MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDICIÓN: 28 DE JUNIO DE 2004 ACTUALIZACIÓN: 29 DE SEPTIEMBRE DE DE JUNIO DE DE ABRIL DE DE JULIO DE 2014

2 Í N D I C E CONTENIDO No. DE APARTADO Introducción Organograma Marco Jurídico Misión, Visión y Política de Calidad Simbología I II III IV V Procedimientos: Contraloría Interna Unidad General de Administración Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales Subdirección de Recursos Humanos Subdirección de Contabilidad y Presupuesto Subdirección de Tesorería Área de Sistemas Área de Capacitación VI VII VII.1 VII.2 VII.3 VII.4 VII.5 VII.6

3 I.- INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos Administrativos, se actualizó con el fin de estandarizar los procedimientos de las áreas sustantivas para facilitar las tareas específicas de control interno; minimizar los tiempos de planificación, ejecución y supervisión de los trabajos, con el objeto de mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos humanos y materiales; en su caso, servir de guía para la inducción de servidores públicos de nuevo ingreso. Para la actualización del presente documento, ha sido importante la contribución del Sistema de Gestión de la Calidad materializado en el Manual de Calidad del OFSCE, documento que establece de manera documental la política, los objetivos, los lineamientos y las responsabilidades que sustentan la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, los cuales están basados en los requisitos de la norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008. Este manual es de utilización y aplicación en todas las acciones de control interno y administrativas que se realicen en la Auditoría Superior del Estado, aclarando que los procedimientos y tareas establecidas son estándares de trabajo, por lo que en función de las características del ente y de las funciones específicas encomendadas, los responsables de cada órgano administrativo podrán flexibilizar y ampliar las normas aludidas cuando se estime necesario, comunicando tal hecho a la Dirección de Planeación e Informes para los efectos procedentes. Es responsabilidad del Contralor Interno y del Jefe de la Unidad General de Administración, en su respectivo ámbito de competencia, vigilar su correcta aplicación.

4 II- O R G A N O G R A M A OFICINA DEL C. AUDITOR SUPERIOR SECRETARÍA TÉCNICA SECRETARÍA PARTICULAR CONTRALORÍA INTERNA AUDITORÍA ESPECIAL DE PLANEACIÓN E INFORMES AUDITORÍA ESPECIAL DE LOS PODERES DEL ESTADO, MUNICIPIOS Y ENTES PÚBLICOS UNIDAD DE ASUNTOS JURÍDICOS UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

5 UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO SUBDIRECCIÓN DE TESORERÍA ÁREA DE SISTEMAS ÁREA DE CAPACITACIÓN

6 III.-MARCO JURÍDICO CONSTITUCIONES: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado de Chiapas. LEYES: Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Chiapas. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. Ley del Servicio Civil del Estado y los Municipios de Chiapas. Ley de Procedimientos Administrativos para el Estado de Chiapas. Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Ley de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas. Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información Pública para el Estado de Chiapas. Ley Federal del Trabajo. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Ley del Seguro Social CÓDIGOS: Código Fiscal de la Federación. Código de la Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. REGLAMENTOS: Reglamento Interior de la Auditoría Superior del Estado de Chiapas.

7 Reglamento de la Ley que Garantiza la Transparencia y el Derecho a la Información Pública del Poder Legislativo del Estado de Chiapas. Reglamento para la Integración y Funcionamiento del Consejo de Dirección del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas. Reglamento de la Ley de Obra Pública del Estado de Chiapas. Reglamento de la Ley de Adquisiciones de Bienes Muebles y Contratación de Servicios para el Estado de Chiapas. Reglamento del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes y Contratación de Servicios del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas. Reglamento del Código de Hacienda Pública para el Estado de Chiapas. Reglamento del Instituto Mexicano del Seguro Social. DECRETO: Decreto de Presupuesto de Egresos del Estado de Chiapas, del ejercicio vigente. ACUERDOS: Acuerdo por el que se obliga a presentar la Declaración de Situación Patrimonial, ante la Contraloría Interna de la Auditoría Superior del Estado, en los plazos y términos señalados por el artículo 78 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. Acuerdo por el que se establecen períodos vacacionales del personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas.

8 LINEAMIENTOS: Lineamientos Generales para la desincorporación y destino final de los bienes muebles; así como, para la organización, conservación y destino final de archivos de la Auditoría Superior del Estado Lineamientos Generales en Materia de Recursos Humanos del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Lineamientos Generales en Materia de Informática del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Lineamientos de operación del fondo para el pago de gastos de sepelio, inhumación o cremación por fallecimiento de trabajadores del OFSCE. Lineamientos para la Recepción, Registro y Control de las Declaraciones de Situación Patrimonial de los Servidores Públicos de la Auditoría Superior del Estado. Lineamientos Generales que Establecen las Bases para la Entrega y Recepción de los Recursos Asignados a los Servidores Públicos de la Auditoría Superior del Estado. Lineamientos Generales para el Uso, Registro y Control de Bienes Muebles Propiedad del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Lineamientos en Materia de Clasificación y Desclasificación de la Información del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. CONVENIOS: Convenio de Coordinación y Colaboración para la Fiscalización de los Recursos Públicos Federales Transferidos que celebran la Auditoría Superior de la Federación y el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas. Convenio de Colaboración Administrativa e Intercambio de información, que celebran el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas y la Secretaría de Gobierno.

9 Convenio de Colaboración para la Prestación de Servicio Social y Formación Continua que celebran la Universidad Autónoma de Chiapas y el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas. Convenio de Colaboración de Asistencia Técnica que celebran la Universidad Autónoma de Chiapas y el Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Chiapas. NORMAS: Normas Presupuestarias para la Administración Pública del Estado de Chiapas. OTROS: Manual de Organización del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Plan de Desarrollo Institucional OFSCE-CHIAPAS. Manual de Calidad del OFSCE (Norma NMX-CC-9001-IMNC-2008 / ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad). Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental. Normas de Auditoría Gubernamental para el Estado de Chiapas. Manual de Operación del Comité de Información del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Normas y Tarifas para la Asignación de Viáticos y Pasajes para el Personal del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado. Reglas de Operación del Programa para la Fiscalización del Gasto Federalizado.

10 IV.- M I S I Ó N, V I S I Ó N Y P O L Í T I C A DE C A L I D A D M I S I Ó N Revisar y fiscalizar las Cuentas Públicas del Estado y Municipios, sobre el origen y aplicación de los recursos públicos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, con el fin de lograr la transparencia en la rendición de cuentas e informar con veracidad, imparcialidad y oportunidad al H. Congreso del Estado y a la sociedad, en los términos de la legislación vigente. V I S I Ó N Ser una institución reconocida por la sociedad, capaz de brindar transparencia y objetividad en su gestión fiscalizadora, orientada a fomentar una cultura honesta y responsable en la Administración Pública Estatal y Municipal, en beneficio de la población y desarrollo del Estado. P O L Í T I C A DE C A L I D A D Mediante un enfoque de mejora continua, revisar y fiscalizar las cuentas públicas del estado y municipios, con el fin de garantizar la transparencia y la rendición de cuentas e informar al H. Congreso del Estado y a la sociedad.

11 V.- S I M B O L O G Í A Inicio/Terminal Operación Decisión o Alternativa Conector dentro de página Conector fuera de página Dirección de flujo o líneas de unión

12 VI CONTRALORÍA INTERNA Teléfonos (01-961) Boulevard Ángel Albino Corzo No. 934, , , Colonia Santa María la Rivera, C. P , , Tuxtla Gutiérrez, Chiapas

13 PROCEDIMIENTOS CONTENIDO 1. Inventario físico de bienes muebles y/o de almacén. 2. Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comité de adquisiciones 3..Verificación física a los equipos de cómputo 4. Verificación física del personal comisionado. 5. Verificación física de cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades 6. Entrega-Recepción. 7. Recepción de formato Declaración de situación patrimonial. 8. Fincamiento de responsabilidad administrativa. Teléfonos (01-961) Boulevard Ángel Albino Corzo No. 934, , , Colonia Santa María la Rivera, C. P , , Tuxtla Gutiérrez, Chiapas

14 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACÉN CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 6 Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. 2 De igual forma, se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá. 3 El personal comisionado elabora acta para hacer constar el inicio de la revisión, la solicitud de información, el personal de enlace, entre otros. 4 Procede al cierre y lectura del acta y solicitan firmas de los que en ella intervienen. 5 Recibe y analiza la información requerida en el acta circunstanciada. Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 y 4 Anexo 5 Anexo 6 Anexo 7 Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo (Cronograma de actividades) y prepara papeles de trabajo a utilizar. 7 Practica el inventario físico que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. 8 Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. 9 Elabora Acta de Cierre sobre el inventario físico realizado y a su vez solicita firmas de los que en ella intervienen. 10 Elabora índice de expediente de inventario. A A ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/07

15 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACÉN CONTRALORÍA INTERNA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 11 A Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica del inventario físico realizado. 12 Elabora informe de revisión de los hallazgos determinados. 13 Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la UGA estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. Anexo 8 Anexo 9 14 B Recibe memorándum e informe de resultados del inventario practicado. B B ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/07

16 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACÉN UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 15 B Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa. SÍ Existen documentos justificatorios? NO Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16 Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Fin C ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 03/07

17 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES Y/O DE ALMACÉN CONTRALORÍA INTERNA 16 C Recibe y revisa los documentos o argumentos justificatorios y determina. SÍ Solventa los hallazgos determinados? NO Anexo 10 Elabora Informe de Solventación. Continúa con la operación No. 18 D Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades. Anexo D Informa los resultados finales al Auditor Superior del Estado. 19 Archiva el documento en el expediente. Fin ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 04/07

18 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Inventario físico de bienes muebles y/o de almacén Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión para practicar el inventario físico que corresponda y comunica al personal que intervendrá en esta actividad (Anexo 1, documento generado de forma manual). 2. De igual forma, se comunica a la Unidad General de Administración (UGA) de la actividad a realizar y el personal que intervendrá (Anexo 2, documento generado de forma manual). 3. El personal comisionado elabora acta inicio de revisión, con la participación de la UGA, en el cual se hace constar el inicio de los trabajos relativos a la realización del inventario físico que corresponda, la solicitud de información, el personal de enlace que intervendrá para la entrega de los documentos requeridos y apoyo para el desarrollo de esta actividad, entre otros (Anexo 3 Y 4, documentos generados de forma manual). 4. Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que correspondan, se solicitan las firmas de los servidores públicos que en ella intervienen. 5. Recibe y analiza la información requerida, para iniciar con la revisión que corresponda. 6. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo para la realización del inventario físico que corresponda, definiendo los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros; prepara los papeles de trabajo a utilizar (Anexo 5, documento generado de forma manual). 7. Realiza el inventario físico que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes(anexo 6, documento generado de forma manual). ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 05/07

19 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Inventario físico de bienes muebles y/o de almacén Contraloría Interna 8. Determina los hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información analizada. 9. Elabora Acta de Cierre de la revisión, con la participación de la UGA para hacer constar la devolución de la documentación recibida y a su vez, solicita firmas de los servidores públicos que en ella intervienen. (Anexo 7, documento generado de forma manual). 10. Elabora índice de expediente del inventario físico practicado. 11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica del inventario físico, tales como: Oficio de comisión, actas de revisión practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros; lo anterior de acuerdo al índice. 12. Elabora informe de revisión que contiene los hallazgos determinados en la práctica del inventario físico correspondiente. (Anexo 8, documento generado de forma manual). 13. Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la UGA estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual). Auditoría Superior del Estado 14. Recibe memorándum e informe de resultados del inventario practicado. Unidad General de Administración 15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa. Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados por la Contraloría Interna y contemplados en el informe respectivo? ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 06/07

20 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Inventario físico de bienes muebles y/o de almacén Contraloría Interna SÍ, NO, Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados. Continúa con la operación No. 16. Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Termina el procedimiento. Contraloría Interna 16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. Solventa los hallazgos determinados? SÍ, NO, Elabora Informe de Solventación con la participación de la Unidad General de Administración. (Anexo 10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No. 18 Elabora Informe de Solventación de Observaciones Solventadas y no Solventadas. (Anexo 10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento se describen de manera independiente). 18. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado. 19. Archiva el documento en el expediente respectivo. Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 07/07

21 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMITÉ CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 6 Elabora memorándum de revisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. 2 De igual forma se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá (En el caso de la revisión se comunica al Directivo de la UGA). 3 El personal comisionado elabora acta para hacer constar el inicio de la revisión, la solicitud de información, el personal de enlace, entre otros. Anexo 1 Anexo 2 Anexos 3 y 4 Anexo 5 y 6 Derivado de lo anterior, elabora programa detallado de actividades de la revisión y programa de trabajo y prepara papeles de trabajo a utilizar. 7 Realiza la revisión que corresponda, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. 8 Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. 4 9 Procede al cierre y lectura del acta y solicitan firmas de los que en ella intervienen. 5 Recibe y analiza la información requerida. A Anexo 7 Elabora Acta de Cierre de la revisión efectuada y a su vez, solicita firmas de los que en ella intervienen. 10 Elabora índice de expediente de la revisión realizada. A ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/08

22 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMITÉ CONTRALORÍA INTERNA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO A 11 Integra en el expediente respectivo los documentos generados en la revisión, tales como: Oficios de comisión, actas de revisión, papeles de trabajo, etc B Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada. B Elabora informe de revisión de los hallazgos determinados. Anexo 8 13 Elabora memorándum de envío del informe respectivo, turna el mismo, al Auditor Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. Anexo 9 B ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/08

23 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMITÉ UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN (SECRETARIO TÉCNICO) B 15 Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa. SÍ Existen documentos justificatorios? NO Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16 Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Fin C ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 03/08

24 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO REVISIÓN FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA A LA UGA Y/O PROCESOS LICITATORIOS DEL COMITÉ CONTRALORÍA INTERNA 16 C Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. SÍ Solventa los hallazgos determinados? NO Anexo 10 Elabora Informe de Solventación de observaciones. Continúa con la operación No. 18 D Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades. Anexo D Informa los resultados finales al Auditor Superior del Estado. 19 Archiva el documento en el expediente respectivo. Fin ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 04/08

25 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comité de adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios de la ASE. Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N Contraloría Interna 1. Elabora memorándum para la revisión financiera y administrativa a la UGA y/o procesos licitatorios y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1 documento generado de forma manual) 2. De igual forma se comunica a la UGA de la actividad a realizar y el personal que intervendrá (En el caso de la revisión a los proceso licitatorios comunicar al Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), (Anexo 2, documento generado de forma manual) 3. El personal comisionado elabora Acta inicio de revisión, con la participación de la UGA (En el caso de la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), en el cual se hace constar el inicio de los trabajos relativos a la revisión administrativa y financiera a la UGA y/o procesos licitatorios, la solicitud de información el personal de enlace que participará para la entrega de los documentos requeridos y apoyo para el desarrollo de esta actividad, entre otros. (Anexos 3 y 4, OFSCE/CI_RG-02, documentos generados de forma manual para la revisión financiera y administrativa a la UGA) 4. Procede al cierre y lectura del acta, al terminar de anotar todos los datos que correspondan, solicitan las firmas de los servidores públicos que en ella intervienen. 5. Recibe y analiza la información requerida, para iniciar con la revisión que corresponda. 6. Derivado de lo anterior, elabora programa detallado de actividades de la revisión y programa de trabajo para la realización de la revisión que corresponda, definiendo los objetivos específicos, alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros; asimismo, prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexos 5 y 6) OFSCE/CI_IT-01, documentos generados de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA) ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 05/08

26 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comité de adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios de la ASE. Contraloría Interna 7. Realiza la revisión administrativa y financiera y/o procesos licitatorios, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes. 8. Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información analizada. 9. Elabora Acta de Cierre de la revisión con la participación de la UGA (En el caso de la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico), para hacer constar la devolución de la documentación recibida, y a su vez solicitan firmas de los servidores públicos que en ella intervinieron. (Anexo 7, OFSCE/CI_RG-03, documento del SGC, y generado de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA) 10. Elabora índice de expediente de la revisión practicada. 11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la revisión efectuada, tales como: Oficio de comisión, actas de revisión practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros. 12. Elabora informe de revisión, que contiene los hallazgos determinados en la revisión administrativa y financiera practicada a la UGA y/o procesos licitatorios, (Anexo 8 OFSCE/CI_RG-04, documento del SGC y generado de forma manual, para la revisión financiera y administrativa a la UGA) 13. Elabora memorándum de envío del informe respectivo, turna el mismo, al Auditor Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 9, documento generado de forma manual) Auditoría Superior del Estado 14. Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 06/08

27 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comité de adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios de la ASE. Contraloría Interna Unidad General de Administración (en su calidad de Secretario Técnico) 15. Recibe los documentos respectivos, analiza y solventa. Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados por la Contraloría Interna y contemplados en el informe respectivo? SÍ, Elabora memorándum y envía los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16 NO, Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Termina el procedimiento. Contraloría Interna 16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. Solventa los hallazgos determinados? SÍ, NO, Elabora Informe de Solventación con la participación de la UGA (En el caso de la revisión a los procesos licitatorios participará el Directivo de la UGA en su calidad de Secretario Técnico). (Anexo 10, OFSCE/CI_RG-05, para la revisión financiera y administrativa a la UGA, documento del SGC y generado de forma manual) Continúa con la operación No. 18 Elabora informe de observaciones solventadas y no solventadas. (Anexo 10, documento generado de forma manual). Continúa con la operación No. 17 ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 07/08

28 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Revisión financiera y administrativa a la UGA y/o a los procesos licitatorios del comité de adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios de la ASE. Contraloría Interna 17. Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento se describen de manera independiente). 18. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado. 19. Archiva el documento en el expediente respectivo. Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 14/07/14 08/08

29 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 Elabora Memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. Anexo 1 SÍ Se detectaron irregularidades? NO 2 De igual forma se comunica a las áreas involucradas de la actividad a realizar y el personal que intervendrá. 3 Anexo 2 5 Soporta irregularidades observaciones determinadas. las y Continúa con la operación No. 6. B El personal comisionado elabora programa de trabajo, de la información recopilada y prepara los papeles de trabajo a utilizar. Anexo 3 6 Elabora índice de expediente de la verificación física practicada. B 4 7 Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la verificación física. 8 A Anexo 4 Elabora informe de resultados de la verificación física practicada. A ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/06

30 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado CONTRALORÍA INTERNA DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO AUDITORÍA SUPERIOR DEL UNIDAD GENERAL DE ADMINISTRACIÓN ESTADO A C C 9 10 Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la UGA, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada. Anexo 5 11 Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan. C SÍ Existen documentos justificatorios? NO Elabora memorándum en el cual envía los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 12 Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Fin B ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/06

31 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA A LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO CONTRALORÍA INTERNA B 12 Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. SÍ Solventa los hallazgos determinados? NO Anexo 6 Elabora Informe de Solventación de Observaciones. Continúa con la operación No. 14 D Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades Anexo 6 14 D Informa los resultados finales al Auditor Superior del Estado. 15 Archiva el documento en el expediente respectivo. Fin ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 03/06

32 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física a los equipos de cómputo. Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1, documento generado de forma manual) 2. De igual forma se comunica a las áreas involucradas de la actividad a realizar y el personal que intervendrá. (Anexo 2, documento generado de forma manual) 3. Simultáneamente al punto anterior el personal comisionado elabora programa de trabajo, en el cual define los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, entre otros, derivado de la información recopilada para la realización de la verificación física a los equipos de cómputo; asimismo, prepara los papeles de trabajo a utilizar. (Anexo 3, documento generado de forma manual) 4. Una vez definido el programa de trabajo, procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos. Se detectaron irregularidades mediante el cumplimiento de los lineamientos respectivos? SÍ, Soporta adecuadamente las irregularidades y observaciones determinadas. NO, Continúa con la operación No Elabora índice de expediente de la verificación física practicada. 6. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la práctica de la verificación física, tales como: Oficio de comisión, actas circunstanciadas practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros. 7. Elabora informe de resultados que contiene las irregularidades determinadas en la práctica de la verificación física que corresponda. (Anexo 4, documento generado de forma manual) ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 04/06

33 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física a los equipos de cómputo. Contraloría Interna 8. Elabora memorándum de envío del informe de resultados y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a la Unidad General de Administración, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente, (Anexo 5, documento generado de forma manual). Auditoría Superior del Estado 9. Recibe memorándum e informe de resultados de la revisión practicada. Unidad General de Administración y/o Áreas involucradas 10. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan. Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados por la Contraloría Interna y contemplados en el informe respectivo? SÍ, Elaboran memorándum y envían los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 12 NO, Prevé para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Termina el procedimiento. Contraloría Interna 11. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. Solventa los hallazgos determinados? SÍ, Elabora Informe de Solventación con la participación de la UGA (En el caso de la verificación al personal comisionado participarán las áreas involucradas). (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No. 14 ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 05/06

34 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física a los equipos de cómputo. Contraloría Interna NO, Elabora Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento se describen de manera independiente). 13. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado. 14. Archiva el documento en el expediente respectivo. Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 06/06

35 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA DEL PERSONAL COMISIONADO CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. 2 Anexo 1 Anexo 4 5 Elabora informe de actividades de los resultados obtenidos en la verificación física practicada. Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos. 3 Soporta las irregularidades encontradas y elabora el Acta Circunstanciada de Hechos. Anexo 2 Anexo 3 Anexo 5 6 Elabora memorándum de envío de las actas circunstanciadas, a las áreas respectivas de adscripción del personal verificado. Fin 4 Integra el expediente respectivo de los documentos generados en la verificación física. A ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/02

36 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física del personal comisionado. Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N Contraloría Interna 1. Elabora memorándum de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1) 2. Procede a realizar la verificación física que corresponda, en cumplimiento a los lineamientos respectivos. (Anexo 2, documento generado de forma manual) 3. Soporta las irregularidades encontradas y elabora el Acta Circunstanciada de Hechos. (Anexo 3, documento generado de forma manual) 4. Integra el expediente respectivo de los documentos generados en la verificación física. 5. Elabora informe de actividades de los resultados obtenidos en la verificación física practicada. (Anexo 4, documento generado de forma manual) 6. Elabora memorándum de envío de las actas circunstanciadas, a las áreas respectivas de adscripción del personal verificado. (Anexo 5, documento generado de forma manual) Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/02

37 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 Elabora oficio de comisión y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. 2 El personal comisionado recopila información relativa al informe de metas, derivada del Programa Anual de Actividades de la ASE. 3 Revisa el informe de referencia a fin de conocer cuales fueron las metas alcanzadas del período a revisar. 4 Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo y prepara papeles de trabajo a utilizar. 5 Elabora memorándum, en el cual comunica a los directivos y mandos medios de las áreas, los trabajos a realizar y el personal que intervendrá. Anexo 1 Anexo 2 A Anexo 3 6 Se solicita a las áreas que designen a una persona de enlace para que proporcione la información requerida. 7 Recibe la información requerida con el apoyo del personal de enlace. 8 9 Verifica que se hayan cumplido las metas reportadas, mediante la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría. 10 Elabora índice de expediente de la verificación a las metas. A ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/07

38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES CONTRALORÍA INTERNA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO A B 11 Integra en el expediente respectivo los documentos generados en la verificación física. 14 Recibe memorándum e informe de resultados de la verificación física realizada. 12 Elabora informe de resultados de los hallazgos determinados. 13 Elabora memorándum de envío del informe respectivo y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y/o a las áreas administrativas que integran la ASE estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. Anexo 4 Anexo 5 B B ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/07

39 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN LA AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO 15 B Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan. SÍ Existen documentos justificatorios? NO Elaboran memorándum en el cual envían los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16 Prevén para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Fin C ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 03/07

40 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado DIAGRAMA DE FLUJO VERIFICACIÓN FÍSICA AL CUMPLIMIENTO DE METAS, DERIVADO DEL PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES CONTRALORÍA INTERNA C 16 Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. SÍ Solventa los hallazgos determinados? NO Anexo 6 Elaborar Informe de Solventación. Continúa con la operación No. 18 Elaborar Informe de Observaciones Solventadas y No Solventadas. Continúa con la operación No. 17 Anexo 6 D 17 Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades. 18 D Informa los resultados finales al Auditor Superior del Estado. 19 Archiva el documento en el expediente respectivo. Fin ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 04/07

41 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física al cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N ACTUALIZACIÓN Contraloría Interna 1. Elabora oficio de comisión para la verificación física al cumplimiento de metas y comunica al personal que intervendrá en esta actividad. (Anexo 1, documento generado de forma manual) 2. El personal comisionado recopila información relativa al informe de metas, derivada del Programa Anual de Actividades de la Auditoría Superior del Estado. 3. Revisa el informe de referencia a fin de conocer cuales fueron las metas alcanzadas del período a revisar. 4. Derivado de lo anterior, elabora programa de trabajo, en el cual define los objetivos específicos, el alcance, las actividades a realizar, tiempos de ejecución, y prepara los papeles de trabajo a utilizar. 5. De igual forma, elabora memorándum, en el cual comunica a los directivos y mandos medios de las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado, los trabajos a realizar y del personal que intervendrá. (Anexo 2, documento generado de forma manual) 6. Una vez comunicado los trabajos a realizar al área, se le solicita que designe a una persona de enlace para que proporcione la información requerida y a su vez apoye en el desarrollo de las actividades. 7. Recibe la información requerida con el apoyo del personal de enlace. 8. Revisa la información requerida a fin de verificar que se haya cumplido las metas reportadas en el informe respectivo, aplicando las técnicas y procedimientos de auditoría que considere pertinentes, elaborando los papeles de trabajo con la información de utilidad. 9. Determina hallazgos, como resultado de la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría, sobre la documentación e información verificada. (Anexo 3, documento generdo de forma manual) ADMINISTRATIVOS 31/07/14 05/07

42 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física al cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades Contraloría Interna 10. Elabora índice de expediente de la verificación física realizada al cumplimiento de metas. 11. Integra en el expediente respectivo, los documentos generados en la verificación física, tales como: Oficio de comisión, actas circunstanciadas practicadas, papeles de trabajo, soporte de los hallazgos determinados, entre otros. 12. Elabora informe de resultados que contiene los hallazgos determinados en la verificación física efectuada al cumplimiento de metas. (Anexo 4, documento generado de forma manual) 13. Elabora memorándum de envío del informe de resultados y turna junto con el mismo al Auditor Superior del Estado y a las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado, estableciéndose los plazos para la solventación correspondiente. (Anexo 5, documento generado de forma manual) Auditoría Superior del Estado 14. Recibe memorándum e informe de resultados de la verificación física realizada. Áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado. 15. Reciben los documentos respectivos, analizan y solventan. Existen documentos y/o argumentos justificatorios para solventar los hallazgos determinados por la Contraloría Interna y contemplados en el informe respectivo? SÍ, Elaboran memorándum y envían los documentos y/o argumentos justificatorios. Continúa con la operación No. 16. NO, Prevén para evitar en lo sucesivo que se determinen estos hallazgos. Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 06/07

43 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ÁREA QUE EJECUTA Verificación física al cumplimiento de metas, derivado del Programa Anual de Actividades Contraloría Interna Contraloría Interna 16. Recibe y revisa los documentos y/o argumentos justificatorios y determina. Solventa los hallazgos determinados? SÍ, NO, Elabora Informe de Solventación con la participación de las áreas administrativas que integran la Auditoría Superior del Estado. Continúa con la operación No. 18 (Anexo 6 documento generado de forma manual) Elabora Informe de Observaciones de observaciones solventadas y No Solventadas. (Anexo 6, documento generado de forma manual) Continúa con la operación No Instruye y promueve el procedimiento de Fincamiento de Responsabilidades derivado de las observaciones no solventadas (Las actividades de este procedimiento se describen de manera independiente). 18. Informa los resultados finales obtenidos al Auditor Superior del Estado. 19. Archiva el documento en el expediente respectivo. Termina el procedimiento. ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 07/07

44 QUEJOSO DIAGRAMA DE FLUJO FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CONTRALORÍA INTERNA Inicio A 1 Presenta queja o denuncia A 2 Recibe denuncia, formato de declaración de situación patrimonial extemporánea o informe de solventación. 3 Analiza si es procedente o no iniciar el procedimiento de responsabilidades administrativas y las sanciones disciplinarias y determina. Sí Procede llevar el procedimiento? NO Anexo 2 y 3 Anexo 4 Anexo Inicia procedimiento y emite acuerdo de radicación. Continúa con la operación No. 4 Emite oficio citatorio al servidor público probable responsable. Solicita al Titular de la institución, nombre representante. Anexo 1 Elabora acuerdo sin elementos para sustanciar el procedimiento y archiva como asunto concluido. Fin B ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 01/10

45 QUEJOSO DIAGRAMA DE FLUJO FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CONTRALORÍA INTERNA B 6 Anexo 6 Solicita a la UGA informes del servidor público involucrado. 7 Anexo 7 Desahoga la audiencia de ley en la fecha y hora fijada. 8 Desahogo de pruebas del presunto responsable y determina: SÍ Ofrece pruebas? NO 9 Anexos 8,9,10,11,12, 13 y 14 Desahoga todas y cada una de las diligencias y dicta Acuerdo de cierre de instrucción, ordenando la resolución correspondiente. Anexo 8 Emite acuerdo de cierre de instrucción. Continúa con la operación No. 10 Anexo Emite la resolución. C ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 02/10

46 DIAGRAMA DE FLUJO FINCAMIENTO DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS CONTRALORÍA INTERNA C 11 Notifica a las partes del procedimiento y determina: Anexo 16 Tipo de resolución? Absolutorio Condenatorio 15 Expirado el término para impugnar la resolución se declara firme la resolución Anexo B Remite al Archivo General. 12 Anexo 21 Económica Se remite copia certificada a la Secretaria de Hacienda para su cobro. B Tipo de sanción? Amonestación, Suspensión, Destitución, Apercibimiento. 14 Remite copia certificada a la UGA, para su registro. 13 Inhabilitación Remite copia certificada a la UGA y a la Secretaría de la Función Pública, para su registro en el padrón de inhabilitados. B Anexo 17 Fin B Anexo 19 Anexo s 18 y 19 ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 03/10

47 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fincamiento de Responsabilidades Administrativas. ÁREA QUE EJECUTA Contraloría Interna D E S C R I P C I Ó N: Quejoso 1. Comparece personalmente o mediante escrito a la Contraloría Interna del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, a formular queja o denuncia correspondiente, por posibles actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa imputables a los servidores públicos de la Auditoría Superior del Estado; por incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 45 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas. De igual forma, el servidor o exservidor público de la Auditoría Superior del Estado, presenta formato de declaración de situación patrimonial fuera de los plazos establecidos por el artículo 78 de la ley mencionada en el párrafo anterior. Contraloría Interna 2. Recibe queja, denuncia o formato de declaración de situación patrimonial extemporánea o informe de solventación, acompañado de las pruebas pertinentes o soporte documental; en la cual se señalan las irregularidades cometidas, el nombre y cargo del o los presuntos responsables. 3. Analiza si es procedente o no iniciar el procedimiento de responsabilidades administrativas, por el incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos y aplicar por acuerdo del superior jerárquico las sanciones disciplinarias correspondientes y determina: ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 04/10

48 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Fincamiento de Responsabilidades Administrativas. ÁREA QUE EJECUTA Contraloría Interna Procede llevar a cabo el procedimiento de Responsabilidades Administrativas? Sí, NO, Inicia el procedimiento de responsabilidades administrativas, emitiendo acuerdo de radicación (OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC, Anexo 2 y 3 generados de forma manual), otorgándole al expediente el número correspondiente, señalando fecha, hora y lugar, para el desahogo de la audiencia de ley, ordenando además citar personalmente al o los presuntos responsables narrando los hechos o conductas irregulares que se les reprochan y que sean causa de responsabilidad, así como la indicación expresa del derecho que tiene de ofrecer pruebas y alegar en la audiencia lo que a su derecho convenga, ya sea por si o por medio de un defensor, con el apercibimiento que de no comparecer sin justa causa, se tendrá por precluido su derecho a ofrecer pruebas y formular alegatos; así también, se deberá ordenar se envíe oficio al Titular de la Auditoría Superior del Estado, para que nombre un representante que comparezca a la audiencia de ley a manifestar lo que a los intereses de su representada convengan; de igual manera se ordena girar oficio a la Unidad General de Administración de este Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para que informe sobre la fecha de alta y/o baja, adscripción, ingreso mensual, antigüedad y R.F.C. del o los probables responsables, así como practicar tantas y cuantas diligencias sean necesarias para esclarecer los hechos denunciados y en su oportunidad díctese la resolución que conforme a derecho corresponda. Elabora acuerdo (Anexo 1, OFSCE/CI_RG-07 documento del SGC y generado de forma manual) en la que se determina sin elementos para substanciar procedimiento de responsabilidades administrativas en contra de algún servidor público de esta Auditoría Superior del Estado, al no quedar debidamente demostrado el incumplimiento al catalogo de obligaciones señalados bajo el numeral 45 de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Chiapas, ordenándose archivar como asunto total y definitivamente concluido. 4. Elabora y envía oficio citatorio (Anexo 4, documento generado de forma manual) al presunto responsable para que se presente en la fecha, hora y lugar señalada para ACTUALIZACIÓN ADMINISTRATIVOS 31/07/14 5/10

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