PROCEDIMIENTO DE MATRICULA ACADÉMICA

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Álvaro Méndez Cruz
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1 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Página 1 de 9

2 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene como objetivo definir los pasos y requisitos para realizar la Matricula Académica de los estudiantes admitidos que deseen ingresar por primera vez a la Institución, así como de los estudiantes antiguos que deseen renovarla. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la entrega de la liquidación de matrícula y finaliza con la legalización de la Matricula Académica. 3. RESPONSABLE El responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento es el Director de Admisiones y Registro. 4. DEFINICIONES 4.1 Estudiante: Es estudiante de la Institución todo aquel que cumple con los requisitos de admisión y realiza el proceso de matrícula para cursar cualquier programa académico. 4.2 Matricula Académica: Es el acto académico administrativo por el cual el aspirante admitido o el Estudiante antiguo, adquiere o renueva voluntariamente la calidad de estudiante y se obliga a cumplir con los estatutos, reglamentos y demás normas de la Institución, y se formaliza con la firma del documento respectivo. 4.3 Certificado Médico: Es un procedimiento que debe realizar todo aspirante admitido a la Institución, siguiendo las instrucciones indicadas, como requisito indispensable para matricularse en primer semestre. Página 2 de 9

3 5. POLITICAS 5.1 Para aspirantes admitidos y estudiantes antiguos es requisito haber realizado el trámite de matricula financiera para poder acceder a la matricula académica. 5.2 Ninguna persona podrá acceder a los servicios académicos ofrecidos por la institución, sin antes sin haber cumplido a cabalidad con todas las actividades establecidas en el presente procedimiento. La persona que asista o participe en dichas actividades de manera irregular, no está matriculado y por lo tanto carece de los derechos y deberes propios de los estudiantes de esta Institución. 5.3 Para formalizar la matrícula académica, es necesario que el aspirante admitido entregue la totalidad de la documentación especificada en la actividad Los períodos de matrícula ordinaria y extraordinaria están establecidos en el Calendario Académico del respectivo semestre académico. 5.5 La inscripción de asignaturas para cada periodo académico deberá hacerse de acuerdo con lo definido en cada plan de estudios, previa realización de la matricula financiera. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 ACTIVIDADES PROCESO ESTUDIANTES NUEVOS Cuando un aspirante es admitido, se le informa acerca de todas las actividades que debe realizar para matricularse y ser considerado estudiante de la Institución, debido a que para poder ser considerado como estudiante de la Corporación Universitaria del Caribe, es necesario llevar a cabo las matrículas Financiera y Académica en las fechas estipuladas para tal fin. A continuación se describe el procedimiento: Página 3 de 9

4 6.1.1 Liquidación de Matricula: El aspirante que reúne los requisitos y recibe concepto Apto, es admitido, según lo establecido en el Procedimiento de selección y admisión de aspirantes, posteriormente debe hacer entrega de la siguiente documentación en la oficina de Admisiones y Registro, en base a la cual se expide la liquidación de matrícula: Certificado médico general, órganos de los sentidos y serología. Certificados de estudios de sexto (6 ) a undécimo (11 ) Recibo de pago de seguro de Vida estudiantil Matricula Financiera: El aspirante realiza la Matricula Financiera según lo establecido en el Procedimiento de Matricula Financiera. como requisito indispensable para adelantar la matrícula académica, cancelando el valor indicado en la liquidación de matrícula, en las fechas y entidades estipuladas. Nota: La Institución se reserva el derecho de exigir documentación probatoria cuando considere necesario y se remitirá a las entidades pertinentes en caso de encontrar falsedad u omisión en la información suministrada por el aspirante admitido, para la cancelación de sus derechos económicos Legalización de Matricula Académica: Una vez el aspirante admitido entregue los documentos y realice matricula financiera, debe acercarse a la ventanilla de Admisiones y Registro, el Auxiliar de Admisiones verifica que se encuentre completa la documentación necesaria para proceder a matricularle las asignaturas de primer semestre y se le entregará al estudiante como comprobante el tabulado de matrícula académica. Página 4 de 9

5 6.2 ACTIVIDADES PROCESO ESTUDIANTES ANTIGUOS Liquidación de Matricula: La universidad dispondrá de un punto para la entrega de liquidaciones de matrícula de estudiantes antiguos, o bien los estudiantes pueden descargarla de su portal estudiante Matricula Financiera: El estudiante realiza la Matricula Financiera según lo establecido en el Procedimiento de Matricula Financiera, como requisito indispensable para adelantar la matrícula académica, cancelando el valor indicado en la liquidación de matrícula, en las fechas y entidades estipuladas Matricula Académica: Posterior a la realización de la matricula financiera, el estudiante debe acercarse a la Facultad de su programa con el pago de la matrícula, el pago del seguro de vida estudiantil y el paz y salvo de biblioteca, para que el Coordinador Académico del Programa proceda a realizar matricula académica en el Software Académico. En el portal Estudiante se le ofrece al estudiantado de la Institución la posibilidad de hacer la matrícula académica sin necesidad de dirigirse a la Coordinación académica respectiva. En la siguiente imagen se muestra la opción de Matrícula Académica para un estudiante que haya realizado la matrícula financiera. Página 5 de 9

6.2.4 Listado de Programas: Al presionar el enlace

programas donde se puede llevar a cabo la legalización

5 Proyección Estudiante: La matrícula académica muestra

6 6.2.4 Listado de Programas: Al presionar el enlace Matrícula Académica se muestra un listado de los programas donde se puede llevar a cabo la legalización de la matrícula Proyección Estudiante: La matrícula académica muestra la proyección del estudiante con respecto al pensum académico del programa escogido y el periodo Página 6 de 9

7 académico activo. Diferenciando el estado de avance de cada asignatura con los colores establecido en el panel de convenciones. Las políticas usadas para determinar si una asignatura puede ser agregada en la matrícula académica están establecidas en el Reglamento Estudiantil de la Institución. Para aquellas asignaturas que están disponibles para ser agregadas a la matrícula, se muestra un cuadro de color café, un botón para consultar asignatura equivalentes y una casilla de verificación usada para agregar la asignatura a la matrícula actual. En el caso de que no se pueda agregar la asignatura por razones de cruce de horarios, entonces existe la opción de consultar equivalencias presionando el botón. Página 7 de 9

8 6.2.6 Resumen Legalización de Matricula Académica: También en la página se muestra de forma permanente un resumen del estado de la matrícula que se está generando, en donde se muestra información como: semestre, Número de asignaturas matriculadas, créditos usados y créditos por matricular. Y presionando el botón Ver Matrícula, se visualiza en detalle cuales son las asignaturas que están en la matrícula en cuestión y el futuro horario del estudiante. Y para finalizar la matrícula se presiona el botón Guardar. Página 8 de 9

9 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento de Matricula Financiera 8 REGISTROS Liquidación de Matricula Elaborado por Aprobado por Nombre Lázaro Gastelboldo Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Admisiones y Registro Rectora Firma Página 9 de 9

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