PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SGC.ACP

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1 DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS SGC.ACP Elaborado por Macarena Guzmán Cornejo Revisado por Paulina Fernández Pérez Aprobado por Jimena Moreno Hernández Nombre Cargo Fecha Firma Analista de Planificación y Control de Gestión. Analista de Planificación y Control de Gestión. Representante de la Dirección

2 Página: 2 de 19 HISTORIA E IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS VERSIÓN ÍTEM FECHA CAMBIOS Se modifica el punto 3 responsabilidades. Se establecen las funciones del responsable del 3 procedimiento Se modifica punto 4 de definiciones. Derivación a documento En disposiciones generales se incluye el procedimiento del establecimiento del plazo para la implementación de las acciones En punto 9 se realizan las siguientes modificaciones: Se separan y modifican los flujogramas, quedando uno para AC y otro para AP. Se dividen las actividades. Se modifica tabla de historial de cambios, agregándole columna de Items. En punto 4 se ingresan significado de las abreviaturas. En punto 5 se ingresa disposición en caso de rechazo de un hallazgo por parte de encargado/a de procedimiento que recepcionó el mismo y significado de las abreviaturas y/o siglas en punto 6 se modifica periodo de medición del indicador En punto 8 se modifica el nombre de los registros, el lugar y responsable de almacenamiento. Se modifican ambos flujogramas, incorporando los registros y modificando su inicio. En descripción de actividades de las acciones correctivas, se establece el procedimiento en caso de no implementación de una acción por segunda vez. Modificación anexo B, se agrega columna con segunda verificación. de anexo C Se modifica logo, formato y versión de procedimiento de norma ISO 9001:2000, a ISO 9001:2008. Se modifica alcance de procedimiento, a fin de aclarar que los hallazgos pueden ser detectados por diferentes vías, tales como auditorías de la calidad, detecciones internas y externas. Se detallan la totalidad de responsables y actores que forman parte de este procedimiento, especificando claramente las tareas que cada uno de ellos realiza. Se incorporan a las disposiciones generales conceptos que pudiesen ser de utilidad para la implementación de este procedimiento. Se modifican los indicadores, generando nuevas mediciones que aporten a mejorar la gestión en el tratamiento de acciones correctivas y preventivas.

3 Página: 3 de Se definen nuevamente las referencias que serán utilizadas en este procedimiento. Se modifican los registros, a partir de la generación de nuevos flujogramas relacionados con el proceso. Se distinguen tres tipos de flujogramas, uno relacionado al tratamiento de acciones correctivas y preventivas detectadas en auditorías internas de la calidad, otro para las auditorías externas, y un tercero para las detecciones internas y/o externas. Se modifica anexo de partes, y ahora se denomina Reporte de Hallazgo, como forma de hacer más amigable el término.

4 Página: 4 de OBJETIVO El objetivo del presente documento, es establecer la metodología para tratar tanto las no conformidades reales y potenciales de los productos y procesos que se encuentran en el Sistema de Gestión de la Calidad de la Subsecretaría del Trabajo, como las observaciones realizadas a estos, con el fin de tomar las acciones correctivas y preventivas correspondientes. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los hallazgos detectados en los productos y procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, y que hayan sido descubiertos en Auditorías Internas de la Calidad, Auditorías Externas realizadas por Empresas Certificadoras, Detecciones Internas, y Detecciones Externas. 3. RESPONSABLES -Encargado/a de Sistema donde se detecta hallazgo: es responsable de recepcionar y dar tratamiento a los hallazgos detectados en los procesos o productos de su Sistema, generando un análisis de causa efectivo, que permita comprometer una acción que impida el desarrollo de una no conformidad, o una acción correctiva en caso de que el incumplimiento ya se haya manifestado. -Coordinador de la Calidad: es responsable de dar cumplimiento a todas las disposiciones señaladas en este procedimiento, y de velar por la eficacia en la implementación de las acciones correctivas o preventivas detectadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad. -Encargado/a de Procedimiento: es el encargado de proporcionar los partes a los encargados de sistemas, actualizar la matriz de seguimiento de acciones correctivas y preventivas, mantener los registros derivados de este procedimiento, realizar el seguimiento de las acciones comprometidas por los encargados de sistemas, informar al Coordinador/a de la Calidad el estado de las acciones, y cerrar las acciones verificando la eficacia de ellas. -Auditor Líder: Encargado de consolidar Informe con los hallazgos detectados en las Auditorías de carácter Interno y Externo de la Calidad, el que es proporcionado al Encargado/a del Procedimiento, en el caso de las Auditorías Internas, y al Coordinador de la Calidad, en caso de ser Auditorías Externas, de acuerdo a los plazos establecidos en el procedimiento de Auditorías Internas de la

5 Página: 5 de 19 Calidad, o en el plazo acordado en el contrato con la empresa certificadora, para las auditorías externas. - Cliente Interno: Funcionario del Servicio, que detecta hallazgo respecto el funcionamiento de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, el que es responsable de proporcionar esta información al Encargado/a del Procedimiento, para que sea incorporada a la matriz de seguimiento de acciones correctivas, y se elabore el parte necesario. - Cliente Externo: Contraparte de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, y que señala observaciones a la información proporcionada por los Sistemas y/o Productos que forman parte de este alcance, las que son incorporadas a la matriz de seguimiento, y tratadas de acuerdo a lo señalado en este procedimiento. 4. DISPOSICIONES GENERALES En el presente procedimiento, se utilizarán conceptos tales como: - No conformidad: Incumplimiento de una necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria, de acuerdo a lo señalado en la Norma ISO 9001: Potencial No Conformidad: Es la existencia de una condición o causa que pueda generar en el futuro el incumplimiento de algún requisito del Sistema de Calidad. Puede ser detectada por una auditoria o una evaluación realizada por un miembro del Sistema. Se aplica a los elementos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad. - Opción de Mejora: Sugerencia que actor que detecta un hallazgo plantea, con el fin de mejorar la gestión de los procesos que forman parte del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. - Acción Correctiva: Son acciones que se implementan para subsanar alguna no conformidad. - Acción Preventiva: Corresponden a acciones que se implementan para subsanar potenciales no conformidades detectadas y opciones de mejora sugeridas por los auditores, clientes internos y/o externos. - Detección Interna: Detecciones realizadas por los funcionarios del Servicio, que tienen por objetivo mejorar las debilidades que pudiesen detectar en el funcionamiento de su Sistema, o en procesos de otros. - Detección Externa: Corresponden a hallazgos detectados por los clientes externos o contrapartes de cada Sistema, o proceso involucrado en el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad.

6 Página: 6 de 19 - Auditoría de la Calidad: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de Para los Sistemas PMG, se realizan dos tipos de auditorías, una de carácter interno, la que es realizada por funcionarios del Servicio formados en temas de auditorías de calidad, y las auditorías externas que son realizadas por empresas certificadoras. 5. HERRAMIENTA DE CONTROL Y/O INDICADOR DE GESTIÓN INDICADOR Porcentaje de Partes de No Conformidad respondidas en tiempo oportuno. Porcentaje de Acciones correctivas y preventivas cerradas según plazo acordado CLASIFICACIÓN DEL RESULTADO PERIODICIDAD MALO REGULAR BUENO DE MEDICIÓN 60% > IG 60% > IG < 75% IG > = 75% Semestral 70% > IG 70% >IG < 90% IG > = 90% Semestral 6. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos Manual de la Calidad Subsecretaría del Trabajo Procedimiento documentado SGC.AI, Auditoría Interna de la Calidad Procedimiento documentado SGC.CR Control de Registros Procedimiento documentado SGC.PNC, Producto no Conforme Procedimiento documentado SGC.RD. Revisión por la Dirección

7 Página: 7 de REGISTROS Identificación Responsable(s) Informes de Hallazgos auditorías de la calidad Encargado/a de Procedimiento Coordinador de la Calidad Tiempo Almacenamiento Medio de Soporte 2 años Digital/ Papel Lugar y Responsable -Auditorías Internas: auditorías internas de la calidad, separado por PC Encargado/a Procedimiento, carpeta ISO, sub carpeta auditorías internas de la calidad. PC Coordinador de la Calidad, carpeta ISO sub carpeta auditorías internas de la calidad. -Auditorías Externas: auditorías externas de la calidad, separado por PC Encargado/a Procedimiento, carpeta ISO, sub carpeta auditorías externas de la calidad. PC Coordinador de la Calidad, carpeta ISO sub carpeta auditorías externas de la calidad. Disposición

8 Página: 8 de 19 Informes de Hallazgos detectados por clientes Correo electrónico que envía Informe de Hallazgos Reporte de Hallazgo completo Reporte de Hallazgo con el medio de verificación de la eficacia Encargado/a de Procedimiento Coordinador de la Calidad Coordinador de la Calidad Encargado/a Procedimiento Encargado/a Procedimiento 2 años Digital/ Papel 2 años Digital 3 años Papel 3 años Papel -Detecciones Internas: auditorías internas de la calidad, separado por detección -Detecciones Externas: auditorías externas de la calidad, separado por detección externa. PC: Correo electrónico Coordinador de la Calidad -Auditorías Internas: auditorías internas de la calidad, separado por -Auditorías Externas: auditorías externas de la calidad, separado por -Auditorías Internas: auditorías internas de la calidad, separado por -Auditorías Externas: auditorías externas de la calidad, separado por

9 Página: 9 de 19 Matriz de seguimiento de acciones correctivas y preventivas Encargado/a Procedimiento Coordinador de la Calidad 2 años Digital PC Encargado/a procedimiento, carpeta ISO archivo matriz de seguimiento. Coordinador de la Calidad carpeta ISO archivo matriz de seguimiento.

10 Página: 10 de DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

11 Página: 11 de 19

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