MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE COMPRAS H. AYUNTAMIENTO DE PUERTO PEÑASCO, SONORA.

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1 20 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN DE COMPRAS H. AYUNTAMIENTO DE PUERTO PEÑASCO, SONORA.

2 I. INTRODUCCION Dirección de Compras, en base a lo establecido por el artículo 94 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal, articulo 138 y 139 del Reglamento Interior del Ayuntamiento de Puerto Peñasco, así como lo dispuesto en la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora ; elabora el presente manual de Procedimientos que tiene como objetivo fundamental, servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al resumir en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por Dirección de compras. El presente Manual de Procedimientos tiene como objetivo el servir como un elemento de apoyo para el funcionamiento y organización de los procesos que se siguen para la consecución de metas planeadas dentro de la estructura del Plan Municipal de Desarrollo. La intención general de este H. Ayuntamiento, es la de fincar bases sólidas para que se pueda mejorar y eficientizar el ejercicio del desarrollo administrativo; para lograr una trasformación de la acción gubernamental en una organización más eficiente, trasparente, responsable y menos burocratizada. En este manual, se muestra el marco de actuación de Dirección de compras, a través de una red de procesos y la descripción de los procedimientos, dando soporte y orden a la información que se obtiene para saber qué es lo que cada funcionario público está facultado y debe realizar, como se concreta una función con actividades y pasos, donde están los puntos clave de control de cada procedimiento para facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora. Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

3 II. MISION Somos un Municipio con sólidas raíces, principios y valores; moderno, eficiente y trasparente que proporciona servicios públicos de calidad a sus habitantes a través del desarrollo económico, social y cultural con la colaboración de toda la sociedad en su conjunto lo que hace que nuestra ciudad sea el mejor destino turístico del Noroeste. VISION Puerto Peñasco es el Municipio ideal para vivir que ofrece a sus habitantes las mejores condiciones de vida y es reconocido a nivel mundial como el mejor desarrollo turístico del Noroeste de México. VALORES Los principio con los cuales se desempeña la Dependencia de Servicios Públicos son: Honradez Participación Social Eficiencia Trasparencia Justicia Social Identidad Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

4 III.-MARCO JURÍDICO Todos los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco deben realizar sus funciones de acuerdo a lo establecido en las siguientes Leyes aplicables: Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Sonora. Ley de Gobierno y Administración Municipal para el Estado de Sonora. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado de Sonora. Ley de Servicio Civil para el Estado de Sonora. Ley de Ingresos y presupuesto de Ingresos para el Ejercicio Fiscal Boletín Oficial que aprueba el Presupuesto de Egresos Reglamento Interno del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco. Código Civil para el estado de Sonora. Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

5 NOMBRE DEL PROCESO: (Sistema de cotización y compra). UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Compras. RESPONSABLE DEL PROCESO: Ing. Raúl Arguelles Elías OBJETIVO: Compras de material necesarias para el abastecimiento de las dependencias. ALCANCE: Poder dar la orden de compra de las solicitudes de las dependencias. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso de la compra: Estar al pendiente del material que ocupan las dependencias. Es la responsable de que siempre se asigne la compra al proveedor que tenga menor costo. Es autoridad del proceso de compras: Aceptar la compra al menor costo. Si la compra no fuera la de menor costo esta sería rechazada. Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

6 4. DESARROLLO 4.1. MATRIZ DE EPS ENTRADAS INSUMOS PROCESO ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTO INFORMACION -Solicitud de las dependencias mediante oficio. INSTALACIONES Y EQUIPO: -Oficinas en buen estado y confort. -Equipo de cómputo en buen estado. 1.-Revisar los oficios recibidos por las dependencias. 2.-Se van guardando cada petición. 3.-Realizar 3 cotizaciones requeridas para su aprovacion. -Entrega la orden de compra a la dependencia correspondiente. RECURSOS HUMANOS: -Personal capacitado -Personal requerido MATERIALES: -Material y equipo de oficina en general. 4.-Obtenida la cotización. 5.-Se realiza la compra con el proveedor que se tenga crédito o cuente con el material solicitado. MEDIO AMBIENTE: - Proceso de 5 s Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

7 5. DIAGRAMA DE FLUJO: Dir. Checa las solicitudes Cotizar las peticiones Cotización 1 Cotización 2 Cotización 3 Captura de las cotizaciones FIN NO Autorizar cotizaciones Autorización del director de compras Impresión de la Oren de compra y firma del director Dependencia Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco

8 5.1.- DIAGRAMA DE INTERACCION: DEPENDENCIA S MUNICIPALES DIRECCIÓN DE COMPRAS RECIBE -Información de las peticiones. PROCESO DE INTERACCION Dirección de compras OFRECE -Obtener la orden de compra. -Recibe material que solicita. Dependencias Municipales -Hacer buen uso del material.

9 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco 5.2. CRITERIO DE PROCESO Compras: CRITERIO 1: Checar las solicitudes recibidas. CRITERIO 2: Ver que dependencias tienen solicitudes. CRITERIO 3: Empezar a cotizar los artículos que piden uno en uno. CRTITERIO 4: Capturar las cotizaciones. CRITERIO 5: Pasarla al Director. CRITERIO 6: Autorización de Director. CRITERIO 7: Se obtiene la orden de compra. CRITERIO 8: Se entrega a la dependencia correspondiente. 6.- REFERENCIA DOCUMENTAL: DOCUMENTOS INTERNOS: Reglamento Interno Municipal. DOCUMENTOS EXTERNOS: Ley de Gobierno y Administración Municipal.

10 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco NOMBRE DEL PROCESO: Realización de oficios. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Compras. RESPONSABLE DEL PROCESO: Raúl Arguelles Elías OBJETIVO: Realizar oficio para la dependencia. ALCANCE: Hacerle saber lo que se necesita o hacerle saber lo que solicito por medio de oficio alguno de las dependencias. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso de la realización de oficios: Es hacerle del conocimiento de lo que se llegara a tratar en alguna de las compras. Es autoridad del proceso de la realización de oficios: Es autoridad del Director firmar el oficio para hacerlo llegar a la dependencia correspondiente. 4. DESARROLLO ENTRADAS INSUMOS PROCESO ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTO INFORMACION -Recibir el contenido de los que se tratara el oficio. -Tener un equipo de computo en buen estado. 1.-Escribir el contenido de los que se tratara el oficio. 2.-Anotar la fecha. 3.-Anotar número de oficio. 4.-Impresión. 5.-Firma del Director. 6.-Sello oficial de la dependencia. -Sacarle copia al oficio. -Hacerlo llegar a la dependencia correspondiente.

11 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco 5. DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO Empezar a realizar el oficio Ponerle número de oficio, fecha y a quien corresponda. Dárselo al director para que lo firme y ponerle el sello oficial. Hacerlo llegar a la dependencia correspondiente. FIN

12 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco DIAGRAMA DE INTERACCION: DEPENDENCIA S MUNICIPALES DIRECCIÓN DE COMPRAS RECIBE -Información de las peticiones. PROCESO DE INTERACCION Dirección de Compras OFRECE -Obtener la orden de compra. -Recibe material que solicita. Dependencias Municipales -Hacer buen uso del material.

13 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco NOMBRE DEL PROCESO: Cotizaciones. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Compras. RESPONSABLE DEL PROCESO: Raúl Arguelles Elías. OBJETIVO: Es dar el costo de lo que solicite la dependencia por medio solicitud escrita o via telefonica.. ALCANCE: Es tratar de conseguir el menor costo de lo solicitado para que no se le vea afectado en su presupuesto mensual y así pueda adquirir mas material. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso de Cotizar: Cotizar con tres proveedores diferentes para poder sacar las cotizaciones. Es autoridad del proceso de Cotizar: Es autoridad del encargado de sistema aceptar tal cotización. 4. DESARROLLO ENTRADAS INSUMOS PROCESO ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTO INFORMACION -Informacion del material. INSTALACIONES Y EQUIPO: -Teléfono 1.-Realizar las 3 cotizaciones. 2.-Buscar los mejores precios. 3.-hacer llegar las cotizaciones a la persona encargada. -Realizar la compra con la mejor cotización.

14 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco 5. DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO Listado de lo que se va a cotizar. Hablar por teléfono para poder obtener las cotizaciones. Entregar las cotizaciones a la o el encargado. FIN

15 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco DIAGRAMA DE INTERACCION: PROVEEDORES DIRECCIÓN DE COMPRAS RECIBE -Lista de material que se va a cotizar. -Hacer las llamadas a los proveedores. PROCESO DE INTERACCION Dirección De compras OFRECE -Entregar las 3 cotizaciones.

16 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco NOMBRE DEL PROCESO: Relación de gasto por unidad de servicios públicos. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección de Compras. RESPONSABLE DEL PROCESO: Raúl Arguelles Elías. OBJETIVO: Llevar un control exacto del gasto que se le esta haciendo a cada unidad y tener el control total de las refacciones que se requieran. ALCANCE: Cada compra mediente orden de compra es archivada en cada unidad para asi ir verificando cuanto dinero se esta gastando en gasolina y que materiales o refacciones se están comprando. 3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso de gasto por Unidad: Verificar que cada unidad se le esté comprando o adquiriendo materiales sumamente necesarios para evitar gastos dobles. Es autoridad del proceso de Cotizar: Es autoridad del Director hacer llegar al Contralor Municipal un archivo de todas las unidades y el costo de cada unidad por día y mes. 4. DESARROLLO ENTRADAS INSUMOS PROCESO ACTIVIDADES SALIDAS PRODUCTO INFORMACION -Orden de compras. 1.-Checar las refacciones que se ocupan de cada unidad. -hacer llegar al Contralor el gasto mensual. 2.-Llevar el control por unidad.

17 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco 5. DIAGRAMA DE FLUJO: INICIO Checar cada orden de compra. Capturar las refacciones de cada unidad. Entregar al Director la relación del gasto por unidad. FIN

18 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco DIAGRAMA DE INTERACCION: DEPENDENCIA S CONTRALORIA DIRECCIÓN DE COMPRAS RECIBE PROCESO DE INTERACCION OFRECE -Órdenes de compra. Dirección de Compras -Llevar el control de gastos de la unidad. -Información de las compras. Contraloría -Tener el balance de cada unidad.

19 Propiedad del H. Ayuntamiento de Puerto Peñasco IV.- SIMBOLOGIA UTILIZADA DIAGRAMA DE FLUJO: Presentación grafica de los hechos que suceden en un procedimiento. La simbología básica es la siguiente: Terminal: Indica el inicio o terminación del flujo. Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento. Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos alternativos. Documento: Representa cualquier tipo de documento que se utilice en el procedimiento. Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal (+) o permanente (p). Opción Múltiple: Representa una selección de un proceso de varias alternativas, ejemplo: proceso 1 ó proceso 3 ó proceso 4, etc. Conector de hoja: Representa un enlace o conexión de una hoja a otra. Subproceso: Representa un enlace a otro proceso.

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