CONTROL DE DOCUMENTOS

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2 # Actualización 04 Documento Controlado Página 2 de 9 1. OBJETIVO CONTROL DE DOCUMENTOS Controlar la emisión y distribución de los documentos que integran el SGC; asegurando que únicamente se utilizan los documentos vigentes y que los documentos obsoletos se retirarán de las áreas que los usan para ser destruidos. 2. ALCANCE Será controlada toda la estructura documental del SGC, que se compone de un Manual de la Calidad, los procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2008 y los procedimientos de trabajo necesarios para los SEFIPEBI. 3. MARCO NORMATIVO Las actividades de este procedimiento se basan en las siguientes normas: 1.- NMX-CC-9000-IMNC Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 2.- NMX-CC-9001-IMNC Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 4. REFERENCIAS 1.- Compendio de Formularios del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Documento: Información y su medio de soporte. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. Servicios Escolares, Financieros, Personal y Bibliotecas <UAEM>: Admisión de aspirantes de nuevo ingreso, Petición de examen de titulación y expedición de títulos, Control presupuestal, Registro del ingreso y del egreso, Nómina, Movimientos y altas de personal, Prestaciones al personal, Incidencias del personal, Capacitación al personal, Gestión e integración de recursos de información y Servicios bibliotecarios.

3 # Actualización 04 Documento Controlado Página 3 de 9 6. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades de las personas que intervienen en nuestro Procedimiento de Control de Documentos se encuentran definidas en la siguiente tabla: CARGO Rector de la UAEM (Presidente del Comité de Calidad) Comité de Calidad Responsable del SGC Responsable de cada Proceso Personal RESPONSABILIDAD Autorizar con su firma la implementación los documentos que aplican a los procesos del SGC. Revisar los documentos utilizados en el SGC por lo menos una vez al año, actualizándolos cuando se identifique una oportunidad de mejora que le dé valor agregado a los SEFIPEBI. Determinar los documentos que se distribuirán en las áreas y al personal de los SEFIPEBI. Autorizar la eliminación de los documentos obsoletos que conforman el registro histórico. Mantener actualizadas las versiones de los Documentos de Origen Externo relativos a lo legal y oficial, para su consulta por el personal de la UAEM. Revisar los documentos propuestos por el personal para determinar la viabilidad de su aplicación en el SGC. Emitir y distribuir los documentos autorizados en el formulario maestro establecido. Coordinar y controlar la actualización del contenido de los documentos. Retirar de las áreas de los SEFIPEBI los documentos obsoletos para su sustitución y destrucción. Mantener documentos obsoletos como registro histórico. Monitorear la actualización de los Documentos de Origen Externo que aplican en su proceso. Elaborar apegado a este procedimiento documentado, aquellos documentos que se necesiten para asegurar y mejorar la eficaz planificación, operación y control de los procesos del SGC, así como proponerlos al Responsable del SGC. Aplicar en los procesos del SGC solamente los documentos autorizados y vigentes. 7. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL No aplica.

4 # Actualización 04 Documento Controlado Página 4 de 9 8. PROCEDIMIENTO Elaboración de Documentos. Cualquier persona podrá elaborar documentos para mejorar la eficacia en la planeación, operación y control de los procesos del SGC, mismos que se proponen al Responsable del SGC para su revisión y, en su caso, al Comité de Calidad para la autorización de su implementación. En la redacción de los documentos emitidos por la UAEM se utilizarán letras cursivas cuando se refiera a un documento implementado; los cargos se escribirán con negritas y; los términos y definiciones estarán subrayados. El contenido de los manuales, procedimientos documentados e instrucciones de trabajo, será el siguiente: 1. Objetivo Lo que se pretende con su aplicación. 2. Alcance Extensión y límites de su aplicación. 3. Marco Normativo Documentos regulatorios, como leyes y normas, que aplican y en las que se basan las actividades descritas. 4. Referencias Documentos que interactúan con el contenido. 5. Términos y Definiciones Identificación de palabras o frases que pueden causar confusión al momento de su lectura y aplicación. 6. Responsabilidades Autoridades, facultades y obligaciones de los que interactúan en las actividades descritas. 7. Medidas de Seguridad y Protección Ambiental Actividades de estos ámbitos que se realizarán para su aplicación. 8. Procedimiento Explicación del desarrollo de cada una de las actividades en orden secuencial. 9. Formularios Documentos en los que se incluirán los resultados de las actividades descritas para conformar los registros correspondientes. 10. Anexos Elementos adjuntos que facilitan la comprensión del contenido. Revisión y Autorización de Documentos. Los documentos del SGC (Manuales y Procedimientos) serán revisados y autorizados por el Rector en su calidad de Presidente del Comité de Calidad y revisados por el Responsable del SGC, poniendo su firma al calce de la primera página del documento original (Ver anexo 1). Los documentos autorizados serán distribuidos por el Responsable del SGC.

5 # Actualización 04 Documento Controlado Página 5 de 9 Los documentos que se utilicen en la operación de cada proceso serán revisados y autorizados por el Responsable del SGC, quien recibirá una solicitud en formato libre del Responsable del Proceso donde justifique su incorporación, modificación o cancelación, y dicho documento entrará en vigencia hasta el momento en que sea autorizado por escrito por el Responsable del SGC. Una vez autorizados los documentos que se utilizan en cada proceso, el Responsable del SGC coordinará la actualización del Manual o Procedimiento correspondiente, una vez que se hayan acumulado un mínimo de 5 documentos autorizados o bien, a los 6 meses de haber autorizado el primer documento, lo que ocurra primero. La revisión de los documentos consiste en verificar el cumplimiento con los lineamientos establecidos en este Procedimiento de Control de Documentos, así como la viabilidad para su aplicación con base en la justificación presentada. Revisión para la actualización de los documentos. Los Documentos del SGC se revisarán formalmente por el Comité de Calidad por lo menos una vez al año y se actualizarán cada vez que en cualquier proceso se identifique una oportunidad de mejora que le dé valor agregado a los SEFIPEBI. Validación de los documentos. Todos los documentos de origen interno del SGC serán validados con la Leyenda DOCUMENTO CONTROLADO ; misma que se colocará en la parte inferior derecha de la primera página con el número de control correspondiente, así como en la parte superior central de cada una de las páginas que conformen el documento (Ver anexo 1). En el caso de copias no controladas, para cualquier uso ajeno a la UAEM y al mismo SGC, se manifiesta la siguente leyenda, Toda copia IMPRESA es un Documento No Controlado a excepción del firmado en original, en la parte inferior de cada una de las páginas del documento. Distribución de documentos. El Responsable del SGC distribuirá los documentos controlados a los responsables de las áreas y al personal involucrado en el SGC que determine el Comité de Calidad, en formato digital dentro de un CD el que contendrá los documentos controlados firmados en original, utilizando para esta actividad la Lista de Distribución de Documentos vigente (F-SGC-002) acordada con el Comité de Calidad y, recabando las firmas de recibido. También mantendrá y distribuirá la Relación de Documentos Vigentes (F-SGC-011). Control de Cambios en los documentos y actualización. Todos los cambios generados en los documentos del SGC se registrarán en un control llamado Actualización de Documentos (F- SGC-001) por el Responsable del SGC, este registro se mantendrá en los Documentos Controlados No. 00, mismos que estarán disponibles para su consulta en la oficina del Responsable del SGC. El control de cambios se realizará en todos los documentos de los tres

6 # Actualización 04 Documento Controlado Página 6 de 9 niveles de la estructura documental del sistema y, el estado de actualización se identifica en la parte superior izquierda de cada página de cualquier documento. Documentos Obsoletos. Las áreas entregarán al Responsable del SGC los documentos que se están sustituyendo para que éstos sean destruidos; quien podrá mantener algún documento como registro histórico siempre que lo identifique con la leyenda DOCUMENTO OBSOLETO en cada una de las páginas que conforman el documento, además de comunicarlo al Comité de Calidad para su conocimiento y resguardándolo hasta que el Comité de Calidad autorice su eliminación. Para evitar el uso de documentos obsoletos, los documentos controlados no podrán fotocopiarse por ningún motivo. Documentos de Origen Externo. En la UAEM se reconoce como documentación de origen externo que afecta al SGC a cualquier documento oficial que regule la operación o administración de la UAEM (Federales y Estatales) y deberá ser controlada su aplicación a través de cada Responsable del Proceso, quienes deberán monitorear continuamente la actualización de estos documentos directamente con el organismo emisor de los mismos y a través del portal electrónico de la Cámara de Diputados. Una vez identificado la modificación de un Documento de Origen Externo, el Responsable del Proceso a quién le aplica, deberá notificar por oficio al Responsable del SGC, para que actualice su ejemplar que estará identificado y disponible en formato electrónico para consulta de todo el personal. A los Documentos de Origen Externo no les aplicará el formato de página de documentos del sistema que se muestra en el Anexo 1 de este procedimiento. Cuando exista la actualización de un Documento de Origen Externo que requiera la modificación de algún documento de trabajo de la UAEM, el Responsable del Proceso coordinará las actualizaciones correspondientes, además de apegarse a los lineamientos de este procedimiento. Las actualizaciones o modificaciones de los documentos normativos de la UAEM son publicadas en el Órgano Informativo Universitario de la UAEM Adolfo Menéndez Samará, mismo que es distribuido a todos los Titulares de las áreas por la Secretaría General de la UAEM.

7 # Actualización 04 Documento Controlado Página 7 de 9 Códigos para Manuales. Los códigos iniciarán con una letra M seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique el manual y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: M-SGC-001 Operativos Generales: M-OPG-001 Códigos para Procedimientos. Los códigos iniciarán con una letra P seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique el procedimiento y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: P-SGC-001 Operativos Generales: P-OPG-001 Códigos para Instrucciones de Trabajos. Los códigos iniciarán con una letra I seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique la instrucción de trabajo y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: I-SGC-001 Operativos Generales: I-OPG-001 Códigos para Formularios. Los códigos iniciarán con una letra F seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique del formulario y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: F-SGC-001 Operativos Generales: F-OPG-001 Códigos para Requisitos. Los códigos iniciarán con una letra R seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique del formulario y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: R-SGC-001 Operativos Generales: R-OPG-001 Códigos para Políticas de Procesos. Los códigos iniciarán con las letras PP seguidos de 3 letras que identifiquen el área o departamento en donde se aplique del formulario y posteriormente, un número consecutivo, conforme los ejemplos de la siguiente lista: SGC: PP-SGC-001 Operativos Generales: PP-OPG-001

8 # Actualización 04 Documento Controlado Página 8 de 9 9. FORMULARIOS Los formularios que aplican a este procedimiento documentado se enlistan a continuación y están incluidos en el Compendio de Formularios del Sistema de Gestión de la Calidad. 1.- Actualización de Documentos Formulario: F-SGC Lista de Distribución de Documentos Formulario: F-SGC Metodología de Acciones Correctivas y Preventivas Formulario: F-SGC Programa Anual de Auditorías de Calidad Formulario: F-SGC Plan de Auditoría Interna de Calidad Formulario: F-SGC Informe de la Auditoría Interna de Calidad Formulario: F-SGC Evaluación de la Competencia Laboral Formulario: F-SGC Revisión al Sistema de Gestión de la Calidad Formulario: F-SGC Programa de Capacitación Formulario: F-SGC Informe de Indicadores Mensuales del CMI Formulario F-SGC Relación de Documentos Vigentes Formulario F-SGC Calendario de Actividades Formulario F-SGC-012 También aplica a todos los documentos que se utilizan en cada proceso y se incluyen en el Manual de Procesos y Procedimientos Operativos, a excepción de los formatos de página del anexo 1 de este procedimiento documentado, quedando su aplicación a la decisión de cada Responsable del Proceso para cualquier documento incluido en el Manual de Procesos y Procedimientos Operativos. Este procedimiento documentado también aplica al Manual de la Calidad y al Manual de Procesos y Procedimientos Operativos. No aplica para los documentos publicados en el Órgano Informativo Universitario de la UAEM Adolfo Menéndez Samará.

9 # Actualización 04 Documento Controlado Página 9 de ANEXOS ANEXO 1 FORMATO DE PÁGINA Encabezado (Aplica para todas las Páginas de cualquier documento) CONTROL DE DOCUMENTOS Código XXX ISO 9001:2008 Documento Controlado Fecha elaboración Mes Año # Actualización XX Página X de X SERVICIOS ESCOLARES, FINANZAS, PERSONAL Y BIBLIOTECAS Pie de Página (Aplica sólo para la primera página de Manuales, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Compendios de Formularios) Elaboró - Nombre - - Cargo - Revisó - Nombre - Responsable del SGC Autorizó - Nombre - Rector de la UAEM DOCUMENTO CONTROLADO No. XX (Leyenda a Pie de Página aplica para todas las páginas de cualquier documento)

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