GUIA RAPIDA INTELISIS 2800

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1 GUIA RAPIDA 2800 Intélisis México, D. F. Tehuantepec No. 118 Col. Roma Sur, C.P México, D.F. Contáctanos Tel.: + 52 (55) Fax: + 52 (55) Knowledge Management Contácto Ing. Carlos Israel Villanueva Quevedo Wb Site Departamento de Documentación y Procesos 2006

2 GUIA RAPIDA COMPRAS COMPRAS IMPORTACIONES Versión 2800 Edición 01 Departamento de Documentación y Procesos 2006

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800 Fecha de Emisión 26 / Enero / 2006 Compiló Ing. Carlos I. Villanueva Quevedo Departamento de Documentación y Procesos 2006

4 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 INDICE I. INTRODUCCION Objetivo... 7 II. ESTRUCTURA DEL ERP Movimientos del módulo... 7 III. PANTALLA DE CAPTURA Barras de menú y herramientas Menú Archivo Menú Edición Menú Ver Carpeta Datos Generales Detalle Carpeta Información adicional IV. MOVIMIENTOS PARA COMPRAS Ruta de Acceso Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COMPRA CONSIGNACION Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COMPRA LOCAL Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COMPRA PÉRDIDA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COMPRA PRORRATEADA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COMPRA RECHAZADA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento CONTROL DE CALIDAD Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento COTIZACION Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento DEVOLUCION DE COMPRA Funcionalidad... 40

5 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Pantalla de Captura Afectación del Movimiento DEV. COMPRA CONSIG Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento DEVOLUCION GARANTIA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ENTRADA DE COMPRA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ENTRADA CON GASTOS Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ENTRADA IMPORTACION Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ESTADÍSTICA Funcionalidad Afectación del Movimiento GASTO DIVERSO Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento INTERCAMBIO GARANTIA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento LICITACION Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ORDEN DE COMPRA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ORDEN CON GASTOS Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento ORDEN GARANTIA Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento... 57

6 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de PRESUPUESTO Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento REQUISICION Funcionalidad Pantalla de Captura Afectación del Movimiento V. EXPLORADORES Ruta de Acceso Descripción de la ventana Explorador Exploradores del Módulo Compras Compras (Detalle) Compras Acumuladas Compras Acumuladas (Detalles) Pendientes Pendientes (Detalles) Pendientes (Por Clientes) Agenda VI. REPORTES Ruta de Acceso a) Reportes del módulo Acumulados Movimientos Gerenciales Gerenciales /Por Movimeinto Gerenciales / Por Categoría de proveedores Gerenciales/Por Categoría de Artículos General de Movimientos General de Movimientos Detalles Diario de Movimientos Movimientos Pendientes Comparativo Mes Año Cumplimiento VII. HERRAMIENTAS Ruta de Acceso Procesar en Lotes Procesar Requisiciones Compra ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE COMPRAS GLOSARIO Y SIGLAS... 89

7 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 I. INTRODUCCION El Módulo de Compras en términos generales facilita la planeación, para realizar las adquisiciones de materia primas y servicios con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización para su total funcionamiento y no entorpecer sus actividades normales de operación. Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas son: compras nacionales (locales y foráneas) y las internacionales (importaciones y exportaciones). El sistema a través del módulo de Compras permite de manera sencilla aplicar aquellos gastos generados de las adquisiciones para aumentar su costo. 1. Objetivo Proporcionar al usuario una herramienta de apoyo para el correcto manejo del módulo de compras dentro del sistema. II. ESTRUCTURA DEL ERP Imagen Pantalla Principal Intélisis La estructura del ERP esta dada por Menús, Módulos y Movimientos. 1. Movimientos del módulo Bonificación Compra Entrada de Compra Compra Consignación Entrada con Gasto Compra Local Entrada Importación Compra Pérdida Gasto Diverso Compra Prorrateada Intercambio Garantía Compra Rechazada Licitación Control de Calidad Orden de Compra Cotización Orden con Gastos Devolución Compra Orden Garantía Dev. Compra Consig. Presupuesto Devolución Garantía Requisición

8 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 III. PANTALLA DE CAPTURA Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Compras Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control. La pantalla de captura de los Movimientos esta integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. Imagen Pantalla Principal Compras La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. 1. Barras de menú y herramientas Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación se hace una descripción de los menús y sus opciones. 1.1 Menú Archivo

9 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Menú Archivo A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú: OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Nuevo Copiar Abrir Localizar Guardar Cambios Personal involucrado Ctrl+N Mayús+F11 Ctrl+A Mayús+F3 Ctrl+G Esta opción se permite capturar un nuevo movimiento. Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, considerándolo como un movimiento diferente. Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo. Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura. Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento.

10 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Imagen Ventana Personal involucrado Evaluaciones Propiedades Imprimir Ctrl+P Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones. Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual). Abre el cuadro de diálogo Imprimir que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instalada(s). Presentación Preliminar Plantillas Office Alt+F11 Ctrl+F11 Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto. Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intélisis. Imagen Ventana Plantillas Office Formas Alt+F10 Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación

11 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Microsoft InfoPath, guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento. Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento. Actualizar Zona de Impuestos El formulario de Info Path debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath. Esta opción permite hacer el cálculo de los impuestos de un movimiento en base a la zona de impuestos aplicada a un movimiento. Esta opción solo se habilita si los movimientos no se han afectado. Esta opción realiza una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de Información. Verificar Situación Sucursal Ctrl+F12 Ctrl+U Imagen Ventana Información Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento. Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento. Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un

12 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido. Afectar Eliminar F12 Imagen Pantalla Cambiar sucursal Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente. Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción Cancelar. Esta opción es una personalización que se puede hacer a cada empresa y elaborando un programa específico permite importar información de formato.txt a un movimiento. Importar Importar PDT Imagen Pantalla Cambiar sucursal Esta opción sirve para realizar Trasferencias de Datos Personales (PDT) entre una PC y una Palm, actualizando la información existente.

13 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Imagen Pantalla Sincro de datos PDT & PC Como su nombre lo indica, esta opción despliega la siguiente ventana para realizar el prorrateo de un gasto (pago de un flete, pago de impuestos, etc.) a un movimiento sin importar que este concluido. Prorratear en Base a Movimiento Prorratear en Base a Existencia Imagen Pantalla Prorratear en Base a Mov. Este elemento del menú es de mucha utilidad para realizar el prorrateo de los gastos que se hayan olvidado de aplicar a un movimiento en específico. La opción solo se activa en el movimiento Gasto Diverso. Esta opción despliega la siguiente ventana para realizar el prorrateo de un gasto (pago de un flete, pago de

14 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION impuestos, etc.) entre una cantidad existente de inventario. Imagen Pantalla Prorratear en Base a Existencias Para aplicar el prorrateo se selecciona de la lista aquellos artículos a los que desea prorratearse, activando la casilla correspondiente. Hecho lo anterior se presiona el botón Prorratear, se abre la siguiente ventana. Reasignar Usuario Cancelar Copiar Pendientes Imagen Pantalla Importe Especifico Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control. Esta opción permite establecer como propietario de un movimiento a un usuario diferente del que originalmente lo haya generado. Se utiliza para copiar los partidas pendientes de un movimiento a otro de un mismo Proveedor, las cuales se agregan en el detalle del movimiento. Ejemplo basado en el movimiento pedido: 1. Genera o abra el archivo de una requisición pendiente de afectar y utilice la opción Copiar pendientes se abre la siguiente pantalla mostrando las partidas pendientes de otros movimientos.

15 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Imagen Pantalla Movimiento Pendiente 2. Seleccione solo las partidas que desee incluir en el movimiento y después presione el botón Agregar. Las partidas se agregaran en el detalle del movimiento. Esta opción se utiliza para copiar partidas entre movimientos de diferente nombre y Proveedor. Los datos de la partida que se agregan son: artículo, precio, opción, etc. Ejemplo: 1. Seleccione la opción Copiar con otro movimiento, se abre la ventana copiar. Copiar de Otro Movimiento Embarcar Imagen Pantalla Copiar 2. Seleccione la partida que desee copiar al movimiento y la cantidad a aplicar, después presione el botón aceptar. Los datos de la partida serán agregados al detalle del movimiento que se este realizando. Se utiliza para indicar el embarque de un movimiento.

16 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Imagen Pantalla Embarcar Manu Despliega una ventana para programar actividades relacionadas con el movimiento. Agenda Imagen Pantalla Agenda Este elemento del menú se utiliza para que el sistema indique la cantidad de artículos a comprar en base a la demanda del mismo (pedidos) o en base al resumen de artículos (unidad de medida específica: kilos, toneladas, etc.). Sugerir Cerrar Alt+F4 Imagen Pantalla Sugerir Compra Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de captura del módulo correspondiente.

17 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Menú Edición Imagen Menú Edición OPCION Campos Campos Extras TECLAS RÁPIDAS Ctrl+1 DESCRIPCIÓN Despliega la siguiente pantalla que permite editar ciertos campos aun cuando el movimiento ya haya sido afectado. Imagen Ventana Solicitud En esta versión se pueden agregar campos extra a las cuentas y movimientos sin necesidad de utilizar Intélisis SDK. En esta opción se capturan los campos que se configuraron para el movimiento, y que se encuentran agrupados en carpetas de acuerdo a los grupos que se

18 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS dieron de alta. DESCRIPCIÓN Si un campo no se captura y es requerido entonces el sistema mandará el siguiente mensaje "El campo X del Grupo Y es requerido". Si se tiene alguna validación (creada al configurar el campo extra), de acuerdo a los datos y la validación, el sistema mandará el mensaje "Dato Incorrecto". Imagen Ventana Campos Extras Totalizar Asistente Artículos F8 ALT+F7 En los casos que un importe registrado en el encabezado de un movimiento sea mayor que la suma de los importes desglosados en el detalle del movimiento, haga clic en totalizar para igualar el importe del encabezado con el importe total del detalle. Si selecciona esta opción le permitirá editar las opciones de los artículos antes de afectar el movimiento por medio de las siguiente ventana: Imagen Pantalla Opciones

19 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS Mayús+F7 DESCRIPCIÓN Si hace clic en esta opción, aparece la siguiente pantalla para agregar el número de serie de un artículo en específico. Asistente Códigos de Barras Imagen Ventana Código Permite registrar las Entradas de Compra de una forma muy ágil a través de un Asistente de Recepción. Funcionalidad: 1. Iniciar la captura del movimiento Entrada Compra e ingresar el proveedor y el almacén en el encabezado del movimiento 2. Ingresar al Asistente de Recepción en el Menú Edición/ Asistente Recepción(CTRL+F8) 3. Se presenta la pantalla "Compras Pendientes del Proveedor", donde se muestran las Órdenes de Compra PENDIENTES filtradas por el Proveedor y Almacén que se indicó previamente. Asistente Recepción Control+F8 Imagen Pantalla Compras Pendientes del Proveedor 4. Selecciona la orden de compra y haga clic sobre el icono seleccionar, se abre una pantalla con el nombre de Recepción el cual es un concentrado o resumen de la entrada que se esta llevando a cabo. 5. En la pantalla recepción presione Agregar, se abre la pantalla Agregar al Recibo, la cual es el detalle de cada uno de los artículos que se recibirán para su ingreso al almacén, con los siguientes datos: a) Código; ingresar Código de Barras de artículo (no es obligatorio) b) Artículo; Digitar la Clave del artículo, en caso de que no

20 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN lo recuerde dando clic en los tres puntitos del campo se desplegará como ayuda los artículos que están dentro de la Orden de Compra seleccionada o los artículos registrados en el sistema si no proviene de la Orden Compra. c) Cantidad Ordenada d) Cantidad Pendiente e) Recibo Actual Los campos de incisos d) y e) se actualizan de forma automática f) Cantidad; capturar el número de piezas recibidas, g) Unidad; unidad en la que se recibe la mercancía, se sugiere la unidad de la orden de compra de referencia h) Costo; Costo al que se recibe la mercancía, se sugiere el costo de la Orden de Compra de referencia, aclarando que si se recibe sin orden previa el sistema asignará el costo estándar del artículo el cual NO podrá ser modificado. Asistente Código de Barras (en Lote) Control+F7 Imagen Pantalla Agregar al Recibo 6. Después de agregar los datos en la pantalla presione Aceptar y el artículo de la orden de Compra Pendiente se agregara al movimiento entrada de Compra y Al cerrar el asistente de recibo se bloqueara el detalle de la Entrada de Compra para impedir que esta se pueda alterar de alguna forma. Esta opción despliega la siguiente ventana para agregar los números de serie de varios artículos al mismo tiempo (en forma de lote).

21 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Imagen Pantalla Asistente para Códigos de Barra Si selecciona esta opción, se abre la siguiente pantalla donde podrá registrar los números de serie y pedimentos de los artículos que lo requieran. Series/ Lotes del Artículo Control+S Asignar Pedimentos Gastos Diversos Imagen Pantalla Especificar VIN Se utiliza para ingresar los pedimentos de los artículos. Abre la siguiente ventana para registrar los gastos incurridos al ejercer una compra (impuestos de importación, fletes, etc.) y aplicarlos al importe de la factura, y en caso de ser necesario prorratearlos entre el costo del inventario.

22 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Tareas Control+T Imagen Pantalla Opciones Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento. Sirven para incluir a los movimientos referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de internet, Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc. que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos. Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles. Anexos F4 Imagen Ventana Editar Anexos

23 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Se verifica la pestaña Lista y aparece el tipo seleccionado y el nombre. Dé clic en el botón Guardar y cerrar para generar el archivo anexo. Anexos Detalle Anticipos Control+F4 Control+ALT+F7 Mayús+F8 Imagen Ventana Anexos Esta opción tiene la misma funcionalidad del comando anterior, a diferencia que esta última aplica los anexos al artículo y no al movimiento. Si elige esta opción, muestra una ventana con el desglose de los abonos realizados al movimiento. Esta opción abre la siguiente ventana para dar de alta en el sistema un artículo de manera Express. Agregar Artículo Datos Embarque Control+E Imagen Ventana Agregar Artículos Esta opción es informativa, abre una pantalla donde se especifican los datos de embarque de la mercancía, como fecha de envió, forma de envió, paquetes enviados, No. De guías, etc.

24 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Menú Ver Imagen Menú Ver OPCION Anterior Siguiente Catálogos Lista de Artículos Disponibles TECLAS RAPIDAS Ctrl+, Ctrl+. Control+L DESCRIPCION Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el movimiento Solicitud, se indicó la opción afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud. Muestra el movimiento que se haya generado después de darle la opción de afectar. Este elemento del menú se utiliza para visualizar los diferentes catálogos que tiene un artículo. Esta opción permite consultar la cantidad de artículos disponibles a través de la siguiente ventana.

25 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Pantalla Existencias Disponibles El icono Almacén ubicado en la parte superior de la ventana permite analizar la disponibilidad de artículos por almacén en caso de contar con varios almacenes. Esta opción solo muestra la disponibilidad del artículo que se este comercializando en el movimiento. A diferencia de la opción anterior que muestra la lista de todos los artículos disponibles. Disponible del Artículo Información del Artículo Control+D Mayús+Control+I Imagen Pantalla Disponible del Artículo Muestra la siguiente pantalla con la información de un producto en específico. Del lado izquierdo de la ventana se aprecia el nombre del artículo, tipo, estatus, precio de lista, etc. Y del lado derecho se muestra el almacén y la cantidad de artículos disponibles para venta.

26 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Pantalla Información del Artículo Información del Proveedor Aparece en forma detallada la información que se haya registrado en la cuenta del Proveedor. Este campo se habilita al momento de seleccionar un Proveedor en el Movimiento. Control+I Información del Proyecto Imagen Pantalla Información del Proveedor Le permite conocer al usuario los datos registrados en Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin así como el estatus.

27 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Ventana Información del Proyecto El icono permite incluir datos, e información referente al movimiento que se desee anexar para ser tomada en cuenta. Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar un movimiento. Tiempos Política Posición del movimiento Imagen Ventana Tiempos Es una pantalla informativa que permite conocer las políticas que se hayan definido en la configuración para Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas. Imagen Ventana Políticas Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo.

28 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION Imagen Ventana Posición del movimiento Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede suceder por la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, o por el movimiento que se este ejecutando o el estatus en que se encuentre este. 2. Carpeta Datos Generales Imagen Pantalla Captura Datos Generales

29 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Los campos que presenta esta pestaña son: NOMBRE Movimiento Proyecto UEN Moneda Fecha Emisión Fecha Requerida Fecha Entrega Concepto Agente Proveedor Lista de Precios Descuento Global Condición Pago Vencimiento Referencias Almacén Forma de Envío 2.1 Detalle DESCRIPCIÖN Campo que indica el movimiento a realizar dentro del módulo correspondiente. Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando. La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica. Establece el tipo de moneda con la que se realizará el movimiento. Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Indica la fecha en que se requiere la entrega del producto comercializado. Indica la fecha de entrega de la mercancía comercializada. Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento Personal que puede desempeñar distintos roles definidos o actividades sin ser únicas o especificas, Comprador para este caso. Indica la clave de la persona moral o física que proporcionara a la empresa los bienes o servicios para que esta pueda realizar sus operaciones de comercialización. Este campo permite seleccionar el tipo de precio para indicar el importe a pagar por el intercambio de un bien o servicio. En caso de existir, indica el descuento que se aplicara al importe total del movimiento. Indica la situación o circunstancia que establece la forma de pago pactada con el cliente. Indica la fecha de vencimiento del movimiento. Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Campo donde se indica el identificador del lugar específico donde se depositan mercancías o materiales de cualquier tipo. Indica la manera de trasladar un bien o servicio a su destino final Los campos que presenta esta sección son:

30 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 NOMBRE Artículo Cantidad Unidad Inventario Costo Unitario Descuento Importe Fecha Requerida Almacén DESCRIPCIÖN Se indica la clave de la mercancía o servicio con el que comercializa la empresa. Número de artículos o unidades requeridas. Cantidad que se toma por medida o término de comparación de las demás de su especie. De acuerdo a la configuración del artículo al capturar la Cantidad, de forma automática indicará el número real de unidades que ingresaran en el módulo de Inventarios. Indica el costo de la unidad a pagar antes de prorratear los gastos de compra. Rebaja/compensación de una parte de la deuda en caso de que existiera. Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo. Se utiliza para especificar a nivel detalle la fecha en que se requiere cada artículo. Se utiliza para indicar a nivel detalle el almacén destino donde se requiere la entrega de cada artículo 3. Carpeta Información adicional

31 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Pantalla Captura Información adicional Los campos que presenta esta pestaña son: NOMBRE Observaciones Instrucciones Prioridad Atención Zona Impuestos Forma Entrega Otro Idioma Cliente VIN DESCRIPCION Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. En este campo se indican las instrucciones relacionadas con el movimiento o los artículos implicados en el movimiento. Establece el nivel de importancia del movimiento (alta, normal o baja). Se especifica el nombre de la persona a la que se destinara el movimiento. Indica la extensión geográfica cuyos limites están determinados por el monto del impuesto que se maneja por áreas Sirve para especificar la forma en que deberá ser entregado el producto (entarimado, emplayado, caja de cartón, etc.) Se utiliza para especificar si el movimiento debe realizarse en otro idioma. Sirve para especificar a que cliente se le venderá ese artículo. En el presente campo se captura el la clave de los artículos que tengan un Número de Identificación Vehicular (VIN) es decir un número de serie que se utiliza en la industria automotriz para el registro exclusivamente de vehículos automotores.

32 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 IV. MOVIMIENTOS PARA COMPRAS A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Paso 3 Seleccionar el Módulo de Compras En la pantalla <Tablero de Control - Compras> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento el movimiento a realizar. NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de los movimientos. 1. BONIFICACION COMPRA 1.1 Funcionalidad El movimiento de Bonificación de Compra se utiliza para corregir algún precio incorrecto y disminuye el saldo de la Entrada de Compras en CXP por medio de una aplicación. 1.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura en la carpeta de Información adicional: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Causa Encabezado Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen de la bonificación.

33 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Pestaña Información adicional 1.3 Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de Crédito Proveedor en Cuentas por Cobrar. Imagen Posición del movimiento Bonificación Compra En estatus Concluido en el menú Edición / Campos es posible editar los campos Forma de Entrega y Causa a nivel encabezado.

34 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de COMPRA CONSIGNACION 2.1 Funcionalidad El Movimiento de Compra Consignación se utiliza para dar Entrada a la Mercancía que un proveedor le presta a la Compañía, la cual se compromete a pagarlo, al poco tiempo de que él hubiese vendido el producto a uno de sus clientes o a un tercero. Este movimiento únicamente afecta el módulo de inventarios. 2.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Encabezado Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. 2.3 Afectación del Movimiento Al afectarse el movimiento Compra Consignación el movimiento queda en estatus Pendiente y al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Entrada de Compra o Devolución). Imagen Movimiento predecesor a la Compra Consignación Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado) Imagen Concluir movimiento Compra Consignación En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Forma Entrega Fecha Entrega y Prioridad.

35 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de COMPRA LOCAL 3.1 Funcionalidad Se refiere básicamente a una compra que puede ser emitida por la matriz o por una sucursal en una determinara área geográfica. También se utiliza para diferenciar las compras centralizadas y si el movimiento es totalmente directo. Por lo que se limita al usuario en Configurar/Usuarios/ Usuarios/Configuración/Otros y se prende la bandera de Limitar Compras locales. Posteriormente en Cuentas / Artículos/ Artículos / Planeación bloquea el campo de Tipo de Compra y el usuario únicamente puede Comprar y Ver los artículos que tengan local, para mayor referencia vea el Manual de Configuración MI-MC-CONF. 3.2 Pantalla de Captura Este movimiento no modifica los campos en la pantalla de captura. 3.3 Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de Compra Local en Cuentas por Cobrar. Imagen Posición del movimiento Compra Local En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa y Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 4. COMPRA PÉRDIDA 4.1 Funcionalidad La Compra Pérdida se utiliza cuando no se llego a una negociación con el proveedor, debido a que no contaba con el artículo, hubo un cambio en el precio, etc. La Compra Pérdida esta precedida de una Orden de Compra o se puede elaborar directamente. Cancelando automáticamente la Orden de Compra. 4.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura:

36 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Fecha Entrega Encabezado Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado. 4.3 Afectación del Movimiento Aplicar el movimiento a la Orden de Compra origen y Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, concluyendo automáticamente la Orden de Compra. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega. 5. COMPRA PRORRATEADA 5.1 Funcionalidad Se utiliza para elaborar una compra para diferentes almacenes (En el almacén se especifica la sucursal de la compra). En este tipo de Compra se utiliza una tabla de prorrateo en donde se asigna el almacén y cuantas piezas le corresponden al almacén de operación Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Fecha Entrega Detalle Indica la fecha de entrega de la mercancía comercializada. Para la realización de este movimiento es necesario especificar las condiciones del prorrateo en la Tabla de Prorrateo (Menú Edición / Tabla Prorrateo (Ctrl + K)). Imagen Tabla de Prorrateo

37 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento de Orden de Compra en el mismo Módulo para cada una de las sucursales que intervinieron en el movimiento. Imagen Posición del movimiento Compra Prorrateo En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa y Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 6.1 Funcionalidad 6. COMPRA RECHAZADA La Compra Rechazada se utiliza para concluir el movimiento de Control de Calidad debido a que tiene mercancía pendiente por rechazar y en la compra rechazada se puede especificar los motivos del rechazo. 6.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la Carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Fecha Entrega Encabezado Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado.

38 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Y en la carpeta de Información adicional: Cliente CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. 6.3 Afectación del Movimiento Aplicar el movimiento al Control de Calidad origen y Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, concluyendo automáticamente el movimiento de Control de Calidad. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 7. CONTROL DE CALIDAD 7.1 Funcionalidad Movimiento de Control de Calidad tiene la función de Guardar todas las revisiones que tuvo el departamento en todas las Órdenes de Compra, además de documentar las desviaciones a los estándares. 7.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Fecha Entrega Cliente Encabezado Detalle Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Indica la fecha en que se establece un compromiso con el proveedor para la entrega del producto adquirido. Sirve para especificar a que cliente se le venderá ese artículo. 7.3 Afectación del Movimiento Aplicar el movimiento a la Orden de Compra origen y Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente y al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Entrada de Compra, Compra Rechazada, etc).

39 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Movimiento predecesor al Control de Calidad Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado). Imagen Concluir movimiento Control de Calidad En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida Fecha Entrega, Cliente, Almacén y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa, Forma Entrega, Fecha Entrega, Prioridad, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 8. COTIZACION 8.1 Funcionalidad Este movimiento es para la realización de Cotizaciones de productos o servicios esto es solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna. Se utiliza para enviar al proveedor una relación de la mercancía que la empresa necesita indicando el último costo al que se compro, de no ser así el proveedor reenviara la cotización actualizada con el costo correcto.

40 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Pantalla de Captura Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura en la Carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Observaciones Detalle Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. El fólder Información adicional presenta el siguiente campo: Cliente CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le venderá ese artículo. 8.3 Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Confirmar, al afectar nuevamente indica el movimiento para concluir el movimiento y generar la Orden de Compra. Imagen Movimiento predecesor a la Cotización En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa, Forma Entrega, Fecha Entrega, Prioridad, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 9. DEVOLUCION DE COMPRA 9.1 Funcionalidad La función de la Devolución Compra, es regresar de manera parcial o total la mercancía. Los motivos son de diferente índole; por que los artículos no eran los marcados en la factura, incluyeron un número mayor al estipulado en el pedido, mercancía defectuosa, etc. El sistema emite un movimiento de Crédito Proveedor para saldar la deuda por esa factura parcial o total en Cuentas por Pagar. 9.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa el siguiente campo en la pantalla de captura en la carpeta de Información adicional: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Causa Encabezado Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen de la devolución de la compra.

41 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Afectación del Movimiento Al afectar el movimiento éste pasa de estatus Sin Afectar a Concluido, generando en el módulo de Cuentas por Pagar el movimiento de Crédito Proveedor. Imagen Posición del movimiento Devolución de Compra En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 10. DEV. COMPRA CONSIG Funcionalidad Este movimiento se utiliza para regresar total o parcialmente la mercancía comprada a consignación Pantalla de Captura Este movimiento activa el siguiente campo de la pantalla de captura en la carpeta de Información adicional: Causa CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado 10.3 Afectación del Movimiento Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen de la Devolución de la Compra a Consignación. Aplicar a la Compra a Consignación origen y Afecte el movimiento para que cambie de estatus Sin Afectar a Concluido. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido.

42 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de DEVOLUCION GARANTIA 11.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para dar salida del Almacén tipo Garantías a los productos que la tienen. Es decir, que si un producto no cumple con los requisitos y dicho producto tiene garantía, existe la posibilidad de devolver dicho producto Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Encabezado Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Consecutivo Detalle Número de referencia en forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Referencia Detalle Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Observaciones Detalle Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Y en la carpeta de Información adicional: Cliente Causa CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Encabezado 11.3 Afectación del Movimiento Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen de la Devolución Garantía. Aplicar al Intercambio Garantía origen afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 12. ENTRADA DE COMPRA 12.1 Funcionalidad La Entrada de Compra es la recepción física a un almacén de los productos requeridos en una Orden de Compra, Compra Consignación, Prorrateada, con Gastos, etc; o bien de forma directa. Y que Afecta de manera directa a las Compras, Inventarios, Cuentas por Pagar y Contabilidad.

43 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Opción Encabezado Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Este campo permite elegir un artículo que tiene características específicas que lo hacen diferente como tamaño, color, etc. a seleccionar Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento con el mismo nombre en el módulo de Cuentas por Pagar. Imagen Posición del movimiento Entrada de Compra En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, Causa, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido Funcionalidad 13. ENTRADA CON GASTOS La Entrada de Compras con Gastos a diferencia de la Entrada de Compras, toma en cuenta los gastos que impactaron la entrada y estos gastos son con diferentes acreedores, el sistema refleja la Cuenta por Pagar con esos proveedores asignados en la entrada, además el sistema

44 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 puede prorratear esos gastos por diferentes métodos a los artículos para que sea el costo real del mismo Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Opción Costo Inventario Encabezado Detalle Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar Este campo permite elegir un artículo que tiene características especificas que lo hacen diferentes como tamaño, color, etc. Reflejara el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo. Y en la carpeta de Información adicional: Cliente Causa CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen de la Entrada con Gastos. Para la realización de este movimiento una ves capturada la información es necesario especificar las condiciones en la Tabla de Gastos Diversos generados por la Compra (Menú Edición / Gastos Diversos). NOMBRE Concepto Acreedor Fecha Emisión Referencias Condición Pago Vencimiento DESCRIPCIÖN Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Indica la persona que tiene acción o derecho a pedir el cumplimiento de una deuda o de alguna obligación. Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Indica la situación o circunstancia que establece la forma de pago pactada con el acreedor. Indica la fecha de vencimiento del movimiento.

45 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Prorrateado por Pedimento Afectar Moneda Check Múltiple Importe Retención ISR Impuestos Importe Total Indica la forma en la que se realizará el prorrateo del gasto (costo, cantidad, peso, arancel, etc.). Se especifica el documento o declaración fiscal relativa al cumplimiento de obligaciones tributarias en materia de comercio exterior que manifiestan a la Aduana la mercancía a importar o a exportar. Establece el tipo de moneda con la que se realizará el movimiento. Al activar este check desplegarán los campos de importe, retención ISR, impuestos e importe total. Cuantía por del precio por el gasto. Refleja el pago que se debe de hacer al Impuesto Sobre la Renta. Retribución que se le otorga al estado generado por el gasto. Monto resultante por el importe y los diferentes impuestos a pagar por el gasto Afectación del Movimiento Imagen Tabla de Gastos Diversos Una vez aplicados los gasto referentes a la compra, afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando los movimientos de Entrada con Gastos y Gasto Diverso en el módulo de Cuentas por Pagar. Imagen Posición del movimiento Entrada con Gastos

46 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, Causa, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 14.1 Funcionalidad 14. ENTRADA IMPORTACION El movimiento Entrada de Importación a diferencia de la Entrada de Compra con Gastos toma en cuenta todos los gastos de importación así como los pedimentos con los que va entrar la mercancía. En la Entrada de Importación también funciona la opción de prorrateo de gastos por artículo para que el costo sea real Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Encabezado Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar. Opción Detalle Este campo permite elegir un artículo que tiene características especificas que lo hacen diferentes como tamaño, color, etc. Proveedor Detalle Muestra la clave del Proveedor Referencia Detalle Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Valor Aduana Detalle Se indica en cantidad como es que la Aduana valúa a dicho artículo Costo Inventario Detalle Reflejara el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo. País Detalle Que funge como Importador. % IGI Detalle Refleja el porcentaje de Impuesto General de Importación % Cuota ID 1 y 2 Forma Pago Detalle Indica el porcentaje compensatorio referente a los aranceles del artículo. Detalle Especifica los catálogos Identificadores 1 y 2 respectivamente de los cuales se puede elegir PD (Partes Dos) o bien PC (Pedimentos Consolidados). Detalle Muestra un catálogo diferente al de formas de pago actual, en donde se puede seleccionar Efectivo, Fianza, Depósito en cuenta Aduanera o bien Temporal no sujeta a Impuestos.

47 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Y en la carpeta de Información adicional: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Cliente Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Para la realización de este movimiento es necesario especificar el número de serie del artículo en la Tabla de Series del Artículo (Menú Edición / Series/ Lote del Artículo (Ctrl + S)). BOTÓN DESCRIPCIÓN Con este botón podrá indicar que la información capturada esta correcta para poder continuar con el flujo del movimiento. Al presionar este botón abrirá la pantalla Asistente para Números Consecutivos en donde se pueden configurar los números de serie, ingresando la cantidad a generar, el prefijo con el que iniciará y con el que terminará. Imagen Ventana Asistente para Números Consecutivos Al presionar este botón desplegará la pantalla Especificar Rango en donde solo se tiene que especificar el Prefijo y la Cantidad para que automáticamente se generen los números de serie. Imagen Ventana Especificar Rango Al presionar este botón iniciará todos los registros de los números de serie que se tenían en la pantalla de Series del Artículo A través de este botón se podrá accesar a la información del número de serie del artículo.

48 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Ventana Información de la Serie Imagen Pantalla Series del Artículo Posteriormente indicar el número de Pedimento en las Propiedades de la tabla Series del Artículo:

49 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Afectación del Movimiento Imagen Ventana Propiedades de Series/Lotes Aplique la Orden de Compra origen para afectar el movimiento y pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando los movimientos de Compras en el módulo de Contabilidad y el de Importación en el módulo de Cuentas por Pagar. Imagen Posición del movimiento Entrada Importación En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, Causa, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido.

50 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de ESTADÍSTICA 15.1 Funcionalidad El movimiento Estadística en compras tiene la finalidad de reflejar movimientos totalmente informativos y únicamente impactan el módulo de compras Afectación del Movimiento Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Concluido. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 16. GASTO DIVERSO 16.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para generar los gastos implicados en una compra los cuales serán aplicados a un artículo Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Información adicional: Cliente CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido, generando un movimiento con el mismo nombre en el módulo de Cuentas por Pagar. Imagen Posición del movimiento Gasto Diverso

51 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 17. INTERCAMBIO GARANTIA 17.1 Funcionalidad Este Movimiento se utiliza para ingresar al Almacén tipo Garantías las refacciones que da el fabricante para los productos que requieren garantía. El Intercambio Garantía puede utilizarse para aplicar órdenes de Garantía Pendientes Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Encabezado Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Consecutivo Detalle Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar. Fecha Entrega Detalle Indica la fecha de entrega de la mercancía en Garantía. Cliente Detalle Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Referencias Detalle Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Observaciones Detalle Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos Afectación del Movimiento Aplicar a la Orden Garantía origen y afecte el movimiento para que cambie de estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se puede seleccionar el movimiento a generar para concluir el movimiento (p. ej. Devolución Garantía). Imagen Movimiento predecesor al Intercambio Garantía Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado).

52 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Concluir movimiento Intercambio Garantía En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Cliente, Referencia y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación. 18. LICITACION 18.1 Funcionalidad La licitación es una forma de concursar con otros proveedores para determinar quien ofrece los mejores productos en calidad y precio a fin de obtener la preferencia del cliente 18.2 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Información Adicional: Causa CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen al movimiento de Licitación Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, quedando este en estatus Pendiente afecte nuevamente para que se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Orden de Compra o bien una Cotización). Imagen Movimiento predecesor a la Licitación

53 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado). Imagen Concluir movimiento de Licitación En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Almacén y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa, Forma Entrega, Prioridad, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 19. ORDEN DE COMPRA 19.1 Funcionalidad Las Órdenes de Compras son movimientos ya autorizados y revisados por el responsable de abastecimientos, por lo que es un documento formal para la negociación. De hecho en la entrega de la mercancía el proveedor deberá entregar al almacenista la orden de compra. La orden de Compra puede estar precedida de Requisición, Cotización, Licitación o se puede elaborar directamente Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Fecha Entrega Detalle 19.3 Afectación del Movimiento Indica la fecha de entrega de la mercancía comercializada. Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Entrada de Compra, Compra Pérdida, Rechazada, etc.).

54 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Movimiento predecesor a la Orden de Compra Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado).. Imagen Concluir movimiento Orden de Compra En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Fecha Entrega, Cliente, Almacén y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa y Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 20. ORDEN CON GASTOS 20.1 Funcionalidad La Orden con Gastos a varia de la Orden de Compra, ya que toma en cuenta los gastos que impactaron a la orden y que a diferencia de una Entrada de Compra con Gastos ya se habían tomado a consideración desde un principio, además el sistema puede prorratear esos gastos por diferentes métodos a los artículos para que sea el costo real del mismo Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales:

55 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Check movimiento directo Aplica Consecutivo Costo Inventario Encabezado Detalle Detalle Detalle Al activarse ordenará al sistema realizar la aplicación de un movimiento directamente, y no permitirá aplicarlo a otro. Este campo se activa cuando los movimientos hayan sido generados a partir de otro movimiento. Número de forma ascendente el cual sirve para identificar el movimiento a Aplicar. Reflejará el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo. Y en la carpeta de Información adicional: Cliente CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Encabezado Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Para la realización de este movimiento una ves capturada la información es necesario especificar las condiciones en la Tabla de Gastos Diversos generados por la Órden (Menú Edición / Gastos Diversos). NOMBRE Concepto Acreedor Fecha Emisión Referencias Condición Pago Vencimiento Prorrateado por Pedimento Afectar Moneda Check Múltiple Importe Retención ISR Impuestos DESCRIPCIÖN Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Indica la persona que tiene acción o derecho a pedir el cumplimiento de una deuda o de alguna obligación. Indica la fecha en que se originó el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor. Detonador de un movimiento generado. Indica la situación o circunstancia que establece la forma de pago pactada con el acreedor. Indica la fecha de vencimiento del movimiento. Indica la forma en la que se realizará el prorrateo del gasto (costo, cantidad, peso, arancel, etc.). Se especifica el documento o declaración fiscal relativa al cumplimiento de obligaciones tributarias en materia de comercio exterior que manifiestan a la Aduana la mercancía a importar o a exportar. Establece el tipo de moneda con la que se realizará el movimiento. Al activar este check desplegarán los campos de importe, retención ISR, impuestos e importe total. Cuantía por del precio por el gasto Refleja el pago que se debe de hacer al Impuesto Sobre la Renta Retribución que se le otorga al estado generado por el gasto

56 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Importe Total Monto resultante por el importe y los diferentes impuestos a pagar por el gasto. Imagen Tabla de Gastos Diversos 13.3 Afectación del Movimiento Una vez aplicados los gasto referentes a la compra, afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar los movimientos a generar para concluir el movimiento (p. ej. Entrada de Compra, Compra Pérdida, Rechazada, etc.). Imagen Movimiento predecesor a la Orden con Gastos Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado).

57 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Concluir movimiento Orden con Gastos En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Fecha Entrega, Cliente, Almacén y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, Causa, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido 21. ORDEN GARANTIA 21.1 Funcionalidad Este movimiento es similar a una Orden de Compra pero difiere en que solo puede ser afectada cuando se indican almacenes de tipo Garantía, ya que se utiliza para hacer un Pedido al fabricante de las refacciones que se ocupan para los productos que requieren garantía. También difiere en que no se agrega ningún costo a los Artículos ordenados Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Fecha Entrega Detalle Indica la fecha de entrega de la mercancía en Garantía. Cliente Detalle Sirve para especificar a que cliente se le habría de vender ese artículo. Referencias Detalle Indica cualquier concepto asociado al movimiento. Observaciones Detalle 21.3 Afectación del Movimiento Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Pendiente al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar el movimiento a generar para concluir el movimiento (p. ej. Intercambio Garantía).

58 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Movimiento predecesor a la Orden Garantía Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado). Imagen Concluir movimiento Orden Garantía En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Fecha Entrega, Cliente, Almacén y Referencia a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Causa, Forma Entrega, Fecha Entrega, Prioridad, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 22. PRESUPUESTO 22.1 Funcionalidad El Movimiento de Presupuesto tiene la finalidad de establecer controles en el módulo de compras. Estos controles se definen en cada artículo y estos son cuatros formas de estandarizar los presupuesto por artículos, No., Mensual, Acumulado y Anual Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Costo Inventario Detalle Reflejara el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. La forma de utilizarlo es a través del módulo de Gastos con un movimiento llamado Disminución del Presupuesto. Apareciendo en la pantalla de captura los siguientes campos:

59 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Ejercido CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Detalle Reflejará el monto del Presupuesto utilizado hasta ese momento. Pendiente Detalle Muestra el importe del Presupuesto que esta en uso pero que aun no a sido afectado desde el módulo de Gastos. Disponible Detalle Indica el importe que puede ser utilizado. En el menú Edición / Campos se puede modificar el siguiente concepto: Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido. 23. REQUISICION 23.1 Funcionalidad Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de productos o servicios hacia jefes de áreas internas o solicitar los precios por parte del proveedor o consulta interna, este movimiento no implica una afectación del inventario. La requisición generalmente es un mecanismo utilizado para pedir productos y/o servicios a proveedores Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura en la carpeta de Datos Generales: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Observaciones Detalle Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos. Y en la carpeta de Información adicional: CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN Causa Encabezado Indica aquello que se considera como fundamento o que da origen al movimiento de Requisición Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente. Al afectar nuevamente el movimiento aparece una pantalla donde se puede seleccionar el movimiento a generar en el flujo (p. ej. Orden Compra, Cotización o Licitación).

60 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Movimiento predecesor a la Requisición Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado) Imagen Concluir movimiento Requisición En estatus Pendiente es posible editar los campos Fecha Requerida, Almacén y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se puede modificar los siguientes conceptos: Causa, Forma Entrega, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido.

61 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 V. EXPLORADORES Los Exploradores sirven para obtener información del sistema de forma dinámica ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades. Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios / Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración. A continuación se detalla la funcionalidad de los exploradores de este módulo. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Exploradores Paso 2 Seleccionar el Módulo de Compras Paso 3 Seleccionar el explorador deseado NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. 1. Descripción de la ventana Explorador Imagen Partes del Explorador

62 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Exploradores del Módulo Compras Compras (Detalle) Compras Acumuladas Compras Acumuladas (Detalle) Pendientes Pendientes (Detalle) Pendientes (por Cliente) Agenda 1. Compras Este explorador refleja los movimientos realizados en este módulo en un período de tiempo definido a través de la siguiente información: Movimiento, Fecha de Emisión, Proveedor, Almacén, Subtotal, Impuestos e Importe Total. Imagen Explorador Compras 2. Compras (Detalle) Este explorador desglosa los datos de cada partida involucrada en el módulo de compras con la diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Artículo, Cantidad, Costo Total Neto, Descuentos y Subtotal Para ver las sub-clasificaciones es necesario dar clic en el botón.

63 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Explorador Compras (Detalle) 3. Compras Acumuladas Este explorador genera una vista de las compras acumuladas a un periodo de tiempo definido el cual arroja la siguiente información: Proveedor, Nombre, Compras netas del mes, Compras Acumuladas. Imagen Explorador Compras Acumuladas

64 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Compras Acumuladas (Detalles) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo de Compras de forma acumulada con la diferencia de que presenta información del Artículo, Descripción y de las Unidades adquiridas. Para ver las sub-clasificaciones es necesario dar clic en el botón. Imagen Explorador Compras Acumuladas (Detalle) 5. Pendientes Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente y con el filtro de árbol clasificado por Proveedores, mostrando como información: Movimiento, Proveedor, Fecha Emisión, Fecha Requerida, Saldo y Moneda. Para ver las sub-clasificaciones y conceptos es necesario dar clic en el botón. Imagen Explorador Pendientes

65 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Pendientes (Detalles) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente pero a diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Fecha Entrega, Días, Referencia, Artículo, Descripción, Pendiente y del Importe Pendiente. Para ver las sub-clasificaciones y conceptos es necesario dar clic en el botón. Imagen Explorador Pendientes (Detalles) 7. Pendientes (Por Clientes) Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo con estatus pendiente pero a diferencia de que también presenta información recolectada a nivel detalle y con el filtro de árbol clasificado por Clientes mostrando la siguiente información: Movimiento, Proveedor, Fecha Entrega, Días, Clientes, Referencia, Artículo, Descripción, Pendiente y del Importe Pendiente. Para ver las sub-clasificaciones y conceptos es necesario dar clic en el botón.

66 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Explorador Pendientes (por Cliente) 8. Agenda Genera una vista de todas aquellas actividades relacionadas con la compra de un artículo, reflejando la información siguiente: Hora, Estatus y Agente. Imagen Explorador Pendientes (por Cliente)

67 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 VI. REPORTES Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Reportes Paso 2 Seleccionar el Módulo de Compras Paso 3 Seleccionar el reporte a consultar NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos. Los Reportes son la presentación de la información, determinada por variables o filtros. Esta información se encuentra en la Base de Datos. Las variables pueden ser condiciones determinadas y delimitadas por el usuario para la generación de un Reporte. Cada Reporte contempla varias modalidades, por lo que son todos aquellos elementos que integran el reporte de este módulo. En todas las opciones que se presentan, el usuario debe determinar los rangos que desea desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la información será distribuida, o bien, si se prefiere un reporte detallado. Dentro del Reporte y como encabezado, aparecen el Nombre del Reporte, el Ejercicio y el nombre de la Empresa, debajo de este encabezado se presentan las columnas que organizan la información con base a los filtros y variables seleccionadas, y en la parte inferior, aparecen los Subtotales, Totales y Gran Totales de la información. A continuación se detalla la funcionalidad de cada uno de los reportes de este módulo. a) Reportes del módulo Acumulados Movimientos Gerenciales o Por Movimiento o Por Categoría de Proveedores o Por Categoría de Artículos General de Movimiento General de Movimiento Detalle Diario de Movimiento Movimientos Pendientes Comparativo Mes Año Cumplimiento 1. Acumulados Este reporte genera un acumulado de las compras realizadas durante el ejercicio seleccionado, cuenta con filtros para especificar la consulta deseada:

68 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Ventana Acumulados CAMPO Del Artículo:, Al Artículo: Categoría: Familia: DESCRIPCIÓN Sirven para seleccionar el rango de artículos de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Grupo: Fabricante: Del Proveedor:, Al Proveedor: Categoría: Familia: Reporte: A través de él se puede seleccionar el Grupo de artículos a consultar del cual por omisión aparece como (Todos). Se refiere al Fabricante del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Indica el rango de los Proveedores de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría de los Proveedores que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia de los Proveedores que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Seleccionar como desea visualizarse el reporte: Artículo/Proveedor: Muestra la información por orden de aparición al Artículo y Proveedor. Proveedor/Artículo: Muestra la información por orden de aparición al Proveedor y Artículo.

69 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Ejercicio: Moneda: Título: Seleccionar el Ejercicio del cual se desea obtener la información para el reporte. Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de compras y que se deben integrar en el reporte. Por omisión, aparece el título Acumulado- Compras, que es el que le dará nombre al reporte. Este nombre se puede cambiar desde este campo pero no se guarda, sólo funciona para el momento en el que se está consultando. Vista preeliminar: Imagen Reporte Acumulados 2. Movimientos Este reporte muestra los movimientos registrados en el sistema en un periodo de tiempo definido por el usuario que la consulta.

70 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Ventana Movimientos de Compras Artículo: Moneda: CAMPO Proveedor: De la Fecha:, A la Fecha: Nivel: DESCRIPCIÓN Al seleccionar un Artículo en especifico el reporte mostrara los todos los movimiento relacionados con el, para ver el reporte de todos los artículos se debe de dejar el campo en blanco. Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de compras y que se deben integrar en el reporte. Sirven para seleccionar el Proveedor del cual se generara el reporte, para ver el reporte de todos los Proveedores se debe de dejar el campo en blanco. Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Indica el tipo de información que se desea obtener, ya sea por Día, Movimiento o Aplicación Vista: Seleccionar como desea visualizarse el reporte: Normal: Muestra la información básica. Detalle: Muestra la información más incluida a nivel detalle dentro del módulo.

71 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Vista preeliminar: Imagen Reporte Movimientos de Compras 3. Gerenciales El sistema presenta cuatro diferentes opciones de reportes gerenciales de Compras los cuales están clasificados de la siguiente manera: Por Movimiento Por Categoría de Proveedores Por Categoría de Artículos Al seleccionar cualquiera de estos reportes se despliega el cuadro Compras, la diferencia radica en que los reportes que se generen dependerán de la selección en el Menú. CAMPO De la Fecha:, A la Fecha: Imagen Ventana Gerenciales de Compras DESCRIPCIÓN Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte.

72 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Reporte: Seleccionar como desea visualizarse el reporte: Entradas/Devoluciones: Muestra la información general de todas las entradas y/o devoluciones registradas en el módulo. Entradas: Genera exclusivamente el reporte de las Entradas realizadas en el módulo. Devoluciones: Muestra solo los movimientos de Devolución hechos en el módulo. 3.1 Gerenciales /Por Movimeinto Este reporte muestra los movimientos por Movimiento y fecha de realización, además de los nombres de los proveedores, los subtotales, impuestos e importes totales. Vista preeliminar: Imagen Ventana Gerenciales/por Movimiento 3.2 Gerenciales / Por Categoría de proveedores Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero a diferencia de que presenta la información con el filtro de árbol clasificado por Categoría del Proveedor mostrando la siguiente información: Categoría del Proveedor, Sub Total, Impuestos e Importe Total. Vista preeliminar: Imagen 123 Ventana Gerenciales/por Categoría de Proveedores

73 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Gerenciales/Por Categoría de Artículos Este reporte muestra la relación de movimientos realizados en el módulo pero con la diferencia de que presenta la información con el filtro de árbol clasificado por Categoría del Artículo mostrando la siguiente información: Categoría del Artículo, Sub Total, Impuestos e Importe Total. Vista preeliminar: Imagen Ventana Gerenciales/por Categoría de Artículo 4. General de Movimientos El presente reporte refleja los movimientos hechos en el sistema de acuerdo a la selección de los filtros explicados a continuación: CAMPO Del Agente:, Al Agente: DESCRIPCIÓN Sirve para seleccionar el rango de los Agentes, los cuales intervinieron en el movimiento seleccionado. Del Proveedor:, Al Proveedor: Categoría: Familia: Sucursal: UEN: Tipo de Movimiento: Estatus: Almacén: Indica el rango de los Proveedores de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría de los Proveedores que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia de los Proveedores que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. Indicar el tipo de Unidad de Empresa de Negocios que se desee consultar. Especifica el reporte que se obtendrá en función al movimiento específico seleccionado. Se selecciona el estatus de los movimientos a consultar. Indica el almacén del cual se desee consultar.

74 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Moneda: De la Fecha:, A la Fecha: Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de compras y que se deben integrar en el reporte. Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco. Vista preeliminar: Imagen Ventana General de Movimientos 5. General de Movimientos Detalles Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de reporte muestra la misma información que el anterior además de sus detalles, el reporte se obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. CAMPO Del Artículo:, Al Artículo: Categoría: Grupo: DESCRIPCIÓN Sirven para seleccionar el rango de artículos de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). A través de él se puede seleccionar el Grupo de artículos a consultar del cual por omisión aparece como (Todos). Familia: Se refiere a la Familia del artículo que se desea consultar, por

75 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 omisión aparece el valor (Todos). Línea: Fabricante: Sucursal: UEN: Tipo de Movimiento: Moneda: Almacén: Estatus: De la Fecha:, A la Fecha: Desglosar: A través de él se puede consultar por Línea de artículos del cual por omisión aparece como (Todos). Se refiere al Fabricante del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. Indicar el tipo de Unidad de Empresa de Negocios que se desee consultar. Especifica el reporte que se obtendrá en función al movimiento específico seleccionado. Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de compras y que se deben integrar en el reporte. Indica el almacén del cual se desee consultar. Se selecciona el estatus de los movimientos a consultar. Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Al indicarle que Si aparecerá la información más detallada del reporte. Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco. Vista preeliminar: Imagen Ventana General de Movimientos - Detalles

76 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Diario de Movimientos Genera un reporte general de los movimientos realizados en el módulo de compras, este tipo de reporte muestra la misma información que el anterior además de sus detalles, el reporte se obtiene especificando en cada campo de la siguiente ventana los rangos y variables que deberá mostrar el reporte. CAMPO Del Proveedor:, Al Proveedor: Categoría: Familia: Sucursal: UEN: Tipo de Movimiento: Estatus: Almacén: DESCRIPCIÓN Indica el rango de los Proveedores de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría del Proveedor que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia del Proveedor que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Seleccionar la sucursal de donde se desea sacar el reporte. Indicar el tipo de Unidad de Empresa de Negocios que se desee consultar. Especifica el reporte que se obtendrá en función al movimiento específico seleccionado. Se selecciona el estatus de los movimientos a consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Indica el almacén del cual se desee consultar, por omisión aparece el valor (Todos). De la Fecha:, A la Fecha: Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco. Vista preeliminar: Imagen Ventana Diario de Movimientos

77 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Movimientos Pendientes Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer los movimientos que se encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar los rangos y variables descritos a continuación: CAMPO Del Artículo:, Al Artículo: Categoría: Familia: Grupo: Fabricante: Línea: Almacén: Del Proveedor:, Al Proveedor: DESCRIPCIÓN Sirven para seleccionar el rango de artículos de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría del Artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia del Artículos que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). A través de él se puede seleccionar el Grupo de artículos a consultar del cual por omisión aparece como (Todos). Se refiere al Fabricante del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). A través de él se puede consultar por Línea de artículos del cual por omisión aparece como (Todos). Indica el almacén del cual se desee consultar. Indica el rango de los Proveedores de los cuales se genera el reporte. Categoría: Familia: Moneda: Desglosar: De la Fecha:, A la Fecha: Se refiere a la Categoría del Proveedor que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Se refiere a la Familia del Proveedor que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Indicar la moneda en la cual se realizaron los movimientos de compras y que se deben integrar en el reporte. Al indicarle que Si aparecerá la información más detallada del reporte. Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco.

78 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Vista preeliminar: Imagen Ventana Movimientos Pendientes 8. Comparativo Mes Año Este reporte desglosa la información de manera que se pueda conocer los movimientos que se encuentren pendientes de finalizar, la información del reporte se obtiene después de especificar los rangos y variables descritos a continuación: Ejercicio: CAMPO DESCRIPCIÓN Se refiere al año del cual se desee obtener la consulta. Periodo: Del Artículo:, Al Artículo: Categoría: Grupo: Familia: Línea: Fabricante: Indica el número del último mes que abarcara el reporte. Indica el rango de los Artículos de los cuales se genera el reporte. Se refiere a la Categoría del Artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). A través de él se puede seleccionar el Grupo de artículos a consultar del cual por omisión aparece como (Todos). Se refiere a la Familia del Artículos que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). A través de él se puede consultar por Línea de artículos del cual por omisión aparece como (Todos). Se refiere al Fabricante del artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco.

79 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Vista preeliminar: Imagen Ventana Comparativo Mes - Año 9. Cumplimiento Este reporte muestra el cumplimiento de Compras realizadas y se obtiene después de especificar los parámetros que se quieren consultar los cuales son descritos a continuación: CAMPO Del Proveedor:, Al Proveedor: De la Fecha:, A la Fecha: Categoría: DESCRIPCIÓN Indica el rango de los Proveedores de los cuales se genera el reporte. Indicar el rango o periodo de fecha de la que se desea obtener el reporte. Se refiere a la Categoría del Artículo que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Familia: Desglosar: Se refiere a la Familia del Artículos que se desea consultar, por omisión aparece el valor (Todos). Al indicarle que Si aparecerá la información más detallada del reporte. Nota: Para poder obtener la información completa de uno de los campos, este debe de dejarse en blanco. Vista preeliminar: Imagen 130 Ventana Cumplimiento

80 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 VII. HERRAMIENTAS Las herramientas son procesos útiles para reducir el tiempo de realización de algunos procedimientos dentro del Módulo de Compras, al igual que simplifica los pasos para ejecutar algún movimiento, concentrando varios movimientos en uno solo y afectando también diferentes artículos o almacenes en un solo movimiento. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Herramientas Paso 2 Seleccionar el Módulo de Compras Paso 3 Seleccionar la herramienta a utilizar 1. Procesar en Lotes Esta herramienta es utilizada para realizar el procesamiento de todos los movimientos en donde intervienen Artículos tipo Serie/Lote varia Órdenes al mismo tiempo. Esta herramienta funciona de la siguiente manera: 1. Al seleccionar Procesar en Lotes de la ruta antes mencionada, se abre la siguiente pantalla. Imagen Ventana Procesar en Lote 2. Localizar con la ayuda de los filtros de Búsqueda, seleccione los movimientos a procesar y presione el botón derecho del Mouse para escoger la acción a realizar:

81 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 ACCION A TOMAR Seleccionar Todo: Quitar Selección: Afectar Lote: Imprimir Lote: Comprar Lote: Cancelar Lote (Movimiento Completo) Cancelar Lote (Cantidad Pendiente) Compra Pérdida Lote: DESCRIPCIÓN Prende (selecciona) todos los movimientos enlistados en la pantalla. Desactiva los movimientos previamente seleccionados. Les da seguimiento única y exclusivamente a los movimientos con estatus Sin Afectar seleccionados cambiándolos a Pendientes. Esta opción manda imprimir los movimientos que de ahí fueron escogidos. Afecta los movimientos Pendientes para generar una Entrada de Compra. Elimina el movimiento dejándolo con estatus Cancelado. Cancela de forma parcial el movimiento Pendiente dejándolo con estatus Concluido. Nota Importa: Dentro del movimiento se debe de indicar la cantidad a Afectar en el campo que lleva el mismo nombre a nivel detalle para que funcione esta herramienta. Afecta los movimientos Pendientes para generar una Compra Pérdida. Imagen Ventana Afectación de Procesar en Lote

82 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de Al concluir el proceso muestra la ventana de información presionando el botón Aceptar: Imagen Ventana Información 4. Posterior manda un mensaje con el movimiento generado de acuerdo a la acción tomada en el punto 2. Imagen Ventana Mensajes 2. Procesar Requisiciones Compra Esta herramienta de compras se utiliza para procesar varias Requisiciones de Compra al mismo tiempo (en forma de lote). Esta herramienta funciona de la siguiente manera: 1. En la columna Estado se ingresa el estado Autorizado sobre las requisiciones a generar, y se indica la Cantidad de artículos a solicitar en la columna Cantidad.

83 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 Imagen Ventana Procesar Requisiciones Compra 2. Presione el botón Generar Órdenes Autorizadas, y confirme el movimiento en la ventana Generar, presionando en Si. Imagen Ventana Generar 3. Como resultado se habrán generado las órdenes de compra a partir de las requisiciones procesadas (Al terminar el proceso las requisiciones aparecen con la leyenda Liberado en el campo Estado). Imagen Ventana Información del Procesamiento de Requisiciones

84 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89 ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE COMPRAS

85 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89

86 GR-COM /ENERO/ /ENERO/ de 89

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