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1 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

2 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 1 Sesión No. 11 Nombre: Los formatos de los documentos Contextualización Una vez que se tienen presentes los conceptos básicos de la documentación técnica y las técnicas del mapeo de información, que se tiene un contenido por elaborar y que se han definido las características del mismo, es pertinente revisar algunos de los tipos de formato más comunes en los que el documento final puede presentarse. La elección del formato dependerá, entre otras cosas, del contenido, los destinatarios, la forma de distribución y la consulta. Enseguida se presentarán brevemente algunos de los formatos más empleados actualmente, que son TXT, HTML, Postscript, PDF, RTF y SWF.

3 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 2 Introducción al Tema Aprenderemos sobre los formatos de los documentos ya que son varios para conocer sus características de cada uno, los de texto plano son formados por texto solamente. El texto plano se utiliza para la escritura de los códigos fuente, para archivos de configuración y para programación. El formato plano es útil también cuando se selecciona texto con formatos especiales e imagen, ya que es muy minucioso capturar sólo el texto, así que es posible seleccionarlo todo y luego, prácticamente en cualquier programa editor de textos, pegar sólo el texto, de tal forma que solamente será esa parte lo que aparecerá en el procesador y además si se desea se adaptará automáticamente al formato del texto destino. También podremos conocer las etiquetas que se manejan en HTML ya que Las etiquetas tienen diversas funciones, como dar un formato específico al texto, separar y dar estructura a cada parte del contenido del texto. Y así podremos ver cada uno de los formatos que existen para documentos en esta sesión.

4 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 3 Explicación LOS FORMATOS DE LOS DOCUMENTOS Texto plano El texto plano es el texto que no tiene ningún formato en especial, como tipo de letra, color, tamaño, relleno, subrayado, cursiva, imágenes, etc. Está formado solamente con caracteres sin formato con un código que reconoce la computadora como: ASCII, ISO , ANSI, UTF-8, Unicode, entre otros. Para elaborar y modificar este tipo de texto se emplean editores como el Bloc de notas de Windows, el programa Word de Microsoft, o incluso editores de páginas web. HTML El html o Lenguaje de Marcado de Hipertexto (Hyper Text Markup Language) es un sistema de códigos que permite crear páginas web. El html está hecho de etiquetas y atributos que especifican las características que tendrá la página web. Aunque hay programas específicos, como Dreamweaver o Expression Web para elaborar páginas web, que poseen opciones automáticas, menús y diseños preestablecidos, para utilizar el html directamente y crear páginas web, se debe contar con: Un editor de texto (Bloc de notas, Wordpad en Windows y en el caso de Mac, SimpleText o Teachtext). Un navegador que interprete las etiquetas y atributos y los despliegue en la pantalla.

5 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 4 Postscript PostScript es un Lenguaje de Descripción de Página (Page Description Language), que identifican muchas impresoras y cuyo formato de archivo se emplea para utilizarse en la impresión profesional. Un archivo PostScript es un archivo técnicamente de texto plano, pero no puede ser visualizado más que con una impresora PostScript o a través de un programa visualizador. Una característica de este formato es que para poder observar los archivos se necesita un programa visor, para UNIX y para Windows existe un programa gratuito llamado GhostView, que además posibilita imprimir el documento aunque la impresora no sea PostScript. PDF El Formato de Documento Portátil o pdf permite obtener un archivo a partir de otros programas y visualizar la información que en tal formato se encuentre desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático. El pdf fue inventado por Adobe Systems. Se basa en el modelo de lenguaje Postscript para describir el texto, los gráficos y las imágenes y aunque cada vez son más programas (editores de texto, diapositivas o navegadores) que incorporan extensiones para convertir sus archivos a pdf, Adobe Acrobat es el programa que permite crearlos y elegir entre una amplia serie de atributos para aplicarlos al archivo resultante.

6 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 5 Otros formatos RTF El Formato de Texto Enriquecido (Rich Text Format o rtf) fue desarrollado por Microsoft en 1987 con el fin de hacer posible el intercambio de documentos en diferentes plataformas. De esta forma los procesadores de texto más utilizados pueden leer y escribir documentos rtf. Todos los programas de procesamiento de textos de mayor difusión, así como los clientes de correo electrónico y los sistemas operativos pueden leer archivos rtf. El formato rtf es un método de codificación de texto que incluye formato e imágenes, facilita la transmisión de información entre distintos dispositivos, sistemas y aplicaciones, ya que produce un documento que puede leerse y editarse en cualquier otro contexto diferente al original. SWF swf es un formato de archivo de gráficos vectoriales que tiene la función de crear archivos de tamaño pequeño interactivos para ser utilizados en cualquier plataforma a través de navegadores web, ya sea con un ancho de banda reducido o sin conexión. Uno de los programas que se emplean para convertir cualquier archivo imprimible en formato swf es FlashPaper, que convierte archivos en documentos de Flash o archivos pdf preparados para consultarse en la web.

7 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 6 Conclusión En esta sesión aprendimos a identificar los diferentes formatos de documentos que existen por ejemplo el texto plano, HTML, postscript, PDF y otros formatos de los cuales aprendimos que: El texto plano es útil sobre todo para textos pequeños que no requieren formato alguno o para reutilizarlos fácilmente en algún procesador, ya que precisamente su falta de formato permite que se adapte fácilmente a otros de manera automática. También es útil para guardar información breve y de manera rápida. Con el html se le da estructura a alguna información para presentarla en formato de página web, se organiza el color, el estilo y las imágenes que llevará. Este lenguaje también especifica las formas de visualización en los navegadores. Al Postscript se le conoce también como un formato de documentos que creó la empresa Adobe para referirse a documentos listos para imprimir en una impresora que tenga los controladores necesarios para este formato. Y así diferentes formatos más con sus características y aplicaciones.

8 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 7 Para aprender más Algunas de sus ventajas son: Ventajas del formato PDF Integridad de la información: los archivos pdf tienen como resultado el mismo aspecto y muestran la misma información que los archivos originales, ya sea que incluyan texto, 3D, gráficos en color, dibujos, fotos, diagramas o notas al margen, esto de manera independiente de la aplicación utilizada para crearlos. Así, cuando se abre un formato en pdf, además de que el archivo suele ser más ligero que el original, no cambian los tipos, estilos de letra, imágenes, etcétera. Seguridad: los archivos pdf pueden firmarse electrónicamente o protegerse con contraseñas. Capacidad de búsqueda: los programas lectores de pdf tienen la particularidad de mostrar opciones de búsqueda de texto con lo que se facilita encontrar información específica de lectura de marcadores o a través de índices (si originalmente se le dio el atributo al convertir el archivo a pdf). A través del programa lector del pdf puede abrirse en cualquier plataforma y sistema operativo. Son editables con Adobe Acrobat. El formato pdf actualmente es un estándar formal abierto y los más recientes desarrollos de los lectores de documentos pdf soportan no sólo enlaces de hipertexto, anotaciones, anclajes de página, marcos, etc. sino también imágenes, miniaturas, audio y video en movimiento, etc.

9 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 8 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: La actividad a realizar reforzará el tema de los distintos formatos en los que se pueden realizar los documentos técnicos y poder distinguirlos. Se realizará un ensayo por computadora con una extensión máxima de 2 cuartillas, se entregará en formato PDF y se subirá a la plataforma, donde se revisarán los archivos. El ensayo será de los temas de texto plano, HTML, postscript, PDF y los otros formatos mencionados. Esta actividad tiene un porcentaje del 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo siguiente: caratula introducción ensayo ortografía conclusión

10 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 9 Bibliografía González, M. (2005). Documentación Técnica. México: UNID. Lamarca, M. Hipertexto: El nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Consultado el 18 de septiembre de 2009 en Manchado, E. y Santos, J. (2000). RTHC: Libertad para el formato RTF. Consultado el 19 de septiembre en 2hispalinux/conf-04/04-html/formato_ RTF.html

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