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Transcripción

1 Clase: Fundamento básico de contabilidad Instructor: Roberto Alferez Total de páginas: 11 REPARACION DE CREDITO PARTE UNO PRESENTADOR: Roberto Alferez Asesor de empresas: Work Cell Correo Electronico Roberto Alferez / 131 Ellison Street / Paterson / / / ralferez@hotmail.com =============================== FUNDAMENTOS BASICOS DE CONTABILIDAD Paso 1: Obtenga conocimientos Si va a hacer negocios, debe saber cómo llevar los tantos. Para saber cómo hacerlo, deberá tomar cursos que le enseñen contabilidad y que le enseñen a utilizar los programas de computación que se utilizan en el negocio en el que participe. Con estos conocimientos, podrá hablar de manera inteligente sobre sus necesidades contables con los empleados, con los banqueros y con su propio contador. También necesitará saber sobre contabilidad para poder evaluar la competencia y las empresas que quizá desee adquirir (o que desee que adquieran la suya). Puede obtener información sobre estas empresas a través de operadores bursátiles o mediante entrevistas con ejecutivos clave, pero la fuente más confiable para aprender sobre las empresas que representan la competencia más importante y que cotizan en la bolsa es la memoria anual. Deberá saber contabilidad para llegar a conclusiones inteligentes. Los cursos de contabilidad del instituto superior de su comunidad le proporcionarán la mayoría de los conocimientos que precisa. Paso 2: Elija un contador Antes de comenzar, debería consultar con un contador. Puede ser un contador público autorizado que trabaje de manera independiente o puede ser una firma contable que quizá le proporcione ayuda especializada en diversas áreas (con honorarios que suelen ser más Fundamentos básico Parte 1 Page 1 of 11

2 elevados). Otro tipo de contador es el agente registrado. Los agentes registrados deben aprobar un examen sobre impuestos en el Servicio de Impuestos Internos. En este momento no hay estándares nacionales de matriculación para quienes llevan los libros que sean similares a los estándares que existen para los contadores públicos y para los agentes registrados. Por lo tanto, es recomendable buscar referencias al seleccionar la persona que llevará los libros. Muchos contadores públicos y agentes registrados pueden recomendarle personas en las que confían para que lo ayuden con sus necesidades contables. Las personas que pueden ayudarlo con sus libros pueden ser personas que sólo paguen cuentas y procesen recibos, o personas que estén a cargo de todo y resuman las actividades relacionadas con los libros para que los contadores públicos o los agentes registrados preparen las declaraciones impositivas. Por otro lado, si desea que alguien lo asesore respecto a la organización de su empresa y le prepare las declaraciones del impuesto sobre la renta y del impuesto sobre salarios, probablemente desee que lo ayude un contador público o un agente registrado. Sería bueno que hiciera todas las tareas posibles por su cuenta al llevar los libros, porque así podría obtener un nivel más alto de ayuda especializada. Deberá determinar cuál es el programa contable de computadora que funcionará mejor con su empresa. Su contador puede ayudarlo a decidir esto. Un buen modo de decidirlo es hacer, entre otras cosas, lo siguiente: Preguntarles a otras personas que trabajan en el mismo sector y cuyas opiniones le merecen confianza sobre las experiencias que han tenido con los programas contables. Su contador puede ayudarlo a configurar las aplicaciones informáticas y a capacitarse en ellas. O quizá tenga conocidos que puedan ayudarlo. Busque anuncios de programas de computación en las revistas especializadas y visite los puestos en las ferias comerciales de su sector para obtener ideas. La contabilidad y la preparación de informes relacionados con la planilla de sueldos y salarios es cada vez más difícil. Si va a trabajar con empleados, busque los proveedores de "servicios de contabilidad para la planilla de sueldos y salarios" de su localidad. Probablemente su contador le pueda recomendar alguno. Esta función compleja se puede subcontratar a un precio razonable. Maneras en las que su contador puede ayudarlo a tratar con su banquero: Fundamentos básico Parte 1 Page 2 of 11

3 Además de las fuentes de dinero iniciales, tarde o temprano necesitará otras fuentes de financiación. Es importante establecer relaciones con bancos ANTES de que surjan las necesidades. Su contador puede: Ayudarlo a preparar informes de control del flujo de caja que estimen las necesidades de efectivo de la empresa para los meses futuros. Ayudarlo a preparar un informe financiero personal que incluya un balance general con sus activos y pasivos personales, así como un informe de ingresos y egresos que muestre los flujos de caja generados mes a mes. Generalmente, los bancos exigen una garantía personal. Servir como una presentación ante el banquero. Esto puede ser útil porque el banquero ya ha tratado con el contador anteriormente. Ayudarlo a pulir el plan de negocios para presentárselo al banquero. Ayudarlo a organizar tanta información como le sea posible, inclusive los informes financieros, de manera cuidada y ordenada. Métodos contables Antes de comenzar deberá decidir qué método contable utilizará su empresa. Hay dos tipos principales de contabilidad: Método en valores de caja: Como su nombre lo indica, este método registra los ingresos cuando se recibe el efectivo y registra los gastos cuando se recibe la factura. La mayoría de las empresas de servicios opera con el método en valores de caja porque es mucho más fácil de comprender y contabilizar. Método en valores devengados: Con este método, se tratan los ingresos y los gastos independientemente del cobro de efectivo. Si le vende un producto a un cliente y no le paga en 30 días, la venta se registra en los libros el día que fue realizada. Cuando el dinero ingresa, la cifra en "cuentas por cobrar" se convierte en dinero en efectivo. Lo mismo ocurre con los gastos: si en un mes se realiza un gasto que no se paga hasta el mes siguiente, el gasto será reconocido el mes en que se realiza. Si se dedica a la producción de bienes o trabaja con inventarios, el servicio de impuestos internos generalmente le exige que trabaje con el método en valores devengados. Cuentas independientes para la empresa Aunque tenga una empresa pequeña, antes de comenzar debe abrir una cuenta comercial, sin importar que usted sea el único propietario de la empresa. Es importante que las cuentas de la empresa sean independientes de sus cuentas personales. Esto facilitará que usted, con la ayuda del contador, recopile la información necesaria para las declaraciones de impuestos sobre la renta cuando llegue el momento. El contador puede ayudarlo a Fundamentos básico Parte 1 Page 3 of 11

4 preparar y a abrir las cuentas de su empresa, inclusive a abrir la cuenta corriente y/o la caja de ahorros necesarias para administrar la empresa. Obligaciones fiscales: Habrá distintos asuntos relacionados con las obligaciones fiscales que tendrá que resolver su contador: Impuestos sobre la renta. Si comienza como propietario único, declarará las actividades comerciales en un formulario adjunto al formulario 1040 del servicio de impuestos internos, que se denomina Anexo C. El propietario único deberá pagar impuestos sobre la renta en base a los ingresos de la empresa y además deberá pagar impuestos del seguro social sobre estos ingresos. Esto se presenta de manera independiente en la declaración de impuestos sobre la renta. Por su parte, el impuesto del seguro social puede sorprender mucho al pequeño empresario que recién comienza y no espera tener que pagar aproximadamente un 15% de los ingresos netos en impuestos del seguro social, además de los impuestos sobre la renta. Aunque la empresa funcione como una sociedad o como una sociedad de responsabilidad limitada, cada socio además debe pagar impuestos como trabajador autónomo. El contador puede ayudarlo a establecer los pagos de impuestos estimados que disminuirán la carga impositiva final y le evitarán multas por no pagar impuestos regularmente. Impuestos sobre salarios. Si usted tiene empleados, el contador puede ayudarlo a solicitar los números de registro de planilla de sueldos y salarios estatales y federales que necesitará para presentar las declaraciones de impuestos sobre salarios. El número de registro federal se denomina "número de identificación federal del empleador" (FEIN), y se obtiene con el formulario SS-4. Además, en cada estado se exige el pago de impuestos locales y estatales. Por ejemplo, en California es necesario solicitar un número de identificación estatal que abre una cuenta para que usted le pague al estado las retenciones impositivas que se obtienen de los empleados y el dinero retenido del seguro estatal de discapacidad. También debe pagar un impuesto estatal de desempleo. Puede haber otros impuestos que se apliquen exclusivamente en su localidad. Subvenciones Muchas veces hay fuentes de financiación disponibles para los emprendimientos comerciales. La financiación es provista por distintas organizaciones e instituciones que desean estimular el desarrollo de las pequeñas empresas. Su contador quizá conozca algunas subvenciones, y además usted puede presentarle la duda a un posible contador antes de contratarlo. Las subvenciones pueden provenir de: Fundamentos básico Parte 1 Page 4 of 11

5 La Administración de la Pequeña Empresa (SBA). Préstamos comerciales garantizados por la Administración de la Pequeña Empresa (SBA), administrados a través de bancos. Bancos comunitarios locales, financiados por el gobierno federal. Subvenciones federales disponibles para contratar empleados de grupos minoritarios. Organizaciones comerciales. El Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Retirados (SCORE), una organización sin fines de lucro que tiene el objetivo de ayudar a las pequeñas empresas para que tengan éxito. Este Cuerpo de Servicio ofrece talleres y seminarios sobre distintos temas empresariales y puede darle la posibilidad de hablar con gente que ya ha recorrido ese camino. Controles internos Los "controles internos" se refieren a los elementos necesarios para administrar los fondos cuando el dinero en forma de efectivo, cheques o pagos de tarjeta de crédito se intercambia por bienes y servicios. El objetivo es asegurar que la empresa reciba todos los ingresos, sin que se desvíe nada a causa de desperdicios, fraudes, empleados deshonestos o falta de cuidado. Aun una empresa que sea saludable en los demás aspectos puede ser muy vulnerable al fracaso desde adentro por falta de controles internos. Su contador puede ayudarlo a establecer controles adecuados para su empresa. Si usted se dedica a producir bienes o se dedica al comercio minorista, deberá establecer una política de inventario y controles, porque el inventario, al igual que el efectivo, puede desaparecer rápidamente por falta de cuidado o por deshonestidad de los empleados. Debe tomar recaudos desde el principio del proceso mediante controles que establezcan qué empleados pueden firmar para obtener bienes y servicios, y que establezcan qué empleados controlan la entrega de bienes y servicios al terminar el proceso. Para este momento, ya habrá considerado que en el proceso de selección de un contador es una buena idea trabajar con uno que cuente con experiencia en el sector al que se dedicará su empresa. Declaraciones trimestrales Las declaraciones trimestrales son principalmente declaraciones de impuestos sobre salarios y de impuestos sobre las ventas. Los emprendimientos comerciales deben presentar declaraciones de impuestos sobre salarios trimestralmente, y deben enviar el dinero que haya sido retenido de los cheques de los empleados. Además, deberán enviarle al gobierno federal los impuestos de seguro social del empleador. Del mismo modo, deben ser tenidos en cuenta los impuestos sobre la renta estatales que se retengan, y los Fundamentos básico Parte 1 Page 5 of 11

6 impuestos para el seguro de desempleo que los empleadores le pagan al estado. Éstos son asuntos que debe resolver desde el principio para pagar los impuestos en el momento adecuado y no recibir multas por pagos retrasados o por no pagar las obligaciones impositivas. Es común que al principio los emprendimientos comerciales tengan poco dinero efectivo. Y la posibilidad de posponer el pago de algunas obligaciones, para preservar el efectivo, es muy tentadora. Sin embargo, debe evitar caer en esa trampa con las obligaciones ante el gobierno, porque las organizaciones gubernamentales no son muy pacientes con los contribuyentes morosos. Igualmente, el dinero que se obtiene por impuestos sobre las ventas, en los estados que los cobran, debe ser enviado al estado mensual o trimestralmente, según el volumen de ventas. Se le exigirán informes trimestrales para que declare cuánto obtuvo y para que demuestre que le envió el dinero al estado a su debido tiempo. Reconciliación de cuentas bancarias Anteriormente le sugerimos que abriera cuentas bancarias independientes para que sea más fácil llevar la cuenta de los ingresos y egresos de su empresa. La cuenta bancaria de la empresa debe ser reconciliada al menos una vez por mes, cuando usted recibe el extracto bancario. Si aprende a hacerlo usted mismo, puede ahorrar dinero. Su contador puede enseñarle si no sabe cómo hacerlo. La reconciliación consiste en obtener el saldo de su chequera y reconciliarlo, o compararlo matemáticamente, con el saldo del banco. También debe considerar las diferencias entre los saldos que se deban a cheques que hayan sido girados y no hayan sido liquidados por el banco. En tales casos, el saldo de la chequera es inferior al saldo del extracto bancario, porque el banco aún no ha procesado algunos de los cheques que usted ha girado. Por lo tanto, es importante restar estos cheques con pago pendiente del saldo del banco y comparar la cifra con la cifra de la chequera. Cuando las cifras coinciden, significa que la cuenta ha sido reconciliada. Política de beneficios para los empleados Cuando tome empleados para la empresa, deberá decidir: Cuántas horas trabajarán. Qué días no laborales les corresponden. Cuál será la política de vacaciones. Fundamentos básico Parte 1 Page 6 of 11

7 Si decide cubrir los gastos de salud de los empleados o decide proporcionar seguro medico, deberá pensar qué tipo de pólizas proporcionar. Puede ser un seguro en una organización de administración de salud (HMO), o en una organización con prestadores preferentes (PPO). Otra posibilidad es que se decida por una póliza abierta. Qué política de licencia por enfermedad ofrecer. Les pagará a los empleados cuando estén enfermos, o considerará este tiempo como una ausencia sin goce de sueldo? Hay varias fuentes que pueden ayudarlo a tomar estas decisiones. Algunas posibilidades son: Comenzar con su contador y su abogado. Su propia experiencia en el sector al que se dedique lo ayudará a determinar las políticas. Lo que haya funcionado para empresas similares en el pasado probablemente sea bueno para su propia empresa, para que sea competitiva con otras empresas del mismo sector. Las organizaciones similares al Cuerpo de Servicio de Ejecutivos Retirados pueden ayudarlo a determinar las políticas y los procedimientos. Paso 3: Lleve sus propios libros! Ya ha consultado con un contador y ha asistido a cursos sobre contabilidad básica. El próximo paso para aprender cómo funcionan la contabilidad y el flujo de caja es llevar los libros de la manera en que lo hará con su emprendimiento. Esto es invalorable porque, al llevar los libros y comprender los registros que forman parte del proceso, estará en una mejor posición para incluir a los empleados y capacitarlos cuando la empresa crezca. Así podrá dedicar tiempo a las demás tareas a nivel gerencial. Si tiene un cónyuge dispuesto a ayudarle, o algún amigo de confianza, estas personas pueden ser de mucha ayuda para llevar los libros. Hay un aspecto relacionado con llevar los libros que podría pensar en delegar: la planilla de sueldos y salarios y los informes sobre la planilla, los cuales pueden ser administrados por los proveedores de servicios para planillas a un precio accesible. Si participa en una sociedad, es particularmente importante que sepa contabilidad y también que conozca qué ocurre en las demás áreas de la empresa. Recuerde que en una sociedad comercial todos los socios tienen autoridad sobre la sociedad. Si el socio que se encarga de la contabilidad no hace un buen trabajo, esto puede afectar a los demás socios. Los tres principales estados contables El balance general Fundamentos básico Parte 1 Page 7 of 11

8 El balance general es un resumen de un momento determinado. Es comparable a una fotografía. Es una lista de todos los activos y pasivos de su empresa; la diferencia entre estas dos cifras es su patrimonio. En el ejemplo, verá que el balance se divide en dos partes principales. La primera parte es la de los "Activos". La segunda parte es la de los "Pasivos y Patrimonio neto". Generalmente, los balances se organizan desde las entradas más líquidas a las menos líquidas. En otras palabras, bajo "activos" aparece el encabezado "activos corrientes", que incluye el efectivo como primera entrada porque el efectivo es el activo más líquido. Después del efectivo aparecen las cuentas por cobrar, que representan el dinero que le deben los clientes. Cuando usted recibe el dinero, las cuentas por cobrar se transforman en efectivo. A continuación, bajo activos, aparece el "inventario". Dado que el inventario no es tan líquido como el efectivo o como las cuentas por cobrar, en el balance general aparece debajo de ellos. Después de los activos corrientes aparecen los bienes y los equipos que generalmente se contabilizan al costo. También observará que en los balances preparados por los contadores aparece la "depreciación". La depreciación es un gasto no en efectivo; es sencillamente una aproximación que intenta registrar la disminución del valor de estos activos a lo largo del tiempo. Uno de los motivos por los que este estado contable se denomina "balance general" es que los activos son, en todo momento, equivalentes a los pasivos más el patrimonio neto. Esto se denomina contabilidad por partida doble y es el modo en que prácticamente todas las empresas llevan sus libros. El motivo por el cual la contabilidad por partida doble es el patrón oro de la contabilidad es que sirve como reaseguro de que las transacciones han sido registradas de manera adecuada. Por ejemplo, supongamos que lo primero que compra es un escritorio. Tiene un activo que forma parte del equipamiento para oficina. Si lo pagó en efectivo, no debe nada, y por lo tanto la propiedad de ese escritorio forma parte de su patrimonio neto (del lado opuesto del libro mayor). Del mismo modo, otras transacciones harán aumentar los activos y/o los pasivos (o patrimonio neto) al mismo tiempo. Por ejemplo, al observar nuestro balance general, bajo pasivos corrientes (nuevamente, desde los más líquidos a los menos líquidos), las cuentas por pagar son el primer elemento. Después de eso aparecen algunos elementos que se denominan "pasivos devengados", los cuales se refieren a los impuestos sobre salarios y a los impuestos sobre las ventas, que posiblemente no venzan hasta dentro de uno o dos meses. Fundamentos básico Parte 1 Page 8 of 11

9 Además, en los pasivos corrientes aparecen las deudas que vencen en hasta un año. Por lo tanto, los 12 meses de pagos corrientes para el equipamiento aparecerán bajo pasivos corrientes. Después de eso aparece la deuda a largo plazo, que incluye los elementos que vencen después del año en curso. Después de los pasivos totales está la sección denominada "patrimonio neto", que es el patrimonio del dueño del negocio. Si tomamos todos los activos de la empresa, USD , y le restamos los pasivos totales, hay una diferencia de USD De estos USD , USD provienen de ingresos anteriores y USD provienen de ingresos obtenidos durante el período contable en curso, y así se equilibran los USD de activos, pasivos y patrimonio neto. Cuando los banqueros observan los estados contables, se interesan por distintos coeficientes financieros. Los coeficientes financieros indican la solidez financiera de la empresa y también la capacidad de la empresa para afrontar el pago de los préstamos. Por ejemplo, el coeficiente de liquidez está dado por los activos corrientes divididos por los pasivos corrientes. Si los activos corrientes fueran inferiores a los pasivos corrientes, habría un llamado de atención: riesgo de insolvencia durante el año en curso! Los distintos sectores cuentan con distintos niveles en sus coeficientes financieros. Es posible comparar los coeficientes financieros de una empresa con las de otras empresas en el sector para determinar el desempeño. Lo más probable es que su banquero esté interesado principalmente en su patrimonio neto o capital propio. El estado de resultados (también denominado "estado de pérdidas y ganancias") El estado de resultados, a diferencia del balance general, abarca un período de tiempo, generalmente un mes o un trimestre. Lo más usual es presentar cifras del año en curso, hasta la fecha del estado de resultados, para mostrar el desempeño de la empresa durante el ejercicio corriente. En este ejemplo, el estado de resultados abarca un período de seis meses y muestra las actividades del mes en curso así como el total del año en curso hasta la fecha para los cinco meses anteriores más el mes en curso, o para un total de seis meses. El estado de resultados y el balance general están íntimamente relacionados. Observe el balance general, donde hay ganancias corrientes por USD El estado de resultados muestra los mismos USD 6.000, que son los beneficios de los últimos seis meses. Fundamentos básico Parte 1 Page 9 of 11

10 Su estado de resultados mostrará información valiosa. Observará una sección para las ventas y un detalle de todos los gastos. Esto conducirá a la utilidad neta para el período. Cuanto más actualizado sea el estado de resultados, más valioso será. Si observa una tendencia negativa, puede actuar inmediatamente. Los programas de computadora pueden producir estados de resultados en pocos segundos. Por este motivo, debe adquirir el conocimiento y los programas específicos para trabajar con computadoras en su empresa. Control del flujo de caja El combustible en efectivo alimenta su empresa, al igual que el combustible para aviones sostiene una aeronave. Los pilotos son cuidadosos cuando predicen las necesidades de combustible. Del mismo modo, usted debe asignarle una importancia equivalente al control del flujo de caja, porque si en algún momento se le termina el combustible, tendrá GRAVES problemas. El control del flujo de caja es un método sencillo que sirve para proyectar las necesidades futuras de efectivo. Es un estado de resultados que abarca períodos de tiempo futuros y que ha sido modificado para mostrar solamente el efectivo: los ingresos de efectivo y los egresos de efectivo, y el saldo de efectivo al final de períodos de tiempo determinados. Es una excelente herramienta, porque le sirve para predecir las necesidades futuras de efectivo antes de que surjan. En el control del flujo de caja, para cada uno de los intervalos de tiempo, se realizan cálculos estimativos conservadores respecto a las fuentes futuras de efectivo (ingresos) y a los gastos futuros (egresos). Utilice cifras bajas y conservadoras para los ingresos y cálculos estimativos altos para los egresos. Para el período inicial (un mes, por ejemplo), comience con el efectivo que posee en el momento. A esto debe agregarle los ingresos y restarle los egresos, lo que resulta en el efectivo al final del mes. El efectivo al final del mes pasa a ser el efectivo inicial del mes siguiente. La hoja de cálculo adjunta incluye un control del flujo de caja que muestra cómo el efectivo al final del primer período se convierte en el efectivo inicial al principio del segundo período. El efectivo al final del segundo período se convierte en el efectivo inicial para el tercer período, y así sucesivamente. La proyección debe ser para el período subsiguiente de 12 meses. La proyección será una herramienta útil para que organice su financiación antes de que sea necesaria, ya que le demostrará a su banquero que cuenta con la suficiente sofisticación como para conseguir efectivo en el futuro y así mantener la liquidez. Fundamentos básico Parte 1 Page 10 of 11

11 Puede utilizar este sencillo formato de flujo de caja para crear su propia proyección del flujo de caja para la empresa que piensa iniciar. Es muy sencillo, y puede ser extremadamente valioso! Lista de repaso sobre contabilidad y flujo de caja: Prepare estados de resultados de manera frecuente, al menos una vez por mes, o quizá hasta una vez por semana. Manténgase al tanto de los porcentajes clave del estado de resultados. Si se dedica a la producción de bienes, el porcentaje del costo de las ventas debe ser similar al de la competencia. Compare su estado de resultados actual con los de los períodos anteriores. Para comenzar, no necesitará estados de resultados certificados. Los contadores tienen tres tipos de estados: certificados, examinados y recopilados. Para la mayoría de los emprendimientos, en un principio será suficiente con los estados recopilados. Es decir, el contador prepara el estado de resultados y escribe una carta en la que declara que las cifras se basan en la información que usted le proporcionó. Mantenga buenos controles internos desde un principio. Aprenda de las prácticas que se utilizan en el sector de su empresa para prevenir actos deshonestos y "fugas" o "pérdidas". Las pérdidas incluyen robos en el local comercial, u otros tipos de robos, lo que resulta en "fugas" de inventario que se pierde. No delegue la capacidad de firmar cheques ni órdenes de compra. No utilice para otros fines el dinero que haya retenido para impuestos sobre salarios o para impuestos sobre las ventas. Usted será el administrador de ciertos fondos que pertenecen al servicio de impuestos internos, a la administración del seguro social y a las autoridades que administran el impuesto sobre las ventas en su estado. Puede utilizar un "proveedor de servicios para planillas de sueldos y salarios" que se encargue de estas obligaciones. Tenga en mente que la liquidez no significa exactamente lo mismo que ganar dinero. Es posible obtener beneficios y quedar en bancarrota por falta de efectivo. Aprenda a llevar un control del flujo de caja, y llévelo. Anticípese y prepare una lista de necesidades financieras proyectadas que incluya instalaciones, equipamiento, personal y capital de trabajo. Organice la financiación mucho antes de que surja la necesidad. Fundamentos básico Parte 1 Page 11 of 11