RENOVACIÓN LICENCIAMIENTO CAMPUS AGREEMENT PARA PRODUCTOS MICROSOFT WINDOWS, WINDOWS SERVER Y OFFICE PARA 346 ETC. INVITACION OPD

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1 RENOVACIÓN LICENCIAMIENTO CAMPUS AGREEMENT PARA PRODUCTOS MICROSOFT WINDOWS, WINDOWS SERVER Y OFFICE PARA 346 ETC. INVITACION OPD CAPITULO 1 - INFORMACION GENERAL PRESENTACION El presente Término de Referencia constituye el documento contractual que contendrá las condiciones por las que se regirá el proceso de la Contratación, que tiene por objeto La Renovación Licenciamiento Campus Agreement para productos Microsoft Windows, Windows Server y Office para 346 ETC y así desarrollar las funciones en forma eficiente y oportuna. OBJETO Seleccionar en igualdad de oportunidades a quien ofrezca las mejores condiciones para contratar la ejecución del contrato cuyo alcance es La Renovación Licenciamiento Campus Agreement para productos Microsoft Windows, Windows Server y Office para 346 ETC. PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial estimado es la suma de CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS M/CTE ($ ). Estos valores comprenden la totalidad de los costos y gastos directos o indirectos en que pueda incurrir el contratista. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO La duración del contrato será de (12) meses, contados a partir de la fecha de legalización del contrato. FORMA DE PAGO El pago se efectuará a Contraentrega, previo recibido a satisfacción del interventor que se asigne.

2 MARCO LEGAL En el marco de autonomía Universitaria definida en el artículo 69 de la Constitución Política de Colombia y la ley 30 de 1992, la Universidad de Córdoba se sujeta a los términos de la ley 734 de 2002 y el Estatuto de Contratación de la Universidad de Córdoba. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Cumplir con el objeto y el alcance establecidos en estos términos de referencia. Cumplir con las obligaciones laborales y parafiscales con el personal que vincule para la ejecución del objeto del contrato. Prestar oportuna colaboración para la diligente ejecución del contrato, utilizando de manera eficaz su idoneidad y experiencia en el desarrollo del mismo. Dar curso a las directrices impartidas por el Interventor del contrato. Cumplir con las normas legales para el cumplimiento del objeto del contrato. Cumplir dentro del término establecido por el interventor del contrato con los requisitos exigidos para la ejecución del contrato. Suministrar al interventor toda la información requerida para el ejercicio oportuno de su gestión. OBLIGACIONES DE LA UNIVERSIDAD DE CORDOBA Ejercer la interventoría a través de la persona designada, quien además de cumplir las obligaciones legales, deberá cumplir con las responsabilidades impuestas al interventor del contrato. La UNIVERSIDAD DE CORDOBA se reserva el derecho de verificar la información que suministre el proponente.

3 CAPITULO 2 - REQUISITOS DE LA INVITACION 2.1 REQUISITOS MINIMOS En la presente invitación podrán participar todas las personas naturales, o personas jurídicas, nacionales, extranjeras, que desarrollen las actividades del objeto de la presente invitación; lo mismo que en consorcios o uniones cuyos integrantes cumplan los requisitos antes indicados y contenidos en los presentes Términos, y que estén certificados como distribuidor de Microsoft Corporation, Gold Certified Partner y como distribuidores Académicos Campus o Distribuidores LAR ( Autorized Education Large Account Reseller); quienes en caso de ser seleccionados y adjudicatarios del contrato, responderán solidariamente por todas y cada unas de las obligaciones derivadas de los términos de referencia del contrato y de la oferta presentada. (Presentar copia de las certificaciones expedidas por Microsoft) Inhabilidades e Incompatibilidades Los oferentes no deberán estar incursos en las inhabilidades o incompatibilidades para contratar con la Universidad, según el Estatuto de Contratación, ni estar registrados en el boletín expedido por la Contraloría General de la Nación como responsables fiscales. Cuando el proponente sea persona jurídica, el objeto social de la misma, debe corresponder al objeto a contratar, lo cual se determinará a través del Certificado de Existencia y Representación Legal. Cuando uno o varios de los miembros que conforman el Consorcio o Unión temporal que propone sea persona jurídica por lo menos uno debe cumplir con el objeto social de la invitación, lo cual se determinará a través del Certificado de Existencia y Representación Legal. 2.2 DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA A continuación se enumeran los únicos documentos que debe contener la propuesta, los cuales deben presentarse en estricto orden: Propuesta en original y copia. Las propuestas se presentarán en original y 1 copia en dos sobres cerrados separados, indicando en cada uno de ellos cuál es el original y cuál es la copia. Todas las páginas de la propuesta que tengan modificaciones o enmiendas, deberán ser validadas con la firma al pie de las mismas de quien suscribe la carta de presentación, de lo contrario se tendrán por no escritas. Todos los documentos exigidos se incluirán en el original y en la copia de la propuesta. En caso de la discrepancia entre la copia y el original, primará este último sobre aquella. Las certificaciones que acrediten la experiencia específica se pueden presentar en fotocopias. Serán de cargo del proponente todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta y la Universidad, en ningún caso, será responsable de los mismos.

4 2.2.2 Carta de presentación (Anexo 1) El proponente deberá diligenciar en su totalidad el modelo adjunto en el Anexo 1 de los presentes Términos de Referencia y el original deberá estar debidamente firmado por el representante legal del proponente persona jurídica, consorcio, Unión temporal o por la persona natural que oferte Certificaciones Microsoft El proponente debe anexar los certificados expedidos por Microsoft como distribuidor por el fabricante del software (Microsoft Corporation), como Gold Certified Partner y como distribuidores Académicos Campus o Distribuidores LAR ( Autorized Education Large Account Reseller Propuesta Económica. (Formato RGC-001) El proponente deberá diligenciar en su totalidad el Formato RGC-001, so pena de rechazo. Con valores expresados en pesos (sin centavos) y en moneda legal colombiana. El proponente indicará en el formato de la propuesta económica los valores unitarios ofrecidos para cada ítem, aproximados al peso por exceso o defecto. No se aceptarán valores expresados en centavos. Cualquier error en la determinación del valor unitario en el formato RGC-001 anexo a los presentes términos, no dará lugar a su modificación y el Contratista deberá asumir los sobrecostos que esto le ocasione, inclusive aquellos que se presenten en la ejecución del contrato por cambio de año. En el evento en que se ofrezcan descuentos, éstos no serán considerados para la propuesta, ya que los mismos deben estar involucrados en el valor de la oferta presentada. En las propuestas no se podrán señalar condiciones diferentes a las establecidas en estos términos. En caso de presentarse, se entenderán como no escritas y, por lo tanto, prevalecerán las disposiciones respectivas contenidas en dichos términos Certificado de Existencia y Representación Legal El proponente deberá anexar el Certificado de Existencia y Representación Legal de acuerdo con estos términos con expedición no mayor a tres (3) meses contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación, so pena de rechazo. En el evento que la propuesta sea presentada por una Unión Temporal o un Consorcio este documento deberá presentarse por cada uno de sus miembros que sea persona jurídica. Si el Representante Legal de la empresa oferente tiene limitadas sus facultades para contratar u obligar al proponente, éste deberá estar autorizado por el órgano social. Copia de la autorización deberá anexarse a la propuesta. Tal autorización debe haberse producido con anterioridad a la fecha de presentación de la propuesta.

5 Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar la existencia y representación legal de la sucursal que para el efecto ha debido constituir con el lleno de formalidades exigidas por la ley y su inscripción en el Registro único de Proponentes RUP. Cuando se trate de personas naturales extranjeras sin domicilio en el país o de personas jurídicas privadas extranjeras que no tengan establecida sucursal en Colombia y que no estén inscritas en la lista de proponentes de las cámaras de comercio, deberán acreditar en el país un apoderado domiciliado en Colombia debidamente facultado para presentar la propuesta, para la celebración del Contrato y para representarlo judicial y extrajudicialmente Registro Único de Proponentes El proponente deberá presentar el correspondiente Registro Único de Proponentes en los siguientes términos No debe tener fecha de expedición superior a Tres 3 meses antes de la fecha de cierre de esta invitación. Deben tener dentro de su objeto social actividades que le permitan el cumplimiento del objeto de la presente invitación. Tener a la fecha una capacidad mínima de contratación (K) de proveedor, igual o superior a 500 SMMLV Registro Único tributario. El proponente deberá presentar el Registro Único Tributario donde este definido el régimen al cual pertenece Fotocopia de la Cedula del Representante Legal El proponente deberá presentar la copia de la Cedula del Representante Legal de la Empresa Certificado de paz y salvo de parafiscales. El proponente, si es persona jurídica, deberá anexar un certificado donde acredite el cumplimiento, durante los últimos seis (6) meses, de sus obligaciones frente al sistema de Seguridad Social Integral y Aportes Parafiscales de conformidad con lo establecido en el articulo 50 de la ley 789 de Este certificado debe estar firmado por el Representante Legal o por el contador de la empresa Certificado De Registro De Precios en el SICE Sistema De Información Para La Vigilancia De La Contratación Estatal Contraloría General De La República - Se debe anexar el certificado de Registro de Precio de los artículos propuestos. Este registro se realiza en la pagina web Formato de Datos del Proponente (Formato FGC-013 ) El proponente deberá anexar este formato totalmente diligenciado con la información actualizada y veraz sobre su empresa. Esta información será verificada al momento de recibir la propuesta.

6 Formato de Inscripción de Proponentes. El proponente deberá anexar este formato totalmente diligenciado con la información actualizada, dicho formato se anexa a estos Términos. 2.3 RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Las propuestas serán rechazadas por las siguientes causales Cuando la propuesta sea presentada extemporáneamente Cuando el objeto social del proponente no corresponda al objeto a contratar Cuando no se anexe el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio en las condiciones solicitadas Cuando no se anexe la fotocopia del Registro Único Tributario RUT Cuando no se anexe el Registro Único de Proponentes con las especificaciones descritas en estos términos Cuando no se anexe la fotocopia de la cédula del Representante Legal, en el caso de personas jurídicas o del proponente, en el caso de personas naturales Cuando no se oferten todos los ítems de la propuesta económica Cuando el valor de la oferta económica presentada supere el 100% del presupuesto oficial Cuando no presente el Certificado de Registro de Precios en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE Contraloría General de la República para cada uno de los items ofertados, si estos se encuentran codificados hasta quinto nivel Cuando no se anexe la Certificación de que la empresa se encuentra a paz y salvo con los aportes parafiscales de los últimos 6 meses Cuando se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República Cuando la junta de contratación solicite alguna aclaración a un proponente y éste no la suministre en el término fijado para ello Cuando la junta de contratación verifique que la información suministrada por el proponente es inexacta o falsa.

7 CAPITULO 3. CONDICIONES DE EVALUACION 3.1 Criterio de evaluación Jurídico El informe jurídico no tiene ponderación; se trata de un estudio que se realiza para determinar si la propuesta se ajusta a los requerimientos de los Términos de Referencia desde el punto de vista jurídico. Se calificarán los siguientes criterios: CRITERIO Propuesta La propuesta fue presentada dentro del tiempo establecido Se anexa en la propuesta la fotocopia del Registro Único Tributario RUT Se anexa la fotocopia de la cédula del Representante Legal Proponente persona jurídica Certificado de Existencia y representación legal Objeto de la sociedad guarda relación con el objeto contratado Certificado de Existencia y representación legal vigencia no menor que tres meses RUP Expedido fecha no mayor a tres (3) meses K de contratación igual o superior a 500 SMLV No se encuentra reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. Certificación de Paz y Salvo en el pago de parafiscales Presenta el Certificado de Registro de Precios en el SICE Cumple No cumple Las propuestas que apliquen en la columna de Cumple, serán consideradas hábiles y aquellas en las cuales tengan al menos una cruz en la columna de no cumple serán rechazadas y no podrán a entrar en la siguiente etapa de la evaluación.

8 3.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICO ECONÓMICO Y FINANCIERO La Universidad adjudicará el contrato al proponente cuya propuesta cumpla con los requisitos jurídicos, se ajuste a las especificaciones técnicas integrantes establecidas en los Términos de Referencia, y que obtenga la mayor calificación. La Universidad establece el procedimiento de evaluación de las propuestas técnicoseconómicas y financieras presentadas, teniendo en cuenta los siguientes factores de evaluación: Los factores establecidos para la evaluación de las propuestas, una vez se realice la Evaluación jurídica es la siguiente: FACTOR NOMBRE DEL FACTOR PUNTOS 1 Certificaciones y experiencia en contratos similares 15 2 Beneficios a la comunidad Universitaria 20 3 Capacitación virtual y presencial 10 4 Soporte técnico y servicios de Postventa 15 5 Valor de la propuesta 40 TOTAL 100 Factor 1: En la presente invitación podrán participar personas naturales o jurídicas de manera individual o plural a través de consorcios o uniones temporales, que estén certificados como distribuidor por el fabricante del software (Microsoft Corporation), como Gold Certified Partner y como distribuidores Académicos Campus o Distribuidores LAR ( Autorized Education Large Account Reseller); quienes en caso de ser seleccionados y adjudicatarios del contrato, responderán solidariamente por todas y cada unas de las obligaciones derivadas de los términos de referencia del contrato y de la oferta presentada. (Presentar copia de las certificaciones expedidas por Microsoft) El proponente deberá presentar 3 certificaciones de contratos con Universidades cuyo objeto corresponda al licenciamiento por campus Agreement, y por cada adicional al mínimo exigido se asignará 5 puntos, para un máximo de 15 puntos. Se deben adjuntar las respectivas constancias, las cuales deben incluir objeto, duración, fecha de Inicio, fecha de terminación si la tiene, monto. Factor 2: La universidad otorgará un puntaje de 4 puntos por cada beneficio otorgado a la comunidad universitaria. Si presenta beneficios adicionales para los estudiantes de licenciatura en informática e Ingeniería de sistemas tendrá un puntaje de 6 puntos por cada beneficio de este tipo. Para un máximo de 20 puntos. Factor 3: El proponente deberá estipular la alternativa más adecuada para ofrecer a todos los miembros de la comunidad universitaria (docentes, personal administrativo y estudiantes)

9 la posibilidad de tomar cursos de capacitación preferiblemente en modalidad presencial en el área de informática, en áreas afines a los temas de soporte y /o consultoría ofrecidos en la propuesta a la Universidad. También es de interés de la universidad contar con cursos de entrenamiento a usuario final. En la propuesta presentada, se deberá estipular el tipo de capacitación a ser ofrecida, número de cursos, número de usuarios y/o asistentes permitidos, nombre del curso y temario o descripción del contenido de los mismos. Por cada curso ofertado se dará un puntaje de 1, para un máximo de 10 puntos. Factor 4: Se deben ofrecer servicio de soporte como valor agregado por la suscripción del licenciamiento Campus Agreement, expresado en horas de personal certificado Microsoft. La Universidad podrá utilizar las horas de soporte en sitio de acuerdo con sus necesidades, en cualquier proporción de las especializaciones solicitadas. El oferente deberá garantizar el cambio del soporte por razones válidas, cuando La Universidad así lo solicite. Por lo anterior, se asignará 9 puntos al oferente que ofrezca el máximo de horas de soporte, y cero para el resto de propuestas. Si el proponente dispone de una oficina en la Costa Atlántica se le asignaran 3 puntos, de lo contrario cero. Se debe especificar el perfil profesional de la(s) persona(s) que se encargarán del soporte. Se otorgará 1 punto por cada servicio de postventa ofrecido, para un máximo de 3 puntos, dando preferencia a donación de productos. Factor 5: Los puntos a ser asignados de acuerdo al valor de la propuesta se calculan de acuerdo a la siguiente formula: P = [1 - (V - Vmin) / Vmin] x 40 Donde: P = Puntaje a ser asignado V = Valor de la propuesta Vmin = Menor valor entre las propuestas evaluadas. El oferente debe cotizar a todo costo, teniendo en cuenta lo expuesto en este documento, pólizas, impuestos de timbre, publicación en la gaceta de Córdoba, retención en la fuente y demás gastos e impuestos que deba cubrir para la realización del servicio.

10 CAPÍTULO 4 - ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Contratar el Licenciamiento de Campus Agreement para las ETC descritas de los productos: ETC PRODUCTO 346 Windows Vista Business All Lng Upg/SA Pack MVL w/vis Enterprise 346 Office Enterprise All Lng Lic/SA Pack MVL Campus 346 Windows Server CAL All Languages Lic/SA Pack MVL Device CAL 1024 Kbps 2 Windows Svr Std All Lng Lic/SA Pack MVL CONSIDERACIONES: 1. El proponente deberá colaborar con la universidad para que esta conozca y aproveche todos los beneficios incluidos en el licenciamiento tipo Campus Agreement, dispuesto por Microsoft, de forma presencial. 2. El proponente deberá discriminar en la propuesta la metodología de trabajo de la forma como será la prestación de los mismos incluyendo la lista de productos sobre los cuales se ofrece el servicio. 3. El proponente deberá estipular en la propuesta la forma de distribución de licencias y medios magnéticos a ser entregados a la Universidad, la cantidad y el nombre de las versiones entregadas sin olvidar la plataforma y la versión de los mismos. También deberá especificar esta información para la entrega de medios de instalación cuando surjan nuevas versiones y el Campus Agreement se encuentre vigente. 4. El proponente deberá garantizar que cualquier producto de software Campus Agreement se comporte de acuerdo con la documentación del usuario publicada por Microsoft. 5. El proponente deberá suministrar horas de consultoría y/o de soporte para apoyar en el desarrollo de proyectos que se deseen realizar en la universidad, de acuerdo a los beneficios ofrecidos por este tipo de Licenciamiento. 6. El proponente deberá contemplar en la propuesta las condiciones bajo las cuales estarán sometidos los usuarios relacionados en el Campus Agreement 7. El proponente deberá estipular en la propuesta los beneficios ofrecidos a la UNIVERSIDAD, teniendo en cuenta los aspectos relacionados a continuación:

11 Distribución de medios para la comunidad docente y administrativa de la universidad. Condiciones bajo las cuales el personal vinculado con la universidad (estudiantes, docentes, administrativos) podrá adquirir los productos cubiertos por el convenio incluyendo formas de instalación, adquisición y precios. También podrán ser incluidos otros aspectos que considere serán importantes para cumplir este fin. Los precios establecidos para la venta de los medios, no podrán ser modificados durante la vigencia del contrato y deberán ser expresados en pesos colombianos, discriminando el valor de los impuestos respectivos. Así mismo el proponente deberá contemplar en la propuesta las condiciones bajo las cuales estarán sometidos los estudiantes que adquieran productos con el Campus Agreement y/o el acuerdo MSDNAA (Microsoft Software Developer Network Academia Alliance) así como las responsabilidades por parte de la UNIVERSIDAD para llevar a cabo este ítem. Los gastos de envío, traslado de ingenieros, estadía, alimentación, etc., que se den con razón del contrato deberán estar incluidos en la propuesta presentada.

12 FORMATO RGC PROPUESTA ECONÓMICA ESPECIFICACIONES CANTIDAD ETC Para Windows Vista Business All Lng Upg/SA Pack 346 MVL w/vis Enterprise ETC Para Office Enterprise All Lng Lic/SA Pack MVL 346 Campus ETC Para Windows Server CAL All Languages Lic/SA Pack 346 MVL Device CAL ETC para Windows Svr Std All Lng Lic/SA Pack MVL 2 VALOR UNITARIO SUB-TOTAL DESCUENTO SUB-TOTAL IVA Fletes TOTAL VALOR TOTAL El proponente deberá diligenciar en su totalidad el Formato RGC-001, con valores expresados en pesos (sin centavos) y en moneda legal colombiana. El proponente indicará en el formato de la propuesta económica los valores unitarios ofrecidos para cada ítem, aproximados al peso por exceso o defecto. No se aceptarán valores expresados en centavos. FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

13 FORMATO FGC-013 DATOS DEL PROPONENTE DATOS DE LA EMPRESA Nombre de la empresa NIT Dirección Teléfono Correo Electrónico DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA Nombre No De La Cedula Teléfono Celular Correo Electrónico DATOS DEL CONTACTO DE LA EMPRESA ENCARGADA DE LA PROPUESTA Nombre No De La Cedula Teléfono Celular Correo Electrónico

14 ANEXO 1 - MODELO DE CARTA DE PRESENTACIÓN Fecha Señores UNIVERSIDAD DE CORDOBA Aten. Oficina de Adquisición y Contratación Montería Ref. Invitación a Cotizar No. OPD El suscrito, de acuerdo con las condiciones señaladas en el pliego de condiciones de la referencia, hago llegar a usted la siguiente oferta para Renovación Licenciamiento Campues Agreement para productos Microsoft Windows, Windows Server y Office para 346 ETC. Declaro así mismo: 1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, solo compromete al firmante de esta carta. 2. Que ninguna entidad o persona distinta al firmante tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato probable que de ella derive. 3. Que conozco las especificaciones y demás documentos de los Términos de Referencia y acepto los requisitos en ellos contenidos. 4. Que no me hallo incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades de las señaladas por la ley, y tampoco me encuentro en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. 5. Que si se me adjudica el contrato, me comprometo a otorgar las fianzas requeridas y a suscribir estas y aquel dentro de los términos señalados para ello. 6. Que el valor de la propuesta es de Anexo a la misma los siguientes documentos: Atentamente, NOMBRE PROPONENTE IDENTIFICACIÓN PROPONENTE

15 ANEXO 2 ROTULO DEL SOBRE RÓTULO DEL SOBRE Señores UNIVERSIDAD DE CORDOBA Aten. Oficina de Adquisición y Contratación Edificio Administrativo Tercer Piso Carrera 6ª No Montería Propuesta para la Invitación No OPD Contratar La Renovación Licenciamiento Campues Agreement para productos Microsoft Windows, Windows Server y Office para 346 ETC NOMBRE DEL PROPONENTE NIT DIRECCIÓN TELÉFONO ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: CARGO: Aux Etapa Precontractual CARGO: Jefe Oficina de Planeación CARGO: Jefe. Of. Contratación FECHA: FECHA: FECHA:

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