Gestión de los Costos

Transcripción

1 Gestión de los Costos Fuentes: Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edición Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Costo Recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo específico o algo que se da en intercambio Generalmente se miden en unidades monetarias como pesos

3 Gestión de costos Procesos necesarios para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto aprobado

4 Procesos de la Gestión de los Costos Planificar la gestión de los Costos Estimar los Costos Determinar el Presupuesto Controlar Costos

5 Plan de gestión de costos Documento que describe cómo se gestionan costos en el proyecto

6 Planificar la gestión de costos 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Gestión del Costo del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Acta de constitución Plan de dirección del proyecto Activos de procesos de la organización Factores ambientales de la Empresa 7.1 Panificar la gestión de costos Plan de gestión de costos 11.2 Identificar Riesgos Empresa/ Organización 6.2 Definir las Actividades 6.3 Secuenciar las Actividades 11.4 Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos

7 Planificar la gestión de costos Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Acta de Constitución del Proyecto 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Técnicas Analíticas 3. Reuniones Salidas 1. Plan de Gestión de Costos

8 Defectos - Error y propagación del error - Costos Control de calidad al final del proyecto Aseguramiento de la calidad durante todo el proyecto

9 Costos de los defectos de software FASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARE COSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOS Análisis de requerimientos Codificación y pruebas unitarias Integración y pruebas de sistema Prueba beta Post producción y liberación 1X 5X 10X 15X 30X Nota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.

10 Gestión de los costos - Principios básicos Miembros de juntas ejecutivas Comprenden mejor y están más interesados en términos financieros que en los términos técnicos Administradores de proyectos deben hablar en ese idioma Ganancia Ingresos - Gastos Margen de ganancia Relación de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(ganancia neta después de impuestos/ingresos)*100 [%] Costo de ciclo de vida Considera el costo total de propiedad o El desarrollo más los gastos de apoyo Análisis de flujo de caja Determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

11 Gestión de los costos - Principios básicos (continúa) Costos o Beneficios tangibles Costos o beneficios que una organización puede medir fácilmente ($) Costos o Beneficios intangibles Costos o beneficios difíciles de medir en términos monetarios Los costos directos Costos que pueden estar directamente relacionados a la producción de los productos y servicios del proyecto Los costos indirectos Costos que no están directamente relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que están indirectamente relacionados con la realización del proyecto

12 Costos directos e indirectos Jefes de producción Mantenimiento Materia Prima Mano de obra indirecta Supervisores Materiales Directos Choferes Insumos Vigilantes Costos Directos Sueldos y salarios Costos Indirectos Materiales indirectos Repuestos Lubricantes Mano de Obra directa Gratificaciones Combustibles Alquileres Indemnizaciones Amortizaciones Gastos indirectos Intereses Seguros

13 Clasificación de costos Materia prima Costos de Administración Costos Financieros Costos Variables Costo distribución Materiales directos Costos Fijos Amortizaciones diferidas Depreciación Impuestos y patentes Materiales indirectos Mano de obra directa Mano de obra indirecta Gastos generales

14 Gestión de los costos - Principios básicos (continúa) Teoría de la curva de aprendizaje Cuando muchos artículos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrón regular a medida que aumenta la cantidad Las Reservas Pesos incluidos en una estimación de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difíciles de predecir Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Se asocian a los casos de tipo conocidos-desconocidos Forman parte de la línea base de costo y están incluidas en el Presupuesto Reservas de Gestión Permite trabajar sobre situaciones futuras difíciles de predecir Se asocian a los casos de tipo desconocidos-desconocidos No forman parte de la línea base de costo, pero forman parte del Presupuesto Total

15 Estimar costos Tarea importante si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de presupuesto Importante conocer Tipos de estimaciones de costos Cómo preparar estimaciones de costos y problemas típicos asociados a la estimaciones de costos

16 Estimar costos - Tipos Tipo de estimación Cuándo hacerla Por qué hacerla Exactitud De orden de magnitud Muy temprano en el ciclo de vida del proyecto 3 5 años antes de la terminación del proyecto Brinda estimación de costos para decisiones de selección -50% a + 100% Presupuestaria Temprano 1-2 años antes del fin Poner pesos en los planes del presupuesto -10% a +25% Definitiva Tarde en el proyecto Menos de un año antes del fin Da detalles para compras y estimación de costos actuales -5% a +10%

17 Estimar costos - Ejemplo Máximo número de empleados por departamento y año Departamento Totales Sistemas de información Sistemas de mercadeo Reservaciones Contratistas Totales

18 Estimar costos - Técnicas y herramientas Herramientas y técnicas básicas para la estimación de costos Estimación por Analogía Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Estimación ascendente Se estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle, luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de información y seguimiento Estimación paramétrica Es una técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construcción, líneas de códigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma

19 Estimar costos - Problemas típicos La estimación se hizo muy rápido Falta de experiencia en la estimación Los seres humanos están sesgados hacia la subestimación Gestión de los deseos de precisión

20 Estimar costos - Consideraciones Antes de crear un presupuesto, es necesario Saber lo que se utilizará Recopilar tanta información como sea posible Aclarar las reglas básicas y los supuestos para la estimación Estimar costos para las principales categorías de la EDT Crear un modelo de costos, para hacer más fácil la realización de cambios en el documento y la estimación

21 Estimar costos - Ejemplo Elementos de la EDT #Unidades /hora Costo/unitario/hora Subtotales Totales nivel 1 EDT % del total 1. Gestión del proyecto $ % Director del proyecto 960 $100 $ Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Contratistas (10% de desarrollo y prueba del software) $ Hardware $ % 2.1 Dispositivos 100 $600 $ Servidores 4 $4000 $ Software $ % 3.1 Software licenciado 100 $200 $ Desarrollo del software $ Testing (10% del costo total de hardware y software) $ $ % 5. Entrenamiento y soporte $ % Costo del entrenamiento 100 $500 $ Costos de viaje 12 $700 $8.400 Miembros del equipo del proyecto 1920 $75 $ Reservas $ $ % Total costo estimado del proyecto $

22 Estimar costos - Ejemplo 1. Labor estimada Unidades/Hr Costo/Unitario/ Hr Subtotales Cálculos Estimado de la labor del contratista 3000 $150 $ * 150 Estimado del equipo del proyecto 1920 $75 $ * 75 Estimado total de la labor $ Sumar los dos valores de arriba 2. Estimado de la función puntual Cantidad Conversión Puntos Función Cálculos Entradas externas * 4 Archivos de interfaces externas * 7 Salidas externas * 4 Consultas externas * 4 Tablas internas lógicas * 10 Total de las funciones puntuales 175 Sumar las funciones puntuales de arriba Valor equivalente en lenguaje Java 46 Asumir valor de la referencia Estimación de líneas de código fuente (LCF) *46 Productividad * LCF ^ penalidad (en meses) * 8.05 ^ (ver referencia) Total horas de labor(160 Hr/Mes) * 160 Costo/labor Hr ($120 /hr) $120 Asuma el valor del presupuesto de un experto Total de la estimación de funciones puntuales $ *120 Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver:

23 Estimar los Costos 5.4 Crear la EDT Gestión del Costo del Proyecto Documentos del proyecto 6.6 Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto 9.1 Planificar la gestión de Recursos Humanos Plan de gestión de recursos humanos 11.2 Identificar Riesgos Factores ambientales de la Empresa Activos de procesos de la organización Línea base del alcance 7.1 Panificar la gestión de costos 7.2 Estimar Costos Plan de gestión de costos Bases de Estimados Documentos del proyecto actualizados Estimados de costos de actividades 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 11.2 Identificar Riesgos 12.1 Planificar la gestión de las Adquisiciones Registro de riesgos 7.3 Determinar el Presupuesto Empresa/ Organización

24 Estimar los Costos Entradas 1. Plan de Gestión de Costos 2. Plan de Gestión de los Recursos Humanos 3. Línea Base del Alcance 4. Cronograma del Proyecto 5. Registro de Riesgos 6. Factores Ambientales de la Empresa 7. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Juicio de Expertos 2. Estimación Análoga 3. Estimación Paramétrica 4. Estimación Ascendente 5. Estimación por Tres Valores 6. Análisis de Reserva 7. Costo de la Calidad 8. Software para la Gestión de Proyectos 9. Análisis de Propuestas para Licitaciones 10. Técnicas Grupales para Toma de decisiones Salidas 1. Estimaciones de Costos de las Actividades 2. Base de los Estimados 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

25 Presupuesto de costos Estimación del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajo Meta importante: producir la línea base de costos. El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos

26 Línea base de costos - Ejemplo Elementos de la EDT Totales 1. Gestión del proyecto Gerente del proyecto Miembros del equipo del proyecto Contratistas Hardware 2.1 Dispositivos Servidores Software 3.1 Software licenciado Desarrollo del software Testing Entrenamiento y soporte Costo del entrenamiento Costos de viaje Miembros del equipo del proyecto Reservas Totales de estimados * Cantidades redondeadas

27 Determinar el Presupuesto Gestión del Costo del Proyecto 5.4 Crear la EDT 6.6 Desarrollar el Cronograma Cronograma del proyecto 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto Calendarios de recursos 11.2 Identificar Riesgos Registro de riesgos 12.2 Efectuar Adquisiciones 7.1 Panificar la gestión de costos Plan de gestión de costos Línea base del alcance Calendarios de recursos Acuerdos 7.3 Determinar el Presupuesto 7.2 Estimar Costos Estimados de costos de actividades Bases de estimados Requerimientos de financiamiento del proyecto Documentos del proyecto actualizados Línea base de costos 7.4 Controlar costos Documentos del proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Empresa/ Organización Activos de procesos de la organización

28 Determinar el Presupuesto Entradas 1. Plan de Gestión de Costos 2. Línea Base del Alcance 3. Estimaciones de Costos de las Actividades 4. Base de las Estimaciones 5. Cronograma del Proyecto 6. Calendarios de Recursos 7. Registro de Riesgos 8. Contratos 9. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Suma de Costos 2. Análisis de Reserva 3. Juicio de Expertos 4. Relaciones Históricas 5. Conciliación del Límite del Financiamiento Salidas 1. Línea Base de Costos 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

29 Control de costos Monitorear el comportamiento de los costos Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea base de costos Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que afectarán los costos Influir en los factores que producen cambios en los costos

30 Controlar costos - Herramientas y técnicas Gestión del valor ganado Proyecciones Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI) Revisiones de desempeño Análisis de variación Software de gestión de proyectos

31 Gestión del valor ganado (EVM*) Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un proyecto a través de su alcance, costo y cronograma Teniendo una línea de base (plan original y cambios aprobados), se puede determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto Importante registrar la información real para poder utilizar el EVM Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a controlar los costos del proyecto * EVM (Earned value management) Ver:

32 Términos en la gestión del valor ganado Valor planificado (PV Planned Value), Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado. Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado (CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el presupuesto Costo real (AC Actual Cost) Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un período de tiempo determinado Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of work performed) Valor ganado (EV Earn Value) Estimación del valor del trabajo actualmente terminado Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP budgeted cost of work performed) El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la fecha

33 Términos en la gestión del valor ganado Término Term AC Costo Real Actual Cost ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index CV Variación del costo Cost Variance EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete EV Valor Ganado Earned Value EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline PV Valor Planificado Planned Value SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index SV Variación del cronograma Schedule Variance TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index

34 Fórmulas CPI = EV / AC CV = EV AC EAC = AC + ETC ascendente EAC = BAC / CPI ECUACIONES Proyección EAC = AC + [(BAC EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma Proyección EAC = AC + BAC EV Proyección con respecto al desempeño real del proyecto a la fecha Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo EV = PV a la fecha * RP SPI = EV / PV SV = EV PV TCPI basada en el BAC = (BAC EV) / (BAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes] TCPI basada en la EAC = (BAC EV) / (EAC AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]

35 Métricas para el control de costos Métrica con respecto del cronograma Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV PV > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index) SPI = EV / PV > 1 adelanto en el cronograma = 1 de acuerdo al cronograma < 1 retraso en el cronograma Métrica con respecto al costo Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV AC > 0 gastos menores al presupuesto = 0 gastos de acuerdo al presupuesto < 0 gastos mayores al presupuesto Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC > 1 costos por debajo de lo planificado = 1 costos de acuerdo a lo planificado < 1 en sobrecostos

36 Ejemplo Presupuesto Control de Avance Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Semana Total Tarea 0 20% 80% 100% Tarea 1 40% 40% 20% 100% Tarea 2 40% 50% 90% Tarea 3 50% 50% Resumen Semana Presupuesto Valor Ganado Costo Real Valor Ganado Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Costo Real Semana Total Tarea Tarea Tarea Tarea Proyecto Fuente:

37 Reglas de oro sobre el valor ganado Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican problemas en esas áreas Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto (sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso) El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at completion) es el presupuesto total original del proyecto

38 Controlar costos Gestión del Costo del Proyecto 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto 7.3 Determinar el Presupuesto Requerimientos de financiamiento del proyecto Documentos del proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Empresa/ Organización Plan de dirección del proyecto Datos sobre el desempeño del trabajo Activos de procesos de la organización Activos de procesos de la organización actualizados 7.4 Controlar costos Documentos del proyecto actualizados Información sobre el desempeño del trabajo Proyección de costos Solicitud de cambios 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios

39 Controlar costos Entradas 1. Plan para la Dirección del Proyecto 2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto 3. Datos sobre el Desempeño del Trabajo 4. Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y técnicas 1. Gestión del Valor Ganado 2. Proyecciones 3. Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI) 4. Revisiones del Desempeño 5. Software de Gestión de Proyectos 6. Análisis de Reserva Salidas 1. Mediciones del Desempeño del Trabajo 2. Proyecciones de Costos 3. Solicitudes de Cambio 4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto 5. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 6. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización Proceso que: Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto