MANUAL DE USUARIO INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN LA HERRAMIENTA USHAY ENERO 2014

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1 MANUAL DE USUARIO INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN LA HERRAMIENTA USHAY ENERO 2014 Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 1

2 INSTRUCTIVO PAC 1. RECOMENDACIONES GENERALES ANTES DE LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL El sistema sólo aceptará el formato comprimido (.zip) generado por la herramienta USHAY, la herramienta USHAY la puede descargar accediendo al siguiente enlace: Se recomienda no cambiar el nombre del archivo que automáticamente se obtiene con la opción Generar PAC - Excel con el nombre pac_con_esigef o pac_sin_esigef, según corresponda. Si desea poner otro nombre al archivo, recuerde no poner espacios en blanco, puntos intermedios. No modifique el RUC de la Entidad que se encuentra en la celda B3. Tenga cuidado que el RUC no se convierta a número exponencial, el formato de este campo debe ser del Tipo Texto. No agregar más filas ni columnas en el encabezado del formato PAC en el caso de un formato con esigef el rango de no modificación es: fila 1 hasta fila 5 y desde la columna A hasta la columna AF, en el caso de un formato con sin esigef el rango de no modificación es: fila 1 hasta fila 5 y desde la columna A hasta la columna S Comience a ingresar la información desde la fila 6, columna p en un formato con esigef y desde la fila 6, columna c en un formato sin esigef. No incluya fórmulas. No modifique la posición de las columnas. No coloque información entre filas (Ejemplo: Títulos entre fila y fila). No agregue subtotales. No deje filas, columnas o celdas en blanco. No formatee las celdas agregando colores letras con subrayado entre otros. Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 2

3 2. DESCRIPCIÓN DE LA SECCIÓN PAC La información que se debe ingresar en el Formato PAC Excel para cada columna correspondiente a la sección del detalle del PAC se describe a continuación: CÓDIGO CPC Revise que la categoría del CPC sea a nivel 8, si es un código que no existe en el CPC tampoco lo va a aceptar. Recuerde que la categoría debe ir con la separación de codificación que es el punto no la coma. Ejemplo TIPO DE COMPRA El Tipo de Compra que puede ingresar es: BIEN, OBRA, CONSULTORIA. SERVICIO, DETALLE DEL PRODUCTO Hace referencia a una breve Descripción de la Contratación; no ingrese caracteres especiales como (,,. : ; - ). CANTIDAD ANUAL Está relacionado con el valor total del PAC para el año vigente. UNIDAD En la columna UNIDAD puede ingresar solo los tipos de unidades que se especifican a continuación, tome en cuenta que no puede estar vacía la celda. COSTO UNITARIO (Dólares) En la columna correspondiente al COSTO UNITARIO recuerde ingresar un valor de hasta 4 decimales. El separador decimal debe ser el punto (.) no la coma (,). Se observa que el costo no debe incluir el IVA. CUATRIMESTRE 1, CUATRIMESTRE 2, CUATRIMESTRE 3 Para indicar el cuatrimestre debe ingresar la letra S (MAYÚSCULA), la misma que debe ser registrada en alguna de las celdas,, tome en cuenta que no pueden estar vacías las tres celdas. Ejemplo del formato PLANTILLAS PARA SUBIR LA INFORMACIÓN Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 3

4 PRESUPUESTARIA con ESIGEF: 1.- Subir partidas desde un archivo Excel Detalle de los campos partida presupuestaria EJERCICIO ENTIDAD UNIDAD EJECUTORA UNIDAD DESCONCENTRADA PROGRAMA SUBPROGRAMA PROYECTO ACTIVIDAD Ingrese AÑO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO OBRA GEOGRÁFICO RENGLÓN RENGLÓN AUXILIAR FUENTE ORGANISMO CORRELATIVO CODIFICADO CÓDIGO CÓDIGO ITEM PRESUPUESTARIO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO CÓDIGO MONTO POR PARTIDA Ejemplo del formato PLANTILLAS PARA SUBIR LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA sin ESIGEF: AÑO En este campo ingrese el año en el que se va a realizar la contratación. Ej: 2013 CUENTA CONTABLE O PARTIDA Ingrese el número de cuenta contable o partida que requiere para hacer la contratación. Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 4

5 2.- Subir PAC desde un archivo Excel CODIGO CPC A NIVEL 8 TIPO DE COMPRA DETALLE DEL PRODUCTO Debe ingresar una categoría de producto del CPC de 8 dígitos. Ej: Recuerde que esta categoría está separada por el punto (.) no por la coma (,). No olvide ingresar una categoría de 8 dígitos, no menos ni más de los dígitos indicados. Si no encontrará una categoría exacta, ingrese una categoría afín a lo que está contratando. El tipo de compra es lo que va a contratar ya sea un BIEN, SERVICIO, OBRA o CONSULTORIA. Recuerde ingresar el tipo de compra en singular no en plural. El tipo de compra puede ir en letras mayúsculas o minúsculas. No se deben incluir adquisiciones de Ínfima cuantía. Descripción de la contratación que se va a realizar. Ej: Contratación del servicio de almuerzos para el personal. Construcción de viviendas. Remodelación de oficinas. Cartuchos y Tonners para impresoras. No ingrese comillas ( ) en la descripción. CANTIDAD ANUAL Ingrese la cantidad de la contratación que va a realizar al año. En esta celda puede ingresar números ya sea decimales o enteros. UNIDAD En este campo debe ingresar las UNIDADES DE MEDIDA que permite el sistema, las unidades de medida permitidas son las siguientes: Ejm: En el año se va a adquirir 1550 resmas de papel, entonces ingreso la cantidad 1550 en la celda cantidad anual, como puede observar no se detalla el punto para separar los miles. En el caso de que requiero adquirir en el año galones de gasolina entonces ya estoy poniendo el punto (.) para separar los decimales. Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 5

6 COSTO UNITARIO El costo unitario es el monto de la contratación que va a hacer en el año. Este monto puede ser ingresado en números enteros o decimales. Ejm: , El costo unitario no debe incluir el IVA. Recuerde para poner decimales debe ingresar el punto (.) no la coma. Para separar los miles no ingrese ni puntos ni comas póngalo seguido. CUATRIMESTRE Para el cuatrimestre usted tiene 3 cabeceras puesto que en el año tenemos 3 cuatrimestres. En las celdas correspondientes deberá ingresar la letra S (mayúscula), con la cual indicará el cuatrimestre en el que se va a realizar la contratación. Recuerde que por lo menos la letra S debe estar ingresada en al menos una celda del CUATRIMESTRE, no puede dejar en blanco las tres celdas, esto dependerá del cuatrimestre en el que se realizará la contratación. Plantilla en Excel de sección PAC TIPO DE PRODUCTO El Tipo de Producto puede ser: NORMALIZADO Y NO NORMALIZADO. CATÁLOGO ELECTRÓNICO Permite identificar si se adquisición se efectuará a través de la herramienta Catálogo Electrónico identifique esta elección colocando la palabra SI, caso contrario use la palabra NO. PROCEDIMIENTO SUGERIDO Los procedimientos sugeridos pueden ser los detallados en la siguiente tabla Resumen: Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 6

7 FONDOS BID Si la adquisición se realiza con fondos pertenecientes al BID poner la palabra SI, caso contrario NO. o NÚMERO CÓDIGO DE OPERACIÓN DEL PRÉSTAMO BID o NÚMERO CÓDIGO DE PROYECTO BID TIPO DE RÉGIMEN Para especificar el Tipo de Régimen al que pertenece la adquisición puede ingresar: COMUN, O ESPECIAL. TIPO DE PRESUPUESTO Para especificar el Tipo de Presupuesto puede ingresar: PROYECTO DE INVERSION, O GASTO CORRIENTE. CATÁLOGO DE ÍTEMS PARA PAC-EXCEL A continuación el listado de ítems validos que maneja la herramienta USHAY para ser utilizado en el formato PAC-Excel : TIPO COMPRA 1 BIEN 2 CONSULTORIA 3 OBRAS 4 SERVICIO 1 KILOMETRO 2 UNIDAD 3 GALON 4 KILOGRAMO 5 METRO CUADRADO 6 LITRO 7 TONELADA 8 METRO CUBICO 9 PIES 10 BARRIL 11 CENTIMETRO CUADRADO 12 CENTIMETRO CUBICO 13 GRAMO 14 CENTIGRAMO 15 LIBRA 16 MILIMETRO 17 YARDA 18 PULGADA UNIDAD Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 7

8 19 MILIGRAMO 20 PAR 21 QUINTAL 22 METRO 23 CENTIMETRO 24 KILOMETRO CUADRADO CUATRIMESTRE 1 S 1 NORMALIZADO 2 NO NORMALIZADO TIPO DE PRODUCTO CATALOGO ELECTRONICO 1 SI 2 NO PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN COMUN 1 SUBASTA INVERSA ELECTRONICA 2 MENOR CUANTIA 3 LICITACION 4 COTIZACION 5 CATALOGO ELECTRONICO 6 INFIMA CUANTIA 7 FERIAS INCLUSIVAS 8 LISTA CORTA 9 CONTRATACION DIRECTA 10 CONCURSO PUBLICO 11 CONTRATACION INTEGRAL POR PRECIO FIJO PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS REGIMEN ESPECIAL 1 COMUNICACION SOCIAL CONTRATACION DIRECTA 2 COMUNICACION SOCIAL PROCESO DE SELECCION 3 CONTRATACIONES DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y SEGUROS DEL ESTADO 4 EMPRESAS PUBLICAS MERCANTILES Y SUBSIDIARIAS 5 SECTORES ESTRATEGICOS 6 OBRA ARTISTICA LITERARIA O CIENTIFICA 7 REPUESTOS O ACCESORIOS 8 BIENES Y SERVICIOS UNICOS 9 CONTRATOS ENTRE ENTIDADES PUBLICAS O SUBSIDIARIAS 10 CONTRATACIONES CON EMPRESAS PUBLICAS INTERNACIONALES 11 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO CONSULTAS PUNTUALES Y ESPECIFICAS 12 TRANSPORTE DE CORREO INTERNO O INTERNACIONAL Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 8

9 13 ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES 14 ASESORIA Y PATROCINIO JURIDICO 15 SEGUROS FONDOS BID 1 SI 2 NO TIPO REGIMEN 1 COMUN 2 ESPECIAL 1 PROYECTO DE INVERSION 2 GASTO CORRIENTE TIPO DE PRESUPUESTO Manual de Usuario: INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PAC EN EXCEL 9