MailStore Server. El estándar para el archivado de correo electrónico

Transcripción

1 MailStore Server El estándar para el archivado de correo electrónico Ahora disponible en la versión 9, MailStore Server ha crecido hasta convertirse en un estándar global para el archivado de correo electrónico empresarial después de años de éxito en más de empresas. Fácil de instalar y 100 por ciento fiable en cualquier situación.

2 1 12 Gestión eficaz del correo electrónico En el entorno empresarial, el correo electrónico no es solo uno de los medios de comunicación más importantes, sino también su fuente de información más valiosa. Por regla general, la información que se envía por correo electrónico no se almacena en ningún otro lugar más que en los buzones de los empleados. Esto genera almacenes de conocimiento que abarcan un cierto número de años y que crecen día a día. Para que una empresa tenga éxito es esencial crear copias de seguridad a largo plazo de dicha información y hacer que esté disponible para un uso eficiente por parte de todos los empleados. El desafío fundamental Las empresas suelen tener servidores de correo electrónico con un buen funcionamiento o soluciones de trabajo en grupo a su disposición para la comunicación por correo electrónico. Sin embargo, estos sistemas no han sido diseñados para almacenar datos durante largos periodos de tiempo ni para suministrarlos de forma masiva. En la práctica, esto puede generar una serie de cuestiones técnicas, legales y financieras. Cómo funciona el archivado de correo electrónico? Un archivo de correo electrónico debe considerarse como una extensión del sistema de correo electrónico ya implantado, y no hace falta decir que se utiliza exactamente de la misma forma. El administrador puede definir qué correos electrónicos deben transferirse al archivo y en qué momento, y si los correos electrónicos deben eliminarse de los buzones del sistema de correo electrónico normal una vez concluido el archivado. El archivo permite una gestión eficaz de grandes volúmenes de datos y ofrece un acceso rápido y cómodo a los correos electrónicos archivados para todos los usuarios de una empresa. Con la confianza de organizaciones en 100 países MailStore Server es compatible con casi todos los sistemas de correo electrónico y métodos de archivado Tecnología de almacenamiento integrada y altamente escalable sin necesidad de un servidor SQL Mínimos requisitos del sistema Configuración sencilla en tan solo unos minutos Mantenimiento extremadamente bajo Idiomas compatibles: chino (simplificado y tradicional), checo, holandés, inglés, francés, alemán, húngaro, italiano, japonés, coreano, polaco, portugués, ruso, esloveno, español y turco.

3 2 12 Ventajas del archivado del correo electrónico Ventajas legales y económicas Cumplimiento de normativas y ediscovery Protección contra riesgos legales Reducción de costes y gastos de TI Las empresas se enfrentan al desafío de satisfacer un número creciente de normas sobre cumplimiento relativas al correo electrónico, ediscovery y otra legislación. Para ello, tienen que estar en condiciones de archivar el correo electrónico de forma centralizada, completa e inviolable durante un periodo de tiempo determinado, y asegurarse de que se puede localizar de nuevo en cualquier momento. Al archivar todo su correo electrónico, las empresas también se protegen contra riesgos legales generales. El archivado del correo electrónico permite utilizar los correos electrónicos como prueba en procedimientos judiciales, así como mejorar el tratamiento de las quejas de los clientes, ya que se dispone de más información desde el principio. Los servidores sobrecargados, los costes crecientes del almacenamiento y los complejos procesos de copia de seguridad y restauración originan graves problemas a los departamentos de TI y sus presupuestos. MailStore Server reduce estos costes para siempre. Además, ofrece protección frente a los riesgos financieros derivados de la pérdida de datos o de conflictos legales. Protección total frente a pérdidas de datos Archivado completo al 100% Independencia de engorrosos archivos PST Los usuarios pueden eliminar correos electrónicos importantes a voluntad, sin que esto se perciba. Esto significa que su empresa pierde datos importantes todos los días. Mediante el archivado de todo el correo electrónico tan pronto como se recibe o se envía, puede estar absolutamente seguro de que todo el correo electrónico de su empresa queda guardado. Los archivos PST son proclives a perder datos y dañarse, tienen un enorme impacto en el almacenamiento y la copia de seguridad, y pueden ser una pesadilla para el proceso de ediscovery. Con MailStore Server puede centralizar el archivado y la copia de seguridad de todos los archivos PST de la empresa.

4 3 12 Requisitos de almacenamiento reducidos Reducción de la carga de trabajo de los servidores de correo Ahorro de hasta un 70% de espacio de almacenamiento Una vez archivados, los correos electrónicos pueden eliminarse de los buzones del servidor de correo siguiendo un proceso basado en reglas. De este modo se puede mantener constantemente una carga de trabajo reducida en el servidor. MailStore Server utiliza un archivado de instancia única para reducir los requisitos de almacenamiento total. Esto significa que las partes mime idénticas (por ejemplo, los archivos adjuntos) solo se almacenan una vez. Los archivos adjuntos también se comprimen. Simplificación de las copias de seguridad y las restauraciones Tiempos de copia de seguridad y restauración reducidos Restauración con un solo clic para todos los usuarios Al reducir la carga de datos del servidor de correo, las copias de seguridad resultan más sencillas (más rápidas) y, en caso de error, las restauraciones también se realizan en menos tiempo. Los usuarios pueden restaurar correos electrónicos desde el archivo con un solo clic. Ya no es necesario que el administrador dedique largo tiempo al proceso de recuperación desde la copia de seguridad. Aumento de la productividad Acceso de búsqueda extremadamente rápido Alta aceptación de los usuarios Eliminación de cuotas de buzón MailStore Server ofrece una búsqueda de texto completo extremadamente rápida para correos electrónicos y todo tipo de archivos adjuntos. También es posible acceder a través de la estructura de carpetas original. Un adecuado complemento para Microsoft Outlook, perfectamente integrado en el entorno de trabajo habitual, permite a los usuarios acceder a su archivo. El archivado del correo elimina la necesidad de utilizar cuotas de buzón como una forma de limitar el uso de la capacidad de almacenamiento del servidor de correo.

5 4 12 Independencia Independencia de servidores de correo electrónico Independencia de proveedores externos Independencia de MailStore El punto crítico al realizar copias de seguridad de los servidores de correo electrónico es el tiempo necesario para recuperar los datos cuando falla el servidor. Durante este tiempo de inactividad, que a menudo puede durar horas o incluso días, la empresa y los empleados dejan de tener acceso a información empresarial crítica. En caso de que se produzca una avería en un servidor de correo o se pierdan datos, todos los usuarios de la empresa podrán acceder a todos los correos electrónicos utilizando el archivo. De esta forma, su empresa podrá seguir funcionando sin ningún tipo de interrupciones. Son muchas las empresas que no almacenan los correos electrónicos de forma local y bajo su control directo, sino en servidores externos en línea. Esto significa que tiene que confiar, por una parte, en las herramientas de copia de seguridad del operador y, por otra parte, en que dicho operador permanecerá activo en el futuro. El archivado de estos datos a nivel local constituye una sencilla herramienta de copia de seguridad adicional. Todos los correos electrónicos se pueden restaurar desde el archivo en formatos estándar y en cualquier momento. Esto garantiza la independencia a largo plazo, incluso respecto a MailStore Server.

6 5 12 Tecnología de almacenamiento integrada El núcleo de MailStore Server consta de una tecnología de almacenamiento muy sofisticada que no precisa de ningún software de base de datos externo y que está inmediatamente disponible al concluir la instalación. De acuerdo con lo anterior, una única instalación de MailStore Server puede gestionar de forma eficaz y sencilla hasta 500 usuarios y un volumen creciente de correo electrónico durante años. Si desea utilizar MailStore Server con un número significativamente mayor de usuarios, le recomendamos ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica para analizar su situación concreta. Almacenamiento de datos eficaz Alta escalabilidad Puede crear internamente un archivo completo, desde la perspectiva de un usuario, a partir de cualquier número de bases de datos de archivo individuales Si el almacenamiento de archivo utilizado para archivar el correo electrónico se aproxima a sus límites de capacidad, se puede crear automáticamente una nueva base de datos de almacenamiento y utilizarla en el sistema de archivos Este concepto permite una gestión de almacenamiento flexible y también garantiza la escalabilidad para cualquier volumen de datos o número de usuarios Ahorro de hasta un 70% de espacio de almacenamiento MailStore Server utiliza un archivado de instancia única para reducir los requisitos de almacenamiento total Esto significa que las partes mime idénticas (por ejemplo, los archivos adjuntos) solo se almacenan una vez en un archivo, incluso si aparecen más de una vez en los buzones de los usuarios Los archivos adjuntos también se comprimen Información general Gestión de almacenamiento flexible Protección contra la manipulación Opcional: uso de SQL Server Puede utilizar un espacio de almacenamiento rápido, y en consecuencia caro, para mantener exclusivamente las bases de datos de almacenamiento de archivos que contienen los correos electrónicos actuales. Por el contrario, el almacenamiento de archivos antiguos, al que se accede con menos frecuencia, puede mantenerse en un espacio de almacenamiento más económico. MailStore Server utiliza hashes SHA y aplica un cifrado AES256 al texto y a los archivos adjuntos del correo electrónico. Esto garantiza que los datos archivados no se puedan manipular en una fecha posterior. Si se solicita, las empresas que ya disponen de su propia infraestructura pueden utilizar también Microsoft SQL Server para el almacenamiento de datos.

7 6 12 Archivado flexible MailStore Server le permite archivar su correo electrónico independientemente del sistema de correo electrónico que utilice para almacenarlo. Esto garantiza a su empresa una flexibilidad óptima ahora y en el futuro. No se realizan cambios en el sistema de correo electrónico durante el proceso de archivado y tampoco se necesita acceso administrativo. Sistemas de correo electrónico Archivado completo al 100% Mediante el archivado de todo el correo electrónico tan pronto como se recibe o se envía, puede estar absolutamente seguro de que todo el correo electrónico de su empresa queda guardado. Cuando un usuario elimina un correo electrónico de su buzón, su mensaje ya ha sido archivado. Archivado del correo electrónico existente MailStore Server permite archivar el correo electrónico existente de buzones, carpetas públicas, buzones compartidos, clientes de correo electrónico y archivos de correo electrónico (por ejemplo, archivos PST). Sistemas de correo electrónico compatibles Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 y 2013 Microsoft Office 365 Aplicaciones de Google Todos los servidores de correo electrónico compatibles con IMAP o POP3 MDaemon, IceWarp y Kerio Connect PST, EML y otros archivos de correo electrónico Clientes de correo electrónico como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird Información general Reducción de la carga de trabajo de los servidores de correo Estructuras de carpetas Archivado auténtico Administración de usuarios Una vez archivados, los correos electrónicos pueden eliminarse de los buzones del servidor de correo siguiendo un proceso basado en reglas. De este modo se puede mantener constantemente una carga de trabajo reducida en el servidor. Durante el proceso de archivado, MailStore Server importa la estructura de carpetas configurada por el usuario al archivo. Esto hace que la solución sea más aceptable para las empresas y mejora la facilidad de uso de los datos archivados. El correo electrónico se archiva con compatibilidad con MIME y sin pérdida de información. Esto no solo garantiza que se cumplen los requisitos legales, sino que también implica que los datos se pueden utilizar fuera de MailStore. Los correos electrónicos se asignan a los archivos por usuario; los usuarios se crean utilizando uno de los siguientes métodos antes del archivado: Administración manual Integración con Active Directory / Generic LDAP Integración con MDaemon, Kerio Connect e IceWarp Integración con aplicaciones para cualquier base de datos de usuario externa

8 7 12 Acceso de búsqueda extremadamente rápido Los usuarios pueden acceder al archivo utilizando diferentes métodos y examinar rápidamente los correos electrónicos mediante una búsqueda de texto completo increíblemente potente. MailStore Server ha eliminado por completo la necesidad de que los usuarios accedan a objetos de código auxiliar y otras tecnologías que restan rendimiento al servidor, ofreciendo siempre una visión directa y actual del archivo, independientemente de la vía de acceso. Vías de acceso compatibles Integración con Outlook Un adecuado complemento para Microsoft Outlook, perfectamente integrado en el entorno de trabajo habitual, permite a los usuarios acceder a su archivo. El complemento ofrece todas las funciones esenciales, como búsqueda de texto completo, función de búsqueda avanzada, acceso a través de la estructura de carpetas familiar para el usuario y restauración con un solo clic. El complemento se puede distribuir de acuerdo con directivas de grupo. MailStore Web Access MailStore Web Access permite el acceso al archivo de correo electrónico mediante cualquier explorador web. Esto significa que los usuarios pueden acceder fácilmente al archivo, independientemente del sistema utilizado y sin tener que instalar software adicional. MailStore Mobile Web Access La opción Mobile Web Access integrada garantiza la compatibilidad con los modernos teléfonos inteligentes y tabletas (ios, Android, Windows Phone y Blackberry). MailStore IMAP Server MailStore Server incluye un servidor IMAP integrado que ofrece acceso de lectura al archivo para los clientes de correo electrónico compatibles con IMAP. Esto proporciona una forma cómoda de acceder al archivo de correo electrónico para muchos otros clientes de correo electrónico (como Mozilla Thunderbird) en todos los sistemas operativos (como Mac OS o Linux) y plataformas móviles.

9 8 12 Características de productividad Potente búsqueda de texto completo Restauración con un solo clic Reenvío y respuesta de correos electrónicos archivados Vista previa HTML segura Trabajo en grupo MailStore Server ofrece una búsqueda de texto completo extremadamente rápida para correos electrónicos y todo tipo de archivos adjuntos. Como alternativa, siempre es posible el acceso a través de la estructura de carpetas original. Los usuarios pueden restaurar ellos mismos correos electrónicos desde el archivo a su buzón. Como alternativa, los usuarios también tienen la opción de responder o reenviar correos electrónicos archivados mediante su apertura directa en Microsoft Outlook u otro cliente de correo electrónico (sin necesidad de restaurar). MailStore Server ofrece una vista previa HTML segura de los correos electrónicos archivados mediante un desinfectante HTML basado en listas blancas, desarrollado específicamente para MailStore. Es posible acceder a las áreas de archivo de otros empleados dependiendo de los privilegios asignados.

10 9 12 Características de cumplimiento Un concepto de tecnología integral garantiza que la empresa que utiliza MailStore Server es capaz de lograr la coherencia con los requisitos de cumplimiento y ediscovery, además de conseguir la certificación habitual por parte de una empresa de auditoría que aplique unos criterios estándar internacionalmente reconocidos. Integridad Archivado auténtico Seguridad inviolable Periodos de conservación Retención legal Registro Acceso de auditor ediscovery MailStore Server permite realizar un archivado completo del correo electrónico de una empresa. Por ejemplo, es posible archivar el correo electrónico antes de reenviarlo a los buzones de los empleados. Un correo electrónico archivado es idéntico al original en todos los aspectos y, en caso necesario, puede restaurarse desde el archivo sin perder ninguna información. MailStore Server impide la manipulación de los datos archivados mediante la generación de valores hash SHA a partir del contenido del correo electrónico y mediante el uso de un cifrado AES-256 interno. En principio, los usuarios no pueden eliminar correos electrónicos de un archivo a menos que el administrador cambie de forma explícita este permiso. También se pueden definir periodos de conservación globales que anulan todos los privilegios de usuario. Si se habilita la función de retención legal, no será posible eliminar correos electrónicos del archivo, independientemente de cualquier otra posible configuración, como los privilegios de usuario y los periodos de conservación. MailStore Server utiliza una función de auditoría integrada para registrar constantemente los cambios y eventos definidos por el administrador. Un tipo de usuario auditor especial permite a los auditores externos acceder al archivo. Todas las acciones realizadas por este tipo de usuario siempre se registran. La búsqueda en el archivo también se puede realizar a nivel de empresa como un procedimiento de ediscovery. Esto hace que sea posible buscar en toda la carpeta de correo electrónico de una empresa con un solo paso. Características de exportación MailStore Server no limita a las empresas con un formato de archivo propietario. Todo el correo electrónico archivado puede exportarse con un solo paso en cualquier momento.

11 10 12 API de administración MailStore Server trabaja sobre una potente API basada en HTTPS para la gestión. Esta API hace posible automatizar la gestión de MailStore Server mediante lenguajes de script o de programación (como C#, PHP o Python). Los comandos se envían por HTTP POST al servidor integrado HTTPS de la API y los valores devueltos se presentan en formato JSON. LA API de gestión permite controlar las tareas administrativas, como la gestión de usuarios o las ubicaciones de almacenamiento, de forma remota desde un puesto centralizado. Requisitos del sistema Sistemas operativos compatibles (versiones de 32 y 64 bits) Microsoft Windows Vista SP2 Microsoft Windows 7 SP1 Microsoft Windows 8 y 8.1 Microsoft Windows Server 2008 R2 SP1 y 2008 SP2 (Foundation, Standard, Enterprise, Datacenter) Microsoft Windows SBS 2008 SP2 Microsoft Windows SBS 2011 SP1 Microsoft Windows Server 2012 y 2012 R2 (Foundation, Essentials, Standard, Datacenter) Nota importante para los usuarios de Windows XP y Server 2003 La última versión de MailStore que se puede instalar en estas plataformas es la versión 8, que todavía está disponible y cuenta con asistencia técnica. Si se actualiza el sistema operativo actual, hay disponible una actualización gratuita a la versión 9 (o posterior), con un servicio de actualización y asistencia válido en todo momento. Información general No es necesario ningún servidor web adicional (como Microsoft IIS) (MailStore Server inicia su propio servidor HTTP en los puertos TCP adecuados) MailStore Server puede funcionar sin problemas en entornos virtuales como VMware MailStore Server puede funcionar sin problemas en entornos de Terminal Server Microsoft SQL Server no es necesario, aunque se puede utilizar si se requiere Dimensionamiento del hardware Aunque en la mayoría de los casos MailStore Server se puede utilizar nada más sacarlo de la caja, las grandes empresas deben considerar la solución dentro del contexto de su infraestructura de TI más amplia; en este caso, recomendamos llevar a cabo una corta fase de planificación. Para obtener más información, consulte la ayuda de MailStore Server. Aproveche la oportunidad para ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia técnica y analizar su situación concreta.

12 11 12 Conviértase en uno de más de Historias de éxito MailStore Server es una de las soluciones de archivado de correo electrónico líderes en el mundo. Entre sus clientes se incluyen miles de empresas de todos los tamaños y sectores, así como organismos gubernamentales, órganos administrativos e instituciones públicas. Qué dicen los clientes Desde la perspectiva de un administrador de TI, MailStore es fácil de instalar y de manejar. Si consideramos los métodos de archivado proporcionados, la solución es enormemente versátil y notablemente ligera. Ashley Hunt, Coordinadora de sistemas PGA de Australia MailStore Server ofrece multitud de soluciones que representan mejoras sobre nuestro enfoque anterior del archivado; el sistema simplemente ha estado funcionando perfectamente durante un año y medio. Richard Edwards, Administrador superior de sistemas Autoridad aeroportuaria de Indianápolis MailStore obtiene las mejores marcas en la encuesta de satisfacción de clientes Una encuesta internacional realizada entre clientes de MailStore Server confirma el alto nivel de satisfacción con la calidad de nuestros productos y servicios. Más de 480 empresas atendieron a nuestra solicitud y calificaron MailStore Server en términos de documentación, asistencia, características del producto desde los puntos de vista del administrador y del usuario, y relación precio/rendimiento. Un 96,1 por ciento de los participantes calificaron la estabilidad como "Muy buena" o "Buena", mientras que un 93,2 por ciento consideró el rendimiento de la solución de software como "Muy bueno" o "Bueno". También se examinaron los servicios prestados por el equipo de asistencia técnica. Descargue la encuesta:

13 12 12 Alguna pregunta? Nuestro equipo está a la espera de su llamada o correo electrónico y estará encantado de proporcionarle asistencia ante cualquier pregunta sobre MailStore Server. MailStore Software GmbH Cloerather Str Viersen Alemania INTERBEL S) Passeig de Gràcia, 120, 3er 1a Barcelona Correo electrónico: Teléfono: Fax: Correo electrónico: Teléfono: sales@mailstore.com +49-(0) (internacional) (800) (EE. UU.) +49 (0) interbel@interbel.es Versión de prueba gratuita de 30 días y seminarios web semanales: