GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

Transcripción

1 Unidad Administrativa: DELEGACIÓN DEL INEA EN EL ESTADO Responsable del Archivo de Trámite Cargo Domicilio Teléfono Correo electrónico CARLOS GUILLERMO LOPEZ ALANIS JEFE DEL DEPTO. DE REC. MAT. LAGO ATHABASCA NO. 103 NUEVA OXTOTITLAN TOLUCA, EDO DE MEX. C.P ext alanisc46@hotmail.co m Clave de la Serie Nombre de la Serie Descripción de la Serie 1C.10 Instrumentos jurídicos consensuales (convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc.) 2C. 8 Juicios contra la dependencia 2C.8.1 Juicios laborales 3C. 3 Procesos de programación 3C. 7 Programas operativos anuales 3C. 17 Disposiciones en materia de presupuestación 3C. 18 Programas y proyectos en materia de presupuesto Instrumentos jurídicos de los que se deriven derechos y obligaciones para el Instituto. Volumen: 1 caja, 25 expedientes, 3 expedientes Fechas extremas: , 2013 Transferencias al Archivo de Concentración: No aplica Expedientes laborales, penales civiles y mercantiles entre otros. Volumen: 2 cajones, 60 expedientes, 2 expedientes Fechas extremas: ,2013 Transferencias al Archivo de Concentración: No aplica Demandas, acuerdos, contestaciones, promociones, alegatos, sentencias, notificaciones y recursos Volumen: 15 expedientes Fechas extremas: Transferencias al Archivo de Concentración: No aplica Conjunto de documentos relativos a las metas propuestas por el Instituto Fechas extremas: Archivo electrónico Documentos que soportan los programas operativos por áreas e institucional. Volumen: 1 archivo electronico Fecha extrema: Transferencia al Achivo de Concentración : No aplica Conjunto de documentos relativos a las metas propuestas por el Instituto. Volumen: 1 expedientes Conjunto de documentos relativos a las metas propuestas por el Instituto. Justificación presupuestal por programas (institucionales y especiales) Volumen: 2 expedientes

2 3C. 19 Análisis financiero presupuestal 4C.2.1 Clima organizacional 4C. 3 Expediente único de personal 4C. 4 4C.4.5 Registro y control de presupuesto y plazas Registro, control de puestos y plazas de personal contratado por honorarios y/o contrato por capítulo C. 5 Nómina de pago de personal 4C.7 Identificacion y acreditacion de personal Transferencia al Archivo de concentración: No aplica Desglose financiero y presupuestal por Áreas. Volumen: 2 expediente Transferencia al Archivo de Concentración: no aplica Encuestas, informes, evaluaciones y seguimiento. Volumen: 5 carpetas Documentación personal que se genera por cada trabajador como:currículum, constancias de estudio, cartilla, certificado médico, acta de nacimiento, CURP, etc. Volumen: 171 carperas y 278 expedientes,152 cajas Fechas extremas: , 2013 Transferencia al Archivo de Concentración: 2010 expedientes Tabuladores y registro de los puestos y plazas con los que cuenta el INEA. Volumen: 1 caja, 180 expedientes Fechas extremas: ,2013 Transferencia al Archivo de Concentración: 1 expediente Bases de datos que contienen el registro de personal contratado bajo estas características. Volumen: 16 cajas, 96 expedientes Nómina. Registro quincenal de pago de sueldos y salarios de personal que labora en el INEA. Volumen: 180 expedientes Transferência al Archivo de Concentración: 627 expedientes Documentos que sustentan la expedición de la credencial de identificación oficial. Volumen: 1 caja Transferencia al Archivo de Concentración: 5 expedientes

3 4C. 8 4C. 9 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades) Control disciplinario 4C. 11 Estímulos y recompensas 4C. 15 Filiaciones ISSSTE 4C. 16 4C.16.2 Control de prestaciones en materia económica (fonac, sistema de ahorro para el retiro, seguros etc.) Control de prestaciones en materia de seguridad social. 4C.17 Jubilaciones y pensiones 4C.20 Relaciones laborales (comisiones mixtas, sindicato nacional de trabajadores al servicio del estado, Documentos que registran las incidencias (asistencias, vacaciones, permiso s) del personal. Volumen: 6 cajas, 4 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración: 39 expedientes Documentos que integran el expediente único de personal Volumen: 380 expedientes Fechas extremas: Transferencia al Archivo de Concentración: 15 cajas Concentrado de Información que sustentan los estímulos y recompensas otorgados. Volumen: 3 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración: 1 expediente Documentacion sobre las prestaciones de seguridad social del personal ante el ISSSTE, polizas de seguro individual, gastos medicos mayores, etc. Constancias de reportes y aportaciones retenidas al trabajador que son enteradas al ISSSTE Volumen: 1 expediente Transferencia al Archvio de Concentración: 1 expediente Documentación que se genera de las prestaciones económicas del personal como:solicitudes de préstamo, relaciones de retenciones que se hacen al trabajador y se reportan al ISSSTE. Volumen: 4 carpetas Fechas Extremas: Documentos sobre las prestaciones de seguridad social del personal como: registro del personal ante el ISSSTE, pólizas de seguro individualizado, gastos médicos mayores, etc Volumen: 60 expedientes Fechas Extremas: Transferencia al Archivo de Concentración: 11 cajas Documentos relativos ajubilaciones y pensiones Volúmen: 1 expediente, 1 expediente Fechas extremas: 2012,2013 Transferencia al Archvio de Concentración: 3 expedientes Informacion relativa a las actividades de la Federación de Sindicatos de Trabajadores al Servicio del Estado, Sindicato Nacional de Trabajadores al

4 4C C. 21 4C. 23 condiciones laborales) Contrato Colectivo de Trabajo Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Servicio social de áreas administrativas 5C. 1 Disposiciones en materia de recursos financieros contabilidad gubernamental 5C. 3 5C. 5 Gastos o egresos por partida presupuestal Libros contables 5C. 16 Ampliaciones de presupuesto 5C. 17 Registro y control de pólizas de egresos Servicio del Estado del INEA Volúmen: 1 expediente Transferencia al Archvio de Concentración: 1 expedientes Convenio celebrado entre sindicato e Institución Volúmen: 1 expediente Fechas extremas: 2012 Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica. Reportes de programas de actividades recreativas y culturales. Volumen: 3 carpetas Oficios dirigidos a instituciones educativas con solicitudes de prestadores de Servicio Social, cedulas de información básica, cartas-oficios de conclusión de trámites y trámites para el registro y apoyo de becas de los programas. Volumen: 6 cajas Fechas extremas: Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica Documentación sobre normatividad en materia de recursos financieros. Volumen: 1 libro Fechas extremas:2013 Registro y aplicación de los recursos presupuestales autorizados. Volumen: 1 expediente Documento en que se asientan las operaciones financieras efectuadas por el Instituto. Volumen: 41 libros y 28 cajas Fechas extremas: Transferencia al Archvio de Concentración: 23 expedientes Documentación sobre la modificación en aumento a la clave presupuestaría ya existente. Volumen: 3 carpetas asignación de una Documentación sobre registros contables por rendimientos bancarios, rendimientos de ejercicios pasados, depósitos de recursos para pago de Sistema de Ahorro para el Retiro (S AR ), Fondo de la Vivienda del ISSSTE

5 5C. 18 Registro y control de pólizas de ingresos 5C. 19 Pólizas de diario 5C. 22 5C Bancos Control de cheques 5C.23 Conciliaciones 5C. 24 Estados financieros 6C. 1 Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento 6C. 2 Programas y proyectos en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento (FOVISSSTE), etc. Volumen: 33 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración: 57 expedientes Registrar los ingresos del Instituto. Volumen: 29 carpetas Transferencia al Archivo de concentración: 78 expedientes Registro de operaciones que no involucran movimientos de efectivo. Volumen: 282 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración : 373 expedientes Relación de cédulas en la que se registran los cheques expedidos. Volumen: 186 carpetas Transferência al Archivo de Concentración: 272 expedientes Bancos Volumen:1 carpeta Transferência al Archivo de Concentración: 11 expedientes Volumen: 3 carpetas Transferência al Archivo de Concentración: 38 expedientes Documentos contables que reflejan la situación financiera de la entidad. Volumen: 34 expedientes Transferência al Archivo de Concentración: 120 experdientes Documentos sobre normatividad en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. Volumen:27 carpetas Fechas extremas Documentos que contienen actividades, desarrollo de programas y proyectos en materia de recursos materiales. Volumen:27 carpetas Fechas extremas Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica 6C. 3 Licitaciones Documentación que ampara los procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios, como: actas de comité de adquisiciones, bases de licitación,

6 6C. 4 Adquisiciones 6C.4.1 6C.4.2 6C. 6 Contratos Comité de adquisiciones Adjudicaciones mediante invitación a cuando menos tres personas 6C. 7 Seguros y fianzas 6C.7.1 Seguro de Bienes Patrimoniales propuestas técnica, propuestas económicas, resultado de pruebas, fallos, etc. Volumen:28 carpetas Fechas extremas Transferencia al Archivo de Concentración: 1 expediente Documentos que amparan el proceso de adquisiciones de un bien, como: requisiciones, suficiencia presupuestal, autorizaciones presupuestales. Volumen:38 carpetas Fechas extremas Transferencia al Archvio de Concentración: 11 expedientes Documentación que ampara las adjudicaciones, como son: suficiencia presupuestal, oficio de solicitud de servicio, oferta técnica, contrato de servicios, etc. Volumen: 2 carpetas Fechas extremas 2013 Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica Expedientes que amparan los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas de las adquisiciones de bienes y servicios necesarios, como: suficiencia presupuestal, oficio de solicitud de servicio, oferta técnica, contrato de servicios, etc. Volumen: 17 carpetas Fechas extremas 2013 Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica Documentos sobre adquisiciones directas y seguimiento y control de pedidosy contratos derivados de los procesos de adquisiciones como: notas de entrada, solicitudes de recursos para trámites de pago, oficios de aceptación de servicios, etc. Volumen: 72 expedientes Documentación sobre conciliaciones de pago, endosos de incremento y reducciones, altas y bajas. Oficios Documentación sobre solicitudes de pago, polizario, bases de licitación, contratos de aseguramiento, antecedentes de las entidades para elaborar sumas aseguradas y parque vehicular. Documentación sobre antecedentes de aseguramiento de personal. Oficios

7 Documentación sobre bases de datos de personal asegurado, certificados del consentimiento para beneficiarios, cédulas de descuento de polizario, 6C.7.2 Seguros de personas Documentación sobre bases de licitaciones. Volumen: 9 carpetas Fechas extremas 2012 Documentación sobre bases de licitación, contratos polizario y solicitud de 6C.7.3 recursos. Fianzas de Fidelidad Volumen: 1 carpetas Fechas extremas C.7.4 Estadísticas de la siniestralidad Documentación sobre base de datos sobre la siniestralidad por ramos. Documentos electrónicos o impresos que describen las bases de datos. Contratos, pago de rentas, autorizaciones del Instituto de Administración y 6C. 15 Arrendamientos Avalúos de Bienes Nacionales, etc. Volumen: 33 carpetas Transferência al Archvio de Concentración: No aplica 6C. 16 Disposiciones de activo fijo Bases generales para el registro de afectación disposición final y baja de bienes muebles y procedimientos. Volumen: 200 expedientes Fechas extremas C. 17 Inventario físico y control de bienes muebles Inventario de bienes, vales de resguardo, documentos soporte de ajuste. Volumen: 407 espedientes 6C. 18 Inventario físico de bienes muebles Inventarios de bienes adquiridos por el Instituto Volumen: 1 expedientes Fechas extremas: 2012 Registro de bienes que se tienen a disposición de los usuarios del Instituto. 6C. 19 Almacenamiento, control y distribución de bienes Volumen: 1 expedientes muebles 6C.19.1 Baja y destino final de bienes muebles Actas, minutas, inventarios y dictamen del Comité para la baja de bienes muebles. Volumen:192 expedientes Fechas extremas 2008,

8 Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica 6C C C.20 7C. 1 Suministro y distribución de bienes. Almacenamiento, control y distribución de material didáctico. Disposiciones y sistemas de abastecimiento y almacenes Disposiciones en materia de servicios generales 7C. 2 Programas y proyectos en servicios generales 7C. 3 7C. 7 Servicios básicos (energía eléctrica, agua, predial, etc.) Servicios de transportación 7C. 8 Servicios de telefonía, telefonía celular y radiolocalización 7C. 10 Servicios especializados en mensajería Registro y control de bienes asignados. Volumen: 184 expedientes Fechas extremas 2008, Registro de material didáctico. Volumen: 11 carpetas. Transferência al Archivo de Concentración: 32 expedientes Registro y control de servicios de abastecimiento Volumen: 1 carpeta Transferencia al Archivo de concentración: 15 expedientes Documentación sobre normatividad en materia de servicios generales, políticas, normas, lineamientos. Volumen: 4 expedientes Documentos que contienen actividades y desarrollo de programas en materia de servicios generales. Volumen : 2 expedientes Documentos que acreditan el pago por concepto de uso de suelo. Volumen: 20 carpetas Fechas extremas: Registros e informes sobre dotación de servicios de apoyo vehicular. Volumen: 10 carpetas Fechas extremas: Facturación, contratos, reporte de servicios, etc. Volumen: 22 carpetas Fechas extremas: Facturación, contratos, reporte de servicios, etc. Volumen: 1 expediente Fechas extremas

9 Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica 7C. 11 Mantenimiento, conservación e instalación de mobiliario 7C. 12 Mantenimiento, conservación e instalación de equipo de cómputo 7C. 13 Control de parque vehicular 8C. 7 Disposiciones en materia de informática 8C. 10 Seguridad informática 8C. 11 Desarrollo de sistemas 8C. 12 Automatización de procesos Registros e informes sobre dotación de mantenimiento y conservación de mobiliario y equipo. Volumen:1 carpeta Fechas extremas Contrato, facturación, registros e informes sobre dotación de mantenimiento y conservación de equipo de cómputo. Volumen:19 carpetas Fechas extremas Transferencia al Archvio de Concentración: No aplica Registros, bitácoras e informes sobre mantenimiento de parque vehicular y control de combustible. Volumen: 60 expedientes Fecha: Políticas, criterios y procedimientos relativos a la planeación, implementación, supervisión y coordinación de los sistemas informáticos y vigilancia de su cumplimiento. Volumen: 2 expedientes. Políticas de seguridad y de protección a los sistemas y la protección de los equipos, componentes de las redes y de datos. Volumen: 2 expedientes las aplicaciones y sus bases de Diseño de la información necesaria a través del desarrollo e implementación de sistemas, portales y soluciones informáticas para la atención y gestión educativa así como para los servicios administrativos en los diferentes niveles institucionales. Volumen: 6 expedientes Procesos de fortalecimiento institucional que garanticen la calidad y la confiabilidad de la información contenida en los sistemas de gestión educativa, en particular del Sistema Automatizado de Seguimiento y

10 8C C.13.3 Control y asignación de bienes para Plazas Comunitarias Movimientos y cambios de situación de Plazas 8C. 16 Administración y servicios de archivo 8C. 17 Administración y servicios de correspondencia 8C. 22 Procesos técnicos en los servicios de información 9C. 6 Boletines y entrevistas para medios 9C. 14 Actos y eventos oficiales Acreditación y del sistema de información de plazas comunitarias. Fortalecimiento de la infraestructura informática y de telecomunicaciones en las coordinaciones de zona, Delegaciones e Institutos. Volumen: 61 expedientes, 1 caja Fechas extremas: Registros e informes sobre los bienes destinados a cada Plaza Comunitaria Volumen: 4 expedientes, 1 archivo y 2 cajas. Fechas extremas: Oficios de autorización, baja cambio de situación y domicilio de plazas comunitarias en colaboración o movimientos. Comunitarias Volumen: 194 expedientes Fechas extremas: Acuerdos del Comité de Información en materia de archivos, criterios específicos para la organización y conservación de archivos, inventarios, etc. Volumen: 2 carpeta Procedimientos relativos al manejo de la correspondencia Volumen: 362 expedientes Documentos como instructivos, manuales, guías, etc., de estos procesos. Volumen: 1 caja, 1 expediente Fechas extremas: ,2013 Documentos para difundir los servicios que ofrece el Instituto así como las acciones que lleva a cabo para acercar sus programas a la población que los requiere. Volumen: 7 carpetas Transferencia al archivo de concentración: No aplica Solicitudes, programas, relación de participantes, fechas y lugares de los eventos, suficiencia presupuestal, cotización es, memoria, etc. Documentación administrativa referente a la planeación y registro de las actividades y eventos que el Instituto realiza.

11 10C. 3 Auditorias 10C.5 Revisiones de rubros específicos 10C. 14 Declaraciones patrimoniales 10C.15 Actas entrega recepción 11C. 4 Programas y proyectos de información y evaluación 11C.13 Desarrollo de encuestas 11C. 15 Evaluación de programas de acción Volumen: 2 carpetas Expedientes relativos a las auditorias realizadas por el Órgano Interno de Control, así como los informes correspondientes, incluyendo las auditorias realizadas por otras instancias fiscalizadoras y la solventación de las observaciones. Volumen: 7 carpetas Fechas extremas: Transferencias al Archivo de Concentración: No aplica Revisiones de rubros específicos. Volumen: 2 carpetas Fechas extremas: 2008,2013 Transferência al Archivo de Concentración: 1 caja Acuse de recibo de declaraciones patrimoniales de servidores públicos. Volumen: 25 expedientes Actas de entrega- recepción, así como anexos de las mismas. Volumen: 12 carpetas Documentos que describen el desarrollo de programas y proyectos en materia de evaluación. Volumen: archivo electronico Formatos de instrumentos, encuestas, cuestionarios, entrevistas, estudios de mercado, etc. Volumen: 2 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración:21 expedientes Informes, concentrado de evaluaciones, indicadores de desarrollados por el INEA. Volumen: Archico electrónico Fechas Extremas: programas 11C. 16 Informe anual de labores Informes de actividades de grupos de trabajo, de acciones, de proyectos, de gobierno, de labores por áreas, metas presidenciales y de presupuesto

12 11C. 19 Indicadores 11C. 20 Indicadores de desempeño, calidad y productividad 11C. 21 Normas para la evaluación 12C. 3 12C. 4 Programas y proyectos en materia de transparencia y combate a la corrupción Unidades de enlace 12C.5 Comité de información 12C. 6 Solicitudes de acceso a la información ejercido por Áreas. Volumen: archivo electrónico Fechas extremas: Datos estadísticos. Volumen: archivo electrónico Informes y evaluaciones sobre procesos de mejora continúa de los servicios que proporciona el Instituto. Volumen: archivo electrónico Documentación que contienen las políticas y lineamientos que rigen el sistema de evaluación del Instituto. Volumen: archivo electrónico Fechas extremas: Políticas, lineamientos, estrategias, informes, seguimientos, etc. relacionados a este programa. Volumen: 2 expedientes Nombramientos de responsables, actas de acuerdos, etc. Volumen: 2 expedientes Actas de sesiones, lineamientos, dictámenes, acuerdos, nombramientos del Comité de información y vinculación con el IFAI Volumen: 2 carpetas Transferencia al Archivo de Concentración: 34 expedientes Solicitudes de información, recibidas y atendidas en el marco de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y con base en los Lineamientos emitidos por el IFAI, así como trámites y procedimientos derivados de su atención. Volumen: 2 carpeta Fechas extremas:

13 12C. 7 12C. 8 Portal de transparencia Clasificación de información reservada 1S.1.2 Normatividad sobre registro, acreditación y certificación 1S.2.1 1S.2.8 1S.4.3 1S.5.5 1S.5.6 Formación Elaboración de instrumentos para valoraciones y evaluaciones de figuras educativas Elaboración y actualización de materiales para la formación Producción, distribución, custodia y control de certificados Dictámenes de autenticidad y validación de certificados Versiones y actualizaciones de la Página web, manuales. Volumen: 2 expediente Índices de información reservada. Volumen: 1 carpeta Fechas extremas: Documentos sobre disposiciones, leyes, acuerdos, decretos, reglamentos para el proceso de acreditación y certificación. Volumen: archivo electrónico. Oferta y demanda de cursos y talleres de formación y otros documentos relativos al proceso de formación, tales como propuestas, diagnósticos de necesidades, entre otros. Volumen: 32 expedientes Fechas extremas: Información relacionada con la construcción de reactivos, baterías e instrumentos y resultados de la valoración y evaluaciones, informes, asesorías. Volumen: 32 expedientes Fechas extremas: Documentación sobre el desarrollo y actualización de diferentes versiones de materiales para la formación elaborados o actualizados. Volumen: 2 expediente Documentación sobre la aplicación de exámenes y control de certificados. Volumen:1200 certificados Fechas extremas : Informes, registros y dictámenes. Volumen: 1 carpeta

14 1S.5.8 Calidad de la inscripción, acreditación y certificación 1S.5.9 Seguimiento a Unidades Operativas 1S.5.10 Expediente Educando 1S.6 Vinculación Documentos sobre el proceso de inscripción, acreditación y certificación de los usuarios de los servicios educativos Volumen: 69 expedientes Transferencia al Archivo de Concentración: 46 expedientes Visitas a unidades operativas, Círculos de Estudio, Plazas Comunitarias y Puntos de Encuentro Volumen: 6 carpetas Fechas extremas: Documentos que acreditan la personalidad del educando. Volumen: expedientes Fechas extremas: Documentos relativos a proyectos desarrollados con otras instituciones u organizaciones. Volumen: Archivo electrónico Fechas extremas: