SofPP Software de Gestión de Salones de Belleza

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1 SofPP Software de Gestión de Salones de Belleza Manual de usuario v1.1.1 El propósito de este documento es el de profundizar sobre el uso del programa SofPP al lector, con el fin de facilitar la experiencia del usuario con el mismo. Además, contiene información útil para solucionar posibles interrogantes que surjan mientras se utiliza el mismo.

2 Índice Instalación... 3 Funcionalidad... 7 Inicio... 7 Clientes... 8 Personal Servicios Agenda Gastos Proveedores Estadísticas Servicios Gastos Ingresos Clientes Personal Noticias Configuración

3 Instalación Al abrir el contenido del pendrive que contiene al programa, nos encontraremos con los siguientes archivos: SofPP Archivo que se debe ejecutar para iniciar el programa. Manual de Usuario Para comenzar con la instalación del programa, deberá ejecutar el archivo Setup.exe. Inicialmente, se le desplegará la siguiente ventana, en la cual deberá cliquear Siguiente. Luego, el instalador le sugerirá un lugar para instalar el programa, el cual puede ser modificado. Usted puede instalarlo en el lugar por defecto, o puede elegir instalarlo en otro sitio, ya sea otro lugar en su PC o en un pendrive. Para ello, deberá hacer clic en Examinar, y seleccionar el nuevo destino. Una vez seleccionado el destino, haca clic en Siguiente. 3

4 A continuación, usted podrá elegir si desea que el programa tenga una carpeta en el menú inicio (el menú desplegado al hacer clic en el botón de Windows de abajo a la izquierda). Usted podrá elegir el nombre con el que aparecerá, o hasta puede decidir si quiere que aparezca o no. Para que no aparezca, haga clic en el recuadro blanco en la sección inferior que dice No crear una carpeta en el Menú Inicio. Luego, haga nuevamente clic en Siguiente. La siguiente ventana tiene como propósito el de permitirle crear un acceso directo en el escritorio, para que le sea más fácil ejecutar el programa. Para hacerlo, haga clic en el recuadro blanco al lado de la leyenda Crear un ícono en el escritorio. Su ventana lucirá como la siguiente: 4

5 Una vez que haya hecho clic en Siguiente, se le desplegará una ventana con un resumen de las opciones que configuró para la instalación. Sólo resta hacer clic en Instalar, y comenzará la instalación. A continuación, dependiendo de la computadora donde hagamos usemos el programa, se nos pueden presentar dos escenarios. El primero es que se abra el programa y no tengamos que hacer más nada. El segundo escenario sería que nos topemos con la siguiente ventana: 5

6 Esto significa que la computadora no posee Java, y por lo tanto debemos instalarlo. Para instalarlo debemos hacer clic en Sí, y se abrirá la siguiente ventana: Presionamos Instalar (abajo a la derecha), y luego se abrirá la siguiente ventana: A esta altura solo nos resta esperar que Java sea instalado. Una vez que el proceso se haya completado, se abrirá la siguiente ventana: A continuación presionamos Cerrar, y el programa SofPP se abrirá automáticamente. La instalación se habrá realizado correcta y completamente. 6

7 Funcionalidad Inicio La pantalla de inicio es lo primero que el usuario ve, luego de haber ingresado la contraseña de logueo del sistema. En ésta, se muestran recordatorios a los usuarios, los cuales pueden ser de dos tipos distintos: 1. Recordatorios de Cumpleaños: El sistema le indica al usuario cuando es el día de cumpleaños de un cliente, o cuando éste cumplirá años dentro de los 2 siguientes días. 2. Recordatorios de Tintas: Se le avisa al usuario cuando una tinta que se le realizó a un cliente superó una cantidad predeterminada de días de realización. Esta cantidad es parametrizable, dentro del menú Configuración, sección Recordatorios. Inicialmente (con el sistema sin clientes), la pantalla luce como la siguiente imagen: La distribución de la misma fue diseñada para facilitar el uso de la misma, de modo que si un usuario desea realizar una operación, pueda encontrar su ubicación fácilmente y pueda ejecutarla de forma intuitiva. 7

8 Clientes Como muchos sabemos, lo más importante en una peluquería (y en muchas empresas) es el cliente. Por esta razón, el programa que se brinda permite almacenar vasta información sobre los mismos, con el fin de personalizar el servicio que se les ofrece. Dentro del menú Usuarios se muestra la siguiente información: Para agregar un cliente, se debe presionar el botón, el cual desplegará la siguiente ventana: 8

9 Es obligatorio ingresar un nombre y un apellido, mientras que los demás datos pueden obviarse. Luego de haber ingresado a una persona, veremos que su información se muestra en la ventana de clientes. Si la seleccionamos, veremos que su información completa se carga en el panel inferior: Los distintos clientes presentes en el sistema pueden ser mostrados ordenados por nombre (por defecto) o por apellido, mediante los botones de ordenación presentes en la parte superior de la pantalla. Es posible modificar los datos ingresados, ya sea porque se cometió un error, porque el cliente cambió algún dato o por otro motivo. Para ello, se debe hacer clic en el símbolo, el cual le lleva a una ventana similar a la de agregar clientes, pero que carga los datos del cliente seleccionado. Luego de modificar algún dato y de aceptar la modificación, se mostrará nuevamente el panel de clientes. Además de agregar y modificar clientes, el sistema permite eliminarlos, mediante el botón con el símbolo. Para poder eliminar a un cliente, se debe seleccionarlo de la lista de clientes, y luego hacer clic en el símbolo mencionado. Se le solicitará una confirmación, y luego de aceptar el usuario se eliminará, y los servicios realizados a él no serán accesibles nuevamente desde el sistema. El menú de clientes permite además ver una ficha con la información de los servicios realizados al cliente, mediante un clic en el botón con símbolo el menú de Servicios.. Esta ventana se mostrará en 9

10 Personal El menú de Personal es análogo al menú de clientes. Las únicas diferencias entre ellos radican en los siguientes aspectos: Para entrar al menú de Personal, se le solicita una contraseña. Esto es necesario ya que puede que el encargado de la peluquería no desee que otras personas (como trabajadores, clientes u otros) vean la información de los trabajadores. Esta contraseña es modificable dentro del menú de Configuración. Por cuestiones personales, algunos clientes prefieren no revelar su edad. Por esta razón, se les solicita solamente su día y mes de cumpleaños. En cambio, a los trabajadores sí se les solicita su fecha de nacimiento. En esta versión del sistema, se permite agregar a lo sumo 5 trabajadores. Sin embargo, se pueden agregar cuantos clientes se desee. Servicios En el menú de Servicios, se pueden ingresar distintos servicios realizados en un momento dado a un cliente. El panel que se utiliza es el siguiente: Se pueden registrar servicios tanto de clientes del sistema como de clientes que no están registrados en el mismo, llamados Clientes de Paso. En el caso de querer agregarle servicios realizados a un cliente del sistema, se debe hacer clic sobre el botón grande de Seleccionar Cliente, el cual desplegará la siguiente ventana: 10

11 En la misma, se debe seleccionar al cliente deseado. Se puede filtrar a los clientes por nombre o apellido, de modo que los clientes que se filtrarán y mostrarán serán aquellos que tengan en su nombre y/o apellido las palabras que se escriban en el cuadro de texto. Luego, se deben agregar distintos servicios realizados, mediante el botón con símbolo hacerle clic, se abre la siguiente ventana:. Al En esta ventana, se selecciona un servicio, un trabajador y un precio asociado. Vale aclarar que el precio mostrado es el precio por defecto, inicialmente en 0, pero modificable dentro del 11

12 menú Configuración, sección Servicios. Como ya se mencionó anteriormente, en el panel de Inicio se muestran distintos recordatorios, dentro de los cuales entran los servicios de Tintas realizados luego de una cantidad de días predeterminada, también modificable dentro del menú Configuración, en la sección Recordatorios. Luego de confirmar, puede volver a repetirse el procedimiento anterior, indicando distintos servicios realizados para la misma venta al cliente. Para finalizar, se debe hacer clic en el botón Registrar, el cual solicita una confirmación y (en caso afirmativo) registra la venta. Como se mencionó anteriormente en la descripción del menú de Clientes, se puede visualizar una ficha con las distintas ventas del cliente, y los distintos servicios que realizó en ese momento. Una vez que seleccionamos al cliente y presionamos el botón ventana con la siguiente información:, podemos ver una En la izquierda se muestran las ventas ordenadas descendentemente por fecha, indicando los nombres de los servicios realizados y el precio total. Si se hace clic sobre la tabla en alguna venta en particular, en la derecha se muestran los distintos servicios realizados, pudiendo ver el detalle de cada uno mediante la utilización de las flechas dentro de los recuadros negros. Si las flechas están de color azul, significa que hay servicios en esa dirección para mostrar, mientras que si están de color gris, esto representa que se llegó al fin en esa dirección. En caso de querer borrar una venta realizada (por ejemplo, si otro trabajador ya la había registrado), se debe hacer clic sobre el botón Ultimas 20 ventas, el cual desplegará la siguiente ventana: 12

13 Para borrar una venta, se debe seleccionar una venta de la lista desplegada, y hacer clic en el botón. Luego de confirmar, la venta quedará eliminada del sistema. Agenda Esta pantalla le permite a un usuario agendar reservas de clientes, ingresando los servicios que éste solicita (o se supone que realizará). La interfaz de utilización es la siguiente: En la sección superior, aparecen los distintos trabajadores en verde, estando uno de ellos (el actualmente seleccionado) en magenta/fucsia. Como se mencionó anteriormente, para esta versión se permitirá trabajar con a lo sumo cinco trabajadores. En el panel de la izquierda, se 13

14 muestra una tabla con horarios entre las 8hs y las 22hs. Los horarios se encuentran señalados con separaciones de treinta minutos, aunque las horas de reserva y duraciones no necesariamente deberán ajustarse a horarios como 8, 8:30, 9, etc. Al hacer clic en un horario en particular (sobre los recuadros blancos), se permite ingresar los datos de la reserva, tales como hora exacta (separada de a diez minutos), duración de la sesión (múltiplo de diez minutos), cliente (que puede ser un Cliente de Paso) y un comentario adicional, la cual luce como la siguiente: Para agregar (y eventualmente quitar) los probables servicios que se realizaría el cliente, se utilizan los botones de agregar y quitar. Se desplegará una tabla con los servicios ordenados alfabéticamente, de la cual deberá escoger uno. Los horarios que se indican en el panel de la izquierda corresponden únicamente al trabajador seleccionado. Por este motivo, no se permite que más de una reserva del trabajador se superponga. En el centro y la derecha del panel, se muestra un calendario y distintos botones, los cuales le permiten al usuario ingresar reservas que no sean para el día actual. De este modo, el sistema no sólo permite ingresar reservas, sino que también permite ingresar reservas tanto para días anteriores y posteriores a la fecha actual. Los botones del centro permiten seleccionar los 6 días inmediatamente posteriores al actual, mientras que las flechas azules del calendario de la parte derecha permiten moverse por los distintos meses del calendario. Por ejemplo, si hacemos clic sobre la sección de las 10 horas, y agregamos una reserva para un cliente llamado Santiago (no registrado en el sistema) por treinta minutos, con el servicio Corte Caballero, la agenda del trabajador Marcelo se vería de este modo: 14

15 Si se desea revisar los detalles de la reserva de Santiago, se puede hacer clic en su nombre, lo que desplegaría la siguiente ventana: Gastos La sección de Gastos le permite al usuario (previa autenticación) conocer el detalle y balance de un mes específico diferenciado por ingresos y egresos, permitiendo obtener un detalle de los gastos individuales que se realizaron en el mismo. Estos son desplegados en una tabla, la cual puede ser ordenada tanto por fecha del gasto como por monto, mediante la utilización de dos botones en la parte superior. En caso que los ingresos y/o egresos de un mes sean más de seis, en el resumen de la sección (dentro de los recuadros de color verde y rojo) se muestran los cinco de mayor monto, seguido de un valor que represente la suma de los demás, bajo la leyenda Otros. En caso de querer ver todos los registros del mes, se puede hacer clic sobre los recuadros, hecho que desplegará una ventana con todos los registros ordenados por monto. Para agregar un nuevo gasto, se debe hacer clic sobre el botón con símbolo desplegará una ventana como la siguiente:. Luego, se 15

16 Luego de haber elegido al tipo de gasto, seleccionado la fecha e ingresado un monto y un detalle opcional, se agrega al gasto, el cual se verá reflejado dentro de la utilidad del mes del mismo. Además, estos gastos pueden borrarse o modificarse, siendo la forma de hacerlo análoga la forma en la que se borran clientes, por ejemplo. Asimismo, los gastos no sólo incluyen a aquellos ingresados desde este menú, sino que también muestra a aquellos gastos registrados a través de pagos realizados a proveedores, quienes se registrarán y relacionarán en la siguiente sección: Proveedores. Proveedores El panel de proveedores tiene como funcionalidades principales las de agregar y quitar proveedores, además de mostrar su ficha (información) y los distintos movimientos que realizó. En esta versión, sólo se pueden agregar hasta 5 proveedores, y además no se puede borrar al primer distribuidor. Para agregar un pago o una compra, debe hacer clic sobre el botón siguiente ventana:, el cual despliega la Dentro de ésta, el cliente selecciona una fecha, un posible detalle, un tipo de movimiento y su número de factura/recibo asociado, registrando al movimiento del proveedor con el monto indicado. 16

17 Como dijimos anteriormente, los gastos de los proveedores también se mostrarían en el panel del menú de Gastos, mostrando unificadas tanto los ingresos y los egresos para ese día. Por ejemplo, al agregar un pago de un proveedor de $200 en ese mes, vemos que la utilidad disminuye de $300 (antes) a $100 (después), tal y como lo muestra la siguiente imagen: Estadísticas El menú de estadísticas se encuentra subdividido en 5 distintas secciones, las cuales permiten obtener estadísticas sobre Servicios, Gastos, Ingresos, Clientes y Personal, necesitando ingresar la contraseña interna para acceder al menú. 17

18 Servicios La sección de Servicios le permite al usuario dos funcionalidades distintas: Obtener una gráfica de torta o de barras que contenga las ventas registradas entre dos fechas distintas, clasificándolas por servicio. En caso que entre todas las ventas se cubran más de 6 servicios, se mostrarán las ventas de los 5 servicios de mayor suma de precios, y se unirán los restantes en una categoría Otros. Generar un reporte de todas las ventas entre dos fechas distintas, clasificadas por servicio. En este caso, aparecerán todas las categorías de servicios ordenadas por suma de precios, sin agrupar servicios. Gastos La sección de gastos provee tres funcionalidades distintas, siendo estas: 18

19 Obtener una gráfica de barras o lineal que represente la evolución de los gastos en los últimos 12 meses, con la posibilidad de incluir o no al mes actual Cálculo del total de gastos entre dos fechas distintas, clasificando a los totales por gasto. El resultado puede ser mostrado con una gráfica de torta o de barras. En caso de haber más de 6 gastos con pagos asociados, las gráficas muestran los 5 gastos de mayor monto acumulado, agrupando al monto de los restantes en una categoría Otros. Obtener un reporte con todos los gastos entre dos fechas distintas. En la tabla resultante se muestran todos los gastos ordenados por fecha. Ingresos La sección de Ingresos le permite al usuario dos funcionalidades distintas: Obtener una gráfica de barras o lineal que represente la evolución de los ingresos en los últimos 12 meses, con la posibilidad de incluir o no al mes actual. Obtener un reporte con todos los ingresos entre dos fechas. En la tabla resultante se muestran todos los ingresos ordenados por fecha. Además, permite una ordenación por monto una vez que se desplegó la tabla. 19

20 Clientes La sección de Clientes provee dos distintas funcionalidades, las cuales son: Reporte de gastos de cada cliente entre dos fechas, ordenados inicialmente por fecha. Se permite ordenarlos por monto descendentemente una vez que se desplegó la información de la tabla. Evolución de gastos realizados por un cliente específico en los últimos 12 meses, representados con gráfica de barras o lineal. Esta funcionalidad permite incluir al mes actual o no, además de agrupar a los gastos de forma mensual, bimensual o trimestral. Personal La sección de Personal provee la funcionalidad de obtener los montos totales de ventas registradas entre dos fechas, agrupados por empleado. Los resultados pueden ser desplegados tanto mediante una gráfica de torta como mediante una gráfica de barras. En caso que un empleado no tenga ventas registradas entre esas fechas, no aparecerá en la gráfica de torta, pero sí en la de barras. 20

21 Noticias Dentro de este panel, el usuario puede ver distintas promociones y noticias que el distribuidor del programa le hará llegar. Cuando haya noticias nuevas no leídas, el botón Noticias se volverá rojo, volviendo a su color original una vez que el usuario le haga clic para ver las novedades. Configuración El panel de configuración le permite a un usuario autenticado administrar características del sistema, tales como sus Servicios y Gastos, las contraseñas de inicio y de uso interno del sistema, los respaldos de la información de la aplicación, el tiempo de recordatorios de tintas y un menú de desactivación de la aplicación. A continuación se detallan las características de las pantallas internas de este panel, comenzando por las de Servicios y Gastos. 21

22 En estas pantallas, podemos apreciar que se muestran los distintos tipos de Servicios y Gastos, y se permite agregar nuevos y borrar o modificar existentes. Tanto para borrar o modificar, se debe seleccionar un Servicio o Gasto de la tabla correspondiente y hacer clic en el símbolo correspondiente ( o respectivamente). La sección Contraseña del panel permite cambiar tanto la contraseña de inicio (o acceso) del sistema, como la contraseña interna de uso, necesaria para ingresar a los paneles de Personal, Gastos, Proveedores, Estadísticas y Configuración. Para realizar los cambios, se solicita ingresar la nueva contraseña dos veces, para evitar que si el usuario comete un error al cambiarla no pueda ingresar posteriormente. Ahora, para que esto suceda, debería equivocarse 2 veces, cometiendo el mismo error en ambos campos. 22

23 Como se mencionó en el panel de Inicio, en éste se muestran recordatorios sobre tintas que se realizaron clientes en la peluquería. El tiempo luego del cual la tinta aparece como un recordatorio es el que se ve en el centro de la sección de Recordatorios: Para modificar ese tiempo, basta con hacer clic en las flechas de izquierda y derecha contiguas al número de días, para disminuir o aumentar este número respectivamente. Como aclaración, para mantener una coherencia sobre este número y su funcionalidad en el panel de Inicio, su valor deberá estar acotado entre 10 y 120 días. Por último, el sistema le permite al usuario la realización de un respaldo tanto manual como automático de la información, con el fin de evitar pérdida de datos en caso que de borrado accidental de la base de daos de información. 23

24 En caso de querer hacer un respaldo, primero deberá seleccionar una ruta sobre la cual la computadora le permita almacenar el archivo. Por ejemplo, el sistema operativo Windows no siempre permite guardar archivos en la raíz del disco C. Para elegir un nuevo destino, puede escribir la dirección de la carpeta en el recuadro blanco, o puede optar por una opción más fácil, haciendo clic en la carpeta a la derecha del recuadro blanco, para luego seleccionar la carpeta que desee. Si se desea que se realicen respaldos automáticos de la información de la aplicación, deberá dejar seleccionado (con un tick) la casilla Respaldar automáticamente al cerrar la aplicación. Además, si desea realizar un respaldo manual en cualquier momento, deberá hacer clic en el botón Forzar Respaldo. Vale aclarar que tanto para el respaldo automático como para el manual, si la carpeta indicada no permite el guardado del archivo se le indicará con un mensaje, y luego podrá cambiar esta carpeta para que el respaldo se haga correctamente. 24

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