Proceso para generar Reporte de Donaciones ONG

Transcripción

1 Proceso para generar Reporte de Donaciones ONG 1. Crear En el menú principal de PAT, escoja Registrar/Modificar : La siguiente pantalla llene la información correspondiente a la organización: Una vez que se registra la información del informante, haga clic en el icono de guardar. Recibirá un mensaje de Inserción Exitosa, luego haga clic en el icono de salir.

2 2. Capturar o importar información Para capturar las donaciones manualmente utilice la opción en el menú principal de Registrar/Modificar Donaciones (Sólo ONGs): La siguiente pantalla aparecerá: En esta pantalla usted va a ingresar cada donación a reportar. Una vez que ha llenado el formulario con la información necesaria para la donación, presione el icono de guardar, esto va a grabar la información y automáticamente va a limpiar el formulario, para que usted pueda captar la información

3 de la siguiente donación. Repita el proceso hasta que todas las donaciones estén grabadas en la tabla de donaciones, la cual está situada en la parte inferior de la pantalla de Registrar Donaciones. Importar Una alternativa para captar el listado de donaciones manualmente, es importar el listado de un archivo de texto txt (separado por tabulaciones). Para hacer esto sigua los siguientes pasos: 1. Abrir Bloc de Notas de Windows. 2. En la primera fila se inserta la información de la ONG que está enviando el reporte, debe estar separada por tabulaciones y se utiliza el siguiente formato: 3. Registro Periodo MMAAAAON (ejemplo: ON) Tipo * RUC del DV del Nombre de Cantidad de registros* Monto Total* Donde: Registro: En esta línea utilice el número 1 siempre. Tipo : Este campo siempre debe ser 60 para reporte de donaciones. Cantidad de registros: Número total de donaciones en el informe. Monto Total: Sumatoria de todas la donaciones reportadas en el informe. A partir de la segunda línea del archivo de texto se inserta la información de las donaciones, también separada por tabulaciones y una por l utilizando el siguiente formato: Registro* Clase* Concepto RUC del Donante DV del donante Persona Nombre del Donante Monto de donación No. Factura Fecha (DDMMAAAA) Donde: Registro: Debe ser el número 2 para todas las líneas de donaciones Clase: Este campo siempre debe ser el número 60 Concepto: Este campo es el número correspondiente al tipo de donación: o 61 para Reporte De Donaciones Por Alcancías o 62 para eporte De Donaciones Por Tómbolas o 63 para reporte De Donaciones Por Rifas o 64 para Reporte De Donaciones Por Especies o 65 para Reporte De Donaciones En Efectivo o 66 para Reporte De Donaciones Por Subsidio De Gobierno o 67 para Reporte De Donaciones Por Organizaciones Internacionales o 68 para Reporte De Donaciones Por Socio Benefactor o 69 para Reporte De Donaciones Varias persona: Este campo debe ser 1 para Persona Natural o 2 para Persona Jurídica. Una vez que haya finalizado insertar todas las donaciones que va a reportar, su archivo de texto de ser similar a este, en este caso en particular estamos reportando solamente tres donaciones, sumando un total de 700 Balboas en donaciones:

4 Guarde el archivo y utilice la opción de Importar / Adjuntar en el menú principal del módulo PAT. Escoja el archivo de texto que acaba de guardar, y haga clic en abrir. La siguiente pantalla aparecerá: Haga clic en el icono de importar. Si la información que está importando es correcta usted deberá recibir un el mensaje de que todos los registros fueron importados exitosamente. Si el módulo muestra un mensaje de error o importación parcial de los registros entonces usted debe revisar su archivo de texto que está importando, ya que contiene errores. Errores comunes incluyen: DV errado, fechas en un formato errado, formato incorrecto, etc. Nota: Una vez que importe la información exitosamente, usted podrá agregar donaciones adicionales utilizando el proceso manual utilizando la opción de Registrar/Modificar Donaciones desde el menú principal y seleccionando el periodo correcto.

5 3. Validar información Desde el menú principal del módulo PAT, seleccione la opción de Validar. Haga clic en la flecha de RUC. Haga un doble clic sobre la línea correspondiente a su organización y periodo. Seguidamente, haga clic sobre el icono de validar. El programa mostrará un mensaje de validación satisfactoria, si la información en el reporte es válida. 4. Generar archivo El siguiente y último paso es generar el archivo que será entregado a la DGI. Para esto utilice la opción de Generar Archivo en el menú principal del módulo PAT. Seleccione el RUC apropiado y seleccione el periodo correspondiente en el campo de Periodo ONG. Luego utilice el icono de Generar Archivo, seleccione si el reporte es Original o Rectificativa y haga clic en aceptar. Sin editar el nombre del archivo, seleccione donde usted desea guardar el archivo. El reporte generado puede ser presentado de dos maneras: 1. Por Disquete: Trayendo el reporte de donaciones en disquete personalmente al edificio de la Administración Provincial. 2. Por Internet: A través del sitio Web de la DGI, donde utilizando el RUC y NIT de la ONG podrá enviar el reporte a través de la opción de Enviar Archivo ONG en el menú de Reporte de Donaciones ONG. NOTA: La opción de Envío de Reporte de Donaciones de ONG por Internet no está disponible para Sistema Corporativo, por lo tanto si se desea enviar por Internet, tendrá que ser enviado utilizando el RUC y NIT de la ONG. Opcionalmente se puede traer personalmente en disquete.