GUÍA PARA USO DEL SIMAT

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1 Página 1 de 5 Revisó Jefe División Mantenimiento Tecnológico Profesional División Mantenimiento Tecnológico Aprobó Rector Fecha de aprobación Diciembre 04 de 2007 Resolución Nº OBJETO Establecer lineamientos que le permitan a los beneficiarios del Proceso de Recursos Tecnológicos y al Personal Técnico de la División de Mantenimiento Tecnológico un mejor manejo de los módulos del Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico y así mayor información sobre el estado de sus solicitudes y mejor interacción con los beneficiarios. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades desarrolladas por las UAA y el Personal Técnico a través del Sistema de Información de Mantenimiento Tecnológico. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS SIMAT: Sistema de información de Mantenimiento Tecnológico desarrollado para optimizar el proceso para los servicios de mantenimiento correctivo, preventivo, conceptos técnicos de baja, asesorías y repotenciación de equipos a través del manejo ágil, oportuno y veraz de la información. UAA: Unidades Académicas y/o Administrativas. EQUIPO ACTIVO: Hace referencia a todo equipo que pertenece al inventario de la universidad, asignado a un funcionario UIS como responsable del mismo y que se encuentra vigente en el sistema de información de inventarios y en el SIMAT, es decir no ha sido dado de baja. 4. CONTENIDO DE LA GUIA 4.1 Condiciones Generales El SIMAT se encuentra ubicado en la página WEB de la UIS, en la sección de Sistemas de Información, en la pestaña de Nuevas Versiones, al cual se puede ingresar dando click en el link Acceder. 4.2 Instrucciones de manejo del SIMAT Para iniciar en el nuevo SIMAT, el ingreso se hace con el usuario usual y con la contraseña generada por la anterior plataforma en su último ingreso. Esta contraseña debe copiarse y grabarse con la tecla ESC, para ser usada en la

2 Página 2 de 5 plataforma del ambiente WEB. En su primer acceso al sistema deberá realizar la asignación de su nueva clave personal. Si es nuevo en el uso del sistema debe Solicitar su rol de sistema a la división de Servicios de Información. Siguiendo la ruta mencionada en las condiciones generales los usuarios pueden realizar el ingreso al sistema utilizando el usuario asignado y la contraseña personal para realizar las solicitudes de servicio como lo indica el video tutorial disponible en la ruta de acceso, que se da a continuación. ( 4.3 Nueva plataforma SIMAT. En el menú principal una vez se ingresa a la plataforma del SIMAT se despliegan todos los sistemas de información que tienen habilitados el usuario de la unidad académico-administrativa. Para efectos de realizar solicitudes de mantenimiento debe ingresar en la pestaña de Mantenimiento Tecnológico y seguir las instrucciones del tutorial y la presente guía MENÚ DEL SISTEMA. En este módulo se despliega un menú para cada Rol del sistema en la parte superior izquierda de la pantalla como se muestra a continuación: Menú para técnicos del sistema: Menú para unidades académica-administrativa:

3 Página 3 de Administración. Modulo disponible para todo usuario y presenta las siguientes opciones: Mantenimiento de Entidades: En este campo el personal de mantenimiento consulta de información de tipo general como: Tipos de Solicitudes, Unidades Básicas, Unidades de Medida, Especialidad Técnica, Estado de Solicitud, Aspectos Cualitativos, Criterio de Baja de Equipos, Criterios de Demora de Cierre, Escala de Calificación de OT(Escala que permite calificar la calidad y oportunidad del servicio como excelente, bueno, regular o malo), Motivos de Rechazo de Solicitud y Actividades de Mantenimiento. Personal Técnico: En este campo se pueden consultar los datos básicos del personal técnico adscrito a la División de Mantenimiento Tecnológico, como son nombre completo, especialidad en la que se desempeña número de identificación, extensión telefónica, fecha de ingreso a la DMT entre otros Catalogo de Equipos. Este módulo ofrece cuatro opciones, aunque no todas están disponibles a los usuarios: Incluir Equipos: Se utiliza para registrar los equipos que van a solicitar un mantenimiento por primera vez en este sistema de información y debe ser diligenciado por cada Unidad Académico Administrativa. Este paso debe realizarse la primera que se va a registrar una solicitud para el equipo en el nuevo sistema de información SIMAT. Consultar Equipos Críticos **: En este campo es posible consultar aquellos equipos clasificados como críticos por los administradores del SIMAT. La consulta puede realizarse ingresando el número de Inventario del equipo en el campo correspondiente. Consultar Equipos**: Este campo ofrece toda la información general de los equipos activos en el SIMAT, la consulta se puede realizar por Número de Inventario, Tipo de Activo, Estado del Equipo y/o la Especialidad Técnica. En la información del equipo disponible se pueden encontrar además de los datos generales de identificación y ubicación, el historial de mantenimiento. Calendario de Mantenimiento*: El calendario es una herramienta que será utilizada para la programación de mantenimientos de tipo preventivo, de tal forma que el personal de mantenimiento tenga acceso a dicha programación.

4 Página 4 de Solicitudes y Notificaciones. En este menú se encuentran tres campos mostrados a continuación. Crear Solicitudes: Este campo está habilitado para las unidades académico-administrativas y permite crear un tipo de solicitud de acuerdo a las necesidades. Las opciones disponibles son: - Crear Nueva Solicitud de Mantenimiento Correctivo de Equipos. - Crear Nueva Solicitud Mantenimiento Preventivo de Equipos. - Crear Nueva Solicitud Concepto de Baja de Equipos. - Crear Nueva Solicitud Concepto técnico de compra. - Crear Nueva Solicitud Interventora en la Instalación de Equipos. Consultar Solicitudes**: Este campo permite consultar el estado e historial de la solicitud, además de la descripción del cierre de la misma. Notificaciones: Aquí se presentan todos los reportes en cuanto a cambios de estado de las solicitudes activas de la respectiva unidad Administración de Ordenes de Trabajo*. Se utiliza para consultar las Órdenes de Trabajo (OT) Cierre de Órdenes de trabajo*. En esta opción los técnicos y administradores del sistema de mantenimiento pueden consultar sus solicitudes pendientes Cambiar Password. Campo que nos brinda la opción de cambiar el Password Sistemas. Este campo nos ubica en el inicio del SIMAT y de los otros sistemas activos de cada UAA si es el caso. Nota: Los campos marcados con (*) son campos exclusivos del rol de Técnico, los campos señalados con (**) están disponibles para los técnicos y las Unidades Académico-Administrativas por igual. Los campos que no tienen ninguna señal adicional son campos exclusivos de las Unidades Académico-Administrativas.

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Diciembre 04 de 2007 Creación del documento 02 Abril 02 de 2008 Contenido de la guía-código de la guía -Modificación del objeto. -Ampliación del alcance a UAA s y personal técnico. -Modificación general del 03 Noviembre 19 de 2012 contenido de la guía, ajustado a la nueva plataforma del SIMAT. - Cambio en el nombre de la guía.