplimiento de los objetivos de calidad, se registran en los subprocesos de selección de perfiles docentes y producción de actividades de capacitación. - Los reglamentarios establecidos por las Resoluciones SGP y las Disposiciones INAP que se identifican como documentación externa aplicable al servicio. PE 01 Página: 8 de 15

9 En el subproceso de producción de actividades de capacitación se produce la revisión de los requisitos y la aprobación de diseño implica que se considera que el servicio puede ser prestado. A partir de allí se desarrollan los subprocesos de inscripción, dictado y certificación, que completan la prestación del servicio de capacitación demandado. Se identificaron como usuarios del servicio los organismos públicos nacionales encuadrados en el Convenio Colectivo General de Trabajo 214/06 del Personal de la Administración Pública Nacional Anexo I y II; otros organismos nacionales con convenios propios; otras instituciones públicas nacionales, provinciales y municipales de cualquiera de los poderes del Estado y el Sistema Iberoamericano. El personal de los organismos mencionados también se considera usuario del servicio cuando se realiza la prestación. 5.3 Prestación del servicio en condiciones de excepcionalidad En aquellos casos que cuando por la existencia de normativas externas basadas en la excepcionalidad o en períodos temporales, el proceso deba desarrollarse para algunas actividades siguiendo una metodología diferente a la establecida en el presente procedimiento, el Director del Sistema Nacional de definirá y autorizará en un documento las concesiones para liberar el producto y/o servicio. Los responsables de Programa que dicten actividades alcanzadas por las concesiones determinadas por la Dirección, registrarán las actividades que tienen concesiones aplicadas. Estos registros no eximen de registrar las no conformidades de las concesiones autorizadas, las que deben realizarse conforme el procedimiento vigente y considerando los puntos concesionados del producto (ej concesionar el plazo de la difusión). Para la evaluación y detección de acciones de mejora, el Director podrá disponer que se trabaje sobre una muestra representativa del total de las actividades alcanzadas por la concesión. 6. Responsabilidad, revisión y aprobación: Los coordinadores o responsables de programas deberán asegurar la obtención de los registros especificados en cada subproceso, de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento y/o en los documentos de programa. De no ser posible, informarán al responsable del Programa de Gestión de la Calidad los motivos. Son responsables para la ejecución de este proceso los responsables de los programas de Innovación en la ; Formación de Directivos y la Coordinación de Actividades de y/o aquellas personas designadas por los coordinadores o responsables de programa. Los coordinadores o responsables de programa podrán elaborar documentos, sobre la base de los documentos aprobados según el procedimiento de control de la documentación (PR01), que consideren necesarios para la gestión del programa que PE 01 Página: 9 de 15

10 tienen a cargo y para aplicar en el proceso. Se utilizarán para el proyecto para el que son aprobados por el Coordinador o responsable de programa, y guardarán los controles que se establecen en el PR Documentos relacionados Plan anual de capacitación INAP Instructivo para el Diseño de actividad (IN 01) Matriz para la Evaluación de Diseños (IN 03) Documento de la Coordinación de Actividades de (D02) Documento del programa Innovación en la (D08) Documento del programa Formación de Directivos (D09) Registros del proceso establecidos en las fichas de subprocesos y en las tablas de los documentos específicos de los programas. 8. Anexos Anexo I Modelo de planilla Programación. Anexo II Modelo para la Difusión. Anexo III Modelo de Formulario de inscripción que se encuentra en el SAI Anexo IV Modelo para la realización del dictamen que se encuentra en el SAI PE 01 Página: 10 de 15

11 Anexo I ACTIVIDAD DESTINATARIOS CRED. Nº DISP FECHAS DE REALIZACIÓN LUGAR HORARIO VACANTES DOCENTE HORAS CATEDRA TOTALES PERÍODO CONTACTO PE 01 Página: 11 de 15

12 Anexo II LOGO INAP - DSNC "NOMBRE DE LA ACTIVIDAD" Pre - Inscripción: (Fechas desde... hasta) Fundamentación: Notificación de agentes inscrptos: (Fechas desde... hasta) Inicio del curso: (Fecha) Finalización de curso: (Fecha) Objetivos Perfil del participante Requisitos de aprobación Duración. Créditos. Contacto: PE 01 Página: 12 de 15

13 (mail) ( interno) Disposición DSNC Nº :... Lugar. (Lugar y Aula o Plataforma virtual) Preinscripciones: Los interesados ingresarán a y completarán o actualizarán los datos. Los Coordinadores Técnicos de capacitación (SINEP), Responsables de áreas de personal y/o capacitación confirmarán a INAP las preinscripciones a través del Sistema SAI El INAP confirmará la vacante del interesado al respectivo Coordinador Técnico de (SINEP), responsable de áreas de personal y/o capacitación, correspondiente a su jurisdicción Asimismo les recordamos el Art. 14 de la Resolución SGP N 2/2002, dice: " La inscripción en cursos o actividades de capacitación, formación o entrenamiento implica la obligación de cumplir con los requisitos de asistencia, puntualidad y exigencias académicas que se establezcan en cada caso. Cualquier incumplimiento deberá estar debidamente justificado por las autoridades del organismo de revista, de la Unidad de Recursos Humanos o del INSTITUTO NACIONAL DE LA ADMINISTRACION PUBLICA, según sea el caso. En el supuesto de incumplimiento injustificado, el personal no podrá inscribirse en actividades de capacitación por el resto del año en curso y el año siguiente." Para más información PE 01 Página: 13 de 15

14 Anexo III Modelo de Formulario de inscripción que se encuentra en el SAI PE 01 Página: 14 de 15

15 Anexo IV Modelo para la realización del dictamen que se encuentra en el SAI PE 01 Página: 15 de 15

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