MANUAL PARA GENERAR NÓMINA VACACIONES

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 14 MANUAL PARA GENERAR NÓMINA VACACIONES Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 14 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos Ingreso a la Aplicación ICEBERG PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VACACIONES Seleccionar Tipo de Nómina Asignar Calendario de Nómina Ingreso de Concepto Vacaciones Individuales Liquidar Nómina Vacaciones Acumular la Nómina Ingreso de Concepto Vacaciones Colectivas Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de Vacaciones, donde encontramos: a. Ingreso de conceptos para generar la nómina de vacaciones. b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos. c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG OBJETIVO DEL MANUAL El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de vacaciones los empleados de su organización ALCANCE DEL MANUAL 1.4. Precisar los procesos y procedimientos de la nómina para pago de vacaciones y detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir una determinada secuencia de procesos los cuales están registrados en este manual de Usuario. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1. Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / 14 Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA VACACIONES 3.1. Seleccionar Tipo de Nómina Se utiliza el mismo tipo de nómina que se utiliza para la nómina Administrativa y para cuando son individuales 3.2. Asignar Calendario de Nómina Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Calendario Nómina Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / 14 Se ingresan los siguientes datos en la nómina normal para este periodo: Descripción: Se ingresa un nombre relacionado, mes y año a liquidar Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario Año: año actual Número Periodo: Corresponde al número de periodo a liquidar Orden del periodo: Se genera a partir del número 0 Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter Fecha inicia: Se digita el primer día del periodo a liquidar Fecha Fin: Se digita fecha final del periodo a liquidar Agrupador: se utiliza el agrupador MDF Novedades: Todas las opciones en No Procesos: liquidado en No cambia cuando se liquida a estado Si Para terminar se guarda con F10 Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / Ingreso de Concepto Vacaciones Individuales Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades - Generales Se ubica el cursor en Concepto y se pulsa F7 y se ingresa 250 luego se pulsa F8, se desmarca Consulta y se marca la opción Valor, luego se ubica el cursor en la columna Empleado y se pulsa F7 se digita el código del empleado y se pulsa F8 para cargar los datos En el siguiente bloque En el siguiente bloque se ubica el cursor en la celda concepto y se pulsa F7 se digita el código del empleado se pulsa F8 para cargar los datos Luego se pulsa en el botón Ejecutar Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 14 En la pantalla NOMINA - [Vacaciones] se ingresa la siguiente información Estado Vacaciones: Se selecciona liquidadas Causadas De: Se ingresa la fecha inicial del periodo Causadas Al: Se ingresa la fecha final del periodo Dias Pendientes: Se ingresa manualmente Disfrutada De: Se ingresa la fecha Inicial Disfrutada_al / Regreso: los valores cargan automáticamente Días hábiles: Se ingresa la fecha final del periodo Días Festivos: Se ingresa la fecha final del periodo Para finalizar se guarda con F10 Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / Liquidar Nómina Vacaciones Para liquidar se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina- Liquidación En esta pantalla se tiene en cuenta la siguiente información, se mueve con tabulador hasta el botón Liquidar Se revisa que toda información este correcta si no lo esta se corrige y se genera la liquidación definitiva, en forma liquidación se selecciona la opción Definitiva, se avanza con tabulador hasta el botón Liquidar. Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / 14 Se verifica que el calendario de nómina que la opción Liquidado cambie de No a Sí. Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / Acumular la Nómina Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO Nómina Acumular Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se pulsa en el botón Acumular Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 14 Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK Por último se verifica que la nómina este acumulada. Se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, se encuentre seleccionada la opción Si Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / Ingreso de Concepto Vacaciones Colectivas Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades- Vacaciones Colectivas Buscar manual de caseware Página 14