H. AYUNTAMIENTO DE ALTAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION MUNICIPAL ALTAR, SONORA.

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO DE ALTAR MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION MUNICIPAL ALTAR, SONORA.

2 PRESENTACION El H. Ayuntamiento de Altar, Sonora emite el presente Manual de Procedimientos, como una iniciativa que se contempla en nuestro marco jurídico de actuación como servidores públicos, previsto en la Ley de Gobierno y Administración Municipal, el Reglamento Interior de Ayuntamiento y demás disposiciones legales en esta materia. La implementación de este instrumento conlleva al cumplimiento de unos de los propósitos establecidos en nuestro Plan Municipal de Desarrollo Municipal: La modernización de la Administración Pública Municipal, mediante la reestructuración de su estructura orgánica, a efecto de brindar con eficiencia la eficacia los servidores que demanda la comunidad. En este sentido el Manual de Procedimientos define específicamente la misión del Ayuntamiento y cada una de las diversas áreas que conforman su estructura administrativa. Precisa y describe como y quien realiza las diferentes acciones que se requieren para el cumplimiento de las demandas y servicios son responsabilidad del Ayuntamiento. Cabe mencionar que el presente Manual de Procedimientos esta sujeto a cambios en su contenido, como consecuencia de las modificaciones en la estructura orgánica o reasignación de funciones al interior de las áreas de la administración municipal.

3 En este marco, me es grato poner a disposición de los servidores públicos del Ayuntamiento de Altar y de la comunidad en su conjunto, el presente Manual de Procedimientos con la firme convicción de que habrá de contribuir al eficiente desempeño de la gestión pública, en beneficio de nuestra comunidad. SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCION El Presidente Municipal C. MARTHA ELSA VIDRIO FEDERICO

4 PROCESOS 1.- Sesiones del Ayuntamiento 2.- Informes de Gobierno Municipal 3.- Plan Municipal de Desarrollo 4.- Ingresos Municipales 5.- Ejercicio del Gasto Público Municipal 6.- Servicios de Gobierno 7.- Servicios Públicos Municipales 8.- Seguridad Pública Municipal 9.- Desarrollo Social y Obras Públicas Municipales 10.- Órgano de Control y Evaluación Gubernamental 11.- Asistencia Social 12.- Eventos Cívicos y Culturales

5 PROCESO 1: SESIONES DE AYUNTAMIENTO EL procedimiento se sustenta en el acuerdo previo que los integrantes del Ayuntamiento toman, generalmente en las primeras sesiones al inicio de su periodo de gestión, a través del cual se establece el día, hora, lugar y fecha en que habrán de celebrarse las sesiones de Ayuntamiento de carácter ordinario, que por obligación establece la Ley de Gobierno y Administración Municipal. De igual manera para las sesiones de carácter extraordinario y solemne que deban de establecerse para desahogar los asuntos que así lo requieran. Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento: 1.- El Secretario del Ayuntamiento enviara por escrito a todos y cada uno de los integrantes del Ayuntamiento la invitación para la celebración de la reunión. Deberá anexar a dicha invitación la propuesta de agenda de la reunión, así como la información disponible relacionada con los asuntos mas relevantes a desahogar en dicha sesión. 2.- Los integrantes del Ayuntamiento y el Secretario del mismo acuden puntualmente al lugar establecido por la celebración de la sesión. 3.- Para iniciar la reunión, el Presidente Municipal solicita al Secretario del Ayuntamiento verifique la existencia de quórum legal. 4.- Una vez verificada la existencia de quórum legal, el Presidente Municipal declara instalada la sesión; y somete a consideración de los presentes la propuesta de orden del día, para su análisis y aprobación en su caso. 5.- Una vez aprobado el orden del día, se procede a desahogar cada uno de los puntos, bajo la conducción del Presidente Municipal.

6 6.- El Secretario del Ayuntamiento toma nota de los aspectos relevantes en cada uno de los asuntos que se tocan, para su registro en el acta correspondiente. 7.- Una vez desahogados los puntos de la agenda de la reunión, el Presidente Municipal declara clausurada la asamblea. 8.- Por su parte el Secretario del Ayuntamiento redacta el acta correspondiente, misma que habrá de someter a la revisión y autorización de los integrantes del Ayuntamiento en la próxima sesión, De igual manera, procede al seguimiento de cada uno de los acuerdos, para su evaluación correspondiente. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Invitación a la reunión Celebración de la sesión Verificación de Quórum Legal Clausura de sesión Toma notas aspectos relevantes Análisis y/o aprobación de acuerdos Instalación de sesión Redacción del acta correspondiente Término * Manual de Procedimiento.

7 PROCESO 2: INFORMES DE GOBIERNO MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Presidente Municipal de rendir a la población un informe anual de actividades. Para ello, se deberá observar el siguiente procedimiento: 1.- Los integrantes del Ayuntamiento acuerdan la fecha, lugar y hora para la ceremonia de lectura del Informe de la Administración Municipal. En caso de que el lugar en que se decida celebrar dicha ceremonia no corresponda al palacio municipal, deberán acordar el sitio de referencia y declararse como recinto oficial para este evento. 2.- El Secretario del Ayuntamiento procede a coordinar todas las actividades relacionadas con este evento: elaboración del documento, estrategias para su difusión, invitación y todos los aspectos relacionados con la logística del evento. 3.- El Secretario del Ayuntamiento acuerda con cada uno de los titulares de las dependencias del Ayuntamiento los requerimientos de información necesarios para la elaboración del informe; estableciendo plazos y compromisos. 4.- El Secretario del Ayuntamiento procede a la redacción del Informe de Gobierno. 5.- El documento se somete a consideración de los integrantes del Ayuntamiento para su análisis, discusión y aprobación en su caso. 6.- El Presidente Municipal procede a la lectura del Informe, en el marco del evento correspondiente.

8 7.- El Secretario del Ayuntamiento envía copia del documento al H. Congreso del Estado, e integra un tanto del mismo al Archivo Municipal. De igual manera, remite este documento a las personas y/o dependencias, de conformidad con las instrucciones del Presidente Municipal. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Acuerdo a ceremonia del evento Elaboración del Informe Organización del evento Reunir información de las dependencias Autorización del documento por el Ayuntamiento Lectura del Informe El documento se archiva y se remite copia al H. Congreso del Estado Término +Manual de Procedimientos.

9 PROCESO 3: PLAN MUNICIPAL DE DESARROLLO El procedimiento se sustenta en el precepto que señala la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en el cual se establece la obligación del Ayuntamiento de elaborar, aprobar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, el cual será la herramienta para su administración. Por lo anterior, se deberá observar el siguiente procedimiento: 1.- Se toma una comisión presidida por el Presidente Municipal para elaborar un diagnostico de la situación vigente del Municipio. 2.- Dicha comisión recopila la demandas de los diversos grupos sociales, con el propósito de que la población exprese sus opiniones sobre de los diferentes temas de su interés. 3.- El comité analiza dichas demandas con el fin de elaborar un instrumento que servirá de base para conformar el documento. 4.- El comité fija objetivos y metas con la perspectiva de los tres años del Ayuntamiento. 5.- Una vez recabada la información necesaria, esta se turna al Secretario del Ayuntamiento para elaborar dicho documento. 6.- El Secretario del Ayuntamiento presenta a los integrantes del Ayuntamiento el documento para su revisión, análisis y/o en su caso su aprobación. 7.- Los integrantes del Ayuntamiento en sesión, aprueban el Plan Municipal de Desarrollo.

10 8.- Una vez aprobado se envía dicho Plan al Boletín Oficial del Gobierno del Estado para su publicación. 9.- Se deja a disposición de la ciudadanía una copia del documento completo para su consulta. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Diagnostico del Municipio Recopilación de las demandas de los diversos Grupos Sociales Análisis del documento Elaboración del documento Se fijan objetivos y metas Análisis de las demandas Aprobación del documento Publicación en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de Sonora Archivar y dejar a disposición una copia Termino Manual del Procedimiento.

11 PROCESO 4: INGRESOS MUNCIPALES. El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero Municipal, de elaborar la Ley y el Presupuesto de Ingresos Municipal. Por lo anterior se elabora el siguiente procedimiento: 1.- El Tesorero Municipal, elabora la Ley y el Presupuesto de Ingresos, en base a lo pronosticado recaudar en impuestos, derechos, productos, aprovechamientos y contribuciones especiales. 2.- Una vez elaborado, el Presidente Municipal, lo presenta ante los integrantes del Ayuntamiento en sesión, para su análisis y aprobación. 3.- Una vez aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía el documento al H. Congreso del Estado para si análisis y aprobación. 4.- El H. Congreso del Estado aprueba la Ley y el Presupuesto de Ingresos para el ejercicio fiscal vigente. 5.- Una vez aprobado por el H. Congreso del Estado, se manda publicar en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado. 6.- El Tesorero Municipal, comienza con la recaudación de los impuestos en base al Presupuesto de Ingresos aprobado.

12 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Elaboración de la Ley y Presupuesto de Ingreso Aprobación Se publica el presupuesto en el Boletín Oficial Termino Análisis por los integrantes del Ayuntamiento Se envía al H. Congreso del Estado para su análisis Se comienza con la Recaudación de impuestos Manual de Procedimientos.

13 PROCESO 5: EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en lo establecido en el artículo 90 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal como una de las obligaciones del Tesorero Municipal, de elaborar el Presupuesto de Egresos Municipal. Para tal efecto, se establece el siguiente procedimiento: 1.- El Tesorero Municipal, elabora el Presupuesto de Egresos en base al Presupuesto de Ingresos aprobado. 2.- Una vez aprobado el Presupuesto de Egresos, el Presidente Municipal lo presenta ante los integrantes el Ayuntamiento, para su análisis y aprobación. 3.- Cuando el Presupuesto de Egresos es aprobado por los integrantes del Ayuntamiento, el Tesorero Municipal, envía copia al H. Congreso del Estado. 4.- El Tesorero Municipal, envía el documento para su publicación en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado. 5.- El Tesorero Municipal comienza a ejercer el gasto.

14 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Elaboración del Presupuesto de Egresos Lo analizan los integrantes del Ayuntamiento Aprobación Término Se ejerce el gasto Se envía al Presupuesto para su publicación en el Boletín Oficial Manual de Procedimientos.

15 PROCESO 6: SERVICIOS DE GOBIERNO. El procedimiento se sustenta en la Ley de Gobierno y Administración Municipal el cual establece como obligación prestar los diversos servicios de gobierno a la comunidad con el fin de mejorar los funciones de los servidores públicos. Para tal efecto, deberá observarse el siguiente procedimiento: 1.- Llega la persona interesada a la recepción de la Secretarïa del Ayuntamiento. 2.- La persona interesada le expone al Secretario del Ayuntamiento el servicio o trámite que requiere. 3.- El Secretario del Ayuntamiento elabora el documento o da respuesta a lo solicitado. 4.- Si es un documento, una vez elaborado, el Secretario del Ayuntamiento lo turna al Presidente Municipal para que lo firme. 5.- El Secretario del Ayuntamiento entrega el documento a la persona interesada. 6.- Si es un documento se guarda copia en el archivo.

16 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Llega persona a la recepción Exposición del trámite solicitado Documento solicitado Se guarda copia en el archivo Entrega del documento Firmas Término Se da respuesta a lo solicitado Término Manual de Procedimientos.

17 PROCESO 7: SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES El procedimiento se sustenta en lo estipulado en la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en su capitulo quinto referente a la prestación de servicios públicos. Por lo anterior, se observa el siguiente procedimiento: 1.- Iniciando la administración, el Presidente Municipal, nombra a las personas encargadas de servicios públicos. 2.- Una vez nombrado. Se distribuyen en los diversos servicios públicos que brinda el Ayuntamiento, tales como panteón, recolección de basura, limpieza de parques y jardines, entre otros. 3.- El Presidente Municipal en conjunto con los integrantes del Ayuntamiento, establece los días en que se prestarán los servicios como son la recolección de basura. 4.- Si existe alguna queja verbal, el jefe de servicios públicos municipal, le da seguimiento para solucionar el problema en el menor tiempo posible.

18 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Nombramientos de los Servidores Públicos Distribución en los diversos servicios Establecer días de la prestación de los servicios Término Respuesta Seguimiento a queja verbal o sugerencia Comienzo de las actividades Manual de Procedimientos.

19 PROCESO 8: SEGURIDAD PÚBLICA MUNICIPAL El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de Gobierno y Administración Municipal, en los Reglamentos y el Bando de Policía y Gobierno para el Municipio de Altar. Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- Llega la persona a la recepción de la Comandancia. 2.- El comandante la recibe 3.- El Comandante le toma el testimonio a la persona ofendida. 4.- De ser necesario el Comandante da órdenes de que se acudan al lugar de los hechos. 5.- El Comandante cita a los testigos. 6.- El Comandante carea a los testigos con el inculpado. 7.- El Comandante levanta el acta correspondiente. 8.- El Comandante da lectura al acta. 9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.

20 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Lectura del acta Se asientas firmas y se sella el acta Termino Llega la persona a la recepción de la comandancia Se levanta el acta Careo Citan a los testigos Comandante la recibe Toma de testimonio Acuden al lugar De los hechos Manual de Procedimientos.

21 PROCESO 9: DIRECCION DE DESARROLLO SOCIAL El procedimiento se sustenta básicamente en el Plan Municipal de Desarrollo elaborado por la Administración Municipal, el cual especifica a tres años las obras a realizar en diversos sectores. Por lo anterior, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- En base al Plan Municipal de Desarrollo, el COPLAM analiza la obra a realizarse. 2.- Una vez que analiza el COPLAM la obra a realizar, el Presidente Municipal, lo somete a consideración de cabildo para su aprobación. 3.- Una vez aprobada la obra, se integra el Comité de Participación Social Municipal, que será el encargado de vigilar que la obra vaya ejecutándose en los tiempos establecidos. 4.- El encargado del CMCOP elabora el expediente técnico de la obra. 5.- Una vez elaborado el expediente técnico, el encargado del CMCOP lo turna a la Tesorería Municipal para realizarse. 6.- Una vez analizado el expediente, se envía al área técnica para si aprobación. 7.- El Gobierno del Estado, por medio del CECOP libera los recursos destinados para dicha obra. 8.- Se ejecuta la obra.

22 9.- El encargado de CMCOP del Municipio envía cada 15 días los avances físicos y financieros de la obra al CECOP Una vez concluida la obra, el encargado del CMCOP elabora un oficio donde se informa la terminación total de la obra Finalmente se elabora un acta de entrega-recepción de la obra donde firman los representantes del Comité de Participación Social Municipal, el Presidente Municipal y representante de la Contraloría General del Estado. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Se analiza la obra a realizar Aprobación de cabildo Integración del Comité de Participación Social Municipal Ejecución de la Obra Liberación de recursos Aprobación Análisis del documento Expediente técnico Avances físicos y financieros Oficio término de la obra Acta entrega recepción de la obra Archivar copia del acta Término Manual de Procedimientos.

23 PROCESO 10: ÓRGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL El procedimiento se sustenta en el precepto de lo estipulado en la Ley de Gobierno y Administración Municipal. Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- Llega la persona a la recepción de la Contraloría Municipal. 2.- La Secretaria la recibe 3.- El Contralor le toma el testimonio a la persona ofendida. 4.- De ser necesario se da ordenes de que se acudan al lugar de los hechos. 5.- El Contralor busca o cita y toma nota de los testigos. 6.- El Contralor se entrevista con la parte a quien se le levanta la queja. 7.- El Contralor levanta el acta correspondiente. 8.- El Contralor da lectura al acta. 9.- Una vez leída se asientan las firmas correspondientes y se sella el acta.

24 DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Se asientan firmas y se sella el acta Término Llega la persona a la recepción de Contraloría Lectura del acta Se levanta el acta Careo Secretaria la recibe Toma de testimonio Acuden a l lugar de los hechos Citan a los testigos Manual de Procedimientos.

25 PROCESO 11: ASISTENCIA SOCIAL El presente procedimiento se sustenta en los apoyos que se otorgan por medio de las dependencias dedicadas a la asistencia social, con el fin de buscar una mejor calidad de vida para las personas del municipio, Los diversos programas de beneficencia que se realizan están a cargo del DIF MUNICIPAL. Para ello se realiza el siguiente procedimiento: 1.- La Presidenta y Directora del DIF MUNICIPAL acuden a reuniones en el DIF ESTATAL para asesorarse sobre los trámites que se requieren para ejecutar cada programa. 2.- Una vez que se les brinda asesoría, tanto la Presidenta como la Directora de DIF Municipal elaboran un listado de las personas que serán beneficiarias con dicho programa. 3.- La Directora del DIF Municipal convoca a las personas interesadas para darles la información básica sobre el programa a ejecutar. 4.- Seguido se comienza a elaborar las solicitudes de las personas que serán beneficiadas con el programa a realizar. 5.- La Directora del DIF Municipal, envía las solicitudes al DIF Estatal para su validación. 6.- El DIF Estatal envía a la Presidenta y Directora del DIF Municipal la información necesaria para que comience a realizarse el programa.

26 7.- La Presidenta y Directora del DIF Municipal reúnen a las personas inscritas en el programa para informarles el período que abarca el programa y datos generales acerca del mismo. 8.- Inicio del programa por el período que comprende. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Asesorías para la Presidenta y Directora del DIF Municipal Elaboración del listado de personas beneficiadas Envío de solicitudes con información necesaria Elaboración de Solicitudes Reuniones con las personas para proporcionar información Realizarse programa Reúnen a las personas inscritas para informarles el periodo que abarca y datos generales Inicio del programa Término Manual de Procedimientos.

27 PROCESO 12: EVENTOS CIVICOS Y CULTURALES El siguiente procedimiento se basa principalmente en las fechas trascendentales que marca la Historia nuestro País, para lo cual se realizan eventos cívicos y culturales los cuales son realizados y organizados por cada órgano de Gobierno. Para tal efecto, se realiza el siguiente procedimiento: 1.- El Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento elabora, previo al evento, las invitaciones para las personas e instituciones que participarán. 2.- Se convoca a la población y se les invita por medio de invitación escrita o verbal. 3.- Una vez acordado el lugar para realizar el evento, el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento, asigna comisiones para las diversas actividades a realizar. 4.- Seguido el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento organiza el lugar que ocuparán los principales funcionarios. 5.- El maestro de ceremonia en conjunto con el Director de Acción Cívica y Cultural del Ayuntamiento, organizan a las diferentes instituciones participantes. 6.- El Presidente Municipal inaugura el evento. 7.- Una vez inaugurado el evento, el maestro de ceremonia dirige el programa en el orden antes previsto.

28 8.- Cuando se termina dicho programa, el Presidente Municipal, clausura el evento. DIAGRAMA DE FLUJO Inicio Elaboración de invitaciones para personas e instituciones Entrega de invitación escrita o verbal Inauguración del evento Dir. Acción Cívica organiza el lugar que ocuparan los principales funcionarios Se asignan comisiones para diversas actividades Maestro de ceremonia dirige programa en el orden previsto Clausura del evento Término Manual de Procedimientos.