H. Ayuntamiento de Tenango del Valle

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1 H. Ayuntamiento de Tenango del Valle Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad Fecha: 01 de Abril de 2014 ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ: Ricardo Valdez Michua José Luis Bautista Salazar Víctor Manuel Aguilar Talavera Coordinador de Planeación, Evaluación e Innovación Secretario Técnico y Programas de Gobierno Presidente Municipal Constitucional Página 1 de 13

2 1. OBJETIVO Planear, organizar y ejecutar revisiones periódicas al Sistema de Gestión de la Calidad a través de la realización de planes y programas de auditoría de calidad, a fin de evaluar el nivel de conformidad de los requisitos declarados en el manual de la calidad y los procedimientos, determinando su nivel de eficacia, implementación y mantenimiento. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todas las dependencias y organismos de la administración pública municipal de Tenango del Valle que tienen procesos documentados en el Sistema de Gestión de la Calidad sustentado en la norma ISO 9001:2008, que se encuentran en el Manual de la Calidad. 3. REFERENCIAS Manual de la Calidad......MAC-SET-CPL-001 Procedimiento para la integración de procedimientos de los procesos documentados del SGC PRO-SET-CPL-001 Procedimiento para el Control de Documentos....PRO-SET-CPL-002 Procedimiento para el Control de Registros......PRO-SET-CPL-003 Procedimiento para el Control de Servicio No Conforme....PRO-SET-CPL-004 Procedimiento para Acciones Correctivas.....PRO-SET-CPL-006 Procedimiento para Acciones Preventivas....PRO-SET-CPL-007 Norma ISO 9000: NMX-CC-9000-IMNC-2005 Norma ISO 9001: NMX-CC-9001-IMNC-2008 Norma ISO 19011: NMX-CC-SAA IMNC TERMINOLOGÍA 4.1. Alcance de la auditoría.: extensión y límites de una auditoría Auditado: organización que es auditada Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en la que se cumplen los criterios de auditoría Auditoría Interna de calidad: auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad, realizada por personal perteneciente a la organización, apegándose a lo establecido en este procedimiento. Página 2 de 13

3 4.6. Cliente de la Auditoría: organización o persona que solicita una auditoría Competencia: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes Conclusiones de la auditoría: resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría Criterios de auditoría: conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Equipo auditor: uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos Evidencia de la auditoría: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. (ISO 9000:2005). Estas pueden ser cualitativas o cuantitativas Experto Técnico: persona que aporta experiencia o conocimientos específicos con respecto a la materia que se vaya a auditar. Aporta conocimientos al equipo auditor y éste no actúa como tal Hallazgos de la auditoría: resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría. (ISO 9000:2005), (pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, así como oportunidades de mejora) No conformidad: incumplimiento a un requisito completo de la norma o criterio de auditoría, ya sea que no se haya tomado en cuenta o no se haya implementado. Cuando una desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad Observación: incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o criterio de auditoría; falla aislada no sistemática. Cuando se detecta la misma observación en varios lugares de la organización, se debe clasificar como no conformidad Oportunidad de mejora: áreas de oportunidad que pueden coadyuvar a la mejora continua de la organización o del proceso Plan de auditoría: descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría Programa de auditoría: conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Página 3 de 13

4 5. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 5.1. Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder elaborar el Plan y Programa de Auditorías Internas de Calidad Es responsabilidad del Representante de la Dirección autorizar las auditorías necesarias de estado e importancia Es responsabilidad del Representante de la Dirección y de la Alta Dirección gestionar y otorgar los recursos necesarios para llevar a cabo las auditorías internas y externa de calidad. 5.4 Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder mantener la competencia de los auditores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones a los auditores Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder seleccionar al equipo auditor y, en su caso, a los expertos técnicos Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder elaborar, coordinar y ejecutar los planes y programas de auditoría Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder dar aviso de la auditoría mediante oficio al auditado, incluyendo la programación correspondiente Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder a establecer y vigilar el cumplimiento de las auditorías internas de calidad de acuerdo al presente procedimiento Es responsabilidad del auditado mostrar toda la información y documentación que le soliciten los auditores durante la auditoría Es responsabilidad del equipo auditor conocer los documentos relacionados con el área o proceso a auditar; elaborar la documentación de la auditoría y entregar el reporte de auditoría al auditado y al Auditor Líder Es responsabilidad del Auditor Líder entregar el expediente de la auditoría al Representante de la Dirección Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del Auditor Líder elaborar el informe final de auditoría para remitir sus resultados a la Alta Dirección Es responsabilidad de los dueños o responsables de los procesos elaborar el plan de acciones correctivas o preventivas. Página 4 de 13

5 5.14. Es responsabilidad del Auditor Líder dar seguimiento a los planes de acción que atenderán los resultados de auditoría Es responsabilidad del Auditor Líder supervisar, revisar y evaluar el desempeño del equipo auditor Es responsabilidad del Auditor Líder y su equipo auditor preparar y elaborar el informe de auditoría, el cual debe proporcionar un registro completo, preciso y claro Es responsabilidad del equipo auditor elaborar reportes de auditoría con conclusiones pertinentes y suficientes, y entregar al Auditor Líder el original de los mismos debidamente firmados con tinta azul y en archivo digital Es responsabilidad del Representante de la Dirección supervisar que la información vigente y auditable es la que se encuentra publicada en el portal de internet del SGC Es responsabilidad del Representante de la Dirección y de Auditor Líder asegurar que se mantienen los registros pertinentes del Programa de Auditorías El representante de la Alta Dirección tiene la autoridad para modificar el programa de auditoría El Auditor Líder tiene la autoridad para determinar el grado de conformidad del hallazgo encontrado durante la auditoría en caso de existir opiniones divergentes El Auditor Líder tiene la autoridad para aplazar y/o suspender la auditoría in situ en caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma El Auditor Líder tiene la autoridad de solicitar la información necesaria para la preparación de la documentación al auditado previo a la auditoría in situ La Alta Dirección otorga la autoridad para la gestión del Plan y Programa de Auditorías al Representante de la Dirección El Representante de la Dirección tiene la responsabilidad de establecer los objetivos del Programa de Auditoría considerando las prioridades de las dependencias y organismos. 6. DESARROLLO 6.1. En la administración pública municipal de Tenango del Valle se establece un Programa Anual de Auditorías de Calidad, con la previsión de dos auditorías internas al año, este Programa Anual de Auditorías es realizado por el Coordinación de Planeación, Evaluación e Innovación e involucra a los procesos de las dependencias y organismos, y también los Página 5 de 13

6 requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad. Así también, con base al estado y la importancia de las actividades del Sistema El/la Representante de la Dirección selecciona al Auditor Líder para el proceso de Auditoría Interna El/la Auditor Líder es responsable de elaborar el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad y turna al Representante de la Dirección para su revisión y/o aprobación La aprobación del Programa de Auditorías estará a cargo del Representante de la Dirección El/la Representante de la Dirección revisa y aprueba el programa Anual: Si: Aprueba y firma el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad. No: Envía al Auditor Líder para que realice las observaciones correspondientes La viabilidad de la auditoría deberá determinarse teniendo en consideración factores tales como la disponibilidad de la información suficiente y apropiada para planificar la auditoría; la cooperación adecuada del auditado; el tiempo y los recursos adecuados; y la necesaria participación de los dueños de proceso El/la Representante de la Dirección en coordinación con el/la Auditor Líder deberán elaborar el Plan de Auditoría conforme a los conceptos que marca los formatos correspondientes, mismo que facilitan el establecimiento de los horarios y la coordinación de las actividades de la auditoría, así mismo, se definirá el objetivo, alcance y los criterios de auditoría Selección del equipo auditor, cuando la auditoría se considera viable, se deberá seleccionar un equipo auditor teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría cuando exista un solo auditor, éste deberá desempeñar las actividades y tareas aplicables al Auditor Líder del equipo. Si el conocimiento y habilidades necesarios no se cubren en su totalidad por los integrantes del grupo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos técnicos, los cuales deberán de actuar bajo la dirección del Auditor Líder. Los auditores en formación podrán incluirse en el equipo auditor, sin auditar bajo una dirección o autorización del auditor líder. Asimismo, se asegura que el personal que realiza auditorías internas de calidad no tiene responsabilidad directa sobre las áreas y actividades a auditar Establecimiento del contacto inicial con el auditado, el contacto inicial con el auditado debe ser formal, por lo cual la notificación se realiza a través del oficio formato establecido para ello, mismo que realizará la, Página 6 de 13

7 firmado por el Representante de la Dirección y dirigido a los titulares de las dependencias y organismos Revisión de la documentación, antes de las actividades de auditoría, el equipo auditor deberá revisar la documentación general del Sistema para determinar la conformidad del mismo, en relación a los criterios de auditoría. La documentación puede incluir documentos y registros e informes de revisiones y auditorías previas. La revisión debe tener en cuenta, el tamaño del proceso, la naturaleza y la complejidad del mismo, así como los objetivos y el alcance de la auditoría. Si se detecta que la documentación es inadecuada, el/la Auditor Líder deberá de informar al auditado si se sigue o se suspende la auditoría hasta que los problemas de documentación se resuelvan. Puede realizarse una visita previa al lugar para obtener una visión apropiada de la información disponible. El Plan de Auditoría deberá de ser revisados y aceptados por el/la Representante de la Dirección y presentado al auditado antes de que comience la auditoría, cualquier revisión o modificación al programa, deberá ser revisada en conjunto entre las partes interesadas antes de continuar la auditoría Asignación de las tareas del equipo auditor, el/la Auditor Líder deberá asignar a cada miembro del equipo la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos. Tales asignaciones deberán de considerar la necesidad de independencia y competencia de los auditores, y el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, se podrán elaborar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se va realizando para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la misma Preparación de los documentos de trabajo, los miembros del equipo auditor deben revisar la información pertinente a las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo a utilizar, tales documentos deben incluir: Listas de verificación. Formatos de Informe y reporte de auditoría. La lista de verificación contiene preguntas basadas en la norma ISO 9001:2008 y de puntos a verificar durante la ejecución de la auditoría, su uso no restringe la extensión de actividades Realización de Actividades de Auditoría Realización de la Reunión de Apertura. Se debe realizar una reunión de apertura con los dueños de proceso e involucrados de los procesos a auditar, con el propósito de confirmar el Plan de Auditoría, proporcionar un Página 7 de 13

8 resumen del desarrollo de la auditoría, confirmar los canales de comunicación, proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas, generar un registro de asistencia Comunicación durante la auditoría. Dependiendo del alcance y complejidad de la auditoría; puede ser necesario llegar a acuerdos entre el equipo auditor y el auditado. Los miembros del equipo auditor pueden consultarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas entre los miembros del equipo auditor, según sea necesario Responsabilidad de los guías y observadores. Los guías y observadores pueden acompañar al equipo auditor pero no formar parte del mismo. No deben interferir ni influir en la realización de la auditoría. Deben asistir al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el/la auditor líder Recopilación y verificación de la Información. Durante la auditoría debe recopilarse y verificarse la información pertinente para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma. Sólo la información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría. La evidencia de la auditoría debe ser registrada mediante métodos para recopilar información Generación de hallazgos de la auditoría. El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la misma; acordar conclusiones de auditoría; y preparar recomendaciones en el reporte de auditoría Interna, considerando: 1. No conformidad: Incumplimiento total a los requisitos especificados en la norma NMX-CC IMNC-2008 (ISO 9001:2008). 2. Observaciones: Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o criterio de auditoría; falla aislada no sistemática. Cuando se detecta la misma observación en varios lugares de la organización, se debe clasificar como no conformidad. Errores en el llenado de los registros derivados de los procedimientos de calidad, Instructivos de trabajo, formatos o registros. 3. Oportunidad de mejora: Áreas de oportunidad que pueden coadyuvar a la mejora continúa de la administración municipal o del proceso. 4. Todos los hallazgos encontrados deberán plasmarse en el informe de auditoría para su entrega al representante de la dirección en el tiempo acordado con este último. Si no es posible cumplir con el plazo establecido, se deberá comunicar las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisión. Página 8 de 13

9 Realización de la Reunión de Cierre. La reunión de cierre es presidida, en su caso, por el/la Auditor Líder y equipo auditor y con el/los Director/s del/las Área/s auditadas, deberá realizarse para presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado y para ponerse de acuerdo, si es necesario, para que el auditado a más tardar en diez días hábiles después de su notificación, presente un plan de acciones correctivas o preventivas. Se debe incluir en la reunión de cierre una minuta y una lista de asistencia. Cualquier opinión divergente a los hallazgos debe comentarse y si es posible resolverse, de lo contrario debe registrarse. Es importante realizar actividades de seguimiento de las no conformidades o deficiencias encontradas durante la auditoría para evaluar la creación, implementación y eficacia de la acción correctiva. Sólo podrá considerarse que una no conformidad está eliminada, cuando las acciones correctivas han sido implementadas y probadas a través de verificaciones objetivas, que funcionan. Este aspecto debe realizarse en apego a lo especificado en los procedimientos de acción correctiva y preventiva Preparación, Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría Preparación del Informe de Auditoría. A partir de la información obtenida en la Auditoría Interna de Calidad el/la Auditor Líder en coordinación con el equipo auditor realizará el informe final de ésta, el cual deberá ser objetivo y conciso a fin de facilitar su interpretación, éste deberá contener por lo menos los siguientes datos: Propósito. Objetivos. Alcance. Número de auditoría, fecha y estándar. Resumen de los hallazgos. Conclusiones. Nombre del auditor líder y firma. El reporte final de auditoría tendrá que presentar los hallazgos y conclusiones de la auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el/la auditado/a, dando pauta con ello a la generación de acciones correctivas y/o preventivas a que haya lugar. Página 9 de 13

10 Aprobación y Distribución del Informe de Auditoría. El informe de la auditoría deberá de emitirse en un periodo no mayor a diez días hábiles, si esto no es posible se deberá de comunicar al auditado las razones del retraso y acordar una nueva fecha de emisión. El informe deberá estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo con lo establecido con el programa de auditoría. El/la Representante de Dirección aprobará su contenido y lo distribuirá a la Alta Dirección para su revisión y en su caso se tomen las medidas pertinentes Finalización de la Auditoría. Se da por terminada la auditoría cuando se llevan a cabo todas las actividades descritas en el Plan de Auditoría y los informes se hayan distribuido. Los documentos de la auditoría deberán ser conservados de común acuerdo entre las partes participantes y los requisitos estatutarios, reglamentarios y contractuales aplicables Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría. Una vez terminada la auditoría y entregado el informe, el auditado debe tomar decisiones sobre las acciones correctivas a tomar. El/la Auditor Líder debe verificar si se implementó eficientemente, y sin demora injustificada la acción correctiva, a la que se hizo acreedor el auditado. Las acciones correctivas a seguir deberán ser revisadas y autorizadas por los titulares de las dependencias y organismos. Sólo podrá considerar que una no conformidad está eliminada o cerrada, cuando las acciones correctivas han sido implementadas y probado a través de verificaciones objetivas, que funcionan, pues la no conformidad no se ha presentado en por lo menos 3 meses a partir de la acción implementada. Estos datos deberán informar al Auditor Líder Registros de la auditoría. Toda evidencia documentada y generada en el transcurso de la auditoría debe ser mantenida como soporte de la ejecución de la misma. Los registros deberán ser archivados de manera tal que puedan ser consultados para la preparación de nuevas auditorías y mantenidos por un periodo mínimo de un año, bajo la responsabilidad del/la Auditor Líder. Página 10 de 13

11 6.18. Evaluación del auditor interno y del auditor. A fin de dar seguimiento e identificar las necesidades de formación y mejora de otras habilidades de los auditores, se realiza la evaluación de auditores internos de calidad, considerando la evaluación por el personal auditado; la evaluación por el/la Auditor Líder. La evidencia de las evaluaciones es de uso confidencial y resguardada por el/la Auditor Líder y se plasma en el formato evaluación del desempeño de auditores internos de calidad. Nota: Si el/la Auditor Líder, no perteneciera a la Secretaría Técnica y Programas de Gobierno, está será la responsable de almacenar toda la información generada por el/la Auditor Líder. Página 11 de 13

12 7. ANEXOS Inicio El auditor junto con el Auditor Líder Revisan la Documentación del proceso FOR-SET-CPL-014 El RD en conjunto con el Auditor Líder establece el Programa anual de Auditorías Auditor Líder asigna las tareas a cada auditor en el Plan de Auditoría FOR-SET-CPL-013 El RD nombra al Auditor Líder Nombramiento El RD, Auditor Líder y equipo auditor llevan a cabo la reunión de apertura FOR-SET-CPL-012 El Auditor Líder elabora Programa Anual de Auditoría FOR-SET-CPL-010 En la reunión de apretura se toman acuerdos entre auditado y auditores El Auditor Líder envía el Programa Anual de Auditorías de Calidad al RD El RD aprueba? FOR-SET-CPL-010 No El Auditor debe recopilar las evidencias durante la auditoría El Equipo auditor y Auditor Líder se deben reunir antes del cierre de auditoría Si Aprueba el Programa Anual de Auditorías de Calidad y firma El Equipo auditor y Auditor Líder llevan a cabo la reunión de cierre de auditoría FOR-SET-CPL-012 El Auditor Líder y RD se aseguran que el Programa Anual de Auditorías de Calidad cuente con la información suficiente El Equipo auditor y Auditor Líder elaboran el informe de Auditoría FOR-SET-CPL-015 Es responsabilidad del RD y del Auditor Líder elaborar el Programa anual de Auditorías de Calidad El Auditor Líder distribuye el Informe de Auditoría El Auditor Líder selecciona al equipo auditor El Equipo auditor y Auditor Líder llevan a cabo el seguimiento a los hallazgos El Auditor Líder difunde el Programa Anual de Auditorías de Calidad El auditor Líder es responsable del resguardo de los registros generados en las auditorías El Auditor Líder envía por oficio a todas las áreas la notificación de auditoría interna FOR-SET-CPL-011 El Auditor Líder y el RD evalúan el desempeño de los auditores FOR-SET-CPL-016 Fin Página 12 de 13

13 8. DISTRIBUCIÓN Este procedimiento está disponible en la página de internet 9. HISTORIAL DE CAMBIOS Nivel de Fecha Descripción Revisión 00 01/abr/2014 Emisión del documento. FIN DEL DOCUMENTO. Página 13 de 13

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