Una compañía con perspectiva del futuro aplicada al presente

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1 Una compañía con perspectiva del futuro aplicada al presente PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS Amplia experiencia en el mercado de eventos brindando soluciones en tecnología y logística P á g i n a 1

2 Tabla de contenido 1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS Sitios web Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM Campañas de Campañas de correo físico Campañas de Telemercadeo SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS Acreditación de asistentes Acreditación formal Acreditación VIP Control de áreas con código de barras Informes y estadísticas del evento SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS Encuestas de satisfacción Descarga de memorias y certificados en línea PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS Impresos para eventos Promocionales y material POP Controles y ayudas tecnológicas P á g i n a 2

3 ANTORAMI es una reconocida compañía en el mercado con amplia trayectoria que presta servicios en la realización de eventos y en el desarrollo de proyectos informáticos. Nuestros servicios abarcan soluciones a nivel tecnológico y logístico, brindando desde el acceso a plataformas especializadas para la gestión de eventos y recaudos en línea hasta la realización de proyectos informáticos a la medida del cliente para la construcción de todo tipo de plataformas de información. A continuación presentamos a su consideración nuestro portafolio comercial correspondiente a los servicios especializados para eventos, el cual esperamos le resulte muy interesante. Si lo requiere, solicite nuestro portafolio comercial correspondiente a los servicios de consultoría informática. PORTAFOLIO DE SERVICIOS PARA EVENTOS Prestamos nuestros servicios en los siguientes tipos de eventos: Eventos académicos: charlas, coloquios, conferencias, congresos, encuentros, foros, seminarios, simposios, etc. Eventos empresariales: asambleas, campañas, convenciones, cumbres, exposiciones, ferias, festivales, homenajes, lanzamientos, reuniones, despedidas de fin de año, etc. Eventos deportivos: torneos de golf, maratones, torneos de squash, torneos de tenis, etc. 1. SERVICIOS PREVIOS A LOS EVENTOS Son todos aquellos servicios que se prestan con anterioridad a la realización de eventos Sitios web Abordamos el diseño y desarrollo de sitios web especializados para eventos, con las últimas tecnologías web (HTML5, Javascript, Jquery, ASP, ASP.NET) y contenidos especializados como: Página de bienvenida al evento y justificación de la inversión Agenda temática del evento Conferencistas invitados Patrocinios (stands y paquetes comerciales de patrocinio con visualización de reservas en línea) Aerolínea oficial del evento Sede del evento, hospedaje y paquetes turísticos Memorias del evento Noticias y boletines Vinculación a redes sociales Contador especializado de visitas Los sitios web pueden ser implementados en múltiples idiomas (español, inglés, portugués, otros). P á g i n a 3

4 A continuación, algunos de los sitios web implementados por nuestra compañía: P á g i n a 4

5 1.2. Plataforma especializada de registro a eventos - ASISTIENDO.COM Contamos con una robusta plataforma web muy reconocida en el mercado llamada ASISTIENDO.COM (www.asistiendo.com), la cual cuenta con las siguientes funcionalidades: Formulario de registro en internet de asistentes a eventos y actividades como talleres, simposios, excursiones, salidas técnicas, etc., con control de cupos y selecciones confluentes. Pagos en línea integrados con: PayU Latam: la mayor red de pagos a nivel Latinoamérica, con las siguientes opciones de pago: Tarjetas de crédito Visa, Master Card, American Express y Diners Club desde cualquier parte del mundo PSE (cargo a cuenta corriente o de ahorros de cualquier banco en Colombia) Efectivo en puntos Baloto o Efecty en Colombia Pago en bancos con código de barras (por el momento con Bancolombia) Nuestra integración con PayU ofrece la posibilidad de recibir directamente los recaudos en cualquiera de los siguientes países: Colombia Argentina Brasil Chile México Panamá Perú PayPal: una de las mayores redes de pagos por internet a nivel mundial, con las siguientes opciones de pago: Cuentas propias de PayPal Tarjetas débito o crédito afiliadas Cargo en cuentas bancarias Módulo de notificación de pagos no efectuados en línea, mediante el cual los clientes pueden reportar pagos no efectuados en línea sino por medios tradicionales como: Consignaciones realizadas en bancos Transferencias nacionales desde portales bancarios Giros internacionales Cartas de compromiso u órdenes de compra Cartas de canje comercial, etc. Módulo de registro y calificación de resúmenes (abstracts) y trabajos. Reserva y pago de stands en línea, con página que permite visualización de stands disponibles, reservados y adquiridos Módulo de administración para consulta y generación de reportes y estadísticas de asistentes registrados y pagos efectuados, con descargas a Excel. P á g i n a 5

6 A continuación, algunas de las plataformas implementadas para diferentes eventos: P á g i n a 6

7 1.3. Campañas de Realizamos el diseño y envío de campañas de masivo para convocatorias a eventos, envío de notificaciones, agradecimientos de participación, etc Campañas de correo físico Realizamos el alistamiento y envío de correo físico a destinos locales, cercanías, nacionales e internacionales. P á g i n a 7

8 1.5. Campañas de Telemercadeo Desarrollamos campañas de telemercadeo especializadas para eventos orientadas a: Construcción de Base de datos Actualización de base de datos Invitación y/o confirmación de asistencia a eventos 2. SERVICIOS PRESTADOS DURANTE LOS EVENTOS 2.1. Acreditación de asistentes El servicio se presta en la sede del evento desplegando estaciones de acreditación que pueden operar mediante alguno de los siguientes esquemas: Acreditación formal Se presta mediante el uso de equipos portátiles. Cada estación de acreditación consta de: 1 Operador(a) uniformado(a) 1 Portátil con nuestro software especializado de registro 1 Lector de código de barras bidimensional (para lectura de cédulas y/o códigos QR) 1 Impresora para personalización de escarapelas Cada estación puede registrar en promedio entre 60 y 80 asistentes por hora, dependiendo de la cantidad de datos adicionales que se requiera capturar. El proceso de acreditación se realiza por medio de lectura de código de barras de cédulas de ciudadanía, capturando los datos disponibles de la cédula como nombres y apellidos, P á g i n a 8

9 fecha de nacimiento y factor RH de la sangre. También es factible leer códigos QR que pueden ser generados en línea desde nuestra plataforma de registro web o físicamente en invitaciones enviadas por courrier. La escarapela se personaliza con nombre y/o empresa y/o cargo del asistente y se imprime un código de barras que puede leerse en caso de que se requiera realizar control de áreas. A la escarapela se adhiere un sticker de seguridad que evita la clonación de escarapelas. Ud. como organizador del evento tiene a su disposición una herramienta exclusiva de informes y estadísticas a la que puede acceder desde su celular para estar informado permanentemente de la cantidad de asistentes que han llegado a su evento y ver diversas estadísticas de los asistentes. P á g i n a 9

10 Acreditación VIP Se presta mediante el uso de tablets operadas por un(a) operador(a). Cada estación puede registrar en promedio entre 50 y 70 asistentes por hora, dependiendo de la cantidad de datos adicionales que se requiera capturar. El proceso de acreditación se realiza mediante la búsqueda del nombre o apellido del asistente y no se imprime escarapela. En caso de ser necesario, se puede suministrar manilla al cliente. Este tipo de acreditación se utiliza habitualmente para el registro en cenas, fiestas, cocteles o acreditación en torneos de golf Control de áreas con código de barras Este servicio permite controlar el ingreso de los asistentes a las diferentes áreas, bien sea que sólo se desee registrar los asistentes que ingresan a las diferentes áreas o que se desee restringir el acceso a las categorías o asistentes específicos a las mismas. Este control se realiza a través de dos mecanismos: Con puntos de control (operador(a) + lector de código de barras + portátil) mediante la lectura de los códigos de barra impresos en las escarapelas de los asistentes Mediante el uso de tecnología RFID (automático), que no requiere la lectura física de la escarapela sino a través de la detección de señales de radio El control de áreas es usualmente implementado para: Determinar quórum en votaciones Conocer el número de asistentes al interior de auditorios o salones Expedir certificados de asistencia de acuerdo al porcentaje de permanencia en el evento Controlar entrega de refrigerios o almuerzos Controlar entrega de material u obsequios P á g i n a 10

11 2.3. Informes y estadísticas del evento Una vez culminado el evento, Ud. recibe un informe del proceso de registro con la siguiente información: Reporte detallado de asistentes y campos de información capturados Reporte de asistentes reales al evento (preinscritos y nuevos) Reporte de no asistentes Reporte detallado de entradas y salidas de áreas controladas Estadísticas generales sobre la base de datos Estadísticas de la base de datos por ciudades, géneros, cargos, etc. Estadísticas de picos y valles en el proceso de acreditación 3. SERVICIOS POSTERIORES A LA REALIZACION DE LOS EVENTOS Una vez culminado el evento, los asistentes pueden ingresar a la plataforma web para diligenciar encuestas de satisfacción y/o para descargar las memorias y certificados de asistencia al evento, siendo posible condicionar las descargas al diligenciamiento de la encuesta Encuestas de satisfacción A través de esta funcionalidad, el asistente puede diligenciar su encuesta de satisfacción, la cual puede ser formulada con preguntas abiertas o cerradas con rangos numéricos de calificación. Desde el módulo de administración se pueden consultar en detalle las respuestas y descargar el reporte detallado a Excel. P á g i n a 11

12 3.2. Descarga de memorias y certificados en línea Los asistentes pueden ingresar a la plataforma web y digitar su cédula y/o correo electrónico para descargar su certificado de asistencia al evento y/o las memorias del evento. 4. PRODUCTOS Y SERVICIOS ADICIONALES PARA EVENTOS A continuación se presentan los productos y servicios adicionales que prestamos para eventos Impresos para eventos Proveemos todo el material que necesita en su evento: escarapelas, fundas, cintas marcadas o cordones y certificados físicos o digitales para ser descargados en línea Promocionales y material POP Contamos con múltiples alternativas de material POP, como maletas, morrales, carpetas, libretas, esferos, memorias USB y muchos otros. P á g i n a 12

13 Entregue el material con la marca de su compañía y/o su evento y genere recordación y posicionamiento de marca Controles y ayudas tecnológicas Contamos con un sistema de semáforo digital que permite que los conferencistas controlen el avance de su exposición de acuerdo con el tiempo que tengan asignado. Con nuestra ruleta de premiación digital, sortee obsequios o realice rifas entre los asistentes que efectivamente se hayan acreditado en el evento. Contamos con sistemas para realizar jornadas de votación, bien sean públicas o privadas, y para llevar a cabo sesiones de preguntas al final de las conferencias de forma profesional con tablets. Las preguntas formuladas pueden ser filtradas por el moderador del panel. P á g i n a 13

14 Algunos de nuestros clientes P á g i n a 14

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