RH-IN-04: Instructivo para la presentación de la declaración jurada de bienes a la CGR

Transcripción

1 RH-IN-04: Instructivo para la presentación de la declaración jurada de bienes a la CGR 1. Propósito Establecer las actividades necesarias para que los funcionarios para los que aplique, realicen la declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República (CGR), como cumplimiento a la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, con la que se pretende prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública. 2. Alcance Este documento aplica para todos los funcionarios de la institución que deben presentar la declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República, que son los que custodien, administren, fiscalicen o recauden fondos públicos, así como a los que establezcan rentas a favor del Estado y autoricen erogaciones de fondos públicos. Aplica también para la Dirección de Recursos Humanos como dependencia asesora de los funcionarios que deben realizar la declaración. 3. Documentos relacionados Ley N 8422: Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública y su Reglamento. Directriz D CO-DFOE: Directrices Generales sobre la obligatoriedad del uso del Sistema de Declaración Jurada de Bienes. Directriz D CO-DFOE: Directrices Generales sobre la obligatoriedad del uso del Sistema de Declaración Jurada de Bienes para uso de las Unidades de Recursos Humanos. Guía para el uso del sistema de Declaración jurada de bienes (CGR) Manual de usuario para el módulo de Declaración jurada de bienes para uso de las unidades de Recursos Humanos (CGR) 4. Responsabilidades Es responsabilidad del Regulador aprobar lo estipulado en este documento. Es responsabilidad del Director (a) General de Operaciones y el Director (a) de Recursos Humanos velar por el cumplimiento de lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos registrar en el módulo correspondiente y asesorar a los funcionarios que deben presentar la declaración jurada ante la Contraloría General de la República (CGR). Es responsabilidad de los funcionarios que deben presentar la declaración jurada de bienes, cumplir con todos los lineamientos establecidos en este instructivo. Versión 1 10 de junio de 2015 p.1/10

2 5. Términos Declaración jurada de bienes: Es la manifestación personal, verbal o escrita, mediante la cual se asegura la veracidad de la declaración bajo juramento, ante autoridades administrativas o judiciales. declarante: Se refiere a los funcionarios para los cuales las funciones desempeñadas están directamente relacionadas con los procesos de compras públicas o las acciones de administrar, custodiar, fiscalizar, o recaudar fondos públicos o con las funciones de establecer rentas o ingresos a favor del Estado, así como aprobar o autorizar erogaciones de fondos públicos. También deben presentar declaración jurada de bienes quienes ocupen las clases de puestos descritas en los artículos 56 y 57 del Reglamento a la Ley N Sanciones Administrativas: Son las que se aplican según la gravedad, cuando se desacaten las disposiciones vigentes, como lo es el incumplimiento en la presentación de declaraciones juradas ante la Contraloría General de la República (amonestación escrita, suspensión sin goce de salario, dieta o estipendio correspondiente, de quince a treinta días o hasta separación del cargo público sin responsabilidad patronal). 6. Abreviaturas y acrónimos ARESEP: Autoridad Reguladora de Servicios Públicos CGR: Contraloría General de la República DRH: Dirección de Recursos Humanos RG: Regulador General 7. Descripción del instructivo El fundamento para que funcionarios de la institución presenten la declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República (CGR), se encuentra en varios artículos de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública y su Reglamento, como se muestra a continuación: (Ley) Artículo 24.- Confidencialidad de las declaraciones. El contenido de las declaraciones juradas es confidencial, salvo para el propio declarante, sin perjuicio del acceso a ellas que requieran las comisiones especiales de investigación de la Asamblea Legislativa, la Contraloría General de la República, el Ministerio Público o los tribunales de la República, para investigar y determinar la comisión de posibles infracciones y delitos previstos en la Ley. La confidencialidad no restringe el derecho de los ciudadanos de saber si la declaración fue presentada o no conforme a la ley. (Ley) Artículo 28.- Deber de informar sobre funcionarios sujetos a la declaración jurada. El director, el jefe o el encargado de la unidad de recursos humanos o de la oficina de personal de cada órgano o entidad pública, deberá informar a la Contraloría General de la República, sobre el nombre, las calidades y el domicilio exacto de los servidores que ocupan cargos que exijan presentar la declaración de la situación patrimonial, con la indicación de la fecha en que iniciaron sus funciones; también deberá informar por escrito al funcionario sobre su deber de cumplir con esa declaración. Versión 1 10 de junio de 2015 p.2/10

3 Dentro de igual plazo, deberá informar la fecha en que, por cualquier circunstancia, los servidores obligados a declarar concluyan su relación de servicio, o bien, sobre cualquier otra circunstancia que afecte el cumplimiento de la obligación de declarar la situación patrimonial. (Ley) Artículo 30.- Autorización para acceso a información. La declaración contendrá una autorización en favor de la Contraloría General de la República para requerir información pertinente a las empresas y organizaciones financieras o bancarias, nacionales o extranjeras, con las que posean vínculos o intereses económicos o participación accionaria, relevantes para los fines de la presente Ley. (Ley) Artículo 31.- Ámbito temporal de la declaración jurada. La declaración inicial comprenderá los cambios patrimoniales ocurridos hasta un año antes de la fecha del nombramiento. En especial, durante ese lapso, el declarante deberá indicar los bienes que han dejado de pertenecerle, el nombre del adquirente, el título por el cual se traspasó y la cuantía de la operación, así como las obligaciones adquiridas o extinguidas por pago o por cualquier otro motivo, el cual también deberá identificarse. (Reglamento) Artículo 62.- Plazo de la declaración anual. La declaración anual deberá ser presentada en los primeros quince días hábiles de mayo de cada año, debiendo declarar los bienes adquiridos durante ese período, las mejoras de los ya declarados y las variaciones que hubiere experimentado en su patrimonio, consignando el origen de los recursos y su monto. (Reglamento) Artículo 65.- Forma de obtener el formulario para la declaración. Los funcionarios obligados a rendir la declaración, deberán proveerse del formulario respectivo en la Contraloría General de la República o accediendo a la página Web de dicha Institución. (Reglamento) Artículo 66.- Lugar de presentación y forma de la declaración. El declarante deberá entregar en la Contraloría General de la República, o el formulario original debidamente completo, preferiblemente impreso o con letra legible, sin borrones ni tachaduras y firmado por éste o su apoderado. Toda corrección de la declaración deberá efectuarse por nota al pie de ésta, debidamente firmada por el declarante o su apoderado. Una vez recibida la declaración respectiva, se procederá a su estudio para determinar si la información se encuentra completa. De advertirse alguna omisión o confusión en los datos señalados, se solicitará al declarante que la complete o aclare, dentro del término de cinco días hábiles a partir de la comunicación de la prevención. 7.1 Elaboración y presentación de la declaración jurada de bienes Actividad Responsable Registro 1. Determina los funcionarios obligados a presentar declaración de bienes ante la CGR. Para esto, se efectúa una revisión de los movimientos de personal en el último período y realiza un análisis de los perfiles de puestos según el Manual de Clases y Manual de Cargos de la institución que se encuentren vigentes. Deben aplicar los siguientes instrumentos de la CGR: DRH Formulario dinámico para la identificación declarantes Formulario dinámico para la identificación de declarantes (Anexo 1) Versión 1 10 de junio de 2015 p.3/10

4 Perfiles de puesto 2. Comunica mediante oficio a los funcionarios obligados a presentar declaración de bienes (de acuerdo al punto 1), las instrucciones para realizar la declaración, lo que incluye: plazos, requisitos, medios, forma de ingreso al sistema de la CGR y la obligación de confirmar a la Dirección de Recursos Humanos (DRH) una vez que se ha completado la declaración. Esto se debe realizar a más tardar, durante el mes de marzo de cada año. 3. Registra en el Modulo de declaraciones juradas para uso de las unidades de Recursos Humanos de la CGR, la información de cada uno de los funcionarios obligados a presentar la declaración jurada (perfil, cargo, movimiento), para que el sistema les envíe automáticamente por correo electrónico una clave de acceso. Para ello el funcionario de la DRH puede hacer uso del Manual de usuario, que para esto ha dispuesto la Contraloría General de la República (CGR). 4. Recibe el oficio enviado por la Dirección de Recursos Humanos (DRH), y verifica que ha recibido el correo electrónico del sistema de la CGR, donde se le notifica el usuario y la contraseña que debe utilizar para el registro de la declaración jurada. En caso que presente algún problema, puede comunicarse con la asistencia telefónica que para ello ha dispuesto la CGR. 5. Realiza el registro de la declaración jurada de bienes ante la CGR, de acuerdo a los pasos y consideraciones establecidas en la Guía para el uso del sistema de declaraciones juradas de bienes de la CGR. En la declaración debe indicar el motivo de la misma, completar y actualizar la información solicitada según el Contenido de la declaración (Anexo 2), autorizar el acceso a la información y verificación de datos suministrados (opcional). La declaración jurada puede ser firmada digitalmente según lo indicado en el Manual para firmar digitalmente la declaración de la CGR. 6. Una vez completada la declaración jurada de bienes ante la CGR, procede con la impresión y firma de la misma, la cual debe ser trasladada personalmente o por medio de un tercero en las instalaciones de la CGR. En caso que se haya firmado digitalmente, no es necesaria la entrega en la CGR. 7. Completa y envía por correo electrónico al funcionario designado de la Dirección de Recursos Humanos (DRH) el formulario RH-RE-01 Formulario de confirmación de declaración jurada de bienes ante la CGR (Anexo 3). El funcionario de la DRH revisa el formulario enviado, en caso de encontrar alguna inconsistencia lo devuelve al funcionario declarante hasta que esté correcto. Imprime una copia del formulario y la incorpora en el Expediente del funcionario. Director Recursos Humanos DRH declarante declarante declarante declarante DRH (a) Oficio emitido Módulo de declaraciones juradas CGR Oficio recibido Módulo de declaraciones juradas CGR Declaración jurada bienes RH-RE-01 Formulario de confirmación de declaración jurada bienes ante la CGR Nota: En caso que sea necesario cambiar el funcionario de la Dirección de Recursos Humanos (DRH) que realiza el registro de los funcionarios declarantes en el Modulo de declaraciones juradas para uso de las unidades de Recursos Humanos, el Director (a) de Recursos Humanos (con el visto bueno del Versión 1 10 de junio de 2015 p.4/10

5 Director General de Operaciones), debe enviar el Oficio solicitud modificación roles (Anexo 4), a la jefatura de la Unidad de Servicios de Información de la Contraloría General de la República (CGR). 8. Control de cambios Fecha Apartado Descripción Justificación 9. Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Carlos Luis Salazar Padilla Profesional Dirección de Recursos Humanos (DRH) Paolo Varela Brenes Especialista Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Mayela Sequeira Castillo Directora Dirección de Recursos Humanos (DRH) Rodolfo González Blanco Director General Dirección General de Operaciones (DGO) Ricardo Matarrita Venegas Director General Director General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Dennis Meléndez Howell Regulador General Versión 1 10 de junio de 2015 p.5/10

6 10. Anexos Anexo 1: Formulario dinámico para la identificación de declarantes Versión 1 10 de junio de 2015 p.6/10

7 Anexo 2: Contenido de la declaración (Artículo 29 Ley N 8422) Versión 1 10 de junio de 2015 p.7/10

8 1. De los bienes inmuebles deberá indicarse: a) El derecho real que se ejerce sobre el bien (propiedad, posesión, arrendamiento, usufructo, nuda propiedad u otro) y la causa de adquisición (venta, legado, donación u otra); deberá indicarse el nombre de la persona, física o jurídica, de quien se adquirió. b) Las citas de inscripción en el respectivo Registro. c) El área, la naturaleza, los linderos y la ubicación exacta del inmueble. Si hay construcción o mejoras, deberá indicarse su naturaleza, el área constructiva, con descripción de sus acabados, y la antigüedad. d) La actividad a que se dedica cada finca. e) El valor estimado del inmueble, incluso el costo de la construcción, cuando corresponda. f) En las declaraciones finales, los bienes inmuebles que ya no formen parte del patrimonio del declarante y que aparezcan en su declaración jurada anterior, así como el nombre del nuevo propietario. 2. De los bienes muebles deberá indicarse al menos lo siguiente: a) El derecho real que se ostenta sobre el bien, la causa de adquisición, gratuita onerosa, y la identidad del propietario anterior. b) La descripción precisa del bien, la marca de fábrica, el modelo, el número de placa de circulación, cuando corresponda, o en su defecto, el número de serie, así como una estimación del valor actual. c) En caso de semovientes, la cantidad, el género, la raza y el valor total estimado. d) Respecto del menaje de casa, su valor total estimado. No se incluyen las obras de arte, colecciones de cualquier índole, joyas, antigüedades, armas ni los bienes utilizados para el ejercicio de la profesión, arte u oficio del servidor; todos estos bienes deberán ser identificados en forma separada del menaje de casa y deberá indicarse su valor estimado. e) De la participación en sociedades o empresas con fines de lucro, el nombre completo de la entidad, la cédula jurídica, el cargo o puesto que el funcionario ocupa en ellas, el domicilio, el número de acciones propiedad del declarante, el tipo de estas y su valor nominal, así como los aportes en efectivo y en especie efectuados por el declarante; asimismo, las sumas recibidas por dividendos en los últimos tres años, si los hay, y los dividendos de la empresa por su participación societaria en otras organizaciones, nacionales o extranjeras. f) De los bonos, la clase, el número, la serie y la entidad que los emitió, el valor nominal en la moneda correspondiente, el número y monto de los cupones a la fecha de adquisición, la tasa de interés que devengan, la fecha de adquisición y la fecha de vencimiento. g) De los certificados de depósito en colones o en moneda extranjera, el número de certificado, la entidad que los emitió, el valor en colones o moneda extranjera, la tasa de interés, el plazo y la fecha de adquisición, así como el número y monto de los cupones a la fecha de adquisición. h) De los fondos complementarios de pensión o similares y de las cuentas bancarias corrientes y de ahorros, en colones o en moneda extranjera, el número de la cuenta, el nombre de la institución bancaria o empresa, y el saldo o monto ahorrado a la fecha de la declaración. i) De los salarios y otras rentas, el tipo de renta (alquileres, dietas, dividendos, intereses, pensiones, salarios, honorarios, comisiones u otros), la institución, empresa, cooperativa, fundación o persona que los pagó, sea nacional o extranjera; el monto devengado por cada renta y el período que cubre cada una; además, el monto total remunerado en dinero, incluso los gastos de representación fijos no sujetos a liquidación, así como lo remunerado en especie, con indicación de su contenido. De los ingresos citados se indicarán su estimación anual y el desglose respectivo, de acuerdo con su naturaleza. j) De los activos intangibles, su tipo, origen y su valor estimado. Versión 1 10 de junio de 2015 p.8/10

9 3. De los pasivos deberán indicarse todas las obligaciones pecuniarias del funcionario en las que este figure como deudor o fiador; se señalará también el número de operación, el monto original, la persona o entidad acreedora, el plazo, la cuota del último mes, el origen del pasivo y el saldo a la fecha de la declaración. 4. Otros intereses patrimoniales: El declarante también deberá indicar los intereses patrimoniales propios no comprendidos en las disposiciones anteriores. Anexo 3: RH-RE-01 Formulario de confirmación de declaración jurada bienes ante la CGR Nombre del : Número de cédula: Dirección o Dependencia a que pertenece: Clase de Puesto: Código: Declaración que corresponde: Inicial ( ) Anual ( ) Final ( ) Firma del Declarante: Fecha: Recibido por: Fecha: Versión 1 10 de junio de 2015 p.9/10

10 Anexo 4: Oficio solicitud modificación roles Fecha: Oficio número: Licenciado (a) Nombre del funcionario Jefe Unidad de Servicios de Información CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA San José, Sabana Sur, costado oeste del Costa Rica Tennis Club Estimado señor (a): Asunto: Actualización de usuarios en el Módulo de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos. Le solicito actualizar la información de los usuarios y roles en el Módulo de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos. Nombre Dirección física DATOS DE LA INSTITUCIÓN PARA LA CUAL SE TRAMITAN LOS ROLES Teléfonos Fax: Nombre Cédula Puesto DATOS DEL USUARIO Teléfono / Celular Mantener Incluir Excluir Atentamente, Firma: Nombre de la jefatura: Puesto: Institución: Sello de la Institución Versión 1 10 de junio de 2015 p.10/10