Capítulo VII Gestión de Comunidades - IV

Transcripción

1 Capítulo VII Gestión de Comunidades - IV A lo largo de la gestión de cualquier Comunidad, el Administrador se ve en la necesidad de llevar el control de los gastos y otros movimientos económicos (facturación de cuotas, cobros y devoluciones de recibos, gastos, honorarios, etc.) que se van produciendo. Por lo tanto, tener el control total de estos movimientos es de gran importancia para una buena administración. No cabe duda que la mejor herramienta de control económico es la que nos proporciona la contabilidad, aplicando las técnicas contables de forma correcta. Por esa razón, Gesfincas utiliza una contabilidad por cada una de sus Comunidades (además de la del propio Despacho de Administración) que se ubican dentro del módulo de Contabilidad. Las contabilidades se crean: la de la Comunidad, automáticamente cuando se da de alta ésta. La del Despacho, automáticamente a la instalación del programa. Para hacer esta tarea de control económico, Gesfincas cuenta con diferentes herramientas diseñadas para facilitar al usuario el trabajo en función de sus conocimientos y exigencias contables. Desde el método más sencillo hasta el más complejo, las herramientas contables de Gesfincas proporcionan el modo que a cada cual mejor le conviene para hacer los registros contables. Estas herramientas son sumamente sencillas, y el usuario no precisa tener conocimientos previos de contabilidad, si bien si es necesario que, al menos, siga la metodología que en este apartado indicamos. 103

2 Para hacer el registro de las operaciones económicas de las Comunidades dentro de la contabilidad, el usuario dispone de diversas herramientas y posibilidades: Asientos automáticos: Facturación de recibos, cobros y devoluciones de recibos, saldos iniciales, etc. Recogida de datos del extracto bancario. Asientos simples y múltiples en el Diario. Asientos predefinidos, programados por el usuario. Plantilla de Asientos Múltiples (contabilización masiva de asientos a una o múltiples administraciones) Diario de Operaciones (registro y contabilización automática de la mayoría de las operaciones del despacho junto con el de las administraciones - contratos, facturas, cobros, pagos, recibos, vencimientos, etc. -, con confección de talones, pagarés y disquetes de transferencias). Norma 43 Proceso de asientos, desde el fichero facilitado por los Bancos. El usuario experto contable encontrará en Gesfincas la mejor manera de gestionar las Administraciones desde una contabilidad (en base al P.G.C. adaptado) que automatiza los asientos derivados de la facturación de cuotas, honorarios, recibos, etc., y le ofrece los procesos clásicos para la explotación contable, así importantísimas utilidades para obtener un mayor rendimiento. 12 Adecuación de la contabilidad Cada vez que Vd. da de alta una Comunidad, dentro del módulo de Contabilidad se apertura automáticamente la contabilidad de esta y su primer ejercicio. Esta contabilidad ya está preparada de forma básica para poder hacer, sin precisar ninguna otra operación previa, las tareas que hasta ahora hemos comentado en los ejemplos anteriores, como son las relativas a la gestión de recibos: desde la facturación, a los cobros y devoluciones. Pero cuando llegue el momento de registrar otros movimientos por gastos, ingresos diferentes a cuotas, movimientos entre cuentas, etc., o el propio asiento de apertura describiendo la situación económica de la Comunidad al inicio de la gestión (Si no lo ha hecho utilizado el procedimiento de la opción Saldos y Grupos: 1 - Saldos al inicio de la Comunidad), sería conveniente comprobar que el Plan Contable que también se ha incorporado automáticamente a la apertura, se adecua a las necesidades de nuestra gestión, ya que es pro- 104

3 bable que no contenga todas las cuentas que necesitemos (o que prevemos necesitar) 24, o deseemos hacer algunas variaciones en el mismo. Para seguir haciendo ejercicios con el supuesto de gestión que hemos planteado, antes de seguir trabajando prepararemos la contabilidad de nuestra Comunidad número 1 (en la forma que se explica más adelante), completando su Plan de Cuentas, modificando incluso, si fuera necesario, los parámetros contables u otros datos que incidirán en nuestro trabajo. Hecho esto, seguiremos con nuestro caso de gestión con algunos asientos contables a modo de ejemplo, que realizaremos en el Diario, a través de la opción de asientos múltiples. Revisión y adaptación del Plan de Cuentas la pantalla de mantenimiento del plan de cuentas. Para hacer la revisión, y en su caso, adaptación del Plan de Cuentas de nuestra Comunidad número 001 (o del estándar de Gesfincas para que siempre incluya éste corregido conforme a nuestras necesidades, en cada nueva alta), entraremos desde la pantalla principal de Gesfincas a la opción Contabilidad, una vez que hayamos seleccionado la unidad (Comunidad) con la que deseamos trabajar, accedemos al menú de la Contabilidad, submenú Cuentas a 24 No es necesario tener un Plan de Cuentas completo antes de contabilizar, ya que, a medida que se necesiten nuevas cuentas contables (auxiliares del Mayor) se pueden ir incorporando éstas, añadiéndolas directamente al Plan desde las herramientas de la opción Contabilidad: b Registro de Gastos. Asientos y Tareas contables, o en el momento de invocar una cuenta no existente desde las pantallas de Asientos, registrándola en la ventana que aparecerá con este fin. Al inicio del trabajo con una contabilidad si es conveniente tener el mayor número de cuentas previstas, ya que esto agiliza el registro de apuntes. Por otro lado, ha de tener la precaución de no contabilizar en cuentas auxiliares si no ha creado previamente las cuentas de grupo o subgrupo a donde pertenezcan, si es que quiere diseñar así su Plan de Cuentas. Consulte la Ayuda en Contabilidad. 105

4 El Plan de Cuentas Si desea preparar el Plan de Cuentas antes de empezar a contabilizar y a registrar gastos, movimientos entre cuentas, etc., es conveniente que sepa que: Para las Comunidades de Propietarios en Horizontal, Gesfincas incorpora, por defecto, el Plan Estándar adaptado para Horizontal. Al instalar Gesfincas, se incorpora, por defecto, el Plan General Contable para el Despacho de Administración (Contabilidad 999). La primera contabilidad a preparar es el propio "Plan Estándar de Horizontal". Conviene ser estudiado minuciosamente, ya que, si somos capaces de elaborar un plan "estándar" propio, las nuevas Comunidades irán incorporando este Plan, lo que nos ayudará enormemente, ya que, trabajando con un sistema común, terminaremos por memorizar las cuentas más usuales sin preocuparnos de la Comunidad en donde trabajemos, consiguiendo un sistema de trabajo más cómodo y ágil. El Plan Contable particular de cada Comunidad lo formamos con la incorporación (al Plan creado por defecto) de las cuentas que deseemos, que pueden ser creadas una a una, o trasladadas desde un plan estándar o desde el plan de otra Contabilidad. También podrá ir completando el Plan de Cuentas desde los escritorios de Asientos, puesto que, cuando teclee una cuenta inexistente, se le permitirá registrarla desde los mismos. Resumiendo, para completar el plan contable, actúe conforme a lo siguiente: 1. Verifique los parámetros contables (en el momento de registrar el alta de la Contabilidad, botón "Parámetros"), aceptando los existentes por defecto (recomendado) o adaptando éstos a sus necesidades o gustos profesionales 2. Seleccione la opción Contabilidad: b, y en ella la Comunidad. 3. Haga clic sobre la carpeta Alta y Mantenimiento del grupo "Cuentas". 4. Complete el plan de cuentas, añadiendo cuentas una a una, o copiando de un plan estándar o del plan de otra Contabilidad. 5. Revise los títulos de las cuentas de ingresos por conceptos (si han variado después del Alta de la Comunidad). 6. Revise los títulos de las cuentas de propietarios. Para completar el Plan de Cuentas es conveniente que conozca el contenido y criterios que se comentan en los siguientes apartados: 106

5 Parámetros contables Salvo que tenga otros criterios contables diferentes a los prefijados para Gesfincas, no es necesario que varíe los parámetros incluidos por defecto, por lo que puede pasar por alto este apartado. En cualquier caso, deberá saber que, en la apertura automática de la contabilidad tienen gran incidencia los parámetros establecidos por defecto y que se contienen en la ficha Parámetros accesible desde la ficha de la Comunidad o desde el módulo de Contabilidad dentro del menú Cuentas, en la opción a - Parámetros contables, ya que, en función de éstos, se aperturan determinadas cuentas dentro del Plan de Contabilidad y actúan en el futuro los procesos de contabilización automática. Los parámetros contables son una serie de datos determinados por el usuario (asumiendo o modificando los que se incluyen en el programa por defecto) que utiliza la aplicación para crear cuentas y realizar los procesos contables automáticos. 107

6 Los parámetros contables se aceptan con el Alta de la Comunidad. Estos parámetros pueden ser modificados antes de aceptar el alta o posteriormente si así lo precisa. Los parámetros del Administrador, se asumen directamente a la instalación de la aplicación, si bien podrá variarlos accediendo a la opción Administración: 1 Datos generales. Así, por ejemplo, en función de como haya fijado estos parámetros se crearán e incorporarán al plan contable particular de cada contabilidad las cuentas de ingresos y propietarios, y en el caso del Administrador, las de sus clientes. Igualmente, podrá establecer la forma en que se contabilizarán las facturaciones, recibos, etc., y las cuentas a utilizar para reflejar retenciones de I.R.P.F. al Administrador, I.V.A., etc. Tal y como hemos venido repitiendo, los parámetros contables que ofrece la aplicación por defecto, salvo que por criterios contables u otras razones de gestión desee modificarlos, le recomendamos que, al alta de la Comunidad, los acepte directamente. En cualquier caso, si luego desea modificar alguno de estos parámetros, puede hacerlo (con las consiguientes precauciones) accediendo como se ha indicado, bien entendido que las modificaciones actuarán a partir de entonces con los nuevos valores, no retrotrayendo éstas a trabajos anteriores, aunque, si después de cambiar parámetros precisara modificar asientos que se hubieran generado automáticamente en base a unos parámetros diferentes a los actuales, podría variar incorrectamente la información contable. La pantalla de parámetros que hemos reproducido en la imagen anterior, muestra los parámetros de una Comunidad de Horizontal, y hemos de distinguir básicamente cuatro tipos de parámetros: 1 - Para la creación de cuentas de propietarios e ingresos Cuenta de Mayor asignada a los propietarios 430 Cuenta de Mayor asignada para registro de Entregas a cuenta 430 (ó 437) Cuenta de Mayor asignada para ingresos por facturaciones 705 En función de las cuentas de Mayor que aparecen, se crearán automáticamente cuentas auxiliares que se irán incorporando al Plan de Cuentas. Las cuentas auxiliares de los dos primeros grupos se compondrán con los tres dígitos del código de la cuenta de Mayor más cuatro de cada Propiedad. La del tercer grupo estará formada por el Código de la cuenta de Mayor más los cuatro dígitos del código de cada concepto de recibo. 108

7 Las cuentas del primero de los grupos registra los movimientos por cuotas (facturaciones, cobros y devoluciones de recibos). Las del segundo, que puede estar asignado a la cuenta 430 o 437, registra los movimientos por las entregas a cuenta realizadas por los propietarios. En las del tercero, se registran los ingresos previstos por cada concepto de recibo facturado. En este apartado también se incluye el parámetro que indica si alguno o varios de los conceptos que se facturen, llevan o no I.V.A. repercutido Para contabilizar asientos por facturaciones y gestión de recibos Aquí encontramos dos bloques de cuentas que se incorporarán al Plan de Cuentas automáticamente, y por otro lado permiten establecer sistemas diferentes de contabilizar las facturaciones de recibos, y el modo de fijar los procesos de cobro/devolución de recibos: Recibos Gestión de cobro - Indomiciliados Domiciliados en Cuenta Administración " en Bancos Abono recibos facturación - Indomiciliados Domiciliados en Cuenta Administración " en Bancos Estos dos bloques diferencian tres tipos de cuentas y asientos automáticos, en función de cómo estén domiciliados los recibos: Indomiciliados, Domiciliados en Cuenta Administración y domiciliados en Entidades Bancarias. A la derecha de la cuenta auxiliar, en el bloque a que corresponde, se expresa SI activo o NO este parámetro mediante la marca, en los asientos por facturaciones. Cuando una modalidad de domiciliación aparece marcada en un bloque como que SÍ actúa, en el otro deberá aparecer necesariamente como NO. 25 En general, las Comunidades en Horizontal no llevan I.V.A., salvo el caso de Grandes Superficies y otros tipos de Comunidades que, por sus características, facturan a los propietarios cuotas con I.V.A. 109

8 Cuando se realiza un asiento automático por la facturación de recibos, a todas las propiedades se les realiza el cargo en su cuenta 430, por el importe del recibo. Aquellas propiedades que tienen un modo de pago o domiciliación, cuya cuenta auxiliar de su grupo en "parámetros" aparece marcada como que "activo", cuando se efectúa un asiento automático por la facturación de recibos se consideran pagados, por lo que, además del cargo que se ha indicado, simultáneamente se abona por el importe del mismo en su cuenta 430, y en la cuenta "activa" que acompaña al modo de pago en parámetros (Caja de Portería, Administración o Bancos), se efectúa el cargo por el importe cobrado por estos recibos. El primer bloque ejecuta, a la contabilización de facturaciones, en aquellas modalidades marcadas como que SI activo, la orden de abonar automáticamente (a la fecha de facturación) el recibo en la cuenta de la propiedad (dándolo por pagado), y cargarlo, de forma transitoria, en la cuenta de gestión de cobro. El segundo bloque, abona (a la fecha de facturación) el recibo en la cuenta del propietario, cargando directamente a la cuenta tesorera según domiciliación (570xxxx Caja, 553xxxx Administración o 572xxxx Banco) como si el importe de los recibos ya se hubiera ingresado en las mismas, aún pudiéndose dar el caso (como en remesas bancarias), de que este importe se ingrese realmente en otra fecha diferente. NOTA.- Por defecto, la aplicación utiliza las cuentas del segundo bloque, simplificando de esta forma la gestión de recibos. La utilización del primer bloque está especialmente prevista para usuarios expertos contables. 3 - Para contabilizar asientos por facturaciones de honorarios del Administrador Cuenta del Administrador como proveedor de servicios Cuenta de gastos (en contabilidad de la Comunidad) por honorarios 623 Cuenta de retenciones (I.R.P.F. Retenciones a profesionales) Cuenta de I.V.A. soportado (no frecuente en P. Horizontal Cuenta de pago (de la Comunidad) de los honorarios Estos parámetros crean y utilizan, dentro de la contabilidad de cada Comunidad, las cuentas que en ellos aparecen y a los efectos que sus títulos indican: 110

9 1. La cuenta contable en la que se registran los honorarios del Administrador como proveedor de servicios a la Comunidad. 2. La cuenta contable en la se cargarán, como gastos, los diferentes conceptos que facture el Administrador. 3. Cuenta de retenciones al Administrador por I.R.P.F. (Si le afecta). 4. Cuenta del I.V.A. soportado por los honorarios del Administrador (Esta cuenta no es de uso en las Comunidades de Horizontal). 5. Cuenta de pago del líquido de la facturación de honorarios (Cuenta bancaria, Caja, etc.). 4 - Cuentas de I.V.A. repercutido Cuenta del I.V.A. normal (16%) Cuenta del I.V.A. Reducido (7 %) Cuenta del I.V.A. Exento (0 %) Estas cuentas de I.V.A., generalmente, no son de uso en Horizontal, salvo que la Comunidad realice alguna actividad que le obligue a repercutir I.V.A. y así se haya señalado en el apartado Asiento de facturación en la parte superior de la carpeta de parámetros. Las cuentas reflejadas por defecto podrán ser variadas por el usuario, si bien se han propuesto aquellas que consideramos más adecuadas para la finalidad buscada. Los parámetros del Despacho de Administración, incorporan cuentas y condiciones semejantes a las anteriormente descritas, por lo que no redundaremos las explicaciones. Si desea mayor información sobre dichos parámetros, consulte en pantalla (pulsando F1). 5 Excepciones al saldo inicial Desde la pantalla de Parámetros podrá excluir de los saldos iniciales de la Comunidad, en la presentación y liquidación de cuentas, los de las cuentas que indique. Para ello, registre el código de la cuenta contable (cuatro como máximo), cuyo saldo no desea incluir como inicial. Una cuenta que debe excluirse es la fondo de reserva obligatorio, con el fin de que no se considere a efectos de liquidaciones, al no ser un saldo susceptible de devolución a los propietarios 111

10 Para fijar los parámetros contables: En el ejemplo que proponemos realizar como práctica, confirmaremos las cuentas propuestas (salvo las variaciones que luego se indican) como válidas. Actualización de la tabla de conceptos En el proceso de creación automática de la Contabilidad de cada Comunidad, se utiliza la información contenida en la lista de conceptos de recibos que incorpora su carpeta Conceptos, en la opción 1.1, para crear las cuentas de ingresos por recibos (cuentas 705). La lista de conceptos de recibos conviene revisarla antes del alta de la Comunidad, ya que, en el proceso de creación del Plan de Cuentas de cada una de ellas, los títulos de los conceptos de recibo serán tomados de la carpeta Conceptos, para dar nombre a las cuentas de ingresos, y el código de éstos se añadirá, como se ha dicho, a la cuenta de Mayor (generalmente la 705). Los títulos de las cuentas de los propietarios (cuentas 430) se construyen 26 de la manera que hayamos establecido en la opción Parámetros: Parámetros generales, en el módulo de CONFIGURACIÓN. Independientemente de las cuentas de ingreso que se incorporan inicialmente al Plan de Cuentas de la Comunidad, siempre que se añaden en la carpeta Cuotas nuevos conceptos, se crean automáticamente cuentas 705 para registrar los ingresos que por ellos se facturen. 26 Cuentas personales tituladas por: Nombre + Piso; Piso + Nombre; Nombre; Piso. 112

11 PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO 1 FINANCIACIÓN BÁSICA 11 RESERVAS 117 Fondo de Reserva 117XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 24 APORTACIONES FINANCIERAS 240 Participación Fondo Reserva Mancomunidad 244 Créditos concedidos a la Mancomunidad. 12 REMANENTE 120 Remanente 121 Resultados Negativos Ejercicio Anterior 122 Aportaciones para compensar pérdidas 129 Resultados del Ejercicio 13 INGRESOS A DISTRIBUIR EN VARIOS EJERCICIOS 130 Subvenciones Ofic. de Capital 131 Subvenciones de Capital 14 PROVISIÓN PARA RIESGOS Y GASTOS 142 Provisión para responsabilidades. 143 Provisión para reparaciones extraordinarias Ingresos para el Fondo de Reserva Gastos contra el Fondo de Reserva 17 DEUDAS LARGO PLAZO POR PRESTAMOS 170 Deudas c/entidad. crédito l/p 173 Proveedores Inmovilizado l/p 174 Efectos a pagar a largo plazo 175 Otras deudas a largo plazo 18 FIANZAS Y DEPÓSITOS A L/PLAZO 180 Fianzas recibidas a l/plazo 185 Depósitos recibidos a l/plazo 2 INMOVILIZADO 22 INMOVILIZADO MATERIAL 220 Terrenos y bienes naturales 221 Construcciones Vivienda portero 222 Instalaciones Técnicas 223 Maquinaria 224 Utillaje 225 Otras instalaciones 226 Mobiliario 229 Otro inmovilizado material 25 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS PERMANENTES 251 Valores de renta fija 258 Imposiciones a largo plazo 26 FIANZAS Y DEPÓSITOS CONSTITUIDOS L. P. 260 Fianzas constit. a largo plazo 265 Depósitos constituidos a largo plazo 28 AMORTIZACIÓN ACUMULADA DEL INMOVILIZADO 282 Amortiz. acumulada inmovilizado material Construcciones Instalaciones Técnicas Maquinaria Utillaje Otras instalaciones Mobiliario Otro inmovilizado material 29 PROVISIONES DE INMOVILIZADO 292 Provisión por depreciación del inmovilizado material 3 EXISTENCIAS 32 APROVISIONAMIENTOS 321 Combustibles Gasóleo Propano Carbón 322 Repuestos 325 Materiales diversos 328 Material de oficina 39 PROVISIONES POR DEPRECIACIÓN EXISTENCIAS 392 Provisión por depreciación de otros aprovisionamientos 113

12 PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO 4 ACREEDORES Y DEUDORES Op. DE TRÁFICO 40 PROVEEDORES 400 Proveedores 400XXXX (Cuentas individuales de proveedores) 401 Proveedores, efectos comerciales a pagar 407 Anticipos a proveedores 41 ACREEDORES VARIOS 410 Acreedores por prestaciones de servicios 411 Acreedores, efectos comerciales a pagar 419 Acreedores varios 43 PROPIETARIOS - Clientes 430 Propietarios, obligaciones por recibos 430XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 433 Recibos en gestión de cobro 437 Entregas a cuenta 437XXXX (Cuentas individuales de propietarios) 44 DEUDORES VARIOS 440 Deudores varios 46 PERSONAL 460 Anticipos de remuneraciones 465 Remuneraciones pendientes de pago 5 CUENTAS FINANCIERAS 54 OTRAS INVERSIONES FINANCIERAS TEMPORALES 540 Invers. financ. temporales en capital 541 Valores de renta fija c/plazo 548 Imposiciones a corto plazo 55 OTRAS CUENTAS NO BANCARIAS 551 Cuenta cte. con Mancomunidad 553 Cuenta cte. con Administrador 553XXXX(Cuentas individual con el Administrador para compensaciones) 555 Partidas ptes. de aplicación 57 TESORERÍA 570 Caja Caja Portería Caja Presidente 572 Bancos e instituciones crédito Banco X - C/C Caja Ahorros X - L/Ah. 572XXXX Otras entidades. 47 ADMINISTRACIONES PUBLICAS 470 Hacienda Pública, deudor Hacienda Publica, deudor por I.V.A Hacienda Publica, deudor por subven H. P. deudor por devoluciones impuestos 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores 472 Hacienda. Publica, I.V.A. soportado 473 H. Pública., retenciones y pagos a cuenta. 475 H. P. acreedor por conceptos fiscales 4750 Hacienda Pública, acreedor por I.V.A H. P. acreedor por retenciones practicadas H. Pública, retenciones a cta. I.R.P.F H. Pública, retenciones a empleados H. Pública, retenciones al Administrador 476 Organismos de la Seg. Social, acreedores Cuota empresarial Seg. Social Cuota trabajadores Seg. Social 477 Hacienda. Pública., I.V.A repercutido 114

13 PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO 6 COMPRAS Y GASTOS 60 COMPRAS 600 Compras de mercaderías 62 SERVICIOS EXTERIORES 622 Reparaciones y Conservación Conservación Finca Reparación fontaneros Reparación albañiles Reparación electricistas Reparaciones varias Limpieza Finca y Alumbrado Limpieza escalera y portal Varios limpieza Luz portal y escalera Luz exteriores Material eléctrico Lámparas Conservación Calefacción Sala de calderas Luz calderas Gastos diversos calderas Gasóleo calefacción Sistemas anti-incendios Limpieza calderas Festivos calefacción Instalaciones eléctricas Ascensores y Luz Fuerza Conservación ascensores Gastos luz fuerza Garaje Alumbrado garaje Agua garaje Conservación garaje Jardín Artículos jardinería Conservación jardines Varios jardinería 623 Administración Honorarios Administrador I.V.A. sobre honorarios Administrador Material y Gastos Oficina 623XXXX (otros conceptos de honorarios) 624 Servicios Profesionales Servicio vigilancia y segur Notario Servicios jurídicos Inspección técnica ascensores 625 Primas de Seguros Seguro de incendios Seguro responsabilidad civil Seguro multirriesgo 626 Servicios bancarios Comisiones bancarias 629 Otros servicios 63 TRIBUTOS 631 Otros tributos Tasa basuras Tasa paso carruajes 64 GASTOS DE PERSONAL 640 Sueldos y salarios Portero Conserje Jardinero 641 Indemnizaciones 642 Seg. Social a cargo Empresa Portero Conserje Jardinero 649 Otros gastos sociales 65 OTROS GASTOS DE GESTIÓN 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables 659 Otras pérdidas en gestión corrientes 66 GASTOS FINANCIEROS 663 Intereses a favor del banco 669 Otros gastos financieros 67 PERDIDAS Y GASTOS EXCEP. 671 Pérdidas proced. de inmovilizado inmaterial. 678 Gastos extraordinarios 679 Gastos y pérdidas ejerc. anterior 68 DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES 68 Amortización del inmovilizado 69 DOTACIONES A LAS PROVISIONES 692 Provisión para responsabilidad 693 Provisión para reparaciones extraordinarias 115

14 PLAN DE CUENTAS, ESTÁNDAR PARA HORIZONTAL ( Ejemplo) CÓDIGO TITULO CÓDIGO TITULO (Ejemplo de variante cuando existen Portales, Escaleras, etc. a diferenciar). De forma semejante se deberían distribuir las cuentas en el resto de grupos Conservación Finca Reparación fontaneros Reparación fontanero de la Finca Reparación fontaneros Portal "A" Reparación fontaneros Portal "B" Reparación fontaneros Portal "C" Reparación albañiles Reparación albañiles de la Finca Reparación albañiles Portal "A" Reparación albañiles Portal "B" Reparación albañiles Portal "C Reparación electricistas Reparación electricistas de la Finca Reparación electricistas Portal "A" Reparación electricistas Portal "B" Reparación electricistas Portal "C" Reparaciones varias Reparaciones varias de la Finca Reparaciones varias Portal "A" Reparaciones varias Portal "B" Reparaciones varias Portal "C" 7 VENTAS E INGRESOS 70 INGRESOS POR FACTURACIONES (Cuotas periódicas) 705 Ingresos por facturaciones Cuota mensual Calefacción 705XXXX (otros conceptos de ingresos por recibos) 75 INGRESOS POR UTILIZACIÓN DE INSTALACIONES 752 Ingresos por arrendamientos 759 Ingresos/servicios diversos Piscina Pistas de tenis 76 INGRESOS FINANCIEROS 761 Ingresos de valores renta fija 763 Intereses créditos y depósitos Intereses Banco Intereses Caja de Ahorros 766 Beneficios en valores negociables. 769 Otros ingresos financieros 77 BENEFICIOS E INGRESOS EXCEPCIONALES 771 Benef. procedentes del inmovilizado material 778 Ingresos extraordinarios 779 Ingresos y beneficios de ejercicios anteriores 78 REMANENTE DEL EJERCICIO ANTERIOR 780 Remanente del ejercicio anterior 116

15 SOBRE LAS CUENTAS CONTABLES A lo largo de este documento, y en la misma aplicación, hablamos de "cuentas contables". Entendemos por "cuenta contable" aquella que permite contabilizar directamente sobre ella. Estas cuentas son "cuentas auxiliares del Mayor", y suponen un desglose de las cuentas de nivel superior que las agrupa. Si, por ejemplo, dentro del plan contable tenemos las cuentas que aparecen en el cuadro siguiente, las de nivel inferior (mayor número de dígitos), serán las "cuentas contables" en donde anotaremos, mediante asientos contables (compuestos por varios apuntes), los movimientos por gastos, ingresos, traspasos, etc. En el siguiente cuadro se esquematiza la forma de trabajar de la aplicación, tras anotar en el Diario un apunte contable: 6 Capítulo Esta cuenta recoge los movimientos de todas los grupos que empiecen por 6 62 Grupo Recoge la información contenida en todas las cuentas de Mayor cuya codificación empiece por Mayor Cuenta principal que recoge los movimientos de sus cuentas Auxiliares, cuyos códigos empiecen (por ejemplo) por 621,..., 629 Las cuentas de Mayor pueden estar codificadas también con 4 dígitos. Subgrupo Cuenta intermedia que recogería los datos registrados en las "cuentas contables" (Auxiliares del Mayor), cuyos códigos empezaran (por ejemplo) por 62201,..., 62209, como parte de la información que se agruparía en la cuenta de Mayor 622. Cuenta Contable (Auxiliar del Mayor) Sería la cuenta de menor nivel (mayor número de dígitos) de las Auxiliares del Mayor, por donde se realizará la anotación de los asientos. Con GESFINCAS se podría llegar a un nivel de 12 dígitos para este tipo de cuentas. En la 6, al debe, aparecerán En la 62, al debe, aparecerán En la 622, al debe, aparecerán En la 62201, al debe, aparecerán En la 62205, al debe, aparecerán Anotación en la cuenta contable: Si anotamos al debe de la cuenta ; 500 al debe de la cuenta ; al debe de la y al haber de la , en los niveles superiores tendremos: (Ver notas superiores) 117

16 13 Herramientas contables Gesfincas automatiza un gran número de asientos contables en el Libro Diario, entre ellos los derivados del registro de la facturación de recibos, el cobro y devolución de éstos, así como las entregas a cuenta de los mismos, pero es evidente que la información económica sobre operaciones que no nacen por un proceso automático de la aplicación, ha de ser facilitada por el usuario de forma manual. Este tipo de operaciones económicas requiere su registro en el Diario del ejercicio correspondiente, de la Contabilidad de cada Comunidad que, como ya se ha dicho, se encuentra abierta dentro del Módulo de Contabilidad de Gesfincas. Para hacer las anotaciones contables Gesfincas facilita al usuario diferentes herramientas que se comentan dentro de este Capítulo. En los ejemplos de contabilización que seguidamente vamos a ver, con la intención de que el usuario los reproduzca siguiendo con nuestro supuesto de gestión, le indicaremos cuales son las más indicadas en cada caso. Sistema de registro en el libro Diario Para registrar los movimientos contables en el libro Diario, al margen de los procesos automáticos y la utilidad de la Opción Saldos y Grupos: 1, que se han comentado, Gesfincas dispone de varios procedimientos o herramientas contables: Asientos: Simples Múltiples Predefinidos Registro de los movimientos del extracto bancario Diario de Operaciones Contabilidad: b Registro de gastos. Asientos y Tareas contables: Diario. Asiento y Utilidades. Contabilidad: b Registro de gastos. Asientos y Tareas contables: Extracto bancario. Contabilidad: a Diario de operaciones Todas las herramientas son escritorios para facilitar el registro contable, y son compatibles entre sí. El usuario puede usar unas u otras, para todo o parte de su trabajo, según le resulte más cómodo o practico. Los movimientos contables registrados desde cualquiera de ellas, quedarán reflejados en el Libro Diario de la Contabilidad de cada Comunidad. 118

17 Los asientos Las anotaciones contables se realizan a través de "asientos" mediante apuntes que detallan cada partida. Los asientos que ha de realizar el usuario se anotan al Libro Diario del ejercicio activo 27. Tras el registro de un asiento en el Diario desde cualquiera de sus escritorios (o por los procesos automáticos que hemos visto en los capítulos anteriores), este queda simultáneamente registrado en el Libro Mayor y en las Cuentas Auxiliares que intervienen. Los asientos en el Diario se realizan desde "escritorios": formularios o pantallas de trabajo accesibles directamente desde el módulo de gestión (HORIZONTAL, VERTICAL O ADMINISTRACIÓN). Los "escritorios" de las herramientas contables, se ubican dentro de las opciones que hemos indicado al comienzo de este apartado. Seguidamente, y antes de entrar en otros supuestos y ejemplos contables, vamos ha hacer una breve descripción de dichas herramientas. Para obtener más información sobre el uso o funcionamiento de las mismas, le remitimos a las Ayudas en pantalla que, tras pulsar F1, podrá visualizar e, incluso, imprimir si lo desea. Escritorios de asientos Seguidamente hacemos una breve descripción de las herramientas contables (escritorios) que encontrará en Gesfincas para el registro de las operaciones económicas de sus Administraciones. Si desea ampliar la información sobre el uso de las mismas, acceda a ellas y, una vez situado en la pantalla de la opción, pulse F1. Dentro del módulo de Contabilidad, se encuentran la mayoría de las herramientas o escritorios contables de Gesfincas. Desde ellos podrá hacer el registro de los movimientos económicos que no estén automatizados. 27 El ejercicio activo será, en el caso de las Comunidades, aquél que aparece como tal dentro de su ficha de Datos Generales y en su contabilidad. Para cambiar de ejercicio o modificar el período, acceda a las opciones 1 o 2, del menú Contabilidades de la contabilidad. 119

18 Escritorios del módulo de CONTABILIDAD Cuando quiera hacer un trabajo contable o tarea contable desde esta opción, seleccione primero la Comunidad o Contabilidad haciendo clic sobre la línea que la referencia. Por defecto el ejercicio que aparece en la pantalla, es el activo o actual de trabajo. Si precisa trabajar con otro ejercicio de forma temporal, pulse el botón ejercicios y le permite seleccionar el que desee, de la unidad resaltada. Seleccione dentro del menú Diario la tarea que quiere realizar. Diario. Desde la opción 1 Diario del menú, se pueden grabar gastos e ingresos, registrar facturas y todas las tareas contables que afectan a la Comunidad. Asientos simples Al escritorio se accede tras seleccionar la carpeta Diario y luego, una vez en el Diario de la contabilidad, seleccionando el botón de "Asientos simples". Es cuanto que utiliza una cuenta de cargo y otra de abono, si bien desde él se 120

19 pueden hacer apuntes a cualquier cuenta del plan de la contabilidad. Asientos múltiples El escritorio de asientos múltiples también es accesible desde la carpeta Diario y luego, una vez en el Diario de la contabilidad, haciendo clic sobre el botón de "Asientos múltiples" incluido en la barra. Este escritorio permite realizar cualquier tipo de asiento contable en cuanto admite una o varias cuentas al "Debe" y/o al "Haber". Desde él han de ser utilizados los "asientos predefinidos" y registrado el "asiento de apertura" cuando no se efectúa desde la opción Saldos y Grupos: 1 Saldos al inicio de la Comunidad. Consulte con F1 las ayudas desde las pantallas de cada escritorio, para ampliar la información sobre los mismos, sus utilidades y otros servicios que incorporan. 121

20 Otras herramientas para facilitar la elaboración de asientos: Asientos predefinidos Copia de asientos Asientos automatizados predefinidos por el usuario Utilidad que permite copiar un asiento anterior a otro nuevo, con o sin modificaciones. Además de los escritorios o herramientas para la elaboración de asientos, en dicha opción se encuentran utilidades para el mantenimiento del Diario o la explotación de información contenida en el mismo: Cambios masivos de una cuenta por otra Renumeración del Diario Listados configurables Modificación de un asiento Borrado de un asiento Borrado masivo de asientos Registro de facturas de compras. Permite cambiar la cuenta contable con que se han registrado un grupo de asientos que contengan la misma, por otra diferente. Permite renumerar los asientos por contabilización de asientos introducidos con fechas anteriores a la última. Herramienta para elaborar listados configurados por el usuario, con datos contenidos en el Diario. (Herramienta independiente de la opción 2.2 para la impresión del Diario.) Previa selección de un asiento, pulsado este botón se podrá acceder al escritorio de mantenimiento del mismo. Permite borrar el asiento seleccionado. Permite borrar un grupo de asientos. Registra una factura de compra o servicios confeccionando el apunte automáticamente 122

21 Asientos predefinidos Los asientos predefinidos son asientos "programados por el usuario". Le permiten preestablecer, y posteriormente utilizar cuantas veces desee, la parte fija de los apuntes contables más repetitivos dentro de la contabilidad, limitándose el usuario tan solo a introducir aquellos datos variables que él mismo ha programado. Están previstos para ser utilizados dentro de la pantalla de Asientos múltiples de la opción Contabilidad: b, donde se invocan por su nombre o código de referencia, precedido por el signo <, situado en el campo Cuenta. Independientemente de que su utilización se limite a las opciones de trabajo con asientos múltiples, el usuario podrá predefinir asientos simples, con la única condición de que sean llamados desde alguna de las dos opciones citadas. El acceso a los asientos predefinidos, para su creación, se hace a través del Diario contable, desde el módulo de Contabilidad, Menú Diario, opción Asientos predefinidos. Cuando se encuentre en el Diario contable o en el escritorio de "asientos múltiples", pulse el botón previsto a este fin. La pantalla de trabajo en la predefinición de asientos, se asemeja a la de Asientos múltiples (en su cuerpo principal), si bien su cabecera es específica del propio asiento diferido. Para poder programar el asiento, la aplicación identifica e interpreta los comodines que el usuario incluya en el mismo así como, en el campo importe, los operandos matemáticos que se detallen. Consulte, con F1, la ayuda en pantalla. Estos comodines no podrán utilizarse dentro del apunte, salvo con la finalidad de representar posicionamientos para la petición de datos al usuario, o para acciones concretas del asiento predefinido. Para programar el asiento, deberá escribir en sus campos la parte fija del apunte, y utilizar los comodines o signos correspondientes en cada lugar en que se desee utilizar una variable que en su momento añadirá el usuario, bien para completar un dato ya preindicado, o para escribir la totalidad del mismo, repetir datos anteriores, operar con los importes, etc. 123

22 El usuario podrá simular el funcionamiento de los asientos predefinidos para comprobar si ejecuta correctamente la programación realizada o si ésta es correcta y conforme a sus pretensiones. Deberá tener en cuenta: Que los asientos predefinidos han de estar programados bajo la lógica contable, y por consiguiente pensados para que cuadren sus datos, una vez llamado desde el Diario. Que la validación de cuentas se realiza en el momento de ejecutar el asiento predefinido al ser llamado desde el Diario, y no en el momento de su programación, por razones obvias. Consulte las Ayudas en las pantallas de trabajo de Gesfincas, pulsando F1. 124

23 Escritorio de la opción: Diario: 0 Extracto bancario (Registro de movimientos) Si Vd. acostumbra a registrar la información de los movimientos bancarios a la vista del extracto de las cuentas (entre los que se pueden encontrar el cobro y devolución de recibos), le recomendamos utilice esta opción. Cuando se dispone de los movimientos a través de ficheros informáticos conforme a la norma 43 del CSB, la incorporación de éstos a la contabilidad se puede realizar a través de la opción Contabilidad: c - Norma 43- Contabilizar movimientos de cuenta bancaria del módulo de Horizontal de Gesfincas, pero cuando se carece de este fichero o se prefiere el uso del extracto impreso que periódicamente proporcionan las Entidades Financieras, esta opción, a la que también podrá acceder desde la barra de tareas, le facilita el registro manual de los movimientos del extracto, así como las operaciones contables que de cada uno pueda desprenderse. El formulario de trabajo le proporciona un sistema rápido de registro de los movimientos del extracto para la cuenta bancaria que seleccione, en la que hará los abonos o cargos que correspondan, pero a su vez le facilita el registro de la operación contable que cada movimiento conlleva. Para realizar las anotaciones de movimientos, se identifican los mismos con alguna de las claves que en el mismo formulario se indican. 125

24 Así, Una vez en la opción, dispone de una pantalla que le permite hacer el registro de cantidades ingresadas en cuenta bancaria para el cobro total o parcial de recibos y, si son superiores a los recibos cobrados, convertir la diferencia en entrega a cuenta, o por cualquier otro concepto (ingresos diversos), y por supuesto, de pagos varios con cargo a un concepto o a varios. De igual manera, podrá registrar la devolución de un recibo, cuando aparece el cargo en el extracto de la Comunidad. Según la operación de que se trate, el registro se realiza exclusivamente desde el formulario o se completa con otro que se muestra tras aceptar el apunte, como en el caso de las operaciones relativas a recibos de cuotas o los cargos múltiples. Vd. puede contabilizar todas las operaciones desde el extracto bancario, dejando en partidas pendientes de aplicar (555), todas aquellas anotaciones de las cuales desconoce su origen. Más adelante, desde la opción anterior de asientos simples o múltiples, puede regularizar esta operaciones o bien si lo prefiere, desde la consulta del mayor de la cuenta mencionada, puede hacer lo mismo. Las operaciones de registro del extracto se identifican con las claves: I Ingresos Ingresos diversos a una sola cuenta de abono. P Pagos Cargo por pagos diversos (gastos, proveedores, etc.) a una sola cuenta de cargo. M Cargos múltiples Cargo por pagos diversos, a varias cuentas de cargo (deudores y acreedores, gastos, etc.). C Ingresos en cuenta por Cobro de recibos e Ingresos a Cuenta de recibos Ingresos realizados en la cuenta que corresponden al pago de uno o varios recibos de cuotas periódicas o arrendamientos, que se darán por cobrados por importes totales o por pagos parciales, o cantidades que superan la deuda. También, las entregas a cuenta de futuros recibos pueden ser registradas bajo esta clave. D Devolución de recibos Permite el registro de la devolución total y exacta de un recibo Concluido el registro en el extracto, de estos u otras operaciones, al salir se realizará la contabilización automática de los movimientos. 126

25 Escritorios de la opción: Contabilidad: d Diario de operaciones Otras de las herramientas que incluye Gesfincas para facilitarle el trabajo, especialmente a los no contables o a quienes trabajan con el sistema de Caja única o cuenta con terminales para operaciones de Caja, es el Diario de Operaciones que se incluye en la opción Contabilidad: d Diario de Operaciones en cada módulo. El Diario de Operaciones es: Un registro cronológico de las operaciones con trascendencia económica que en un mismo día han de registrar en el Despacho del Administrador uno o varios usuarios (cajeros u operadores), independientemente de por cuenta de quien se produzcan éstas, por: ingresos varios, gastos, cobro de recibos, devolución de recibos, ingresos a cuenta de recibos, facturas por servicios o suministros, pagos de vencimientos diferidos o aplazados. Un sistema de registro de compromisos de pago (por contratos de servicios o suministros habituales), de las facturas por éstos, con pago al contado o vencimientos diferidos o aplazados. Un medio de contabilizar automáticamente todas las operaciones registradas en el Diario de operaciones, a múltiples Administraciones, independientemente de quien sea el pagador o perceptor de los gastos o ingresos, o la unidad a la que se refiera una operación, sin necesidad de tener especial formación contable. 127

26 Las operaciones a incluir en el Diario de Operaciones no producen asientos contables hasta cerrado el mismo, en cuyo momento, ejecutaremos la opción de contabilización del diario y se generarán automáticamente los asientos correspondientes. El Diario de Operaciones es, en definitiva, un sistema de trabajo, que le permite con un simple clic sobre un botón, desde el mismo escritorio y mediante el registro directo de la información o el acceso a tareas, REGISTRAR en el Diario del Usuario que las efectúa, operaciones de cualquiera de las Administraciones de Horizontal, Vertical o del propio Despacho, y en el día que se producen, por: Facturas con pago inmediato, diferido o aplazado. Contratos (pagos periódicos sin cuantía previa conocida: Luz, Agua, Gasóleo, etc.) Pagos aplazados, a su vencimiento, de las facturas o contratos registrados. Pagos de gastos corrientes (por Cajas o Bancos). Ingresos atípicos (por Cajas o Bancos). Cobro de recibos pendientes o devueltos (por Cajas o Bancos). Devoluciones de recibos (por Bancos) Entregas a cuenta de recibos (por Cajas o Bancos). Desde él podrá, además, elaborar talones, disquetes de transferencias o pagarés, con el fin de liquidar los pagos que tenga previstos. En una misma fecha puede tener varias sesiones abiertas dentro del Diario de Operaciones, tantas como usuarios manejen fondos o realicen operaciones que desee controlar por este método. Los registro reflejados en el Diario están asociados al usuario que los realice, por lo que los cuadres y comprobación de operaciones están perfectamente diferenciados por éstos. La contabilización automática del Diario de Operaciones se encarga de distribuir los asientos en el ejercicio que le corresponda según la fecha de contabilización; para esto, busca en el ejercicio que se encuentre como activo y en el anterior, en el caso de que no pueda contabilizar en ninguno de los dos, le dará un mensaje advirtiéndole. Esto es especialmente útil cuando se tiene un nuevo ejercicio abierto sin haber cerrado todavía el anterior. Podrá obtener relaciones de operaciones, listados tipo Diario contable, etc. 128

27 Sistema de trabajo por contratos El sistema de trabajo por Contratos que permite el Diario de Operaciones, es ideal para tener controlados los compromisos de pago de las Administraciones, sus facturas y pagos aplazados, a la vez que se simplifica al máximo el trabajo. El sistema consiste en hacer, desde el Diario de Operaciones: En primer lugar, el registro de cada contrato (obras, mantenimientos, suministros, etc.). Posteriormente se registrarían las facturas que se reciban por los servicios, suministros, etc. a que se refieran éstos. Luego, se procedería a registrar el pago (al contado o aplazado) de las mismas. Este sistema se puede simplificar en el siguiente esquema: El resto de facturas (no referidas a servicios o suministros derivados de un contrato), pueden ser igualmente registradas y gestionadas de igual forma que las anteriormente mencionadas, sin necesidad de hacer ningún registro previo de contratos, aprovechando de esta manera todas las posibilidades que ofrece el Diario de operaciones en cuanto a la imputación automática de cargos y abonos, aplazamientos o vencimientos diferidos, etc. (Para mayor información, consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1). Multiplantilla de asientos La plantilla de asientos es una herramienta que, partiendo de la información contable pregrabada contenida en la misma, le permite realizar apuntes contables repetitivos, en una o varias de las administraciones (contabilidades), de forma simultánea. 129

28 La plantilla contendrá asientos de uso frecuente, que tras su mantenimiento (con objeto de variar los datos que cambien de una a otra de las ocasiones en que se desee utilizar, añadiendo o quitando, incluso, asientos, podrá contabilizar de forma simultánea y mediante un proceso automático, lo que le evita trabajos repetitivos Los asientos que componen la plantilla han podido ser generados desde Gesfincas, incorporando desde el Diario aquellos apuntes que desee utilizar frecuentemente (a través de la exportación de asientos con la opción Diario: 5 - Exportación de asientos del módulo de Contabilidad), o mediante otra herramienta externa (hoja de cálculo, editor, etc.), siempre y cuando el fichero que lo contiene esté creado con la estructura de datos que el programa espera recibir. Tanto si ha creado un fichero de asientos con Gesfincas como si lo ha hecho con cualquier otra herramienta, accediendo a este procedimiento, incluido dentro de la opción Contabilidad: c Multiplantilla de asientos, podrá hacer el mantenimiento inicial o periódico de la plantilla. El mantenimiento de la plantilla permite: Cambiar, de forma masiva, un valor coincidente por otro, dentro de cualquiera de los campos. Reemplazar, de forma masiva, el valor completo de un campo. Borrar líneas. 130

29 Añadir nuevos datos. Modificar directamente el contenido de la plantilla. Listar la plantilla Cuando la plantilla haya sido actualizada con las variaciones oportunas, pulsando un simple botón podrá contabilizarlas. Salvo que existan errores, se procesará el contenido del fichero de plantilla, anotando los apuntes que contiene en las Unidades (Contabilidades) que figuren en él. Para mayor información, consulte el Manual de Gesfincas, pulsando F1. Sobre los Ejercicios contables Como ya se ha comentado, las anotaciones contables se han de realizar dentro del ejercicio contable correspondiente. En el módulo de Contabilidad se encuentran, dentro del menú Contabilidades las opciones 1 Selección contabilidad / ejercicio y la 2 - Mantenimiento, herramientas de selección de ejercicio y mantenimiento, así como las 3, 4 y 5, de generación del asiento automático de cierre y de apertura del nuevo ejercicio. 131

30 14 Situación económica al inicio de la gestión de una Comunidad Vd. puede encontrarse con que inicia la gestión de una Comunidad de propietarios de nueva creación, con lo que tal vez tenga incluso que hacer su constitución, o con una Comunidad que recibe (o gestionaba con otra herramienta diferente a Gesfincas) con una historia económica anterior, en cuyo caso precisa partir de los saldos que existen al inicio, y que serían los de cierre de la gestión anterior. Independientemente de que en ambos casos registre la Comunidad, sus propiedades, etc. como se ha indicado en los puntos anteriores, desde el punto de vista económico precisaría: En el primer caso, iniciar la gestión económica realizando un asiento de apertura con el primer movimiento económico que se genere, como podría ser el depósito de los propietarios 28 para los gastos iniciales o aportación a cuenta del propio Administrador y la apertura de una cuenta bancaria en la que se ingresarían estos importes. En el segundo, registrar la situación de partida: los saldos en las cuentas bancarias, caja, etc., otros Derechos y Obligaciones, el saldo de la Comunidad (Diferencia entre Derechos y Obligaciones), el saldo contable de los propietarios (Distribución del saldo de la Comunidad en saldos positivos o negativos por propiedad) y los recibos pendientes de pago y posibles entregas a cuenta. Toda vez que la situación más común sería la segunda, y en el supuesto del primer caso, en el ejercicio que seguirá, se puede observar el modo en que ha de realizar el asiento de apertura (que es el único requisito inicial), plantearemos el supuesto partiendo de una Comunidad con una gestión anterior a Gesfincas. Si en la práctica real, Vd. ha de gestionar una Comunidad, e inicialmente no conoce la situación de partida, deje las tareas que seguidamente explicaremos hasta que la conozca, y haga su gestión económico- 28 Si los propietarios efectúan una aportación inicial, debería considerarla como una cuota que tendría que ser facturada y contabilizada como cualquier otra (vea los apartados siguientes sobre cuotas y facturaciones). En este caso, el asiento de apertura (Asiento nº 1) podría ser, por ejemplo, y suponiendo que el Administrador haya abonado los gastos de constitución, uno o varios cargos contra una cuenta de gastos 622xxxx (por la compra del Libro de Actas, gestiones, etc.) y abono a la cuenta acreedora del Administrador , por la deuda que con él tiene contraída la Comunidad. 132