UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR SECRETARÍA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN DE DEPORTES
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- Gloria Gallego Gil
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2 2 CONTENIDO Pág. ACTA DE CREACIÓN 4 I.- OBJETIVO Y ALCANCE 6 I.1. Objetivo 6 I.2. Alcance 6 II.- BASE LEGAL 6 III.- ESTRUCTURA 7 IV.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL 8 V.- DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES 9 V.1. 9 V.1.1. Objetivos 9 V.1.2. Funciones 9 V V.2.1. Objetivo 11 V.2.2. Funciones 11 V.3. ADMINISTRACIÓN 12 V.3.1. Objetivo 12 V.3.2. Funciones 12
3 3 V.4. OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO 13 V.4.1. Objetivo 13 V.4.2. Funciones 13 V.5. COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO 14 V.5.1. Objetivo 14 V.5.2. Funciones 14 V.6. COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO 16 V.6.1. Objetivo 16 V.6.2. Funciones 16 V.7. COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO 18 V.7.1. Objetivos 18 V.7.2. Funciones 18 VI.- ORGANIGRAMA DE POSICIÓN 20
4 4 ACTA DE CREACIÓN Acta N del Se conoció el informe solicitado a la Comisión de Planificación, enviado anexo al memorando de fecha sobre la evaluación del proyecto de creación de la Dirección de Deportes y Recreación de la Universidad Simón Bolívar, el cual había sido conocido por el Cuerpo en sesión del La presentación estuvo a cargo de la Lic. Ingrid de Méndez quien fundamentó detalladamente las sugerencias y observaciones formuladas por la Comisión de Planificación, tales como: eliminar la palabra recreación de la denominación de la Dirección; que el personal académico continúe adscrito al departamento docente de acuerdo a su área de conocimiento; eliminar la palabra salud en la denominación de la Coordinación de Recreación Deportiva; que el cuido mantenimiento y mejoramiento del Complejo Deportivo continúen centralizadas en las correspondientes Direcciones, pero con participación en la contratación y evaluación técnica de la Dirección de Deportes y finalmente se refirió a una serie de recomendaciones contenidas en la última parte del informe. Abierto el derecho de la palabra se emitieron diversas opiniones y finalmente se acordó: 1. Aprobar en una primera instancia la creación de la Dirección de Deportes. 2. Designar una Comisión coordinada por el Profesor Raúl Jiménez e integrada además por los profesores Cristina Álvarez, Fernando Fernández, José Vicente Carrasquero y el Dr. Juan López Bosch, la cual tendrá a su cargo la elaboración final del documento de creación con base en las observaciones formuladas por la Comisión de Planificación, así como
5 5 algunos lineamientos en relación a lo que debería contener el reglamento de deporte y el proyecto de resolución correspondiente, para ser considerados en una próxima sesión del cuerpo.
6 6 I.- OBJETIVO Y ALCANCE I.1. Objetivo Documentar la Estructura Organizativa de la Dirección de Deportes y sus unidades adscritas, así como los objetivos y funciones de cada uno de ellos. I.2. Alcance El presente manual documenta desde el máximo nivel gerencial de la Dirección de Deportes, hasta el nivel operativo (Coordinaciones), describiendo objetivos y funciones respectivos de dicha Dirección. II.- BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial 5453 extraordinaria del 24 de marzo de De la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, Gaceta Oficial N del 17 de diciembre de Normas Generales del Control Interno, Gaceta Oficial N del 17 de junio de Reglamento Sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, Gaceta Oficial N del 25 de septiembre del Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial N del 17 de octubre de Reglamento Interno de la Universidad Experimental Simón Bolívar. Gaceta Oficial Nº del 17 de abril de 2001.
7 7 III.- ESTRUCTURA La Dirección de Deportes es una Unidad de Apoyo Académico, adscrita al Rectorado. El Director de la Dirección es responsable del funcionamiento, conservación y mantenimiento de las instalaciones. El objetivo de la Dirección de Deportes de la Universidad Simón Bolívar (USB) es coordinar, estimular y desarrollar la actividad deportiva, tanto competitiva, formativa y recreacional para todos los miembros de la Comunidad Universitaria. Está conformada estructuralmente por un Director el cual se encarga de dirigir, controlar y supervisar: Coordinación de Apoyo Académico. Coordinación de Deporte Recreativo. Coordinación de Deporte Competitivo. Otras de sus áreas funcionales son la Administración, Oficina de Control y Préstamo y una secretaría La línea de mando está estructurada jerárquicamente en primera instancia por el Rector, en segunda instancia por el Director de Deportes, y en tercera instancia por cada uno de los responsables de las Coordinaciones y las Unidades de Apoyo adscritas a la Dirección.
8 8 IV.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL RECTORADO ADMINISTRACIÓN OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO
9 9 V.- OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES V.1 V.1.1. Objetivos Procurar incrementar la calidad de vida de la Comunidad Universitaria a través de la práctica del deporte. Establecer el deporte y la actividad física como punto fundamental en la educación integral del estudiantado. Planificar, coordinar, dirigir, evaluar, analizar y recomendar todas las políticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la USB. Masificar el deporte recreativo y la actividad física como fuente de salud. Desarrollar el deporte de alta competencia. V.1.2. Funciones 1. Promover el deporte y la actividad física dentro del estudiantado, a través de los créditos académicos en deporte, así como la coordinación, supervisión y dictados de cursos de extensión y mejoramiento profesional del área. 2. Promover, masificar, orientar y mejorar las prácticas deportivas dentro de la Institución. 3. Coordinar y supervisar la participación de la representación uesebista en eventos deportivos, organizados por entes deportivos a nivel nacional e internacional.
10 10 4. Administrar y controlar el cuidado de las instalaciones deportivas de la Universidad. 5. Supervisar, evaluar y controlar las actividades de las Unidades Organizativas adscritas. 6. Asesorar al Vicerrector Administrativo en materia de la competencia de la Dirección de Deportes y proponer recomendaciones, normas y procedimientos. 7. Formular el Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección de Deporte. 8. Planificar, ejecutar, evaluar y controlar el presupuesto anual de la Dirección de Deporte y de las Unidades adscritas. 9. Rendir cuentas mediante la presentación de los Planes Operativos Trimestrales (Ejecución Presupuestaria) y los Informes Trimestrales de la Gestión Institucional de las áreas relacionadas a los servicios básicos y especiales. 10. Evaluar dinámicamente y optimizar el recurso económico. 11. Rendir informe trimestralmente de la situación real de los proyectos realizados, los logros obtenidos y los problemas presentados alo largo del trimestre académico. 12. Cualquier otra actividad que sea asignada por Autoridades de la USB.
11 11 V.2. V.2.1. Objetivo Facilitar la labor secretarial y administrativa de la Dirección de Deportes en cuanto a la transcripción, archivo, control de documentos recibidos y enviados, suministrar información a los órganos que lo requieran y al público en general. V.2.2. Funciones 1. Realizar labores de mecanografía y de transcripción de datos requeridos. 2. Prestar apoyo secretarial a la Dirección, Coordinaciones y Unidades Adscritas. 3. Recibir y distribuir toda la correspondencia concerniente a la Dirección. 4. Realizar y despachar las comunicaciones internas y externas de la Dirección. 5. Ordenar y archivar los documentos. 6. Informar y atender al público en general. 7. Administrar y controlar la existencia del material de la oficina. 8. Participar como personal de apoyo en los Consejos y reuniones cuando se amerite. 9. Cualquier otra que requiera la Dirección de Deportes y cualquiera de sus Coordinaciones y Unidades Adscritas.
12 12 V.3. ADMINISTRACIÓN V.3.1. Objetivo Planificar, organizar, y controlar las actividades relacionadas con la asignación de recursos presupuestarios y financieros de la Dirección. V.3.2. Funciones 1. Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de la Dirección. 2. Verificar la racionalidad de los desembolsos presupuestarios realizados por la Dirección. 3. Evaluar y controlar los requerimientos presupuestarios de la Dirección. 4. Administrar los recursos financieros de la Dirección. 5. Generar solicitudes de pago, requisiciones y otras acciones de carácter administrativo. 6. Elaborar informes trimestrales y anuales de la ejecución presupuestaria, en conjunto con el Director. 7. Ejecutar el presupuesto estipulado en el POA. 8. Coordinar con la Oficina de Presupuesto de la Universidad, lo concerniente al presupuesto de la Dirección. 9. Realizar, controlar y hacer seguimiento de las compras. 10. Elaborar y controlar las relaciones de ingreso y egreso que se realizan en la Dirección. 11. Cualquier otra actividad que le sea asignada por el Director.
13 13 V.4. OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO V.4.1. Objetivo Administrar, cuidar y controlar el uso de las instalaciones, bajo la política propuesta por la Dirección, resguardar y entregar el material deportivo, controlar los horarios de entrenamientos de las diferentes disciplinas deportivas, elaborar el programa de actividades de eventos internos y externos y comunicarlo a la Dirección de Seguridad Integral. V.4.2. Funciones 1. Implantar métodos de procedimientos de trabajo. 2. Redactar correspondencias, informes, circulares y documentos diversos. 3. Atender a usuarios que acuden en solicitud de información con relación al servicio que se presta. 4. Participar en la elaboración de eventos deportivos de la Dirección. 5. Controlar los préstamos de las instalaciones deportivas en general. 6. Controlar los préstamos de material y bienes nacionales pertenecientes a la oficina. 7. Mantener un diálogo directo con el Personal de Seguridad Integral y Mantenimiento, de la Dirección de Seguridad Integral. 8. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
14 14 V.5. COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO V.5.1. Objetivo Supervisar, coordinar y ejecutar las políticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la práctica deportiva dentro de la USB. V.5.2. Funciones 1. Velar por el desarrollo del deporte elaborando programas de promoción, orientación y mejoramiento deportivo junto al cuerpo de entrenadores de las Selecciones Deportivas de: Ajedrez Atletismo Baloncesto Béisbol Fútbol Fútbol de Sala Halterofilia Judo Kickingbol Natación Polo acuático Softball Tae Kwon do Tenis de Campo Tenis de Mesa Voleibol Karate Do 2. Realizar reuniones periódicas con los entrenadores y promotores, con la finalidad de desarrollar la programación que tendrá un criterio básico con actividades bien distribuidas que permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo.
15 Y PROCEDIMIENTOS 15 UNIDAD: 3. Realizar las recomendaciones que se consideren necesarias a cada uno de los clubes que participan en la USB. 4. Ejecutar reuniones con el Centro de Estudiantes para analizar cualquier problemática estudiantil acerca de las actividades deportivas. 5. Mantener contacto permanente con el Servicio Médico, lo que permitirá informarle al mismo usuario de todos los eventos y actividades de la USB. 6. Promocionar y divulgar todas las actividades internas de la USB. 7. Participar activamente en la evaluación de los entrenadores. 8. Organizar los Juegos Inter-Carreras. 9. Solicitar a la Dirección de Deportes el recurso para ejecutar los diferentes torneos, campeonatos y ligas que se realizan internamente. 10. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
16 Y PROCEDIMIENTOS 16 UNIDAD: V.6. COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO V.6.1.Objetivo Supervisar, coordinar y ejecutar las políticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la participación de la representación estudiantil de la USB en eventos deportivos organizados por entes a nivel regional, nacional e internacional. V.6.2. Funciones 1. Dirigir, controlar y supervisar a los entrenadores de las Selecciones Deportivas de: Ajedrez Atletismo Baloncesto Béisbol Fútbol Fútbol de Sala Halterofilia Judo Kickingbol Natación Polo acuático Softball Tae Kwon do Tenis de Campo Tenis de Mesa Voleibol Karate Do 2. Velar por el desarrollo del deporte de la selección deportiva de la USB.
17 Y PROCEDIMIENTOS 17 UNIDAD: 3. Coordinar y supervisar la participación de la Selección Deportiva en los Juegos Venezolanos de Instituciones Nacionales de Educación Superior (JUVINES), campeonatos universitarios, ligas metropolitanas, juegos estadales y nacionales. 4. Promocionar y divulgar las actividades de las selecciones deportivas. 5. Participar en la evaluación de los entrenadores. 6. Representar a la USB en reuniones regionales y nacionales de la Federación Venezolana de Deportes de Estudios Superiores (FEVEDES). 7. Organizar la parte administrativa de las selecciones. 8. Supervisar todo lo referente a la preparación de las selecciones en cuanto a implementos y vestimentas deportivas, entrenamiento, entre otros. 9. Organizar la atención al deportista (médica, académica y nutricional). 10. Prestar apoyo a las selecciones durante el desarrollo de los eventos. 11. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
18 18 V.7. COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO V.7.1. Objetivos Supervisar, coordinar y ejecutar las políticas que en materia deportiva, recreativa y de salud, sean necesarias para el óptimo funcionamiento de la ejecución de los Programas Académicos en materia deportiva. Apoyar y asesorar a las otras Unidades de la Dirección de Deportes, con la finalidad de contribuir al normal funcionamiento de las actividades físicas, deportivas y recreativas, programadas por dichas Unidades. V.7.2. Funciones 1. Elaborar los Programas Académicos de las asignaturas deportivas. 2. Coordinar la implementación, ejecución y evaluación de los programas. 3. Supervisar y evaluar las actividades académicas de las asignaturas deportivas. 4. Comunicar al Jefe del Departamento de Procesos Biológicos y Bioquímicos, los resultados de la supervisión y evaluación de los estudiantes. 5. Planificar, organizar y dirigir cursos y talleres de actualización. 6. Elaborar guías, trípticos y otros materiales de apoyo para entrenadores y Comunidad Universitaria. 7. Elaborar y firmar las credenciales de los cursos y talleres.
19 19 8. Elaborar el código de puntuación para los concursos de credenciales. 9. Analizar las credenciales del personal que concurse. 10. Asignar calificaciones a las credenciales presentadas. 11. Prestar asesoría técnica deportiva a los estudiantes de la USB. 12. Presentar informe de los resultados de los concursos. 13. Prestar asesoría técnica a los entrenadores de la Dirección. 14. Prestar asesoría deportiva al personal docente, administrativo y obrero de la USB. 15. Dirigir Programas de Acondicionamiento Físico para la Salud. 16. Cualquier otra actividad que sea asignada por la Dirección.
20 20 VI.- ORGANIGRAMA DE POSICIÓN RECTORADO (1) DIRECTOR (1) SECRETARIA (1) SECRETARIA ADMINISTRACIÓN (1) ADMINISTRADOR OFICINA DE CONTROL Y PRÉSTAMO (1) ASISTENTE ADMINISTRATIVO III COORDINACIÓN DE DEPORTE RECREATIVO COORDINACIÓN DE DEPORTE COMPETITIVO COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO (1) COORDINADOR (-) ENTRENADORES (1) AYUDANTE ADMINISTRATIVO (Estudiante) (1) COORDINADOR (-) ENTRENADORES (1) AYUDANTE ADMINISTRATIVO (Estudiante) (1) PLANIFICADOR JEFE III (V) (V) Personal Vacante. (-) Dependerá del número de personas contratadas anualmente.
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