Preparación para Auditoría Externa de Recertificación. Junio 2014

Transcripción

1 Preparación para Auditoría Externa de Recertificación Junio 2014

2 Auditoría externa 24 y 25 de junio de ª auditoría de certificación SGC con la norma ISO 9001:2008 Auditores: Lic. Linda H. Peña Santillán Sr. Rodrigo Baray Gutiérrez 2

3 Requisitos a auditar 4 Sistema de gestión de la calidad 5 Responsabilidades de la dirección 6 Gestión de los recursos 7 Realización del producto 8 Medición, análisis y mejora 3

4 Procesos ADMINISTRACIÓN ACADÉMICO (Antes docencia) PLANEACIÓN POSGRADO E INVESTIGACIÓN EXTENSIÓN 4

5 Mapeo de Procesos 5

6 Mapeo de Procesos desglosado 6

7 Mapeo de Procesos desglosado 7

8 Mapeo de Procesos desglosado 8

9 Mapeo de Procesos desglosado 9

10 Mapeo de Procesos desglosado 10

11 4.2.3 Control de los documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución, y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

12 4.2.4 Control de Registros Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad deben controlarse. La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros. Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.

13 Cómo recibir una auditoría Ser puntual en los eventos. (Reunión de apertura y de cierre). Deben de estar los responsables de las áreas. Ser amable con el auditor, pero no amistoso. Presentar toda la documentación y evidencia que le sean solicitadas del Sistema de Gestión de la Calidad. Contestar en lo posible todas las preguntas que le formule el auditor. 13

14 Cómo recibir una auditoría No ser agresivo. No generar conflictos. Ser paciente en caso de que el auditor no lo entienda. No comentar en lo posible sobre otras áreas de la Institución. En caso de que el auditor le notifique que ha encontrado una observación o una no conformidad pedir que se la explique bien para evitar confusiones. No criticar a nadie. Identifique bien su proceso y su interrelación con otros procesos. 14

15 Cómo recibir una auditoría Leer el manual de calidad. Si les preguntan por el mapeo de procesos, éste se encuentra en el manual de calidad. Identifique en el manual de calidad su proceso. Tener en su área el desempeño de su proceso (análisis de indicadores). Si no se cumplieron los objetivos de su área levantar acciones correctivas. 15

16 Cómo recibir una auditoría Prepare sus documentos, ya que todo lo que le pregunte el auditor estará basado en algún procedimiento que tienen por escrito, nada es de memoria. Revise que no le falte ningún documento, firma, fecha o algún campo importante en sus registros de calidad. Asegúrese de conocer qué ha pasado con el proyecto de certificación en su área, por ejemplo, cuántas auditorías le han hecho, quién le auditó, cuántas acciones correctivas se han levantado, cuál es el estado de esas acciones, etc.

17 Cómo recibir una auditoría Solamente lo que le solicita el auditor, no dé cambio de más. Es muy común que al hablar más de lo que nos piden, el auditor vaya a hacer más y más preguntas, y a veces no es necesario arriesgarse y equivocarnos en preguntas que no teníamos contempladas. Permanezca tranquilo durante la auditoría, si está nervioso(a) menciónelo al auditor y él (ella) tratará de hacer más fácil el proceso de preguntas y respuestas. Lo que le ayudará a terminar con los nervios es estar bien preparado, no hay otro remedio más eficaz.

18 Cómo recibir una auditoría El auditor estará anotando todo lo que le diga, no significa que sea malo sino que debe tomar nota para tener evidencia de lo que se le auditó. Recuerde que lo que se desea es la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad, por lo que todo tipo de retroalimentación tiene una connotación altamente positiva, le invitamos a tener una actitud de apertura y de posibilidad de analizar mejores formas de realizar el trabajo. El Sistema de Gestión de Calidad siempre será sujeto de mejora y de alineación de las formas de trabajo en las diversas instancias de nuestra Institución.

19 Qué les pueden preguntar? El alcance del Sistema de Gestión de Calidad: El alcance del sistema de Gestión de la Calidad de ITESCA aplica a los procesos: Académico, Posgrado e Investigación, Extensión, Administración y Planeación. 19

20 Qué les pueden preguntar? Política de Calidad Ser la mejor Institución de Educación Superior en nivel regional, que contribuya al desarrollo social a través de la docencia, investigación y extensión formando profesionistas competentes, impulsores del desarrollo y cambio cultural. Crear programas y estrategias que satisfagan los requerimientos del entorno en el marco de su Decreto de Creación, Modelo educativo, Plan de Desarrollo y Sistema de Gestión de la Calidad según la norma ISO9001 /2008 y su equivalente mexicana. 20

21 Qué les pueden preguntar? Objetivos de Calidad OBJETIVOS DE CALIDAD BASE DE CÁLCULO META CICLO INMEDIATO ANTERIOR ESTATUS A MAYO DE 2014 Índice de Eficiencia Terminal No. de alumnos que egresan (sin importar él cuando de su egreso), entre el número de alumnos que ingresa de la cohorte correspondiente y es acumulativa durante cada ciclo académico x 100 Mantener Igual o Mayor ( ) al ciclo inmediato anterior 46.7% 42.1% Índice de Reprobación Suma de reprobaciones totales sobre total de participaciones en materias x 100 Mantener Igual o menor ( ) al ciclo inmediato anterior 16.3% 13.2% Índice de Titulación Total de alumnos titulados sobre Total de alumnos egresados x 100 Mantener Igual o mayor ( ) al ciclo inmediato anterior 85.1% 87.9% 21

22 Qué les pueden preguntar? Las exclusiones a la norma del Sistema de Gestión de Calidad Preservación del Producto (7.5.5) Por la naturaleza de los servicios educativos que presta el instituto, no aplica el requisito de preservación del producto. Sin embargo, para mantener la vigencia de los planes de estudio de cada carrera, estos son revisados cada cinco años por la Dirección General de Institutos Tecnológicos, con la participación de este instituto. 22

23 Qué les pueden preguntar? Control de los equipos de seguimiento y de medición (7.6) El tipo de servicios educativos que ofrece el instituto No requiere de equipos de seguimiento y medición por lo que este requisito se excluye debido a que en la prestación del servicio educativo no se utilizan equipos que requieran que se asegure la validez de los resultados, los equipos de talleres y laboratorios se usan con fines didácticos y solo se asegura que estén disponibles para su uso y en buenas condiciones. 23