Uso de ADOBE ACROBAT.COM

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1 Uso de ADOBE ACROBAT.COM

2 Avisos legales Avisos legales Para ver los avisos legales, consulte

3 iii Contenidos Capítulo 1: Archivos Inicie sesión Creación y gestión de carpetas Trabajo con archivos Capítulo 2: Introducción Acerca de Acrobat.com Ajustes de la cuenta de Acrobat.com Sesiones de Acrobat.com Recursos Capítulo 3: Organización de archivos Carga y uso compartido de archivos Colaboración en tiempo real Creación de archivos PDF CS Review Buzzword Tables Presentations Exportación, almacenamiento e impresión de documentos Conferencias web con Adobe ConnectNow Capítulo 4: Métodos abreviados Métodos abreviados de teclado comunes Métodos abreviados de teclado para Buzzword Métodos abreviados de teclado para Presentations Sintaxis de fórmulas para funciones integradas

4 1 Capítulo 1: Archivos Utilice Acrobat.com (files.acrobat.com) para almacenar, buscar y ver archivos en la nube. Cuando se guardan archivos en la nube, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Files.acrobat.com también está integrado en Adobe Acrobat XI, Adobe Reader y Mobile Reader. Nota: Si ha utilizado Acrobat.com para cargar y almacenar archivos con anterioridad, estos archivos aún estarán disponibles en línea en workspaces.acrobat.com. Inicie sesión Para comenzar, inicie sesión en cuenta de Acrobat.com: 1 Vaya a files.acrobat.com. 2 Haga clic en Iniciar sesión. 3 Introduzca su Id. y contraseña de Adobe y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión. Creación y gestión de carpetas Organice sus archivos en la nube con la creación de carpetas. Para crear una carpeta, realice lo siguiente: 1 Haga clic en el icono Nueva carpeta en la barra de herramientas de Acrobat.com. 2 Indique un nombre para la carpeta. 3 Haga clic en Crear carpeta. Para crear subcarpetas, haga clic en una carpeta para abrirla y después repita los pasos 1-3. Cambio de nombre o eliminación de carpetas Para cambiar de nombre o eliminar una carpeta, active la casilla de verificación situada a la izquierda de su nombre. A continuación, realice una de las siguientes operaciones: Para eliminar una carpeta, haga clic en el icono de cubo de basura situado en la barra de herramientas de Acrobat.com. Para cambiar de nombre una carpeta, haga clic en el icono Cambiar nombre de carpeta situado en la barra de herramientas de Acrobat.com. Indique un nuevo nombre en el cuadro de texto Cambiar nombre de carpeta y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre. A B C Barra de herramientas de Acrobat.com A. Cerrar B. Eliminar C. Cambiar nombre

5 Archivos 2 Desplazamiento por las carpetas Para desplazarse por una serie de subcarpetas, utilice la ruta de navegación situada en la parte superior de la ventana de la aplicación, directamente bajo la barra de herramientas de Acrobat.com. Nota: Puede que vea unos puntos suspensivos en la ruta de navegación si está en una carpeta que esté muy anidada o cuyo nombre de archivo sea largo. Haga clic en los puntos suspensivos para ver las carpetas que se hayan omitido de la ruta de navegación debido a las restricciones de tamaño de la ventana. Trabajo con archivos Una vez cargados los archivos en la nube, resulta sencillo administrar los archivos, buscarlos e incluso previsualizarlos. Carga de archivos Acrobat.com ofrece varias formas de cargar los archivos en la nube. Para agregar archivos, siga una de estas instrucciones: Haga clic en el icono Cargar archivo situado en la barra de herramientas de Acrobat.com. Seleccione el archivo o archivos que desee cargar en el cuadro de diálogo Carga de archivos y, a continuación, haga clic en Abrir. Si va a cargar archivos en una carpeta nueva o vacía, abra la carpeta y después haga clic en el icono Carga de archivos en mitad de la ventana de la aplicación. Arrastres los archivos desde el equipo a la ventana de la aplicación de Acrobat.com. Aparecerá una barra de progreso conforme Acrobat.com cargue los archivos y los verifica para buscar posibles virus. Administración de archivos Es posible cambiar el modo en que Acrobat.com muestra los archivos, haciendo clic en los iconos situados en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación de Acrobat.com. Haga clic en el icono de vista de miniatura para ver una previsualización en miniatura. O bien, haga clic en el icono de vista de lista para ver una lista de nombres de archivos. Seleccione un archivo para cambiar su nombre, eliminarlo o cargarlo. A B C Barra de herramientas de Acrobat.com A. Eliminar B. Cambiar nombre C. Descargar Nota: Cuando se seleccionan varios archivos, la única opción disponible de la barra de herramientas de Acrobat.com es el botón Eliminar. Ordenar y buscar archivos Ordene los archivos, haciendo clic en el icono Ordenar de Acrobat.com. situado en la parte superior de la ventana de la aplicación Los archivos se pueden ordenar por nombre, tipo, fecha de creación o fecha de modificación.

6 Archivos 3 Para buscar los archivos que haya cargado en Acrobat.com, introduzca una contraseña en el cuadro de diálogo Buscar por contraseña situado en la esquina superior derecha de la aplicación y después haga clic en Buscar. Acrobat.com devuelve una lista de todos los documentos almacenados que coincidan con sus criterios de búsqueda. Es posible restringir los resultados de la búsqueda añadiendo uno o varios filtros. Cree filtros en función del nombre de archivo, el tipo de archivo, la fecha de modificación o la fecha de creación. 1 Haga clic en Añadir filtro. 2 Elija un filtro en el menú emergente Añadir atributo. 3 Escriba sus criterios de filtro en el cuadro de diálogo Introducir valor o seleccione un valor en el menú emergente Seleccionar valor. 4 Repita los pasos 1-3 según sea necesario para añadir más filtros. Previsualización de archivos Para previsualizar un archivo, sitúe el curso sobre el mismo. Aparecerá una pequeña vista previa en el centro de la ventana de Acrobat.com. Si el archivo que va a previsualizar tiene varias páginas, haga clic en las filas situadas a la derecha o izquierda de la vista previa para desplazarse por el documento. Para ver una vista previa más grande del archivo, haga clic en la previsualización o en el propio archivo para abrirlo en modo de pantalla completa. Mientras se está en modo de pantalla completa, puede eliminar, descargar o cambiar el nombre del archivo utilizando las herramientas situadas en la esquina superior derecha de la ventana de la aplicación. También puede ver información sobre el archivo como, por ejemplo, tipo, fecha de modificación y tamaño. Para ocultar la información del archivo, sitúe el cursor sobre la parte inferior de la previsualización y después haga clic en el botón Ocultar información del archivo. Para cerrar una vista previa y volver a la vista del archivo, haga clic en la flecha trasera situada en la esquina superior izquierda de la ventana de Acrobat.com.

7 4 Capítulo 2: Introducción Acerca de Acrobat.com Adobe Acrobat.com es un conjunto de servicios en línea que se puede utilizar para cargar, crear y compartir documentos, colaborar en tiempo real y simplificar el trabajo con otros. Se puede acceder a estas herramientas mediante el navegador web. Files.acrobat.com también se integra con Acrobat XI, Reader XI y Mobile Reader. La familia de servicios de Acrobat.com incluye la opción Archivos, donde puede cargar y almacenar archivos y espacios de trabajo, lo que incluye Adobe CreatePDF, Adobe SendNow, Adobe FormsCentral, Adobe ExportPDF y Adobe ConnectNow. (En los espacios de trabajo también se almacenan los archivos heredados de Acrobat.com que se han cargado previamente.) Nota: Si es la primera vez que utiliza Acrobat.com, inicie sesión en Haga clic en la ficha Archivos para cargar archivos. O bien, haga clic en la ficha Herramientas y después haga clic en para acceder a los servicios en línea de Acrobat.com. Si ha utilizado Acrobat.com anteriormente y ha cargado archivos, puede encontrarlos iniciando sesión en workspaces.acrobat.com. No es necesario instalar ningún software. El único requisito necesario para comenzar a utilizar un servicio de Acrobat.com es un equipo con conexión a Internet, un navegador web y Adobe Flash Player 11. Todas las versiones de sus archivos se almacenan en servidores seguros de Adobe y están disponibles en línea. Almacenamiento en línea Almacene archivos en línea en su cuenta y acceda a los mismos desde cualquier lugar con un navegador web. Las cuotas de almacenamiento varían por nivel de suscripción y servicio. Creación de archivos PDF Utilice el servicio Adobe CreatePDF para crear y combinar archivos PDF. Para obtener información sobre el uso de Adobe CreatePDF, consulte esta nota técnica. (Las funciones de creación de PDF de Adobe CreatePDF también están disponibles en el servicio de Acrobat.com.) Compartir Utilice el servicio de Adobe SendNow para compartir archivos de gran tamaño, enviando vínculos a los mismos. Para obtener información sobre el uso de Adobe SendNow, consulte esta nota técnica. También puede utilizar el servicio de Acrobat.com para compartir archivos de gran tamaño con otros usuarios, sin tener que enviar los archivos por correo electrónico. Los miembros de su equipo podrá editar el mismo archivo de forma simultánea en tiempo real y trabajando desde cualquier equipo. Es posible limitar el acceso a únicamente los usuarios invitados, o bien, hacer que documento sea accesible para todos incorporando un vínculo en una página web o blog. Servicios de colaboración en línea Cree documentos de Buzzword (texto), presentaciones de diapositivas y tablas de datos para colaboración. Para obtener información sobre el uso de Adobe FormsCentral, consulte la ayuda de Adobe FormsCentral. Reuniones web Organice reuniones web con el software para conferencias web Adobe ConnectNow. Nota: los espacios de trabajo y almacenamiento adicional, la creación de archivos PDF sin límite y las reuniones con más de dos asistentes están disponibles mediante suscripción. Para obtener información sobre la actualización de su cuenta, seleccione Actualizar Acrobat.com en el menú Cuenta situado en la parte superior derecha de la ventana de la aplicación Acrobat.com.

8 Introducción 5 Más temas de ayuda Creación de archivos PDF en la página 24 Buzzword en la página 31 Tables en la página 39 Presentations en la página 48 Conferencias web con Adobe ConnectNow en la página 59 Ajustes de la cuenta de Acrobat.com Administre su cuenta de Acrobat.com iniciando sesión en workspaces.acrobat.com y haciendo clic en el menú de cuenta situado en la esquina superior derecha de la aplicación. Desde este lugar puede modificar los ajustes de la cuenta (preferencias) o descargar otras herramientas para el uso de Acrobat.com. Nota: Estas preferencias no están disponibles si inicia sesión en Acrobat.com a través de files.acrobat.com. Elija Mi información para indicar las siguientes preferencias: Mi imagen Es posible cargar imágenes JPEG, GIF o PNG, con un tamaño de archivo máximo de 4 MB y unas dimensiones máximas de 2880 x La imagen pequeña identifica su presencia cuando colabora en archivos y aparece en la barra de colaborador, así como en tablas, presentaciones y el organizador de archivos. Haga clic en Cambiar para cargar la imagen desde su equipo. Seleccione Quitar en el menú emergente para que aparezca la imagen predeterminada. Nombre, contraseña e ID de Adobe Para su contraseña, introduzca seis caracteres como mínimo e incluya al menos un número y una letra. Idioma Utilice el menú para seleccionar un idioma (inglés de Estados Unidos, inglés del Reino Unido, francés, alemán, italiano, japonés o español) para la interfaz de usuario. (Esta opción es distinta de la configuración de idioma del corrector ortográfico.) Nota: algunas de las aplicaciones no están disponibles en todos estos idiomas. Por ejemplo, si selecciona japonés como idioma, sólo el organizador de archivos, la vista preliminar y el servicio Adobe ConnectNow se mostrarán en japonés. Seleccione Mis preferencias para definir las preferencias de unidades, uso compartido y corrección ortográfica. Aplicar revisión ortográfica a los documentos creados En Buzzword, seleccione el idioma para el diccionario de revisión ortográfica. Decida si desea que las palabras con errores ortográficos se subrayen en rojo conforme escriba. Añada palabras que el corrector ortográfico etiquete porque no se incluyen en el diccionario en el cuadro denominado Considerar también correctas estas palabras. Por ejemplo, puede añadir términos técnicos o nombres propios. Escriba una palabra en el cuadro y haga clic en Guardar cambios para agregarla. Para obtener más información, consulte Revisión de ortografía en la página 35. Nota: la opción Idioma del documento que se selecciona es distinta a la opción Idioma. La primera opción define el diccionario de la revisión ortográfica y la segunda opción establece el idioma para la interfaz de usuario. Uso compartido Seleccione Aceptar automáticamente los documentos compartidos si desea que todos los archivos que se hayan compartido con usted aparezcan automáticamente en su lista de archivos. Unidades Especifique pulgadas, centímetros o decimales como medición para su uso en todos los documentos de Buzzword creados. Las unidades seleccionadas aparecen en la regla y en las dimensiones de imagen. Las unidades

9 Introducción 6 también aparecerán en los márgenes de la página que se especifiquen en el cuadro de diálogo de configuración de página para Buzzword o Tables. (Seleccione Documento > Configurar página o tabla > Configurar página.) Más temas de ayuda Personalización de una sala de reuniones en la página 67 Sesiones de Acrobat.com Existen dos formas de salir de una sesión de Acrobat.com. Una de ellas es cerrar la ventana del navegador. Sin embargo, si está trabajando en un equipo público o compartido, Adobe recomienda finalizar la sesión en lugar de cerrar el navegador para salir. Al finalizar la sesión se evita que otros usuarios inicien otra sesión en su cuenta. Para cerrar la sesión, seleccione Finalizar sesión en el menú de la cuenta. Al seleccionar Recordar mis datos (en la ventana de inicio de sesión ) es posible iniciar sesión en Acrobat.com sin tener que volver a introducir la dirección de correo electrónico ni la contraseña. No seleccione esta opción si trabaja en un equipo público. Recursos Ayuda de la comunidad Utilice el cuadro de búsqueda de la esquina superior derecha de la ventana Ayuda para buscar en la Ayuda de la comunidad. La Ayuda de la comunidad constituye un entorno integrado en adobe.com que le ofrece acceso a contenido generado por la comunidad y moderado por Adobe y expertos en el sector. La Ayuda de la comunidad utiliza varios recursos, entre los que se incluyen: Completa Ayuda del producto en lí nea, actualizada periódicamente por el equipo de documentación de Adobe. Vídeos, tutoriales, sugerencias y técnicas y ejemplos. Foros de usuario. Blogs y artículos de Adobe y expertos de la comunidad. Preguntas más frecuentes (FAQ) de la comunidad y sugerencias para la solución de problemas. Visite la página de ayuda y soporte de Acrobat.com para obtener más información sobre las opciones de soporte técnico gratuitas y de pago, enviar comentarios y acceder a los foros y blogs de usuarios. Nota: para limitar la búsqueda a la ayuda del producto, mantenga seleccionada la opción Sólo esta referencia. Si se utiliza un término en varios productos, es posible acortar la búsqueda a sólo su producto añadiendo el nombre del producto al término de búsqueda. Por ejemplo, para ver información sobre la configuración de reuniones con el uso de Adobe ConnectNow, escriba reuniones+connectnow en el cuadro de búsqueda. Una palabra en archivos PDF PDF es un formato que suele utilizarse para crear una instantánea de un documento, para una etapa final o archivo. Se pueden cargar y convertir cinco archivos a PDF en Acrobat.com, pero no es posible editar archivos PDF en Acrobat.com. Sólo se pueden editar archivos PDF con el uso de Adobe Acrobat (consulte la Ayuda de Acrobat).

10 Introducción 7 Es posible abrir y ver la mayoría de archivos PDF en la vista preliminar en Acrobat.com. Algunos archivos PDF, como los seguros, 3D o compartidos para revisión, requieren Adobe Reader. Adobe Reader es la herramienta utilizada para leer, imprimir y rellenar formularios en los archivos PDF que se crean en Adobe Acrobat. Se puede utilizar la aplicación gratuita Adobe Reader para ver cualquier archivo PDF en el organizador. Reader se puede descargar en Adobe.com. Para obtener más información sobre Adobe Reader, consulte la Ayuda de Adobe Reader. Acerca de la documentación de Acrobat.com La ayuda de Acrobat.com está disponible en inglés, francés, alemán, italiano, japonés y español. Para imprimir la documentación de la Ayuda, haga clic en el vínculo del PDF en la esquina superior derecha de la ventana e imprima el archivo PDF.

11 8 Capítulo 3: Workspaces (workspaces.acrobat.com) es la versión heredada de Acrobat.com. Aquí es donde encontrará todos los servicios en línea de Acrobat.com, como Buzzword, Tables y Presentations. Si ha iniciado sesión en files.acrobat.com, haga clic en la ficha Herramientas y, a continuación, en para acceder a estas herramientas. Organización de archivos Organizador de archivos de espacios de trabajo El organizador de archivos de Workspaces es un lugar de Acrobat.com donde se pueden administrar archivos. El organizador de archivos se puede acceder en workspaces.acrobat.com. Nota: Workspaces es la versión original de Acrobat.com. Si es la primera vez que utiliza Acrobat.com, usará un organizador de archivos diferente, denominado Archivos, para cargar y administrar sus archivos. El organizador Workspaces permite gestionar dos tipos de archivos: Los archivos que se editan utilizando aplicaciones de escritorio y después se almacenan y se comparten utilizando Acrobat.com. Los archivos que se editan en Acrobat.com utilizando aplicaciones de creación de Acrobat.com (Buzzword, Tables y Presentations). Desde el organizador de archivos común se pueden crear, cargar e importar archivos, así como compartir cualquier tipo de archivo para la colaboración con otros usuarios. También es posible duplicar y cambiar el nombre de archivos, eliminarlos del organizador y organizarlos de distintas maneras. Carga y uso compartido de archivos Cargue los archivos desde su equipo y almacénelos en un espacio de trabajo compartido o en un espacio de trabajo personal. Vea y comparta archivos que haya creado con anterioridad en Acrobat.com o que se ubiquen en su escritorio. A estos archivos se puede acceder desde cualquier equipo con un navegador web. Es posible compartir la mayoría de tipos de archivo. Importación de archivos Con la importación se convierten archivos en la aplicación adecuada (como Buzzword o Presentations, dependiendo del formato de archivo importado). Por ejemplo, los archivos de texto sin formato, Word, OpenOffice y RTF se importan en la aplicación Buzzword. Edición de archivos Edite archivos en Acrobat.com utilizando las aplicaciones de creación de Acrobat.com (Buzzword, Tables o Presentations). Los archivos se guardan con frecuencia automáticamente para que no se pierda el trabajo realizado. Si alguien ha editado un archivo y está inactivo durante un tiempo, sus cambios se guardan automáticamente. Haga clic en el Sincronizador en cualquier momento para guardar los cambios manualmente (el sincronizador también indica el estado de la conexión a Internet en los servidores de Acrobat.com). Creación de archivos Cree documentos, presentaciones y tablas y después expórtelas a archivos PDF utilizando las aplicaciones de Acrobat.com. Cambio de nombre o movimiento de archivos Cambie de nombre, duplique, elimine y quite archivos. Con la eliminación de un archivo éste se borra del organizador pero permanece en el organizador de los demás. Únicamente los autores pueden eliminar un archivo desde el organizador de todo el mundo.

12 9 Ordenar y buscar archivos Organice los archivos por nombre (alfabéticamente), por autor, por fecha de visualización o de modificación, tipo de archivo y tamaño. Utilice el cuadro de búsqueda situado a la derecha para buscar títulos de documentos. Asignación de funciones Asigne funciones a los colaboradores para controlar quién puede editar o reemplazar archivos, corregir (pero no cambiar) archivos o ver documentos. Nota: Cuenta con los derechos de pertenencia para los archivos almacenados en su espacio de trabajo personal y compartidos en Acrobat.com. A B C D E F G H I A. Iconos de organización B. Icono para mostrar información C. Cuadro de búsqueda D. Menú de servicios adicionales de Adobe E. Menú Cuenta F. Barra de colaborador G. Menú Compartir archivo H. Colaboradores I. Sincronizador Un archivo sin abrir presenta un círculo rojo junto al mismo; un archivo modificado tiene una estrella roja. Utilice los iconos de organización de la barra de herramientas para cambiar el modo en que se agrupan los archivos. Mueva el puntero sobre un icono de organización para ver información sobre la herramienta y haga clic para cambiar el tipo de ordenación. Busque un documento por nombre en el cuadro de búsqueda. Los resultados de la búsqueda presentan todos los documentos que incluyen el término introducido. Los detalles de cualquier archivo se pueden ver haciendo clic en el icono Mostrar información y después haciendo clic en cualquier icono del archivo. (Al hacer doble clic en el nombre se abre el archivo.) O bien, puede seleccionar un archivo, hacer clic en el menú contextual y seleccionar Mostrar información.

13 10 La barra de herramientas Ordenar incluye un cuadro de búsqueda. Barra de colaborador La barra Colaborador situada en la parte inferior de la ventana muestra con quién se ha compartido el archivo o el espacio de trabajo y cuál es su función. Cuando el organizador se carga por primera vez, no se selecciona ningún archivo y la barra Colaborador solo muestra el indicador de estado del Sincronizador. Esta rueda de estado muestra si está conectado al servidor de Acrobat.com. El botón Compartir aparece atenuado hasta que se seleccione un archivo o espacio de trabajo. (El botón Compartir permanece atenuado si se selecciona un archivo o espacio de trabajo que no se tenga permiso para compartir.) Seleccione un archivo o espacio de trabajo para realizar lo siguiente: Establecer o cambiar funciones de colaboración. Enviar correo electrónico a los usuarios con los que haya compartido un archivo o espacio de trabajo. Compartir un archivo o espacio de trabajo con una o varias personas, indicando sus direcciones de correo electrónico. C A B A. Su icono aparece en la barra Colaborador B. Un icono de desbordamiento indica que el archivo o espacio de trabajo se comparte con más usuarios de los que se pueden mostrar en la barra Colaborador C. Un panel de desbordamiento muestra los usuarios adicionales Nota: Cuando un miembro del espacio de trabajo selecciona un archivo que otro miembro tiene abierto, aparece un punto blanco junto al miembro que tiene el archivo abierto. Cuando se selecciona un archivo y se mueve el puntero sobre un nombre en la barra Colaborador, un mosaico muestra información sobre el archivo. Uno de los siguientes símbolos aparece junto a la imagen del colaborador: Una estrella roja Un círculo rojo Un sobre Un punto blanco El colaborador ha leído una versión anterior. El colaborador aún no ha abierto el documento. Se ha enviado una invitación pero el nuevo colaborador aún no ha aceptado la invitación. El colaborador está viendo el documento en este momento. Un lápiz rojo El colaborador está editando el documento. Este estado se aplica únicamente a los documentos que se pueden modificar utilizando las aplicaciones de edición de Acrobat.com. Más temas de ayuda Funciones para colaboración en la página 20 Organización de archivos en espacios de trabajo en la página 11 Reutilización de una lista de direcciones de correo electrónico en la página 19 Buzzword en la página 31

14 11 Tables en la página 39 Presentations en la página 48 Menús contextuales Puede ejecutar determinados comandos de archivo en el organizador mediante el menú contextual de un archivo. Haga clic en el icono de un archivo situado a la izquierda de un nombre de archivo (al hacer doble clic en el nombre de archivo, el archivo se abre) para seleccionarlo. A continuación, haga clic en el botón gris situado a la derecha del nombre. Utilice el menú contextual para abrir, compartir, duplicar, cambiar el nombre y obtener información sobre el archivo. También puede añadir una o varias etiquetas al archivo, quitar etiquetas, copiar la URL del documento o eliminar. El menú contextual del archivo proporciona comandos básicos que se pueden ejecutar en un archivo en el organizador común. Organización de archivos en espacios de trabajo Un espacio de trabajo en una forma de compartir un grupo de archivos con un equipo de usuarios. Todos los archivos se almacenan en un lugar y todos los miembros del espacio de trabajo tienen acceso a los archivos. Un archivo sólo puede estar en un espacio de trabajo. Un espacio de trabajo puede incluir carpetas para organizar el contenido. Los miembros del espacio de trabajo comparten y tienen acceso a todas las carpetas del espacio. Los miembros de un espacio de trabajo pueden tener distintas funciones, pero la función de un miembro permanece igual en todo el espacio. Por ejemplo, un administrador de un espacio de trabajo gestiona todas las carpetas del espacio. El panel izquierdo del organizador muestra dos tipos de espacios de trabajo: compartido y personal. Un espacio de trabajo compartido se utiliza para almacenar un grupo de archivos que desea compartir con varias personas que trabajan juntas en un solo proyecto. Al compartir un espacio de trabajo se da acceso a los miembros a todos sus archivos. El espacio de trabajo personal, denominado Mi espacio de trabajo, contiene archivos creados y cargados pero que no se han movido a un espacio de trabajo compartido. Las cuentas gratuitas incluyen el espacio de trabajo personal y un espacio de trabajo compartido. Los espacios de trabajo compartidos adicionales están disponibles con una suscripción de tipo Premium. Nota: Los las suscripciones Premium, los espacios de trabajo compartidos se suspenden si la cuenta del propietario del espacio de trabajo no cumple con los pagos. Si los espacios de trabajo se suspenden, aún están disponibles pero con acceso limitado. El acceso limitado a un espacio de trabajo significa que no se pueden añadir ni editar archivos ni compartirlos en los espacios de trabajo con más personas. Más temas de ayuda Organización de archivos mediante etiquetas en la página 13 Funciones para colaboración en la página 20 Opciones de uso compartido de archivos en la página 18

15 12 Creación de un espacio de trabajo compartido 1 En la barra de menú, haga clic en Nuevo > Espacio de trabajo compartido. 2 Introduzca un nombre para el espacio de trabajo y presione Intro. 3 (Opcional) Cree y asigne nombre a las carpetas en el espacio de trabajo seleccionado. Haga clic en Nuevo > Carpeta. Nota: Todos los miembros del espacio de trabajo tienen acceso a la carpeta. Al eliminar un miembro de un espacio de trabajo también se elimina el acceso de ese miembro a todas las carpetas del espacio. 4 Agregue archivos al espacio de trabajo utilizando cualquier método descrito en las instrucciones que aparecen en pantalla. Uso compartido de un espacio de trabajo 1 Seleccione el espacio de trabajo del panel izquierdo del organizador y haga clic en el botón Compartir espacio de trabajo. 2 Introduzca las direcciones de correo electrónico, un asunto y un mensaje. Nota: Una vez que el destinatario haya aceptado la invitación del espacio de trabajo, se pueden compartir los archivos en un espacio de trabajo sin enviar de forma explícita una invitación de uso compartido de archivo. El espacio de trabajo y sus archivos aparecen en el organizador del miembro. 3 (Opcional) Cambie la función de los miembros del espacio de trabajo de participante a administrador. Seleccione la opción Dejarles administrar el espacio de trabajo situada en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo. Importante: Al compartir el espacio de trabajo en el nivel de administrador, los miembros obtienen privilegios especiales. Los administradores pueden eliminar o mover archivos fuera del espacio de trabajo, ajustar sus funciones en cualquier archivo del espacio y posiblemente adoptar una pertenencia exclusiva de los archivos. 4 Elimine o cambie el nombre de un espacio de trabajo abriendo su menú contextual y seleccionado el comando adecuado. Importante: Al eliminar un espacio de trabajo se borra todo su contenido. Únicamente los propietarios del espacio de trabajo pueden eliminar un espacio. Cambio de la función en un archivo en el espacio de trabajo Es posible cambiar la función de archivo de un miembro para cualquier archivo seleccionado en un espacio de trabajo mediante la barra Colaborador. 1 Seleccione el espacio de trabajo del panel izquierdo del organizador. 2 Seleccione un archivo del espacio de trabajo. 3 En la barra Colaborador, haga clic en el vínculo para ver todos los miembros del espacio. 4 Realice una de las siguientes operaciones: Asigne una función de archivo diferente a los miembros individuales abriendo el menú contextual independiente y seleccionando la función. Cambio de la función de un miembro en el archivo seleccionado en el espacio de trabajo

16 13 Asigne la función de nombre de archivo a todos los miembros, seleccionando una función en el menú situado en la esquina superior derecha de la barra expandida Colaborador. Cambio de la función de todos los miembros en el archivo seleccionado en el espacio de trabajo Movimiento de un archivo a un espacio de trabajo diferente Una vez que un archivo está en un espacio de trabajo, puede moverlo a un espacio de trabajo o carpeta diferente, si tiene permiso para ello. Por ejemplo, si es participante de un espacio de trabajo, no puede mover un archivo a menos que sea el autor del mismo. Realice una de las siguientes operaciones: Seleccione el archivo en el organizador y haga clic en el botón Compartir archivo. Después seleccione Moverlo a un espacio de trabajo diferente. Seleccione el espacio de trabajo donde desee mover el archivo y la carpeta (si se aplica). Haga clic en Mover. Arrastre el archivo a la nueva ubicación. Es posible seleccionar varios archivos y arrastrarlos. Organización de archivos mediante etiquetas Utilice etiquetas para categorizar los archivos a los que tiene acceso. Puede etiquetar los archivos almacenados en cualquier lugar del organizador. Al añadir una etiqueta a un archivo o eliminarla, no se cambian sus permisos ni su ubicación. Por ejemplo, al etiquetar un archivo almacenado en un espacio de trabajo compartido no se cambia quién puede acceder al archivo. Tampoco se cambian los permisos para otros usuarios con acceso al archivo. Un archivo puede tener varias etiquetas para acceso rápido. Por ejemplo, es posible etiquetar un archivo como Trabajo para expresar que ese archivo se relaciona con trabajo. El mismo archivo se puede etiquetar como Urgente para indicar que el archivo requiere una atención inmediata. En el organizador, el panel Etiquetas contiene varios archivos predefinidos etiquetados como Comenzar. Los archivos que no se hayan etiquetado y que no forman parte de un espacio de trabajo compartido se incluyen en Archivos sin categoría. Las etiquetas creadas se incluyen en orden alfabético. 1 En el panel Etiquetas del organizador, haga clic en Nueva etiqueta. 2 Indique un nombre para la etiqueta y presione Intro. 3 Etiquete los archivos empleando cualquier método descrito en las instrucciones en pantalla. Si utiliza el menú contextual de archivo para etiquetar un archivo, puede etiquetarlo con varias etiquetas. También puede crear una etiqueta desde el cuadro de diálogo.

17 14 Un archivo puede tener una o varias etiquetas. 4 Elimine o cambie el nombre de una etiqueta abriendo su menú contextual y seleccionado el comando apropiado. Más temas de ayuda Organización de archivos en espacios de trabajo en la página 11 Carga y uso compartido de archivos Carga y previsualización de archivos Formatos de archivo admitidos para carga e importación Desde el organizador, cargue y comparta cualquiera de los formatos de archivo (o tipos de archivo) incluidos en esta nota técnica. Nota: los archivos cargados no pueden sobrepasar los 100 MB. Cuando se selecciona Importar en la barra de menús, Acrobat.com convierte el archivo a la aplicación adecuada y lo abre para su edición. Por ejemplo, si el contenido del archivo es texto y su extensión es.txt, el documento se importa en Buzzword. Tipo de archivo importado Word (.doc,.docx), OpenOffice (.odt), RTF (.rtf), texto (.txt) PowerPoint (.ppt,.pptx) Convertido a archivo de Acrobat.com Buzzword Presentations Previsualización de archivos Es posible previsualizar el contenido de la mayoría de los formatos de archivo (o tipos de archivo) que se comparten o se cargan (los archivos no se pueden editar en la vista preliminar). Utilice la vista preliminar para previsualizar documentos como archivos de Microsoft Office, OpenOffice, PDF e imágenes. Para obtener una lista de todos los formatos de archivo que se pueden previsualizar, consulte esta nota técnica.

18 15 Nota: si un archivo compartido del organizador no se puede previsualizar, haga clic en Descargar para copiarlo en su equipo y abrirlo desde el escritorio. 1 Para buscar contenido de archivos, haga doble clic en el nombre del archivo o seleccione Abrir documento en el menú contextual del archivo. 2 Para salir de la vista previa y volver al organizador, seleccione Archivo > Cerrar. Uso compartido de archivos para colaboración Acrobat.com permite compartir archivos en el organizador con otros usuarios sin tener que enviar los archivos por correo electrónico. Los archivos se pueden compartir de tres formas: mover un archivo a un espacio de trabajo compartido, compartir archivos con usuarios independientes y publicar archivos para que todos los usuarios que dispongan de la dirección URL puedan acceder a los mismos. Los archivos se cargan o se crean en un espacio de trabajo si en primer lugar se selecciona el espacio de trabajo en el organizador. Si se selecciona una etiqueta, los archivos se etiquetan según correspondan y se añaden al espacio de trabajo personal. Establezca el nivel de acceso de los archivos cargados o creados. Con el nivel de acceso se controla el modo en que otros usuarios, especialmente los grupos, interactúan con el documento. Nota: los ajustes del acceso al archivo son diferentes a las funciones de usuario, que se asignan a cada persona con la que se comparte un documento. Para obtener más información sobre los niveles de acceso y qué privilegios permite cada función de usuario, consulte Funciones para colaboración en la página 20. Movimiento de un archivo a un espacio de trabajo compartido 1 En el organizador, seleccione un archivo y haga clic en Compartir archivo en la esquina inferior izquierda de la ventana. 2 Seleccione la opción Mover a un espacio de trabajo compartido. 3 Seleccione el espacio de trabajo o la carpeta y haga clic en Mover. Nota: una vez que un archivo está en un espacio de trabajo compartido, es posible moverlo a un espacio de trabajo diferente utilizando el menú Compartir archivo. Uso compartido de archivos con usuarios independientes 1 En el organizador, seleccione un archivo y haga clic en Compartir archivo en la esquina inferior izquierda de la ventana. 2 En el menú Compartir archivo, seleccione Compartirlo con personas. 3 Indique las direcciones de correo electrónico, un asunto de correo y el mensaje. 4 En el menú Crearlos, seleccione Coautor, Colaborador, Revisor o Lector. (Las funciones varían en función de la aplicación del servicio. Consulte Funciones para colaboración en la página 20.) Nota: Haga clic en el icono de información para ver las descripciones de cada función de usuario disponible. 5 (Opcional) Haga clic en Más opciones para seleccionar las opciones de nuevo uso compartido de archivo. 6 Haga clic en el botón Compartir. Para un archivo seleccionado en el organizador, la barra de colaborador de la parte inferior de la ventana muestra con quién está compartiendo el archivo. Nota: Tras compartir un archivo, se puede cambiar un ajuste de la función de colaborador. Mueva el puntero sobre el nombre de la persona y haga clic en el botón de menú de la derecha. 7 (Opcional) Elimine un archivo. Puede eliminar un archivo del organizador seleccionando Eliminar (autor) o Quitar (no el autor) en el menú contextual. Puede que el comando Quitar no esté disponible en ocasiones si el archivo se encuentra en un espacio de trabajo.

19 16 Importante: al seleccionar Eliminar, el archivo se elimina del organizador de todos los usuarios. Más temas de ayuda Acerca de los niveles de acceso de archivo y las funciones de usuario en la página 20 Organización de archivos en espacios de trabajo en la página 11 Uso compartido de archivos mediante la publicación en Internet La publicación permite que todos los usuarios que dispongan de la URL puedan acceder al archivo. La publicación también permite la incorporación del archivo en una página web, blog o wiki. Uso compartido de archivos mediante la copia de vínculos Es posible copiar un archivo en el portapapeles que posteriormente pueda pegarse en un mensaje instantáneo o de correo electrónico. 1 Seleccione el icono de archivo en el organizador y haga clic en Compartir archivo en la esquina inferior izquierda de la ventana. O bien, seleccione Compartir en el menú contextual del archivo. 2 Seleccione Publicarlo y, a continuación, haga clic en Publicar. 3 Seleccione Copiar vínculo. Uso compartido de archivos mediante la incorporación en una página web Se puede incorporar una vista previa de archivos de Adobe Flash en una página web, blog o página wiki. Este tipo de incorporación está disponible para la mayoría de los archivos del organizador, incluyendo los cargados en Acrobat.com y los archivos PDF creados en Acrobat.com. Los documentos de Tables y Presentations (pero no Buzzword) se pueden incorporar. Los usuarios de la página web ven la ventana de vista preliminar incorporada en la página que muestra el contenido del archivo que se está compartiendo. Los usuarios pueden desplazarse por un documento de varias páginas en la vista preliminar, cambiar el nivel de zoom o maximizar la vista previa a pantalla completa. También pueden descargar el archivo compartido directamente desde la página web.

20 17 Incorporación de un archivo compartido en una página web. 1 Para incorporar una vista previa de Flash de un archivo en una página web, seleccione el icono de archivo en el organizador y haga clic en el botón Compartir archivo. O bien, seleccione Compartir en el menú contextual del archivo. 2 Seleccione Publicarlo y, a continuación, haga clic en Publicar. 3 En la opción Publicado de la barra de colaborador, seleccione Copiar código incorporado. El código HTML necesario para incorporar la vista previa se copia en el portapapeles. 4 Abra el archivo HTML y pegue el código en el archivo. La vista preliminar de Flash puede mostrar cualquier tipo de archivo que se puede convertir en PDF. Publicación de una presentación independiente Con el uso del comando Publish (Publicar) en Presentations se crea una presentación independiente a la que todo el mundo puede acceder sin iniciar sesión en Acrobat.com. Utilice este método (en lugar del uso compartido) para mostrar a los demás una instantánea de la presentación. La publicación permite enviar un vínculo de URL con un mensaje de correo electrónico o incorporar la presentación en un sitio web copiando el código incorporado en el portapapeles. Nota: las instantáneas son copias estáticas de la presentación. Si es un autor o coautor, puede actualizar la instantánea en cualquier momento seleccionando Presentation (Presentación) > Publish (Publicar) y haciendo clic en Republish (Volver a publicar). 1 En un archivo de presentación abierto, seleccione Presentation (Presentación) > Publish (Publicar) y haga clic en Publicar. 2 Realice una de las siguientes operaciones: Haga clic en Copiar vínculo para copiar la dirección URL y pegarla en un mensaje de mensajería instantánea o correo electrónico. Haga clic en Copiar código incorporado para copiar el código incorporado completo en el portapapeles. Posteriormente puede pegarlo en el código HTML de una página web. Nota: no resalte ni copie el texto en el cuadro Copiar código incorporado; el código es incompleto y no incorporará la presentación en un sitio web.

21 18 (Opcional) Haga clic en Unpublish (Dejar de publicarlo) para eliminar el acceso abierto del documento publicado. Utilice este comando si, por ejemplo, cambia de opinión y no desea que nadie con quien no comparta el documento acceda al mismo. (Opcional) Haga clic en Republish (Volver a publicar) si ya ha publicado el documento, lo ha modificado y desea publicar la nueva versión. Con la opción Unpublish (Dejar de publicarlo) se vuelve a la versión de la presentación publicada anteriormente. Más temas de ayuda Acerca de los niveles de acceso de archivo y las funciones de usuario en la página 20 Opciones de uso compartido de archivos Las opciones varían dependiendo del formato del archivo y del servicio que se estén utilizando. Mover a un espacio de trabajo compartido Todos los miembros del espacio de trabajo pueden acceder al archivo. Si el archivo ya está en un espacio de trabajo, puede moverlo a un espacio de trabajo distinto. Un archivo sólo puede estar en un espacio de trabajo. Compartirlo con personas Permite introducir direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo y asignarles una función de usuario. Para ver el documento, debe iniciar sesión en Acrobat.com. Publicarlo Permite a un público amplio leer un documento sin iniciar sesión. Con la publicación se distribuye un vínculo (URL) en una lista de correo o la URL se inserta en una página web o blog. Cualquier archivo que se previsualice en Acrobat.com se puede incorporar en una página web o blog. Cuando esta opción se selecciona para una tabla, se puede copiar el código HTML e incorporarlo en un sitio web o blog. Para las presentaciones publicadas, es posible copiar el código incorporado en la aplicación Presentations. Buzzword no admite código incorporado. Dejar de publicarlo Sólo las personas que aparecen en la lista de uso compartido del archivo o que son miembros de un espacio de trabajo compartido donde se ubica el archivo, pueden acceder al mismo. Cambiar opciones/más opciones Incluye las opciones de nuevo uso compartido del archivo. Función (Crearlos) Seleccione Coautor, Colaborador, Revisor o Lector (las funciones varían dependiendo de la aplicación del servicio. Consulte Funciones para colaboración en la página 20). Enviar un correo electrónico de invitación Envíe un correo electrónico que incluya la URL en la que el destinatario haga clic para poder acceder al archivo. Cuando se comparte un espacio de trabajo con un usuario que tiene una cuenta de Acrobat.com, la invitación de correo electrónico no es necesaria. El archivo compartido aparece de forma inmediata en el organizador si se ha seleccionado la opción Aceptar automáticamente los documentos compartidos en el cuadro de diálogo Mis preferencias. Todos los usuarios que comparten el archivo pueden compartirlo con otros (con su propia función o inferior) Permite a los colaboradores modificar la lista de uso compartido (es decir, añadir o eliminar colaboradores o subir o bajar el nivel de las funciones de los colaboradores existentes). Estas modificaciones sólo se pueden aplicar a los colaboradores del mismo nivel o inferior. Por ejemplo, un revisor de un documento de Buzzword puede añadir y eliminar revisores, subir el nivel de lectores a revisores y puede bajar el nivel de revisores a lectores. Sin embargo, no pueden modificar los permisos de coautor. A no ser que modifique este ajuste, el botón Aplicar no estará disponible. Permitir sólo a los coautores compartir este archivo con otros Permite sólo a los coautores modificar la lista de uso compartido. Seleccione esta opción y haga clic en Aplicar. Copiar vínculo Copia la URL del documento en el portapapeles. En un programa de mensajería instantánea o correo electrónico, haga clic con el botón derecho y seleccione Pegar para indicar a los demás usuarios que su documento está disponible. Esta opción sólo aparece cuando se ha seleccionado Publicarlo en el menú Compartir archivo. No está

22 19 disponible para los archivos de Presentations en el organizador. Sin embargo, se pueden copiar vínculos desde la aplicación Presentations. Copiar código incorporado Copia el código incorporado en el portapapeles, lo que permite incorporar un archivo o tabla en la página web o blog. Esta opción sólo aparece cuando se ha seleccionado Publicarlo en el menú Compartir archivo. No está disponible para los documentos de Buzzword ni los archivos de Presentations en el organizador. Sin embargo, se pueden copiar vínculos desde la aplicación Presentations. Más temas de ayuda Acerca de los niveles de acceso de archivo y las funciones de usuario en la página 20 Organización de conferencias web Acrobat.com incluye el servicio de conferencias web de Adobe ConnectNow. ConnectNow se puede utilizar para dirigir conferencias web con hasta dos usuarios más. Para que haya más participantes en una reunión, actualice a una cuenta de pago, que permite hasta cinco participantes (suscripción Basic) o hasta 20 (suscripción Plus). Los usuarios pueden compartir las pantallas de su equipo, cambiar entre pantallas y cambiar el control entre los asistentes. ConnectNow también es compatible con cámaras web, por lo que podrá ver a otros participantes, una pizarra compartida, notas compartidas y conversar. Para abrir ConnectNow, selecciónelo del menú Servicios adicionales de Adobe situado en la parte superior derecha de la ventana de Acrobat.com. ConnectNow se abrirá en una nueva ventana del navegador. Más temas de ayuda Conferencias web con Adobe ConnectNow en la página 59 Reutilización de una lista de direcciones de correo electrónico Una lista de uso compartido de un documento contiene las direcciones de correo electrónico asociadas a un espacio de trabajo o documento. Si ha compartido un documento con otros usuarios, puede copiar la lista de uso compartido del archivo y pegarla en un nuevo o ya existente espacio de trabajo o documento. Las opciones difieren, dependiendo del modo en que se comparta el archivo. Por ejemplo, Copiar todo aparece si el documento no está en un espacio de trabajo compartido o si está en un espacio de trabajo compartido y también se comparte con usuarios independientes. Copiar miembros aparece si el documento está en un espacio de trabajo compartido. También puede copiar y pegar direcciones de correo electrónico desde cualquier archivo, siempre que las direcciones estén separadas por puntos y comas (Windows) o comas (Mac OS). 1 Con un documento abierto o seleccionado en el organizador, haga clic en Compartir archivo en la esquina inferior izquierda de la ventana. 2 Haga clic en Mostrarlos en el menú Compartir archivo. 3 Haga clic en el menú contextual de la esquina superior derecha de la barra de colaborador ampliada y seleccione Copiar todo o Copiar miembros. 4 Para copiar todas las direcciones de correo electrónico en otro documento, seleccione un archivo. Haga clic en Compartir archivo y seleccione Compartirlo con personas. Presione Ctrl+V o Cmd+V para pegar las direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto bajo Personas con las que compartir en el cuado de diálogo Compartir. Si lo desea, asigne funciones a estos usuarios de la lista.

23 20 Como alternativa, pegue una lista de direcciones de correo electrónico de cualquier programa o archivo en el cuadro de diálogo Compartir. Utilice una lista separada por comas (Mac OS) o por puntos y comas (Windows). Las direcciones duplicadas y cualquier dirección ya asociada con el documento no se añaden. 5 Para eliminar todos los colaboradores del documento y cancelar cualquier invitación, seleccione Quitar todos o Quitar del espacio de trabajo. 6 Para enviar un mensaje de correo electrónico con un vínculo de URL a todos los miembros que estén compartiendo el archivo, seleccione Enviar correo electrónico a todos o Enviar correo electrónico a los miembros. Colaboración en tiempo real Puede escribir, editar y realizar comentarios en los documentos de Acrobat.com en tiempo real desde cualquier equipo que esté conectado a Internet. Los archivos se almacenan en servidores seguros de Adobe, lo que elimina tener que adjuntar archivos en el correo electrónico o realizar un seguimiento de los mismos en el equipo. La capacidad para compartir y editar contenido en tiempo real, así como ver cambios a medida que sus colegas los van creando, simplifica en gran medida el flujo de trabajo. Por ejemplo, si un coautor está escribiendo, otro coautor puede editar el contenido de una presentación o tabla y los cambios aparecen inmediatamente en el documento. Funciones para colaboración Acerca de los niveles de acceso de archivo y las funciones de usuario Cuando se comparte un archivo, es posible asignar cada persona una función de usuario para el archivo. La función de un usuario determina su nivel de acceso al archivo: el modo en que los usuarios pueden interactuar con el documento y las operaciones que pueden realizar en el mismo. Dependiendo del tipo de archivo, un autor puede asignar las siguientes funciones: coautor, colaborador, revisor o lector. Hay tres formas con las que un usuario puede tener acceso a un archivo: agregar el archivo a un espacio de trabajo del que el usuario sea miembro; invitar a una persona a ver, editar o revisar el archivo; publicar el archivo. Cuando un archivo se publica, cualquier persona con un vínculo al documento puede leer y descargarlo. (Las presentaciones, las tablas y los documentos de Buzzword no se pueden descargar.) El nombre y el estado de los usuarios con los que se ha compartido el archivo explícitamente se muestran en la barra de colaborador. Se encuentran visibles para otros usuarios añadidos de forma explícita. Los usuarios que tienen acceso implícito, no podrán verse entre sí. El acceso implícito significa que el archivo está en el organizador del usuario porque es un archivo publicado. Sin acceso Cuando se crea un archivo en Acrobat.com o se carga desde el equipo, sólo es accesible para el autor del documento. De forma predeterminada, ninguno de los demás usuarios tienen acceso al nuevo documento. El archivo debe compartirse antes de que otros usuarios puedan acceder al mismo. Propietario Miembro del espacio de trabajo que lo creó y dispone de plenos privilegios administrativos. Administrador Miembros del espacio de trabajo que pueden agregar otros miembros al espacio de trabajo y eliminar los archivos de cualquier miembro. Participante Nombre general para los miembros del espacio de trabajo que no son propietarios ni administradores. Los participantes pueden añadir, ver y descargar archivos y crear carpetas. Lector Los usuarios con la URL del documento pueden leer y descargar el documento, iniciando sesión en Acrobat.com si el archivo no está publicado. Los lectores pueden copiar el documento y compartirlo con otros si el autor ha activado este permiso. Dependiendo de la aplicación, lectores podrán imprimir, descargar o exportar el archivo.