REGIMEN COMÚN SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA

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1 MANUAL DE USUARIO REGIMEN COMÚN SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA DIRIGIDO A PROVEEDORES DEL ESTADO AGOSTO 2014

2 INDICE DE CONTENIDOS 1. Presentación Fundamento Legal Artículos relacionados en la LOSNCP Artículos relacionados en el RGLOSCNP Ingreso al Portal de Contratación Pública Revisión de Invitaciones Preguntas Revisión de Respuestas y Aclaraciones Entrega de Propuestas Respuesta a la Convalidación de Errores Revisar estado de Invitación del Proveedor Envío de la oferta económica inicial Participar en Puja Ver resultados de la PUJA Ver resultados de la Adjudicación En la Puja En la Negociación

3 SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA 1. Presentación La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los procedimientos de contratación que usarán los Proveedores del Estado para las contrataciones de bienes y servicios que se realizan con las herramientas electrónicas del Sistema Oficial de Contratación del Estado SOCE. El presente manual tiene como objetivo dar a conocer a los Proveedores el funcionamiento del Procedimiento de Contratación de Subasta Inversa Electrónica y la operatividad para que puedan remitir las ofertas. 2. Fundamento Legal 2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP Art Subasta inversa.- Para la adquisición de bienes y servicios normalizados que no consten en el catálogo electrónico, las Entidades Contratantes deberán realizar subastas inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios equivalentes, pujan hacia la baja el precio ofertado, en acto público o por medios electrónicos a través del Portal de COMPRASPÚBLICAS. Los resultados de los procesos de adjudicación por subasta inversa serán publicados en el Portal COMPRASPÚBLICAS para que se realicen las auditorías correspondientes. El Reglamento a la presente Ley establecerá los procedimientos y normas de funcionamiento de las subastas inversas. 2

4 Para participar de cualquier mecanismo electrónico en el portal se tiene que estar registrado en el RUP. 2.2 Artículos relacionados en el RGLOSCNP DE LA SUBASTA INVERSA ELECTRÓNICA Art Procedencia.- La subasta inversa electrónica se realizará cuando las entidades contratantes requieran adquirir bienes y servicios normalizados cuya cuantía supere el monto equivalente al 0, del Presupuesto Inicial del Estado, que no se puedan contratar a través del procedimiento de Compras por Catálogo Electrónico, y en la que los proveedores de dichos bienes y servicios, pujan hacia la baja el precio ofertado por medios electrónicos a través del Portal Las adquisiciones de bienes y servicios normalizados cuya cuantía no exceda el monto señalado en el inciso anterior se las realizará de forma directa con un proveedor seleccionado por la entidad contratante sin que sea necesario que éste conste inscrito en el RUP y observando lo dispuesto en el artículo 60 de este Reglamento General; sin que dicha compra directa pueda realizarse como un mecanismo de elusión de los procedimientos previstos en la Ley o en este Reglamento General. El INCOP establecerá el o los mecanismos para ponderar el criterio de mejor costo previsto en el artículo 6 número 17 de la Ley, con los criterios de valoración que permitan incentivar y promover la participación nacional establecida en el artículo 25 de la Ley. 3

5 Art Calificación de participantes y oferta económica inicial.- (Sustituido por el Art. 1 del D.E.143, R.O. 71-S, 20-XI-2009).- La calificación técnica de las ofertas presentadas será realizada por: 1. La máxima autoridad o su delegado en el caso de subastas inversas cuyo presupuesto referencial exceda el monto previsto en el primer inciso del artículo 44 de este reglamento general y sea de hasta el monto que resulte de multiplicar el coeficiente por el Presupuesto Inicial del Estado, o, 2. Por una Comisión Técnica integrada de conformidad con lo previsto en el Art. 18 de este reglamento general. En el día y hora señalados para el efecto, la máxima autoridad o su delegado, o la Comisión Técnica, según corresponda, procederán a calificar las ofertas técnicas de los participantes que hubieren cumplido las condiciones definidas en los pliegos; de todo lo cual se dejará constancia en un acta. En el caso de que la calificación haya sido realizada por la Comisión Técnica, esta será puesta en conocimiento de la máxima autoridad o su delegado, para su resolución. Si la calificación ha sido realizada por la máxima autoridad o su delegado, o en el caso de que la calificación realizada por la Comisión Técnica haya sido aceptada por la máxima autoridad o su delegado, esta dispondrá que los oferentes calificados presenten sus ofertas económicas iniciales a través del portal las mismas que deberán ser menores al presupuesto referencial. La notificación a los proveedores calificados para la presentación de las ofertas económicas iniciales se la realizará a través del portal sin que se dé a conocer el nombre ni el número de oferentes calificados ni el monto de la oferta económica inicial. Las ofertas económicas iniciales presentadas a través del portal obligan al oferente a cumplir las condiciones técnicas y económicas ofertadas en el caso de resultar adjudicado, aun cuando no participare en el acto de la puja. De no cumplir con las obligaciones que le corresponden en su calidad de adjudicatario, se aplicarán las sanciones previstas en el artículo 19 numeral 1 de la ley. 4

6 Quienes intervengan en el proceso de calificación guardarán absoluta confidencialidad y asumirán las responsabilidades que se generen en el caso de que violaren dicho principio. Art Puja.- En el día y hora señalados en la Convocatoria, se realizará la puja hacia la baja a través del portal La duración de la puja será establecida en los pliegos y no podrá ser menor a quince (15) minutos ni mayor a sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora establecida en la convocatoria, en atención a la complejidad del objeto del contrato y al presupuesto referencial del procedimiento. De la puja se dejará constancia en un Informe de Resultados, elaborado por la Comisión Técnica y que será publicado en el formato establecido para el efecto en el portal Art Casos de negociación única.- (Sustituido por el Art. 1 del D.E.143, R.O. 71- S, 20-XI-2009).- No se realizará la puja, y en su lugar se realizará una única sesión de negociación, entre la entidad contratante y el oferente, en los siguientes casos: 1.- Si existe una sola oferta técnica calificada. 2.- Si, luego de la calificación técnica un solo proveedor habilitado presenta la oferta económica inicial en el portal La sesión de negociación se realizará entre la entidad contratante y el único proveedor habilitado para presentar su oferta económica, en el día y hora que se señale para el efecto, dentro de un término no mayor a tres días contados desde la fecha establecida para la realización de la puja. El objeto de la negociación será mejorar la oferta económica del único oferente calificado. En el proceso de negociación, la entidad contratante deberá disponer de información respecto de las condiciones de mercado del bien o servicio a adquirir, para lo cual tomará en cuenta, sin que sean exclusivos, los siguientes elementos: 5

7 1. Precios de adjudicación de bienes o servicios similares realizados a través del portal 2. Proformas de otros proveedores del bien o servicio a contratar. 3. Información sobre el precio del bien o servicio que se pueda obtener de otras fuentes como cámaras o bolsas de productos, internet, entre otras. 4. En todo caso el oferente deberá rebajar su oferta económica en al menos el cinco por ciento (5%) del presupuesto referencial de la subasta inversa convocada. Este procedimiento de verificación de las condiciones de mercado del bien a contratar es de absoluta responsabilidad de la entidad contratante, la que en caso de omitir el mismo estará sujeta a las responsabilidades que establezcan las entidades de control. De la negociación se dejará constancia en un acta que se publicará en el portal La negociación alcanzada no significa adjudicación de contrato. Art Adjudicación.- (Sustituido por el Art. 1 del D.E.143, R.O. 71-S, 20-XI- 2009).- La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, una vez concluido el período de puja o de la negociación realizada, de ser el caso, adjudicará o declarará desierto el procedimiento, mediante resolución, de conformidad con la ley. Para el caso de Fármacos Art Clases.- Para la adquisición de fármacos bajo Régimen Especial se deberá realizar Subastas Inversas Corporativas y/o Subastas Inversas Institucionales, de conformidad a los procedimientos que se detallan a continuación. Art Procedimiento Especial para Subasta Inversa Corporativa.- El INCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, consolidará la demanda potencial de las entidades contratantes, para poder realizar subastas inversas corporativas, en 6

8 las cuales los proveedores de fármacos, debidamente habilitados, conforme a lo dispuesto en el presente Reglamento General, pujan hacia la baja el precio ofertado, que siempre deberá ser inferior a su oferta económica inicial, por medios electrónicos a través del Portal con la finalidad de suscribir convenios que permitan a las Entidades Contratantes la adquisición directa de fármacos a través del Repertorio de Medicamentos, entendido éste como el catálogo de medicamentos normalizados publicados en el Portal El INCOP elaborará conjuntamente con las entidades contratantes los pliegos requeridos para realizar las subastas inversas corporativas. Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar. El INCOP conjuntamente con las Entidades Contratantes, conformarán una Comisión Técnica responsable de las fases de aclaraciones y calificación de los proveedores y sus ofertas, que estará integrada de la siguiente manera: 1. Un delegado del Director Ejecutivo del INCOP, quien la presidirá y tendrá voto dirimente; 2. Un delegado técnico del Ministro de Salud Pública, en su calidad de máxima autoridad del Sistema Nacional de Salud; 3. Un delegado técnico del Director General del IESS; 4. Un delegado técnico del Director General del ISSFA; y, 5. Un delegado técnico del Director General del ISSPOL. Actuará como Secretario de la Comisión Técnica el Director Jurídico del INCOP o su delegado. 7

9 Art Procedimiento Especial para Subasta Inversa Institucional.- La contratación de fármacos, en los que exista más de un proveedor o fabricante siempre que el fármaco o fármacos requeridos no estén disponibles en el Repertorio de Medicamentos, se contratarán siguiendo el siguiente procedimiento: La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado aprobarán los pliegos en los términos y condiciones previstos en este Reglamento General, el cronograma del proceso y dispondrán el inicio del procedimiento especial. Los pliegos, a más de los requisitos de carácter legal, económico y financiero, deberán contener fichas técnicas específicas sobre los fármacos a contratar. La Comisión Técnica para la subasta inversa institucional estará integrada por: 1. El delegado de la máxima autoridad de la entidad contratante; 2. El titular del área requirente o su delegado; y, 3. Un funcionario o servidor nombrado por la máxima autoridad que tenga conocimiento de la adquisición que se vaya a realizar. Actuará como secretario un funcionario o servidor designado por la Comisión Técnica de fuera de su seno. Art Procedimiento Común para Subastas Inversas.- (Reformado por los Arts. 2 y 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010).- Para el caso de realizarse una Subasta Inversa Corporativa o una Subasta Inversa Institucional, previo el cumplimiento de los procedimientos especiales establecidos para cada una de ellas, se deberá seguir el siguiente procedimiento común: La Comisión Técnica podrá designar subcomisiones de apoyo, según la complejidad del proceso de contratación, las mismas que actuarán de conformidad a lo previsto en el artículo 19 de este Reglamento General. La Comisión Técnica podrá sesionar válidamente con la presencia de tres de sus miembros, de los cuales, el Presidente deberá estar presente en forma obligatoria. Las decisiones se adoptarán por mayoría simple. 8

10 Los miembros de la Comisión Técnica no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de excusa. La Comisión Técnica elaborará su informe que deberá ser dirigido a la máxima autoridad de la entidad contratante o a su delegado y que incluya la recomendación expresa de adjudicación del contrato o de declaratoria de desierto del proceso. Las Subcomisiones de apoyo, designadas por la Comisión Técnica, presentarán los criterios técnicos que se requieran para la toma de decisiones de la Comisión Técnica. Los informes de la subcomisión, que incluirán las recomendaciones que se consideren necesarias, serán utilizados por la Comisión Técnica como ayudas en el proceso de calificación y selección y por ningún concepto serán asumidos como decisorios. La Comisión Técnica obligatoriamente deberá analizar dichos informes y avalar o rectificar la totalidad de los mismos; sin perjuicio de las responsabilidades que asuman los miembros de las subcomisiones sobre el trabajo realizado. Requisitos Sanitarios.- Para garantizar las condiciones sanitarias, de calidad e inocuidad de los medicamentos, los oferentes deberán presentar la siguiente documentación mínima: 1. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010). 2. Certificado sanitario de provisión de medicamentos emitido por la Autoridad Sanitaria Nacional, con el cual se garantiza el cumplimiento de condiciones técnicas y sanitarias exigidas en la Ley Orgánica de Salud y sus reglamentos; y, 3. (Derogado por el Art. 3 del D.E. 401, R.O. 230, 7-VII-2010). TRAMITACIÓN.- El INCOP o la Entidad Contratante publicará la convocatoria a través del portal y que como mínimo contendrá: 1. El Cronograma del proceso; 2. La fecha máxima para formular preguntas; 3. La Fecha y hora para ingresar al portal la oferta técnica y documentación habilitante; 9

11 4. Los requerimientos mínimos que deberá tener la documentación técnica y sanitaria de la oferta; 5. La fecha y hora en que los oferentes calificados ingresarán al portal la oferta económica inicial; 6. La fecha y hora en la que se iniciarán las pujas a la baja a través del referido portal y el tiempo de duración de las mismas; y, 7. La fecha estimada de adjudicación. Hasta dentro de un término de 5 días contados a partir de la fecha tope fijada para la formulación de preguntas, la Comisión Técnica, responderá las preguntas y formulará las aclaraciones o modificaciones que considere pertinentes a los pliegos por propia iniciativa o en respuesta a las preguntas de los participantes, a través del portal siempre que estas modificaciones no alteren el objeto del contrato; El término entre la convocatoria y la presentación de la oferta técnica no será menor a diez (10) días ni mayor a treinta (30) días. En la fecha y hora señaladas para el efecto, a través del Portal se procederá a la recepción de las ofertas técnicas de los oferentes; Hasta dentro de un término de 15 días contados a partir de la recepción de las ofertas técnicas, la Comisión Técnica procederá a calificar a los participantes que hubieren cumplido con las condiciones definidas en los pliegos conforme al proceso antes señalado. Para el procedimiento de la subasta se observarán las disposiciones de los artículos 44 a 48 de este Reglamento General. Los procesos de Subastas Inversas podrán realizarse por ítems, individuales o agrupados, siguiendo para el efecto lo previsto en los respectivos Pliegos; El INCOP o la máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado, una vez concluido el período de puja o de negociación, de ser el caso adjudicará, mediante 10

12 Resolución, a la oferta de menor precio o declarará desierto el procedimiento de conformidad con la Ley; El INCOP o la Entidad Contratante, según el caso, celebrará el convenio respectivo con el o los oferentes ubicados en el primer lugar de prelación. Para el caso de tratarse de subasta inversa corporativa los fármacos adjudicados se publicarán en el Repertorio de Medicamentos; El INCOP o La Entidad Contratante publicará en el portal la información relevante del proceso, de acuerdo al artículo 13 del presente Reglamento General. En los respectivos convenios, se incluirá la obligatoriedad de los adjudicados de presentar a las Entidades Contratantes, previo a la entrega recepción de los fármacos adquiridos mediante la orden de compra respectiva, el certificado de control de calidad del lote o lotes a entregar; y, el compromiso de cancelar el costo del análisis de control de calidad post registro cuando la Autoridad Sanitaria Nacional lo realice, sea en los lugares de fabricación, almacenamiento, transporte, distribución o expendio. Cualquier irregularidad en las condiciones de calidad que se detectare, implicará la suspensión inmediata del respectivo convenio y la aplicación de las sanciones previstas en el texto del convenio y la Ley. En los casos en que el proceso precontractual para la adquisición de fármacos hubiere sido desarrollado mediante subasta inversa institucional y se hubiere declarado desierto el mismo, la máxima autoridad de la entidad contratante podrá, mediante resolución debidamente motivada respecto de la inconveniencia de efectuar otro proceso similar, disponer el inicio de un proceso precontractual de contratación directa observando el mecanismo previsto en el artículo 81 de este reglamento o de considerarlo pertinente y según su monto iniciar otro mecanismo previsto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, pudiendo utilizar en ambos casos documentación o parte de los pliegos iniciales elaborados por la institución o formular nuevos pliegos. 11

13 3. Ingreso al Portal de Contratación Pública Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior. Ingrese al portal institucional SERCOP, Imagen 3.1 Imagen 3.1 Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono SOCE Sistema Oficial de Contratación del Estado. Imagen

14 Imagen 3.2 Para iniciar su sesión en el sistema, ingrese número de Ruc, nombre de Usuario y Contraseña, para finalizar de clic en el botón Entrar. Imagen 3.3 Imagen 3.3 En la siguiente pantalla podrá observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesión. Imagen

15 Imagen Revisión de Invitaciones Para revisar las invitaciones que ha recibido de las Entidades Contratantes, observe en pantalla la sección Invitaciones Recibidas, en esta sección contará con las invitaciones que haya recibido hasta el momento. Para ingresar debe dar clic en el código del procedimiento en el que le interese participar. Imagen 4.1 Imagen

16 En caso de que requiera revisar invitaciones por fecha, ingrese al menú Consultar y de un clic en el submenú Invitaciones Recibidas. Imagen 4.2 Imagen 4.2 A continuación, de clic dentro de los casilleros mes y año, seleccione el mes que requiera y el año, luego de clic Buscar Invitaciones. Imagen 4.3 Imagen 4.3 Al mostrarse el listado de invitaciones podrá observar que existen varios códigos a los que puede ingresar, esos códigos son las invitaciones a los procedimientos de contratación en los que ha sido invitado. Para ingresar debe dar clic en el código del procedimiento en el que requiere ingresar. Imagen

17 Imagen Preguntas Una vez que ingrese al procedimiento, revise la información del mismo, acceda a las pestañas informativas, Descripción, Fechas, Productos y Archivos. Si requiere revisar el listado de proveedores invitados al procedimiento de clic en el enlace Ver invitaciones Imagen 5.1 Imagen

18 Recuerde además, que en la pestaña Archivos podrá descargar el PLIEGO del procedimiento y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen Especial. Para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a continuación. Imagen 5.2 Imagen 5.2 Si el proveedor tiene alguna inquietud acerca de los pliegos, podrá realizar las preguntas ingresando al enlace Ver Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. Es importante recordar que el proveedor podrá realizar las preguntas desde la Fecha y hora de Publicación y hasta antes de la Fecha y hora límite de Preguntas, y que el revisando que el estado del procedimiento se encuentre en Preguntas, Respuestas y Aclaraciones. Imagen

19 Imagen 5.3 En la siguiente pantalla, haga clic en el botón Agregar Pregunta. Imagen 5.4 Imagen 5.4 A continuación, el sistema le mostrará en pantalla un mensaje, en el cual se informa al proveedor que antes de realizar la pregunta recuerde que es responsable de la información que solicita y que su pregunta será publicada, se prohíbe el uso de este medio para realizar reclamos, quejas o todo tipo de comentario que afecte al procedimiento. En caso de que el proveedor las realice, el SERCOP a través del reclamo realizado por la Entidad Contratante, procederá con las sanciones correspondientes. 18

20 Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga dando un clic en el botón Aceptar. Imagen 5.5 Imagen 5.5 Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación. Imagen 5.6 Imagen 5.6 Cuando concluya la pregunta, haga clic en el botón Enviar. Imagen

21 Imagen 5.7 Una vez que se envía la pregunta, esta quedará registrada en el sistema como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 5.8 Imagen 5.8 La pregunta se registrará sin el nombre de quien la hizo, sin embargo al finalizar el procedimiento, el sistema mostrará los nombres de los proveedores que hicieron las preguntas. 20

22 El proveedor podrá realizar todas las preguntas que requiera, siempre y cuando las realice hasta antes de la Fecha límite de Respuestas. En esta sección encontrará también preguntas que realizan otros proveedores, sin que se vean los nombres de los mismos. Las preguntas serán realizadas en caso de que tenga alguna inquietud o duda del procedimiento, antes de realizar una pregunta se le recomienda revisar toda la información que consta en el pliego, y posterior a esta revisión realizar la pregunta. Las preguntas no pueden ser realizadas por otros medios, por ello es importante que las realice dentro del tiempo establecido y a través del sistema, tal como se lo ha indicado en este manual, en caso de que usted haya olvidado realizar una pregunta dentro del tiempo establecido, la Entidad Contratante no podrá contestar ninguna pregunta por otro medio o fuera del tiempo establecido en la sección Fechas. 6. Revisión de Respuestas y Aclaraciones Una vez que el proveedor ha realizado las preguntas, procederá a revisar las respuestas realizadas por la Entidad Contratante, esto lo podrá hacer dentro del tiempo establecido en la sección Fechas. Recuerde que la Entidad Contratante tiene tiempo de realizar dichas respuestas hasta antes de la fecha límite de Respuestas. Para ingresar a revisar las respuestas de clic nuevamente en la sección Ver Preguntas y/o Aclaraciones. Una vez que haya revisado la respuesta de clic en el botón Regresar. Imagen 6.1 Imagen

23 En caso de que la Entidad Contratante haya realizado alguna Aclaración, dicha aclaración o aclaraciones las podrá revisar dentro de la misma sección en el que hizo la pregunta y obtuvo la respuesta. La Aclaración podrá revisarla como se muestra en la imagen a continuación. Imagen 6.2 Imagen 6.2 Las preguntas no contestadas por la Entidad Contratante serán registradas en el sistema y en este caso las Entidades Contratantes deben cancelar el procedimiento según lo establecido en el art. 34 de la LOSNCP. En caso de que no lo hicieran serán aplicadas las sanciones correspondientes. Recuerde que los reclamos o quejas no tendrán una respuesta a través de esta sección, estos casos no serán considerados como preguntas. 7. Entrega de Propuestas En esta etapa del procedimiento el proveedor emitirá a través del sistema el envío de la oferta de Valor de Agregado Ecuatoriano y entregará de forma física la carpeta técnica a la Entidad Contratante. La fecha desde la cual podrá remitir la propuesta empieza desde la Fecha y hora límite de Respuestas y culmina antes de la Fecha y hora límite de Entrega de Ofertas, 22

24 revise también que el procedimiento se encuentre en el estado Entrega de Propuestas. Para enviar las ofertas de clic en el botón de Enviar Oferta. Imagen 7.1 Imagen 7.1 En la siguiente pantalla, revise en la sección inferior derecha, sección Acción y de clic en el botón Enviar Oferta. Imagen 7.2 Imagen

25 A continuación, registre Tiempo de Entrega Propuesto para la entrega de los bienes o los servicios solicitados, recuerde revisar el tiempo de entrega establecido en los pliegos para registrar este dato, ingrese el tiempo en días. En la siguiente sección registre tiempo de garantía para la entrega de los bienes o servicios, este tiempo debe ser registrado en meses. Los campos Tiempo de Entrega Propuesto y Tiempo de Garantía son campos obligatorios de ingreso. Finalmente registre alguna Observación si la tiene, no es un campo obligatorio de ingreso. Imagen 7.3 Imagen 7.3 El siguiente paso es el registro de los valores para cálculo del porcentaje de Agregado Ecuatoriano de los bienes o servicios a ofertar. Revise a continuación los ejemplos en donde se registrará los valores para el cálculo del Valor de Agregado Ecuatoriano VAE, según los bienes o servicios solicitados para la contratación. Imagen 7.4 e Imagen

26 Imagen 7.4 Imagen 7.5 Registre a continuación Precio Unitario, este valor lo ingresará según los costos obtenidos en la fabricación del bien o la prestación del servicio, tome en cuenta que el PRECIO debe ser el valor que contiene costo y ganancia. Imagen 7.6 e Imagen

27 Imagen 7.6 Imagen 7.7 A continuación, el sistema multiplicará el Precio Unitario por la Cantidad establecida, y obtendrá automáticamente el cálculo del Precio Total. Imagen

28 Imagen 7.8 Imagen 7.9 Ingrese en las siguientes secciones el valor en dólares de los componentes establecidos para el cálculo del VAE del bien o servicio a ofertar. Imagen 7.10 e Imagen

29 Imagen 7.10 Imagen 7.11 Una vez registrados los valores en dólares para el cálculo del VAE, podrá observar que el sistema ha calculado el porcentaje de VAE de los componentes, y el VAE total de cada ITEM, para que el sistema calcule el VAE de toda la oferta, de clic Guardar Temporalmente y calcular VAE. Imagen 7.12 e Imagen

30 Imagen 7.12 Imagen 7.13 Lea detenidamente el mensaje de alerta, y de clic en el botón Aceptar. Imagen 7.14 Imagen 7.14 En la siguiente pantalla podrá observar que el sistema ha calculado el precio total del de los productos y el VAE total de toda la Oferta. A continuación podrá observar 29

31 dos ejemplos del VAE calculado por el sistema, según valores registrados en el Precio Total y los costos de los componentes para la fabricación del bien o la prestación del servicio. Imagen 7.15 e Imagen 7.16 Imagen 7.15 Imagen 7.16 Para que la oferta sea enviada, de clic en el botón Enviar Oferta. Imagen 7.17 e Imagen

32 Imagen 7.17 Imagen 7.18 Si está seguro en enviar la oferta de clic en Cancelar. Imagen 7.19 Aceptar, caso contrario clic en Imagen

33 Lea detenidamente el siguiente mensaje, recuerde remitir la información solicitada según las instrucciones del mensaje, para continuar de clic en el botón Aceptar. Imagen 7.20 Imagen 7.20 Imprima la confirmación del envío de la oferta de VAE, para ello de clic en el enlace Imprimir Oferta Enviada, adjunte este documento a su oferta técnica y entréguelo a la Entidad Contratante. Imagen 7.21 Imagen

34 8. Respuesta a la Convalidación de Errores En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si es que tiene alguna Convalidación pendiente, si es que es así, debe responder a la convalidación, para ello revise que el estado del procedimiento se encuentre en Convalidación de Errores, y si es así haga clic en el enlace Convalidación de Errores. La respuesta a la convalidación la podrá realizar desde la fecha y hora límite de solicitud a la convalidación de errores y hasta antes de la fecha y hora límite de respuesta a la convalidación. Imagen 8.1 Imagen 8.1 Al ingresar podrá revisar el número de Convalidaciones realizadas. Imagen 8.2 Imagen

35 En caso de que no tenga convalidación alguna, no requiere ingresar información en esta etapa. Para responder a la convalidación, haga clic en el enlace Revisar Preguntas. Imagen 8.3 Imagen 8.3 En pantalla podrá revisar la convalidación realizada por parte de la Entidad Contratante, lea detenidamente el mensaje y revise el documento adjunto. Imagen 8.4 Imagen 8.4 Para dar respuesta a la Convalidación realizada, haga clic en el botón Responder, como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen

36 Imagen 8.5 Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación como se muestra en la imagen a continuación, para el envío de la respuesta, haga clic en el botón Enviar. Imagen 8.6 Imagen 8.6 En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor, y la sección en la que puede adjuntar algún documento de respuesta a la convalidación. Imagen

37 Imagen 8.7 Para adjuntar el documento, seleccione el archivo, haga clic en abrir, ingrese nombre del documento en la sección descripción y finalmente haga clic en el botón Subir. Imagen 8.8 Imagen 8.8 Para confirmar que su documento ha sido publicado en el sistema, de clic en Regresar y ubíquese en la pestaña Archivos del procedimiento, en esta sección podrá revisar el documento. Imagen

38 Imagen Revisar estado de Invitación del Proveedor Una vez que la Entidad Contratante haya calificado las ofertas, el proveedor deberá revisar si en base a la calificación se encuentra Habilitado o No Habilitado para participar en la puja, para ello de clic en la pestaña Descripción y busque aquí la sección que dice Estado de Invitación para el proveedor. Imagen 9.1 Imagen

39 Recuerde revisar el Estado de invitación desde la fecha y hora límite de Calificación, y antes de la fecha y hora de inicio de puja. En caso de que no se presente la puja y el procedimiento pase a la Negociación, el sistema indicará de igual forma que el proveedor está invitado para la Negociación. Imagen 9.2 Imagen 9.2 Es importante recordar al proveedor que el verificar el estado de invitación es la manera en la que se le informará de si se encuentra o no habilitado para pasar a la puja o a la Negociación. Si requiere revisar el Acta de Calificaciones, este documento se verá publicado automáticamente por el sistema sólo cuando haya finalizado la puja, o en la fecha y hora de negociación, según sea el caso. Una vez que haya llegado el tiempo mencionado, el acta quedará publicada y podrá descargarla y revisarla en la sección Archivos, como se ve en la imagen a continuación. Imagen

40 Imagen Envío de la oferta económica inicial Una vez que el proveedor haya revisado el Estado de la Invitación y éste indique que el proveedor se encuentra HABILITADO para participar en la PUJA o en la Negociación, debe ingresar en ese momento al enlace Enviar Oferta económica inicial. Imagen 10.1 Imagen 10.1 De la misma forma, en caso de que exista Negociación, el proveedor deberá enviar obligatoriamente la oferta económica inicial. Imagen

41 Imagen 10.2 El Envío de la oferta económica inicial se lo realizará desde la fecha y hora límite de Calificaciones y hasta antes de la fecha y hora de inicio de puja. En caso de que no se presente la puja, sino la negociación, de igual manera debe enviarse la oferta económica inicial hasta antes de esa la fecha y hora en la que se iba a iniciar la puja. En la siguiente pantalla observe en que sección debe enviar el valor de la oferta económica inicial. Recuerde registrar un valor de oferta inferior al del Presupuesto Referencial, nunca igual ni superior y que sea el mismo valor registrado en el Precio Total del VAE. No registre signos como el punto (.) para miles o millones, este signo será usado sólo para decimales, para los miles y millones no se registra ningún signo. Para el caso de que se presente la puja o la Negociación, el valor a ofertar siempre será un valor inferior al del Presupuesto Referencial. El valor de oferta enviado sirve para ingresar a la Negociación, mas no es la oferta final de Negociación, y para el caso de la puja es el valor de oferta con el que iniciará la puja. Imagen

42 Imagen 10.3 Una vez que registre el valor de oferta, de clic en Enviar oferta. Imagen 10.4 Imagen 10.4 Antes de enviar la oferta económica inicial, confirme si el valor registrado es el correcto, para ello de clic en Aceptar, caso contrario de clic en Cancelar y modifique el valor antes de enviarlo. Imagen

43 Imagen 10.5 En caso de que se hubiera realizado el envío de la oferta, aparecerá en pantalla el enlace Ver Oferta Económica enviada, de clic ahí para que pueda revisar e imprimir los datos enviados. Imagen 10.6 Imagen 10.6 En la siguiente pantalla podrá verificar el valor de oferta que fue enviado, imprima el documento como respaldo de la oferta enviada a través del sistema. Imagen

44 Imagen Participar en Puja Una vez que el oferente habilitado envió la oferta económica inicial, ingresará al procedimiento desde la fecha y hora establecida para el inicio de la Puja e ingresará en el enlace Participar en Puja. Imagen 11.1 Imagen 11.1 A continuación el proveedor procederá a revisar la información referente a la participación en la puja: 43

45 Su Usuario es: En esta sección el sistema informa al oferente la nomenclatura con la cual se lo identificará en la puja. La nomenclatura usada se la establece con el fin de que no se vea el nombre de los oferentes, y para identificarlos por el tamaño de proveedor según los márgenes de preferencias establecidos. Valor referencial para la puja: Presupuesto Referencial establecido por la Entidad Contratante y que sirve como referencia del monto con el que se cuenta para la contratación. Su última oferta fue: Aquí el sistema indicará el valor de oferta económica inicial emitido por el oferente antes del inicio de la puja. Estado actual: El sistema de forma automática irá informando si está ganando la puja o si existe otro oferente que supera su oferta. Valor de la Oferta: En esta sección se enviarán las ofertas económicas, dichas ofertas se irán registrando en la puja de forma automática y en línea. Fecha de fin de puja: Fecha, hora y minutos en la que finalizará la puja. Variación mínima de la oferta durante la Puja: Valor mínimo que el proveedor debe rebajar cada vez que remita una oferta en la puja. Estado de Pujas: Sección donde se irá publicando las ofertas de la PUJA. Como podrá observar en la imagen a continuación, adicional a la información mencionada anteriormente, en la sección Estado de Pujas ya habrán ofertas iniciales, esas ofertas son las que se enviaron antes del inicio de la puja, dichas ofertas serán los referentes para seguir ofertando. Imagen

46 Imagen 11.2 Para enviar un valor de oferta, ingréselo en la sección que se muestra a continuación y de clic en el botón Enviar oferta, si el valor es en miles o millones no ingrese el signo del punto (.) este signo sólo será usado para decimales. Imagen 11.3 Si va ganando la puja, no requiere enviar otro valor, en el caso de que esté perdiendo y ve la posibilidad de enviar una mejor oferta, debe tomar en cuenta el valor mínimo que debe rebajar en la puja y el valor de oferta que está ganando. Recuerde que el envío de las ofertas se realiza en línea, es decir que el valor que envía se registra en ese momento, todo depende de que se cuente con una buena conectividad de internet. Imagen

47 Proceda con la confirmación del envío de oferta, para ello el sistema le mostrará el siguiente mensaje, en caso de que esté seguro de enviar la oferta, de clic en el botón Aceptar, caso contrario de clic en Cancelar. Imagen 11.4 Imagen 11.4 A continuación, el sistema le mostrará el mensaje de que la oferta ha sido guardada correctamente. Imagen 11.5 Imagen 11.5 Una vez que ha realizado la confirmación del envío, podrá observar registrada la oferta en el Estado de pujas. Imagen

48 Imagen 11.6 De esta forma los proveedores podrán ir enviando las ofertas económicas en la puja, el envío es en línea, es decir que se publica el valor de la oferta en el momento en el que haya enviado la oferta. En el siguiente ejemplo podrá ver una oferta emitida luego de unos minutos por otro oferente en la puja. Imagen 11.7 Imagen 11.7 Es importante señalar que no existe un número limitado de ofertas a enviar, se pueden enviar todas las ofertas que se esté en capacidad de ofertar, siempre y cuando se tome en cuenta el valor mínimo a ofertar durante la puja y si existen preferencias, eso lo podrá revisar en la sección que dice Estado actual. Los oferentes deben enviar las ofertas en base a su capacidad económica, si no está en capacidad de remitir un valor más bajo, no emita más ofertas. 47

49 Al ingresar a la puja no podrá ingresar más que un usuario del RUC con el que cuenta el oferente, esto quiere decir que si el proveedor tiene registrados varios usuarios, solo uno de ellos podrá participar en la misma puja. Una vez que el tiempo de la puja haya concluido, ya no podrá remitir más ofertas, y el sistema mostrará el siguiente mensaje a todos los oferentes que estaban participando en la puja. Imagen 11.8 Imagen Ver resultados de la PUJA Una vez que la puja haya concluido, la Entidad Contratante y el proveedor podrán revisar los resultados de la puja, para ello ingrese al enlace Ver Resultados de Subasta. Imagen 12.1 Imagen

50 Al ingresar podrá revisar los resultados obtenidos de la PUJA, en esta etapa del procedimiento ya podrá ver los nombres de los oferentes que participaron en ella. Imagen 12.2 Imagen Ver resultados de la Adjudicación 13.1 En la Puja 49

51 Para revisar los resultados de la adjudicación revise que el estado del procedimiento diga Adjudicado-Registro de Contratos, luego de clic en el enlace Ver Resultados de la Subasta. Imagen 13.1 Imagen 13.1 Al ingresar diríjase a la sección donde dice Adjudicación y revise el resultado. Imagen

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53 Imagen 13.2 Ahora, diríjase a la pestaña Archivos y aquí podrá descargar la Resolución de Adjudicación emitida por la Entidad Contratante. Imagen En la Negociación Imagen 13.3 Para ver los resultados de la Adjudicación en el caso de que se haya presentado la Negociación, revise que el estado se encuentre en Adjudicado-Registro de Contratos, luego ingrese al enlace Ver Resultados de la Negociación. Imagen 13.4 Imagen

54 Al ingresar diríjase a la sección donde dice Adjudicación y revise el resultado. Imagen 13.5 Imagen 13.5 Ahora, diríjase a la pestaña Archivos y aquí podrá descargar la Resolución de Adjudicación emitida por la Entidad Contratante. Imagen 13.6 Imagen