Guía para la realización de Seminarios Pequeños de Alumni del DAAD
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- Amparo Paz Quintero
- hace 8 años
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1 Guía para la realización de Seminarios Pequeños de Alumni del DAAD Esperamos que esta Guía les apoye en la realización de sus eventos y les de una perspectiva sobre las responsabilidades y función que desempeña cada uno de los involucrados (Organizadores y DAAD). : Alumni responsable de la organización del evento (persona(s) que aparece(n) en el Formulario de solicitud como Responsible contact person ) *Se pide baja los documentos señalados con asterisco en la página web de la Oficina Regional del DAAD en México No se podrán aceptar documentos con otro formato. Diagrama de flujo Entrega de la solicitud oficial: Formulario de solicitud* Planeación presupuestal* Borrador del programa Justificación del proyecto Lista de posibles participantes Alumni con correo electrónico, institución de trabajo y PKZ (Personalkennziffer) * 1 Definir: Fecha del evento Idioma oficial Ponentes Número de participantes Lugar del evento 2 Elaboración de la invitación 3 Especificar los detalles de la organización del evento (hospedaje, viáticos, comida, material, equipo técnico etc.) bajo los reglamentos del DAAD 4 Entrega después del evento: Lista de facturas/recibos * Todas las facturas/recibos originales Listado de participantes * Informe breve
2 TAREAS RESPONSABLE 1. Solicitud oficial de apoyo financiero Entrega los siguientes documentos en alemán o inglés: Formulario de solicitud * Planeación presupuestal (incluida en el formulario de solicitud) * Borrador de programa Justificación del proyecto Lista de posibles participantes Alumni con correo electrónico, institución de trabajo y PKZ (Personalkennziffer) * 2. Determinar detalles del evento Definir fecha del evento Elegir una fecha entre el 15 de enero y el 15 de noviembre Acordar con instituciones involucradas y con los ponentes Definir idioma oficial del evento (Por ejemplo: español y ponencias de alemanes en inglés). No es posible solicitar fondos para un traductor. Estimar número de participantes El otorgamiento del apoyo financiero para un Pequeño Seminario de Alumni se realiza en base al número de participantes especificados en la solicitud IMPORTANTE: La Central del DAAD pide que mínimo 51% de los participantes sean DAAD-Alumni Es necesario reducir los gastos del evento en caso de que el número de participantes sea menor al número especificado en la solicitud, para evitar de esta forma complicaciones con la justificación de gastos del seminario con respecto al presupuesto que le ha sido asignado por la Central del DAAD, quien en dado caso podría solicitarle la reintegración de los costos no justificables por un menor número final de participantes en el seminario Elegir lugar del evento Revisar que el lugar sede del evento (Universidad, Hotel) cuenta con las instalaciones necesarias y adecuadas Elaborar un programa preliminar Para asegurar la participación de un representante del DAAD en la inauguración de su seminario, le pedimos mandarnos la invitación lo más pronto posible. 3. Alojamiento/Hotel de ponentes y Elegir un Hotel de entre 3 y 4 estrellas 2/10
3 eventualmente de Alumni Alojamiento cercano al lugar del evento Hospedaje con desayuno IMPORTANTE: Ponentes: El DAAD paga máximo 3 noches de hospedaje por ponente DAAD-Alumni: El DAAD paga máximo 1 noche de hospedaje por DAAD-Alumni El DAAD no paga gastos adicionales del Hotel (teléfono, internet, bebidas, etc.) NOTA: La mayoría de los DAAD-Alumni (participantes) deben proceder del lugar del evento y/o de los alrededores. Invitación Elaborar la invitación Adjuntar el correo electrónico del organizador al cual los invitados deben mandar sus confirmaciones y dudas En caso que la invitación incluya el logotipo del DAAD le pedimos usar únicamente el logotipo oficial del DAAD (véase anexo). Con mucho gusto se lo hacemos llegar. Adjuntar programa (preliminar) Invitar a DAAD-Alumni, que son especialistas o interesados del área Invitar a instituciones de colaboración, a redes existentes en esta área, etc. (no necesariamente DAAD-Alumni) Invitar a VIPs (en su caso): Representantes de instituciones de educación superior mexicanos, de la economía y/o política (no necesariamente DAAD-Alumni) Anunciar evento en la página del Alumniportal Deutschland ( Registro de participantes por correo electrónico (Lista de participantes) Poner una fecha límite de registro Recomendación: Incluir una cuota de registro con la cual los organizadores estarían en la posibilidad de cubrir gastos por cancelación que se generen de participantes confirmados. El DAAD sólo puede pagar los gastos del número de personas que ha participado en el evento, no puede pagar gastos por cancelaciones. 3/10
4 Distribución de la invitación La Oficina Regional del DAAD ofrece distribuir la invitación y el programa del evento a través de su boletín informativo. Se pide adjuntar en la invitación un correo electrónico a cual los interesados pueden mandar sus confirmaciones y dudas. Oficina Regional del DAAD en México Participantes del extranjero (Ponentes) Aclarar quien realizará la reservación de los vuelos de avión (organizador o ponente) Designar a una persona que reciba a los participantes extranjeros en el aeropuerto (si es necesario) Organizar transporte para ponentes (aeropuerto hotel - aeropuerto, hotel - lugar del evento-hotel) En caso de que haya que realizar un pago de anticipo (hotel, servicio de coffee break), por favor, entregar las facturas o en su defecto la factura proforma del proveedor a la Oficina Regional del DAAD en México para poder hacer la transferencia. Es responsabilidad del organizador conseguir el comprobante fiscal dentro de la semana posterior al depósito. Oficina Regional del DAAD en México Comida Un coffee break en la mañana y eventualmente un coffee break en la tarde (dependiendo de la duración del evento) Una o dos comidas en el lugar del evento, dependiendo de su duración (incluyendo bebidas). En caso que el DAAD financia dos comidas (comida y cena) el mismo día del evento, no se pagaran comidas adicionales a los DAAD-Alumni ni a los ponentes. IMPORTANTE: En las comidas no se pagarán bebidas alcohólicas. En caso de que se realice una cena se financiarán 2 copas de vino por participante Evento Organizar y revisar equipo técnico: Laptops, proyector, pantalla, rotafolio, micrófonos para el pódium y micrófono inalámbrico para el público, equipo de sonido, etc. Registro: Lista de participantes en formato Excel*, en donde cada participante debe firmar y anotar su correo electrónico. En el listado se debe especificar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland-Alumni u otro. Entrega de gafetes, programa de mano, etc. Palabras de bienvenida (organizador, representante DAAD, instituciones patrocinadoras, etc.) 4/10
5 Designar a una persona o personas que funjan como moderadores de los paneles Documentar el evento con fotos Arreglos florales Agua para el pódium Tener a la mano plumas, cuadernillos u hojas, diurex, tijeras, pegamento, engrapadora, clips, ligas, etc. Lista de contactos importantes (número telefónico): ponentes, organizador, Oficina Regional del DAAD en México, Taxi, emergencia, etc. Poner material del DAAD (en su caso: mesa informativa, banner y poster DAAD). Si se requiere una mayor cantidad de material se pide solicitarla previamente en las Oficina Regional del DAAD México. Oficina Regional del DAAD en México Reglamentos por parte del DAAD Financiamiento de hospedaje y viáticos ponentes Se permite 1 ponente alemán/extranjero cuando se alcanza la participación mínima de 51% de DAAD- Alumni Oficina Regional del DAAD en México Se permiten 2 ponentes mexicanos cuando se alcanza una cantidad mínima de 10 DAAD-Alumni A los ponentes se pagará el transporte (aéreo, camión, carro) y máximo 3 noches en el hotel Se recomienda a los organizadores considerar el uso de una agencia de viaje Financiamiento de hospedaje y viáticos DAAD-Alumni (en su caso) No se pagarán viáticos para personas que viven en el lugar sede del evento, ni personas que pueden realizar su llegada y partida el mismo día del evento A los DAAD-Alumni procedentes del interior de la República se pagará el transporte (se deberá buscar un transporte económico) y máximo 1 noche en el hotel Liquidación de costos de parte del DAAD Todos los gastos del evento tienen que ser comprobados con una factura con valor fiscal a nombre de: Servicio Alemán de Intercambio Académico, A.C. RFC: SAI010104RT5 5/10
6 Dirección: Calle Kepler No. 157 Col. Anzures Del. Miguel Hidalgo México, D.F. No se pueden liquidar gastos sin factura (para montos no mayores a 50 MXN se aceptan recibos) Los pagos por montos mayores (por ejemplo: a hoteles, agencias de viajes, imprentas, etc.) que se deben realizar por parte del DAAD se tienen que anunciar por lo menos dos semanas antes de la fecha de pago, anexando los datos bancarios del proveedor. Datos incompletos retrasan el trámite en el portal bancario. Es obligación del organizador revisar que estén completos antes de solicitar una transferencia. Datos necesarios para transferencias bancarias: Titular Cuenta Clabe Interbancaria Banco RFC (de preferencia con homoclave) Teléfono Por favor revise los ejemplos de comprobantes fiscales al final de la Guía. El pago de los gastos realizados se liquidará en cuanto la Oficina Regional del DAAD en México tenga la factura correspondiente. IMPORTANTE: En ningún caso se depositará a las cuentas privadas de los organizadores el total de la suma autorizada por el DAAD. La liquidación se realizará previa comprobación de gastos. Eventos a finales del año: Se pide tomar en cuenta que la Oficina Regional del DAAD en México solo podrá liquidará los pagos que se presenten antes del 30 de noviembre. Las facturas originales permanecerán en la Oficina Regional del DAAD en México Después del evento Entrega de los siguientes documentos a mas tardar hasta tres semanas después del evento: Lista de facturas/recibos* con justificación del gasto (en alemán o inglés) Facturas y recibos originales de todos los gastos que se deben liquidar por parte del DAAD 6/10
7 Listado de participantes* y su función dentro del evento con la firma (en el listado se tiene que detallar si el participante es DAAD Alumni, Deutschland-Alumni u Otro) y correo electrónico Informe breve del evento en el cual se debe especificar las actividades previstas en el futuro y las conclusiones del evento (en alemán o inglés) Publicar los resultados y las fotos del evento en la página del Alumniportal Deutschland ( 7/10
8 Comprobante fiscal de pasaje de autobús: Frente: contiene los datos del pasajero, el costo, la fecha y el trayecto Reverso: contiene el RFC de la empresa transportadora. Comprobante fiscal de casetas de peaje: Frente: contiene la información sobre el trayecto, la fecha y el costo. Reverso: contiene el RFC de la empresa que administra la caseta. Comprobante fiscal de boleto de avión: 8/10
9 Se indican datos del pasajero (nombre) Se indican datos de la agencia de viajes - si hubiera- y la aerolínea Se indica: trayecto del viaje, la fecha, la clase etc. Se indica el costo del boleto con impuestos. Para boletos comprados en México, el boleto electrónico debe contener el párrafo remarcado en rojo. Para boletos comprados fuera de México, dicho párrafo no es necesario, sin embargo, sí debe contar con los demás elementos que este ejemplo señala. IMPORTANTE: si existiera algún costo adicional por concepto de emisión de boleto, debe entregarse, para su reembolso, la factura correspondiente a nombre del Servicio Alemán de Intercambio Académico A.C. 9/10
10 Consideraciones de organizador(es) de Seminarios pequeños de alumni: El organizador del 1er Seminario de Fitoterapia y Química de Productos Naturales, en el Pueblo Mágico de Parras Coahuila, 24 de Septiembre 2009 nos sugirió tomar en cuenta los siguientes comentarios: Siempre será necesario fijar una cuota para la asistencia a un evento de este tipo y pagada con anticipación. Esto garantiza que al menos los asistentes le tomen un poco mas de seriedad a la situación y no simplemente decidan no asistir de última hora sin pensar en las consecuencias que ello implica. Aunque existen lugares exóticos, bellos y mágicos como dicta la publicidad del pueblo de Parras Coahuila, en los que se pueden realizar estos eventos, si no se garantiza un acceso rápido y fácil o bien un transporte por parte de los organizadores, se complica un poco para los participantes poder asistir y de nuevo tendremos problemas de deserción. Aunque no del todo, debería restringirse un poco el rubro de hospedaje y promover más el rubro de alimentos o viáticos para conferencistas con el fin de que estos eventos puedan realizarse con participantes concentrados en la misma ciudad, lo que implicaría que se llevasen a cabo en ciudades grandes. Ejemplos de comprobantes fiscales 10/10
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