La UGPP y la inspección de aportes parafiscales

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1 Edición 02. Julio 2014 Desarrollada por: Estudio Legal Abogados & Consultores. Revista especializada en Legislación Laboral La UGPP y la inspección de aportes parafiscales Momentos determinantes en el proceso de fiscalización y reliquidación de aportes. Teletrabajo Una oportunidad para llegar a la Felicidad. El salario integral y su factor prestacional en las incapacidades Jornada de trabajo y planeación estratégica

2 CONTENIDO EDITORIAL ACTUALIDAD OPINIÓN Política laboral en Colombia para el siguiente periodo de Gobierno pag. 5 La UGPP y la inspección de aportes parafiscales pag. 7 Momentos determinantes en el proceso de fiscalización y reliquidación de aportes. Jornada de trabajo y planeación estratégica pag. 12 Funcionalidad de las alternativas legales en jornadas especiales más allá del componente normativo. 4 EXPERTO invitado El salario integral y su factor prestacional en las incapacidades pag. 17 Una nueva tendencia Jurisprudencial. 5 TENDENCIAS en Gestión Humana Teletrabajo pag. 24 Una oportunidad para llegar a la Felicidad. 6 TRIBUNA fiscal Efectos de la Reforma Tributaria en empleados pag. 30 Primera declaración de renta bajo los parámetros de la Ley 1607 para personas naturales. 7 BREVES pag. 31

3 Espacio Comercial Política laboral en Colombia para el siguiente periodo de Gobierno. El periodo constitucional de Gobierno se renovará el próximo 7 de agosto y aunque haya continuidad en la investidura presidencial, compartimos nuestras reflexiones sobre lo que vendrá para las empresas en materia de política laboral los próximos 4 años, pues se acerca un escenario en el que se reorganiza el legislativo y que constantemente se renueva en lo judicial. Una retrospectiva sobre los principales hechos en esta materia nos permite comprender en que punto comienza el cuatrienio, lo que nos lleva al momento en que se profiere la Ley de formalización laboral (L1429/2010) que tenía implícito el propósito de disminuir la tasa de desempleo, a la cual le siguió la decisión de separar nuevamente (junio 2011) los Ministerios de Trabajo y Salud, así como la promulgación de una norma que refuerza el concepto de igualdad salarial. Sin embargo, esto no era suficiente para reanimar las estadísticas laborales y poner este aspecto de la política global en un sitio de privilegio, por lo cual se dotó a las autoridades del trabajo de mayores facultades para atacar estructuras de contratación laboral tercerizada, (D 2022/11) y de esta forma promover una reforma tributaria que libera la carga parafiscal a las empresas, reemplazando esta fuente de financiamiento con una porción de lo que ya era el impuesto sobre la renta que se configura en un nuevo impuesto denominado CREE, cubriendo al mismo tiempo los menores recursos parafiscales con mayor recaudo para las personas naturales como se hará evidente en los próximos meses. Así mismo se amplió significativamente el espectro de personas naturales obligadas a declarar renta limitando la posibilidad de aprovechar beneficios fiscales a medida que crece el ingreso. Lo anterior se complementó con una importante norma de reorganización de las funciones de inspectores de trabajo, las cuales se incrementaron en un número significativamente, aún cuando fueron EDITORIAL (571)

4 objeto de serias críticas por la calidad jurídica y la falta de imparcialidad en algunas de sus decisiones, quedando así las empresas expuestas a sanciones de hasta salarios mínimos. Tal relación de cambios no parece en absoluto despreciable, sin mencionar otros que han sido relevantes y que dan cuenta de una activa difusión de normas y políticas con miras a transformar el entorno laboral. Sin embargo, de cara al arranque del próximo cuatrienio, cada quien debe hacer sus propias cuentas para efectos de lo que se aproxima en materia laboral y en lo que toca a los trabajadores que tendrán que afrontar por primera vez desde agosto la declaración de renta bajo la nueva estructura impuesta en la reforma tributaria con lo que no cabe duda buscará mayor recaudo vía limitaciones a los beneficios legales así como la evasión. En cuanto a las empresas el futuro inmediato les depara la realización de auditorias laborales sectorizadas, así como los procesos de investigación de aportes parafiscales para las cuales deberán prepararse técnicamente, además del respaldo a la proliferación de negociaciones colectivas, circunstancia que solo encuentra balance en el adecuado manejo de la administración del personal y la asignación de beneficios y condiciones laborales razonables. Finalmente queda en el aire si se harán efectivas promesas sobre la modificación del honorario de actividades laborales nocturnas, según el régimen anterior a la Ley 789 de 2002, así como los puntos pendientes en el Programa de Acción Laboral (PAL) acordado para hacer posible la entrada en vigencia del Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos y conocer que actitud se asumirá en el gobierno frente a las negociaciones anuales sobre el salario mínimo, ya que en los últimos años ha ganado un significativo terreno frente a la inflación determinada en el IPC estimado por el DANE, por lo cual cabe preguntarse si el sector empresarial está dispuesto a seguir cediendo terreno en este punto. Por: Andrés Felipe Torrado A. Socio. Estudio Legal Abogados & Consultores La UGPP y la inspección de aportes parafiscales. Momentos determinantes en el proceso de fiscalización y reliquidación de aportes. ACTUALIDAD 7

5 A partir del año 2011 de manera casi desprevenida comenzaron a llegar a las empresas requerimientos de una Entidad de la que nada se había escuchado, -UGPP- (unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) cuya imagen corporativa no era familiar para nadie y además a pocos inquietaba. Por regla general se confiaba en haber hecho correctamente los pagos parafiscales y de Seguridad Social dentro de su organización. Hoy es un hecho generalizado recibir solicitudes de reporte de información de aportes parafiscales y de la Seguridad Social por parte de la UGPP y en el mundo de la compensación laboral pocos dudan de la posibilidad real de recibir cuestionamientos considerables por aportes a estos sistemas. La UGPP, es una entidad creada con la Ley 1151 de 2007 (PND ) y que en cuanto a la inspección de aportes parafiscales y a la Seguridad Social sólo tomó fuerza cuando se profiere el decreto 4168 de 2011 que conforma y determina funciones del Comité Directivo, por lo que es posible que este órgano haya tenido injerencia en el desarrollo de la metodología con la Hoy es un hecho generalizado recibir solicitudes de reporte de información de aportes parafiscales y de la Seguridad Social por parte de la UGPP y en el mundo de la compensación laboral pocos dudan de la posibilidad real de recibir cuestionamientos considerables por aportes a estos sistemas. que la entidad hoy realiza la determinación y cobro de los aportes mediante una gestión que tiene un impacto significativo en las empresas y las personas naturales que están obligadas a contribuir al sistema general de Seguridad Social. Teniendo en cuenta que las empresas hoy están siendo llamadas permanentemente a reportar las contribuciones que han pagado y a detallar los beneficiarios, conceptos, valores y criterios de causación de estos pagos, de igual manera se están produciendo importantes correcciones de los montos pagados. Por tal razón es conveniente y pertinente comentar los aspectos prácticos de mayor relevancia en la metodología que se sigue por esta entidad. En primer lugar la UGPP en el procedimiento que Al diligenciar este requerimiento de información, las empresas deben asegurarse de su consistencia, ya que es regla general que estos datos sean el insumo mismo para que la organización sea posteriormente cuestionada por la UGPP. utiliza, realiza un requerimiento de información en el que se solicita de manera detallada los estados financieros de la empresa por los periodos en fiscalización, así mismo documentos en los que el balance y el estado de pérdidas y ganancias cobran especial relevancia, pues allí se revela dicha información y especifica otros pagos gastos directosque pueden estar orientados a permitir el desempeño de las funciones de los empleados o bien ser usados para esconder lo que en realidad constituyen ingresos del empleado. Al diligenciar este requerimiento de información, las empresas deben asegurarse de su consistencia, ya que es regla general que estos datos sean el insumo mismo para que la organización sea posteriormente cuestionada por la UGPP, pues allí y en la información de nómina se revela la posible existencia de bonificaciones frecuentes tratadas como pagos no salariales, omisiones en la base especial en Seguridad Social de la Ley 1393 de 2010 (que exige tomar al menos el 60% del total de la retribución como no salarial para determinar el pago en Seguridad Social), viáticos habituales tratados como no salariales ACTUALIDAD 9

6 El manejo inadecuado de la política de remuneraciones o las inconsistencias incluso LA UGPP realiza de procedimiento al pagar la Requerimiento de información. y otros aspectos de regular ocurrencia. Por otro lado la información contable debe corresponder a la información de nómina y esta a su vez a la información reportada para efectos fiscales a la Administración de Impuestos. Posterior a la solicitud de información, mediante el Requerimiento para declarar o corregir, la UGPP manifiesta las que en su opinión son las omisiones o inexactitudes y en consecuencia la declaración privada de aportes pierde presunción de legalidad, por lo que se entraba formalmente a partir de dicho momento el procedimiento administrativo de determinación del valor de las contribuciones y aportes. Sobre esta decisión de la administración (UGPP), cabe dentro del mes siguiente la resolución que resuelve recurso de recosideración por parte de la empresa o el particular contribuyente, documento fundamental si se quiere anticipar el mayor impacto a los cuestionamientos de la entidad, pues la práctica ha mostrado que esperar para jugarse esta posibilidad en la última instancia del procedimiento administrativo es arriesgado y puede ser inconveniente. Después de la respuesta al requerimiento especial, la administración cuenta con un plazo de seis meses para proferir la Liquidación Oficial, documento que a su vez puede ser objeto del recurso de reconsideración en los 10 siguientes días, decisión que fija la última instancia de la controversia, pues resuelto el recurso de reconsideración queda en firme desde el punto de vista administrativo la liquidación oficial inicial o modificada si fuere el caso y en tal instancia solo procede bien el pago o bien demandar el acto ante la jurisdicción. De esta manera la Ley impone un procedimiento parafiscal asimilado al seguridad social y los aportes parafiscales, pueden llevar a realizar dobles pagos así como el reconocimiento de intereses y sanciones innecesarios. procedimiento tributario, en cuanto a actuaciones, recursos y técnica jurídica, con el ingrediente adicional de la complejidad de consulta y análisis a las bases de información en las que se motivan estos requerimientos. Así las cosas, este tema cobró por si mismo gran importancia en las empresas, ya que el manejo inadecuado de la política de remuneraciones o las inconsistencias incluso de procedimiento al pagar la Seguridad Social y los aportes parafiscales, pueden llevar a realizar dobles pagos así como el reconocimiento de intereses y sanciones innecesarios, situaciones que muchas veces se puede Requerimiento para declarar o corregir. Liquidación Oficial. Resolución que resuelve Recurso de Reconsideración. evitar desde un correcto diligenciamiento del levantamiento de información de la entidad, dicho de otra forma, las áreas de Recursos Humanos deben desarrollar fortalezas relacionadas con la consistencia de esta información a nivel legal (nómina y archivo de hojas de vida) contable (Estados financieros) y tributaria (liquidaciones de aportes). Por: Equipo Consultoría Tributaria y Parafiscal Estudio Legal Abogados & Consultores ACTUALIDAD 11

7 Jornada de trabajo y planeación estratégica. Funcionalidad de las alternativas legales en jornadas especiales más allá del componente normativo. El análisis de los costos económicos de la jornada de trabajo en una organización es tarea indispensable para las Áreas Financieras y de Recursos Humanos y debe iniciarse por su impacto en los presupuestos corporativos y el estado de pérdidas y ganancias en donde simplemente se estima cuanto cuestan los salarios de la empresa a lo largo de un periodo. Esa incidencia financiera tiene una relación cercana con la estructura de jornada de trabajo seleccionada y la forma en la que se aplica, ya que se se desaprovechan las alternativas que presenta la ley por lo cual el diseño logístico de las operaciones industriales o de servicios y la rotación de turnos simplemente se establece sobre la marcha. Esta tarea cobra sentido particularmente cuando se abandonan los parámetros de una jornada ordinaria de 8 horas diarias y 48 horas a la semana y se requieren acuerdos especiales para asignar o redistribuir las horas de la jornada laboral. Un problema práctico habitual es que los detalles legales de las alternativas que dispone la Ley dificulte el entendimiento e implementación de la empresa que debe estar guiada por aspectos logísticos y financieros, pues debe enfocarse en el cumplimiento de objetivos y de las horas efectivamente laboradas, por lo cual estimamos correcto plantear, más allá de los detalles legales puros, cuál es la funcionalidad de cada una de las jornadas de trabajo. En primer lugar, la ley propone una jornada especial de seis horas diarias y treinta y seis a la semana, la cual está diseñada para desarrollar Un problema práctico habitual es que los detalles legales de las alternativas que dispone la ley dificulte el entendimiento e implementación de la empresa que debe estar guiada por aspectos logísticos y financieros. OPINIÓN 13

8 La jornada laboral flexible operaciones que deben ejecutarse de manera continua, las cuales son frecuentes en el sector industrial por efecto del uso de máquinas de trabajo que requieren operación permanente por motivos técnicos o de productividad. Cabe preguntarse por qué usar una jornada laboral de cuatro turnos de seis horas que de hecho demanda el uso de más personal para lo mismo que podría hacerse con tres turnos de personas que laboran ocho horas diarias. Para mayor claridad, en una máquina que opera 24 y requiere cuatro personas por turno, se pasaría de requerir 12 personas en total para su operación ordinaria diaria sin contar la rotación del día dominical, a requerirse dieciséis personas para que permite laborar entre 4 y 10 horas diarias tiene aplicación en operaciones intermitentes que suponen picos de actividad alternados con periodos de poca carga laboral e incluso inactividad. el mismo efecto. En el caso de la jornada de 6 horas diarias y 36 a la semana no se trata de una reorganización estratégica de las horas laborales sino por su lado, la Ley ha privilegiado al empleador que con esta jornada contrate una mayor cantidad de personal, permitiéndole así sustraerse del pago de recargos dominicales y nocturnos, circunstancia que de hecho es financieramente bastante competitiva. Un obstáculo que usualmente se encuentra en estos casos es el de los costos externos de operación tales como selección de personal, alimentación, transporte o dotación, los cuales conjuntamente analizados con el costo hora de tener tres turnos de empleados pueden hacer la diferencia en el uso o no de esta jornada. En todo caso se trata de una alternativa poco aprovechada por las empresas. Por su lado, la jornada laboral flexible que permite laborar entre 4 y 10 horas diarias tiene aplicación en operaciones intermitentes que suponen picos de actividad alternados con periodos de poca carga laboral e incluso inactividad, tal es el caso de las operaciones logísticas de transporte de carga, operaciones de recolección de cosechas de temporada, producción que pueda ser interrumpida, servicios de alimentación y bebidas en épocas de alta demanda, siempre que sean actividades desarrolladas entre las 6 am y las 10 pm y se dé un día de descanso entre semana. En este tipo de jornadas la eficiencia se produce en dos sentidos: Esta clase de actividades cuando son atendidas bajo el régimen ordinario de jornada de trabajo en algunas ocasiones abren la puerta al desperdicio de horas de trabajo de personal que no es requerido y cuando se producen los picos de actividad requieren el pago de trabajo suplementario. En cuanto a la jornada de trabajo por turnos, hay que entender en principio que por turno se refiere a la forma en que se agrupan sucesivamente las jornadas de trabajo, esto es, como se intercalan las actividades por días. Así las cosas, debemos contestarnos para qué querría reorganizar una empresa la jornada de un grupo de empleados por ciclos de 3 semanas, en las que finalmente se determina la jornada por promedios de lo laborado. La respuesta la encontramos en algunas actividades como el sector minero y petrolero, incluso el portuario, en donde el traslado desde y hacia la sede de trabajo es compleja por encontrarse en lugares aislados, así los días consecutivos de descanso se utilizan para permitir que el empleado se desplace al lugar de residencia de su grupo familiar o cualquiera que se le asimile y los días de concentración de la jornada permite que la persona se ubique en las instalaciones, campamento o población cercana al lugar de desarrollo de las actividades, de manera que OPINIÓN 15

9 No debe olvidarse que existen algunas reglas generales que deben respetarse para todos los casos, como el no exceder 2 horas extras diarias cuando la ley lo permite. pueda mantener por ciclos al menos el contacto con su entorno familiar, social y personal en general. No debe olvidarse que existen algunas reglas generales que deben respetarse para todos los casos, como el no exceder 2 horas extras diarias cuando la Ley lo permite, tener el permiso para laborar en horas extras y tener en cuenta que la reorganización de las horas de trabajo según las reglas expuestas no debe exceder de un total de 10 horas diarias con o sin la imputación de horas extras. De esta manera, el entendimiento estratégico planteado, ha permitido en la práctica encajar las actividades de varias organizaciones múltiples en una de las alternativas especiales expuestas en la ley, generando con ello por un lado el ahorro de importantes recursos financieros, además de ser un saneamiento de prácticas que exponen a las empresas a sanciones administrativas por parte de inspecciones de trabajo, así como sustraer a la empresa del alcance de reclamaciones por trabajo suplementario y recargos no pagados o liquidados de manera inapropiada, contingencia particularmente delicada si se tiene en cuenta que al retiro del empleado el impago de estas acreencias supone la reconocida indemnización moratoria (salarios caídos) como condena para la empresa. Por: Equipo Laboral y en Seguridad Social Estudio Legal Abogados & Consultores El salario integral y su factor prestacional en las incapacidades. Una nueva tendencia Jurisprudencial. Edgar Antonio Mantilla Rojas Especialista en Seguridad Social-Derecho Laboral y Experto Asesor en Seguridad Social. OPINIÓN 17

10 Es así como las En todas las empresas, y en particular dentro de las áreas o de Recursos Humanos, es frecuente encontrar problemáticas derivadas del derecho laboral y de la Seguridad Social, elementos que lógicamente son consecuencia de la dinámica entre los trabajadores, sus empleadores y las entidades que integran el Sistema de Seguridad Social, dentro de lo que se destaca la dificultad operativa en el manejo de las incapacidades, por un lado por las cargas que se han impuesto a las empresas y por otro por que las entidades que reconocen la prestación económica han adoptado nuevas prácticas que dificultan e incluso impiden el recobro de las mismas. Es así como las incapacidades de origen común o por enfermedad general, son uno de los incidentes más críticos y constantes que se presentan en las empresas con sus trabajadores. Por tal razón, es de suma importancia entrar a analizar el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas que de allí se derivan, individualizando esta situación, al caso de una relación laboral, cuya remuneración consiste en un salario integral, del cual surgen una serie de implicaciones que buscamos compartir conceptualmente. Pues bien, para dar contexto a este análisis aplicable a los salarios integrales, debemos obligatoriamente remontarnos al artículo 132 del código sustantivo del trabajo 1 el cual autoriza al trabajador y empleador, a pactar el salario libremente, incuso mediante una ( ) estipulación escrita de un salario que además de retribuir el trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos y beneficios tales como el correspondiente al trabajo nocturno, extraordinario o al dominical y festivo, el de primas legales, extralegales, las cesantías y sus intereses, subsidios y suministros en especie ( ). Lo que expresa esta norma, es que para mejorar el flujo de caja de los empleados de altos ingresos (más de 10 salarios mínimos) y simplificar el sistema de pago de las empresas, se puede establecer mediante el salario integral un pago que integre todas las acreencias del trabajador salvo lo correspondiente a vacaciones e indemnizaciones, las cuales se siguen liquidando de manera independiente a la suma mensual entregada, es decir, son los únicos conceptos que no quedan comprendidos en dicha suma. Dicha integración consiste en incrementar a tal suma por incapacidades de origen común o por enfermedad general son uno de los incidentes más críticos y constantes que se presentan en las empresas con sus trabajadores. lo menos un factor prestacional del 30%. Una vez proferida la norma correspondiente, mediante su reglamentación 2 se aclaró que: ( ) será una sola suma convenida libremente y por escrito entre el trabajador y el empleador, suma que será la base para las cotizaciones del Instituto de Seguros Sociales, la liquidación de las indemnizaciones a que se refiere el artículo 64 del Código Sustantivo del Trabajo y la remuneración por vacaciones. Ahora bien, del texto inicial se podría entender que el 100% del salario integral era la base de liquidación de aportes al Seguro Social (Hoy reemplazado por el Sistema General de Seguridad Social). Sin embargo, la propia norma diferencia el salario y el factor prestacional adicionando, elementos que son claramente diferenciados en la Ley que con claridad estipula que ( ) este salario no estará exento de las cotizaciones a la Seguridad Social ( ), quedando así determinado que las cotizaciones a nuestro actual sistema de Seguridad Social, se deben realizar sobre el 70% del ingreso percibido, circunstancia además reafirmada por el artículo 49 de la Ley 789 sancionada en el año No obstante, la claridad que hoy existe sobre la base de cotización del 70% en Seguridad Social para salarios integrales, no sucede lo mismo de cara a la cuantía a liquidar por concepto de prestación económica por incapacidad médica de origen no profesional, pues se ha llegado a considerar que en estos casos donde el trabajador se favorece conforme al artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, de un auxilio monetario, no procede el pago de la parte prestacional conformante del salario integral, por entenderse que, al realizarse la cancelación derivada de la incapacidad por enfermedad general, se suple con este monto dinerario el tiempo no laborado, y en consecuencia, no es posible otorgar el pago de tales conceptos prestacionales. Recientemente sobre esta situación, se produjo un pronunciamiento del Tribunal Superior de Bogotá en el que el empleador desconoce el pago de la parte prestacional de este tipo de salario a una de sus trabajadoras, por haberse ella beneficiado de las prestaciones económicas que surgen de la incapacidad de origen común, se pronunció la Sala Laboral del Tribunal Superior de Bogotá 3, EXPERTO invitado 1. Subrogado por el artículo 18 de la Ley Decreto 1174 de Sala Laboral. 19

11 La Corte Suprema aclara que por efecto del acuerdo de integralización manifestando que el empleador ( ) se exime del pago de otros factores para efectos de compensación, por lo que no estaba obligado a cubrir sumas adicionales a la trabajadora que no estaba prestando sus servicios, es decir, el empleador solo debe cancelar a la trabajadora las prestaciones que le reconozca la EPS mientras esta entidad le reembolsa la suma correspondiente ( ). (Subrayado no contenido en texto original). Esta decisión implica, que cuando un trabajador se encuentre enmarcado, bajo la modalidad salarial mencionada, el empleador no debe cancelar la parte correspondiente al factor prestacional del salario integral, pues se entiende que, con la cancelación económica derivada de la incapacidad de origen común, se compensa el tiempo no laborado. La decisión precedente, fue recurrida a través de una acción de tutela, que para este caso le correspondió resolver a la Corte Suprema de Justicia, instancia en la que se aclaró ( ) que las incapacidades laborales temporales como la de que aquí se trata no suspenden el contrato de trabajo, pues no constituyen una de las situaciones previstas por el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo como causal de tal figura, es decir que no es dado frente a ellas deducir los efectos previstos en el artículo 53 íbidem ( ) 4. Teniendo en cuenta que el problema estudiado, se centra en el reconocimiento o no, del denominado factor prestacional durante una incapacidad de origen común, considero de importancia registrar, que el artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, al referirse al pago de este tipo de incapacidad, ordena el pago de tal prestación, especificando que para ello, se tendrá en cuenta, unas determinadas fracciones, integrantes del salario mensual del trabajador, sin que de forma alguna pueda de allí inferirse, que tales sumas se costeen de los beneficios prestacionales del trabajador. Vale igualmente detenerse en el análisis que hizo la del salario, claramente una porción de este sigue siendo correspondiente a lo que para los salarios ordinarios son las prestaciones sociales tales como prima, cesantía e intereses. Corte Suprema en el caso en particular, para desentrañar su contenido: ( ) por una parte, que el factor prestacional del denominado salario integral tiene un contenido esencialmente prestacional, esto es, no salarial ; por otra, que el auxilio monetario por enfermedad no laboral se calcula sobre el factor o elemento salarial del salario integral, no respecto del llamado factor prestacional o de la totalidad del salario integral; De lo anterior se deduce, la aclaración que al respecto hace la Corte Suprema de Justicia, por efecto del acuerdo de integralización del salario, donde una porción de este sigue correspondiendo, a lo que, para los salarios ordinarios son las prestaciones sociales, tales como prima, cesantías e intereses, lo que tiene alcance práctico conforme se procede a indicar. En la misma decisión se expuso que: por otra, que la incapacidad laboral de origen común no suspende la causación de las prerrogativas prestacionales del trabajador. Por consiguiente, si bien es cierto que el auxilio monetario por enfermedad no laboral intenta mitigar al trabajador la imposibilidad de acceder a la totalidad del monto de su salario ordinario por encontrarse en incapacidad de laborar, en modo alguno comprende los conceptos prestacionales que durante dicho término se causan. 5 (Subraya fuera de texto). Esta afirmación de la Corte es de gran importancia, por cuanto ratifica que aun cuando un trabajador está incapacitado, debe seguir devengando el factor correspondiente a sus prestaciones sociales. Finalmente, en esa misma sentencia 6 se homologa lo que sucede al trabajador de salario ordinario que recibe sus prestaciones aunque esté incapacitado, con el caso del trabajador de salario integral que debe recibir durante su incapacidad el factor prestacional de este: ( ) al reconocerse al trabajador que devenga el salario ordinario los derechos prestacionales que se causan durante el término de la incapacidad laboral por enfermedad de origen común, pero no al que se encuentra regido en su remuneración por el llamado salario integral, ( ) al considerar que el pago del factor prestacional durante dicho período constituye un enriquecimiento sin causa, se afecta injustificadamente el derecho de igualdad laboral, por ser sabido que la retribución de la labor no puede ser un EXPERTO invitado 4. Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral STL Radicación Íbidem. 6. Sentencia de tutela radicación STL069 de

12 criterio de distinción para el reconocimiento de los derechos salariales y prestacionales mínimos, a voces explícitas del artículo 10 del Código Sustantivo del Trabajo ( ) Queda entonces claro, que frente a la presencia de una incapacidad el empleado con salario integral, se debe incluir en el reconocimiento económico de la parte correspondiente al auxilio monetario que otorga la E.P.S. (aún sobre el 50% del factor salarial) y de la totalidad del factor prestacional a que tiene derecho. Es así como, y a modo de ejemplo, si un trabajador para el presente año, devenga un salario integral total de $ , de los cuales $ , corresponden al factor salarial y el valor restante al factor prestacional, la empresa debe girar por una incapacidad que duró todo el mes, lo pertinente al auxilio de incapacidad que se obtiene sobre la base del 70% ($ ) disminuida a un 66% ($4` ) por ser de origen común y además debe adicionarse lo correspondiente al factor prestacional, que para este caso corresponde mensualmente a $ , valores que obviamente se deben calcular sobre los días de duración de la incapacidad. Esta afirmación de la Corte es de gran capital importancia, por cuanto ratifica que aún cuando un trabajador está incapacitado, debe seguir devengando sus prestaciones sociales. Frente a la presencia de una incapacidad del empleado con salario integral, se debe incluir en el reconocimiento económico de la parte correspondiente al auxilio monetario que otorga la E.P.S. (aún sobre el 66% del factor salarial) y de la totalidad del factor prestacional al que tiene derecho. Este fallo, que claramente está basado en el principio de igualdad aplicado a las relaciones laborales, nos lleva a considerar las siguientes conclusiones en relación con la liquidación de las incapacidades para salarios integrales: 1. La incapacidad aquí discutida, en manera alguna genera suspensión del contrato de trabajo, obteniéndose de ello la continuidad en las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social en Salud. 2. El factor prestacional del salario integral, tiene una naturaleza exclusivamente prestacional y no salarial. 3. El auxilio económico obtenido de la presencia de la incapacidad discutida, se calcula sobre su componente salarial. 4. El no pago del factor prestacional originaría una discriminación infundada, respecto de los trabajadores que tienen una remuneración con salario ordinario, donde para nada se afecta sus derechos prestacionales, invocando para ello la presencia del evento denominado incapacidad de origen común o por enfermedad general. Por: Edgar Antonio Mantilla Rojas Especialista en Seguridad Social-Derecho Laboral y Experto Asesor en Seguridad Social. EXPERTO invitado 23

13 TELETRABAJO Una oportunidad para llegar a la Felicidad. Pues bien, eso es lo que hoy conocemos como Teletrabajo, lo cual, no solo abarca el hecho de utilizar un computador para trabajar desde casa, también nos permite realizar labores diarias desde cualquier lugar del mundo. Esta medida reduce los tiempos muertos sin tareas que realizar replanificando el trabajo y dejándose de enfocar en qué tantas horas que permanece en la oficina y haciendo mayor énfasis en las horas dedicadas al verdadero trabajo (focus on). Nadie imaginaba hace tres décadas la posibilidad de que una persona desde su casa, vehículo, desde el café de la esquina o el sitio donde sale a reunirse con sus amigos, pudiese integrar su mundo personal con el laboral y así atender en línea las situaciones de su trabajo o entorno de forma efectiva. Cuáles son sus ventajas? Al interior de las organizaciones el teletrabajo ha permitido a los empleadores atraer y retener a su fuerza de trabajo valiosa elevando su productividad. Así como hay personas estables y con disposición, hay quienes tienen otro tipo de responsabilidades o simplemente por incapacidad física, no pueden desempeñarse de la misma manera. Pues bien, el teletrabajo es la herramienta adecuada que les permite llevar un estilo de vida multi tarea donde pueden responder por más de un aspecto a la vez. Este es el estilo de trabajo adecuado para una madre, una mujer embarazada o para una persona discapacitada. Penetración del Teletrabajo Según los reportes de MySammy, firma estadounidense consultora en soluciones para el teletrabajo, el 20% del total de la población mundial teletrabaja, y entre este porcentaje, el 84% de los teletrabajadores lo hace al menos una vez al mes y al menos un 10% del mismo total ejecuta sus tareas diariamente desde su hogar o el lugar de su elección. En cuanto a la adaptación de esta modalidad de El 20% del total de la población mundial teletrabaja, y entre este porcentaje, el 84% de los teletrabajadores lo hace al menos una vez al mes y al menos un 10% del mismo total ejecuta sus tareas diariamente desde su hogar o el lugar de su elección. teletrabajo, un aspecto determinante es que el empleador no reduzca la carga laboral o disminuya las tareas de alguno de sus trabajadores por el hecho de estar desempeñando su labor a través de esta vía flexible, pues por medio de programas especiales -Google Drive y Dropbox- que TENDENCIAS en Gestión Humana 25

14 El teletrabajo mal aplicado, da paso a una menor identificación del trabajador con la empresa y aislamiento físico que produce menos socialización y participación de su parte. Un informe de Fedesarrollo facilitan el desarrollo de sus funciones, ellos deben demostrar que están en la capacidad de hacer un trabajo bueno en cantidad y calidad. Qué representa el teletrabajo para las empresas y en qué va su aplicabilidad en Colombia? Desde el año 2008, el Ministerio de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones, mediante la Ley 1221, define el Teletrabajo como una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física de este en un sitio específico. y la CCIT señala que en la actualidad existen en Colombia más de 31 mil teletrabajadores, en cuatro ciudades (Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla), y empresas que han adoptado este esquema, de las cuales se ubican en Bogotá. Principalmente esta modalidad de teletrabajo genera la disminución de los costos fijos y variables, lo que implicaría reducción de gastos en cuanto a materiales de oficina, ahorro de espacio físico y otros costos inherentes a la condición de un trabajador tradicional de planta. Un informe de Fedesarrollo y la CCIT señala que en la actualidad existen en Colombia más de 31 mil teletrabajadores, en cuatro ciudades (Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla), y empresas que han adoptado este esquema, de las cuales se ubican en Bogotá. En el marco de la entrega del informe en Julio de 2013, se acordó de igual forma que las empresas firmantes del pacto deben de ahora en adelante recibir el acompañamiento de la Comisión Asesora, entidad creada para brindar asesoría técnica en la implementación del programa. En paralelo, según este informe el teletrabajo alcanza 9% de penetración en el país, en organizaciones que reportan avances como el aumento de un 20 y 40% de la productividad, alto perfil de contratación, ahorro de un 33% en costos fijos de equipamiento (equipos para trabajar en oficina), esto para el caso de las empresas, mientras que para los teletrabajadores, se observa que han encontrado en esta oferta garantías como flexibilidad horaria, un balance entre la vida laboral y familiar, ahorro en costos de desplazamiento, bienestar y mejor servicio al cliente. Así como se divisan avances, también existen una serie de retos a la hora de garantizar el óptimo funcionamiento de esta herramienta, puesto que en el actualidad no es debidamente fomentada e incluida en nuestra cultura; a pesar de estar en nuestra normatividad falta aún políticas de recursos humanos, nivel de confianza en el empleado, y madurar las experiencias para que una empresa se sienta cómoda con esta modalidad. El teletrabajo mal aplicado, da paso a una menor identificación del trabajador con la empresa y aislamiento físico que produce menos socialización y participación de su parte. Para evitar las falencias, es esencial fomentar un cambio en la cultura organizacional y en los hábitos que la rodean con el fin de superar los antiguos modelos estructurales, tradicionales, esquemáticos y traumáticos para la fuerza laboral. Por: José Miguel Caro Lasso Director Plurum Consultores. TENDENCIAS en Gestión Humana 27

15 EFECTOS DE LA REFORMA TRIBUTARIA EN EMPLEADOS Primera declaración de renta bajo los parámetros de la ley 1607 para personas naturales. Asumiendo el reto de simplificar los conceptos que fueron incorporados en la reforma tributaria para personas naturales. Es válido comentar como la reforma logró algo que parecía difícil: Hacer más complejo aún el sistema tributario para las personas naturales. Esta falta de practicidad puede responder eventualmente a motivaciones de distintas índoles. Sin embargo, lo que es cierto es que desde el punto de vista técnico solo tenemos opción de afrontar las cargas y aclarar los conceptos creados en la ley. De esta manera lo primero que hizo la Ley fue crear tres (3) clasificaciones para efectos tributarios, la de empleados, trabajadores por cuenta propia y la del régimen ordinario de renta, esto con el fin de imponer a cada una de esas categorías unos elementos adicionales de retención en la fuente y de la determinación del impuesto de renta que le permitan un mejor control administrativo a la evasión, al menos en lo que toca con las dos primeras mencionadas. Partiendo de lo anterior y en relación concreta con quiénes son empleados o prestan servicios por cuenta de un tercero según las especificaciones de la Ley 1, quien puede señalar la poca cultura tributaria que existe cuando el lenguaje legal con el cual expresa este régimen y la complejidad misma de las reglas para depuración de la base e incluso de la obtención de la tarifa fiscal, son las bases de esa desinformación que nos hemos propuesto combatir a fuerza de un leguaje que simplifique los conceptos legales. En primer lugar sugerimos que sean las mismas empresas quienes aclaren a sus empleados que muchos de ellos que no se encontraban obligados a declarar renta al menos en lo que tiene que ver con los ingresos laborales devengados, para esta temporada fiscal de personas naturales en la que se declaran renta por los ingresos del 2013, deberán estrenarse en el cumplimento de esta obligación formal pues basta que hubieren devengado un total de $37` , situación que se espera incremente el espectro de declarantes de cerca de 1,3 millones a más de 2 millones de declarantes de renta. Mientras se tenga la condición fiscal del empleado, tal como lo han debido reportar quienes laboran para las empresas hasta el 31 de marzo de 2014, deberán liquidar un monto mínimo del impuesto que se le ha llamado IMAN, cuyo propósito es limitar el efecto del uso de varios beneficios fiscales por una misma persona imponiendo una cuantía mínima determinada para el impuesto. Sin embargo, hay buenas noticias para quienes se clasifiquen como empleados, en cuanto a sus ingresos totales en el 2013 fueran inferiores a $ , pueden Lo primero que hizo la Ley fue crear tres (3) clasificaciones para efectos tributarios, la de empleados, trabajadores por cuenta propia y la del régimen ordinario de renta. 1. Artículo 329 del E.T. y Decreto 1070 de 2013 entre otros. 2. Para el efecto debe consultarse entre otros el Certificado de Ingresos y Retenciones entregado por la empresa. TRIBUNA FISCAL 29

16 Hay buenas noticias para una parte importante de quienes se clasifiquen como empleados pues, en cuanto sus ingresos totales en el 2013 fueran inferiores a $ , pueden utilizar el IMAS y en tal caso no tendrá que presentar la depuración ordinaria del impuesto sobre la renta ni el IMAN. Novedades Legales Jurisprudenciales y Doctrinales Las empresas pueden exigir como requisitos de ingreso pruebas de embarazo, solo con fines preventivos. El Ministerio del Trabajo, recuerda que si bien es cierta la regla general establece la prohibición para los empleadores de exigir pruebas de VIH y embarazo, en los procesos de selección, tal como lo indica el Decreto Ley 1543 de utilizar el IMAS* y en tal caso no tendrá que presentar la depuración ordinaria del impuesto sobre la renta ni el IMAN. Lo anterior en términos prácticos quiere decir que si una persona liquida mediante depuración ordinaria su impuesto y el IMAN es inferior e igualmente el IMAS es inferior en el monto del impuesto, puede presentar solo esté último y adicionalmente la declaración adquirirá firmeza en un término de 6 meses contados a partir de su presentación y no los 2 años que por regla general aplican. En cuanto a los trabajadores por cuenta propia, constituyen una categoría fiscal ajena a quienes prestan sus servicios en una relación civil o una de trabajo, en consecuencia de lo cual sus efectos para los presentes comentarios son de trascendencia limitada, aún cuando vale al menos indicar que tienen para cada actividad una modalidad independiente de IMAN, en la que los montos que se pueden restan consisten en cada caso en conceptos y valores distintos. Por su lado, quienes no clasifiquen en las categorías anteriores, la dinámica y reglas sobre su declaración de renta serán las mismas que regían antes de la entrada en vigencia de la reforma tributaria (Ley 1607 de 2012). Estos comentarios permiten concluir lo siguiente: Para las personas naturales se incrementó la tributación efectiva por impuesto sobre la renta para la generalidad de aquellos que realizan actividades laborales, sin haber tocado las tarifas efectivas del impuesto sobre la renta, simplemente en la implementación de herramientas para prevenir la evasión, limitación en el uso de los beneficios y legales y nuevas estructuras, por lo cual se aclaro que deberá producirse un incremento significativo en el recaudo del impuesto. Por: Equipo Consultoría Tributaria y Parafíscal. Estudio Legal Abogados & Consultores. No obstante lo anterior, dicha disposición permite excepciones cuando se encuentren en riesgo los derechos de aquellas personas con VIH o embarazadas que estén en un proceso de selección, para así evitar que la trabajadora se exponga a factores que puedan causarle daño al trabajador(a) o el feto. (Ministerio del Trabajo, Concepto del 2 de abril de 2014). Ministerio del Trabajo deroga decreto 2708 de 2013 sobre tercerización laboral. En primer término, es menester recordar que el Decreto 2798 de 2013, se expidió con el objetivo de reglamentar el artículo 63 de la Ley 1429 de 2010 (sobre formalización y generación de empleo), por medio del cual se pretendió prohibir el abuso de la intermediación para la contracción de actividades misionales permanentes, que desconozcan derechos laborales de toda índole, incluso derechos de carácter colectivo, tales como el derecho de asociación, negociación y huelga. BREVES *En términos. 31

17 No obstante lo anterior, el Ministerio del Trabajo decide derogar el decreto antes mencionado puesto que se expidió sin consultar a la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales. De acuerdo con el artículo 56 de la Constitución Política, la Comisión está integrada por el Gobierno Nacional, representantes de los empleados y los trabajadores, con el fin de fomentar las buenas relaciones laborales para así lograr una justicia en las relaciones de los empleadores y trabajadores. Teniendo en cuenta la importancia del tema de la formalización laboral, la entidad decide derogar el decreto referido, con el fin de someter el tema a debate por parte de la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales. De esta forma, es importante generar conciencia respecto a las condiciones de los empleadores, puesto que si bien es cierto el decreto 2798 de 2013 se derogó, el Ministerio en cualquier momento puede expedir un nuevo decreto con el fin de tomar medidas drásticas mediante el cual eliminaría todo conducta que genere el desconocimiento de derechos laborales. (Decreto 1025 de 2014 Ministerio del Trabajo). vinculación laboral y de esta manera recibir todos los servicios. No obstante lo anterior, el mencionado Decreto igualmente establece que los pensionados que reciban mesadas pensionales superiores a un medio SMLMV, podrán afiliarse voluntariamente a las Cajas de Compensación Familiar, aportando un cero punto seis porciento (0.6 %) sobre la correspondiente mesada, con el fin de acceder a los servicios de recreación, turismo y capacitación, o el dos por ciento (2%) sobre la misma, para acceder a todas las prestaciones a que tienen derecho los trabajadores activos, excepto la cuota monetaria de subsidio. (Decreto 867 de 2014 Ministerio del Trabajo). El plazo para obtener certificado en protección contra caídas vence en agosto. Gobierno nacional reglamenta el acceso de los pensionados a los servicios de las Cajas de Compensación familiar. La Ley 1643 de 2013 facilita el acceso a los servicios prestados por las Cajas de Compensación Familiar en favor de los pensionados cuya mesada pensional sea hasta de un salario y medio (1.5) mínimo legal mensual vigente, es decir tienen derecho a los mismos servicios a los que tienen los trabajadores activos en materia de recreación, deporte y cultura, sin que sea necesario el pago de cotización alguna. Dicho Ley fue reglamento por el Decreto 867 de 2014, el cual establece que los pensionados mesada sea igual o inferior a un salario y medio mínimo legal vigente, se pueden afiliar a la Caja de Compensación Familiar en la que estuvieron en su última El Ministerio del Trabajo recuerda que el 1 de agosto del presente año vence el plazo para que empleadores, empresas, contratistas, subcontratistas y trabajadores de todas las actividades económicas de los sectores formales e informales de la economía que desarrollen trabajos en alturas obtengan su certificado de capacitación en protección contra caídas para un trabajo seguro en alturas, o deberán contar con la certificación en competencia laboral de protección contra caídas que otorga un organismo certificado que reconoce que el trabajador está capacitado para desempeñarse en esa actividad, por lo tanto las empresas que no cuenten con esta documentación no podrán contratar personal para laborar en las alturas. (Ministerio del Trabajo, comunicado de Prensa 62 de 2014). BREVES 33

18 El Ministerio del Trabajo establece que si bien es cierto la legislación laboral no consagra expresamente que se deben cancelar 30 días de salario mensual, por analogía del derecho comercial se ha considerado que un mes es de 30 días tanto en materia laboral como fiscal, independientemente si el mes es de 28, 30 y 31 días. En línea con lo anterior, esta entidad indicó que incluso para la liquidación de prestaciones sociales, no se hace distinción alguna si el mes es de un número diferente a 30 días, puesto que en estos casos se tomará los meses trabajados como si fueran de 30 días. Se entiende en términos laborales y fiscales que un mes es de 30 días. La anterior posición la adoptó el Ministerio conforme a la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda (Expediente No del 4 de marzo de 1999 reiterado en los fallos del 12 de septiembre de 1996 expediente No y 20 de noviembre de 1998 expediente No ). (Ministerio del Trabajo, concepto de 31 de marzo de 2014). El Ministerio del Trabajo recuerda que a partir del primero de julio del presente año todos los empleadores deben registrar sus vacantes en el servicio público de empleo. Mediante un comunicado de prensa recuerdan que partir el 1 de julio del presente año todos los empleadores deben registrar sus vacantes en el servicio público de empleo (SPE), de acuerdo a lo establecido en el artículo 31 de la Ley 1636 de 2013 y el Decreto reglamentario 2852 de Los empleadores deberán registrar sus vacantes ante un prestador de servicios autorizados, el cual lo pueden escoger en la siguiente página web: buscadordeempleo.gov.co/home/mapa, con el fin de crear un usuario y contraseña y a su vez poder publicar y hacerle seguimiento a sus vacantes. No obstante lo anterior, lo empleadores no se encuentran en la obligación de contratar a quienes sean remitidos por los centros de empleo, puesto que la empresa es libre de escoger sus trabajadores. (Ministerio del Trabajo, comunicado de Prensa del 1 de julio de 2014). BREVES 35

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