MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGE NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009 NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2005
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- Esther Villalobos Díaz
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1 Subdirección de Mejoramiento Organizacional MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGE NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009 NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2005 Bogotá D.C., Diciembre de 2011
2 Versión 6.0 Página 2 de 43 Contenido CAPITULO 1: PRESENTACIÓN DEL MANUAL SIGE Objetivo del Manual Alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIGE) Justificación de Exclusiones Control del Manual Estructura de la Documentación... 6 CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR Presentación del ICBF Organización Misión Visión Valores Objetivos Estratégicos... 7 CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF Fundamentos Clientes/Usuarios Necesidades de los Clientes Marco Legal Políticas del Sistema Integrado de Gestión-SIGE Objetivos SIGE CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIGE Requisitos Generales Requisitos de la Documentación CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Compromiso de la Dirección Enfoque al Cliente Planificación Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Revisión por la Dirección CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS Provisión de los Recursos Talento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo CAPITULO 7: REALIZACION DEL PRODUCTO Planificación de prestación del servicio Procesos relacionados con el Cliente Diseño y Desarrollo Adquisición de bienes y servicios Prestación del Servicio Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición... 35
3 Versión 6.0 Página 3 de 43 CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA Generalidades Seguimiento y Medición Control del Servicio No Conforme Análisis de Datos Mejora ANEXOS: Anexo 1: Naturaleza de los Cambios Anexo 2: Estructura Orgánica Anexo 3: Mapa De Procesos Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Procesos Anexo 6. Matriz de comunicaciones internas y Externas Anexo 7. Caracterización Proceso... 43
4 Versión 6.0 Página 4 de 43 CAPITULO 1: PRESENTACIÓN DEL MANUAL SIGE 1.1 Objetivo del Manual Describir el Sistema Integrado de Gestión (SIGE) conformado por: Sistema de Gestión de calidad-sgc, Sistema de Gestión ambiental-sga, Modelo Estándar De Control Interno- MECI y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información-SGSI, que el implementa, mantiene y mejora para la prestación de sus servicios en el marco de la Garantía de Derechos y la protección integral, con el fin de lograr la satisfacción de los niños, niñas, adolescentes y familias. En este contexto este manual da respuesta a los requisitos establecidos en las normas: NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestión de Calidad. Para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras del servicio. Requisitos. NTC ISO 14001:2004: Sistema De Gestión Ambiental. Requisitos ISO/IEC 27001:2005: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. El manual describe las políticas y los objetivos para el sistema Integrado de Gestión, su alcance y la justificación de las exclusiones frente las normas antes citadas y la descripción e interacción de los procesos y la documentación asociada. 1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIGE) Aplicable para las actividades inherentes a la prestación del servicio público de bienestar familiar para el fortalecimiento a la familia, apoyo a la primera infancia, a la niñez, la adolescencia y al adulto mayor. Acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de la infancia, la niñez, la adolescencia y la familia, contemplando actividades de identificación y control de aspectos e impactos ambientales en los programas y servicios de mayor significancia ambiental, En el ámbito geográfico, dicho manual aplica para las 33 Regionales, sus Centros Zonales y la Sede de la Dirección General.
5 Versión 6.0 Página 5 de Justificación de Exclusiones Para el Sistema Integrado de Gestión SIGE del ICBF, no aplican los siguientes requisitos de las Normas NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008 -Diseño y desarrollo (7.3): Se encuentra excluido por considerarse que el diseño y desarrollo no aplica a la entidad por enmarcarse en los requisitos de la Ley 1098 de Código de la Infancia y la Adolescencia; los servicios que presta el ICBF son resultado de la materialización de Políticas de Estado. * El ICBF no diseña ni reglamenta Políticas, brinda Asistencia Técnica a nivel sectorial para el diseño de las mismas, las cuales son emitidas a nivel de Ministerios, en nuestro caso el de Protección Social. El Orden jerárquico en que se materializa una política sectorial es el siguiente: 1. Política 2. Planes (Intersectoriales) 3. Proyectos y Programas (Lineamientos Técnico Administrativos) 4. Servicios Sin embargo esta exclusión no afecta la capacidad o responsabilidad del ICBF para suministrar servicios que cumplan con las necesidades de los clientes y la normatividad vigente. 1.4 Control del Manual El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los procesos, los procedimientos y los requisitos de ley; la naturaleza de su actualización se identifica en el anexo 1. Control de Cambios. Su revisión es realizada por la Dirección de Planeación y Control de Gestión -Subdirección de Mejoramiento Organizacional y aprobada por la Dirección General ó el representante ante el sistema. El manual será publicado en el modulo Manual del aplicativo Isolucion, así como en la Intranet y para efectos del Sistema Integrado de Gestión SIGE, las copias impresas se consideran como copias NO CONTROLADAS. Una vez aprobado el Manual la Subdirección de Mejoramiento Organizacional actualiza el listado maestro de documentos, publica en el aplicativo Isolucion, modulo Manual, así como en la Intranet e informa a través de distintos medios internos de comunicación a todos los servidores públicos y particulares al servicio del ICBF para que pueda ser consultado.
6 Versión 6.0 Página 6 de 43 Las copias impresas no requieren de actualización y por lo tanto son consideradas para un uso temporal o para fines de información y se consideran como copias NO CONTROLADAS. En todo caso, se considera el consumo de papel como uno de los aspectos ambientales más significativos de las actividades de oficina en el ICBF y su uso racional constituye una de las mejores prácticas ambientales del hábitat laboral, razón por la cual y de no ser necesaria una copia impresa, se recomienda la consulta en medio magnético. 1.5 Estructura de la Documentación La documentación del Sistema Integrado de Gestión-SIGE se encuentra organizada de la siguiente forma: Primer Nivel: Segundo Nivel: Tercer Nivel: Cuarto Nivel: Quinto nivel: Sexto Nivel: Manual SIGE Caracterizaciones de Procesos SIGE Procedimientos documentados, Planes y Programa de Gestión Ambiental Lineamientos, Manuales Operativos Guías, Instructivos, Protocolos, Instrumentos, Publicaciones Registros específicos para cada Proceso CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR 2.1 Presentación del ICBF El -ICBF-, es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio adscrito al prosperidad Social mediante Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la ley 75 de 1968, reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integración y el desarrollo armónico de la familia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para ello, coordina la integración funcional de las Entidades públicas y privadas que conforman el Sistema Nacional de Bienestar Familiar- SNBF para que participen armónica y racionalmente de acuerdo a su competencia.
7 Versión 6.0 Página 7 de Organización El ICBF cuenta con una Sede de la Dirección General en el nivel central; treinta y tres (33) regionales en el nivel departamental y doscientos (200) centros zonales en el nivel municipal, con cobertura nacional en los Municipios para ejecutar los programas y servicios misionales de la Entidad a favor de la niñez y la familia. (Ver anexo 2 Estructura Orgánica ICBF). 2.3 Misión Trabajamos por el pleno desarrollo de la primera infancia y el bienestar de las familias colombianas. 2.4 Visión Ciudadanos tolerantes, responsables y solidarios, construyendo una Colombia próspera y democrática. 2.5 Valores Respeto: Es comprender clara y completamente los derechos y deberes individuales y colectivos y estar dispuestos a reconocer y entender las diferencias, asumiendo constructivamente la controversia y la pluralidad de ideas. Solidaridad: Es la cooperación que existe entre las diferentes personas para lograr los objetivos propuestos. Compromiso: Es ir más allá del simple deber, es trascender la norma, es ser fiel en el trato y en el desempeño y cumplimiento eficaz de nuestras funciones. Honestidad: Caracteriza al individuo por su honor y rectitud en todos sus actos. Es la cualidad que hace que una persona actúe y viva en concordancia con lo que piensa, siente, dice y hace. Servicio: Es brindar ayuda de manera espontánea, contribuyendo a que se cumplan mis intereses y los de los demás. Confianza: Seguridad y credibilidad en sí mismo, en los demás, en nuestra entidad y en nuestro país. 2.6 Objetivos Estratégicos El ICBF establece sus Objetivos y Metas Institucionales en un Plan Indicativo Institucional que se formula a partir del Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para todos Menos pobreza, Más seguridad y más trabajo, el cual orienta
8 Versión 6.0 Página 8 de 43 la gestión del Estado para cuatro (4) años, equivalente al periodo de gobierno. Este Plan Indicativo orienta el quehacer del, dando origen a Planes de acción anuales, que se revisan y ajustan previo análisis de su grado de cumplimiento en todos los niveles de la entidad. La política de Planeación de la entidad, define que en el ICBF planeamos con base en las metas del Gobierno Nacional y del Sector, bajo un enfoque participativo, con eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos programados, en una organización que aprende orientada a resultados, con talento humano competente, comprometido con los valores institucionales y con sensibilidad social en la prestación del servicio; para lograr la atención integral a la Primera Infancia, la Protección los niños, niñas y adolescentes y el bienestar de las familias colombianas. El Plan Indicativo para la vigencia , denominado Por la prosperidad de la primera infancia y la familia colombiana incluye los siguientes seis (6) Objetivos estratégicos: Lograr la atención integral de alta calidad a la primera infancia Lograr el bienestar de las familias colombianas Proteger a los Niños, Niñas y Adolescentes Lograr la máxima eficiencia y efectividad en la ejecución de recursos Incrementar la consecución de recursos Lograr una organización que aprende orientada a resultados CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF 3.1 Fundamentos La familia es el ambiente y el paradigma de relación social primaria más adecuada para el desarrollo humano, por lo cual el Estado debe brindarle toda su protección. Es claro que a la familia corresponde la responsabilidad fundamental de la asistencia, educación y cuidado de los niños, niñas y adolescentes, tarea en la que habrá de contar con la colaboración de la sociedad y del Estado. Este último cumple una función manifiestamente supletoria, cuando los padres no existen o cuando no puedan proporcionar a sus a hijos las condiciones indispensables para llevar una vida plena. La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programación, establecidos través de programas, proyectos y modalidades de atención. De igual manera el componente técnico y de operación de cada uno de los servicios, se encuentra definido en los Lineamientos Técnico Administrativos. Para los procesos de
9 Versión 6.0 Página 9 de 43 prevención y protección se han diseñado los siguientes servicios, de acuerdo con los diferentes grupos etáreos y problemáticas de protección: 1.PRIMERA INFANCIA a. Hogares ICBF (Hogares Comunitarios FAMI, Tradicionales, Múltiples y Empresariales, Hogares Infantiles, Hogares Lactantes y Preescolares, Jardines Sociales y Jardines Comunitarios) b. Desayunos Infantiles con Amor c. Recuperación Nutricional d. Materno Infantil e. Acciones para la atención integral 2. NIÑEZ Y ADOLESCENCIA a. Programa de Alimentación escolar PAE b. Clubes pre juveniles y juveniles 3. FAMILIA a. Grupos étnicos b. Familias en Emergencia c. Vivienda con Bienestar d. Unidades de Integración Familiar 4. ADULTO MAYOR Adulto Mayor 5. BIENESTARINA POR CONVENIOS a. Bienestarina por convenios Primera Infancia b. Bienestarina por convenios Niñez y Adolescencia 6. PROTECCIÓN a. Atención desde Centro zonal b. Por Condiciones de Amenaza o vulneración c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial D. En situación de vida en calle
10 Versión 6.0 Página 10 de 43 e. En Explotación Laboral f. Con consumo de sustancias psicoactivas g. En explotación sexual h. Víctimas del conflicto armado i. En conflicto con la ley (restablecimiento) J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal) K. En conflicto con la ley (Régimen decreto) L. Unidades Móviles Apoyo a la Primera Infancia (Menores De 6 Años): El apoyo a la primera infancia se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de atención las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle a los niños y niñas menores de seis años su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. De los servicios de apoyo a la Primera Infancia, hacen parte modalidades que realizan acciones con las familias gestantes, con las madres lactantes y sus hijos hasta los dos años, y con grupos de niños y niñas menores de seis años. Tiene programas de: Desayunos Infantiles Con Amor: Mejorar el consumo y aprovechamiento biológico de alimentos a niños entre seis meses y cuatro años once meses de edad, pertenecientes a familias de los niveles 1 y 2 del SISBEN, mediante el suministro de un complemento alimentario y la realización de acciones formativas, de promoción, de prevención y atención en salud en los municipios, con la participación activa de la familia, la comunidad y Entes Territoriales, en coordinación con organizaciones no gubernamentales y empresas privadas, con el propósito de contribuir a la seguridad alimentaria y nutricional de los niños menores de edad. En las comunidades de grupos étnicos, se debe igualmente apoyar el fortalecimiento de su identidad cultural, sus costumbres alimentarias y formas de socialización propias de los Indígenas, Afrocolombianos, Raizales y Rom. Recuperación Nutricional Ambulatoria Ración Preparada: Contribuir a la recuperación del estado nutricional del niño y niña menor de cinco años, con Riesgo de peso bajo para la talla; Peso bajo para la talla o desnutrición aguda y Peso muy bajo para la talla o desnutrición aguda severa; adicionalmente, menores de dos años con Riesgo de peso bajo para la edad; Peso bajo para la edad o desnutrición global; Peso muy bajo para la edad o desnutrición global severa, para avanzar en el logro de un estado nutricional adecuado en la primera infancia y así romper el ciclo de desnutrición-pobreza-bajo nivel educativo; con la participación de la familia como responsable directa de la atención de
11 Versión 6.0 Página 11 de 43 los niños y niñas, la sociedad como corresponsable y del estado como garante de los derechos de la niñez. Centros de Recuperación Nutricional Para La Primera Infancia: Recuperar el estado de salud y nutricional de los niños y niñas menores de 5 años 11 meses con diagnóstico de desnutriciones graves, a través de una intervención interdisciplinaria que involucra a la familia y la comunidad, con el fin de contribuir en la disminución de las muertes por o asociadas a la desnutrición. Hogares ICBF - HCB FAMI: Apoyar a las familias en desarrollo en la cualificación de las relaciones intrafamiliares y el fortalecimiento de vínculos afectivos, para que apoyen el desarrollo de los niños y niñas desde su gestación, vinculando además a otros adultos para que participen de la crianza de los niños. Hogares ICBF - HCB Tradicionales Jardines Sociales: Proporcionar espacios de socialización para los niños y las niñas de hasta cinco años de edad, con el fin de promover su desarrollo psicosocial, cultural, moral y físico y propiciar su participación como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades desde la primera infancia. Promover y coordinar con los organismos de salud, la vinculación de los niños beneficiarios al Sistema General de Salud, se garantice la aplicación de la vacunación, acorde con el esquema completo para la edad, así como el control de crecimiento y desarrollo. Hogares Infantiles: Propiciar el desarrollo físico, social, emocional y cognitivo de los niños menores de 5 años, prioritariamente los niños de familias con alta vulnerabilidad socioeconómica, a través de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos. Lactantes y Preescolares: Propiciar el desarrollo físico, social, emocional y cognitivo de los niños menores de 5 años, prioritariamente los niños de familias con alta vulnerabilidad socioeconómica, a través de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos. Jardines Comunitarios: Apoyar a la familia para que asuma su responsabilidad en el desarrollo integral de los niños y niñas de 2 a 4 años 11 meses de la población vulnerable, mediante la realización de actividades educativas, pedagógicas, nutricionales y de formación de los padres y adultos a cargo de los niños, promoviendo el fortalecimiento de las pautas de crianza positivas, los factores protectores de la familia y la comunidad, para la prevención de la violencia intrafamiliar. Promoción y Fortalecimiento a la Lectura: Favorecer el desarrollo de los lenguajes y de las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los niños y las niñas desde la Primera Infancia, al enriquecer y cualificar las prácticas pedagógicas en las diferentes
12 Versión 6.0 Página 12 de 43 modalidades de atención del ICBF, a través de la conformación de las Bibliotecas Infantiles y la formación, acompañamiento y evaluación permanente a los agentes educativos involucrados en el proyecto. Bienestarina por Convenios: Contribuir a mejorar la situación alimentaria y nutricional, de los niños y adolescentes de las zonas rurales del país que estudian en instituciones educativas de manera interna y apoyar el desarrollo proyectos formativos propios que conlleven al mejoramiento de las condiciones de vida de sus familias. Familias con niños y niñas, adolescentes, mujeres gestantes y madres en período de lactancia, instituciones que tengan como objetivo dentro de su misión la atención a población en condiciones de vulnerabilidad y extrema pobreza. Acciones para la Atención Integral: Desarrollar e Implementar un modelo institucional de atención integral a través de la cualificación de los programas de atención de primera infancia existentes y la transferencia de niños y niñas de programas de hogares ICBF y el programa de desayunos infantiles a esquemas de atención integral. Capacitar agentes educativos comunitarios e institucionales en el modelo de atención integral, para garantizar el desarrollo infantil adecuado y la atención integral de los niños y niñas en sus ambientes educativos. Garantizar que los niños en programas del ICBF sean reportados y definida la transición con el MEN para ingresar al sistema educativo. Fortalecer y cualificar programas de atención a la primera infancia mediante la integración sistémica de los cuatro componentes: desarrollo físico y salud, nutrición, desarrollo cognitivo psicosocial y protección y cuidado. Lograr el equilibrio y armonía entre la protección, nutrición y educación inicial, para el desarrollo de los Niños y Niñas en la Primera Infancia. Apoyo a la Niñez y Adolescencia (Entre 6 y 17 Años): El apoyo a los menores entre 6 y 17 años se brinda a través de la operación del Servicio Público de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de atención las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parámetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle esta población su desarrollo armónico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos. Clubes pre juveniles y juveniles: son oportunidades para el ejercicio de los derechos de niñas, niños, adolescentes y jóvenes, que apoyan su desarrollo personal, la socialización y la proyección en sus comunidades y municipios, a través del encuentro, el reconocimiento mutuo, la construcción de valores, la participación en acciones en favor de sí mismos, sus familias, los pares y las comunidades en las que viven. Asistencia nutricional al escolar y adolescente: Garantizar alimentación inocua a los escolares, que aporte un mínimo del 20% de las recomendaciones diarias de energía y
13 Versión 6.0 Página 13 de 43 nutrientes acordes con su edad y sexo, en especial el calcio, hierro y vitamina A, durante la jornada diaria de estudio y el periodo escolar. Promover y fomentar en los escolares, la formación de hábitos alimentarios y, que favorezcan su salud en todas las etapas del ciclo vital, a través de procesos formativos en el ámbito escolar. Apoyo al Adulto Mayor: a esta población se prestan los servicios referidos en el siguiente programa. Programa Nacional de alimentación para el adulto mayor: El objetivo del programa es contribuir a mejorar el consumo de alimentos mediante el suministro de un complemento alimentario a adultos mayores en condiciones de desplazamiento o clasificados en los niveles 1 y 2 del nuevo SISBEN, con la participación activa de los entes territoriales, las organizaciones religiosas, las ONGs locales y la comunidad. Protección - acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y familias Comprende el conjunto de servicios actuaciones orientados a preservar, proteger y restituir el ejercicio pleno de los derechos a niños, niñas y adolescentes menores de 18 años en situación de inobservancia, amenaza y vulneración de derechos, bien sea víctimas de delitos, autores o participes de estos ( medidas de carácter pedagógico especifico o diferenciado), en conflicto con la Ley Penal, víctimas o desvinculados de Grupos armados irregulares, con el fin de garantizar previo la verificación del cumplimiento de sus derechos a lograr su integración reintegro familiar, social y comunitario en cumplimiento de la misión institucional de acuerdo a los tratados y convenios internacionales ( Convención de los derechos del niño, Constitución Política las competencias definidas en el Código de la Infancia y la Adolescencia (Decreto, la Ley 1098 de 2006 y los Lineamientos técnicos del proceso administrativo de restablecimiento de derechos). Atención desde Centro Zonal: Asuntos Conciliables: Fijación de Cuota de Alimentos, Revisión de Cuota de Alimentos, Ofrecimiento de Alimentos, Fijación de Visitas, Revisión de Visitas, Fijación de Custodia y Cuidado Personal, Revisión de Custodia y Cuidado Personal, Permiso de Salida del País, Restitución Internacional, Fijación Provisional de Residencia Separada, Suspensión de Vida en Común de Cónyuges o Compañeros Permanentes, Separación de Cuerpos y Bienes - Acuerdos Conciliatorios, Cauciones de Comportamiento Conyugal y Disolución y Liquidación de Sociedad Conyugal por Causa Diferente de la Muerte del Cónyuge. Asuntos No conciliables o No conciliados: Reconocimiento Voluntario de Paternidad/Maternidad, Investigación de Paternidad, Ordinario de Filiación, Impugnación de Paternidad / Maternidad, Impugnación de Reconocimiento, Ejecutivo de
14 Versión 6.0 Página 14 de 43 Alimentos, Ejercicio Arbitrario de la Custodia, Privación de Patria Potestad, Suspensión de Patria Potestad, Rehabilitación de Patria Potestad, Interdicción o Prórroga de la Patria Potestad, Nombramiento de Guarda o Tutor, Remoción de Guardador o Tutor, Impedimento de Salida del País, Licencia Judicial para Venta de Inmuebles, Autorización para Venta de Inmuebles (Ley 9/89), Permiso Laboral en Ausencia de Representante Legal. Procesos Civiles en Juzgados de familia. Hogares Gestores y Hogares Sustitutos Instituciones de Protección para las siguientes problemáticas a) b. Por Condiciones de Amenaza o vulneración b) c. Con Discapacidad o enfermedad de cuidado especial c) D. En situación de vida en calle d) e. En Explotación Laboral e) f. Con consumo de sustancias psicoactivas f) g. En explotación sexual g) h. Víctimas del conflicto armado Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes a) En conflicto con la ley (restablecimiento) b) J. En conflicto con la ley (Sistema de Responsabilidad Penal) c) K. En conflicto con la ley (Régimen decreto) d) L. Unidades Móviles Unidades Móviles: Contribuir a la garantía y restitución de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes y su grupo familiar, familias indígenas, familias afro descendientes y adultos mayores en situación de desplazamiento, víctimas de desastres, o inseguridad alimentaria, mediante el desarrollo de acciones integrales y diferenciales de acompañamiento. Sus principales objetivos son: Prestar asistencia alimentaria de emergencia y acompañamiento nutricional Apoyar los procesos de organización y participación comunitaria, Promover acciones que atenúen las consecuencias traumáticas de los eventos vividos, y prevengan los riesgos asociados al desplazamiento Promover y gestionar la articulación intersectorial para la atención.
15 Versión 6.0 Página 15 de Clientes/Usuarios Son Clientes del ICBF las entidades públicas, privadas, sociales y comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida de la niñez y la familia, en los municipios, departamentos y en todo el territorio nacional. Estas entidades demandan el Servicio de Articulación del SNBF recibiendo acompañamiento, capacitación y asistencia técnica, para la implementación de los programas diseñados por el ICBF como ente rector y articulador del Sistema. El Sistema Nacional de Bienestar Familiar está integrado por los siguientes agentes: 1. El, al cual está adscrito el. 2. El, en su calidad de ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar. 3. Los departamentos. 4. Los distritos. 5. Los municipios. 6. Las comunidades organizadas y los particulares. 7. Las Comisarías de Familia 8. La Policía de Infancia y Adolescencia 9. Las Cajas de Compensación Familiar 10. Las demás entidades o instituciones, públicas o privadas, que contribuyan o estén llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitución o a mandato de ley o reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la prestación del servicio público de Bienestar Familiar. El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional, regional y municipal y/o local, para ello participa de los Concejos de Política Social con el fin de acompañar y brindar asistencia técnica en la implementación de todo lo establecido en la Ley de Infancia y Adolescencia. Los clientes o usuarios de los servicios del son los niños, niñas, adolescentes colombianos, adulto mayor y las familias colombianas y extranjeras (adopciones). Niños, niñas, adolescentes Son los beneficiarios y usuarios de los diferentes programas para posibilitar, preservar y restituir el ejercicio integral de sus derechos. Familias Aquellas que requieren fortalecer su formación y desarrollo humano para favorecer el ejercicio de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, facilitando el cumplimiento
16 Versión 6.0 Página 16 de 43 de su función socializadora constructora de valores y responsable del desarrollo afectivo a través de procesos de sensibilización, educación, formación y participación. Adultos Mayores Son aquellos que se encuentran en estado de indigencia o de extrema pobreza, en riesgo económico y con la imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la exclusión social. 3.3 Necesidades de los Clientes Son necesidades de nuestros clientes: Que se posibiliten, se preserven, restituyan y respeten los derechos del niño, niña o adolescente y de su familia, que se han vulnerado o estén amenazados. Que cuando acudan al ICBF reciban un trato humano digno y un servicio eficiente. Que se contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores. Que se fortalezca el desarrollo humano para el ejercicio pleno de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. Las establecidas en la Ley 1098 Código de la infancia y la adolescencia. 3.4 Marco Legal Los procesos establecidos por el ICBF se rigen bajo normas que tienen como finalidad establecer los principios y las reglas generales para su funcionamiento (Ver Normograma). Ley 1098 de 2006: Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia. Ley 1146 de 2007: Por medio de la cual se expiden normas para la prevención de la violencia sexual y atención integral de los niños, niñas y adolescentes abusados sexualmente Ley 1295 de 2009: Por la cual se reglamenta la atención integral de los niños y las niñas de la primera infancia de los sectores clasificados como 1, 2 y 3 del Sisbén. Ley 1306 de 2009: Por la cual se dictan normas para la Protección de Personas con Discapacidad Mental y se establece el Régimen de la Representación Legal de Incapaces Emancipados. Ley 1450 de 2011: Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, Ley 1448 de 2011: Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Ley 1361 de 2009: Por medio de la cual se crea la Ley de Protección Integral a la Familia
17 Versión 6.0 Página 17 de Políticas del Sistema Integrado de Gestión-SIGE POLÍTICA SIGE En el ICBF la política del Sistema Integrado de Gestión está orientada a prestar servicios de calidad para la atención integral de la primera infancia, proteger a los niños, niñas y adolescentes y lograr el bienestar de las familias colombianas en el marco de la garantía de los derechos, la responsabilidad social, la eficiencia y efectividad en la consecución y ejecución de los recursos, la gestión de riesgos, seguridad de la información y la sostenibilidad ambiental. Somos una organización que aprende orientada a resultados, con talento humano competente, innovador, comprometido con los valores institucionales y sensibilidad social para lograr la excelencia en los servicios que brinda a la sociedad Política ambiental El ICBF, comprometido con la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar, identifica, dimensiona y revisa permanentemente sus Aspectos e Impactos Ambientales para controlar la contaminación, el consumo de recursos y manejo de residuos sólidos, mantener la infraestructura y cumplir con los requisitos legales, para lograr un excelente Desempeño Ambiental orientado a resultados. Así mismo, promueve la educación y sensibilización ambiental en los Niños, Niñas, Adolescentes, Familia, Agentes Educativos y Servidores Públicos en procura de incorporar en su cultura y estilo de vida, mejores prácticas ambientales lideradas por Talento Humano competente, comprometido con los valores institucionales y con sensibilidad social para lograr la atención integral a la primera infancia, la Protección de los niños, niñas y adolescentes y el bienestar de las Familias Colombianas Política de Seguridad de la Información El ICBF está comprometido con la correcta administración y protección de la información para el fortalecimiento de la prestación de servicios a nuestros niños, niñas, adolescentes, familias colombianas y demás entes que lo soliciten, trabajando en el aseguramiento de la información que tiene como fuente los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación propios de la entidad, para garantizar que sea consultada y/o modificada únicamente por personas autorizadas en el momento que se requiera. Para el cumplimiento de esta política el ICBF cuenta con servidores públicos idóneos, metodologías para el análisis, tratamiento y adecuado control de los riesgos.
18 Versión 6.0 Página 18 de Objetivos SIGE Lograr los objetivos del mapa estratégico Disminuir los Impactos Ambientales producidos por los residuos sólidos de los programas de mayor significación ambiental del instituto Adoptar mejores prácticas ambientales por parte de los servidores públicos, contratistas y operadores de servicios Optimizar el consumo de papel, agua y energía en el instituto para mitigar el impacto ambiental asociado al uso indirecto de los recursos naturales Prevenir la materialización de los riesgos en cada uno de los procesos del ICBF Garantizar que los activos de información del ICBF reciban un apropiado nivel de protección Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información del ICBF Proteger los recursos de información del Instituto y la tecnología utilizada para su procesamiento, frente a amenazas, internas o externas, deliberadas o accidentales, con el fin de asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y confiabilidad de la información. CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SIGE 4.1 Requisitos Generales Para garantizar la efectividad y asegurar que nuestros servicios son conformes con los requisitos de los clientes (niños, niñas, adolescentes, familias, adultos mayores, partes interesadas) y se desarrollan bajo principios de responsabilidad social, sostenibilidad ambiental y seguridad de la información el ICBF ha establecido, documentado e implantado el Sistema Integrado de Gestión SIGE cuyas directrices, políticas y objetivos han sido documentadas en el presente manual. El punto de partida para gestionar mejora continua al interior del ICBF, consiste en establecer, documentar, implementar y mantener: a) La Identificación de procesos; para efectos de cumplir este requisito se llevó a cabo la determinación del Mapa de Procesos del ICBF (Ver Anexo 3), el cual está conformado por procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información -SGSI se ha definido el documento declaración de aplicabilidad ICBF, el cual contiene los objetivos de control, los controles, seleccionados, las razones para su selección y los controles que se
19 Versión 6.0 Página 19 de 43 implementan de acuerdo con la valoración realista de que ocurra una falla en la seguridad, en los activos del ICBF. Como parte primordial del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información- SGSI, se identificaron los activos de información asociados a estos, igualmente se listan los componentes críticos tales como el recurso humano, software, hardware, infraestructuras que soporten los procesos. La identificación de estos activos se realizó mediante la aplicación de la G06.PA04 guía metodológica para control de cambios y requerimientos de sistemas de información. Dicha identificación es esencial para saber que hay que proteger y para hacer una correcta clasificación mediante criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. La responsabilidad sobre cada uno de estos activos recae en cada uno de sus propietarios quienes tienen la tarea de clasificar su nivel de seguridad, derechos de acceso y el mantenimiento de controles apropiados, con base en las amenazas, vulnerabilidades y los riesgos a las que están expuestos los activos. Luego de identificadas todas las amenazas, se evalúa su probabilidad de ocurrencia y el resultado de esta evaluación permitirá identificar las amenazas de mayor a menor ocurrencia y la decisión sobre cuales atacar y cuales descartar de acuerdo con criterios técnicos, legales y de costos. Una vez identificados los riesgos a los que están expuestos los activos del ICBF, se realiza una comparación frente a los criterios para la aceptación de riesgos, que fueron previamente definidos, se estiman los niveles de riesgo y partir de allí se identifican las opciones para su tratamiento. b) El Sistema Integrado de Gestión- SIGE; ha identificado los rasgos distintivos del proceso a través de las Caracterizaciones de Proceso (Ver Anexo 7), en donde se establece la relación con los demás procesos internos o externos, las entradas y salidas del proceso, los proveedores, clientes y considerando los aspectos ambientales significativos, para permitir a los usuarios del sistema, clarificar de manera sencilla la gestión de sus procesos y el accionar del ICBF. Las caracterizaciones contienen: Objetivo del proceso, dueño y responsables del mismo, Alcance del proceso y objetivos SIGE, Proveedores, entradas, salidas y clientes, Política de operación del proceso, Aspectos e impactos ambientales del proceso, Recursos asociados a la gestión del proceso, Procedimientos/ Lineamientos/Guías/ Instructivos del proceso
20 Versión 6.0 Página 20 de 43 Actividades en ciclo PHVA Control de cambios del proceso Responsables de elaboración, revisión y aprobación A continuación se relacionan las notas que hacen parte de la caracterización de los procesos: Nota 1. Consultar los indicadores de procesos en el modulo de seguimiento a planes, proyectos y programas -SPR del SIM Nota 2. Consultar los riesgos del proceso en el Mapa de Riesgos en el aplicativo Nota 3. Los normogramas (normas internas y externas) se encuentran por cada uno de los procesos y pueden ser consultados en la Intranet.
21 Versión 6.0 Página 21 de 43 Nota 4. Consultar los Aspectos e Impactos Ambientales identificados para el proceso en la Matriz de Identificación y Valoración de Impactos ambientales en la sección del portal web: El Instituto Centro de Conocimiento Avances Gestión Ambiental ICBF, y allí como archivo.pdf descargable. Link directo: c) Se determinaron los métodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento efectivo y el control de los procesos del Sistema Integrado de Gestión SIGE, a partir de: Todas las Caracterizaciones de Proceso Proceso Evaluación Independiente del Sistema de Control Interno Proceso Evaluación de la Gestión Proceso Mejoramiento Continuo Para la atención integral del niño, niña, y adolescente, el ICBF contrata la prestación de los servicios con asociaciones de padres de familia, ONG s, Cajas de Compensación Familiar, Instituciones especializadas y hogares sustitutos; los cuales son controlados mediante el Sistema de Supervisión que se ejecuta en el proceso de Aseguramiento a la Calidad de Terceros. 4.2 Requisitos de la Documentación Generalidades La documentación del Sistema Integrado de Gestión SIGE del ICBF incluye:
22 Versión 6.0 Página 22 de 43 Las declaraciones documentadas de la política y de los Objetivos SIGE, El presente Manual SIGE, Los procedimientos documentados requeridos por la norma NTCGP 1000:2009, ISO IEC 27001:2005, así como los documentos elaborados por el Instituto para asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos, Informe de la valoración de riesgos para el SGSI, La declaración de aplicabilidad, Los registros requeridos por el Sistema Integrado de Gestión SIGE Control de Documentos Para controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestión- SIGE se ha establecido el procedimiento: Elaboración y Control de Documentos, el cual puede ser consultado en Isolucion e intranet: elaboracionycontroldedocumentos Control de Registros Para controlar los registros del Sistema Integrado de Gestión-SIGE, la entidad ha establecido el procedimiento: Organización y gestión de archivos, el cual define los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la Dirección La Dirección General del ICBF está comprometida con el desarrollo, implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión SIGE, para la prestación de los servicios y la gestión de sus procesos, mediante la aplicación de los Procesos de Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo en donde se establece: a) Llevar a cabo sensibilización y comunicación a todos los servidores públicos y particulares al servicio del ICBF, sobre la importancia de satisfacer las necesidades de los niños, niñas, adolescentes y familias, así como de los requisitos legales y reglamentarios. Estas actividades pueden ser realizadas mediante cartillas, talleres SIGE, red interna e inducciones entre otros. b) Formular y aprobar la política y los objetivos SIGE en Comité SIGE. c) La realización de revisiones del Sistema integrado de Gestión- SIGE por la dirección d) Proponer y aprobar los riesgos residuales propuestos para el SGSI e) Asignar los recursos necesarios para la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión- SIGE.
23 Versión 6.0 Página 23 de Enfoque al Cliente La Dirección General asegura que los requisitos (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Procesos) que debemos cumplir en beneficio de los niños, niñas, adolescentes, familias y Adulto Mayor, se establecen en la ley y los diferentes lineamientos técnico administrativos, aplicables en los procesos y niveles pertinentes, con el fin de satisfacerlos. 5.3 Planificación Planificación del Sistema Integrado de Gestión- SIGE El ICBF identifica y define las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos SIGE y los requisitos del servicio (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Procesos) a través de la planificación estratégica, lo cual se refleja en los planes de acción, planes de gestión ambiental y planes operativos que elabora cada dependencia del nivel Nacional, Regional, y Zonal, para la respectiva vigencia. Dentro de la planificación se identifican los aspectos ambientales y los requisitos legales, para lo cual se tienen definidos los procedimientos (ver en intranet proceso mejoramiento continuo PR05- PE02, PR06-02 y PR07-02), la matriz de aspectos e impactos ambientales (ver anexo 5) y los planes de Gestion ambiental que pueden ser consultados en la intranet, proceso de Direccionamiento Estratégico. Dentro de la planificación se identifican los procesos esenciales para el SIGE, la secuencia e interacción de estos procesos (Ver anexo.3 Mapa de Procesos) y la disponibilidad de recursos necesarios para su eficaz operación y control. La planificación definida garantiza que los cambios generados e identificados en el Sistema, se realizan en forma controlada a través del Comité SIGE y se divulgan al interior de la entidad para la sostenibilidad y mejora del sistema. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y autoridad El ICBF definió los niveles de autoridad y responsabilidad mediante el Decreto 117 de enero 21 de 2010 (Estructura y funciones de sus dependencias del nivel Nacional), la Resolución 1616 de 2006 (Estructura y funciones de las diferentes dependencias del nivel Regional y Zonal) y los lineamientos Técnico Administrativos de los diferentes
24 Versión 6.0 Página 24 de 43 servicios. Las responsabilidades y autoridades son comunicadas a todos los servidores públicos mediante los procesos y procedimientos, así como en el manual de funciones. Las responsabilidades específicas frente al Sistema Integrado de Gestión SIGE se establecen en la Resolución 3095 del 27 de julio de 2010 proferida por la Dirección General. Por medio del procedimiento de Identificación y Valoración de Impactos Ambientales, se determinó que los aspectos ambientales significativos corresponden a las actividades, programas, servicios y proyectos de los procesos de Gestión Administrativa, Prevención, Protección, Gestión de Abastecimiento y Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones. Para el Sistema Integrado de Gestión- SIGE, la identificación de los aspectos ambientales, así como la valoración de los impactos ambientales se realiza por medio del procedimiento identificación y valoración de Impactos Ambientales PR08.PE02; en donde se determinan los impactos ambientales más significativos que son incluidos en las caracterizaciones de los procesos con el fin de establecer programas, objetivos y metas para la prevención de la contaminación generada en las actividades, programas y servicios del ICBF. Corresponde al Proceso de Direccionamiento Estratégico la formulación de la planeación institucional, dentro de la cual se tienen los Planes y Programas de Gestión Ambiental del ICBF, por medio de la aplicación de herramientas de diagnóstico así como de seguimiento y evaluación. El Proceso de Mejoramiento Continuo se encarga de la documentación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión por medio de la creación, así como de la sostenibilidad y mejora a través de metodologías e instrumentos para el cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP1000:2009;NTCISO14001:2004; NTCISO9001:2008 y 27001:2005. Al Proceso de Gestión Administrativa le corresponde ejecutar los planes de gestión en los diferentes niveles de la entidad. Los procesos de protección y prevención se encargan de gestionar los aspectos ambientales a través de los controles operativos definidos en los lineamientos relacionados con las actividades que desarrollan para la operación de las modalidades dentro de la prestación de los servicios. El proceso Gestión de Abastecimiento se encarga de que en los contratos se definan criterios para el manejo de los aspectos ambientales asociados a la selección de
25 Versión 6.0 Página 25 de 43 proveedores, el suministro de bienes y servicios para el ICBF y la operación de las Plantas de Bienestarina. El Proceso de Gestión Tecnológica de la Información y las Comunicaciones define y clasifica los activos del ICBF mediante la aplicación de la guía para desarrollo de inventario y clasificación de inventario de activos G10.PA04, con el fin de garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información Representante de la Dirección La Dirección General del ICBF designó al Director de Planeación y Control de Gestión como representante de la Dirección ante el Sistema Integrado de Gestión, a través de la Resolución 5620 de 2009 proferida por la Dirección General, definiendo las funciones, que cumplirá con el apoyo y soporte de la Subdirección de Mejoramiento Organizacional Comunicación interna El ICBF mantiene un Sistema permanente de comunicación interna en los diversos niveles, a través de la organización de diferentes tipos de Comités, cuya composición y periodicidad es variable, dependiendo del objetivo que persiguen. El más gerencial y permanente es el Comité de Dirección, que se realiza semanalmente a nivel Nacional y mensualmente en el nivel Regional a través del estratégico Regional; con el fin de hacer seguimiento a la gestión. En el nivel Nacional está constituido por los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y Asesores; en el nivel Regional, por los Coordinadores de Grupo y Coordinadores de Centros Zonales. El Instituto cuenta Grupos de Apoyo al Mejoramiento Institucional -GAMI en las regionales y sede de la Direccion General, los cuales articulan y facilitan la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestion. Igualmente se mantiene comunicación permanente con las Regionales y Centros zonales a través de diferentes medios internos tales como el correo electrónico, el NOTICBF, la Intranet, las carteleras, videoconferencias entre otros dependiendo de las necesidades de comunicación. La Dirección general divulga de manera permanente información en la Intranet y a través del NOTICBF. Las carteleras son utilizadas frecuentemente en los diferentes niveles para publicar información de diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto y sobre las actividades desarrolladas por las dependencias. Todas las necesidades y sus medios de comunicación están definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y externas (Ver anexo 6).
26 Versión 6.0 Página 26 de 43 De igual forma se realizan Grupos de Estudio y Trabajo- GET en los diferentes niveles de la entidad, como una estrategia para fortalecer la comunicación interna. 5.6 Revisión por la Dirección Generalidades La Dirección General del ICBF ha establecido la revisión de la implementación, avances y mejora del Sistema Integrado de Gestión- SIGE al menos dos (2) veces al año en los comités del SIGE para la Gestión Institucional del nivel Nacional y Regional; con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua, de acuerdo con la metodología establecida en el Procedimiento Revisión del SIGE por la Dirección. Esta revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el Sistema Integrado de Gestión, incluyendo la Política y los Objetivos del Sistema Integrado de Gestión- SIGE Información para la revisión por dirección Para la revisión del Sistema se trabaja con la información de entrada que suministran los respectivos dueños de proceso a través del instrumento (Anexo 2 instrumento para registro de la información de revisión por dirección del Sistema Integrado de Gestión, del Procedimiento Revisión por Dirección), el cual define las siguientes entradas: Resultados de las auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión- SIGE. suministrados por el proceso de evaluación independiente del sistema de control interno. Retroalimentación del cliente. Se presentan los resultados de las quejas, peticiones y reclamos, así como de las encuestas de satisfacción aplicadas por el proceso de Atención al Ciudadano. Desempeño de los procesos y conformidad del producto (tablero de control). Los dueños y responsables de proceso presentan los resultados de indicadores estratégicos y funcionales. Aspectos críticos y soluciones. Desempeño ambiental de la organización: Se presentan los resultados de los indicadores de la gestión ambiental, por parte del proceso Gestión Administrativa (consumo de agua y energía) y de Mejoramiento Continuo (ejecución presupuesto gestión ambiental/avance gestión ambiental regional).
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